Superintendente de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 10305 DE 2016

(Septiembre 19)

“Por la cual se valida el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, para la autenticación e identificación biométrica en línea y se autoriza la prestación de tal servicio en algunas notarías del país, para la adecuada y oportuna prestación del servicio notarial, en los términos dispuestos en el Decreto Ley 19 de 2012”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en el artículo 19 del Decreto 2723 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014, expedido a través de la Ley 1450 de 2011, se establece que parael ejerciciode funcionespúblicas, lasentidadespúblicasyparticularesqueejerzanfuncionespúblicas,podrán poneradisposicióndelasdemásentidades,basesdedatosdeacceso permanentey gratuito,con la Informaciónque produceny administran, por lo que de manera armónica y coordinada se realizaron las acciones tendientes a materializar tal premisa, en tanto el Gobierno nacional debe garantizar, mediante la implementación de sistemas de gestión, la seguridad de la información que por el acceso a las bases de datos se presente, para que su utilización sea segura, confiable y no se permita el uso indebido de ella.

Que por mandato constitucional contenido en el artículo 266, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil ejercer la función de organizar y dirigir el Registro Civil y la identificación de las personas. En desarrollo de tal directriz, la gerencia informática de la Registraduría mediante oficios GI-1397 y GI-1425 del 8 y 13 de julio de 2011, dispuso de un procedimiento para la prestación del servicio de consulta de información para las autoridades del Estado, estableciendo una serie de requisitos, entre ellos la prueba técnica para las consultas de autenticación biométrica.

Que mediante Decreto Ley 19 de 2012, el Gobierno Nacional, estableció en su artículo 18 que: “En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, esta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. (...) Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede operativa, las autoridades públicas o los particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar (...)”. Por lo anterior, las notarías del país están obligadas a contar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.

Que conforme con el parágrafo 2º del mencionado artículo 18 del Decreto Ley 19 de 2012, los notarios están obligados a implementar la infraestructura tecnológica para prestar el servicio de identificación biométrica en línea, en aquellos trámites estipulados en el Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Ley 19 de 2012, y demás establecidos en la ley, en relación con la materia que trata la presente resolución. Así mismo, cuando el usuario del servicio notarial en ejercicio del principio de rogación lo solicite.

Al tener que los notarios como particulares que ejercen funciones públicas, están obligados a contar con medios tecnológicos de interoperabilidad para cotejar la huella dactilar —como medio de identificación de la persona— con la base de datos de la Registraduría Nacional de Estado Civil, las notarías se organizaron para adelantar el proceso de evaluación y habilitación para acceder a la base de datos biométrica de RNEC.

En consecuencia, la RNEC certificó a Gear Electric SAS, como aliado tecnológico de algunos notarios, para brindar el servicio de autenticación e identificación biométrica, que lo habilitan para continuar con la siguiente etapa del proceso y obtener el acceso a la base de datos biométrica, bajo la modalidad de infraestructura propia en los términos establecidos en la Resolución 3341 de 2013, conforme a los convenios de cooperación suscritos para tal efecto.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro a fin de ejercer la inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes, le corresponde en este evento, impartir las directrices e instrucciones para la eficiente prestación del servicio, mediante la expedición de los actos administrativos que se requieran para orientar el proceso de autenticación e identificación biométrica, así como implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación del servicio, procurando su racionalización y modernización, dentro de un esquema de confiabilidad y seguridad, para combatir el flagelo de suplantaciones o fraudes en aquellos trámites notariales dispuestos en el Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Ley 19 de 2012, y demás establecidos en la ley, en relación con la materia que trata la presente resolución, en tanto el sistema de identificación biométrica en línea constituye garantía de transparencia y seguridad en los trámites que requieran los usuarios del servicio notarial.

En tal orden, al disponer el artículo 5º del Decreto Ley 960 de 1970, que los servicios notariales sean retribuidos por las partes según la tarifa oficial, el Gobierno nacional en ejercicio de la facultad dispuesta en el artículo 218, entró a revisar las tarifas que señalan los derechos notariales.

Debido a que la tarifa por derechos notariales se constituye en una tasa que se cobra al usuario como contraprestación por el servicio notarial y que es necesaria para cubrir los gastos de funcionamiento del servicio, la prestación del servicio de identificación por medios electrónicos hace parte del servicio notarial y se constituye en parte de la tarifa.

En consideración a los costos del servicio y la conveniencia pública, el Gobierno nacional mediante Decreto 1000 de 2015, que fuera modificado por el Decreto 1069 de 2015, reglamentó la tarifa que se causará por la “identificación personal del usuario que de conformidad con las disposiciones legales debe hacerse mediante la verificación de la huella dactilar por los medios electrónicos y el correspondiente cotejo con los datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil (...)”.

Que conforme a lo anterior, corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, validar el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, para la autenticación e identificación biométrica en línea y proceder a autorizar la prestación del servicio a los notarios, que a continuación se relacionan:

Convenio de cooperaciónNotaria
032 de 2016Doctor José Miguel Rojas Cristancho, Notario diecinueve del circulo de Bogotá D.C.
033 de 2016Doctor Gustavo Aníbal Salazar Marín, Notario veintiuno del circulo de Medellín – Antioquia

En mérito de lo expuesto, el Superintendente de Notariado y Registro,

RESUELVE:

ART. 1º—Validar el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, para la autenticación e identificación biométrica en línea y proceder a autorizar la prestación del servicio a los notarios, que a continuación se relacionan:

Convenio de cooperaciónNotaria
032 de 2016Doctor José Miguel Rojas Cristancho, Notario diecinueve del circulo de Bogotá D.C.
033 de 2016Doctor Gustavo Aníbal Salazar Marín, Notario veintiuno del circulo de Medellín – Antioquia

ART. 2º—Conforme lo establecido en el Decreto 19 de 2012, los notarios deberán reemplazar la imposición de la huella dactilar por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, a efectos de cotejar la misma con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en aquellos trámites estipulados en el Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Ley 19 de 2012, y demás establecidos en la ley, en relación con la materia que trata la presente resolución.

PAR. 1º—En todo caso, si el usuario del servicio público notarial en ejercicio del principio de rogación solicita de manera voluntaria al notario la impresión de su huella en trámites distintos a los previstos en este artículo, el notario consentirá en ello y aplicará la tarifa respectiva. El notario no podrá extender este procedimiento de manera discrecional a aquellos actos no previstos en la ley.

PAR. 2º—Cuando se presenten solicitudes enmarcadas en lo previsto en el parágrafo primero, el notario deberá llevar un registro de las mismas.

ART. 3º—La identificación del usuario mediante la obtención de la huella dactilar por medios electrónicos y la correspondiente confrontación con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, es un procedimiento obligatorio tanto para los notarios del país, como para los usuarios del servicio notarial, en los trámites referidos en el artículo anterior.

ART. 4º—Tanto el operador biométrico certificado por la RNEC, como los notarios, deberán sujetarse a lo estipulado por la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en relación a la protección de datos personales de los usuarios que requieren el servicio notarial.

ART. 5º—Para efectos de convalidar la iniciación y ejercer los controles pertinentes, respecto de los notarios que se relacionan en la parte resolutiva, estos le comunicarán a la Superintendencia de Notariado y Registro la fecha en que se dará inicio al servicio.

ART. 6º—De acuerdo con las facultades constitucionales y legales establecidas, la Superintendencia de Notariado y Registro es la única autoridad competente para impartir directrices e instrucciones respecto a la prestación del servicio notarial en materia de identificación biométrica.

ART. 7º—Entiéndase derogada cualquier autorización anterior, que se haya emitido por esta entidad sobre la misma materia.

Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C. a 19 de septiembre de 2016.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.