RESOLUCIÓN 0-1054 DE 2007 

(Marzo 30)

“Por medio de la cual se establece la conformación del proceso denominado “Administración de documentos y registros” y se adoptan los documentos internos y dan lineamientos para su adecuada gestión”.

(Nota: Véase Resolución 1444 de 2013 artículo 2º de la Fiscalía General de la Nación)

(Nota: Véase Resolución 2168 de 2007 artículo 9º de la Fiscalía General de la Nación)

(Nota: Véase Resolución 1436 de 2008 artículo 2º de la Fiscalía General de la Nación)

(Nota: Véase Resolución 2054 de 2008 artículo 2º de la Fiscalía General de la Nación)

El Fiscal General de la Nación,

en uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren los numerales 5º, 14 y 17 del artículo 11 de la Ley 938 del 30 de diciembre de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 872 de 2003, en su artículo 1º, dice: “Créase el sistema de gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social, en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”;

Que la ley fue reglamentada por el Decreto 4110 de diciembre 9 de 2004, adoptando la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP-1000 2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de gestión de calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2º de la precitada ley;

Que la entidad por pertenecer a la rama judicial aplicará en lo pertinente el artículo 2º. Entidades y agentes obligados, que dice: “El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional...” (el resaltado es nuestro);

Que de acuerdo con los requisitos mínimos establecidos en el inciso 1º del artículo 6º de la Ley 872 de 2003, se debe contar con la documentación mínima necesaria para el funcionamiento del sistema de gestión de calidad, la cual incluye la definición del manual de calidad, de la política y objetivos de calidad, otros manuales, procedimientos y demás documentos requeridos para la eficaz planificación, operación y control de procesos y subprocesos, y los requisitos de información que maneje la entidad;

Que la implementación del sistema de gestión de la calidad en la Fiscalía General de la Nación se hará de forma gradual, iniciando en el nivel central y continuando en las seccionales hasta cubrir la entidad en el nivel nacional;

Que según el mapa de procesos establecido para la Fiscalía General de la Nación, se identificó en el macroproceso de apoyo, el proceso denominado “Administración de documentos y registros”;

Que una vez la entidad decide implementar dicha norma acoge las disposiciones relativas a estructura, documentación y responsabilidades necesarias para la operacionalización del sistema de gestión de la calidad, razón por la cual este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar los documentos del proceso de administración de documentos y registros, que se relacionan a continuación:

Procedimientos: 
CódigoDenominación
FGN-14100-P-01Procedimiento para control de documentos
FGN-14100-P-02Procedimiento para control de registros
FGN-30000-P-01Manejo y custodia de actos administrativos
FGN-61100-P-01Gestión de correspondencia
FGN-61100-P-02Gestión de archivo
Guías: 
CódigoDenominación
FGN-14100-G-01Guía para la elaboración de documentos
Formatos: 
CódigoDenominación
FGN-14100-F-01Listado de control de documentos internos
FGN-14100-F-02Solicitud de cambios de los documentos
FGN-14100-F-03Control de documentos externos
FGN-14100-F-04Control de asistencia
FGN-30000-F-01Planilla control de copias documentos de archivo
FGN-61100-F-01Préstamo documentos de archivo
FGN-61100-F-02Transferencias administrativas o descarte
FGN-61100-F-03Transferencias de expedientes o descarte
FGN-61100-F-04Correspondencia enviada
FGN-61100-F-05Solicitud de materiales y capacitación
FGN-61100-F-06Informes seccionales
FGN-61100-F-07Inventario documental en diferentes soportes, por funcionario o dependencia (Circular 015 DNAF)
FGN-61100-F-08Transferencias expedientes disciplinarios o descarte
FGN-61100-F-09Control de asistencia - capacitaciones archivísticas
FGN-61100-F-10Tabla de retención documental
FGN-61100-F-11Tabla de valoración documental
FGN-61100-F12Reportes de correspondencia recibida
FGN-61100-F-13Registro de devoluciones

ART. 2º—Delegar como líderes de la implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora del proceso denominado administración de documentos y registros del SGC en la Fiscalía General de la Nación al jefe de la oficina de planeación y al jefe de la sección gestión documental.

ART. 3º—Los líderes del proceso, deberán garantizar:

1. La adecuada designación de los servidores que apoyarán la implementación del sistema en el proceso y subprocesos, de acuerdo con los criterios definidos por el representante de la alta dirección para la implementación del SGC.

2. La disponibilidad del tiempo requerido por los servidores designados para el desarrollo de las actividades de implementación, mantenimiento y mejora continua del SGC.

3. La utilización de los instrumentos de gestión diseñados y aprobados del SGC, para garantizar su implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora en el proceso y subprocesos a su cargo, bajo parámetros de eficacia, eficiencia y efectividad.

4. Que se documenten las metodologías, procedimientos y demás documentación necesaria para el adecuado desempeño del proceso y subprocesos, validando su aplicación y pertinencia constantemente.

5. Que se mantenga actualizada la documentación interna y externa del proceso y subprocesos, incluyendo el normograma, el mapa de riesgos y la información primaria y secundaria.

6. Que se realice el seguimiento al proceso y los subprocesos a través del análisis de indicadores, mecanismos y puntos de control diseñados para tal fin.

7. La gestión y realización de las actividades de identificación, análisis, valoración y mitigación de los riesgos que afecten el proceso y subprocesos.

8. El seguimiento a las acciones de mejora continua (acciones correctivas y acciones preventivas) emprendidas por el proceso o subprocesos.

9. Que se propongan ajustes y actualizaciones a las metodologías, procedimientos y demás documentos establecidos en el proceso y los subprocesos al representante de la dirección para la implementación del SGC.

10. Que se comunique a los integrantes del proceso y subprocesos las decisiones tomadas por el comité de coordinación del SGC, y MECI.

11. Que se mantenga informado al representante de la alta dirección para la implementación del SGC, mediante la presentación de informes periódicos del estado de avance de la implementación del SGC y los planes de mejoramiento ejecutados, en el proceso y los subprocesos.

PAR.—Es responsabilidad de los líderes de proceso garantizar que los lineamientos y documentación establecida por la presente resolución sean conocidos, implementados y mejorados continuamente en las seccionales y el nivel central de la entidad, al igual que los procedimientos documentados que a continuación se relacionan:

CódigoDenominación
FGN-14100-P-01Procedimiento para el control de documentos
FGN-14100-P-02Procedimiento para el control de registros
FGN-14100-P-04Procedimiento para acciones correctivas
FGN-14100-P-05Procedimiento para acciones preventivas
FGN-14100-P-06Procedimiento para el control del producto o servicio no conforme

(Nota: Derogado por la Resolución 2310 de 2012 artículo 18 de la Fiscalía General de la Nación)

ART. 4º—Es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores involucrados en el proceso denominado “Administración de documentos y registros”; y en las seccionales cuando para ellas aplique, seguir los lineamientos y la documentación generada con la implementación del sistema de gestión de la calidad.

ART. 5º—Los ajustes, actualizaciones y propuestas de mejoramiento continuo a la documentación aprobada mediante la presente resolución, serán presentadas por los responsables del proceso y subprocesos ante el representante de la alta dirección para la implementación del sistema de gestión de la calidad, quien analizará las propuestas y tramitará su oficialización en caso de encontrarlas pertinentes.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y complementa las resoluciones 0-2740 del 28 de junio de 2005 y 0-4152 del 14 de diciembre de 2006.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de marzo de 2007.

(Nota: Véase Resolución 2168 de 2007 artículo 9º de la Fiscalía General de la Nación)

(Nota: Véase Resolución 1436 de 2008 artículo 2º de la Fiscalía General de la Nación)

(Nota: Véase Resolución 2054 de 2008 artículo 2º de la Fiscalía General de la Nación)

(Nota: Véase Resolución 1444 de 2013 artículo 2º de la Fiscalía General de la Nación)

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