Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 100-009214 DE 2010 

(Septiembre 21)

“Por la cual se establece el reglamento de uso del aplicativo ‘registro electrónico hojas de vida promotores, liquidadores e interventores’”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales, y en especial la otorgada por el artículo 7º del Decreto 962 de 2009, 8º y 11 del Decreto 4334 de 2008,

CONSIDERANDO:

El artículo 39 de la Ley 1380 de 2009, dispuso que el Gobierno Nacional establecería los requisitos mínimos de experiencia e idoneidad profesional para el ingreso a la lista de promotores y liquidadores.

El Gobierno Nacional, mediante el Decreto 962 de 2009, reglamentó el artículo 67 de la Ley 1116 de 2006, subrogado por el artículo 39 de la Ley 1380 de 2010.

El parágrafo del artículo 4º del Decreto 962 citado, dispuso que la lista de auxiliares de la justicia elaborada por la Superintendencia de Sociedades es pública y estará contenida en una base de datos que podrá ser consultada y utilizada a través de la página de internet de la Superintendencia de Sociedades.

Los aspirantes a conformar la lista de liquidadores y promotores, harán su solicitud de inscripción según el formato de hoja de vida suministrado por la Superintendencia de Sociedades el cual fue diseñado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º del referido decreto.

Mediante el Decreto 4334 de 2008, se declaró la intervención del Gobierno Nacional, por conducto de la Superintendencia de Sociedades en los negocios, operaciones y patrimonio de las personas naturales o jurídicas que desarrollan o participan en la actividad financiera sin la debida autorización estatal. Como medida de intervención se dispuso la toma de posesión para devolver, para lo cual se designará un agente interventor. El artículo 11 del mencionado decreto, dispone que este podrá ser una persona natural o jurídica e incluso, ser un servidor público.

El artículo 15 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo 2 de 2003, establece que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el Estado debe respetar tales derechos y hacerlos respetar; así mismo, la correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables y solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, excepto cuando se trata de prevenir actos terroristas.

Las hojas de vida de los promotores, liquidadores e interventores, son activos de información para la entidad. Teniendo en cuenta que la información en general se utiliza y adopta en diversas formas, tales como: impresa, manuscrita, almacenada electrónicamente, transmitida por correo físico o por medios electrónicos o magnéticos, presentada en medios audiovisuales o surgida con ocasión de conversaciones personales o telefónicas, la cual debe protegerse para lograr la preservación de su integridad, de su confidencialidad y de su disponibilidad, y así lo expresa la Superintendencia en su política de gestión integral, aplicada por todos sus funcionarios así como por terceras partes que interactúen con la Superintendencia de Sociedades.

El sistema de gestión integrado de la Superintendencia de Sociedades, incorpora el sistema de gestión de seguridad de la Información donde permanentemente se gestionan los riesgos y la aplicación de los controles que permiten garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus activos de Información. La Superintendencia de Sociedades es el sistema de gestión integrado.

Teniendo en cuenta lo anterior y que la Superintendencia de Sociedades requiere que el aspirante se encuentre debidamente autenticado dentro del aplicativo de registro de hojas de vida de promotores, liquidadores e interventores, es indispensable que adopten las recomendaciones aquí descritas y aquellas que la entidad considere necesarias.

El marco legal colombiano, respecto del trámite de mensajes digitales (comercio electrónico), comprende las siguientes normas:

• Ley 527 de agosto de 1999: define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, en el artículo 5º, “No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos”.

• Decreto 1747 de septiembre de 2000: se reglamenta parcialmente la Ley 527 en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

• Resolución 26930 de octubre de 2000: estándares para la autorización y funcionamiento de las entidades de certificación y sus auditores.

• Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, en el artículo 6º. “Medios tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la administración pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas”.

(...) “PAR. 1º—Las entidades y organismos de la administración pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.

PAR. 2º—En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la administración pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

PAR. 3º—Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional”.

Por todo lo anterior, la Superintendencia de Sociedades estableció un formato de inscripción electrónico y registro electrónico de hoja de vida para los aspirantes a conformar la lista de promotores, liquidadores e interventores para los efectos de la Ley 1116 de 2006 y el Decreto 4334 de 2008.

Que con mérito en lo anteriormente expuesto, se dispone el siguiente,

REGLAMENTO

PARTE I

Generalidades

ART. 1º—Definiciones. Para los propósitos de este reglamento se establecen las siguientes definiciones:

Actualización: cualquier modificación efectuada por las personas inscritas como promotor o liquidador a los datos del formato hoja de vida de promotores y liquidadores una vez registrados y aceptados por la Superintendencia de Sociedades.

Número de registro: número que se genera de la lista de auxiliares de la justicia, administrada por la Superintendencia de Sociedades.

Formato de registro: es el formato electrónico exigido por la Superintendencia de Sociedades y regulado por este reglamento, en el cual se consigna información del aspirante a pertenecer a la lista de auxiliares de la justicia, promotor o liquidador o interventor.

Contraseña: palabra secreta o clave solo conocida por el aspirante, necesaria para acceder al aplicativo que contiene su información personal, la cual está bajo su responsabilidad. No debe ser compartida con terceras personas y debe ser cambiada con frecuencia. El usuario, debe utilizar contraseñas que sean difíciles de descifrar, combinando letras minúsculas, mayúsculas, números y símbolos, que recuerde con facilidad, esto ayudará a reducir el riesgo de suplantación de su identidad dentro del sistema.

Autenticación e identificación del aspirante: está conformada por su identificación o cédula, cuándo se registró y la contraseña. Una vez su identificación y contraseña coincidan tendrá acceso al aplicativo.

Registrante: es la persona quien presenta el registro y diligencia el formulario contentivo de su información, con el objeto de ser aspirante a formar parte de la lista de auxiliares de la justicia, interventor, promotor y liquidador o ambos.

Registrador: es la Superintendencia de Sociedades, quien es la propietaria y administra el registro de hojas de vida y la lista de auxiliares de la justicia, promotores y liquidadores.

Inscripción: es la solicitud de inscripción contenida en el formulario de la hoja de vida de los auxiliares de la justicia promotores y liquidadores.

Información de la inscripción: son los datos transmitidos a la Superintendencia de Sociedades por los aspirantes a fin de realizar una solicitud o actualización de su inscripción en la lista de auxiliares de la justicia, según lo dispuesto en este reglamento. Esta información incluye la documentación vinculada y adjuntada a la información de la inscripción, en cumplimiento de la totalidad de los requisitos dispuestos en el Decreto 962 de 2009 y sus modificaciones.

Número de radicación: es el número único asignado por el aplicativo de registro electrónico de hoja de vida, junto con la fecha de registro, otorgada a cada inscripción y que está asociada a todos los documentos y a toda la información referida al aspirante.

Lista de auxiliares de la justicia: es la base de datos conformada por los aspirantes que cumplieron con los requisitos de inscripción y que podrá ser consultada en la página web de la superintendencia.

Registro de hojas de vida: es el aplicativo electrónico establecido por la Superintendencia de Sociedades para conformar la lista de auxiliares de la justicia de promotores y liquidadores.

Pantalla: es la imagen reproducida por medios electrónicos y proporcionada por la Superintendencia de Sociedades y que se utiliza para facilitar la transmisión de la información de inscripción en el formato de registro, o para visualizar los datos ya existentes en el registro.

Confidencialidad: implica que la información solo es compartida entre las personas u organizaciones autorizadas. La seguridad apropiada depende del nivel de confidencialidad de la información aplicable en las condiciones y requerimientos según el procedimiento interno de clasificación y etiquetado de información de la Superintendencia de Sociedades.

Integridad: implica que la información es auténtica y completa, en la que puede confiarse que es suficientemente precisa para un propósito.

Disponibilidad: significa que los sistemas responsables por la entrega, almacenamiento y procesamiento de la información son accesibles cuando sean requeridos por aquellos que los necesiten.

Acuerdo de confidencialidad: acuerdo entre las partes donde se aceptan las condiciones de guardar la confidencialidad de la información (activo de información) que esté al alcance del registrador, aspirante, liquidador, promotor o interventor en desarrollo de las funciones que se le han otorgado. Este acuerdo se entiende aceptado una vez se acepten las condiciones de uso del aplicativo.

PARTE II

Servicios del aplicativo registro hojas de vida

ART. 2º—Características del aplicativo registro hojas de vida de promotores y liquidadores. El aplicativo “registro de hojas de vida de promotores, liquidadores e interventores”, de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, es la herramienta que facilitará a los aspirantes a ser parte de la lista de auxiliares de la justicia, promotores y liquidadores para la Ley 1116 de 2006 e interventores de que trata el Decreto 4334 de 2008, quienes deberán usar este registro por vía electrónica, cuando dichos aspirantes cumplan las exigencias previstas en la Ley 1116 de 2006, en el Decreto 962 de 2009, sus modificaciones y por este reglamento.

Este aplicativo dispone de controles necesarios para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, de acuerdo con lo requerido por la Superintendencia de Sociedades.

Las inscripciones y actualizaciones serán electrónicas y las consultas a este aplicativo podrán efectuarse de manera permanente en el portal de internet de la Superintendencia de Sociedades (www.supersociedades.gov.co).

Cuando por cualquier circunstancia, la Superintendencia de Sociedades requiera suspender uno o más de los servicios de este aplicativo por un período de tiempo, así lo hará saber a través de un aviso en su página de Internet, siguiendo las disposiciones legales.

Nota: evite el uso de sitios de internet público para utilizar sistemas de actualización de información y conexiones de internet inalámbricas sin protección, que considere fuente de amenazas para su información.

ART. 3º—Registro de usuarios. El servicio de registro y actualización del aplicativo de registro de hoja de vida de promotores, liquidadores e interventores, solo se proporcionarán a los aspirantes a conformar la lista de promotores y liquidadores para la Ley 1116 de 2006, y de interventores para los procesos de toma de posesión de que trata el Decreto 4334 de 2008, que se encuentren registrados debidamente y hayan remitido sus datos de contacto, previa la determinación y validación de su contraseña.

El correo electrónico que registró será usado como mecanismo de información y notificación entre la Superintendencia de Sociedades y el registrado, con las consecuencias legales que esto tiene.

La entidad en cualquier momento podrá incorporar nuevos mecanismos que fortalezcan las condiciones de seguridad del aplicativo al igual que de las funcionalidades operativas ajustadas conforme a los requisitos.

La lista de auxiliares de la justicia y la de interventores, una vez conformada será de público conocimiento y podrá ser consultada electrónicamente de forma gratuita en la página de internet de la Superintendencia de Sociedades.

Así mismo, para los fines establecidos en el artículo 11 del Decreto 962 de 2009, y sus modificaciones, la consulta estará habilitada, de forma electrónica para los jueces del concurso con el fin de que puedan efectuar la designación en los diferentes procesos concursales.

ART. 4º—Función de la Superintendencia de Sociedades. Las obligaciones y responsabilidades de la Superintendencia de Sociedades como registrador son solo administrativas. Se presume la validez de los datos suministrados por los usuarios y de los documentos soportes remitidos por vía electrónica, toda vez que se declaran bajo la gravedad del juramento.

No obstante lo anterior, para la conformación de la lista, es potestad de la Superintendencia de Sociedades, verificar la exactitud de la información que mediante la inscripción le sea suministrada por los aspirantes. Al aceptar o rechazar una solicitud de inscripción en la lista, la Superintendencia de Sociedades determinará la suficiencia o insuficiencia legal de la información de inscripción y si, de hecho, reúne los requisitos legales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 962 de 2009 y sus modificaciones.

La Superintendencia de Sociedades pondrá en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, cualquier presentación de información irreal presentada por quienes pretendan su inscripción en la lista.

Presentada la solicitud de inscripción, se entenderá que el aspirante autoriza de manera permanente e irrevocable a la Superintendencia de Sociedades, para consultar sus antecedentes sobre comportamiento crediticio en la central de información del sector financiero (Cifín) de la Asociación Bancaria y el sistema para la prevención y control del lavado de activos o en cualquier otra central de riesgos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º del Decreto 962 de 2009 y sus modificaciones.

Se le notificará el resultado de su inscripción, mediante un oficio de salida debidamente radicado, mediante correo electrónico o por cualquier otro medio que estime la Superintendencia de Sociedades.

Todos los documentos que se generen de este proceso serán debidamente radicados como mecanismo de oficialización de las comunicaciones y soportados por el sistema de información documental de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 5º—Responsabilidad de la Superintendencia de Sociedades. La Superintendencia de Sociedades no es responsable por los cambios, actualizaciones o posibles omisiones de la información remitida mediante el formato electrónico; la responsabilidad será exclusivamente del aspirante.

La Superintendencia de Sociedades no podrá cambiar, alterar o ampliar ninguna información de inscripción recibida por el registro y transmitida por medios electrónicos. No obstante lo anterior, la hoja de vida conformada por los datos reportados por el aspirante se adicionará con los provenientes del sistema de información de la Superintendencia de Sociedades.

La Superintendencia de Sociedades, solo podrá remover una inscripción en la lista de promotores y liquidadores en los casos de que trata el artículo 18 del Decreto 962 de 2009 y en el Código de Procedimiento Civil, o en los que reciba una solicitud por escrito de cancelación de la inscripción por parte del interesado o de una autoridad competente.

ART. 6º—Responsabilidad de la información registrada por el aspirante. Se presume la validez de los datos suministrados por los usuarios y de los documentos soportes remitidos por vía electrónica, toda vez que se declaran bajo la gravedad del juramento. Incluida la información en el aplicativo, esta quedará consignada en un documento de carácter público; la información reportada que no corresponda a la verdad acarreará una falsedad en documento público.

El aspirante deberá leer cuidadosamente las instrucciones del aplicativo, así como la regulación vigente sobre el particular. El registro electrónico contiene una declaración que deberá ser diligenciada y firmada. La remisión de la información y el diligenciamiento del formato, no necesariamente significa que la solicitud de inscripción en la lista esté completa, ya que una vez esta sea revisada por la Superintendencia de Sociedades, es posible que se requiera información adicional, situación que le será oportunamente comunicada al aspirante.

Al remitir la información, el aspirante estará firmándola electrónicamente; su firma electrónica certifica que el aspirante ha leído y entendido las preguntas en la solicitud y que sus respuestas son verdaderas y correctas dentro de su conocimiento y creencia.

La información que el aspirante ha proporcionado en su solicitud y la enviada junto con esta, puede ser puesta a disposición de otras autoridades con el derecho y la autoridad legal para usar dicha información.

ART. 7º—Requerimientos mínimos de infraestructura tecnológica para los promotores, liquidadores e interventores:

Hardware:

• Computador ADM / Intel de 266 MHz - (Pentium 4º superior. Recomendado) como mínimo.

• 64 MB de memoria RAM - (recomendado 512 MB).

• Espacio disponible en disco duro de 100 MB según los documentos escaneados de la certificación que debe enviar.

• Módem o tarjeta de red para la conexión a internet.

• Escáner para digitalizar la información que se solicita (certificados, títulos, etc.).

Software:

• Sistema operativo Microsoft Windows© 98/2000/XP/Vista o sistema operativo Linux.

• El sistema operativo debe soportar JAVA Run Time Enviroment© (JRE) máquina virtual de Java.

• Conexión a internet (banda ancha recomendado).

• Visualizadores de imágenes preinstalados con Windows, Linux o en su defecto Adobe.

• Generador de archivos .doc a .pdf.

ART. 8º—Aceptación del reglamento. Una vez aceptado el presente reglamento de uso del aplicativo, el aspirante está obligado a su estricto cumplimiento y a estar atento de toda la información que con respecto al mismo emita la Superintendencia de Sociedades, al igual que la reglamentación legal que corresponda.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.