RESOLUCIÓN 10538 DE 2002 

(Octubre 29)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del estatuto tributario, que debe ser presentada por el año gravable 2002 y siguientes, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medios magnéticos, por las cámaras de comercio

El Director General de la Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) Decreto 1071 de 26 de junio de 1999 y en 631 parágrafo 3º, 633 y 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Todas las Cámaras de Comercio deberán suministrar por el año gravable 2002 y siguientes, la información que se relaciona a continuación de las sociedades cuya creación o liquidación se haya registrado en la respectiva Cámara, como también de los socios o accionistas, cuando se trate de sociedades creadas:

Información de las sociedades creadas y liquidadas:

1. NIT de la sociedad.

2. Dígito de verificación.

3. Razón social de la sociedad.

4. Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la sociedad.

5. Valor del capital suscrito o social cuando se trate de sociedades creadas.

6. Ubicación de la sociedad: Código de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales a la cual pertenece la Cámara de Comercio donde se encuentra registrada la sociedad.

Información de los socios o accionistas:

1. NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del socio ó cédula de ciudadanía del tutor.

2. Dígito de verificación si es conocido por la Cámara de Comercio.

3. Apellidos y nombres o razón social de los socios o accionistas “constituyentes” cuando se trate de sociedades creadas.

4. Valor del capital aportado. En el caso de las sociedades por acciones, el valor del capital suscrito.

5. NIT de la sociedad de la cual es socio o accionista.

ART. 2º—Las Cámaras de Comercio que se creen en fecha posterior a la publicación de la presente resolución, tendrán la obligación de enviar la información, según lo establecido.

ART. 3º—La información deberá ser presentada en disquete teniendo en cuenta las siguientes características:

1. Tamaño disquetes:3½ pulgadas
2. Densidad de grabación:Doble cara, alta densidad.
3. Código de grabación:ASCII u hoja electrónica excel

ART. 4º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión .asc, escrita en minúsculas). El nombre del archivo debe ser IMP624.asc.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de excel de office 95 versión original para windows 95 como mínimo, (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos de la Cámara de Comercio y de Control.
Hoja 2Tipo 2Información de las sociedades creadas y liquidadas.
Hoja 3Tipo 2Información de los socios o accionistas.

El nombre del archivo (libro) debe ser IMP624.XLS y el diseño de las hojas electrónicas (anexo 1), es el siguiente:

Hoja 1. Registro tipo 1 (datos de la Cámara de Comercio y de control):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1G4
B4H40
C2I5
D14J10
E1K20
F60  

Hoja 2. Registro tipo 2 (Información de las sociedades creadas y liquidadas):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1G60
B2H40
C2I5
D14J20
E1K2
F1  

Hoja 3. Registro tipo 2 (Información de los socios o accionistas):

ColumnaAnchoColumnaAncho
A1G60
B2H20
C2I14
D14J1
E1K1
F1  

PAR. I.—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral, inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. II.—Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44 Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o WINZIP (windows 95).

PAR. III.—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR. IV.— Los valores se deben informar en pesos.

ART. 5º—Tipos de registros y organización. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos de la Cámara de Comercio y de control y el registro tipo 2 contiene los datos de los informados (sociedades creadas, liquidadas y socios o accionista).

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.

Para excel: hoja 1, hoja 2, hoja 3.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación (tipo 1)

PosicionesContenido
1 -1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "1".
2 -5Año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6 -7Tipo de entidad informante. Para efectos de la presente resolución el tipo es 30 (dos caracteres numéricos).
8 -21NIT de la Cámara de Comercio (catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
22 -22Dígito de verificación (un carácter numérico).
23 -82Razón social de Cámara de Comercio (sesenta caracteres alfanuméricos).
83 - 86Código de actividad económica de la Cámara de Comercio (según Res. 8587/98) (cuatro caracteres numéricos).
87 - 126Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la Cámara de Comercio (cuarenta caracteres alfanuméricos).
127- 131Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
132 - 141Número total de registros tipo 2 informados (diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142 - 161Valor total de la sumatoria en pesos de todos los registros tipo 2 informados (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

b) Registro de movimiento (tipo 2).

La información de las sociedades creadas y liquidadas se registrarán en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 - 1Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2".
2 - 3Código que identifica el concepto.
 10: Sociedades creadas.
 20: Sociedades liquidadas (dos caracteres numéricos)
4 - 5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es "00" (dos caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6 -19NIT de la sociedad creada o liquidada (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 -20Dígito de verificación (un carácter numérico, de lo contrario blanco).
21- 21Clase de documento de identificación (un carácter alfabético)
 A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
22 - 81Razón social de la sociedad creada o liquidada (sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 121Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la sociedad creada o liquidada (cuarenta caracteres alfanuméricos).
122 - 126Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE (cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
127 - 146Valor en pesos del capital suscrito o social cuando se trate de sociedades creadas. Para sociedades liquidadas este campo va en cero (0) (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
147 - 148Ubicación de la sociedad. La ubicación está dada por el Código de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales a la que corresponde la Cámara de Comercio (dos caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

c) La información de los socios o accionistas de las sociedades creadas, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 -1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2 - 3Código que identifica el concepto. Para efecto de la presente resolución el código de los socios es “99” (dos caracteres numéricos).
4 - 5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00” (dos caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6 - 19NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del socio o accionista de la sociedad o cédula de ciudadanía del tutor, según artículo 6º de la presente resolución (catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda).
20 -20Dígito de verificación, si es conocido por la entidad (un carácter numérico; de lo contrario blanco).
21 -21Clase de documento de identificación (un carácter alfabético).
 A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
 C: Cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad.
 E: Cédula de extranjería.
 T : Cédula de ciudadanía del tutor o representante.
22 - 81Apellidos y nombres o razón social del socio o accionista o del tutor (sesenta caracteres).
82 -101Valor en pesos del capital aportado por el socio o accionista (veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
102 -115NIT de la sociedad a la cual pertenece el socio o accionista (catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
116 - 116Dígito de verificación, si es conocido por la entidad (un carácter numérico; de lo contrario blanco).
117 - 117Clase de documento de identificación (un carácter alfabético)
 A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ART. 6º—Para personas naturales se registra el número de la cédula de ciudadanía; cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se digita el número de la tarjeta de identidad; en el caso de ser menores de siete (7) años se digita el NIT asignado por la DIAN, cuando no posea éste, se informa la cédula de ciudadanía del tutor o del representante legal.

En este último caso, si el tutor o representante legal es socio o accionista de la sociedad, se deberá consolidar, en un solo registro con la identificación y demás información del tutor, el valor total del aporte(s) del socio(s) menor(s); a su vez, se dejará constancia en el campo “observaciones” del formato de entrega (DIAN 58.032.2000), anotando el número de registro correspondiente.

Para personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, únicamente podrá digitarse como número de identificación, la cédula de extranjería, asignada por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS. En caso contrario, se deberá informar en un solo registro con NIT 444444444 y razón social: Socio(s) del exterior.

ART. 7º—Forma y sitios de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse en la división de documentación o quién haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del formato de entrega DIAN 58.032.2000 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal, cuando esté obligado.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado (PKZIP o WINZIP).

ART. 8º—Plazo para presentar la información. La información tributaria exigida en la presente resolución debe presentarse dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.

ART. 9º—Sanciones. El no suministrar la información dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, o el medio magnético utilizado no se ajuste a las características y especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario y reglamentarios.

ART. 10.—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de octubre de 2002.

Anexo 1

Diseño gráfico registros (E.T., art. 624) Cámaras de comercio

 Tipo 1= Datos del informante (cámaras de comercio) y de control          
Posiciones ASCII =>12567821222382838687126127131132141142161
 TipoAñoEntidadNIT cámaraDígitoRazón social cámara de comercioCódigo actividad económicaDirección cámaraCódigo departamento y municipioNúmero registros tipo 2Total sumatoria
Nº caracteres =>1421416044051020
Columnas Excel =>
(Hoja 1)
ABCDEFGHIJK

 Tipo 2= Información de las sociedades creadas y (sic)         
Posiciones ASCII123456192021228182121122126127146147 148
 TipoCódigoSubcódigoNIT sociedadDígitoClaseRazón socialDirección sociedadCódigo departamento y municipioValor capitalUbicación
Código admón.
Nº caracteres =>122141160405202
Columnas excel =>
(Hoja 2)
ABCDEFGHIJK

 Tipo 2= Información de los socios o accionistas       
Posiciones ASCII =>123456192021228182101102115116 117
 TipoCódigoSubcódigoNIT socios o accionistasDígitoClaseApellidos y nombres o razón social socios o accionistasValor capital socioNIT sociedadDígitoClase
Nº caracteres =>122141160201411
Columnas Excel =>
(Hoja 3)
ABCDEFGHIJK

Éste es el diseño visual gráfico de la conformación de los registros.

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