RESOLUCIÓN 100-004797 DE 2007 

(Noviembre 20)

“Por la cual se reglamenta el funcionamiento de los comités de Coordinación del Sistema de Control Interno, Calidad y Planeación de la Superintendencia de Sociedades y se dictan otras disposiciones”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el Decreto 1080 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el numeral 15 del artículo 4º del Decreto 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades crear y organizar los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de las funciones de la entidad, con funcionarios que conformen la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades;

Que los artículos 3º y 13 del Decreto 1080 de 1996, establecen como órgano de asesoría y coordinación el Comité de coordinación del sistema de control interno, que actuará como órgano asesor del Superintendente de Sociedades, de conformidad con las disposiciones señaladas en la Ley 87 de 1993;

Que la citada Ley 87 de 1993 dispone que el control interno será expresado a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y deberá cumplirse en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal;

Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, en concordancia con el Decreto 1826 de 1994, ordena el establecimiento, al más alto nivel jerárquico, de un comité que debe actuar como órgano de coordinación del sistema de control interno;

Que la Ley 872 de 2003 creó el sistema de gestión de calidad con un enfoque basado en los procesos que se surtan al interior de las entidades del Estado y como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las mismas;

Que el artículo 2º de la Ley 872 de 2003 dispuso que el sistema de gestión de calidad será desarrollado y puesto en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central;

Que los referidos artículos 3º y 13 el Decreto 1080 de 1996, establecen como órgano de asesoría y coordinación el comité de planeación, en el cual se deberán analizar los planes, programas y proyectos presentados por las dependencias de la superintendencia, conforme a la política del Gobierno Nacional, la política sectorial y el plan nacional de desarrollo;

Que en cumplimiento a las anteriores disposiciones la superintendencia conformó los correspondientes comités, estableciendo sus funciones y reuniones, destacándose la concurrencia de sus integrantes en cada uno de ellos y la enunciación de atribuciones que no necesariamente corresponden directamente con la naturaleza de los mismos;

Que en la actualidad normativa de la institución coexisten dispersos en diferentes disposiciones y reglamentaciones varias clases de comités asesores y decisorios, con funciones, compromisos y cargas que guardan estrecha relación con responsabilidades gerenciales de la organización, pero que dada su multiplicidad y dispersión dificultan integrar en un solo proceso la planeación, la gestión, la organización, el control y la retroalimentación de la entidad, generando por el contrario múltiples reuniones desarticuladas y, por consiguiente, sin el alcance requerido para obtener el mejoramiento del proceso organizacional en su identidad total;

Que con la creación de un comité gerencial, será posible alinear en un solo escenario de discusión, las políticas, planes, programas, objetivos estratégicos y atención de necesidades de servicio del sector comercio, industria y turismo, de la Superintendencia de Sociedades y los requerimientos de los empresarios vinculados al sector real de la economía, de cara a las funciones que le son propias a la entidad;

Que para mejorar las circunstancias descritas, este despacho estima procedente la conformación de un único comité gerencial, en el cual sean integradas las funciones de los actuales comités de planeación, gestión de calidad, coordinación del sistema de control interno;

Con mérito en las consideraciones precedentes,

RESUELVE:

ART. 1º—Comité gerencial. Para el funcionamiento de los comités de coordinación del sistema de control interno, de calidad y de planeación se institucionaliza el comité gerencial de la Superintendencia de Sociedades, responsable de administrar y asesorar los procesos y políticas de planeación, gestión de calidad y control interno de la entidad.

ART. 2º—Conformación. El comité gerencial de la Superintendencia de Sociedades, estará conformado por los siguientes miembros:

a) El Superintendente de Sociedades, quien lo presidirá;

b) Los superintendentes delegados;

c) El secretario general;

d) El jefe de la oficina asesora jurídica;

e) El jefe de la oficina asesora de control interno, quien actuará con voz pero sin voto;

f) El director de informática y desarrollo;

g) El coordinador del grupo de planeación;

h) El coordinador del grupo de talento humano.

ART. 3º—Funciones y competencias del comité. Teniendo en cuenta las responsabilidades y temáticas, son funciones y competencias del comité gerencial de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes:

I. Respecto a la coordinación del sistema de control interno

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, mejoramiento y complementación permanente del sistema de control interno.

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, según el plan de desarrollo y recomendar los correctivos necesarios.

3. Recomendar prioridades para la adopción, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información, gerencia, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

4. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad.

5. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad.

6. Coordinar con las dependencias de la Superintendencia de Sociedades, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

7. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y normatividad interna sobre la racionalización y simplificación de trámites y la atención oportuna de las quejas y reclamos.

8. Velar por el cumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos internos y por su actualización.

9. Evaluar el avance, cumplimiento y resultados de los planes de mejoramiento suscritos por la Superintendencia de Sociedades con la Contraloría General de la República como resultado de las observaciones derivadas de las auditorías que adelante dicho ente de control fiscal.

10. Proponer programas de difusión y capacitación sobre el alcance y aplicación del control de gestión autocontrol ética administrativa, normatividad externa e interna, así como de los manuales de procedimientos adoptados por la superintendencia.

11. Las demás que le sean asignadas por el Superintendente de Sociedades

II. (Derogado).* Respecto del sistema de gestión de calidad 

1. Determinar las políticas de calidad adecuadas a la misión de la entidad.

2. Determinar los objetivos de calidad orientados a la satisfacción de los usuarios.

3. Presentar propuestas orientadas a facilitar la disponibilidad de los recursos para la implementación del sistema de gestión de calidad.

4. Asegurar la implementación y mantenimiento de los procesos necesarios para la aplicación y sostenibilidad del sistema de gestión de calidad;

5. Promover la importancia de los requisitos del usuario en todos los niveles de la entidad.

6. Tomar las decisiones y acciones necesarias relacionadas con la mejora del servicio y las necesidades de recursos.

7. El comité a intervalos planificados, de al menos una vez al año, deberá revisar el sistema de gestión de calidad para asegurarse de su conveniencia, adecuación y efectividad, así mismo la evaluación debe incluir las oportunidades de mejoras y la necesidad de ajustar los cambios necesarios del sistema.

8. Las demás que le sean asignadas por el Superintendente de Sociedades.

*(Nota: Derogado por la Resolución 100-000093 de 2008 artículo 5° de la Superintendencia de Sociedades)

III. Respecto a la asesoría y coordinación de la planeación en la entidad

1. Analizar los flanes(sic), programas y proyectos presentados por las dependencias de la superintendencia, conforme a la política del Gobierno Nacional, la política sectorial y el plan nacional de desarrollo.

2. Evaluar las políticas de organización, métodos y procedimientos de trabajo de la entidad.

3. Analizar las propuestas relacionadas con la creación, fusión o eliminación de grupos de trabajo para desarrollar los proyectos orientados a la obtención de objetivos estratégicos de la entidad.

4. Estudiar los proyectos relacionados con la elaboración o actualización de los manuales de procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la superintendencia.

5. Evaluar los indicadores que fueren diseñados para la medición y evaluación de la gestión y resultados de la superintendencia.

6. Evaluar y aprobar las políticas de racionalización de trámites.

7. Evaluar el desarrollo de los planes, programas y proyectos en los que interviene la superintendencia relacionados con los planes de desarrollo administrativo y planes sectoriales que son implementados por el comité técnico institucional de desarrollo administrativo de la entidad.

8. Las demás que le sean asignadas por el Superintendente de Sociedades.

ART. 4º—Reuniones. El comité se reunirá de manera ordinaria cada dos (2) meses en la última semana del respectivo bimestre.

Así mismo, se reunirá de manera extraordinaria, por citación del Superintendente de Sociedades, a través del secretario, cada vez que las necesidades lo exijan de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

ART. 5º—Quórum. Para deliberar el comité requiere de la asistencia de la mayoría de sus miembros.

ART. 6º—Funciones del presidente del comité. El presidente del comité gerencial tendrá las funciones que le corresponden por la naturaleza de su cargo y en especial, las siguientes:

• Convocar al comité a reuniones extraordinarias, por intermedio del secretario del comité.

• Señalar el orden del día.

• Dirigir las sesiones, y

• Firmar el acta de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

ART. 7º—Secretario del comité. El comité gerencial tendrá un secretario que será el coordinador del grupo de planeación o quien haga sus veces.

Cuando la reunión del comité verse de manera exclusiva sobre temas de coordinación del sistema de control interno, oficiará como secretario el jefe de la oficina de control interno.

El respectivo secretario dejará constancia en el acta de los temas tratados y de las decisiones tomadas, especificando el ejercicio de las funciones a que corresponde, según las establecidas en la presente resolución.

ART. 8º—Funciones del secretario del comité. El secretario del comité tendrá las funciones que le corresponden por la naturaleza de su cargo y en especial, las siguientes:

• Preparar el ternario y los documentos pertinentes para la adopción de decisiones de las reuniones, de acuerdo al orden del día.

• Convocar, por correo electrónico o por medio escrito, a los integrantes del comité a las reuniones ordinarias; así mismo a reuniones extraordinarias cuando lo ordene el presidente del comité.

• Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del comité en la siguiente reunión.

• Suscribir las actas aprobadas.

• Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del comité, para lo cual deberá implementar su archivo de acuerdo a la metodología de la ley de archivos, documentos que anualmente deberán ser remitidos al grupo de archivo de la entidad.

• Verificar que las determinaciones tomadas en la reunión sean conocidas, implementadas y cumplidas por los usuarios internos o externos, de acuerdo con la naturaleza de las mismas.

ART. 9º—Secretaría técnica de planeación. Conforme a lo previsto en el parágrafo del artículo 13 del Decreto 1080 de 1996, se institucionaliza en la Superintendencia de Sociedades la secretaría técnica de planeación que ejercerá las funciones señaladas en la referida disposición, la cual estará conformada por el coordinador y un profesional del grupo de planeación, el coordinador del grupo financiero, un profesional de la dirección de informática y desarrollo y un abogado de la oficina asesora jurídica.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 20 de noviembre de 2007.

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