Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP

RESOLUCIÓN 1034 DE 2011 

(Diciembre 26)

“Mediante la cual se modifica parcialmente la Resolución 195 del 8 de marzo del 2007 “Por medio de la cual se adopta el reglamento interno de recaudo de cartera en la EAAB-ESP”.

El Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP,

en ejercicio de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 16 literal b) del Acuerdo de junta directiva 11 de 2010, modificado por el Acuerdo 19 de 2010 por medio de los cuales se reforman los estatutos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP, faculta al Gerente General para “expedir actos, celebrar contratos y ejecutar las operaciones necesarias para asegurar el normal funcionamiento de la empresa”.

Que mediante Resolución 195 de 2007 el gerente general de la EAAB-ESP adoptó el reglamento interno de cartera a favor de la empresa, conforme a los términos establecidos en la Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones” y en el Decreto 4473 de 2006 “Por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006”.

Que en virtud del principio de economía consagrado en el Código Contencioso Administrativo, la etapa persuasiva en el cobro coactivo tiene por objeto optimizar la gestión de cobro de la EAAB-ESP y lograr la recuperación de la cartera en mora, evitando el cobro mediante proceso ejecutivo.

Que respecto al cobro de las acreencias provenientes del pago de cuotas partes pensionales, la Procuraduría General de la Nación a través de sus instructivos 32 y 33 de 2008, señaló: ““(…) en tratándose del reconocimiento de pensiones de jubilación y el cobro de las acreencias provenientes del pago de cuotas partes pensionales debidamente reconocidas, por tratarse de actos administrativos que no son propiamente fiscales, ni están asignados a su gestión dada su naturaleza comercial, no pueden ser cobradas a través de la jurisdicción coactiva, toda vez que no existe norma legal y expresa que así lo autorice, pues, aplica para ellas el condicionamiento que la Corte Constitucional estableció en relación con la disposición del artículo 112 de la Ley 6ª de 1992, precedentemente señalado”.

Que el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Quinta, en fallo de 2004 proferido dentro del proceso 11001-00-00-000-2000-1495-01 de la EAAB-ESP contra Caja Nacional de Previsión Social, refiriéndose al mismo tema estableció que: “(…) la deuda que la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP pretende cobrar por vía jurisdiccional coactiva tiene su origen en el pago de pensiones a extrabajadores que adquirieron ese derecho con la concurrencia de tiempo de servicio en otras entidades públicas, que le autoriza conforme a la ley para repetir contra la Caja Nacional de Previsión para el cobro de las cuotas partes correspondientes al tiempo que estuvieron afiliados a esa entidad. Pero ni el pago de esas pensiones, ni los actos por los cuales las reconoció, ni el ejercicio del derecho a repetir contra la Caja Nacional de Previsión o cualesquiera otras entidades públicas que deban concurrir en el pago de cuotas partes de esas pensiones, implican actuaciones provenientes de funciones netamente administrativas confiadas por el legislador de modo expreso, facultándola para ejercer jurisdicción coactiva. Lo anterior por cuanto no existe norma legal explícita y expresa que autorice a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP para repetir a través de la jurisdicción coactiva contra otras entidades oficiales, por concepto de cuotas partes pensionales. Los pagos de pensiones por parte de dicha empresa a trabajadores que adquirieron ese derecho por acumulación de tiempo de servicio en otras entidades públicas son actos de gestión en el desarrollo de sus actividades propias de la empresa, que si bien es cierto tienen particularidades originadas en su condición de empresa oficial, no la autorizan por sí mismos para hacer uso de la vía jurisdiccional coactiva”.

Que se hace necesario modificar la Resolución 195 del 8 de marzo del 2007, para ajustarla a los nuevos lineamientos señalados por la Procuraduría General de la Nación y el Consejo de Estado, en el sentido de que los valores que adeuden a la empresa por concepto de las cuotas partes pensionales no deben ser cobrados mediante jurisdicción coactiva puesto que la competencia está atribuida al proceso ejecutivo en la jurisdicción ordinaria.

Que en virtud de lo anterior se debe establecer el área competente y el procedimiento para el cobro de las acreencias provenientes del pago de cuotas partes pensionales.

Que adicionalmente, es oportuno modificar otras disposiciones de la Resolución 195 del 2007, relacionadas con el cobro de cartera Misión que se realizan por jurisdicción coactiva como la cartera “No Misión”, cuyo cobro deba adelantarse por vía judicial.

Que conforme a lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modifíquese la etapa de persuasiva contenida en el numeral tercero del artículo sexto, la cual quedará así:

Etapa persuasiva

La etapa de cobro persuasivo busca obtener el pago a través de mecanismos de negociación que faciliten el pago voluntario de las obligaciones vencidas, evitando con ello llegar al proceso de cobro administrativo coactivo.

La etapa de cobro persuasivo de la recuperación de cartera Misión por concepto de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado, se inicia una vez han transcurrido ciento ochenta (180) días del vencimiento de la “fecha límite de pago para evitar suspensión del servicio”, señalada en la respectiva factura de cobro de los servicios mencionados.

La dirección de jurisdicción coactiva, antes de iniciar la etapa persuasiva verificará que el título ejecutivo goce de firmeza legal. Cumplido lo anterior iniciará la etapa persuasiva para lograr el pago voluntario de la obligación, efectuando un acercamiento al obligado mediante el procedimiento definido por la dirección de jurisdicción coactiva. Esta etapa tendrá una duración de seis (6) meses.

Durante esta etapa, la dirección de jurisdicción coactiva, con base en los documentos aportados por el gestor o por quien haga sus veces, procederá a adelantar las gestiones tendientes a identificar plenamente el deudor, sus bienes y demás información que se requiera para el inicio del proceso de cobro coactivo, en el caso de que haya lugar a ello.

Si se presenta incumplimiento del acuerdo en esta etapa se pasará la deuda a la etapa de cobro coactivo, se decretarán medidas cautelares previas y le librará mandamiento de pago.

No se agotará la etapa de cobro persuasivo respecto de las obligaciones que se encuentren con una mora de cuatro (4) años, las cuales pasarán inmediatamente a cobro coactivo administrativo.

ART. 2º—Modifíquese el artículo noveno, el cual quedará así:

ART. 9º—Particularidades. Para efectos de recaudo, control y seguimiento, la cartera No Misión, se gestionará de acuerdo con la naturaleza de la obligación, de la siguiente manera:

1. Recaudo, seguimiento y ejecución.

1.1. Cuotas partes pensionales: Para el recaudo de la cartera proveniente de cuotas partes pensionales se tendrá en cuenta las siguientes instrucciones:

Competencia para el cobro de las cuotas partes pensionales: Corresponde a la dirección de gestión de compensaciones realizar todas las gestiones de cobro y recaudo de las cuotas partes pensionales de acuerdo al procedimiento que defina esa dirección, en el que involucre a todas las áreas de la EAAB-ESP que intervienen directa o indirectamente en el proceso de cobro.

PAR.—La dirección de jurisdicción coactiva entregará a la dirección de gestión de compensaciones, todos los expedientes y documentos de cobro persuasivo de cuotas partes pensionales para que dicha área continué su cobro de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin.

Para tal efecto, el gerente corporativo financiero designará a los funcionarios y/o contratistas que apoyarán a la dirección de compensaciones en la ejecución de las actividades de depuración y conciliación de deudores de cuotas partes pensionales.

Gestiones para el recaudo: Durante la etapa persuasiva la dirección de gestión de compensaciones adelantara como mínimo las siguientes gestiones:

— Envío mensual de la cuenta de cobro a la entidad concurrente.

— Comunicaciones telefónicas.

— Reuniones y visitas a las diferentes entidades.

— Comunicaciones escritas para cruce de información y soporte físico de actos administrativos, cartas de consulta, cartas de aceptación, supervivencias, liquidaciones individualizadas, proyectos de actas de cruce de cuentas, compromisos de pago, abonos históricos.

Si se llega a un acuerdo en esta etapa, la dirección de gestión de compensaciones procederá a suscribir el acta de cruce de cuentas y/o cuenta de cobro, según el caso, para el pago total de las acreencias por concepto de cuotas partes pensionales.

La periodicidad para los cruces de cuentas posteriores, se establecerá de común acuerdo entre las partes, teniendo en cuenta el monto de la obligación adeudada. Así mismo se estipulará la fecha desde la cual se empezará a cobrar el interés moratorio establecido por la ley.

Responsabilidades de las áreas que intervienen en el proceso para el cobro de cuotas partes pensionales:

Dirección gestión de compensaciones:

1. Actualizar en el sistema el liquidador institucional de cuotas partes pensionales.

2. Emitir la facturación mensual con destino a cada una de las entidades concurrentes por concepto de cuotas partes pensionales.

3. Realizar mesas de trabajo con cada una de las entidades concurrentes con el objeto de llegar a la conciliación de las cifras y acuerdos de pago.

4. Atención a los requerimientos de cada una de las entidades cuotapartistas y entes de control.

5. Solicitar los conceptos jurídicos que permitan viabilizar y operativizar los pagos por concepto de cuotas partes pensionales.

6. Requerir al área de la EAAB-ESP que considere necesario para el buen curso del proceso de cobro de las cuotas pensionales, la que estará obligada de acuerdo al ámbito funcional a dar cumplimiento al procedimiento descrito para tal efecto.

7. Efectuar las gestiones ante la oficina de representación judicial y actuación administrativa para que adelante los procesos a que haya lugar para el cobro de cartera vencida por concepto de cuotas partes pensionales.

8. Coordinar con la dirección de contabilidad y la oficina de representación judicial y actuación administrativa, la conciliación mensual entre el sistema SAP y el liquidador institucional de cuotas partes pensionales.

9. Realizar los ajustes contables en el sistema SAP, cuando se presente alguna anomalía con el pensionado, de la vigencia fiscal en curso.

Dirección de tesorería:

1. Apoyar a la dirección de gestión de compensaciones en la aclaración de abonos realizados a favor de la EAAB-ESP por concepto de cuotas partes pensionales

2. Ejecutar todas las acciones tendientes a diferenciar mensualmente los ingresos por concepto de cuotas partes pensionales y emitir el informe correspondiente con destino a la dirección de gestión de compensaciones y la oficina de representación judicial y actuación administrativa con el objeto de actualizar la cartera de cada entidad.

Dirección de contabilidad:

1. Coordinar con la dirección de gestión de compensaciones y la oficina de representación judicial y actuación administrativa, la conciliación mensual entre el sistema SAP y el liquidador institucional de cuotas partes pensionales.

2. Apoyar a la dirección de gestión de compensaciones para ejecutar los cambios de acreedores de cuotas partes pensionales producidos por modificaciones legales.

3. Apoyar a la dirección de gestión de compensaciones en la realización de los ajustes contables en el sistema SAP, cuando se presente alguna anomalía con el pensionado, de vigencias fiscales anteriores.

Dirección de representación judicial:

1. Definir el procedimiento de instauración de demandas por concepto de cuotas partes pensionales en el cual se determine la composición del título ejecutivo para el cobro de las cuotas partes pensionales dentro de los procesos.

2. Atender los requerimientos sobre el estado de cada uno de los procesos instaurados por concepto de cuotas partes pensionales.

3. Adelantar los procesos de conciliación prejurídica solicitados sobre el tema.

4. Informar a la dirección de gestión de compensaciones sobre el pago que realicen las entidades concurrentes dentro del trámite del proceso ejecutivo.

Dirección de informática:

1. Atender todos los requerimientos de actualización del liquidador de cuotas partes pensionales conforme a los cambios normativos y procedimentales que surjan en el proceso de depuración y cobro por dicho concepto.

2. Administrar, asignar y definir los permisos de acceso al sistema liquidador de cuotas partes pensionales.

1.2. Multas por concepto de sanciones disciplinarias.

La dirección de jurisdicción coactiva de la empresa, tendrá a su cargo la ejecución de las obligaciones contenidas en actos administrativos debidamente ejecutoriados, que impongan a favor de la empresa la obligación de pagar una suma liquida de dinero, y que provengan de multas que se impongan en procesos disciplinarios adelantados contra funcionarios o exfuncionarios de la empresa.

Procedimiento:

Para el cobro de estas obligaciones, se adelantará una etapa persuasiva, a fin de lograr un acercamiento con el deudor, y obtener el pago voluntario. De no lograr el pago, se adelantará el proceso ejecutivo coactivo, en los términos señalados en el estatuto tributario, el Código de Procedimiento Civil, La Ley 734 de 2002 y demás normas que lo complementen.

2. Otras obligaciones “No Misión”.

El cobro y recaudo de las demás obligaciones que constituyen cartera “No Misión”, deben ser tramitadas por el área de origen de acuerdo al procedimiento que cada área establezca, teniendo en cuenta que la etapa de cobro persuasivo tendrá una duración máxima de seis (6) meses y que no se agotará la etapa de cobro persuasivo respecto de las obligaciones que se encuentren con una mora máxima de cuatro (4) años, las cuales deberán ser remitidas inmediatamente a la oficina de representación judicial y actuación administrativa para su cobro ejecutivo en la jurisdicción ordinaria.

Vencida la etapa persuasiva sin que se haya logrado la recuperación total o parcial de la cartera a favor de la EAAB-ESP, el área de origen deberá remitir a la oficina de representación judicial y actuación administrativa, todos los documentos y soportes para que inicie las acciones legales tendientes a su recuperación.

ART. 3º—Las disposiciones contenidas en la Resolución 195 de 2007, no modificadas expresamente por esta resolución continúan vigentes.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de diciembre de 2011.