Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores

RESOLUCIÓN 100-1165 DE 2016

(Octubre 18)

“Por el cual se deroga la Resolución 1 del 2 de enero de 2014 y se adopta el manual de contratación y de supervisión de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y se dictan otras disposiciones”

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores,

en uso de sus facultades legales y, en especial las que le confiere la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, la Ley 1151 de 2007, la Ley 80 de 1993 y las demás normas concordantes y complementarias y,

CONSIDERANDO:

Que la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores desarrolla su función administrativa con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros, conforme a lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política.

Que la actividad contractual de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, como una manifestación del ejercicio de la función administrativa, debe ceñirse a los principios antes referidos.

Que para la consecución de los fines de la contratación estatal señalados en el artículo 3º de la Ley 80 de 1993, el cumplimiento de las distintas competencias contractuales y los deberes de control sobre la actividad contractual, prescritos en los artículos 4º, 11, 14 y 26 de la misma ley, así como en los artículos 82 a 86 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes; resulta útil y necesaria la previsión de procedimientos y competencias específicos para el desarrollo de la gestión contractual al interior de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

Que a través Resolución 1 del 2 de enero de 2014, la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores adoptó el manual de contratación y de supervisión de la entidad.

Que el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, dispone que las entidades estatales deben elaborar y contar con un manual de contratación que cumpla con los lineamientos que para el efecto señale la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente.

Que las entidades estatales deben adoptar un manual de contratación que tenga en cuenta los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente, según lo previsto mediante la Circular Externa 9 de 17 de enero de 2014, emitida por dicha entidad.

Que el manual de contratación es un documento que: i) establece la forma como opera la gestión contractual de las entidades estatales, ii) es un instrumento de gestión estratégica, en cuanto tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del objeto misional de cada entidad estatal; y iii) debe estar orientado a que en los procesos de contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública, incluyendo los de eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia, de acuerdo con los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación, impartidos por Colombia Compra Eficiente.

Que la gestión contractual se define como el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los procesos de contratación de una entidad estatal, de conformidad con los lineamientos señalados en el párrafo anterior.

Que debe adoptarse un nuevo manual de contratación de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, con el objeto de que esta herramienta, por una parte, oriente adecuadamente a los intervinientes en el sistema de compras y contratación pública sobre la forma en que opera la gestión contractual de la entidad, y, en particular. a los servidores públicos de esta, a los interventores y supervisores, al igual que a las personas que prestan apoyo a la supervisión de los contratos que celebre la entidad, como también a los particulares contratados para evaluar propuestas y manifestaciones de interés, sobre las tareas que les corresponden en desarrollo de dicha gestión, y por otra, establezca las directrices necesarias para que, en los procesos de contratación, se garanticen los objetivos del mencionado sistema, incluyendo la eficacia, la eficiencia, la economía, la promoción de la competencia, la rendición de cuentas, el manejo del riesgo, la publicidad y la transparencia.

Que se deroga el manual de contratación y de supervisión de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, Resolución 1 del 2014, con el fin de unificar los criterios y procedimientos contractuales garantizando la preservación del interés general y el cumplimiento de los fines estatales de orden Constitucional y Legal.

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción del manual de contratación. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores adopta el Manual de Contratación y Supervisión, contenido en documento anexo al presente acto administrativo, que forma parte integral del mismo.

ART. 2º—Cumplimiento y responsabilidades. Los servidores públicos y contratistas de la Unidad Administrativa Especial de la Junta Central de Contadores, que intervienen en el proceso de contratación, deberán dar estricta aplicación al Manual de Contratación y Supervisión, el cual se adopta mediante el presente acto administrativo.

PAR.—Sin perjuicio de lo anterior, cuando sea procedente en virtud del incumplimiento de las mencionadas obligaciones, se procederá de conformidad con la legislación vigente.

ART. 3º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a Partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1 del 2 de enero de 2014 y deroga las demás disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios.

Comuníquese y cúmplase,

Dada en Bogotá D.C., a 18 de octubre de 2016.

Anexo

Manual de Contratación y Supervisión de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores

El director general de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores en uso de sus facultades legales y, en especial las que le confiere la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, la Ley 1151 de 2007, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, las demás normas concordantes y complementarias emite el Manual de contratación y supervisión de la Unidad Administrativa Especial – Junta Central de Contadores, que formará parte de la normatividad interna del proceso de adquisición de bienes y servicios en el sistema integrado de gestión de calidad de la entidad.

Título primero

Generalidades

ART. 1º—Naturaleza jurídica de la entidad y ubicación en la estructura del estado. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, es una entidad pública, consagrada legislativamente y definida su naturaleza y estructura administrativa con la expedición de la Ley 43 de 1990, que se regirá por esta norma legal y las demás disposiciones aplicables al derecho público colombiano y al ejercicio de la profesión contable, en particular. La Junta Central de Contadores, es una Unidad Administrativa Especial con personería jurídica, creada por el Decreto Legislativo 2373 de 1956, actualmente adscrita al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en desarrollo de las facultades asignadas en el artículo 20 de la Ley 43 de 1990, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

ART. 2º—Objetivos del manual de contratación. Son objetivos del manual de contratación los siguientes:

1. Objetivos generales.

1.1. Establecer la forma como opera la gestión contractual de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y darla a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública.

1.2. Servir de apoyo al cumplimiento del objetivo misional de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y constituir, de ese modo, un instrumento de gestión estratégica.

1.3. Garantizar los objetivos del sistema de compras y contratación pública, incluyendo la eficacia, la eficiencia, la economía, la promoción de la competencia, la rendición de cuentas, el manejo del riesgo, la publicidad y la transparencia.

2. Objetivos específicos.

2.1. Establecer una clara distribución de competencias al interior de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, en todas las etapas del proceso de contratación, mediante la definición de las funciones y/o actividades específicas que corresponden a las distintas dependencias del mismo.

2.2. Articular armónicamente las competencias al interior de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores , en todas las etapas del proceso de contratación, con los procedimientos de selección, las reglas de la ejecución de los contratos y convenios y las de la vigilancia y el control de los mismos, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia, así como con los procesos internos para la adquisición de bienes, servicios y obras que hacen parte del sistema integrado de gestión de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

2.3. Racionalizar el ejercicio de la gestión contractual al interior de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, para la optimización de recursos y procesos.

2.4. Establecer una herramienta que permita la ejecución eficaz, eficiente y oportuna de los recursos asignados a la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

ART. 3º.—Destinatarios. Son destinatarios directos del presente manual de contratación y supervisión los funcionarios, servidores públicos, contratistas y las distintas dependencias y/o áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, así como sus contratistas interventores y prestadores de servicios de evaluación de ofertas y manifestaciones de interés, y de apoyo a la supervisión de contratos y convenios.

Igualmente, y dado que este manual pretende dar a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que opera la gestión contractual de la entidad, también son destinatarios del mismo las demás entidades estatales que puedan asociarse con la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios; los oferentes en los procesos de contratación; los contratistas; las organizaciones de la sociedad civil, los ciudadanos que ejerzan la participación ciudadana conforme a la Constitución, la Ley y Colombia Compra Eficiente.

ART. 4º—Remisión a procedimientos del sistema integrado de gestión (calidad mejora continua): La reglamentación general de los aspectos administrativos del trámite y del desarrollo del proceso de contratación contenida en el presente manual se complementa con los procesos internos establecidos para las distintas modalidades de selección de contratistas en el sistema integrado de gestión (calidad mejora continua) de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, que hacen, por ello, parte de este manual de contratación.

ART. 5º—Remisión a los criterios de sostenibilidad en la adquisición de bienes y servicios. La reglamentación general de los aspectos administrativos del trámite y del desarrollo del proceso de contratación contenida en el presente manual se complementa con los criterios de sostenibilidad en la adquisición de bienes y servicios para las compras y la gestión contractual adelantada por la entidad, de conformidad con los lineamientos que se den respecto del sistema de gestión ambiental de la UAE JCC.

ART. 6º—Definiciones. Los términos de este manual que correspondan a los previstos en el artículo 2.2.2.1.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, y en el documento los lineamientos generales para la expedición de manual de contratación publicado por Colombia Compra Eficiente o quién haga sus veces, se entenderán definidos en la forma indicada en la norma y el documento mencionados.

ART. 7º—Publicación y modificación del manual. La vigencia del presente manual será a partir de su publicación en el sistema integrado de gestión de calidad. Las modificaciones que deban surtirse al presente manual, se realizarán por el Líder del área de contratos o quién haga sus veces, a través del sistema integrado de gestión de calidad y previo visto bueno del director general, sin que se requiera de nuevo acto administrativo que lo adopte. El área de contratos realizará el seguimiento a la expedición, modificación o derogatoria de las normas del orden nacional que regulan y reglamentan el estatuto general de contratación de la administración pública, en aras de mantenerlo actualizado, y velar por que las actuaciones de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores en materia contractual, se ajusten a derecho.

Título segundo

Procedimientos para el desarrollo de la gestión contractual

ART. 8º—Elaboración y actualización del plan anual de adquisiciones. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.4.1.del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores elaborará el plan anual de adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios cuya adquisición, elaboración o prestación se pretenda contratar en la respectiva vigencia fiscal, así como los demás elementos previstos en dicha norma. Para el efecto, se tendrán en cuenta los lineamientos de la guía para elaborar el plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente o quién haga sus veces.

En el mes de diciembre de cada año, el líder del área de planeación o quién haga sus veces —persona encargada de elaborar y actualizar el plan anual de adquisiciones de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 21, literal A, de este manual —con el apoyo de un equipo multidisciplinario conformado por personas que lideren en las distintas áreas de la entidad y tengan experiencia y conocimiento en el desarrollo de sus tareas— y establecerá el cronograma que regirá la elaboración y actualización de dicho plan.

El líder del área de planeación o quién haga sus veces, es responsable de: i) Obtener de las diferentes áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores la información necesaria para diligenciar el plan anual de adquisiciones, para lo cual se remitirá oportunamente la solicitud respectiva; ii) Diligenciar el documento utilizando el formato establecido por Colombia Compra Eficiente o quién haga sus veces; iii) Solicitar su aprobación; iv) Publicarlo en el Secop y en la página web de la entidad, conforme al artículo 2.2.1.1.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, utilizando los nombres de usuarios y claves asignados para tal fin. Esta publicación deberá realizarse, a más tardar, el 31 de enero de cada año; y) Revisarlo y actualizarlo por lo menos una vez al año y, en todo caso, en los eventos indicados en el inciso segundo del artículo 2.2.1.1.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, y vi) Publicar el plan anual de adquisiciones actualizado en la misma forma en que se publicó el plan anual de adquisiciones inicial.

Para el fin previsto en el numeral i) del inciso anterior, los líderes o quien haga sus veces de las diferentes áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, informarán al líder del área de planeación o quién haga sus veces, sobre los bienes, obras y servicios cuya adquisición, elaboración o prestación se pretenda contratar en el año siguiente; el valor estimado del contrato; el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, la obra o el servicio; la modalidad de selección del contratista; la fecha aproximada en la cual se iniciará al proceso de contratación, y el responsable, además del código que corresponda del clasificador de bienes y servicios, para lo cual se deberán seguir los lineamientos establecidos en la guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas o el que aplique y esté vigente, publicada por Colombia Compra Eficiente o quién haga sus veces.

El líder del área de planeación deberá elaborar y publicar la declaración estratégica a que se refiere la Guía para elaborar el plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente.

El plan anual de adquisiciones no obliga a la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores a efectuar los procesos de adquisición que en él se prevean, conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1.4.2 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

ART. 9º—Planeación de la actividad contractual. La contratación de que se trate deberá estar incluida en el plan anual de adquisiciones, en los términos establecidos en el artículo anterior.

Durante la etapa de planeación, cada líder de cada área solicitante o quién haga sus veces, con el apoyo del líder del área logística o quién haga sus veces, previamente a la radicación de una solicitud de contratación en el área de contratos, deberá elaborar el análisis del sector, en los términos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Para tal efecto, se deberán revisar los aspectos generales del mercado del bien, obra o servicio que sean relevantes para el proceso de contratación, siguiendo las recomendaciones formuladas por Colombia Compra Eficiente o quién haga sus veces, en la guía para la elaboración de estudios de sector, analizando el contexto económico, técnico, regulatorio y otros que se consideren pertinentes.

Así mismo, el mencionado análisis tendrá en cuenta las recomendaciones de la guía de que trata el inciso anterior, para lo cual se podrán utilizar, como fuente de consulta, las sugeridas en el punto IV del Anexo 1 de dicha guía, referido a las fuentes de Información.

En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía, el análisis del sector podrá estar contenido en el estudio previo o en un documento anexo al mismo.

En los procesos de contratación directa, el citado análisis deberá estar incorporado en el estudio previo.

De conformidad con lo ordenado en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, el líder del área solicitante, o quién haga sus veces, previamente a la formulación de la solicitud de trámite de un proceso de selección, elaborará el estudio y documentos previos correspondiente, el cual servirá de insumo para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o la minuta del contrato, según el caso.

El estudio y documentos previos deberá realizarse cumpliendo con los requisitos de que trata el mencionado artículo y el formato publicado para tal fin en el sistema integrado de gestión de calidad correspondiente al Proceso de adquisición de bienes y servicios, en el procedimiento que corresponda a la modalidad de selección.

Cuando se trate de procesos de mínima cuantía, el contenido del estudio previo será el establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, en el manual de la modalidad de selección de mínima cuantía expedido por Colombia Compa Eficiente o quién haga sus veces, y en el formato publicado en el sistema integrado de gestión de calidad correspondiente al proceso de adquisición de bienes y servicios, en el procedimiento de contratación de mínima cuantía. El estudio y documentos previos será el insumo para la elaboración de la invitación pública.

La matriz de riesgos aplicable a la contratación formará parte del estudio y documentos previos y se diligenciará teniendo en cuenta la matriz publicada por Colombia Compra Eficiente o quién haga sus veces.

Cuando se trate de procesos de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se tendrá en cuenta lo dispuesto en el manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente o quién haga sus veces.

De acuerdo con lo anterior, se establecerán los requisitos habilitantes, al igual que las reglas que deben cumplirse para la acreditación y subsanación de los mismos y la forma en que debe procederse cuando se trate de proponentes plurales y de requisitos habilitantes no certificados en el RUP. En los procesos de mínima cuantía, para establecer los requisitos habitantes, se tendrá en cuenta lo dispuesto en el literal D. Requisitos habilitantes, del Manual de la modalidad de selección de mínima cuantía, expedido por Colombia Compra Eficiente.

Además de lo anterior, en los estudios y documentos previos se indicarán los criterios de sostenibilidad ambiental, las autorizaciones obtenidas, en caso de que se requieran, y los demás aspectos propios de la planeación aplicables al proceso de selección correspondiente.

El proyecto de pliego de condiciones y el pliego definitivo o la invitación pública, según el caso, se elaborarán teniendo en cuenta la información contenida en el estudio y documentos previos y atendiendo lo establecido en los artículos 2.2.1.2.2.1.9 y .2.1.2.1.5.2 numerales 1 a 3, del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

La elaboración del proyecto de pliego de condiciones, el pliego definitivo o la invitación pública se llevará a cabo teniendo en cuenta el respectivo instrumento estandarizado y especializado diseñado y publicado por Colombia Compra Eficiente, si fuere el caso, conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.2.5.2 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Adquisiciones realizadas mediante acuerdos marco de precios. Conforme a lo previsto en los artículos 2.2.1.2.1.2.7 y 2.2.1.2.1.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, cuando se trate de la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, el líder de cada área solicitante, o quién haga sus veces, deberá verificar, en primer lugar, si existe un acuerdo marco de precios vigente con base en el cual se pueda satisfacer la necesidad identificada y, en caso afirmativo, se procederá de la siguiente manera:

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, de conformidad con lo indicado en el manual para la operación secundaria de los acuerdos marco de precios expedido por Colombia Compra Eficiente, deberá contar con la respectiva disponibilidad presupuestal antes de llevar a cabo cualquier adquisición en la tienda virtual del Estado colombiano.

El Líder de cada área solicitante, o quién haga sus veces, deberá diligenciar el formulario publicado en la tienda virtual del Estado colombiano para la contratación mediante acuerdos marcos de precios deberá diligenciarse el formulario (simuladores o solicitud de cotización) publicado para el efecto por Colombia Compra Eficiente en la tienda virtual del Estado colombiano, sin perjuicio de efectuar el respectivo estudio y documentos previos de la entidad.

Con posterioridad a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal y al diligenciamiento del formulario o solicitud de cotización, podrá procederse a lanzar el evento respectivo para la posterior suscripción de la orden compra en los términos en él establecidos para cada caso.

Adquisiciones realizadas mediante bolsas de productos. Conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.2.1.2.11 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, el Líder de cada Área Solicitante o quién haga sus veces, deberá estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al acuerdo marco de precios o a la promoción de un nuevo acuerdo marco de precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

El estudio debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los principios y objetivos del sistema.

ART. 10.—Comunicación con los oferentes y los contratistas. Cuando se trate de procesos licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada y mínima cuantía, según el caso, las observaciones de los interesados y oferentes al proyecto de pliego de condiciones, al pliego de condiciones definitivo, a la invitación pública, al informe de precalificación y al informe de verificación y/o evaluación, así como los documentos que los oferentes deban remitir a la entidad para subsanar los requisitos habilitantes, se recibirán directamente en el área de contratos, a través de los mecanismos que para tal fin establezcan los pliegos de condiciones.

De la misma manera podrán presentarse las manifestaciones de interés en los procesos de selección abreviada en el caso de se requieran.

Las manifestaciones de interés en los procesos de concurso de méritos con precalificación y las ofertas en todos los procesos de selección solo se recibirán directamente en el área de contratos, salvo en los procesos adelantados virtualmente a través de la tienda virtual del Estado colombiano o Secop II.

Las respuestas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores a las observaciones y/o comentarios de los proponentes se publicarán en el Secop, incluso aquellas que deban consignarse en el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto del proceso de selección, que se darán a conocer mediante la publicación de dicho acto.

Una vez adjudicado el contrato, el área de contratos, cualquiera que sea el proceso de selección previamente adelantado, podrán comunicarse con el adjudicatario mediante correo electrónico, oficio, telefónicamente o por cualquier medio idóneo, para efectos de solicitarle que proceda a la suscripción del contrato, al otorgamiento de las garantías —si fuere el caso—, así como a la firma de las actas de inicio y al cumplimiento de cualquier otro requisito que se haya pactado para el inicio de la ejecución del contrato.

Una vez cumplidos los requisitos de ejecución del contrato, la comunicación entre la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y los contratistas se realizará a través del supervisor del contrato, por medio de oficios remitidos físicamente a las direcciones previstas en el contrato, o correo electrónico, para cualquier tema relacionado con la mencionada ejecución.

Cuando se trate de procesos en línea que se adelanten a través del Secop II, la comunicación de la entidad con los oferentes e interesados se realizará a través de la plataforma Secop II.

En caso de procesos adelantados por la tienda virtual del Estado colombiano, a través el mecanismo que Colombia Compra Eficiente tenga establecido para tal fin.

ART. 11.—Administración de los documentos del proceso - Elaboración y expedición de los documentos del proceso. Los documentos del proceso propios de la etapa de planeación se elaborarán conforme a lo dispuesto en el artículo 9º del presente manual.

Las minutas de los contratos o convenios y sus modificaciones, así como las aceptaciones de las ofertas en los procesos de selección de mínima cuantía, deben elaborarse por el área de contratos y, una vez firmadas por las partes, debe procederse a su numeración y a la consignación de su fecha.

La elaboración de las minutas de contrato se llevará a cabo teniendo en cuenta los respectivos instrumentos estandarizados y especializados diseñados y publicados por Colombia Compra Eficiente, si fuere el caso, conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.2.5.2.del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Las garantías contractuales, cuando se requiera su otorgamiento, deberán ser aprobadas por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, mediante un documento que contenga como mínimo el número del contrato, el nombre del contratista, la identificación de la garantía, el nombre del garante, la vigencia de la garantía, los correspondientes amparos y la fecha en que se imparte la aprobación o por otros mecanismos que garanticen su aprobación.

Los actos administrativos que deban expedirse con ocasión de la gestión contractual deberán motivarse, previo el agotamiento de los procedimientos legales establecidos.

Publicación de los documentos del proceso: Publicación en el Secop. El área de contratos, debe publicar en el Secop los documentos del proceso de qué trata el artículo 2.2.1.1.1.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Para lo anterior, se ingresará a la página web www.colombiacompra.gov.co, indicando el usuario y la clave asignada al Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, y allí se seguirá el procedimiento previsto para efectuar la creación del proceso y la publicación de los documentos.

Publicación en la página web de la entidad: El líder del área de sistemas o quién haga sus veces, realizará el enlace entre el Secop y la página web de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores www.jcc.gov.co, con el fin de que los procesos y contratos que adelante la entidad, queden publicados en esta última. Para el efecto, se utilizarán el usuario y la clave asignada.

Archivo de los documentos del proceso: Deben archivarse en el expediente contractual los documentos del proceso establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Estos son: (a) Los estudios y documentos previos, (b) El aviso de convocatoria, (c) Los pliegos de condiciones o la invitación, (d) Las adendas, (e) La oferta, (f) El informe de evaluación, (g) El contrato y cualquier otro documento expedido por la entidad estatal durante el proceso de contratación, salvo que el proceso se haya adelantado a través de Secop II o la tienda virtual del Estado colombiano.

Sin perjuicio de lo anterior, de conformidad con las disposiciones del Archivo General de la Nación, en los expedientes contractuales de los procesos que se adelanten físicamente, deberán archivarse los documentos incluidos en la tabla de retención documental del área de contratos.

Este archivo se efectuará en carpetas organizadas en dos tapas duras, rotuladas con el nombre del contratista, el número del contrato, el código del área que archiva el documento, el nombre del área (área de contratos), la serie, el año y el número de la carpeta.

Los documentos deben organizarse en orden cronológico de expedición.

En relación con las comunicaciones derivadas del proceso de contratación, no será necesario el archivo de los siguientes documentos: memorandos electrónicos para trámites de vistos buenos (en caso de que se soliciten los vistos buenos), memorandos por los cuales se remiten documentos para la firma de los ordenadores del gasto, mensajes electrónicos que no impliquen prueba de la gestión contractual que deba archivarse en el expediente, ni solicitudes de CDP o solicitudes de certificaciones de existencia de planta de personal.

Cuando los trámites solicitados deban ser sometidos a consideración del comité de contratación, se archivará en el respectivo expediente contractual la certificación expedida por la Secretaría Técnica de la misma sobre las recomendaciones relativas a los temas tratados en dicho Comité.

De las reuniones del comité se levantarán actas, que se archivarán en orden consecutivo en el AZ correspondiente y se remitirán al Archivo Central de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores al vencimiento del año siguiente a la fecha de las reuniones respectivas.

Los informes de supervisión de los contratos y convenios suscritos antes del 1º de enero de 2015 que se encuentren en ejecución deben allegarse por los supervisores al área de contratos, para su archivo en el expediente contractual, e incluirse por dichos supervisores en la plataforma de contratación.

Los informes de supervisión de los contratos y convenios suscritos a partir de la fecha indicada deben incluirse por el supervisor en la plataforma de contratación sin que sea necesario su archivo físico en el expediente contractual.

De acuerdo con lo señalado en las tablas de retención documental del área de contratos aprobadas por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, una vez suscrita el acta de liquidación de los contratos y convenios, el expediente contractual se conservará en el archivo de gestión de la respectiva área, según el caso, por el término de un (1) año, y luego se transferirá al archivo central de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores para su almacenamiento, protección, conservación, recuperación y consulta, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 de 2000 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan y los decretos 2578 y 2609 de 2012 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, así como en los acuerdos del Archivo General de la Nación que rigen esta materia.

En los contratos que no requieran de liquidación, el plazo anterior será contado a partir del vencimiento del término de ejecución del contrato.

Los expedientes de los procesos de selección declarados desiertos o de aquellos trámites que no terminaron con la suscripción de contratos se organizarán de conformidad con las normas del Archivo General de la Nación y permanecerán en el área de contratos, por el término de un (1) año contados a partir de la fecha del documento que dé cuenta de su finalización. Vencido este plazo, se remitirán al archivo central de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

Conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, se dejará constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

El archivo físico de que trata el presente artículo no será obligatorio para los contratos y procesos realizados mediante acuerdos marco de precios y Secop

ART. 12.—Supervisión y seguimiento a la ejecución de contratos y/o convenios. En cumplimiento del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, en los estudios y documentos previos a la celebración del contrato o convenio se determinará el alcance de la supervisión y/o interventoría del respectivo contrato, así como, si es el caso, la necesidad de servicios de apoyo a la supervisión, los cuales son solidariamente responsables con el supervisor y tendrán la misma responsabilidad que aquellos.

Igualmente, en dichos estudios se deberá indicar el perfil del funcionario que deberá ejercer la supervisión y de las personas que apoyarán las supervisión si son del caso, para lo cual se tendrá en consideración el objeto del contrato o convenio, la idoneidad, especialidad y experiencia del funcionario y/o contratista, su relación con la o las áreas interesadas en la celebración del mismo y los conocimientos técnicos que sobre el objeto contractual deba tener.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual y sin perjuicio de las actividades consagradas en el pliego o en la propuesta, en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor y/o apoyo a la supervisión.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

En los contratos y convenios que celebre la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores o en las aceptaciones de las ofertas en los casos de contratos de mínima cuantía, deberá indicarse el cargo que desempeña el servidor público que ejercerá la supervisión sobre los mismos y los apoyos a la supervisión que se requieran si son del caso.

Para el efecto, se debe tener en cuenta que la supervisión solo puede ser ejercida por los funcionarios de la entidad, quienes no podrán delegar esta función y los apoyos a la supervisión serán preferiblemente los líderes de cada área o los contratistas que se contraten para el efecto, quiénes tendrán la misma responsabilidad que los supervisores.

Cuando el objeto del contrato o convenio concierna a más de una área de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, podrá designarse a otros funcionarios y/o contratistas con especialidades particulares, según el objeto contractual, que puedan contribuir al cumplimiento de la función de supervisión integral.

Para los efectos previstos en el artículo 2.2.1.2.1.2.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan„ cuando fuere el caso, la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, designará un supervisor de la ejecución de las operaciones que, por su cuenta, realicen las bolsas de productos y del contrato de comisión.

Los contratos de interventoría que suscriba el Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores incluirán explícitamente las distintas facultades y deberes del interventor previstos por la ley, el reglamento y el presente manual. Igualmente, incluirán cláusulas expresas sobre las prestaciones a cargo del interventor para el cumplimiento de estos deberes y la definición de su existencia aun cuando haya vencido el plazo de ejecución de las obligaciones principales, en los casos de declaratoria de incumplimiento del contrato y de realización del siniestro de estabilidad de la obra o de calidad de bienes y servicios.

En caso de requerirse la modificación de la persona designada como supervisor y/o apoyo a la supervisión, el líder del área solicitante de la contratación, o quién haga sus veces, remitirá al ordenador del gasto una comunicación en la que sugiera el cargo del funcionario y/o contratista que podría asumir la supervisión y/o apoyo a la supervisión del contrato, para que efectúe la correspondiente designación.

Este procedimiento será incluido en todos los contratos y convenios vigilados, para evitar la suscripción de otrosí es cada vez que se requiera el cambio de supervisor.

Los supervisores y/o apoyos a la supervisión de los contratos y convenios que se encuentren en ejecución a la entrada en vigencia del presente manual deberán aplicar en adelante las disposiciones en este contenidas.

Supervisión de convenios y/o contratos de carácter especial. Para todos los efectos legales y contables, se consideran convenios o contratos de carácter especial, aquellos se suscriben en virtud de los artículos 355 de la C.P., 95 y 96 de la Ley 489 de 1998 en los que se aporten recursos de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

Informes de supervisión y/o apoyos a la supervisión e interventoría. Los informes de supervisión e interventoría deben contener información clara y completa sobre la ejecución del contrato o convenio y en ellos se debe advertir sobre las situaciones irregulares que puedan amenazar su debido cumplimiento, y formular las recomendaciones que se consideren pertinentes.

Estos informes deben presentarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del período contemplado en el contrato o convenio de que se trate; en su defecto, serán presentados mensualmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del período objeto del informe.

En el evento en que la duración del contrato o convenio sea inferior a un (1) mes, se presentará un solo informe dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización del plazo contractual.

En los contratos o convenios que tengan pactadas entregas parciales, se deberá rendir el informe respectivo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega parcial de que se trate.

Los plazos previstos en el párrafo anterior no se aplicarán en relación con los siguientes convenios o contratos, que se regirán por las reglas especiales que a continuación se indican:

9 1. Los convenios de cooperación con entidades territoriales que no involucren recursos presupuestales. Los informes respectivos se presentarán cada tres (3) meses, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del período objeto del informe.

2. Los convenios financiados con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales o de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros, en los cuales no estén comprometidos recursos de la Nación - Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Los informes respectivos se presentarán cada seis (6) meses, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del período objeto de informe.

3. Los contratos de comodato, administración y arrendamiento suscritos por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores sobre bienes inmuebles ubicados en ciudades diferentes a Bogotá. Los informes se presentarán cada seis (6) meses, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del respectivo periodo, salvo que el interventor o supervisor del contrato se encuentre en el mismo lugar donde se ubica el bien, caso en el cual el informe deberá ser mensual y rendirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del período respectivo.

En el evento en que la duración de los contratos o convenios a que se refieren los numerales anteriores sea inferior al período de los informes indicado en cada uno tales numerales, se presentará un solo informe dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización del plazo contractual.

Contenido del informe de supervisión o interventoría: De acuerdo con la naturaleza y las características del contrato o convenio, los siguientes son los aspectos mínimos que debe contemplar el informe de supervisión o interventoría:

1. Aspectos generales.

1.1. Número del contrato o convenio.

1.2. Partes contratantes.

1.3. Objeto del contrato o convenio.

1.4. Valor del contrato o convenio.

1.5. Fecha de suscripción, iniciación y terminación del contrato o convenio. 1.6. Plazo, vigencia, suspensiones, modificaciones en plazo o valor.

1.7. Nombre del supervisor y de los apoyos a la supervisión si los hubo o interventor, cargo, roll, dependencia a la que pertenece.

1.8. Fecha en la que se rinde el informe.

1.9. Periodicidad del informe: mensual, bimestral, trimestral, anual, etc.

1.10. Recomendaciones y observaciones para el ordenador del gasto relativas a la ejecución del contrato o convenio, debidamente sustentadas y con la indicación de las acciones pertinentes adelantadas previamente por el supervisor y los apoyos a la supervisión o interventor.

1.11. Al informe de supervisión que se publique en el software de contratos no requerirá incorporarse anexos. No obstante, es responsabilidad del supervisor la exigencia al contratista del informe de actividades e incluir en el informe las actividades debidamente ejecutadas por el contratista.

2. Aspectos administrativos y legales.

2.1. Descripción completa de las actividades ejecutadas en el periodo objeto del informe, con indicación de la conformidad o inconformidad del supervisor y apoyos a la supervisión o interventor con el resultado obtenido en el respectivo período.

2.2. Presentación de las situaciones constitutivas de incumplimiento por parte del contratista, si fuere el caso.

2.3. Constancia de la entrega de las certificaciones sobre el cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con el Sistema de Seguridad Social Integral y los aportes parafiscales, cuando haya lugar a ello.

2.4. Información sobre los requerimientos que, en el periodo informado, se hayan hecho al contratista. Se allegará copia de los mismos y de sus repuestas, si fuere el caso.

2.5. Información sobre la vigencia de las garantías que amparan el contrato o convenio.

3. Aspectos financieros.

3.1. Información relacionada con la ejecución de los recursos asignados al contrato o convenio.

3.2. Información relativa a los pagos realizados y los saldos pendientes de pago.

3.3. Información relativa al manejo y a la amortización del anticipo, si fuere el caso.

3.4. Información sobre las consignaciones efectuadas a favor de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. En este evento, deberán anexarse los soportes respectivos.

3.5. Para el caso de los contratos y/o convenios especiales deberá indicarse si hubo rendimientos financieros, la cuantía de los mismos y las devoluciones realizadas en el periodo informado al Tesoro Nacional.

4. Aspectos técnicos.

4.1 Descripción y porcentaje (%) de avance técnico.

4.2 Exposición de las situaciones de orden técnico que se hayan presentado en la ejecución del contrato y que merezcan atención por parte de la entidad. En este caso, el supervisor y los apoyos a la supervisión o interventor indicarán cuáles fueron las soluciones adoptadas y, si es el caso, formulará las recomendaciones pertinentes, de acuerdo con sus especiales conocimientos y su experticia.

4.3 Análisis de indicadores de eficiencia (solo aplica para convenios y contratos de carácter especial).

4.4 Análisis de metas e indicadores (aplica para convenios y contratos de carácter especial).

4.5. Análisis del informe de gestión (aplica a los convenios o contratos de carácter especial). Este análisis deberá contener un informe detallado de las contrataciones y/o convocatorias, según el caso, realizadas por la entidad, con la que se haya suscrito el contrato o convenio, la inversión de los recursos asignados, el estado de los proyectos y demás que reporten la debida inversión y ejecución de los recursos.

Cuando se trate de contratos o convenios sobre bienes inmuebles, el informe de supervisión o interventoría debe incluir la referencia específica a las autorizaciones de los gastos, con cargo a los fondos de reposición, conforme a lo establecido en el contrato o convenio.

Cuando se trate de contratos de arrendamiento de inmuebles, el informe incluirá las fechas de revisión o variación de los cánones de arrendamiento y el concepto del supervisor y apoyos a la supervisión o interventor sobre el nuevo canon a proponer a los contratistas, si ello fuere procedente; igualmente, deberá informarse sobre el cumplimiento de la obligación de pago oportuno de los cánones por parte de los contratistas.

Cuando se trate de contratos o convenios de ejecución instantánea, el informe de interventoría o supervisión consistirá de una certificación en la que conste clara y descriptivamente qué bienes y elementos se recibieron y el grado de satisfacción de la recepción.

Aspectos contables (Aplica a los convenios o contratos de carácter especial). Convenios suscritos en aplicación del artículo 96 de la Ley 489 de 1998 (Asociación y/o cooperación con entidades sin ánimo de lucro) y artículo 95 de la Ley 489 de 1998 (Aunar esfuerzos con otras entidades públicas, en los cuales la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores aporte recursos en dinero). El supervisor deberá verificar el valor ejecutado contra los entregables.

ART. 13.—Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación del contrato o a la finalización del plazo contractual. Una vez liquidado el contrato o convenio, lo cual es responsabilidad de los supervisores y apoyos a la supervisión, si estos han requerido de liquidación, o, en caso contrario, una vez finalizado el plazo contractual, el supervisor y los apoyos a la supervisión o interventor, deberá hacer seguimiento a las garantías cuya vigencia se extienda con posterioridad a la finalización del plazo contractual, tales como las que amparan el correcto funcionamiento de los bienes y la calidad de los bienes y servicios, la estabilidad y calidad de la obra y las demás que se requieran para garantizar situaciones posteriores a la terminación del plazo de ejecución del contrato o convenio.

Para tal fin, de manera periódica, el supervisor y los apoyos a la supervisión o interventor, revisarán el estado de los bienes, obras y servicios recibidos, e informará oportunamente al área de contratos y al director general, cualquier circunstancia que pudiere afectar la calidad o estabilidad de los mismos.

En caso de que se requiera proceder a hacer efectiva alguna de las citadas garantías, el supervisor o interventor, luego de realizar al menos tres (3) requerimientos por escrito, correspondientes a los contratistas, con copia al garante; remitirá el informe de que trata el literal a) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 al Ordenador del Gasto y al área de contratos, con el fin de que se realicen los trámites a que haya lugar.

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, el supervisor y los apoyos a la supervisión o interventor, deberán informar al área de contratos, y remitir a la citada Área, la constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, conforme al artículo 2.2.1.1.2.4.3.del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

ART. 14.—Administración de controversias y solución de conflictos derivados del proceso de contratación. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores tratará de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual.

Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, tales como: conciliación, amigable composición y transacción.

No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias nacidas de los contratos o convenios de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, ni se prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato o convenio.

En los contratos o convenios se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato o convenio y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación, de conformidad con el Art. 70 de la Ley 80 de 1993, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Título tercero

Las áreas encargadas y los responsables del proceso de contratación

Capítulo preliminar

ART. 15.—Relación general de las áreas y los responsables del proceso de contratación. De acuerdo con la estructura orgánica de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, las áreas encargadas de la gestión contractual son: el Despacho del director general; la asesora administrativa; el área de Planeación; los líderes de las áreas solicitantes o quienes hagan sus veces, el área de logística, el área de presupuesto, el área de contabilidad, el área de tesorería, el área de contratos, el área de gestión humana, el área de gestión documental, la asesora jurídica, y control interno disciplinario.

Por otra parte, son responsables de la gestión contractual, además del ordenador del gasto y de algunos de los servidores que forman parte de las áreas mencionadas, el comité de conciliación y su secretaría técnica, el comité de contratación, los comités evaluadores, los supervisores, apoyos a la supervisión e interventores y el superior jerárquico del supervisor.

En los capítulos siguientes de este título se establecen las funciones y/o actividades de las mencionadas áreas y responsables respecto del cumplimiento de las siguientes actividades:

- El estudio de las necesidades de la entidad estatal.

- Los estudios de sector y estudios de mercado.

- La estimación y cobertura de los riesgos.

- La definición de los requisitos habilitantes.

- La definición de los criterios de evaluación de propuestas.

- La selección de contratistas.

- El manejo de los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, mantenimiento y demás actividades de gestión documental.

- La supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratas.

- La comunicación con los oferentes y contratistas.

- Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago.

- El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos. - El trámite de procesos sancionatorios contra contratistas.

- El manejo de las controversias y la solución de conflictos derivados de los procesos de contratación.

Capítulo primero

Competencia general y delegaciones

ART. 16.—Competencia general. De conformidad con el artículo 11, numerales 1º y 3º, literal a), de la Ley 80 de 1993 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, el director general, tiene competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas, así como para celebrar contratos o convenios a nombre de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

Igualmente, tiene la responsabilidad de la dirección y el manejo de la actividad contractual y de los procesos de selección, según lo dispuesto en el artículo 26, numeral 5º, de la misma ley.

ART. 17Delegaciones. De conformidad con los artículos 37 del Decreto 2150 de 1995 y 9 de la Ley 489 de 1998 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, el director general puede delegar sus funciones en materia contractual, sin embargo en desarrollo de estas disposiciones, no ha realizado ninguna delegación.

Capítulo segundo

Competencias específicas

ART. 18.—Funciones de los ordenadores del gasto. Es el único ordenador del gasto el director general, de conformidad con las disposiciones legales y según lo indicado en el capítulo anterior.

El ordenador del gasto tiene competencia para aprobar el plan anual de adquisiciones o su actualización y para adoptar todas las decisiones contractuales que vinculan a la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, previstas por la ley o el acto de delegación y, en especial, para suscribir:

1. El acto de justificación de la procedencia de la contratación directa o el acto que declare la urgencia manifiesta.

2. La invitación pública para participar en los procesos de selección de mínima cuantía.

3. El acto de apertura del proceso de selección y su revocatoria.

4. La designación del comité evaluador en los procesos de licitación, selección abreviada, concurso de méritos y de mínima cuantía, así como de la persona que deba evaluar las ofertas en estos últimos procesos, cuando no se considere necesario el comité plural.

5. La lista de los interesados que deben considerarse precalificados, en el concurso de méritos con precalificación.

6. El acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desiertos de los procesos de selección, cuando sea procedente.

7. El contrato o convenio y, en los procesos de selección de mínima cuantía, las aceptaciones de las ofertas que, junto con estas últimas, constituyen el contrato, así como sus otrosíes, adiciones, prórrogas y modificaciones.

8. La designación del supervisor y apoyos a la supervisión del contrato o convenio. Esta designación constará en el clausulado del respectivo contrato o convenio, o en la aceptación de las ofertas en los casos de contratos de mínima cuantía, conforme al numeral 6º del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, sin perjuicio de que la designación mencionada se pueda efectuar mediante documento diferente.

9. Las actas de suspensión y reinicio de los contratos.

10. La comunicación por la cual se cita a las audiencias correspondientes a los procesos sancionatorios que deban adelantarse contra los contratistas y las de declaratoria de ocurrencia de los siniestros amparados.

11. El acto administrativo de imposición de multas, sanciones, efectividad de la cláusula penal, declaratorias de incumplimiento, caducidad y declaratoria de siniestros amparados.

12. El acta de liquidación bilateral y el acto administrativo de liquidación unilateral del contrato o convenio, cuando hubiere lugar a ellos.

13. Los actos administrativos de terminación, modificación e interpretación unilateral del contrato y, en general, todos los actos unilaterales relacionados con la gestión contractual.

14. Los actos administrativos por los cuales se resuelvan los recursos de la vía gubernativa interpuestos contra los actos relacionados con la gestión contractual, así como aquellos que se pronuncien sobre su revocatoria directa.

15. El acta de entrega de los bienes muebles enajenados a titulo gratuito a otra entidad estatal, conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

16. Aprobar las garantías que constituyan los contratistas a favor de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, en relación con los contratos y convenios.

Igualmente, el ordenador del gasto tiene competencia para dirigir las audiencias de:

1. Precalificación de los interesados, en el concurso de méritos con precalificación.

2. Adjudicación o declaratoria de desierto del proceso de selección, cuando tal audiencia deba realizarse.

3. Imposición de multas, sanciones, efectividad de la cláusula penal, declaratorias de incumplimiento, caducidad y declaratoria de ocurrencia del siniestro amparado.

ART. 19.—Funciones y/o actividades de los líderes de las áreas solicitantes o quienes hagan sus veces. Es la persona responsable del área de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, que solicita el adelantamiento de los procesos de selección y/o la suscripción de los contratos o convenios para el cumplimiento de sus competencias misionales y que tiene a su cargo:

1. Realizar y suscribir el análisis del sector económico, el estudio de mercado, la determinación de los requisitos habilitantes —incluida la capacidad residual en los casos de contratos de obra— y la evaluación del riesgo, al igual que los criterios de evaluación que serán incluidos en los estudios y documentos previos.

2. Realizar y suscribir los estudios y documentos previos del contrato o convenio solicitado, de conformidad con la normatividad vigente aplicable a cada modalidad de selección.

3. Elaborar y suscribir, conforme a lo dispuesto en el artículo 87 de la Ley 1174 de 2011 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, los estudios, diseños y proyectos requeridos, antes de la apertura del proceso de selección, o de la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea la de contratación directa, así como los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra.

4. Gestionar, antes de la apertura del proceso de selección, o de la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea la de contratación directa, las licencias y permisos que se requieran para el inicio de la ejecución del objeto del contrato.

5. Verificar el cumplimiento de los requisitos presupuestales, de inversión y de planificación previos al inicio del proceso de selección y, cuando sea el caso, los necesarios para la modificación del contrato.

6. Solicitar el inicio del proceso de selección del contratista.

7. Recibir, revisar, corregir, avalar (cuando le sea solicitado por el área de contratos) y proponer la modificación de: a. Los proyectos de pliegos de condiciones. b. Los pliegos de condiciones definitivos. c. El acto de apertura del proceso de selección y su revocatoria, cuando sea el caso. d. El acto de justificación de la contratación directa o de declaración de urgencia manifiesta. e. El acto de adjudicación o declaratoria de desierto del proceso de selección, según el caso.

8. Responder y suscribir las observaciones de carácter técnico que se presenten sobre el proyecto de pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo, así como sobre la invitación en el procedimiento para la contratación de mínima cuantía.

9. Solicitar, con la justificación debida, la suscripción de los otrosíes, adiciones, prórrogas y modificaciones al contrato o convenio que resulten necesarias.

PAR. 1º—Cuando la supervisión y/o apoyo a la supervisión, recaiga en un funcionario y/o contratista diferente al jefe y/o líder del área solicitante y este funcionario y/o contratista no sea quien solicite las modificaciones a los contratos o convenios, la minuta correspondiente deberá contar con el visto bueno del supervisor. Lo mismo ocurrirá cuando una solicitud de modificación sea efectuada por un supervisor y/o apoyo a la supervisión que no tenga la calidad de jefe y/o líder de área o dependencia solicitante, la cual deberá contar con el visto bueno del jefe o responsable de la dependencia o área.

PAR. 2º—Tratándose de contratos y modificaciones a los mismos provenientes del Despacho del Director, las solicitudes y estudios previos podrán suscribirse por los funcionarios y/o contratistas del Despacho del Nivel Asesor.

ART. 20.—Funciones y/o actividades del área de contratos. Es la dependencia o área que tiene competencia para asesorar, apoyar y tramitar los procesos contractuales establecidos en la ley. Sus funciones y/o actividades son ejercidas a través de:

A. el líder del grupo o quien haga sus veces, que tiene a su cargo las siguientes tareas:

1. Distribuir las tareas del área de Contratos entre los Responsables de la gestión contractual, para cada contrato o convenio y, en general, para el desarrollo de las funciones y/o actividades a cargo del Área.

2. Revisar y visar los documentos proyectados por los responsables de la gestión contractual y, cuando lo considere pertinente, remitirlos para vistos buenos de las áreas competentes y si es el caso y lo considera necesario, posteriormente, para firma del ordenador del gasto.

3. Coordinar la convocatoria de las audiencias de los procesos de selección, las de imposición de multas, sanciones, efectividad de la cláusula penal, declaratorias de incumplimiento, caducidad y ocurrencia del siniestro amparado, así como adelantar y dirigir las que no correspondan al ordenador del gasto.

4. Suscribir las actas de cierre del proceso de selección, de las audiencias públicas de asignación de riesgos y aclaración a pliegos, así corno de la subasta inversa y de la audiencia de adjudicación.

5. Revisar, suscribir y enviar las comunicaciones que se requieran para el adecuado trámite contractual.

6. Avalar las notificaciones por escrito, si lo considera necesario o no está designado en el contrato, al supervisor del contrato o convenio sobre su designación, una vez se haya generado el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución de los mismos.

7. Revisar y avalar los actos administrativos contractuales que deban expedirse.

8. Someter a consideración del comité de contratación los temas de su competencia y que apliquen.

9. Actuar como secretario del comité de contratación, coordinar su desarrollo, expedir las certificaciones sobre los temas tratados y suscribir las actas respectivas.

10. Tramitar y dar respuesta a los requerimientos que presenten —en materia de contratación— las entidades de vigilancia que tengan que ver con la adquisición de bienes y servicios.

11. Verificar y visar las aprobaciones de las garantías que constituyan los contratistas a favor de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

12. Cuando se presenten situaciones de multas, sanciones y/o reclamaciones por desequilibrios contractuales, someter si lo considera necesario, el tema al Comité de Contratación, previa citación del Líder del Área Contratos o quién haga sus veces.

13. Verificar la constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

B. Los responsables de la gestión contractual, son las personas que, al interior del área de contratos, tienen a su cargo, con relación a determinados contratos y/o convenios, una o varias de las siguientes tareas que le sean asignadas por el líder del área o quién haga sus veces:

1. Remitir las ofertas, las observaciones de los proponentes y demás documentos necesarios para la evaluación al comité evaluador.

2. Realizar el traslado en la secretaría del área del informe de evaluación de las ofertas, junto con estas últimas y el expediente del proceso contractual, para el correspondiente traslado a los proponentes por el término legal.

3. Enviar el contrato firmado al área de presupuesto para la realización del registro presupuestal.

4. Solicitar a los contratistas la expedición de las garantías que correspondan conforme a la ley y a los contratos.

5. Analizar el contenido y la consistencia de los estudios previos y la documentación soporte enviados por las áreas solicitantes e indicarles, si es el caso, las correcciones que deban realizarse.

6. Proyectar el acto administrativo de justificación de la contratación directa o el acto que declare la urgencia manifiesta.

7. Proyectar el aviso de convocatoria.

8. Efectuar las verificaciones necesarias para determinar si la convocatoria debe limitarse a Mipymes, cuando haya lugar a ello.

9. Proyectar el acto de apertura del proceso de contratación y su revocatoria, cuando sea el caso.

10. Preparar el proyecto de pliego de condiciones, el pliego de condiciones definitivo y sus adendas.

11. Proyectar el documento de conformación de los comités evaluadores para los procesos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos.

12. Realizar el cierre y la apertura de las propuestas y elaborar las respectivas actas. En el acta de apertura se debe dejar constancia de la fecha y hora de recepción de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales.

13. Proyectar los oficios necesarios para solicitar a los proponentes la remisión de los documentos de la propuesta que sean subsanables.

14. Proyectar si hay lugar a ella, la comunicación por la cual se le notifica al supervisor del convenio o contrato, su designación.

15. Proyectar si hay lugar a ella, la comunicación por la cual se notifica al supervisor o interventor sobre el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio.

16. Proyectar las comunicaciones y memorandos que se requieran para el adecuado trámite precontractual, contractual y pos contractual.

17. Proyectar las distintas actas que deban levantarse en el curso del proceso de selección.

18. Proyectar las actas del comité de contratación.

19. Preparar el acto de precalificación en el concurso de méritos con precalificación.

20. Proyectar el acto de adjudicación o de declaratoria de desierto del proceso de selección, según el caso.

21. Proyectar la minuta de contrato o convenio.

22. Proyectar los otrosíes, adiciones, prórrogas y modificaciones del contrato o convenio, así como las cesiones que deban realizarse o las respectivas autorizaciones que deban impartirse conforme a la ley.

23. Entregar a contratista la copia del contrato para que constituya la garantía correspondiente.

24. Proyectar, para la firma del ordenador del gasto respectivo y con fundamento en el informe rendido por el supervisor o interventor, la comunicación por la cual se debe citar a las audiencias de los procesos sancionatorios y de declaratoria de siniestros, al contratista, al garante, al interventor o supervisor y a los funcionarios que deban asistir.

25. Proyectar, junto con el supervisor o interventor del contrato, el acto administrativo que resulte de la audiencia de que trata el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, documento que deberá contar con el visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica y las demás áreas que correspondan.

25. Publicar en el Secop el acto administrativo a que se refiere el numeral anterior y archivarlo en el expediente del contrato.

26. Proyectar, cuando a ello hubiere lugar, el oficio dirigido al contratista por el cual se le informa sobre la firmeza de la sanción a él impuesta, sobre el número de la cuenta en la cual debe consignar el valor respectivo y el plazo dentro del cual debe hacerlo.

27. Proyectar los actos administrativos contractuales que deban suscribirse por el ordenador del gasto, siempre que no deban ser proyectados, conforme a lo previsto en este manual, por el respectivo supervisor o interventor.

28. Publicar en el Secop los documentos del proceso, incluidos el proyecto de pliego de condiciones y la oferta del adjudicatario del proceso de selección, así como los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, y efectuar la publicación del aviso de convocatoria de licitación pública.

29. Archivar en el expediente del respectivo proceso de contratación los actos y documentos producidos en la preparación y ejecución del contrato o convenio, así como los registros de la información publicada en el Secop.

30. Custodiar y mantener el archivo de los contratos y convenios, de conformidad con las normas del Archivo General de la Nación.

31. Enviar mensualmente a las cámaras de comercio respectivas, en relación con los contratos de competencia del área de contratos, copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales se hayan impuesto multas y sanciones, así como la información sobre las inhabilidades resultantes para los contratistas y la información de los procesos de contratación, en los términos del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del decreto 019 de 2012 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

32. Consolidar: a. Las respuestas a las observaciones formuladas en relación con el proyecto de pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo. b. Los componentes jurídico - técnico — económico y financiero -organizacional de los informes del comité evaluador.

33. Suscribir las actas de: a. Cierre del proceso de selección. b. Audiencias públicas de asignación de riesgos y aclaración de pliegos. c. Subasta inversa. d. Audiencia de adjudicación.

34. Una vez recibida la información del supervisor o interventor del contrato o convenio sobre el vencimiento de los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, proyectar la constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

35. Proyectar las aprobaciones de las garantías.

36. Proyectar y visar todos los documentos de carácter contractual que sean asignados por el Líder del área de contratos o quién haga sus veces.

37. Las demás que le asigne el Líder del área de contratos o quién haga sus veces.

C. La secretaria o asistente del área contratos, quien tiene a su cargo las siguientes tareas:

1. Recibir y radicar los documentos dirigidos al área de contratos y remitirlos a quien corresponda, según la indicación del Líder del Área o quién haga sus veces, para lo cual debe dejar constancia en el libro de reparto y el archivo digital que se lleve para el efecto, el cual deberá mantenerlo al día.

2. Llevar el consecutivo de la dependencia o área.

3. Descargar la información tramitada en el sistema de gestión documental y demás sistemas de la entidad.

4. Desarrollar labores o actividades de archivo y entrega de la correspondencia interna.

5. Preparar las cartas, los memorandos, informes, oficios y demás documentos que le indique el Líder del Área o quién haga sus veces.

6. Apoyar a los responsables de la gestión contractual en el desarrollo de sus actividades.

7. Las demás que le asigne el Líder del área de contratos o quién haga sus veces.

ART. 21.—Funciones y/o actividades del área de planeación. Es el área que tiene competencia para coordinar y adelantar las tareas relacionadas con la expedición, actualización y publicación del plan anual de adquisiciones.

A. El líder del área de planeación o quién haga sus veces, quien tiene a su cargo las siguientes tareas:

1. Coordinar las tareas tendientes a la identificación de requerimientos de bienes y servicios para el año siguiente.

2. Formular el plan anual de adquisiciones o su actualización en versión preliminar, con el equipo de apoyo multidisciplinario al cronograma previsto para el efecto, siguiendo la Guía para elaborar el plan anual de adquisiciones impartida por Colombia Compra Eficiente.

3. Ajustar el plan anual de adquisiciones o su actualización en versión preliminar y emitir la versión definitiva.

4. Solicitar la aprobación del plan anual de adquisiciones o su actualización al ordenador del gasto.

5. Publicar el plan anual de adquisiciones o sus actualizaciones, debidamente aprobados, en el Secop y en la página web de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

6. Asesorar a las dependencias de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores en la ejecución de planes, programas y proyectos institucionales y en los procesos de planeación y programación.

ART. 22.—Funciones o actividades del líder del área de gestión humana o quién haga sus veces. Es la persona responsable de la dependencia o área que tiene la función o actividad en relación con la gestión contractual, de expedir los certificados sobre inexistencia de personal suficiente de que trata el artículo 3º del Decreto 1737 de 1998, modificado por el art. 1º del Decreto 2209 de 1998 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen, sustituyan, para efectos de la celebración de contratos de prestación de servicios; al igual, que verificar en el SIGEP y avalar las hojas de vida y declaración de bienes y rentas de los posibles futuros contratistas de prestación de servicios de la Junta, de conformidad con lo consagrado en el Decreto 2842 de 2010, o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

ART. 23.—Funciones del área de gestión documental. Es la dependencia o área que tiene las siguientes funciones o actividades en relación con la gestión contractual:

1. Recibir las transferencias documentales de los archivos de gestión que por sus funciones o actividades generan las dependencias o áreas encargadas de la gestión contractual.

2. Almacenar los documentos recibidos de las dependencias o áreas encargadas de la gestión contractual, garantizando el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y las normas de gestión documental de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

3. Adelantar los estudios y gestiones contractuales necesarios para garantizar la contratación de la microfilmación y digitalización de los documentos del archivo central de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, para que puedan ser protegidos y recuperados para consulta de los usuarios internos y externos de la entidad.

ART. 24.—Funciones del área de atención al ciudadano. Es la dependencia o área que tiene las siguientes funciones o actividades en relación con la gestión contractual:

1. Administrar, recibir y tramitar las peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la gestión contractual de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

2. Coordinar la recepción y remisión de peticiones, quejas y reclamos relacionados con la gestión contractual.

ART. 25.—Funciones o actividades de control interno de gestión y disciplinario. Es la dependencia o área que tiene, además de las funciones  actividades específicas a que se refiere el artículo 42 de este manual, las siguientes funciones o actividades en relación con la gestión contractual:

1. Asesorar a las diferentes dependencias o áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores encargadas de la gestión contractual sobre la definición de las políticas tendientes a prevenir las conductas que puedan configurar faltas disciplinarias.

2. Adelantar otras actividades orientadas a la prevención de faltas disciplinarias.

3. Verificar el cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros establecidos en las disposiciones de procedimiento y control fiscal, para el movimiento de fondos, valores y bienes de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores que deba realizarse en desarrollo de su actividad contractual.

4. Velar por la correcta ejecución de las operaciones, convenios y contratos de la entidad y vigilar la correcta inversión de los fondos públicos por parte de las correspondientes dependencias, e informar al director general cuando se presenten irregularidades.

5. Diseñar y establecer, en coordinación con las diferentes dependencias encargadas de la gestión contractual, los criterios, métodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestión y proponer las medidas preventivas y correctivas del caso.

ART. 26.—Funciones o actividades del área de logística. Es la dependencia o área que tiene las siguientes funciones o actividades en relación con la gestión contractual:

1. Estudiar y proponer alternativas e instrumentos que apoyen el seguimiento de los contratos de interventoría.

2. Efectuar el seguimiento y control a los contratos referidos a los inmuebles de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores entregados en comodato, arrendamiento o bajo la figura de administración.

3. Realizar el control y seguimiento de los contratos referentes al tema administrativo de la Junta.

4. Recepcionar, verificar y entregar al área de tesorería las cuentas de cobro y/o facturas de los contratistas de la entidad.

6. Apoyar a las áreas de la entidad en la elaboración de los estudios del sector y mercado de las contrataciones requeridas en la entidad.

7. Actualizar y organizar los archivos de los documentos relacionados con los contratos sobre inmuebles de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y rendir los informes que se requieran.

8. Adelantar con la debida anticipación los trámites necesarios para el mantenimiento oportuno de los vehículos, la adquisición de bienes y servicios referentes a los seguros de la entidad, servicios de vigilancia y los de aseo y cafetería.

9. Tramitar de manera oportuna los documentos para el pago por concepto de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos contratados, la adquisición de bienes y servicios referentes a los seguros de la entidad, servicios de vigilancia y los de aseo y cafetería.

10. Preparar y coordinar, en asocio con el área de planeación y área de presupuesto, los presupuestos necesarios para que, en cada vigencia fiscal, se atiendan oportunamente las necesidades del parque automotor, así como la cancelación de impuestos, la adquisición de bienes y servicios referentes a los seguros de la entidad, servicios de vigilancia y los de aseo y cafetería y demás pagos indispensables para garantizar el servicio ininterrumpido.

11. Velar y garantizar en asocio con el área de almacén para que todos los elementos y bienes materiales e inmateriales, muebles e inmuebles, principales o accesorios, fungibles o no fungibles, ingresen al almacén y se mantengan actualizados el valor de los bienes de propiedad de la Junta.

ART. 27.—Funciones o actividades del área de calidad - Mejora continua. Es la dependencia que tiene las siguientes funciones o actividades en relación con la gestión contractual:

1. Convocar a los directivos de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores encargados de la gestión contractual, para la periódica revisión del sistema integrado de gestión, de modo que puedan asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, así como hacer recomendaciones para su mejora.

2. Revisar permanentemente las caracterizaciones del sistema integrado de gestión y orientar a las dependencias o áreas encargadas de la gestión contractual para que permanentemente estén ajustadas y actualizadas de acuerdo con los cambios normativos o de mejora que sean requeridos.

3. Revisar permanentemente la documentación de los procedimientos y asesorar a las dependencias o áreas encargadas de la gestión contractual para que generen las actualizaciones, adiciones o eliminaciones que se requieran, de modo que sus funciones o actividades estén documentadas debidamente, de acuerdo con la metodología establecida por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

4. Elaborar, en coordinación con las diferentes dependencias o áreas de la entidad, los manuales de procedimientos, con la finalidad de racionalizar la gestión y los recursos del organismo.

ART. 28.—Funciones o actividades del área de contabilidad. Es la dependencia o área que tiene las siguientes funciones o actividades en relación con la gestión contractual:

1. Ejecutar, mediante comprobantes de contabilidad, el registro de las operaciones económicas y patrimoniales que afecten a la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, por su clasificación en cada centro de costos o unidad ejecutora.

2. Radicar en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF las cuentas por pagar y causar su correspondiente obligación en cada unidad ejecutora.

3. Elaborar y justificar los términos financieros de los procesos de contratación y las evaluaciones financieras de dichos procesos; para lo cual deberá revisar, analizar, rendir concepto y elaborar informes referidos a los aspectos financieros de la gestión contractual, en particular respecto de: 1. Los proyecto de pliegos. 2. Los pliegos definitivos. 3. La invitación a participar en procesos de selección de mínima cuantía. 4. El acto de apertura del proceso. 5. Las observaciones al proyecto de pliego y al pliego. 6. Las respuestas a las observaciones referidas a la evaluación del comité evaluador. 7. El acto de adjudicación o declaratoria desierto del proceso de selección. 8. La minuta del contrato o convenio. (Cuando le sea solicitado por el área de contratos). 9. Los otrosíes, adiciones, modificaciones, prórrogas y cesiones de contratos o convenios (cuando le sea solicitado por el área de contratos).

ART. 29.—Funciones o actividades del área de tesorería. Es la dependencia o área que tiene las siguientes funciones o actividades en relación con la gestión contractual:

1. Preparar el programa anual mensualizado de caja PAC, efectuar la reprogramación de pagos con situación de fondos, así como las modificaciones a dicho programa, de acuerdo con los requerimientos de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, la dirección general de crédito público, el Departamento del Tesoro Nacional y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. Refrendar los cheques y efectuar los pagos, previa autorización y aprobación de los soportes de las respectivas cuentas.

3. Efectuar las operaciones que demande el perfil pagador dentro del aplicativo del SIIF y el Secop.

4. Efectuar los descuentas legales sobre los pagos.

ART. 30.—Funciones o actividades del área de presupuesto. Es la dependencia o área que tiene por función o actividad referidos a los aspectos financieros de la gestión contractual, en particular respecto de:

1. Expedir y refrendar los certificados de disponibilidad presupuestal, de acuerdo con el formato de solicitud de CDP que debe establecer el área de presupuesto y que debe firmar el ordenador del gasto.

2. Apoyar la preparación del anteproyecto anual de presupuesto de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

3. Participar en la preparación del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC y sus modificaciones.

4. Expedir y refrendar los registros presupuestales de los contratos o convenios.

5. Elaborar y remitir a la dirección general de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público las reservas presupuestales al finalizar cada ejercicio fiscal.

6. Colaborar para que se realicen los pagos en la oportunidad de los compromisos adquiridos por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

7. Preparar los planes y programas de la entidad y recibir el plan anual de adquisiciones o su actualización del Área de Planeación para elaborar el anteproyecto de presupuesto.

8. Analizar la viabilidad técnica, económica y jurídica de las vigencias futuras ordinarias y preparar el correspondiente oficio de aprobación dirigido a la dirección general de Presupuesto Público Nacional.

ART. 31.—Funciones o actividades del área de comunicaciones y el área de sistemas. Son las dependencias o áreas que coordinan la actualización de la página web de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, de acuerdo con las directrices del director general y los lineamientos de la estrategia Gobierno en Línea, y mantener en permanente operatividad la intranet, donde publicará la información de la gestión contractual remitida por el área de contratos; asi como crear y mantener el interface o vinculo en la página Web de la entidad con la página de Colombia Compra Eficiente en lo que atañe a los procesos y contratación realizada por la entidad.

ART. 32.—Funciones o actividades de la oficina asesora jurídica. La oficina asesora jurídica ejerce las siguientes funciones en relación con la gestión contractual:

A. Funciones generales: Le corresponde cumplir las siguientes funciones generales: 1. Revisar, analizar, conceptuar y rendir informes sobre los aspectos jurídicos de la gestión contractual, cuando los mismos le sean solicitados o sometidos a consideración, en particular los siguientes: a. La invitación pública en los procedimientos de mínima cuantía. b. El proyecto de pliegos de condiciones. c. Los pliegos de condiciones definitivos. d. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones y al pliego de condiciones definitivo. e. El acto de justificación de la contratación directa o el acto que declare la urgencia manifiesta. f. El acto de apertura del proceso de contratación. g. Las observaciones formuladas por los proponentes sobre la evaluación del comité evaluador. h. El acto de adjudicación o la declaratoria desierta del proceso de selección. i. La minuta del contrato o convenio. j. Los otrosíes y las adiciones, prórrogas, modificaciones y cesiones del contrato o convenio. c. La liquidación de los contratos o convenios. I. Los actos administrativos unilaterales relacionados con la gestión contractual y los que resuelvan los recursos interpuestos contra ellos o los actos que se pronuncien sobre su revocatoria.

2. Asistir a las audiencias públicas de que trata el artículo 86 de la 1474 de 2011.

3. Asesorar y apoyar a los supervisores de la entidad cuando sea pertinente.

4. Notificar los actos administrativos expedidos por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Las funciones descritas en los numerales anteriores serán cumplidas por el jefe de la oficina Asesora Jurídica con el apoyo de los funcionarios o contratistas asignados a su dependencia, siempre que ello resulte necesario.

5. Evaluar jurídicamente los procesos de contratación de la entidad.

B. Funciones relacionadas con el manejo de las controversias y la solución de conflictos: Le corresponde a la Oficina Asesora Jurídica ocuparse de los conflictos y procesos administrativos y judiciales que se deriven de la actividad contractual de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y ejercer la vigilancia sobre la actuación de los abogados externos que sean contratados por la entidad para defender sus intereses.

Estas funciones son ejercidas a través de los Procesos Judiciales y de Cobro Coactivo, así:

Procesos judiciales:

1. Actuar en los procesos judiciales y extrajudiciales que la Nación — Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores deba promover, previo otorgamiento de poder.

2. Preparar los informes que soliciten los organismos del control y la Unidad Administrativa del Ministerio de Justicia y del Derecho y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y demás órganos competentes.

3. Resolver las consultas verbales relacionadas con la defensa judicial.

4. Estudiar las demandas formuladas contra la Nación — Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, con el objeto de preparar la defensa de la entidad.

5. Asesorar a las dependencias de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores en lo relacionado con el cumplimiento de las sentencias judiciales.

6. Actuar en las acciones de tutela, de cumplimiento, de grupo y populares que se instauren contra la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

7. Preparar las comunicaciones dirigidas a las dependencias de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores relacionadas con procesos judiciales.

8. Colaborar con el seguimiento de las actuaciones efectuadas por los abogados externos en los procesos judiciales.

9. Incluir y actualizar periódicamente los registros e información en el software de procesos judiciales y en el sistema de información de pleitos de la Nación de la Agencia de Defensa Jurídica del Estado, - Ministerio de Justicia y del Derecho.

Cobro coactivo:

1. Iniciar, adelantar y llevar a su culminación los procesos de cobro coactivo de los créditos exigibles a favor de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y del Tesoro Nacional.

2. Iniciar y adelantar las acciones necesarias para el cobro ejecutivo de las obligaciones a favor de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

3. Estudiar y revisar los documentos para la integración de los títulos ejecutivos, con el fin de adelantar el cobro prejurídico y jurídico de las obligaciones a favor de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y del Tesoro Nacional.

4. Dictar los autos y providencias tendientes a la ejecución del cobro coactivo.

5. Elaborar los acuerdos de pago con los ejecutados, cuando a ello haya lugar.

6. Designar curadores ad litem cuando se requieran.

7. Decretar las medidas cautelares pertinentes.

8. Resolver los recursos de reposición interpuestos contra los autos proferidos.

9. Decidir sobre la viabilidad de los procesos de apelación.

10. Ordenar la suspensión del proceso de cobro coactivo, cuando a ello haya lugar.

11. Liquidar los créditos.

12. Rendir informes de gestión y recuperación de las obligaciones causadas que solicite la Oficina Asesora Jurídica.

13. Enviar al Archivo General de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores los expedientes en los que se hubiere dictado auto de cancelación por revocatoria o por pago total de la obligación.

14. Custodiar los títulos de depósito judicial, los expedientes y los títulos ejecutivos del proceso.

ART. 33.—Funciones del comité de conciliación y de su secretaría técnica: Corresponde al Comité de Conciliación y a su Secretaría Técnica cumplir las funciones establecidas en el Capítulo II del Decreto 1716 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, en relación con las actuaciones que se deriven de la actividad contractual de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

ART. 34.—Funciones o actividades del comité de contratación: El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones o actividades:

1. Revisar y conceptuar sobre los procesos contractuales que superen la mayor cuantía o los sometidos a su consideración cuando se considere necesario.

2. Recomendar al ordenador del gasto la adquisición de bienes muebles e inmuebles y/o servicios, cuando su valor supere la mayor cuantía.

3. Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o declaratoria de desiertos de los procesos contractuales que superen la mayor cuantía.

4. Recomendar al ordenador del gasto la celebración de contratos, convenios o trasferencias en los que la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores sea parte contratante o contratista, cuando superen la mayor cuantía.

5. Recomendar los temas que a discreción del ordenador del gasto o del líder del área de contratos o quién haga sus veces, deban someterse a su consideración.

6. Recomendar la celebración de adiciones o modificaciones a los contratos que superen la mayor cuantía, cuando estos sean sometidos a su consideración, de conformidad con su complejidad e incidencia sustancial.

7. Asistir a las audiencias de los procesos de selección cuya adjudicación o declaratoria desierta se realice en audiencia pública.

8. Cuando deban someterse a consideración del comité de contratación decisiones sobre las cuales el líder del área solicitante o quién haga sus veces y el supervisor tengan diferente criterio; el tema será sometido a votación secreta y escrita por parte de los miembros de la junta.

9. Al comité de contratación será citado el supervisor cuando quien solicite las modificaciones a los contratos o convenios sea el líder del área solicitante o quién haga sus veces y este no sea el supervisor, salvo que la solicitud esté acompañada del aval o visto bueno del mismo. En caso de que el supervisor no asista a la sesión, le será remitida la minuta de la modificación para su aval o visto bueno.

10. Conocer, dirimir, definir si se inicia o no y resolver las controversias y diferentes situaciones que en desarrollo de la fase de planeación, selección y ejecución se susciten en los procesos de contratación que adelante la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, tales como, violación al debido proceso, declaratoria de incumplimiento, imposición de multas y/o sanciones, declaratoria de caducidad, restablecimiento del equilibrio económico, sin importar la cuantía.

11. Recomendar al Ordenador del Gasto, cuando se lo solicite, la fijación, definición y aplicación de políticas en materia contractual.

12. Recomendar al Ordenador del Gasto, cuando así lo solicite la líder del área de planeación o quién haga sus veces, la aprobación del plan anual de adquisiciones y/o sus modificaciones.

PAR. 1º—El comité de contratación de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores estará integrado por los siguientes funcionarios y/o contratistas, quienes tendrán voz y voto:

1. El director general o su delegado quien lo presidirá.

2. El Asesor 1020 grado 6 (subdirectora administrativo) o quién haga sus veces.

3. El Asesor 1020 grado 6 (jefe de la oficina asesora jurídica) o quién haga sus veces.

4. El contador de la UAE - Junta Central de Contadores.

5- El funcionario y/o contratista encargado del área de Planeación o quién haga sus veces.

6. El funcionario y/o contratista encargado del área de Presupuesto o quién haga sus veces.

7. El funcionario y/o contratista encargado del área de Tesorería o quién haga sus veces.

El funcionario y/o contratista encargado de Control Interno asistirá a las sesiones con derecho a voz pero sin voto.

PAR. 2º—El comité de contratación sesionará válidamente con mínimo cinco (5) de sus integrantes, requiriendo en todo caso siempre la presencia del director general.

PAR. 3º—El comité de contratación invitará a sus sesiones a los jefes, líderes, coordinadores, o quiénes hagan sus veces, de las dependencias o áreas que han solicitado la adquisición del bien o servicio, quienes justificarán la contratación. En el evento en que el líder o jefe del área, o quién haga sus veces, no pueda concurrir, podrá designar a otra persona del área que conozca ampliamente del tema sometido a consideración.

PAR. 4º—El Líder del área de contratos o quién haga sus veces, será el Secretario del Comité de Contratación, quien presentará los temas y tendrá voz pero no voto en las sesiones de la misma.

PAR. 5º—En caso de que sea necesario, el comité de contratación podrá realizarse de manera virtual, para lo cual será convocada por el Líder del área de contratos o quién haga sus veces y deberá contar evidencia tecnológica de la votación de los integrantes del comité de contratación.

PAR. 6º—Sesiones del comité de contratación: Las sesiones del Comité de Contratación, serán extraordinarias y estarán presididas por la Dirección General o su delegado. Se convocarán a solicitud de la Dirección General o el Líder del área de contratos o quién haga sus veces o para efectos del Plan de Adquisiciones por el líder del área de planeación o quién haga sus veces.

La convocatoria deberá contener el día, hora y lugar en el cual se llevará a cabo la sesión, indicando además a) el orden propuesto.

El orden del día estará compuesto por la relación de los asuntos que serán sometidos a consideración del Comité y será elaborado por el Secretario teniendo en cuenta las necesidades de la Dirección General y las solicitudes hechas por los demás integrantes del Comité.

PAR. 7º—Secretario y funciones o actividades: El Secretario será el funcionario y/o contratista encargado del área de contratación, quien hará las veces de Secretario del Comité y tendrá las siguientes funciones o actividades:

1. Preparar, junto con el área responsable, la información correspondiente a la selección y adjudicación de los procesos de contratación que deban someterse al comité de contratación; así mismo, informar sobre las diferentes situaciones que se presenten en la ejecución de los contratos, esto es, los procesos de incumplimiento, imposición de multas y/o sanciones, declaratoria de caducidad, restablecimiento del equilibrio económico, suscripción de prórrogas, adiciones y suspensiones, entre otros.

2. Presentar el orden del día, elaborar las actas de las sesiones del comité y hacerlas firmar por los asistentes.

3. Poner a consideración y aprobación del comité de contratación en cada sesión, el acta correspondiente a la sesión.

4. Llevar el registro y custodia actualizada de las actas del Comité.

ART. 35.—Funciones o actividades de los comités evaluadores. Las personas designadas por el ordenador del gasto para evaluar las ofertas y manifestaciones de interés, sea que formen parte de un comité plural o que se trate de una persona individual —como podría suceder en los casos de procesos de mínima cuantía—, tendrán a su cargo las siguientes tareas:

1. Estudiar los documentos previos a la apertura del proceso; el pliego de condiciones definitivo o la invitación pública, con sus respectivas adendas o modificaciones, si los hubiere; el acta de la audiencia de aclaraciones al pliego; los documentos que contengan las preguntas de los interesados y las respuestas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores respecto del pliego de condiciones, y todos los demás documentos cuya comprensión resulte necesaria para la ejecución de la actividad de evaluación de las ofertas y manifestaciones de interés.

2. Determinar la lista de los interesados que deben considerarse precalificados en el concurso de méritos con precalificación.

3. Realizar el estudio, la evaluación y la calificación detallada de las ofertas presentadas o, en los procesos de selección de mínima cuantía, la revisión de la oferta con menor precio y la verificación del cumplimiento de los requisitos de la invitación.

4. Elaborar y suscribir los informes de la verificación y la evaluación realizadas, cuyas conclusiones deberán sustentarse debidamente, y remitirlos al área de contratos junto con los Documentos del Proceso. Los informes deben contener el orden de elegibilidad, si fuere el caso. Cuando se trate de concurso de méritos, deben contener, además, la calificación técnica.

5. Transcurrido el término de traslado del informe de evaluación y recibidas del área de contratos las observaciones de los oferentes y los documentos relativos a los requisitos subsanables, analizarlos y pronunciarse sobre ellos en el informe final de evaluación.

6. Elaborar y suscribir las ampliaciones o aclaraciones de los informes de la evaluación realizada, cuando sea necesario.

7. Cuando se encuentren irregularidades en la presentación de una oferta que amenacen o entorpezcan el proceso de selección que se lleva a cabo, informar por escrito, el día hábil siguiente a aquel en que tenga conocimiento del hecho, al ordenador del gasto y al líder del área de contratos o quién haga sus veces para que se dé trámite a la acción que para el efecto proceda.

8. En los casos de selección en los que proceda, asistir a la audiencia pública de adjudicación e intervenir en las demás diligencias que sean de su competencia. La función o actividad del comité evaluador sólo finalizará cuando se encuentre en firme la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto del respectivo proceso de selección.

ART. 36.—Funciones o actividades de los supervisores, apoyos a la supervisión y los interventores. De conformidad con las disposiciones contenidas en las leyes, los reglamentos, los respectivos contratos y convenios y el presente manual, los supervisores, apoyos a la supervisión e interventores tendrán, con relación al contrato o convenio vigilado, las funciones o actividades que se prevén en el presente artículo y serán responsables por su cabal cumplimiento, en particular de las relacionadas con el deber de informar a la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores sobre las condiciones de ejecución de los contratos o convenios y los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas que generen consecuencias de orden penal, disciplinario, fiscal o civil, con el fin de que puedan tomarse las decisiones correspondientes de manera oportuna.

PAR.—Las diferentes dependencias áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores prestarán a los supervisores, apoyos a la supervisión e interventores designados, el apoyo y la asesoría que estos les soliciten, en los casos y temas que sean pertinentes.

Funciones o actividades generales: Las siguientes son funciones o actividades generales que deben cumplir los interventores  supervisores y apoyos a la supervisión designados para vigilar la ejecución contractual:

1. Velar por la adecuada ejecución de las obligaciones contractuales por parte del contratista e impulsar las acciones que correspondan para garantizar el debido cumplimiento del objeto contractual.

2. Exigir al contratista la debida ejecución del contrato dentro del plazo acordado y el cumplimiento de las obligaciones conforme a las modalidades de prestación, cronogramas, metodologías, programas de trabajo, programas de inversión o programas de entrega y demás términos particulares previstos en el contrato o convenio.

3. Verificar la correcta inversión y manejo del anticipo, de conformidad con las disposiciones legales y contractuales aplicables a cada caso en particular.

4. Vigilar el estado financiero del contrato, con el apoyo del Área de Presupuesto, y dejar constancia en los respectivos informes a su cargo acerca de las operaciones efectuadas con los fondos del contrato en aquellos casos en los que sea necesario, de acuerdo con el objeto pactado.

5. Exigir al contratista la entrega de los bienes y la prestación de los servicios conforme a las estipulaciones contractuales y las condiciones y calidades previstas en los reglamentos técnicos.

6. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y efectuar los requerimientos que resulten necesarios.

7. Controlar y revisar la suficiencia y vigencia de las garantías que constituyan los contratistas durante toda la vigencia del contrato hasta su liquidación, estando atentos al vencimiento de las mismas y solicitar al área de contratos, según el caso, que los requiera para que realicen su ampliación o prórroga, cuando a ello haya lugar.

8. Exigir al contratista el cumplimiento de lo pactado en el contrato o convenio con respecto al empleo de personal, sin que ello implique la creación de un vínculo laboral con la entidad.

9. Requerir y exigir del contratista la presentación puntual de los informes de ejecución.

10. Exigir al contratista el cumplimiento de las normas de seguridad industrial, respecto del personal que este subcontrate o utilice, así como de los funcionarios o contratistas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y de terceros, de acuerdo con el objeto del contrato. Igualmente, esta exigencia deberá hacerse con relación a los equipos y bienes de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

11. Revisar periódicamente los bienes suministrados, los servicios prestados y las obras ejecutadas, para verificar que cumplan con las condiciones de calidad y/o estabilidad ofrecidas por el contratista, durante el tiempo de vigencia de las respectivas garantías.

12. Verificar, tanto para la ejecución, liquidación y cierre del contrato como para el trámite de las cuentas, el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones relacionadas con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y los aportes parafiscales —a las cajas de compensación familiar, Sena, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, etc.—, cuando a ello hubiere lugar.

13. Informar al ordenador de gasto respectivo de la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, es decir las presuntas acciones u omisiones que se encuentren tipificadas como delitos de las que tengan conocimiento.

14. Pronunciarse de fondo sobre los fundamentos de hecho, técnicos y económicos de los proyectos de actos administrativos unilaterales relacionados con la gestión contractual, así como de los que resuelvan los recursos interpuestos contra ellos o los trámites de revocatoria directa de los mismos.

15. Recibir, conocer, analizar y aprobar, cuando les sea solicitado, los documentos allegados por el área de contratos, velando por los intereses de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores .

16. Suscribir con el contratista y dentro de los términos acordados en el contrato, las actas de iniciación, recibo o entrega parcial o definitiva de los bienes, obras o servicios contratados, indicando si el recibo se hace a entera satisfacción, y verificar la expedición del acta de ingreso al almacén, cuando a ella haya lugar. En el caso de la enajenación de bienes muebles a título gratuito a favor de otras entidades estatales, conforme al artículo 2.2.1.2.2.4.3., del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional, el supervisor deberá proyectar el acta de entrega que se suscribirá por los representantes legales de la entidad estatal titular del bien y la entidad estatal interesada en recibirlo, conforme a lo previsto en el artículo 18, numeral 15, de este manual.

17. Rechazar por escrito, oportuna y motivadamente, la entrega de bienes, obras o servicios, cuando estos no se ajusten a las especificaciones técnicas, condiciones y/o calidades acordadas en el contrato.

18. Solicitar al área de contratos, con suficiente antelación (con por lo menos tres (3) días hábiles de anticipación) y con expresión de las razones justificativas pertinentes, que adelanten los trámites necesarios para efectuar las adiciones, modificaciones, prórrogas o cesiones contractuales, cuando se requieran para lograr los fines de la contratación pública. Para ello, deberán adjuntar los documentos soporte que sean necesarios, tales como el Certificado de Existencia y Representación Legal del contratista de reciente expedición y la constancia de pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales.

19. Atender oportunamente las peticiones que, durante la ejecución del contrato, formule el contratista y, de ser necesario, dar traslado oportuno de las mismas al funcionario o contratista o la dependencia competente, proporcionándoles la información que tenga sobre el asunto materia de la petición y emitiendo su concepto sobre la misma.

20. Elaborar los informes de supervisión o interventoría, según el caso, en los términos indicados en el artículo 12 de este manual.

21. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, informar de ello al área de contratos remitiendo la constancia respectiva del cierre del expediente del proceso de contratación, de conformidad con lo previsto en este manual.

Funciones relacionadas con los procesos sancionatorios y las declaratorias de ocurrencia de los siniestros amparados. Las siguientes son funciones que deben cumplir los interventores o supervisores y apoyos a la supervisión en relación con los procesos sancionatorios que deban adelantarse contra los contratistas, y con las declaratorias de ocurrencia de los siniestros amparados:

1. Requerir por escrito y motivadamente al contratista cuando se advierta un posible incumplimiento de sus obligaciones contractuales, legales o reglamentarias.

2. Elaborar un informe dirigido al ordenador del gasto y al área de contratos, sobre los fundamentos fácticos, técnicos, financieros y jurídicos (según el objeto de la supervisión y/o interventoría) que den lugar al inicio de un proceso sancionatorio de imposición de multas, efectividad de la cláusula penal, declaratoria de incumplimiento, caducidad, declaratoria de ocurrencia de siniestro amparado, o a la adopción de cualquier otra medida en razón de la ejecución del contrato o de la verificación del cumplimiento de las condiciones de calidad de los bienes o servicios, o de estabilidad de la obra. Lo anterior con el fin de que se determinen las acciones a seguir. El informe incluirá todas las pruebas y elementos de juicio que sirvan de sustento y en él se expondrán, además, las recomendaciones de los supervisores y apoyos a la supervisión o interventores sobre las consecuencias que tiene o puede tener la situación advertida para el contratista y para la entidad.

3. Participar activamente en los procesos sancionatorios de imposición de multas, efectividad de la cláusula penal, declaratorias de incumplimiento, de caducidad o de ocurrencia de siniestros, que adelante la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores en relación con sus contratistas, aportando informes detallados, elementos técnicos y probatorios pertinentes, conceptuando sobre los descargos del contratista y su garante, así como sobre las pruebas que presenten o soliciten y, en general, interviniendo del modo que mejor contribuya a la correcta instrucción del procedimiento.

4. Proyectar, junto con el responsable de la gestión contractual del área de contratos, el acto administrativo que resulte de la audiencia de que trata el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, documento que deberá contar con el visto bueno de la jefe de la oficina asesora jurídica o quién haga sus veces, y las demás áreas que correspondan.

5. Verificar la comunicación y registro, en el registro único de proponentes, de las multas y sanciones que sean impuestas al contratista, así como de las inhabilidades derivadas del incumplimiento reiterado y de otros comportamientos. Esta verificación deberá realizarse por lo menos cada tres (3) meses. Si la duración del contrato o convenio fuera menor, la revisión deberá hacerse al menos una (1) vez.

Funciones administrativas: Las siguientes son las funciones administrativas que deben cumplir los supervisores y apoyos a la supervisión o interventores:

1. Llevar un archivo físico y, en lo posible, un archivo magnético de la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato o convenio, conformada por documentos tales como: planos; actas de inicio, finalización, entrega y recibo de bienes, obras o servicios; informes; requerimientos; entregables y, en general, toda la correspondencia cruzada con el contratista. Para el correcto mantenimiento del archivo, velarán porque no se conserve documentación repetida o que repose en el expediente del contrato o convenio.

2. Verificar el cumplimiento del trámite de las cuentas para el pago oportuno de los valores pactados en el contrato o convenio y hacer el seguimiento respectivo hasta su efectiva cancelación.

3. Expedir el certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción del bien, la obra o el servicio contratado, para efectos del pago o de la validación del cumplimiento del contrato o convenio.

4. Cuando sea procedente, impulsar el proceso de liquidación y acta de cierre del contrato o convenio en el término en él señalado o, a falta de este, en el término indicado por la ley. Para tal efecto, deberán proyectar el acta correspondiente y, cuando sea el caso, el acto administrativo de liquidación unilateral y acta de cierre del expediente, y presentarlos para su revisión jurídica y financiera ante las respectivas dependencias o áreas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores; surtido este trámite, deberán enviar el acta o el acto administrativo para la las firmas respectivas y, luego, remitir el documento original debidamente firmado al área de contratos, para que se publique en el Secop y repose el expediente del contrato.

5. Aprobar los pedidos de los bienes que deben ser suministrados por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores al contratista, supervisar su entrega, llevar un inventario de los mismos, de las cantidades utilizadas y de los saldos por devolver, una vez finalizados los trabajos, verificando su estado y cantidad, y supervisar la devolución de los bienes al almacén de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y suscribir los documentos respectivos.

6. Atender las quejas que presenten terceros en razón de la ejecución del contrato o convenio e impartir instrucciones al contratista, cuando sea de su competencia hacerlo; en caso contrario, informar al funcionario o contratista competente.

PAR.—Las funciones o actividades y obligaciones generales y administrativas de que tratan los anteriores incisos y numerales del presente artículo no aplican a los supervisores de convenios y contratos especiales, quienes se regirán por las estipulaciones que se establecen a continuación:

Funciones o actividades de los supervisores de convenios especiales:

1. Velar por la adecuada ejecución de las obligaciones del convenio e impulsar las acciones que correspondan para garantizar el debido cumplimiento del objeto.

2. Identificar los objetivos generales, específicos y comunes del Convenio y sus respectivos indicadores de gestión.

3. Analizar los indicadores de eficiencia, que midan el nivel de ejecución del convenio y el impacto del mismo.

4. Teniendo en cuenta, los indicadores de los objetivos generales y específicos, realizar un balance del convenio, en relación con los mismos.

5. Verificar la correcta inversión de los recursos aportados, de conformidad con las disposiciones legales y contractuales aplicables a cada convenio en particular.

6. Vigilar el estado financiero del convenio y dejar constancia en los respectivos informes a su cargo acerca de las operaciones efectuadas con los recursos del mismo.

7. Exigir a la entidad sin ánimo de lucro, para los casos de convenios de que trata el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, la entrega de los bienes y la prestación de los servicios conforme a las estipulaciones del convenio. Rechazar por escrito, oportuna y motivadamente, la entrega de servicios, cuando estos no se ajusten a las especificaciones técnicas, condiciones y/o calidades acordadas en el convenio y reportar como anexo al informe la información contable de conformidad con los entregables del convenio. Así mismo, el supervisor y apoyo a la supervisión deberá vigilar el cumplimiento por parte de las entidades a que hace referencia el presente numeral, sobre la debida ejecución de sus aportes al convenio respectivo e indicarlos en el informe de supervisión.

8. Para los convenios interadministrativos de que trata el artículo 95 de la Ley 489 de 1998 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, los supervisores y apoyos a la supervisión tendrán la obligación de vigilar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la entidad pública o entidades públicas con la que la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores se haya asociado. De otra parte, en relación con los recursos aportados por todas y cada una de las entidades, tanto en dinero como especie. Se deberá además verificar la inversión de los aportes de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y la debida ejecución de los aportes de la entidad pública e indicar lo anterior en el informe de supervisión, identificando además los entregables pactados en el mismo.

9. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución y efectuar los requerimientos que resulten necesarios.

10. Controlar y revisar la suficiencia y vigencia de las garantías que se constituyan en cumplimiento del convenio o contrato e informar, con por lo menos tres (3) días hábiles de anticipación, al área de contratos para que efectúe el requerimiento de su ampliación o prórroga, cuando haya lugar.

11. Requerir y exigir a la entidad con la que se suscriba el convenio o contrato la presentación puntual de los informes de ejecución y/o gestión, según el caso.

12. Verificar, tanto para la ejecución y liquidación del convenio como para el trámite de las cuentas, el cumplimiento por parte de la entidad con la que se suscribe el convenio, de sus obligaciones relacionadas con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y los aportes parafiscales —a las Cajas de Compensación Familiar, Sena, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, etc.—, cuando a ello hubiere lugar.

13. Pronunciarse de fondo sobre los fundamentos de hecho, técnicos y económicos de los proyectos de actos administrativos unilaterales relacionados con la gestión contractual, así como de los que resuelvan los recursos interpuestos contra ellos o los trámites de revocatoria directa de los mismos.

14. Recibir, conocer, analizar y aprobar, cuando les sea solicitado, los documentos allegados por el área de contratos, velando por los intereses de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores .

15. Solicitar al área de contratos, con suficiente antelación (por lo menos tres (3) días hábiles de anticipación) y con expresión de las razones justificativas pertinentes, que adelanten los trámites necesarios para efectuar las adiciones, modificaciones, prórrogas o cesiones, cuando estas se requieran.

16. Atender oportunamente las peticiones que, durante la ejecución del convenio, formule la entidad con la que este se haya suscrito, de ser necesario, dar traslado oportuno de las mismas al funcionario o contratista o la dependencia competentes, proporcionándoles la información que tenga sobre el asunto materia de la petición y emitiendo su concepto sobre la misma.

17. Elaborar los informes de supervisión o interventoría, según el caso, en los términos indicados en el artículo 12 de este manual.

18. Verificar el cumplimiento del trámite de las cuentas para el desembolso oportuno de los recursos del convenio, según el caso y hacer el seguimiento respectivo hasta su efectiva cancelación.

19. Cuando sea procedente, impulsar el proceso de liquidación y cierre del expediente contractual del convenio en el término en él señalado o, a falta de este, en el término indicado por la ley. Para tal efecto, deberán proyectar el acta correspondiente y, cuando sea el caso, el acto administrativo de liquidación unilateral y el acta de cierre del expediente contractual, y presentarlos para su revisión por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quién haga sus veces y el área de contratos y de Presupuesto; surtido este trámite, deberán enviar el acta o el acto administrativo para la las firmas respectivas y, luego, remitir el documento original debidamente firmado al área de contratos para que se publique en el Secop y repose el expediente del convenio.

Inhabilidades e incompatibilidades de los interventores: De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, el cual adiciona un literal al artículo 8º de la Ley 80 de 1993: Son inhábiles para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con las entidades estatales: “k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente”. De otra parte, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1474 de 2011, artículo 5º. Quien haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de concesión, suministro de medicamentos y de alimentos o su cónyuge, compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las entidades a que se refiere el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecución y hasta la liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría con la misma entidad.

ART. 37.—Funciones o actividades del superior jerárquico del supervisor. El superior jerárquico del funcionario o contratista designado como supervisor o apoyo a la supervisión del contrato

o convenio, es responsable de efectuar la mencionada designación desde el estudio previo atendiendo al perfil del funcionario o contratista, en virtud de sus condiciones de idoneidad y experiencia, para lo cual deberá hacer el análisis pertinente y sustentarlo en el estudio previo indicando los parámetros tenidos en cuenta para dicha designación.

PAR.—Cuando la supervisión se designe en un funcionario diferente del jefe del área solicitante de la contratación, el contenido del estudio previo deberá darse a conocer previamente a quien sería designado como supervisor, con el fin de que con anterioridad a la suscripción del contrato o convenio esté al tanto de las obligaciones y actividades sobre las cuales ejercerá supervisión.

Título IV

Buenas prácticas de la gestión contractual

ART. 38.—Obligaciones éticas de los responsables e intervinientes de la gestión contractual, líderes de las áreas solicitantes o quienes hagan sus veces, supervisores y apoyos a la supervisión. Los responsables e intervinientes de la gestión contractual, líderes de las áreas solicitantes o quienes hagan sus veces, supervisores y apoyos a la supervisión, cumplirán las siguientes obligaciones éticas en el desarrollo de las actividades de gestión contractual que les correspondan:

1. Actuar con rectitud y honradez, rechazando todo ofrecimiento  dádiva personal en favor propio o de otra persona.

2. Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su consideración y con la mayor diligencia posible.

3. No utilizar, en beneficio propio o de terceros, la información de la que tenga conocimiento con motivo del ejercicio de su función y que no esté destinada al público en general.

4. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones que conozca con motivo del ejercicio de sus funciones, cuando así deba hacerlo en cumplimiento de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.

5. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, salvo cuando las normas especiales permitan establecer prelaciones.

6. No obtener ni procurar beneficios o ventajas indebidas, para sí o para terceras personas, con ocasión del cumplimiento de sus funciones, y abstenerse de tomar represalias o ejercer coacción sobre funcionarios o terceros.

7. Denunciar ante el superior jerárquico y las autoridades competentes los actos o hechos que puedan configurar conductas punibles o faltas disciplinarias, de los que tuviere conocimiento con motivo o con ocasión del ejercicio de sus funciones o actividades.

8. Mantener la independencia de criterio y velar por el cumplimiento de los principios que rigen la contratación estatal.

ART. 39.—Convocatoria a las veedurías ciudadanas: Conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.5., del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, en el acto administrativo de apertura del proceso de selección se incluirá la convocatoria a las veedurías ciudadanas.

ART. 40.—Intervención del ministerio público. El Líder del área de contratos o quien haga sus veces, convocará, cuando lo considere necesario, a la Procuraduría General de la Nación para que ejerza el control preventivo de la gestión contractual que adelanta la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores .

ART. 41.—Elaboración y uso de formatos para la gestión contractual. Las dependencias o áreas y personas responsables de la gestión contractual utilizarán los formatos para el cumplimiento de distintas actividades propias de aquella, elaborados por el área de contratos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los lineamientos del sistema integrado de gestión de calidad.

ART. 42.—Control interno de gestión y disciplinario. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, por medio de la oficina de control interno y de control disciplinario, cumplirá las siguientes tareas en relación con las buenas prácticas de la gestión contractual:

1. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestión administrativa, financiera y de resultados institucionales.

2. Realizar evaluaciones periódicas sobre la ejecución del plan de acción y el cumplimiento de las actividades propias de las dependencias que tienen competencias contractuales, y proponer las medidas preventivas y correctivas necesarias.

3. Verificar que las dependencias de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores encargadas de la gestión contractual tengan sistemas automáticos de información, realicen su trabajo cumpliendo las normas, procesos y procedimientos legalmente establecidos.

4. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la máxima eficiencia en el cumplimiento de los trámites administrativos y en el desarrollo de las labores o actividades de las dependencias o áreas encargadas de la gestión contractual.

5. Verificar la aplicación y cumplimiento de las medidas que adopte el Gobierno Nacional sobre la lucha contra la corrupción, la racionalización de trámites y la austeridad del gasto, entre otras materias, con el fin de contribuir al mejoramiento y eficiencia en la gestión.

6. Recibir, radicar, legajar, registrar y tramitar las quejas, denuncias o informes presentados contra los servidores públicos o ex servidores públicos de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

7. Dar aviso inmediato del inicio de las investigaciones disciplinarias a la Oficina de Registro y Control de la Procuraduría General de la Nación y al funcionario competente de esa entidad o de la personería correspondiente, para que decidan sobre el ejercicio del poder disciplinario preferente, de conformidad con el artículo 155 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 236 del Decreto 19 de 2012.

8. Identificar los procesos disciplinarios que deban remitirse a la Procuraduría General de la Nación, por ser de su conocimiento privativo, conforme al numeral 1 del artículo 278, de la Constitución Política, al artículo 175 de la Ley 734 de 2002 y demás normas pertinentes o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

9. Identificar los hechos materia de la investigación disciplinaria que puedan constituir delitos perseguibles de oficio y las pruebas respectivas, para ponerlos en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación.

10. Suministrar la información sobre las actuaciones disciplinarias adelantadas contra funcionarios o exfuncionarios de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, cuando las requieran las autoridades competentes.

ART.43.—Análisis de sanciones, multas y reclamaciones por desequilibrio económico contractual: Las situaciones derivadas de sanciones, multas y reclamaciones por desequilibrio económico contractual, serán sometidas a consideración del Comité de Contratación, en reunión convocada por el Líder del Área Contratos o quién haga sus veces, previamente a la iniciación del trámite legal que corresponda.

ARTI. 44.—Reforma, derogación, y ajustes del manual de contratación. La vigencia del presente manual será a partir de su publicación en el sistema integrado de gestión de calidad, de conformidad con lo establecido en Resolución 1165 de 18 de octubre 2016. Las modificaciones que deban surtirse a la presente versión, se realizarán por el Líder del área de contratos o quién haga sus veces, a través del sistema integrado de gestión de calidad y previo visto bueno del director general, sin que se requiera de nuevo acto administrativo que lo adopte. El área de contratos realizará el seguimiento a la expedición, modificación o derogatoria de las normas del orden nacional que regulan y reglamentan el estatuto general de contratación de la administración pública, en aras de mantenerlo actualizado, y velará por que las actuaciones de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores en materia contractual, se ajusten a derecho.