Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial

RESOLUCIÓN 100 DE 2015 

(Marzo 13)

“Por la cual se adopta el Manual de Actividades de los Trabajadores en misión que laboran como apoyo zonal de los grupos móviles de erradicación”.

El Director General encargado de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 8º del Decreto-Ley 4161 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que en desarrollo de la estrategia de lucha contra cultivos ilícitos del Estado colombiano, el consejo directivo del Fondo de Inversión para la Paz, FIP, mediante actas 24 y 35 de 2004, autoriza la implementación del programa grupo móvil de erradicación, GME, para la ejecución de la erradicación manual de cultivos ilícitos en el territorio nacional;

Que con el Documento Conpes 3669 de 2010 denominado “Política Nacional de Erradicación Manual de Cultivos Ilícitos y Desarrollo Alternativo para la Consolidación Territorial” en el que se señalan los lineamientos para los procesos de erradicación manual voluntario o forzosa;

Que a través del Decreto-Ley 4161 de 2011 el Gobierno nacional crea la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, UACT, cuyo objetivo es: “(...) implementar, ejecutar y hacer seguimiento a la ejecución de la Política Nacional de Consolidación Territorial y canalizar, articular y coordinar la intervención institucional diferenciada en las regiones de consolidación focalizadas y en las zonas afectadas por los cultivos ilícitos”;

Que la UACT a través de la Dirección de Programas contra Cultivos Ilícitos, DPCI, desarrolla acciones de erradicación y poserradicación a través de la armonización y coordinación de la estrategia de erradicación manual forzosa y de la estrategia de desarrollo alternativo con el propósito de promover la transición económica y social de los territorios de las regiones focalizadas por la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial, PNCRT, y los afectados por los cultivos ilícitos; para evitar la siembra, resiembra, persistencia y expansión de los cultivos ilícitos, generando alternativas lícitas de desarrollo y mejorando las condiciones de vida de las comunidades;

Que el objetivo general de la Dirección de programas contra cultivos ilícitos es mantener territorios libres de cultivos ilícitos contribuyendo a la consolidación del territorio y en ese sentido la estrategia de erradicación manual forzosa desarrollada por el grupo de erradicación es una de las herramientas para lograrlo;

Que el Manual de actividades de los trabajadores en misión que laboran como apoyo zonal de los grupos móviles de erradicación es un documento institucional que establece responsabilidades y procedimientos para el apoyo zonal, durante las actividades propias de la estrategia de erradicación manual forzosa de cultivos ilícitos con el fin de minimizar los riesgos que la misma conlleva y realizar la intervención de manera eficiente;

Que de acuerdo con lo anterior, la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, UACT, requiere adoptar el “Manual de actividades de los trabajadores en misión que laboran como apoyo zonal de los grupos móviles de erradicación”;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

1. Adóptase el Manual de actividades de los trabajadores en misión que laboran como apoyo zonal de los grupos móviles de erradicación.

2. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de marzo de 2015.

CEC15 IMAGEN 1
 

Manual de actividades de los trabajadores en misión que laboran como apoyo zonal de los grupos móviles de erradicación

Dirección de programas contra cultivos ilícitos grupo de erradicación

BOGOTÁ, D.C.

Febrero 12 de 2015

Versión 1

Unidad Administrativa Especial para la Consolidación y Reconstrucción Territorial, UACT

Germán Chamorro De La Rosa

Director General UACT

Raúl Eduardo García Becerra

Director (E) del programa contra cultivos ilícitos

Juan Carlos Caicedo Campos

Coordinador grupo de erradicación

Documento actualizado por:

Christian Garzón Vargas

Profesional especializado

Grupo de erradicación

Revisado por:

Jorge Eduardo Reyes Amador

Jefe de oficina asesora jurídica

Introducción

La Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial, PNCRT, se fundamenta en el establecimiento de condiciones de seguridad, entendiendo que los territorios donde se implementa han tenido históricamente una baja presencia de la oferta del Estado, lo que ha permitido el establecimiento de un control ilegal del territorio por parte de grupos armados ilegales y organizaciones ilegales que promueven actividades como el narcotráfico, la extracción ilegal de madera y la minería ilegal, entre otras.

En consecuencia, en el proceso de implementación de la PNCRT en los territorios afectados por los grupos armados al margen de la ley y la presencia de cultivos ilícitos, el Gobierno Nacional prioriza la intervención y los recursos estatales con el fin de establecer economías lícitas y recuperar la confianza de las comunidades, garantizando la vigencia del Estado.

La Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, UACT, se creó mediante el Decreto-Ley 4161 de 2011 con el objeto de implementar, ejecutar y hacer seguimiento a la ejecución de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial, PNCRT, y canalizar, articular y coordinar la intervención institucional diferenciada en las regiones de consolidación focalizadas y en las zonas afectadas por los cultivos ilícitos.

Así las cosas, la UACT desarrolla un proceso coordinado de movilización de la institucionalidad del Estado a través de la articulación entre entidades públicas, privadas y de cooperación internacional, para financiar las estrategias y programas institucionales que conduzcan a la reducción de los cultivos ilícitos en los territorios.

La Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial a través de la Dirección de Programas contra Cultivos Ilícitos, DPCI, desarrolla acciones de erradicación y poserradicación a través de la armonización y coordinación de la Estrategia de erradicación manual forzosa y de la estrategia de desarrollo alternativo, organizadas con el propósito de promover la transición económica y social de los territorios de las regiones focalizadas por la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial y los afectados por cultivos ilícitos; para evitar la resiembra, persistencia y expansión de los cultivos ilícitos, generando alternativas lícitas de desarrollo y mejorando las condiciones de vida de las comunidades.

La Estrategia de erradicación manual forzosa con los grupos móviles de erradicación (GME) se determina a partir de las condiciones de seguridad de los territorios a intervenir y de los resultados del proceso de coordinación y articulación con la Fuerza Pública, y consiste en eliminar la totalidad de los cultivos ilícitos a través de los grupos móviles de erradicación de los lotes encontrados durante el eje de avance de la operación.

En Colombia, se han implementado diversas formas de lucha contra los cultivos ilícitos y las drogas ilegales, tales como la erradicación manual que presenta las siguientes modalidades:

• La erradicación manual voluntaria, y

• La erradicación manual forzosa.

La erradicación manual forzosa a su vez presenta dos modalidades: i) Erradicación manual forzosa con los grupos móviles de erradicación (GME) y ii) Erradicación Manual forzosa en tercera modalidad (soldado a soldado) la cual es realizada por la Fuerza Pública.

La erradicación manual forzosa con los grupos móviles de erradicación (GME) se ejecuta en el marco de la lucha contra los cultivos ilícitos como política de Estado, el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Defensa Nacional por intermedio de la Fuerza Pública, en articulación con la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, ejecutan esta modalidad de erradicación dependiendo de las estrategias y la focalización acordadas en el Puesto de mando coordinación y seguimiento para la erradicación de cultivos ilícitos; por otra parte, en el marco de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial, la erradicación manual forzosa consiste en eliminar la totalidad de las plantas de coca, amapola y marihuana a través de los grupos móviles de erradicación, cuando no existe concertación con la comunidad o cuando es la comunidad quien solicita expresamente que se ejecute esta modalidad de erradicación.

I. Presentación

El número de grupos móviles de erradicación por fase de intervención se determina de acuerdo a la solicitud que efectúa la Fuerza Pública. El esquema operativo de los grupos móviles de erradicación (GME) se conforma de grupos integrados por un (1) apoyo zonal, un (1) capataz, un (1) enfermero, dos (2) rancheros y un determinado número de parejas de erradicadores manuales, personal en misión contratado para desarrollar actividades materiales de erradicación.

Cada grupo móvil de erradicación se desplaza hasta las plantaciones de cultivos ilícitos para realizar la erradicación manual forzosa de la totalidad de las plantas de coca, marihuana y amapola que se detecten en el territorio dentro del eje de avance de la operación. El período promedio de intervención por fase de los grupos es de 60 días, pudiendo ser modificado por las necesidades concretas en el campo o por razones de orden público.

En el presente manual se describen las actividades que realiza el personal en misión que labora como apoyo zonal de los grupos móviles de erradicación, durante las actividades propias de la estrategia de erradicación manual forzosa de cultivos ilícitos.

II. Generalidades

El proceso de focalización de los territorios realizado por la UACT como propuesta para el puesto de mando, coordinación y seguimiento para la erradicación de cultivos ilícitos (veredas, consejos comunitarios, resguardos indígenas —posterior al proceso de consulta previa— núcleos o zonas) a intervenir por parte de los grupos móviles de erradicación, se realiza teniendo diferentes fuentes de información:

1. El sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos (SIMCI) de la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito, UNODC, censo anual de monitoreo de cultivos ilícitos de coca.

2. Información reportada por la Policía Nacional, el Ejército Nacional y la Armada Nacional como resultado de los sobrevuelos de detección de cultivos ilícitos y la información suministrada por las tropas en tierra.

3. Otras fuentes de información tales como: información de gobiernos amigos, información de la Fuerza Pública sobre detección de cultivos ilícitos dentro de los patrullajes que se realizan, entre otros.

NOTA: Sin embargo lo anterior, la operación del grupo móvil de erradicación tiene cobertura nacional donde se detecten áreas sembradas con cultivos ilícitos.

La focalización estructurada previamente por la UACT es presentada para su análisis y concertación en el puesto de mando, coordinación y seguimiento para la erradicación de cultivos ilícitos, instancia de coordinación interinstitucional para la lucha contra los cultivos ilícitos, de la cual la unidad es miembro permanente.

A. Finalidad del manual de actividades.

El presente manual es un documento de carácter institucional que establece responsabilidades y procedimientos para los trabajadores en misión que laboran como apoyo zonal de los grupos móviles de erradicación, con el fin de minimizar los riegos, realizar la intervención de manera eficiente y documentar las actividades propias de la estrategia de erradicación manual forzosa.

B. Actividades generales del apoyo zonal.

a) Presentar informe de campo de erradicación manual forzosa, a diario, mediante el sistema establecido para tal fin;

b) Efectuar desplazamiento a las diferentes zonas de intervención que le sean asignadas, por el coordinador del grupo de erradicación;

c) El apoyo zonal deberá cuidar la información a la que tenga acceso, evitando su destrucción o utilización indebida. Así mismo, le está prohibido dar acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas;

d) Al finalizar cada fase, los apoyos zonales deben reclamar al profesional especializado sus informes de comisión correspondientes; organizar carpeta en orden cronológico por comisión, ingresarlos en carpeta de conservación;

e) Las demás actividades que le sean asignadas por el coordinador del grupo de erradicación;

f) Cumplir todas las obligaciones del contrato de trabajo.

C. Actividades específicas del apoyo zonal.

a) Acompañamiento al proceso de firma de erradicadores, acompañamiento erradicadores desde su lugar de origen al punto de encuentro y acompañamiento desde el punto de encuentro en el retorno a su lugar de origen;

b) Verificar que la empresa de servicios temporales contratada por la UACT, ha previsto un lugar adecuado para la firma de los contratos por los erradicadores (y en condiciones de seguridad);

c) Apoyar a la empresa de servicios temporales hasta el final, en la firma de contratos a fin de agilizar el proceso;

d) Verificar la entrega por parte de la empresa de servicios temporales de copia de los contratos a cada uno de los erradicadores y capataces;

e) Verificar la entrega de la dotación por parte de la empresa de servicios temporales; asegurarse que de inmediato cada erradicador y capataz revise que está completa y con tallas correctas;

f) Verificar la inducción impartida por la empresa de servicios temporales a los erradicadores y capataces, con la cual se garantiza que estos sean informados de sus derechos, obligaciones, riesgos y respectivas afiliaciones a la seguridad social;

g) Verificar la aclaración de dudas respecto de los contratos a los erradicadores y capataces, por parte de la empresa de servicios temporales;

h) Realizar verificación a las condiciones de los buses que transportan a los erradicadores al punto de encuentro y en el retorno a su lugar de origen (diligenciar las herramientas de apoyo a la supervisión como lo es el formato de control de vehículos y tomar fotografías de los buses y tarjeta de propiedad del vehículo, en especial cuando el servicio se considere que no es el adecuado, soportar con evidencias claras las novedades observadas, informar al supervisor del contrato, a fin de solicitar los ajustes necesarios en lo posible de forma inmediata);

i) Realizar acompañamiento en el bus que se transportan los erradicadores desde su lugar de origen (cabecera municipal) hasta el lugar de lanzamiento de la operación y viceversa una vez se culmine la fase de erradicación;

j) Dejar evidencia audiovisual en informe detallado del proceso;

k) Informar durante el proceso a los supervisores de los contratos de empresa de servicios temporales, víveres y transporte, de todas las novedades a fin de gestionar la solución inmediata de las inconsistencias presentadas en la entrega de los bienes y servicios contratados;

l) Asumir una actitud propositiva y no solo de observador.

D. Actividades de enlace.

El apoyo zonal puede ser designado como enlace a fin de atender los requerimientos de logística de los puntos de erradicación, para lo cual permanecerá en la cabecera municipal o lugar donde se almacene los bienes logísticos y desde donde se abastezcan los puntos de erradicación de una zona determinada. En los casos donde se presenten diferentes lugares de abastecimiento, el enlace realizará los respectivos desplazamientos. Sus actividades serán designadas por el supervisor del contrato (quien le informará la(s) zona(s) en la(s) cual(es) realizará sus actividades).

a) Apoyará al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación cuando este no pueda asistir a los briefing de seguridad, tomando nota y reportando diariamente. Debe solicitar copia de la respectiva acta, y anexarla como soporte a su informe de comisión. Igualmente, deberá presentar informe de lo tratado en el briefing al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación, mediante correo electrónico (se abstendrá de tomar decisiones, en este escenario, se limitará a informar al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación o supervisor de los contratos);

b) Arribará al punto de encuentro de los grupos móviles de erradicación en su zona asignada, con dos días de anticipación a la llegada de los grupos;

c) Apoyará la verificación de cédulas de ciudadanía de los erradicadores, previo su ingreso a zona, e informará al profesional especializado, cualquier diferencia que se presente con el personal que firmó contrato y el personal que realmente ingresó a zona;

d) Recibirá al personal de erradicación extraído de zona (en los casos que se presenten retiros anticipados), realizará el reporte de novedades a través del sistema creado para ello, informando la fecha de arribo de este personal a su lugar de origen y la situación que generó el retiro (enfermedad, indisciplina, renuncia, etc.);

e) Realizará las solicitudes para los transportes individuales del personal evacuado y/o retirado de zona a través de correo enviado al supervisor del contrato de la empresa de servicios temporales, con copia al apoyo operativo de personal, el cual tendrá como datos mínimos los siguientes:

Nombre completo # de cédula Ruta desplazamiento # celular
    

f) Estará encargado de gestionar con la empresa de servicios temporales, durante la permanencia del personal extraído de zona para atención médica y durante su desplazamiento al lugar de origen, lo necesario para su sufragar los gastos de hospedaje, transportes a sitios de atención médica, transporte a lugar de origen, ropa, medicamentos y demás requerimientos a los que haya lugar;

g) Realizará la verificación de la cantidad, la calidad de productos, de su empaque completo y del marcado correcto de los bultos de la remesa, herramientas, medicamentos y demás elementos necesarios para los abastecimientos; recibirá y colocará dentro de uno de los bultos, las remisiones (en una bolsa plástica) dirigidas al apoyo zonal para que verifique al recibo del abastecimiento. Teniendo en cuenta que las inconsistencias en los abastecimientos no detectadas antes del envío a zona, son muy difíciles y demoradas para solucionar en los puntos de erradicación, es responsabilidad del apoyo zonal de enlace, velar porque los elementos del total de los abastecimientos lleguen en condiciones y cantidades adecuadas. En el caso de encontrar novedades durante la recepción de los mismos, debe reportarlas al respectivo profesional especializado en territorio con copia al supervisor de los contratos con mínimo 12 horas de anticipación al abastecimiento; esto con el objetivo de propender por la solución oportuna de las novedades presentadas (los puntos de erradicación siempre deben ser abastecidos correctamente);

h) Recibirá el abastecimiento verificando contra la factura del proveedor, la cual debe estipular el número del requerimiento, la cantidad y el valor de los productos entregados; luego del recibo a satisfacción, a la mayor brevedad posible lo escaneará y lo remitirá mediante correo electrónico al profesional especializado en territorio (con copia al supervisor de los contratos);

i) Indagará el tiempo necesario para los desplazamientos por carretera de los grupos móviles de erradicación, solicitará los refrigerios o la alimentación que sea necesaria y que sea posible consumir en los trayectos;

j) Tendrá actualizada la información del personal que se encuentra en zona y del que ha sido retirado, indicando los motivos y fechas; todo esto diferenciado por punto de erradicación;

k) Tomará nota de los nombres y apellidos completos, de los apoyos zonales, enfermeros, capataces, monitores ente neutral (si aplica), indicando nombre del punto de erradicación al que pertenecen, dirección de correo electrónico, número de cédula de ciudadanía, número de celular, grupo sanguíneo y factor RH. Así mismo, establecerá la cantidad de erradicadores que ingresan al punto de erradicación;

l) Establecerá una agenda de contactos institucionales en la cual se deben encontrar los nombres y apellidos completos, cargos y números de celular del personal de contacto de la Fuerza Pública y demás entidades (gerencias regionales, profesional de poserradicación, enlace empresa de servicios temporales, etc.), relacionadas con el punto de erradicación a cargo;

m) Conocer el plan de emergencia para las evacuaciones, tener a disposición los números de contacto de todas las personas que intervienen en él, direcciones y teléfonos de los lugares que prestarán la atención; para que en caso de ser necesario se active dicho plan de emergencia, informándole inmediatamente al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación;

n) En ausencia del profesional especializado en territorio del grupo de erradicación, apoyará las reuniones en las que sea designado por este y presentará informe detallado de lo tratado allí en materia operativa o administrativa y que tenga que ver con el GME;

o) Mantendrá actualizado la relación de elementos depositados en las bodegas que le sean asignadas, realizará las respectivas actas de destrucción de los elementos que deban ser desechados por su deterioro, conservando evidencia fotográfica del proceso;

p) Atenderá los requerimientos de elementos de las bodegas que le hagan los apoyos zonales de cada uno de los grupos móviles de erradicación de la zona encargada, y los alistará para ser entregados de forma ágil, hará la respectiva entrega dejando evidencia del hecho con los formatos establecidos y fotografías;

q) Deberá consultar toda acción o decisión al profesional especializado en territorio o al supervisor del contrato respectivo;

r) Realizará con la debida anticipación las solicitudes de abastecimiento de víveres, medicamentos y herramientas para los grupos móviles de erradicación que le han sido asignados. Previo a la fecha de abastecimiento, establecerá comunicación con los apoyos zonales, a fin de recibir la información de todas las necesidades adicionales a los elementos normales e informará de esto al profesional especializado en territorio o al supervisor de los contratos logísticos, a fin de realizar las solicitudes de forma oportuna;

s) Tendrá el cronograma de abastecimientos de todos los puntos de erradicación que le han sido asignados, informará de forma oportuna a los profesionales especializados en territorio con copia al supervisor del respectivo contrato, el apoyo necesario a que haya lugar;

t) Verificará el lugar de entrega de los proveedores, a fin de establecer si se requieren vehículos a contratar por la UACT, en dado caso, realizará solicitud oportuna mediante correo electrónico del profesional especializado en territorio; toda modificación, la informará oportunamente al profesional especializado en territorio y al supervisor del contrato;

u) Preverá de todo lo necesario a fin de que los abastecimientos se realicen de forma ágil, ordenada y que se ingresen todos los elementos tanto del abastecimiento normal, así como de los que los apoyos zonales hayan solicitado de forma adicional;

v) Solicitará, en caso de ser necesario, la contratación de coteros para la manipulación de bultos en los abastecimientos, informando la cantidad y días mediante correo electrónico al coordinador del grupo de erradicación, profesional especializado en territorio y supervisor de los contratos. Una vez terminado el objeto de su contratación, informará a los mismos correos electrónicos los días realmente laborados, a fin de realizar la gestión correspondiente para la terminación del contrato de trabajo y respectivo pago;

w) Presentará informe de campo a diario, mediante el sistema establecido para tal fin;

x) Apoyará en la asistencia al briefing operacional y de seguridad con los pilotos de las aeronaves y con la Fuerza Pública en ausencia del profesional especializado en territorio, para determinar requerimientos de seguridad en el área donde se va a operar, informando los resultados al profesional especializado;

y) Apoyará en la verificación con la tripulación, de que los datos consignados en las comandas de las actividades del día se ajusten a lo realmente realizado, le dará visto bueno y la enviará escaneada, lo anterior, en ausencia del profesional especializado en territorio;

z) Apoyará al profesional especializado en territorio en su ausencia, presentándose a diario en la unidad militar o policial, a la cual estén asignados los grupos móviles de erradicación, y asistirá al programa de radio del cual presentará informe de lo allí tratado o comunicado.

E. Actividades en zona del apoyo zonal.

1. Conocer y realizar las actividades del protocolo de inducción y reinducción para los trabajadores en misión de los grupos móviles de erradicación (GME) - Anexo 1.

2. Conocer y realizar las actividades descritas en el manual operativo grupo móvil de erradicación (GME) - Anexo 2.

3. Conocer y aplicar el protocolo de coordinaciones en terreno GME y Fuerza pública versión 3 - Anexo 3.

Realizará oportunamente y dentro de los tiempos establecidos los reportes de accidentes de personal: el apoyo zonal debe realizar el reporte de accidente mediante el sistema establecido para tal fin. Este se realiza por cada una de las personas afectadas (en caso de haber más de un afectado se diligencia con la información general del accidente tantas veces como personas afectadas haya y la información particular de la persona indicando la afectación específica de cada uno).

Se debe tener en cuenta que estos datos se remiten directamente a la empresa de servicios temporales, por lo cual no se pueden usar códigos (en todos los campos se debe diligenciar los nombres completos y números de cédula de ciudadanía de cada uno de las personas afectadas).

Diligenciamiento de campos

Nombre de la persona: se debe escribir nombres y apellidos completos de la persona afectada (si son varias personas, deberá realizar un reporte por cada una).

Cédula: número de cédula de ciudadanía de la persona afectada, verificar que estén todos los números y que sea correcto.

Cargo en la empresa: de la persona afectada (en zona solo existen: erradicador, capataz, enfermero y apoyo zonal).

Fecha: en la que ocurre el incidente.

Hora: en la que la persona sufre el siniestro.

Hora de ingreso: en la que inició la jornada laboral el día del siniestro.

Vereda: en la que ocurrió el siniestro (en caso de no saber escribir- NS).

Municipio: en el que ocurrió el incidente.

Departamento: en el que ocurrió el incidente.

Fuerza Pública que acompaña: unidad a la que pertenece el comandante del dispositivo (Ejemplo: Policía Nacional CASEG 10), este dato el apoyo zonal lo debe tener siempre a la mano.

Comandante del dispositivo: nombres y apellidos completos del comandante del dispositivo de seguridad, este dato el apoyo zonal lo debe tener siempre a la mano.

Celular del comandante militar o policial: número de celular del comandante del dispositivo de seguridad, este dato el apoyo zonal lo debe tener siempre a la mano.

Ubicación: coordenadas aproximadas del lugar en el que ocurrió el siniestro, el apoyo zonal las tomará desde el lugar que se encuentra, a fin de no arriesgarse a ingresar a lugares potencialmente peligrosos.

Testigo 1: nombres y apellidos completos, número de cédula, cargo del testigo 1 (verificar que la información sea correcta).

Testigo 2: nombres y apellidos completos, número de cédula, cargo del testigo 2 (verificar que la información sea correcta).

Partes del cuerpo afectado: basándose en la información suministrada por el enfermero se especificará la zona del cuerpo afectada con la mayor exactitud posible, indicando si es derecho o izquierdo y los detalles que sean necesarios para que sea lo más claro posible.

Descripción del evento: indicar claramente los hechos y las circunstancias de tiempo, modo y lugar, luego de la descripción general, explicar cómo sufrió y que consecuencias tuvo la persona afectada (de la que está haciendo el reporte), esta información también debe ser consultada al enfermero.

Es evacuado de zona: responder SÍ o NO, en caso de haber una explosión a causa de MAP, MUSE o AEI se deben evacuar las personas que se encontraban cerca del evento para su evaluación médica.

Apoyo zonal que reporta: nombres y apellidos completos, número de cédula y número celular.

Profesional especializado: nombres y apellidos completos.

Es importante que el apoyo zonal realice este ejercicio lo más pronto posible, a fin de informar y disponer de los recursos necesarios que amerite el plan de emergencia; así como que la empresa de servicios temporales dé cumplimiento a lo establecido por la ley con respecto a la ARL.

En el caso de no contar con señal para realizar el reporte en el sistema; debe comunicarse mediante teléfono satelital con la persona encargada de la empresa de servicios temporales, por lo cual siempre debe contar con el número de celular de esta persona.

4. Conocer y actuar de conformidad con el manual para el proceso de captura de datos en terreno del ente neutral - Anexo 4.

Define los parámetros necesarios para el desarrollo de las actividades en campo, de forma tal que durante los procesos de verificación por parte del organismo neutral, se logre la certificación del total del área erradicada.

5. Elaboración de helipuerto e información a la aeronave.

Teniendo en cuenta que el helipuerto cumple como función esencial permitir el aterrizaje de las aeronaves que se destinan para atender las emergencias presentadas en las zonas de erradicación (Medevac), el apoyo zonal debe tener conocimientos de las especificaciones de construcción e instruir al personal erradicador, para que en cada área VIVAC en el menor tiempo posible se construya o se adecue un terreno cercano.

• El diámetro mínimo del helipuerto es de 80 m aproximadamente.

• El grupo especializado en detección de explosivos de la Fuerza Pública, deberá revisar el área de aterrizaje, cerciorándose de que no existan elementos como cables de ignición, posibles excavaciones, objetos extraños u ajenos a la naturaleza del sector; todo esto son indicios de posibles áreas preparadas para las aeronaves.

• Oriente el ingreso del helicóptero, previendo que los arboles u obstáculos sean bajos, las aeronaves siempre aterrizan enfrentando al viento.

• La superficie de aterrizaje debe ser horizontal o con inclinación no mayor a 5 grados aproximadamente.

• Debe cerciorarse que alrededor del helicóptero no existan cuerdas de luz, cables de alta tensión, torres o antenas de cualquier tipo, si las hubiere informe al piloto la ubicación y la altura aproximada de estas.

• Verificar que la superficie sea compacta y resistente evitando así que se hunda la aeronave.

• Despejar de obstáculos como troncos, trapos, papeles, objetos extraños, sintelitas, pañuelos, gorras, pañoletas, en el diámetro del helipuerto; estos objetos pueden ser absorbidos por los rotores o motores causando daños considerables y/o el accidente de la aeronave.

• Verificar y estar seguro de construir un helipuerto en un área donde no exista construcciones de la población, polvo, arena, o pasto suelto o quemado.

• La seguridad perimétrica y la de la aeronave debe estar en un radio no menor a 500 metros teniendo en cuenta las condiciones de seguridad del área.

• A la orden del piloto informada a través del radio operador de la fuerza pública responsable, deberá encender el humo, este es muy importante para identificar la dirección e intensidad del viento. Nunca debe colocarse en el centro del helipuerto.

Por ninguna razón permitir que el personal se acerque a la aeronave por el rotor de cola o por el área de declive del terreno si existiere.

• Verificar que el personal embarque hacia la parte trasera de la aeronave, con los palines desarmados y en posición horizontal (nunca deben acercarse con objetos altos a la aeronave).

• Durante el aterrizaje y salida de la aeronave, designe personal de erradicadores que controlen las hogueras con que se sacó el humo que orienta la aeronave, ya que con el flujo de aire es posible que estas cojan fuerza y pueda ocasionar un incendio forestal.

• Siempre que el personal embarque y desembarque una aeronave, debe hacerlo a los 45 grados frontales a la aeronave aproximadamente, evite siempre hacerlo por la parte trasera, ya que el rotor de cola podría ocasionarles la muerte.

• En los desembarcos en áreas con declives, el personal siempre debe realizarlo con el declive cuesta abajo, ya que el rotor principal del sector cuesta arriba, podría golpearlos y causarles la muerte.

• Recordar siempre que el tiempo de la aeronave se pierde por indicaciones erróneas o por helipuertos no aptos (el helicóptero debe poder aterrizar).

a) Información del tiempo

• Tiempo cero: tormenta y lluvia fuerte.

• Tiempo uno: lluvia fuerte, techo cubierto inferior a 200 metros o los obstáculos más altos, y visibilidad inferior a 3 km.

• Tiempo dos: techo cubierto entre 200 y 300 metros visibilidad entre 3 y 5 km.

• Tiempo tres: techo cubierto entre 300 y 500 m y visibilidad entre 5 y 7 km.

• Tiempo cuatro: techo fragmentado y visibilidad entre 7 y 10 km.

• Tiempo cinco: techo azul y visibilidad superior a 10 km.

• Reporte siempre las condiciones meteorológicas reales, este factor es fundamental para efectuar los apoyos requeridos.

• Verifique y reporte la altitud del punto de acuerdo al GPS y las coordenadas exactas.

• Recuerde siempre que la altitud del área, las altas temperaturas, las corrientes de viento y la meteorología adversa, son factores que disminuyen la capacidad de operación de cualquier aeronave y modifican la capacidad de peso y personal que pueden transportar.

b) Medidas de seguridad

• El helicóptero asignado a la operación no puede ingresar como primer elemento o salir como último elemento a un área que no esté previamente asegurada por el Ejército Nacional, Armada Nacional o Policía Nacional en número tal (mínimo un pelotón, sección o 10 Policías), siempre dependiendo de la situación de orden público y topografía que se garantice la seguridad de la tripulación y aeronave.

• Siempre se debe contar con clave para poder descender al punto, puede ser painel, comunicaciones o humo, mínimo debe existir una combinación de estas y siempre una de estas debe ser 3 humos equidistantes del helipuerto a 300-500 m aproximadamente.

• Algunos puntos siempre requieren de escolta aérea.

• En el caso de hostigamiento, se suspenderá la operación; la aeronave no regresará a la misma área (10 km a la redonda), 36 horas después y que se tenga total seguridad que ha sido neutralizado el riesgo de volar al área. Se realizará briefing de seguridad con el comandante del dispositivo de seguridad a fin de verificar las acciones pertinentes.

• Los helicópteros deben estar aterrizados una hora antes de la puesta del sol, salvo únicas excepciones de evacuación médica de emergencia y contingencia manifiesta.

• El PCI proveerá el contenedor adecuado necesario para el transporte de gasolina, el cual debe cumplir con la normatividad Organización de Aviación Civil Internacional, OACTI, para el transporte seguro de combustible.

• Antes de abordar se debe solicitar a la Fuerza Pública realizar requisa a todos los erradicadores para evitar el ingreso de armas y sustancias prohibidas.

• El apoyo zonal, debe velar porque los erradicadores no ingresen a la aeronave material no permitido.

• Los mínimos meteorológicos para la operación aérea serán 610 metros sobre el terreno y 5 km de visibilidad horizontal.

c) Tendrá en cuenta el procedimiento Medevac

Medevac es un procedimiento empleado para evacuar al personal lesionado o enfermo, desde una zona alejada o de escasos recursos asistenciales a locaciones con mayor atención médica, con la finalidad de salvarle la vida o minimizar los efectos que le pudieren causar las heridas o la enfermedad.

Objetivo principal

Garantizar el traslado del personal lesionado o enfermo en el menor tiempo posible y asegurando su integridad desde el punto de ubicación hasta una facilidad médica adecuada.

Objetivos secundarios

• Asegurar atención médica adecuada.

• Mantener listo y en alerta los sistemas de atención de emergencia de la empresa o entidad que suministre el servicio de horas de vuelo.

• Prevenir complicaciones físicas o psicológicas por oportuna y adecuada atención médica.

Ejecución de Medevac

La tripulación debe presentarse antes del inicio del vuelo, y enterarse de los pormenores del Medevac, coordenadas, condiciones meteorológicas, alternos, confirmación de combustible. No se realizarán Medevac sin la autorización expresa de los responsables de la empresa o entidad que suministre el servicio de horas de vuelo.

La tripulación debe recibir autorización del vuelo del supervisor del contrato, por intermedio de SMS u operaciones, se debe transportar al paciente bajo criterio y autorización médica confirmada por documento de transporte, sin este documento no se podrá realizar el vuelo; el requerimiento debe estar diligenciado en su totalidad.

La hora límite para despegar deberá considerar las distancias a recorrer y los alternos, así mismo se entiende que es una evacuación diurna únicamente.

Si no es posible realizar la evacuación por hora límite la tripulación debe estar disponible para efectuar el vuelo a primera hora del día siguiente.

De acuerdo a la información suministrada desde la zona de erradicación por el apoyo zonal, enfermero o radio operador de la fuerza responsable el helicóptero debe ser configurado para el transporte de camillas, si la capacidad lo permite debe ir el técnico de la aeronave con el fin de que participe en la configuración y adecuación del helicóptero.

El enlace zonal o profesional especializado en territorio debe asegurarse que la camilla tipo Miller esté a bordo de la aeronave.

F. Formatos a diligenciar por parte del apoyo zonal y manual para diligenciamiento.

Consideraciones especiales: el apoyo zonal realiza la mayoría de sus actividades en área; motivo por el cual su responsabilidad antes de salir a cada comisión, es la de solicitar un número suficiente de formatos físicos que dejarán evidencia de su labor; teniendo muy en cuenta que permanecerá en lugares de difícil acceso y comunicación, por lo cual los elementos que le falten no podrán ser suplidos de manera oportuna.

El correcto diligenciamiento de cada uno de los formatos es de especial cuidado, tienen valores administrativos, legales, fiscales, contables y técnicos, con fundamento en estos se toman decisiones y tienen carácter probatorio en cualquier tipo de investigación adelantada por los entes de control y en los procesos judiciales. El buen manejo de los aplicativos, documentos y en sí de toda la información debe realizarse con responsabilidad y el profesionalismo de quien realiza la actividad.

En el grupo de erradicación se hace énfasis en el manejo de la información, siguiendo los principios de calidad en la gestión pública, en especial el correspondiente al numeral:

j) Transparencia: la gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social(1).

Por lo anterior, todos los documentos que se elaboren durante la ejecución de la estrategia de erradicación manual forzosa por cada uno de los responsables, se diligenciarán en su totalidad con información precisa, veraz y verificable, en los formatos que para tales efectos sean adoptados institucionalmente y de acuerdo con las instrucciones impartidas durante la capacitación de inducción o reinducción; so pena de incurrir en la posible comisión de delitos con las sanciones a que haya lugar.

Formatos y orden de archivo:

1. FM-GCI-22 informe de comisión GME.

2. FM-GCI-07 registro de inducción.

3. FM-UACT-03 acta modelo: Conformación de la brigada de emergencia.

4. FM-GCI-09 inspección de seguridad-datos diarios de campo.

5. FM-GCI-08 briefing de seguridad

6. FM-GCI-12 devolución de elementos erradicación manual forzosa.

7. FM-GCI-14 acta de destrucción de elementos devolutivos.

8. Documentos adicionales (todos los documentos que evidencien una actividad especial del apoyo zonal o que suministren información importante, ante eventos fuera de lo común: fallecimientos, novedades, inventarios botiquín).

9. CD o DVD con la evidencia fotográfica y de video de la comisión (debe grabar el informe de campo, solicitarlo al apoyo operativo de gestión de la información).

10. FM-AD-12 control de ingreso de documentos a expedientes (este se diligencia por carpeta no por informe).

Formatos virtuales:

11. FM-GCI-13 informe de campo.

12. FM-GCI-16 control área Vivac.

13. FM-GCI-05 control de inventarios.

NOTA 1: Para los documentos que no requieren la firma de personas diferentes al apoyo zonal, su diligenciamiento no es obligatorio en zona; para estos, debe saber exactamente las preguntas de cada formato y en la libreta de apuntes o cuaderno diario, anotar toda la información requerida, para diligenciarlos en los dos días inmediatamente después de la culminación de cada comisión.

NOTA 2: Se debe diligenciar el formato de reporte de accidente suministrado por la ARL.

Instructivo para diligenciar los documentos

1. FM-GCI-22 informe de comisión GME - Anexo 5

Este es el primer documento que aparecerá en el expediente(2); debe ser diligenciado y entregado dentro de los dos días hábiles inmediatos a la finalización de la comisión.

Diligenciamiento de campos

Campo fecha: se diligencia la fecha de entrega del informe (no tiene que ver con la fecha de comisión).

Apoyo zonal: nombre y apellidos del apoyo zonal (completos).

C.C. Nº: número del documento de identificación del apoyo zonal.

Cargo: apoyo zonal

Dependencia: DPCI – GME

Objeto de la visita(3): acompañar, dirigir, controlar, supervisar y hacer seguimiento a las actividades de erradicación de los GME, durante la fase _______ del 201_, en el punto __________ ubicado en el departamento de ______________, municipio de________________, conformando la brigada de emergencia y dictando diariamente el entrenamiento, así como la realización de la inducción y reinducción necesarias, de conformidad con lo establecido en el protocolo de inducción y reinducción de los grupos móviles de erradicación (GME). El punto corresponde al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación: __________________________.

Visitó y permaneció en: indicar municipios y departamentos en los cuales estuvo (corresponden a las ubicaciones del punto de erradicación).

Durante los días: cada renglón debe ser diligenciado para un mes: Ejemplo, si su comisión solo se presentó durante los días 12, 13 y 14 de febrero; se debe diligenciar:

Objeto de la visita(3): acompañar, dirigir, controlar, supervisar y hacer seguimiento a las actividades de erradicación de los GME, durante la fase _______ del 201_, en el punto __________ ubicado en el departamento de ______________, municipio de________________, conformando la brigada de emergencia y dictando diariamente el entrenamiento, así como la realización de la inducción y reinducción necesarias, de conformidad con lo establecido en el protocolo de inducción y reinducción de los grupos móviles de erradicación (GME). El punto corresponde al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación: __________________________.

Visitó y permaneció en: indicar municipios y departamentos en los cuales estuvo (corresponden a las ubicaciones del punto de erradicación).

Durante los días: cada renglón debe ser diligenciado para un mes: Ejemplo, si su comisión solo se presentó durante los días 12, 13 y 14 de febrero; se debe diligenciar:

En el caso de que la comisión abarque más de dos meses, se debe insertar una fila más al informe.

Síntesis de la visita

Diligenciar por día de comisión indicando:

• Día de traslado Bogotá – Ciudad de destino.

• Días que brinda apoyo al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación o espera para ingreso a punto.

• Día que ingresó a punto.

• Día en que dicta la capacitación a los GME.

• Días en que acompaña la erradicación (agrupando, ejemplo del 20 al 25 de febrero acompañamiento GME a jornadas diarias de erradicación.

• Días administrativos.

• Días festivos trabajados (resaltar en negrilla).

• Día de extracción del punto.

• Día de traslado a Bogotá.

Sugerencias planteadas durante la visita

Se debe ser claro en cada una de las sugerencias y estas deben tener sustentación en los briefing de seguridad o en los demás documentos que soportan la comisión. Ejemplo:

No se deben dar apreciaciones personales, Ejemplo: Se sugieren tener más caninos.

Las sugerencias planteadas deben ser objetivas, relevantes y expresadas con carácter profesional, ejemplo: Durante el periodo del 14 de febrero al 28 de febrero (o durante todos los días de comisión), solo se contó con un canino antiexplosivos, lo cual generó demora en nuestra operación, así como riesgo por el nivel de cansancio del animal que disminuye su efectividad. Fe de esto dan los briefing de seguridad anexos Nº (12, 13, 14, 15), en los cuales se trató el tema y se consignan las observaciones del Comandante del dispositivo, del comandante del grupo EXDE(4) (o del guía canino), los cuales se anexan a este informe con las respectivas firmas.

Otro ejemplo:

Incorrecto: Faltó remesa.

Correcto: El día 17 de febrero se recibió el segundo abastecimiento, y durante la verificación se constató que faltó un bulto de papa(5).

NOTA 1: En los casos de fallas en calidad, deterioro o daños en los elementos suministrados se debe incluir evidencia fotográfica de estos (relacionar en el informe la existencia y la carpeta en el CD donde se encuentran).

NOTA 2: En el caso que el punto esté a cargo de la Policía Nacional, se verifica también la remesa que suministra la unidad a esta fuerza y la cantidad teniendo en cuenta el número de policías que hacen parte del dispositivo de seguridad, por lo anterior, se debe tener control de la factura.

Es muy importante que el apoyo zonal tenga claro que todo lo que consigne en su informe, será tenido en cuenta por el coordinador del grupo de erradicación, el supervisor de los contratos, así como profesional especializado en territorio del grupo de erradicación para tomar decisiones oportunas y acciones de mejora. Nada de lo que esté consignado en este documento puede estar sin soporte documental (briefing firmados por los comandantes y demás personas que se considere necesario, adicionalmente soportadas con material audiovisual como fotografías y videos).

Documentos anexos al informe: Indicar el número de tiquetes que se usaron en el desarrollo de la comisión y de los cuales tiene soporte tales como: recibos, tiquetes, facturas, etc.

Firma del comisionado: Todo documento debe estar firmado por el responsable del diligenciamiento, en caso de no tener una firma se debe escribir el nombre legible.

Nombre del profesional especializado en territorio: Nombres y apellidos completos del profesional especializado en territorio del grupo de erradicación.

Se debe gestionar la firma antes de hacer entrega oficial de la carpeta.

2. FM-GCI-13 informe de campo, apoyo zonal enlace - Anexo 6.

Al finalizar cada jornada diaria de trabajo, el apoyo zonal que está realizando la actividad de enlace reportará su informe de campo mediante el sistema establecido para tal fin, esta acción se realizará desde el inicio de comisión hasta el día de finalización de la misma.

A continuación se explica la forma de diligenciar los campos:

Código del apoyo zonal: Ingrese el código asignado por el grupo de erradicación.

Actividades del día: Realice la lista de chequeo de las actividades realizadas en el día.

Fecha: Seleccione la fecha de la cual está presentando el reporte.

Briefing de seguridad: Solo en caso de no estar el profesional especializado en territorio del grupo de erradicación en la zona. Relacione los datos relevantes tratados en la reunión de coordinación, debe tomar copia del acta y esta será un anexo de su informe de comisión. Cuando el profesional especializado en territorio del grupo de erradicación está en la zona, ingrese N/A (no aplica), ya que esta es su actividad.

Personal extraído de zona: Ingrese por día la cantidad de personal que fue extraído de zona de haberse realizado esta actividad. En observaciones, ingrese nombres y apellidos, punto, capataz y la situación (retiro voluntario, indisciplina, enfermedad, etc., explicando claramente). Es de anotar que este informe relaciona a nivel global las novedades, situación que no lo excluye de realizar el respectivo reporte de novedades que debe efectuarse a la mayor brevedad dentro de los tiempos establecidos.

Solicitud transportes individuales: Ingrese la cantidad de personal para las cuales se requirió el servicio de transporte individual el día del reporte. Para la realización de estos transportes individuales, el apoyo zonal de enlace previamente debe realizar la gestión de los mismos, mediante correo electrónico al profesional especializado de territorio y al supervisor del contrato de transporte del GME.

Observaciones: Se deben ingresar los datos relevantes que se sea preciso reportar, se debe dejar evidencia de las actividades realizadas en zona.

Tipo de informe: En caso de haber novedades relevantes que requieren acción o gestión inmediata por parte del profesional especializado en territorio del grupo de erradicación, el supervisor de contratos o coordinador del grupo de erradicación, seleccione la opción de “alerta” en caso contrario seleccione la opción “normal”.

3. FM-GCI-13 informe de campo - Anexo 6.

El informe de campo se diligenciará mediante el sistema establecido para tal fin.

Este informe debe ser realizado al finalizar cada jornada diaria laborada por el apoyo zonal (en caso de no contar con señal para la transmisión de la información, esta se realizará en el primer momento que se cuente con ella, actualizando los días desde el inmediatamente anterior hacia atrás).

Diligenciamiento de campos

Punto: Este código solo lo ingresará desde la fecha de firma de los grupos móviles de erradicación, hasta la fecha de regreso de estos a su lugar de origen, los demás días se deberá ingresar el número “0”. El código del punto de erradicación asignado corresponde a un número sin espacios ni comas (cuando existe más de un apoyo zonal en un mismo punto, en caso de no ser el apoyo zonal líder debe adicionar la letra A).

Profesional especializado: Ingrese el código del profesional especializado en territorio del grupo de erradicación que tiene a cargo el punto de erradicación asignado, está conformado por la letra C y un número sin espacios.

Apoyo zonal: Ingrese el código asignado.

Día: Fecha de la cual reporta.

Cultivo: Seleccione el tipo de cultivo ilícito (coca, amapola o marihuana) que fue erradicado en el día que reporta.

Hectáreas erradicadas: Ingrese el número total de hectáreas erradicadas del día que reporta, para el número se cuenta con 4 campos así: número entero que representa las hectáreas erradicadas, 1er decimal, 2º decimal y 3er decimal. Ejemplo: si el día que se reporta se erradicaron 5,036 has, debe reportar así:

Entero has.1er decimal2º decimal3er decimal
5036

Situación: Seleccione la situación más relevante. Estas deben ser priorizadas así: 1. Novedades de personal, 2. Situaciones que impiden la erradicación (cuando el hectareaje es “0”, o se reduce notablemente, como situaciones de orden público entre las que se encuentran: bloqueos de la comunidad, hostigamientos o atentados, novedades con el canino que realiza las actividades de detección de elementos explosivos, etc.). 3. Jornada de erradicación (cuando reporta hectareaje normal) 4. Demás situaciones.

Erradicadores: se debe diligenciar el número total de erradicadores que se desplazan a realizar actividades materiales de erradicación de cultivos ilícitos (en el caso de cambio de área VIVAC, se debe indicar el número total del personal que conforma el Grupo).

Enfermero: Cada grupo móvil de erradicación debe contar con un enfermero por lo que se debe diligenciar el nombre completo de este.

Personal que permanece en el área VIVAC: Ingrese la cantidad de personal que permanece en el área VIVAC durante las jornadas de erradicación. En el caso de existir personal adicional a los rancheros, en el campo observaciones debe explicar los motivos de su permanencia.

Personal evacuado de zona: Ingrese el número de personas evacuadas de zona en el día que reporta, en caso de no existir ingrese “0”, este campo es numérico. Se deben ingresar los nombres completos, números de cédula de ciudadanía, capataz y situación clara del motivo que originó la extracción del personal, esta información se diligencia en el campo de observaciones.

Entrenamiento o capacitaciones diarias: El apoyo zonal durante su permanencia en zona, debe aplicar el protocolo de inducción y reinducción; dando prioridad a las capacitaciones diarias de prevención de riesgos. Adicionalmente, durante la fase de erradicación se pueden dictar charlas especiales que a su criterio considere necesarias, para estos casos se debe especificar en el campo de observaciones los motivos.

Observaciones o actividades relevantes: En este campo el apoyo zonal diligenciará:

a) Las condiciones o situaciones que pueden afectar potencialmente la seguridad de los grupos móviles de erradicación, a fin de que el profesional especializado en territorio del grupo de erradicación tome acciones inmediatas;

b) Condiciones generales y especiales que afectan la producción del grupo móvil de erradicación;

c) Observaciones de las actividades diarias que se consideran importantes a informar, a fin de que se tomen las acciones pertinentes por parte del profesional especializado en territorio;

d) Actividades realizadas en el día y que no son propias al desempeño normal de la erradicación;

e) Información para la realización del seguimiento y supervisión a los contratistas y proveedores de bienes y servicios que intervienen en la erradicación: retrasos de transporte, fallas en calidad de los víveres y elementos de aseo, faltantes, necesidades especiales, etc.;

f) Es importante que el apoyo zonal por cada situación especial que reporta, deje evidencia de su gestión para solucionar los problemas detectados y con quien la realizó, no se debe dejar de ingresar la información reportada anteriormente hasta que se dé solución satisfactoria a la solicitud.

Coordenadas: Este campo es el insumo para la cartografía que se generará para el análisis de las zonas intervenidas por el GME y con las cuales se caracteriza dicha zona (es de anotar que las coordenadas que se ingresan en este campo, son las del lugar donde se encontraba o encuentra el grupo móvil de erradicación al momento de suceder los hechos. Bajo ninguna circunstancia debe arriesgarse la integridad física de ningún miembro del grupo con el único objetivo de tomar dicha información en una zona que implique riesgos que no se puedan mitigar), los casos en los cuales las debe reportar son:

a) Bloqueo de población civil;

b) Novedades tanto de personal de erradicación como de la Fuerza Pública que acompaña con respecto a artefacto explosivo improvisado (AEI), hostigamientos;

c) Lotes no erradicados por situaciones especiales;

d) Aquella información que se considere importante para la generación de cartografía que pueda ayudar en un futuro en la labor de erradicación en la misma zona. Ejemplo: zonas sin presencia de cultivos ilícitos.

Tipo de informe: Seleccione la opción “normal o alerta”, esta última solo en los casos en los que necesita atención inmediata para la solución de una situación que está afectando seriamente la operación de erradicación, o para informar una situación que ha ocurrido. Ejemplo: zona sin presencia de cultivos ilícitos, situaciones de posible amenaza, etc.

Departamento y municipio: ingrese el código DANE del departamento y municipio donde se encuentra el punto de erradicación.

PONAL: Ingrese el personal total correspondiente a Policía Nacional (campo muy importante para realizar el abastecimiento).

Inicio de jornada: Ingrese la hora de inicio de la jornada diaria laboral (la cual siempre debe coincidir con los reportes de accidente, en el caso de existir).

Final de jornada: Ingrese la hora en la cual se llega al área VIVAC después de la jornada de erradicación.

4. FM-GCI-16 control áreas VIVAC (AV) - Anexo 7

Este formato es digital por lo cual diligencie el reporte mediante el sistema establecido para tal fin.

El apoyo zonal aportará la información de la siguiente forma:

• # AV: Número del movimiento; inicia desde el ingreso a zona que es el Nº 1.

Apoyo zonal: Ingrese código asignado.

Punto: Ingrese el código asignado al punto de erradicación.

Departamento: Ingrese el departamento en el que está ubicada la coordenada.

Municipio: Ingrese el municipio en el que está ubicada la coordenada.

Vereda: Ingrese la vereda en la que está ubicada la coordenada.

Azul: Personal del GME (erradicadores, capataz y enfermero) que llega al nuevo punto.

Verde: Personal de Fuerza Pública responsable del punto de erradicación.

• Grupos de detección: Personal del grupo de detección de explosivos que participan en la seguridad del punto de erradicación.

• Binomios: Binomios caninos que participan en la seguridad del punto de erradicación.

• Enfermero: Nombres completos, número de cédula de ciudadanía, RH, y número de celular del enfermero que acompaña el punto de erradicación.

• Monitor: Nombres completos, número de cédula de ciudadanía, RH, y número de celular del monitor del ente neutral, en caso de que se presente acompañamiento en el punto.

• Comandante zona: Nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía, número de celular, y RH del comandante del dispositivo de seguridad responsable del punto de erradicación.

• Unidad fundamental: Unidad a la que pertenece el comandante de zona (sin siglas, nombres completos).

• Fecha: En la que se arriba a la nueva área VIVAC.

• Coordenadas: Ingrese:

N gradosN minutosN segundosW gradosW minutosW segundos
Norte o surNorte o surNorte o surOesteOesteOeste

• Observaciones: Ingrese los datos relevantes (cuando salió, el motivo del movimiento, condiciones especiales del sector).

5. FM-GCI-07 registro de inducción - Anexo 8.

La actividad principal del cargo de apoyo zonal, se basa en exigir la implementación del protocolo de coordinaciones en terreno grupos móviles de erradicación - Fuerza Pública o documento vigente, con el cual se minimizan los riesgos en materia de la seguridad de los erradicadores y personal del GME durante las operaciones de erradicación manual de cultivos ilícitos.

Por lo anterior, la evidencia de las capacitaciones de inducción o reinducción que se dictan a los erradicadores con el fin de minimizar los riesgos de esta actividad quedan consignados en este formato.

Es importante que el apoyo zonal tenga el conocimiento suficiente de este formato, antes de iniciar la capacitación debe leerlo a los erradicadores y demás miembros del grupo móvil de erradicación en zona, de tal forma que estos sepan claramente el contenido y la razón del por qué lo deben a firmar.

Para dictar la capacitación, el apoyo zonal debe tener pleno conocimiento del documento: PROTOCOLO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN PARA LOS TRABAJADORES EN MISIÓN DEL GRUPO MÓVIL DE ERRADICACIÓN (GME).

Diligenciamiento de campos:

Curso o actividad: Se debe establecer claramente el alcance de la capacitación si esta es una inducción o una reinducción (inducción antes del ingreso a zona de los grupos móviles de erradicación; reinducción al mes de estar en zona).

Fecha: Fecha en la que se dicta la capacitación. Es importante establecer, que el personal del GME: erradicadores, capataz y enfermero no puede salir a erradicar bajo ninguna circunstancia sin antes haber sido capacitados; esta capacitación tiene una duración promedio de dos (2) horas.

Dirigido A: Nombre o código del GME que es igual a los nombres y apellidos completos del capataz o el código asignado previamente al punto de erradicación.

Intensidad: Colocar el tiempo real que duró la capacitación.

Lugar: Coordenadas del área VIVAC en la que se dictó la capacitación y el número de AV; en el caso de ser en una unidad militar o policial, indicar claramente nombre de esta y su ubicación, al igual que las coordenadas.

Apellidos: Apellidos completos del personal que recibió la capacitación; en los casos que se pueda, debe ser el erradicador quien diligencie sus datos.

Nombres: Nombres completos del personal que recibió la capacitación; deben ser escritos en forma correcta y clara. El apoyo zonal debe verificar que todo el personal reciba la inducción o reinducción y firme los listados de asistencia de la misma.

Trabajador en misión: Tener claro que los trabajadores en misión para estos efectos son: capataz, erradicador y enfermero.

Responsable de la inducción: Nombres y apellidos completos del apoyo zonal y firmar.

C.C.: Colocar el número de su documento de identidad completo.

NOTA 1: Verificar que todo el personal del GME reciba la capacitación y firme en constancia. Bajo ninguna circunstancia se puede dejar personal sin capacitar.

NOTA 2: Durante la capacitación realice la retroalimentación al personal que se está capacitando, pregunte constantemente a cerca de las dudas y aclárelas de inmediato. En caso de no tener claridad, comuníquese con el profesional especializado en territorio del grupo de erradicación.

NOTA 3: Es necesario recordarle al personal permanentemente esta capacitación, tenga charlas de 10 minutos diarias en las que les trate temas puntuales de acuerdo a una agenda en la cual se dividan todos los temas la cual se debe seguir. Ejemplo: Lunes: MAP, martes: Herramientas, miércoles: Riesgos ergonómicos, etc., estas charlas se deben reportar cada día en el informe de campo, por lo que es importante que se anote el tema de la misma en la formación antes de salir.

NOTA 4: Esta capacitación mínimo debe dictarse una vez al mes, en caso de ser transferido un apoyo zonal a un punto de erradicación que se encuentra realizando actividades de erradicación con antelación a su llegada, este debe dictarla en la primera oportunidad que se tenga sin importar la última fecha de su realización.

NOTA 5: Se debe revisar que el formato no tenga tachones o enmendaduras y que esté completo el personal, en caso de tener inconsistencias se debe reemplazar el formato. Los nombres deben ser claros, en los casos donde la persona no puede o no sepa firmar se debe reemplazar con la huella dactilar.

6. FM-UACT-03 acta modelo: Conformación de la brigada de emergencia - Anexo 9.

Teniendo en cuenta que toda emergencia requiere de un procedimiento establecido para la atención de manera rápida y eficaz, durante la inducción (antes de ingresar a zona) el apoyo zonal y el enfermero seleccionarán y conformarán la brigada de emergencia.

Diligenciamiento de campos

Nombre del acta: Conformación brigada de emergencia punto de erradicación _______

Acta Nº: 01

Fecha: Indicar el año, mes y día de conformación de la brigada de emergencia.

Hora de inicio: Hora en la que se inicia el proceso de conformación de la brigada de emergencia.

Hora de finalización: Hora en la que se da por terminado el proceso de conformación de la brigada de emergencia.

Departamento, municipio, vereda: se debe indicar la ubicación en la cual se encuentra el grupo móvil de erradicación en el momento de la conformación de la brigada de emergencia.

Lugar: Indicar el lugar en el que se encuentra en el momento de conformar la brigada (batallón, instalación militar, etc.).

Objetivo: Conformación y capacitación de la brigada de Emergencia.

Asistentes: se debe diligenciar la cantidad de personas que intervinieron en la conformación de la brigada de emergencia y que como constancia firmaron la lista de asistencia.

Orden del día:

• Selección del personal que conformará la brigada de emergencia.

• Capacitación plan de emergencia.

• Indicaciones del apoyo zonal, respecto a las precauciones que se deben tomar al momento de socorrer a los heridos, a fin de evitar que en las emergencias se produzcan más novedades.

Desarrollo y conclusiones (sugerido)

“El día de hoy, nos reunimos con el enfermero (nombres, apellidos completos, y número de identificación). A fin de establecer la brigada de emergencia.

Teniendo en cuenta que el punto de erradicación (indicar nombre del punto), cuenta con ___ (indicar cantidad de erradicadores), se selecciona al siguiente personal para conformar la brigada de emergencia.

Indicar los nombres, apellidos completos y número de identificación de las personas que componen la brigada de emergencia.

El enfermero (o apoyo zonal), capacita al personal respecto al plan de emergencias establecido.

El apoyo zonal informa al personal que conforma la brigada de emergencia, que el objetivo de esta es durante los siniestros, es apoyar al enfermero para prestar primeros auxilios a las víctimas, rescatar a las personas atrapadas y todas aquellas labores para el control y la mitigación. Esto siempre bajo las instrucciones del enfermero; en casos de MAP, AEI, MUSE y atentados de grupos al margen de la ley, siempre siguiendo las instrucciones del Comandante EXDE y del comandante del dispositivo militar. Es perentorio verificar que se cumplan con las medidas de seguridad necesarias, a fin de no aumentar el número de personas afectadas”.

7. FM-GCI-09 Inspección de seguridad - Datos diarios de campo - Anexo 10

El objetivo de este documento es el de dejar evidencia del proceso de inspección de seguridad de los lotes a erradicar así: a) Que el apoyo zonal estuvo pendiente de que se realizara el proceso de inspección de seguridad; b) Que el personal de la Especialidad en materia de detección y desactivación de explosivos realizó el procedimiento, y c) El Comandante del dispositivo de seguridad estuvo pendiente.

En el primer briefing realizado en el punto el apoyo zonal debe explicar al comandante del dispositivo militar o policial el uso del formato de inspección de seguridad, la conveniencia de evidenciar esta actividad con el fin de dejar el lote libre de sospecha de artefactos improvisados (AEI), minas antipersonales (MAP) y municiones sin explotar (MUSE), y su obligatorio cumplimiento, ya que la actividad está establecida en el Protocolo de coordinaciones en terreno grupos móviles de erradicación – Fuerza Pública:

“La Fuerza Pública realizará la apreciación de inteligencia correspondiente a la zona a intervenir, con el propósito de identificar la presencia de grupos armados al margen de la ley, de delincuencia organizada y de delincuencia común; Antecedentes de artefactos improvisados (AEI), minas antipersonales (MAP) y municiones sin explotar (MUSE) con el fin de minimizar el riesgo y el impacto que estos grupos generan.

El número estándar de grupos especializados en explosivos (EXDE y sus similares en la Policía Nacional: ODE, TODEX y/o ZARPADOR) por núcleo de erradicación para la operación es de 2 grupos por cada núcleo de erradicación, en el caso excepcional este número podrá ser modificado conforme a las condiciones y antecedentes que registre cada zona de operación de acuerdo a la apreciación de situación”.

El apoyo zonal en la inducción cuando trate el tema de MAP, MUSE y AEI, debe indicar a los capataces sobre la instrucción que este dará al personal de erradicación en materia de seguridad de acuerdo a lo establecido por la Fuerza Pública. No se debe permitir ninguna actividad cerca del lote a erradicar antes de realizar la inspección por parte del grupo especializado en detección de artefactos explosivos y que este determine que es seguro el ingreso al lote, se firme el documento de inspección de seguridad por parte del comandante del dispositivo de seguridad y se dé la instrucción al capataz por parte del apoyo zonal para que ingresen los erradicadores al lote a erradicar.

Si llegaren a existir indicios que es peligroso el lote inspeccionado, el comandante del dispositivo de seguridad no debe firmar el documento de inspección de seguridad y los erradicadores no deberán entrar al lote. Se deben tomar las coordenadas y dejar en el acta del Briefing de seguridad la novedad con las firmas de los comandantes, guías, y grupo especializado en detección de artefactos explosivos, esta situación se debe reportar al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación.

Diligenciamiento de campos

Lugar y fase: Nombre o código del punto de erradicación y fase (I, II, III, IV del año).

Apoyo zonal: Nombres y apellidos completos del apoyo zonal.

Fuerza pública responsable: Fuerza y Unidad. Ejemplo: Ejército Nacional – Brigada 30, DIRAN – CASEG 4.

Fecha: poner dos dígitos del: día / mes / año. Ejemplo: 2 de febrero de 2012 es igual a 02/02/14.

Coordenadas: Ingrese los datos que arroja el GPS por el lugar de ingreso al lote, este no corresponde al del centroide del lote, ya que para tomarlo debe ser inspeccionado previamente, en el caso de reporte de accidentes se debe reportar esta coordenada.

Verificación: “SI” en este caso se realiza la actividad de erradicación, o “NO” para el caso en que no se erradica el lote.

Nombre y apellido comandante encargado: Nombres y apellidos completos del comandante del dispositivo de seguridad.

Firma comandante encargado: Después de tener esta firma, el personal ingresa a los lotes, antes no.

Ha: Poner la medida en hectáreas del lote erradicado.

Observaciones: Ponga las observaciones relevantes, Ejemplo: lotes con baja extensión o densidad, solo se contó con un canino, debimos devolvernos debido al cansancio del canino a tal hora, descripción de novedad presentada, si se requiere ingresar más información se puede complementar diligenciándola en la parte trasera del formato.

8. FM-GCI-08 briefing de seguridad - Anexo 11.

Se puede traducir la palabra briefing como “una reunión en la cual se da información o instrucciones”(6), en el campo de las actividades de erradicación manual forzosa de cultivos ilícitos el briefing es la reunión que realiza el apoyo zonal con el comandante del dispositivo militar o policial responsable el día inmediatamente anterior a la jornada de erradicación en la cual se tratan temas de seguridad, disciplina, detección de cultivos ilícitos y demás aspectos relevantes, los cuales deben quedar incluidos en el documento.

En los briefings se tratan los temas del dispositivo de seguridad en el área Vivac, en desplazamientos, en los lotes y el comportamiento de la tropa durante el día. Este es el escenario en el que el apoyo zonal trata lo que considera inconveniente del comportamiento del personal militar o policial, informándole directamente al comandante del dispositivo, quién es el responsable de dar manejo y solución a las situaciones anormales; de igual manera, el comandante de la Fuerza Pública expresa sus recomendaciones u observaciones con respecto al personal de GME con las cuales el apoyo zonal deberá tomar las medidas correctivas pertinentes

El apoyo zonal con el comandante de la Fuerza Pública analizan de acuerdo con la cartografía, los ejes de avance, verifican si se está abarcando el total del plot(7) o área de interés, de esta manera se puede llegar a determinar si se están dejando áreas sin intervenir y se hace la solicitud para realizar descubiertas o avanzadas; en el caso de que el comandante militar o policial informe la inexistencia de cultivos ilícitos se deja esta anotación en el documento.

El enfermero hace las recomendaciones pertinentes respecto a la higiene y seguridad industrial, recomendaciones que deben ser acatadas por todo el personal que se encuentre en un punto de erradicación.

En caso de novedades relevantes estas se deben informar al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación de inmediato, se debe hacer la anotación en el informe de campo de la fecha, describiendo lo que informó, la instrucción del profesional especializado en territorio del grupo de erradicación recibida al respecto y en las observaciones establecer si el tema fue resuelto (cuánto tiempo pasó para brindar solución, si esta fue suficiente, etcétera).

Diligenciamiento de campos

Fecha: año, mes, día.

Hora: hora y minutos en los que se realiza la reunión.

Lugar: nombre del punto de erradicación.

Municipio: municipio en el cual se encuentra el área vivac.

Corregimiento: corregimiento en el cual se encuentra el área vivac de existir.

Departamento: departamento en el cual se encuentra el área vivac.

Vereda: vereda en la cual se encuentra el área vivac.

Desarrollo: escriba todo lo que exponen los que intervienen en la reunión, las preguntas y las respectivas respuestas indicando las personas que las dan.

Temas a tratar:

1. Observaciones del dispositivo de seguridad (cantidad, disciplina) – apoyo zonal.

2. Observaciones del dispositivo de inspección de lotes – apoyo zonal.

3. Evaluación de la producción del día, en el caso de producción insuficiente, establecer causas y plan de mejoramiento.

4. Novedades especiales – apoyo zonal.

5. Recomendaciones especiales a la Fuerza Pública – apoyo zonal.

6. Evaluación del plan de trabajo inicial- el apoyo zonal debe presentar la cartografía de acuerdo con la información de los lotes erradicados almacenada en su GPS, evaluar si se está atacando eficientemente los focos indicados en la carta, recomendar ejes de avance e identificar posibles lugares sin intervenir y establecer un plan de trabajo para erradicar lo más eficiente y eficazmente posible.

7. Evaluación del área vivac: lugar de recogida de agua, lugar del baño, etc. Vulnerabilidad del área vivac por la ubicación en lugares bajos, cerca de carreteras o centros poblados, etc., ante estos motivos se debe recomendar el traslado o movimiento del área vivac.

8. Lo pertinente a la Fuerza Pública.

9. En la lista de asistencia, el apoyo zonal debe diligenciar los nombres y apellidos completos de los asistentes en letra clara.

Compromisos: en el caso de haber situaciones a corregir, deben quedar en los compromisos, durante los siguientes briefings de seguridad se debe hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en reuniones anteriores. Ejemplo: el comandante militar o policial informa que sus hombres han estado registrando las zonas en las que la cartografía registra cultivos ilícitos y no se han encontrado tales. Compromiso: informar al profesional especializado en territorio del grupo de erradicación con el fin de verificar esta información.

Responsable: indicar la persona encargada de cumplir con el compromiso.

Fecha compromiso: fecha en la que se estima se llevará a cabo el compromiso.

Fecha de realización: fecha en la que se cumple con el compromiso.

Asistentes: Se debe relacionar cada uno de los asistentes (diferentes al apoyo zonal y comandante militar o policial).

Nombre: nombres y apellidos completos.

Entidad y dependencia: indicar entidad (Ejército, ente neutral, Policía Nacional de Colombia, etc.) y Dependencia (Brigada Nº XX, Capataz, etc.).

Teléfono: Número celular.

Firma: cada uno debe firmar en constancia de lo hablado.

Firma apoyo zonal: sobre la línea poner los nombres y apellidos completos, luego firmar sobre estos.

Firma jefe de seguridad en zona: sobre la línea poner los nombres y apellidos completos, luego firmar sobre estos.

NOTA 1: Briefing de seguridad sin firmar pierde toda validez. La firma más importante en todos los casos es la del comandante militar o policial en zona.

NOTA 2: Al finalizar la reunión no deben quedar espacios en blanco, en caso de existir se deben trazar líneas que indiquen el final del documento y que no permita ingresar datos posteriormente.

9. FM-GCI-05 control de inventarios - Anexo 12.

Este formato es digital por lo cual diligencie el reporte mediante el sistema establecido para tal fin.

Existen dos escenarios en los que se debe diligenciar este formato: a) Al ingresar al punto: INGRESO, y b) al salir del punto: SALIDA.

Diligenciamiento de campos

Lugar y fecha: departamento, municipio en el que se encuentra el área vivac y fecha en la que se realiza el inventario.

Fase: número de fase y año (I, II, III o IV), año en curso.

Zona de erradicación: nombre o código del punto de erradicación.

Profesional especializado: código del profesional especializado en territorio del grupo de erradicación.

Procedencia grupo: ciudad de firma del grupo.

Responsable elementos: nombre del apoyo zonal que quedará a cargo de los elementos.

Lugar de bodegaje de los elementos: establecer si los elementos están siendo guardados por el capataz o por el profesional especializado en territorio del grupo de erradicación en una bodega.

Tipo: seleccionar “INGRESO” o “SALIDA” según corresponda.

Cantidad: cantidad total de elementos (todos los elementos relacionados deben estar en buenas condiciones, en caso de haber elementos dañados se debe realizar acta y respectiva destrucción dejando la evidencia fotográfica.

10. FM-GCI-12 Devolución de elementos erradicación manual forzosa. Anexo 13.

Diligenciamiento de campos

Lugar y fecha de entrega: departamento, municipio, (si se puede unidad militar, policial o establecimiento donde se reciben los documentos por parte del apoyo zonal).

Persona quien recibe: nombres y apellidos completos del apoyo zonal.

Persona quien entrega: nombre y apellidos completos del capataz.

Zona de erradicación: nombre o código del punto de erradicación.

Fase: número de fase (I, II, III o IV), y año.

Cantidad: número de elementos que se reciben.

Observaciones: estado de los elementos, en caso de estar en mal estado se debe realizar acta de destrucción, eliminar y dejar evidencia de la misma.

Entrega GME: nombres y apellidos completos del capataz y firma.

Recibe: nombres y apellidos completos del apoyo zonal.

11. FM-GCI-14 acta de destrucción de elementos devolutivos - Anexo 14.

Es muy importante tener en cuenta que los desplazamientos son actividades que desgastan al personal, por lo anterior, bajo ninguna circunstancia se debe portar elementos que por su estado de deterioro no se puedan volver a utilizar. En dado caso, se toma evidencia fotográfica del motivo por el cual el elemento no sirve más, se elabora este documento y se realiza la eliminación en la forma más amigable posible con el medio ambiente. Se debe tener evidencia fotográfica y en caso de ser necesario en videos, que muestre claramente el artículo y el motivo de la destrucción.

La resta entre los elementos del control de inventario de ingreso y las actas de destrucción de elementos, debe dar como resultado las cantidades que se estipulan en el inventario de salida.

Diligenciamiento de campos

Punto: nombre o código del punto de erradicación.

Fase: (I, II, III o IV) - año.

En los campos de nombres: colocar nombres y apellidos completos.

Relacionar los elementos destruidos.

En los lugares para firmas, colocar los nombres y apellidos completos en forma clara y firmar encima de estos espacios, tanto por el capataz como por el apoyo zonal, se debe dejar evidencia fotográfica y en caso de ser necesario de video.

1. Procedimiento para entrega de los documentos.

El apoyo zonal durante los dos días siguientes inmediatos al día de finalización de su comisión, debe presentar los informes y los documentos en el siguiente orden:

1. FM-GCI-22 informe de comisión GME.

2. FM-GCI-07 registro de inducción.

3. FM-UACT-03 acta modelo: Conformación de la brigada de emergencia.

4. FM-GCI-09 inspección de seguridad - Datos diarios de campo.

5. FM-GCI-08 briefing de seguridad.

6. FM-GCI-12 Devolución de elementos erradicación manual forzosa.

7. FM-GCI-14 Acta de destrucción de elementos devolutivos.

8. Documentos adicionales (todos los documentos que evidencien una actividad especial del apoyo zonal o que suministren información importante, ante eventos fuera de lo común: fallecimientos, novedades, inventarios botiquín).

9. CD o DVD con la evidencia fotográfica y de video de la comisión (debe grabar el informe de campo, solicitarlo al apoyo operativo de gestión de la información).

En el caso de no haber necesitado diligenciar alguno de los formatos, anexar uno en blanco con nota aclaratoria a mano del por qué no se realiza su diligenciamiento. Ejemplo: acta de destrucción de elementos de camping: “no se destruyó ningún elemento”, escribir la nota en tamaño visible.

El apoyo zonal realizará el archivo de los documentos por fase de erradicación así:

• La secretaría o persona encargada por parte del GME hará entrega de los elementos necesarios para la presentación de los informes físicos como son: carpeta de conservación y el CD o DVD en blanco.

• Los huecos para el gancho legajador deben ser para tamaño oficio, todas las hojas alineadas en la parte superior y foliadas (numeradas) a lápiz en la parte superior derecha.

• La carpeta debe ser entregada con el formato control ingreso de documentos diligenciados.

• Revisar que todos los formatos estén completamente diligenciados (los encabezados), en los que sea necesario con su firma (por el derecho y el revés de las hojas).

• El CD o DVD debe venir con las fotografías divididas en las carpetas establecidas:

a) Acompañamiento firmas;

b) Capacitaciones;

c) Desplazamientos;

d) Erradicación;

e) Imágenes especiales;

f) Novedades;

g) Remesa;

h) Seguridad Industrial;

i) Soporte actas de destrucción;

j) Transporte terrestre;

k) Informe de campo;

l) Las que el apoyo zonal considere necesario para mejor organización de la información.

Por ser este un informe digital no se debe imprimir, la información diligenciada en este será remitida mediante correo electrónico a los apoyos zonales para su respectiva revisión y adición en caso de faltar información, para lo cual se debe solicitar mediante el mismo medio la autorización del cargue de esta ya que el sistema no permite la manipulación después de finalizar la fase.

FM-AD-12 Control de ingreso de documentos a expedientes - Anexo 15

Esta es la última hoja que debe aparecer en cada carpeta, no se folia.

Diligenciamiento de campos

Hoja de control Nº: este espacio no se debe diligenciar.

Nombre del expediente o carpeta: “Informe de campo erradicación manual forzosa”.

Fecha de apertura hoja de control: fecha actual al momento de elaborar el documento.

Área: “Dirección de programas contra cultivos ilícitos (DPCI)”.

Número de folios que contiene: relacionar el número de folios con que cuenta cada documento. Ejemplo: el informe de comisión consta del formato más los recibos o tiquetes de transportes, entonces se deben contar cuántos folios hacen parte del conjunto de documentos y se diligencia este número, informe más 3 hojas de tiquetes colocar 4.

Documento a archivar: Colocar el nombre completo del documento. Para el ejemplo anterior sería: FM-GCI-22 informe de comisión GME.

Número de folio en el que queda: se refiere al último folio del documento, para este caso sería el 4.

Fecha de ingreso: fecha en la que se ingresó el documento a la carpeta.

Archivado por: nombre de la persona que ingresa los documentos a la carpeta y elabora el control de ingreso de documentos a expedientes.

Observaciones: nombre del punto de erradicación.

Documentos a archivar: relacionar los documentos en el orden establecido, el último documento que se archiva es la impresión del pantallazo con el contenido del CD o DVD y anexarlo a la carpeta.

La carpeta con la información entregada queda bajo custodia de la unidad y por seguridad de la información no se puede volver a acceder a esta sin la debida autorización del coordinador del grupo de erradicación o la persona designada para tal fin.

Para consultar la información

Para consultar los informes de campo que se encuentran en el sistema de información de consolidación, SICON, se cuenta con usuario y contraseña para los profesionales especializados en territorio del grupo de erradicación y demás personal.

Es de anotar, que contando con esta herramienta se busca atender la “política de cero papel” del Gobierno Nacional y cuidado del medio ambiente, por lo que no se requiere imprimir o sacar fotocopias de este documento para su conservación.

NOTA 1: La ley de archivística del Estado colombiano contempla que todos los documentos diligenciados se deben conservar en la entidad por un tiempo no menor a 10 años. Por tal motivo, es importante registrar la totalidad de la información relevante ya que existe la probabilidad que se realice la consulta de estos documentos, sin la necesidad de solicitar a quien los diligenció.

(1) NTCGP 1000:2009 Norma técnica de calidad en la gestión pública.

(2) Expediente: es el conjunto de documentos relacionados con un asunto específico y que constituyen una unidad archivística. También se conoce como la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto - http://es.scribd.com/doc/51562803/71/Subserie-documental

(3) Este objeto de la visita es sugerido y corresponde a las funciones propias de cada uno de los apoyos zonales, pero en algunos casos se presentan comisiones con objetivos diferentes, en tales casos se debe detallar claramente la misión cumplida, siempre de acuerdo con lo realmente realizado. La función imperante en cada comisión, es la de dictar capacitación en prevención de riesgos a los grupos móviles de erradicación, esto debe ser antes del ingreso a zona. Así mismo la de acompañar todos los días las jornadas de erradicación, verificando en todo momento que se cumplan las condiciones de seguridad. Todas nuestras acciones deben estar encaminadas a velar por la seguridad de los erradicadores, así como al trabajo honesto y comprometido con el bienestar del país generada por la erradicación manual.

(4) Es importante que el apoyo zonal averigüe el significado de todas las siglas que se usan con respecto a su labor, para que sepa de qué está hablando cuando escribe sus informes, antes de la sigla que debe estar entre paréntesis deberá escribirse el significado de la misma; evitando así errores de escritura.

(5) Para toda verificación es muy importante que se haga inventario sobre la remisión de los productos entregados por el proveedor de víveres. En el caso de no recibir en zona dicho documento, se debe dejar la anotación, realizar un inventario de lo recibido y pasar esta novedad por correo electrónico (lo más pronto posible) al supervisor del contrato y al apoyo operativo correspondiente.

(6) http://www.oxforddictionaries.com/es/definicion/ingles/briefin, Oxford Dictionaries, inglés británico e internacional, definición de briefing.

(7) Zona determinada por oficina asesora de planeación y gestión de la información de la UACT donde de acuerdo a las fuentes de información hay cultivos ilícitos y posiblemente se pueden ejecutar actividades de erradicación manual forzosa.