Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 1056 DE 2015 

(Abril 9)

“Por la cual se establecen los anexos técnicos del registro único de afiliados (RUAF), el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones.

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011 y en desarrollo de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012 y los decretos 1637 de 2006, 721 de 2013 y 1047 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 1637 de 2006 se determinaron las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras del sistema de la protección social, esto es, los subsistemas de seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales, subsidio familiar, parafiscales, cesantías y asistencia social, de reportar la información al registro único de afiliados (RUAF) adoptando para el efecto, los anexos técnicos correspondientes;

Que en desarrollo del citado decreto, se expidió la Resolución 2358 de 2006, modificada por las resoluciones 2947 de 2006, 3336 de 2013 y 3796 de 2014, que estableció las especificaciones técnicas y los plazos para el cumplimiento de la obligación de reporte de información al registro único de afiliados (RUAF), por parte de las citadas administradoras señalando en su artículo 3º, que para el efecto se deberá utilizar en internet la aplicación de cargue y descargue de archivos (CDA) desarrollada por este ministerio;

Que la Ley 1636 de 2013 creó el mecanismo de protección al cesante con el fin de mitigar los efectos del desempleo, relacionados principalmente con la disminución de los ingresos económicos de los trabajadores y sus familias y la desprotección frente al sistema de seguridad social integral;

Que igualmente, mediante decretos 604 de 2013 y 288 de 2014 se reglamentó el acceso y operación del servicio social complementario de beneficios económicos periódicos (BEPS), y se determinaron las condiciones para el otorgamiento de la pensión familiar establecida en la Ley 1580 de 2012, respectivamente;

Que así mismo, a través del Decreto 55 de 2015, se reglamentó la afiliación de estudiantes al sistema general de riesgos laborales;

Que dado que las administradoras de los riesgos que conforman los diferentes subsistemas del sistema de la protección social están obligadas a reportar la información relativa a sus empleadores y afiliados, se hace necesario adaptar las nuevas disposiciones normativas en aras de tener un sistema unificado y consolidado;

Que dado lo anterior, se hace necesario adoptar la plataforma de integración de datos (Pisis) del sistema de información de la protección social (Sispro) como mecanismo de transferencia de archivos en forma segura. Igualmente, es pertinente establecer la periodicidad y plazos de reporte a través de dicha plataforma;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto establecer los anexos técnicos del registro único de afiliados (RUAF) a través de los cuales las entidades administradoras de los subsistemas a que refiere el artículo 2º del Decreto 1637 de 2006, deberán reportar la información, en el mecanismo de transferencia de los archivos, “plataforma de integración de datos (Pisis) del sistema de información de la protección social (Sispro)”. Igualmente, señalar la periodicidad, plazos para el reporte y la disposición de los archivos de resultados del procesamiento de la información.

ART. 2º—Anexos técnicos del registro único de afiliados (RUAF). Adóptense como parte integral de la presente resolución, los anexos técnicos 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes Subsistemas, al registro único de afiliados (RUAF), así:

Anexo técnico 1. Afiliados a fondos de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones.

Anexo Técnico 2. Afiliados a fondos de cesantías: subsistema de cesantías.

Anexo Técnico 3. Afiliados a riesgos laborales: subsistema de seguridad social en riesgos laborales.

Anexo técnico 4. Pagadores de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones – entidades pagadoras de pensiones.

Anexo técnico 5. Compensación familiar: subsistema de subsidio familiar.

Anexo técnico 6. Programas de asistencia social: subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales.

Anexo técnico 7. Especificaciones técnicas aplicables a los anexos técnicos del registro único de afiliados (RUAF)”.

PAR.—Los datos correspondientes al subsistema de seguridad social en salud, serán tomados de la información suministrada por las EPS del régimen contributivo y subsidiado al Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) del Ministerio de Salud y Protección Social. La actualización de la información en el registro único de afiliados (RUAF), refleja el estado de la afiliación con corte al último día del mes vencido.

ART. 3º—Periodicidad y plazo del reporte de las novedades al registro único de afiliados (RUAF). Las administradoras de cada uno de los subsistemas, deben reportar los archivos mencionados en el artículo anterior, en las siguientes fechas:

AnexosPeriodicidadFecha de corte de la información a reportarPlazo para enviar los archivos planos
DesdeHasta
Anexo técnico 1. Afiliados a fondos de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones
Semanal
Día viernes de la semana, incluyendo novedades de ese día
Día sábado siguiente al día de corte
Día lunes siguiente al día de corte.
Anexo técnico 2. Afiliados a fondos de cesantías: subsistema de cesantías
Mensual
Último día calendario del mes reportado
Día primero calendario del mes siguiente de la información a reportar
Día 10 calendario del mes siguiente de la información a reportar
Anexo técnico 3. Afiliados a riesgos laborales: subsistema de seguridad social en riesgos laborales.
Semanal
Día viernes de la semana, incluyendo novedades de este día.
Día sábado siguiente al día de corte
Día lunes siguiente al día de corte.
Anexo técnico 4. Pagadores de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones – entidades pagadoras de pensiones
Semanal
Día viernes de la semana, incluyendo novedades de este día
Día sábado siguiente al día de corte
Día lunes siguiente al día de corte.
Anexo técnico 5. Compensación familiar: subsistema de subsidio familiar.
Semanal
Día viernes dela semana, incluyendo novedades de este día
Día sábado siguiente al día de corte
Día lunes siguiente al día de corte.

AnexosPeriodicidad
Fecha de corte de la información a reportar
Plazo para enviar los archivos planos
Desde
Hasta
Anexo técnico 6. Programas de asistencia social: subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales.
Mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo del programa
Último día calendario del período reportado
Día primero calendario siguiente al día de corte, de acuerdo a la periodicidad
Día 10 calendario del mes siguiente al día de corte, de acuerdo a la periodicidad

ART. 4º—Disposición de los archivos de resultados del procesamiento de la información reportada al RUAF. Como resultado del procesamiento de la información reportada por las administradoras, este ministerio publicará dichos archivos, conforme a las especificaciones previstas en el numeral 3º del anexo técnico 7, que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 5º—Plataforma para el envío de los archivos al registro único de afiliados (RUAF). La información correspondiente a los anexos técnicos a que refiere el artículo 2º de la presente resolución, debe reportarse a través de la plataforma de integración de datos, Pisis, del sistema de información de la protección social (Sispro), conforme con las especificaciones previstas en el numeral 2º del anexo técnico 7. “Especificaciones técnicas aplicables a los anexos del registro único de afiliaciones (RUAF)”, que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 6º—Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1712 de 2014 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan; en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.

ART. 7º—Implementación de los anexos técnicos por parte de las administradoras. Los anexos técnicos 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 del registro único de afiliados (RUAF), a que se refiere el artículo 2º de la presente resolución, deben implementarse por las administradoras de los diferentes subsistemas, a partir del 1º de junio de 2015 con el reporte de las novedades periódicas del mes de mayo de 2015.

ART. 8º—Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 2358 de 2006, modificada por las Resoluciones 2947 de 2006, 3336 de 2013 y 3796 de 2014.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de abril de 2015.

ANEXO TÉCNICO 1

Afiliados a fondos de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones

Las administradoras de los fondos de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF), sus afiliados.

Para el efecto deben enviar los siguientes archivos: a) maestro de afiliados cargue periódico; b) novedades de actualización, y c) estado afiliación y al día del aportante, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente, se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 1.

1. Estructura y especificación de los archivos

1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1. Archivos maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y novedades de estado afiliación y al día del aportante

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud fijaRequerido
Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: RUAF
3

Tipo de fuente250Fuente de la información – administradoras de fondos de pensiones AFP
3

Tema de informaciónPMPP
PNPA
PNPE
Información de los siguiente temas:
4
PMPPMaestro de afiliados cargue periódico
PNPANovedades de actualización
PNPENovedades de estado afiliación y al día del aportante

 

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitudfijaRequerido
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del día viernes de la semana8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNI
Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información:
— NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999
Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
— Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000860999123
12
Indicador de códigoCO
Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO2
Código de la entidadXXXXXX
Código de la entidad reportadora. Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplos: 025-14
0025-3
230201
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

Nombre de archivos: maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y novedades de estado afiliación y al día del aportante

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Reporte de la información de las afiliaciones a los fondos de pensionesRUA250PMPPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx COxxxxxx.txt
RUA250PNPAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx COxxxxxx.txt
RUA250PNPE AAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx COxxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2. Archivos de inconsistencias del maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y novedades de estado afiliación y al día del aportante.

Los archivos de inconsistencias cumplirán con los siguientes estándares:

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Módulo de información
PUB
Identificador del módulo de información: publicaciones
3

Tipo de fuente
200
Fuente de la información – ministerio de salud y protección social
3

Tema de información
PMPP PNPA PNPE
Información de los siguiente temas:4

PMPPMaestro de inconsistencias de afiliados cargue periódico
PNPANovedades de actualización
PNPENovedades de estado afiliación y al día del aportante
Fecha de corte
AAAAMMDD
Corresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.
Ejemplo: 20141231
8

Tipo de identificación de la entidad reportadora
NI
Tipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias
— NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad reportadora
999999999999
Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social:
— Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000900474727
12

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitudfija
Requerido
Tipo de identificación de la entidad destino
NI
Tipo de identificación de la entidad destino de la información: NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad destino
999999999999
Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: — Número de NIT Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860314055
12

Indicador de Código
CO
Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO
2

Código de la Entidad
XXXXXX
Código de la entidad a quien se reporta las inconsistencias. Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplos: 025-14 230201 230901
6

Extensión del archivo
.TXT
Extensión del archivo plano.
4

Nombre de archivos de inconsistencias: maestro de inconsistencias de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y novedades estado afiliación y al día del aportante.

Tipo de archivo
Nombre de archivo
Longitud
Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a los Fondos de pensiones.
PUB200PMPPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt PUB200PNPAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt PUB200PNPEAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2. Estructura de los archivos

1.2.1. Maestro de afiliados cargue periódico

El archivo maestro de afiliados cargue periódico está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna código del campo en el glosario del anexo 1, tanto en el registro tipo 1, como en el registro tipo 2.

El campo Nº es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo Pisis, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 – Registro de control


Código del campo en el glosario del anexo 1
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
1 valor que significa que el registro es de control

1
17
Código administradora
6
Ver glosario

2
35
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
36
Fecha final del período de la información
10
AAAA-MM-DD

4
37
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
38
Nombre del archivo (con extensión .TXT)
44
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle


Código del campo en el glosario del anexo 1
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valor permitido
Requerido reporte periódico
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario

2
2
Número de identificación del afiliado
17


3
3
Código género
1
Ver glosario

4
4
Fecha de nacimiento
10
AAAA-MM-DD

5
5
Departamento nacimiento
2
Ver glosario
NO
6
6
Municipio nacimiento
3
Ver glosario
NO
7
7
Primer apellido
60
Ver glosario
Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.

8
8
Segundo apellido
60
NO
9
9
Primer nombre
60

10
10
Segundo nombre
60
NO
11
11
Departamento residencia
2
Ver glosario

12
12
Municipio residencia
3
Ver glosario

13
15
Fecha efectiva de afiliación a la administradora
10
AAAA-MM-DD

14
16
Afiliación subsidiada
1
Ver glosario

15
17
Código administradora
6


16
18
Código tipo de cotizante
2
Ver glosario

17
39
Afiliado cesante
1
Ver glosario

18
19
Tipo de identificación del aportante
2
Ver glosario
NO
19
20
Número de identificación del aportante
17

NO
20
21
Dígito de verificación del aportante
1
Ver glosario
NO
21
22
Razón social del aportante
150
Ver glosario
NO
22
23
Clase de aportante
1
Ver glosario

23
24
Departamento de la ubicación laboral
2
Ver glosario

24
25
Municipio de la ubicación laboral
3
Ver glosario

25
26
Fecha de vinculación con el aportante
10
AAAA-MM-DD
NO
26
27
Estado de la afiliación
1
Ver glosario

27
28
Al día
1
Ver glosario

28
34
Código de la administradora desde donde se traslada
6
Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras.

29
40
Traslado
1
Ver glosario
NO

Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 1, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Los campos con código 19 (tipo de identificación del aportante), 20 (número de identificación del aportante) y 22 (razón social del aportante) en el glosario del anexo 1, no serán obligatorios si el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S.

Si el campo con código 18 (código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportante campos 19 (tipo de identificación del aportante) y 20 (número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (tipo de identificación del afiliado) y 2 (número de identificación del afiliado) respectivamente.

Para el cargue periódico, si un afiliado tiene más de un aportante, la administradora de pensiones debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados cargue periódico.

Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la administradora de pensiones sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados cargue periódico, diligenciando la totalidad de los campos con un aportante; los demás aportantes los debe reportar en el archivo de novedades de actualización con la novedad P07.

1.2.2. Archivo de novedades de actualización

El archivo de novedades de actualización está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados 

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados cargue periódico.

Novedades de actualización 

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico debe ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a pensiones”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,). Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 – Registro de control


Código del campo en el glosario del anexo 1
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
1 valor que significa que el registro es de control

1
17
Código de la administradora
6
Ver glosario

2
35
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
36
Fecha final del período de la información
10
AAAA-MM-DD

4
37
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
38
Nombre del Archivo (con extensión .TXT)
44
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle


Código del campo en el glosario del anexo 1
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valor permitido
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
17
Código administradora
6


2
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario

3
2
Número de identificación del afiliado
17


4
7
Primer apellido
60
Ver glosario

5
8
Segundo apellido
60
NO
6
9
Primer nombre
60

7
10
Segundo nombre
60
NO
8 Código de la novedad3Ver “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”
9

Valor 1

Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a pensiones” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como.
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
10

Valor 2

11

Valor 3

12

Valor 4

13

Valor 5

14

Valor 6

15

Valor 7

16

Valor 8

17

Valor 9

18

Valor 10

19

Valor 11

20

Valor 12

21

Valor 13

22

Valor 14

23

Valor 15

1.2.2.1 Códigos de novedades de afiliados a pensiones 

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

 

Cód. Nov.
Descripción
Orden de las variables de la novedad
Observaciones
P01
Modificar persona
3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. Los datos modificados deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
P02
Modificación identificación de persona
1, 2
Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
P03
Modificar afiliación a pensiones
15, 16
Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04
Retirar o trasladar afiliación a pensiones
30, 31, 32, 33, 34
Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34.
Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.
Si el caso es por “Anulación por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el “campo 30” corresponde a la fecha de la aplicación del proceso de marcación.
Si el caso es por “cedido por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de fin de la vigencia.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de la sustitución de administradora.
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “Campo 30” debe corresponder a la fecha de la fusión de las administradoras.
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “Campo 30” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la administradora.
P07
Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones
18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26
Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 18, 19, 20 Y 22 SON OBLIGATORIOS
P08
Modificar aportante de una afiliación a pensiones
18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26
Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 22 son obligatorios.
P09
Desvincular aportante de una afiliación a pensiones
19, 20, 21, 22, 29
Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 29 son obligatorios.

1.2.3. Archivo de novedades estado afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades P05 y P06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente en el periodo donde haya cambiado el estado de la afiliación o al día y en mora respecto al periodo anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro para el aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

Registro tipo 1 – Registro de control


Código del campo en el glosario del anexo 1
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valor permitido
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
1 valor que significa que el registro es de control

1
17
Código de la administradora
6
Ver glosario

2
35
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
36
Fecha final del período de la información
10
AAAA-MM-DD


Código del campo en el glosario del anexo 1
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valor permitido
Requerido
4
37
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
38
Nombre del Archivo (Con
extensión .TXT)
44
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle



Código del campo en el glosario del anexo 1
Nombre del campo
L Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
Observaciones
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle


1
17
Código administradora
6



2
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario


3
2
Número de identificación del afiliado
17



4
7
Primer apellido
60
Ver glosario


5
8
Segundo apellido
60
NO
6
9
Primer nombre
60

7
10
Segundo nombre
60
NO
8

Código de la novedad
3
P05P06


9
27
Estado de la afiliación
1
Ver glosario
NO
Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05
10
19
Tipo de identificación del aportante
2
Ver glosario

Campos obligatorios, excepto cuando la afiliación no tenga vinculaciones laborales vigentes.
11
20
Número de identificación del aportante
17
Ver glosario

12
21
Dígito de verificación del aportante
1
Ver glosario
NO

13
22
Razón social del aportante
150
Ver glosario

Campo obligatorio de acuerdo a la obligatoriedad de los campos 19 y 20.
14
28
Al día
1
Ver glosario
NO
Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se debe enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número de total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

1.2.4. Archivos de inconsistencias

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos ya sea del maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización o novedades estado afiliación y al día del aportante enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del registro único de afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/PENSIONES.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos, se deben usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3º del anexo 7 de la presente resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. Glosario de campos del anexo técnico 1

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF), a través de los archivos maestros de afiliados cargue periódico y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico o F- Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos
0
Tipo de registro
1
N
1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1
Tipo de identificación del afiliado
2
A
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
CD – Carné Diplomático
PA – Pasaporte
2
Número de identificación del afiliado
17
A

3
Código género
1
A
M – Masculino
F – Femenino
4
Fecha de nacimiento
10
F
AAAA-MM-DD
5
Departamento nacimiento
2
N
Tabla departamentos – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6
Municipio nacimiento
3
N
Tabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7
Primer apellido
60
A
Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
8
Segundo apellido
60
A
9
Primer nombre
60
A
10
Segundo nombre
60
A
11
Departamento residencia
2
N
Tabla departamentos – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12
Municipio residencia
3
N
Tabla municipios – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
15
Fecha efectiva de afiliación a la administradora
10
F
AAAA-MM-DD
Esta fecha corresponde a la fecha de la selección.
16
Afiliación subsidiada
1
A
S – Sí recibe subsidio
N – No recibe subsidio
17Código administradora6A 
18
Código tipo de cotizante
2
N
1. Dependiente.
2. Servicio doméstico
3. Independiente.
4. Madre comunitaria.
16. Independiente agremiado o asociado.
18. Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC.
20. Estudiantes (régimen especial Ley 789/2002).
22. Profesor de establecimiento particular.
30. Dependiente entidades o universidades con régimen especial en salud
31. Cooperados o precooperativas de trabajo asociado.
32. Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana.
33. Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.
34. Concejal o edil de junta administradora Local del Distrito Capital de Bogotá que percibe honorarios amparado por póliza de salud.
35. Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud
36. Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud beneficiario del fondo de solidaridad pensional

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos




43. Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones con pago por tercero.
47. Trabajador dependiente de entidad beneficiaria del sistema general de participaciones – aportes patronales.
51. Trabajador de tiempo parcial Decreto 2616 de 2013 afiliado al régimen subsidiado en salud.
52. Beneficiario del mecanismo de protección al cesante.
53. Afiliado partícipe.
54. Prepensionado de entidad en liquidación.
55. Afiliado partícipe – dependiente.
19
Tipo de identificación del aportante
2
A
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
NI – Número de identificación tributaria
CD – Carné diplomático
20
Número de identificación del aportante
17
A
 
21
Dígito de verificación del aportante
1
N
0-9. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio
22
Razón social del aportante
150
A
Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
23
Clase de aportante
1
A
A – Aportante con 200 o más cotizantes
B – Aportante con menos de 200 cotizantes
C – Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D – Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010)
I – Independiente
24
Departamento de la ubicación laboral
2
N
Tabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25
Municipio de la ubicación laboral
3
N
Tabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26
Fecha de vinculación con el aportante
10
F
AAAA-MM-DD
27
Estado de la afiliación
1
N
1. Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora.
2. Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que sí han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses.
3. Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses.
28
Al día
1
N
1 – Al día
2 – En mora
29
Fecha de desvinculación con el aportante
10
F
AAAA-MM-DD
30
Fecha de retiro o traslado de administradora
10
F
AAAA-MM-DD
31
Causa del retiro o traslado
2
N
0 – Anulado por multiafiliación
1 – Pensión
2 – Devolución de saldos
3 – Indemnización sustitutiva
4 – Traslado de régimen
5 – Traslado de administradora mismo régimen
6 – Fallecimiento
7 – Anulación
8 – Retracto
9 – Cedido por multiafiliación
10 – Afiliación por el empleador
11 – Duplicidad en la identificación
12 – Sustitución
13 – Fusión
14 – Liquidación
15 – Por inclusión errónea

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos
32
Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva
10
F
AAAA-MM-DD
33
Fecha de fallecimiento
10
F
AAAA-MM-DD
34
Código de la administradora a la que se traslada
6
A
Código utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.
Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen
Es obligatorio cuando en el campo 40 el valor es SÍ
35
Fecha inicial del período de la información
10
F
AAAA-MM-DD
36
Fecha final del período de la información
10
F
AAAA-MM-DD
37
Total de registros relacionados en el archivo
8
N

38
Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)
58
A
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”
39
Afiliado cesante
1
A
S- si el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral.
N- si el afiliado no se encuentra cesante.
40
Traslado
1
N
1- SÍ
2- NO
Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen

ANEXO TÉCNICO 2

Afiliados a fondos de cesantías: subsistema de cesantías

Las administradoras de los fondos de cesantías deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF), los afiliados a los fondos de cesantías.

Deben enviar los siguientes archivos: a) maestro de afiliados cargue periódico y b) novedades de actualización, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 1.

1. Estructura y especificación de los archivos

1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1. Archivos maestro de afiliados cargue periódico y novedades de actualización

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Módulo de información
RUA
Identificador del módulo de información: RUAF
3

Tipo de Fuente
250
Fuente de la Información – administradoras de fondos de cesantías
3

Tema de informaciónEMCP
ENCE
Información de los siguiente temas:
4
EMCP
Maestro de afiliados Cargue periódico
ENCE
Novedades de actualización
Fecha de corte
AAAAMMDD
Corresponde a la fecha del último día calendario del mes reportado.
8

Tipo de identificación de la entidad reportadora
NI
Tipo de identificación de la entidad
reportadora de la información:
– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

EMCP

ENCE

 

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Número de identificación de la entidad reportadora
999999999999
Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
— Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo:
000860999123
12

Indicador de código
CO
Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO
2

Código de la entidad
XXXXXX
Código de la entidad reportadora.
Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.
Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplos:
230201
230901
230301
6

Extensión del
archivo
.TXT
Extensión del archivo plano.
4

Nombres de archivos: maestro afiliados cargue periódico y de novedades de actualización 

 

Tipo de archivo
Nombre de archivo
Longitud
Reporte de información de los Fondos de cesantías sobre afiliaciones a la seguridad social.
RUA250EMCPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCO- xxxxxx.txt
RUA250ENCEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCO- xxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2. Archivos de inconsistencias de los archivos maestro afiliados cargue periódico y de novedades de actualización

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Módulo de información
PUB
Identificador del módulo de información: publicaciones
3

Tipo de fuente
200
Fuente de la información – Ministerio de Salud y Protección Social
3

Tema de información
EMCP ENCE
Información de los siguiente temas:4

EMCPMaestro de afiliados Cargue periódico
ENCENovedades de actualización
Fecha de corte
AAAAMMDD
Corresponde a la fecha de corte del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.
Ejemplo:
20141231.
8

Tipo de identificación de la entidad reportadora
NI
Tipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.
– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad reportadora
999999999999
Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo:
000900474727
12

Tipo de identificación de la entidad destino
NI
Tipo de identificación de la entidad destino de la información:
NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad destino
999999999999
Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo:
000860314055
12

Indicador de código
CO
Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO
2

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Código de la entidad
XXXXXX
Código de la entidad a quien se reporta las inconsistencias.
Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplos:
230201
230901
231001
6

Extensión del archivo
.TXT
Extensión del archivo plano.
4

Nombres de archivos de inconsistencias: maestro afiliados cargue periódico y de novedades de actualización

Tipo de archivo
Nombre de archivo
Longitud
Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a los fondos de cesantías
PUB200EMCPAAAAMMDDN-
I000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
PUB200ENCEAAAAMMDDNI-
000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2. Estructura de los archivos

1.2.1. Maestro de afiliados cargue periódico a cesantías

El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna código del campo en el glosario del anexo 2, tanto en el registro tipo 1, como en el registro tipo 2.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo Pisis, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 – Registro de control


Código del campo en el glosario del anexo 2
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido reporte periódico
0
0
Tipo de registro
1
1 valor que significa que el registro es de control

1
14
Código administradora
6
Ver glosario

2
32
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
33
Fecha final del período de la información
10
AAAA-MM-DD

4
34
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
35
Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)
44
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle


Código del campo en el glosario del anexo 2
Nombre del campo
L Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido reporte periódico
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario

2
2
Número de identificación del afiliado
17


3
3
Código género
1
Ver glosario
NO
4
4
Fecha de nacimiento
10
AAAA-MM-DD
NO
5
5
Departamento nacimiento
2
Ver glosario
NO
6
6
Municipio nacimiento
3
Ver glosario
NO

Código del campo en el glosario del anexo 2Nombre del campo
L Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido reporte periódico
7
7Primer apellido
60
Ver glosario
Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.

8
8Segundo apellido
60
NO
9
9Primer nombre
60

10
10Segundo nombre
60
NO
11
11Departamento residencia
2
Tabla departamentos – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
NO
12
12Municipio residencia
3
Tabla municipios – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
NO
13
13Fecha de afiliación a la administradora
10
AAAA-MM-DD

14
14Código administradora
6


15
15Código tipo de afiliado
2
Ver glosario

16
16Tipo de identificación del aportante
2
Ver glosario

17
17Número de identificación del aportante
17


18
18Dígito de verificación del aportante
1
Ver glosario
NO
19
19
Razón social del aportante
150
Ver glosario

20
20
Fecha de vinculación con el aportante
10
AAAA-MM-DD

21
21
Fecha inicial del contrato con el aportante
10
AAAA-MM-DD

22
22
Fecha final del contrato con el aportante
10
AAAA-MM-DD

23
23
Clase de aportante
1
Ver glosario

24
24
Departamento de la ubicación laboral
2
Ver glosario
NO
25
25
Municipio de la ubicación laboral
3
Ver glosario
NO
26
26
Estado de la afiliación
1
Ver glosario

27
27
Fecha de último pago del aportante a la administradora
10
AAAA-MM-DD
NO
28
28
Último período de pago del aportante a la administradora
7
Ver glosario
NO

Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 2, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Si el campo con código 18 (código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportante campos 19 (tipo de identificación del aportante) y 20 (número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (tipo de identificación del afiliado) y 2 (número de identificación del afiliado) respectivamente.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados cargue periódico.

1.2.2. Archivo de novedades de actualización afiliados a cesantías

El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados 

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización 

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico debe ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a cesantías”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 – Registro de control


Código del campo en el glosario del anexo 2
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
1 valor que significa que el registro es de control

1
14
Código de la administradora
6
Ver glosario

2
32
Fecha inicial del período de la información
10

AAAA-MM-DD

3
33
Fecha final del período de
la información
10

AAAA-MM-DD

4
34
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
35
Nombre del Archivo (con extensión .TXT)
44
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle


Código del campo en el glosario del anexo 2
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
14
Código administradora
6


2
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario

3
2
Número de identificación del afiliado
17


4
7
Primer apellido
60
Ver glosario

5
8
Segundo apellido
60
NO
6
9
Primer nombre
60

7
10
Segundo nombre
60
NO
8

Código de la novedad
3
Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a cesantías”

9

Nuevo valor 1

Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a cesantías ” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
10

Nuevo valor 2

11

Nuevo valor 3

12

Nuevo valor 4

13

Nuevo valor 5

14

Nuevo valor 6

15

Nuevo valor 7

16

Nuevo valor 8

17

Nuevo valor 9

18

Nuevo valor 10

19

Nuevo valor 11

20

Nuevo valor 12

21

Nuevo valor 13

22

Nuevo valor 14

23

Nuevo valor 15

1.2.2.1. Códigos de novedades de afiliados a cesantías 

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

Cód. Nov.
Descripción
Orden de las variables de la novedad
Observaciones
E01
Modificar persona
3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF
Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
E02
Modificar identificación persona
1, 2
Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
E03
Modificar afiliación a cesantías
13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25
Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF.
Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios.
E04
Retirar o trasladar afiliación a cesantías
16, 17, 18, 29, 30, 31
Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 29, 30 y 31.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 16, 17, 29 y 30.
E05
Modificar estado de la afiliación del afiliado
16, 17, 18, 26
Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF.
El campo 18 no es obligatorio
E06
Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías
16, 17, 18, 27, 28
Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías.
El campo 18 no es obligatorio.

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a cesantías, o novedades de actualización, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

1.2.3. Archivos de inconsistencias

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos ya sea del Maestro de Afiliados cargue periódico o de Novedades de Actualización enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del registro único de afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/CESANTIAS.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, el día 20 calendario siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del anexo 7 de la presente resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. Glosario de campos del anexo técnico 2

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados de la protección social (RUAF) a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos
0
Tipo de registro
1
N
1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1
Tipo de identificación del afiliado
2
A
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
CD – Carné diplomático
2
Número de identificación del afiliado
17
A

3
Código género
1
A
M – Masculino
F – Femenino
4
Fecha de nacimiento
10
F
AAAA-MM-DD

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos
5
Departamento nacimiento
2
N
Tabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6
Municipio nacimiento
3
N
Tabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7
Primer apellido
60
A
Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
8
Segundo apellido
60
A
9
Primer nombre
60
A
10
Segundo nombre
60
A
11
Departamento residencia
2
N
Tabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12
Municipio residencia
3
N
Tabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13
Fecha de afiliación a la administradora
10
F
AAAA-MM-DD
14
Código administradora
6
A

15
Código tipo de afiliado
1
N
1 – Dependiente
2 – Independiente
3 – Voluntario
16
Tipo de identificación del aportante
2
A
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
NI – Número de identificación tributaria
17
Número de identificación del aportante
17
A

18
Dígito de verificación del aportante
1
N
0-9
19
Razón Social del aportante
150
A
Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
20
Fecha de vinculación con el aportante
10
F
AAAA-MM-DD
21
Fecha inicial del contrato con el aportante
10
F
AAAA-MM-DD
22
Fecha final del contrato con el aportante
10
F
AAAA-MM-DD
23
Clase de aportante
1
A
A – Aportante con 200 o más cotizantes
B – Aportante con menos de 200 cotizantes
C – Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D – Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
I – Independiente
24
Departamento de la ubicación laboral
2
N
Tabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25
Municipio de la ubicación laboral
3
N
Tabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26
Estado de la afiliación
1
N
1 – Afiliado con saldo a favor
27
Fecha de último pago del aportante a la administradora
10
F
AAAA-MM-DD
28
Último período de pago del aportante a la administradora
4
A
Formato : AAAA AAAA: año a reportar
29
Tipo de retiro de la administradora
1
N
1 – Traslado de administradora
2 – Fallecimiento
3 – Por inclusión errónea
4 – Otra causa de retiro
30
Fecha de retiro de la administradora
10
F
AAAA-MM-DD
31
Fecha de fallecimiento
10
F
AAAA-MM-DD
32
Fecha inicial del período de la información
10
F
AAAA-MM-DD
33
Fecha final del período de la información
10
F
AAAA-MM-DD
34
Total de registros relacionados en el archivo
8
N

35
Nombre del archivo (con extensión .TXT)
58
A
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

ANEXO TÉCNICO 3

Afiliados a riesgos laborales: subsistema de seguridad social en riesgos laborales

Las administradoras de riesgos laborales deben suministrar la información de los afiliados, al Ministerio de Salud y Protección Social, para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

Deben enviar los siguientes archivos: a) maestro de afiliados cargue periódico, b) novedades de actualización y c) estado afiliación y al día del aportante, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 3.

1. Estructura y especificación de los archivos

1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1. Archivos maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y estado afiliación y al día del aportante

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Módulo de información
RUA
Identificador del módulo de información: RUAF
3

Tipo de fuente
250
Fuente de la información – administradoras de riesgos laborales
3

Tema de información
RMRP
RNRA
RNRE
Información de los siguiente temas:
4
RMRP
Maestro de afiliados cargue periódico
RNRA
Novedades de actualización
RNRE
Novedades estado afiliación y al día del aportante
Fecha de corte
AAAAMMDD
Corresponde a la fecha del día viernes de la semana
8

Tipo de identificación de la entidad reportadora
NI
Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información:
– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad reportadora
999999999999
Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000860999123
12

Indicador de código
CO
Indicador que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO
2

Código de la entidad
XXXXXX
Código de la entidad reportadora. Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplos: 014-18
014-17
014-23
014-25
6

Extensión del archivo
.TXT
Extensión del archivo plano.
4

 

Nombre de archivos: maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y estado afiliación y estado al día del aportante 

Tipo de Archivo
Nombre de Archivo
Longitud
Reporte de información de las ARL sobre afiliaciones a la seguridad social.
RUA250RMRPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt RUA250RNRAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
RUA250RNREAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2. Archivos de inconsistencias de los archivos maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y novedades estado afiliación y al día del aportante

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Módulo de información
PUB
Identificador del módulo de información: Publicación
3

Tipo de fuente
200
Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social
3

Tema de informaciónRMRP
RNRA
RNRE
Información de los siguiente temas:
4
RMRP
Maestro de afiliados cargue periódico
RNRA
Novedades de actualización
RNRE
Novedades estado de afiliación y al día del aportante
Fecha de corte
AAAAMMDD
Corresponde a la fecha de corte del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.
Ejemplo: 20141231
8

Tipo de identificación de la entidad reportadora
NI
Tipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.
NI: correspondiente al tipo de identificación
NIT.
2

Número de identificación de la entidad reportadora
999999999999
Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000900474727
12

Tipo de identificación de la entidad destino
NI
Tipo de identificación de la entidad destino de la información:
NI: correspondiente al tipo de identificación
NIT.
2

Número de identificación de la entidad destino
999999999999
Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000860314055
12

Indicador de Código
CO
Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO
2

Código de la entidad
XXXXXX
Código de la entidad a quien se reporta las inconsistencias.
Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplos:
014-25
014-8
014-23
014-30
6

Extensión del archivo
.TXT
Extensión del archivo plano.
4

Nombre de archivos de inconsistencias: maestro de inconsistencias de afiliados cargue periódico, novedades de actualización y novedades estado de afiliación y al día del aportante.

Tipo de archivo
Nombre de archivo
Longitud
Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a riesgos laborales
PUB200RMRPAAAAMMDDNI-000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
PUB200RNRAAAAAMMDDNI-000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
PUB200RNREAAAAMMDDNI-000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2. Estructura de los archivos

1.2.1. Maestro de afiliados cargue periódico a riesgos laborales

El archivo maestro de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna código del campo en el glosario del anexo número 3, tanto en el registro tipo 1, como en el registro tipo 2.

El campo Nº es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo Pisis, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 – Registro de control 


Código del campo en el glosario del anexo 3
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
1 valor que significa que el registro es de control

1
10
Código administradora
6
Ver glosario

2
28
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
29
Fecha final del período de la información
10
AAAA-MM-DD

4
30
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
31
Nombre del archivo (con extensión .TXT)
44
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle 


Código del campo en el glosario del anexo 3
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido reporte periódico
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario

2
2
Número de identificación del afiliado
17


3
3
Código género
1
Ver glosario

4
4
Fecha de nacimiento
10
AAAA-MM-DD

5
5
Primer apellido
60
Ver glosario
Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.

6
6
Segundo apellido
60
NO
7
7
Primer nombre
60

8
8
Segundo nombre
60
NO
9
9
Fecha de afiliación
10
AAAA-MM-DD

10
10
Código administradora
6


11
11
Código tipo de cotizante
2
Ver glosario

12
12
Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado
7
Ver glosario

13
13
Tipo de identificación del aportante
2
Ver glosario

14
14
Número de identificación del aportante
17


15
15
Dígito de verificación del aportante
1
Ver glosario
NO
16
16
Razón social del aportante
150
Ver glosario

17
17
Clase de aportante
1
Ver glosario

18
18
Código de ocupación del afiliado
4


19
19
Departamento de la ubicación laboral
2
Ver glosario

20
20
Municipio de la ubicación laboral
3
Ver glosario

21
22
Al día
1
Ver glosario

22
32
Subtipo de cotizante
2
Ver glosario
NO
23
33
Modalidad
1
Ver glosario
NO

Los campos con código 6 (segundo apellido) y 8 (segundo nombre) en el glosario del anexo 3, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Si el campo con código 11(código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportante campos 13 (tipo de identificación del aportante) y 14 (número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (tipo de identificación del afiliado) y 2 (número de identificación del afiliado) respectivamente.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados cargue periódico.

1.2.2. Archivo de novedades de actualización afiliados a riesgos laborales

El archivo de novedades de actualización de filiados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados 

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos laborales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados cargue periódico.

Novedades de actualización 

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 – Registro de control 


Código del campo en el glosario del anexo 3
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
1 valor que significa que el registro es de control

1
10
Código de la administradora
6
Ver glosario

2
28
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
29
Fecha final del período de la información
10
AAAA-MM-DD

4
30
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
31
Nombre del archivo (con extensión .TXT)
44
Ver tabla “1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle


Código del campo en el glosario del anexo 3
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
10
Código administradora
6


2
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario

3
2
Número de identificación del afiliado
17


4
5
Primer apellido
60
Ver glosario

5
6
Segundo apellido
60
NO
6
7
Primer nombre
60

7
8
Segundo nombre
60
NO
8

Código de la novedad
3
Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales”


Código del campo en el glosario del anexo 3
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
9

Nuevo valor 1

Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacíos y reportarse en el archivo como (,,)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
10

Nuevo valor 2

11

Nuevo valor 3

12

Nuevo valor 4

13

Nuevo valor 5

14

Nuevo valor 6

15

Nuevo valor 7

16

Nuevo valor 8

17

Nuevo valor 9

18

Nuevo valor 10

19

Nuevo valor 11

20

Nuevo valor 12

21

Nuevo valor 13

22

Nuevo valor 14

23

Nuevo valor 15

1.2.2.1 Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

Cód. Nov.
Descripción
Orden de las variables de la novedad
Observaciones
R01
Modificar persona
3, 4, 5, 6, 7, 8,
Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
R02
Modificación identificación de persona
1, 2
Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
R03
Modificar afiliación a riesgos laborales
9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 32, 33
Modificar la información de la afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF. Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios.
R04
Retirar o trasladar afiliación a riesgos laborales
13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27
Retirar afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 24, 25 y 27.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 24,25 y 26.
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 23, 24, y 25.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25.
Si el caso es por traslado por contrato de cesión se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25.
Si el caso es por multiafiliación del aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” corresponde a la fecha de sustitución de la empresa o la administradora.
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la fusión de la empresa o la administradora.
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la empresa o la administradora.
Para todos los casos no es obligatorio el campo 15.

1.2.3. Estructura archivo de novedades del estado de afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

La novedad R06 (al día del aportante) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, solamente se debe enviar en el periodo donde haya cambiado el estado al día o en mora respecto al periodo anterior.

Registro tipo 1 – Registro de control


Código del campo en el glosario del anexo 3
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de Registro
1
1: valor que significa que el registro es de control

1
10
Código de la administradora
6
Ver glosario

2
28
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
29
Fecha final del período de la información
10
AAAA-MM-DD

4
30
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
31
Nombre del archivo (con extensión .TXT)
44
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle


Código del campo en el glosario del anexo 3
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
10
Código administradora
6


2
1
Tipo de identificación del afiliado
2
Ver glosario

3
2
Número de identificación del afiliado
17


4
5
Primer apellido
60
Ver glosario

5
6
Segundo apellido
60
NO
6
7
Primer nombre
60

7
8
Segundo nombre
60
NO
8

Código de la novedad
3
R06

Solo puede ser código R06.
9
21
Estado de la afiliación
1
Ver glosario
NO
La novedad R05 no se requiere por lo tanto no se debe enviar.
El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.
10
13
Tipo de identificación del aportante
2
Ver glosario

11
14
Número de identificación del aportante
17
Ver glosario

12
15
Dígito de verificación del aportante
1
Ver glosario
NO
13
16
Razón social del aportante
150
Ver glosario

14
22
Al día
1
Ver glosario

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales, novedades de actualización o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

1.2.4. Archivos de inconsistencias

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponde a la estructura de los archivos, ya sea del maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización o novedades de estado de afiliación y al día del aportante, enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del registro único de afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/RIESGOS.pdf 

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3º del anexo 7 de la presente resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. Glosario de campos del anexo técnico 3

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF), a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos
0
Tipo de Registro
1
N
1 – Registro de control
2 – Registro de detalle
1
Tipo de identificación del afiliado
2
A
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
CD- Carné diplomático
2
Número de identificación del afiliado
17
A

3
Código género
1
A
M – Masculino
F – Femenino
4
Fecha de nacimiento
10
F
AAAA-MM-DD
5
Primer apellido
60
A
Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
6
Segundo apellido
60
A
7
Primer nombre
60
A
8
Segundo nombre
60
A
9
Fecha de afiliación
10
F
AAAA-MM-DD
10
Código administradora
6
A

11
Código tipo de cotizante
2
N
1 – Dependiente.
2 – Servicio doméstico.
3- Independiente.
4 - Madre comunitaria.
12 – Aprendices en etapa lectiva.
16 – Independiente agremiado o asociado.
18 – Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC.
19 – Aprendices en etapa productiva
20 – Estudiantes (Régimen especial- Ley 789/2002).
21 – Estudiantes de posgrado en salud (Decreto 2376 de 2010).
22 – Profesor de establecimiento particular.
23 – Estudiantes Decreto 055 de 2015
30 – Dependiente entidades o universidades con régimen especial en salud.
31 – Cooperados o precooperativas de trabajo asociado.
32 – Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana.

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos




34 – Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá que percibe honorarios amparado por póliza de salud.
35 – Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud
36 – Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional
51- Trabajador de tiempo parcial Decreto número 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en salud.
53 – Afiliado partícipe
55 – Afiliado partícipe – dependiente
12
Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado
7
N
De acuerdo con lo definido en el Decreto número 1607 de 2002 o la norma que la modifique o sustituya.
13
Tipo de identificación del aportante
2
A
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
PA – Pasaporte
CD – Carnet diplomático
NI – Número de identificación tributaria
14
Número de identificación del aportante
17
A

15
Dígito de verificación del aportante
1
N
0-9
16
Razón social del aportante
150
A
Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
17
Clase de aportante
1
A
A – Aportante con 200 o más cotizantes
B – Aportante con menos de 200 cotizantes
C – Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D – Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010)
I – Independiente
18
Código de ocupación del afiliado
4
N
Tabla CIUO 88 A.C.
19
Departamento de la ubicación laboral
2
N
Tabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20
Municipio de la ubicación laboral
3
N
Tabla Municipios – Tabla Divipola (División Político – Administrativa de Colombia) del DANE
21
Estado de la afiliación
1
N
1 – Activo
2 – Inactivo
22
Al día
1
N
1 – Al día
2 – En mora
23
Fecha de desvinculación con el aportante
10
F
AAAA-MM-DD
24
Fecha de retiro o traslado
10
F
AAAA-MM-DD
25
Causa del retiro o traslado
1
N
1 – Pensión
2 – Desvinculación del trabajador con el aportante
3 – Traslado del aportante a otra ARP
4 – Fallecimiento
5 – Traslado por contrato de cesión
6 – Por multiafiliación del aportante
7 – Por sustitución de la empresa
8 – Por fusión de la empresa
9 – Por liquidación de la empresa
10 – Por sustitución de la administradora
11 – Por fusión de la administradora
12 – Por liquidación de la administradora
13 – Por inclusión errónea
26
Fecha de reconocimiento de la pensión
10
F
AAAA-MM-DD
27
Fecha de fallecimiento
10
F
AAAA-MM-DD
28
Fecha inicial del período de la información
10
F
AAAA-MM-DD
29
Fecha final del período de la información
10
F
AAAA-MM-DD
30
Total de registros relacionados en el archivo
8
N

31
Nombre del archivo(con extensión .TXT)
58
A
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Cód.
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Tipo
Valores permitidos
32
Subtipo de cotizante
2
N
9 – Cotizante pensionado con mesada pensional superior a los 25 salarios mínimos.
10 – Independiente con contrato de prestación de servicios
11 – Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi Decreto número 1047 de 2014.
12 – Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi Decreto número 1047 de 2014. No obligado a cotizar a pensión.
El valor 10 aplica solamente cuando el tipo de cotizante es independiente.
33Modalidad laboral1N1 – Teletrabajador
2 – Voluntariado
Teletrabajador aplica dando cumplimiento al Decreto 884 de 2012

ANEXO TÉCNICO 4

Pagadores de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones – entidades pagadoras de pensiones

Las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar la información de los pensionados, al Ministerio de Salud y Protección Social, para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

Deben enviar los siguientes archivos: a) maestro de pensionados cargue periódico y b) novedades de actualización, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 4.

1. Estructura y especificación de los archivos.

1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre

1.1.1 Archivos maestro de pensionados cargue periódico y de novedades de actualización

Los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Módulo de información
RUA
Identificador del módulo de información: RUAF
3

Tipo de Fuente
250
Fuente de la información – entidades pagadoras de pensión
3

Tema de informaciónNMPP NNPEInformación de los siguientes temas:
4
NMPP
Maestro de pensionados cargue periódico
NNPE
Novedades de actualización
Fecha de corte
AAAAMMDD
Corresponde a la fecha del día viernes de la semana
8

Tipo de identificación de la entidad reportadora
NI
Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información:
– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad reportadora
999999999999
Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo:
000860999123
12

Extensión del archivo
.TXT
Extensión del archivo plano.
4

Nombre de archivos: maestro de pensionados cargue periódico y de novedades de actualización

Tipo de archivo
Nombre de archivo
Longitud
Reporte de información de las entidades pagadoras de pensión.
RUA250NMPPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.txt
RUA250NNPEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.txt
36

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados

1.1.2 Archivos de inconsistencias: maestro de pensionados cargue periódico y novedades de actualización

Los nombres de los archivos cumplen con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivo
Valores permitidos o formato
Descripción
Longitud fija
Requerido
Módulo de información
PUB
Identificador del módulo de información: Publicaciones
3

Tipo de Fuente
250
Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social
3

Tema de informaciónNMPP
NNPE
Información de los siguientes temas:
4
NMPP
Maestro de pensionados cargue periódico
NNPE
Novedades de actualización
Fecha de Corte
AAAAMMDD
Corresponde a la fecha de corte del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora. Ejemplo: 20141231
8

Tipo de identificación de la entidad reportadora
NI
Tipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.
– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad reportadora
999999999999
Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000900474727
12

Tipo de identificación de la entidad destino
NI
Tipo de identificación de la entidad
destino de la información:
NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2

Número de identificación de la entidad destino
999999999999
Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
– Número de NIT
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
Ejemplo: 000860314055
12

Extensión del archivo
.TXT
Extensión del archivo plano.
4

Nombre de archivos: maestro de pensionados cargue periódico y novedades de actualización

Tipo de archivo
Nombre de archivo
Longitud
Reporte de información de inconsistencias de pensionados.
PUB200NMPPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxx.txt
PUB200NNPPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxx.txt
50

1.2. Estructura de los archivos

1.2.1. Maestro de pensionados cargue periódico

El archivo maestro de pensionados cargue periódico está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna código del campo en el glosario del anexo 4, tanto en el registro tipo 1, como en el registro tipo 2.

El campo Nº es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo Pisis, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 – Registro de control 


Código del campo en el glosario del anexo 4
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
0
0
Tipo de Registro
1
1 valor que significa que el registro es de control


Código del campo en el glosario del anexo 4
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido
1
22
Número de identificación del pagador de pensiones
17


2
39
Fecha inicial del período de la información
10
AAAA-MM-DD

3
40
Fecha final del período dela información
10
AAAA-MM-DD

4
41
Total de registros relacionados en el archivo
8
Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

5
42
Nombre del archivo (con extensión .TXT)
36
Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

Registro tipo 2 – Registro de detalle


Código del campo en el glosario del anexo 4
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido reporte periódico
0
0
Tipo de registro
1
2: valor que significa que el registro es de detalle

1
1
Tipo de identificación del causante
2
Ver glosario

2
2
Número de identificación del causante
17


3
3
Primer apellido del causante
60
Ver glosario

4
4
Segundo apellido del causante
60
NO
5
5
Primer nombre del causante
60

6
6
Segundo nombre del causante
60
NO
7
7
Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
2
Ver glosario

8
8
Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
17


9
9
Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
1
Ver glosario

10
10
Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
10
AAAA-MM-DD

11
11
Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
2
Ver glosario
NO
12
12
Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
3
Ver glosario
NO
13
13
Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
60
Ver glosario.
Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.

14
14
Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
60
NO
15
15
Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
60

16
16
Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
60
NO
17
17
Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
2
Ver glosario
NO
18
18
Municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
3
Ver glosario
NO
19
19
Pensionado residente en el exterior
1
Ver glosario

20
20
Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.
1
Ver glosario

21
21
Tipo de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
2
Ver glosario

22
22
Número de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
17
Ver glosario


Código del campo en el glosario del anexo 4
Nombre del campo
Longitud máxima del campo
Valores permitidos
Requerido reporte periódico
23
23
Dígito de verificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
1
Ver glosario
NO
24
24
Razón social de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
150
Ver glosario

25
25
Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único
2
Ver glosario

26
26
Tipo de pensionado
1
Ver glosario

27
43
Modalidad de pensión
2
Ver glosario

28
44
Pensión compartida
1
Ver glosario

29
27
Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único
10


30
28
Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único
10
AAAA-MM-DD

31
29
Fecha de inicio de pago pensional
10
AAAA-MM-DD

32
30
Fecha de suspensión de pago dela mesada pensional
10
AAAA-MM-DD
NO
33
31
Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional
2
Ver glosario
NO
34
32
Mesada pensional
10
Ver glosario

35
33
Porcentaje de ingreso base de liquidación
7
Ver glosario

36
34
Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial
7
Ver glosario
NO
37
35
Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez
7
Ver glosario
NO
38
45
Tipo de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas
2
Ver glosario

39
46
Número de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas
17
Ver glosario

40
47
Razón social de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas
150
Ver glosario

41
48
Tipo de identificación del pagador de pensión
2
Ver glosario

42
49
Número de identificación del pagador de pensión
17
Ver glosario

43
50
Razón social del Pagador de Pensión
150
Ver glosario

44
51
Identificador de la pensión en el RUAF
10
Ver glosario
NO
45
52
Estado de supervivencia del titular pensionado
1
Ver glosario
Solo aplica cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18

46
53
Fecha de fallecimiento del titular pensionado
10
Ver glosario
Es obligatorio cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18 y el valor en el campo Estado de supervivencia del titular pensionado sea 1 – fallecido
NO
47
54
Estado de supervivencia del titular causante
1
Ver glosario
Solo aplica cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18

48
55
Fecha de fallecimiento del titular causante
10
Ver glosario
Es obligatorio cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18 y el valor en el campo Estado de supervivencia del titular pensionado sea 1 – fallecido
NO

Los campos del causante (campos 1 al 6 en el glosario de campos del anexo 4) son obligatorios para los cargues periódicos de información. Los campos 4 (segundo apellido) y 6 (segundo nombre) son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

Si el campo Código de tipo de pensión o de otra prestación con pago único (campo 25 en el glosario de campos del anexo 4 ) corresponde a los valores 2, 3, 4, 5, 6 o 7 (pensiones de sobrevivencia), la información del causante (campos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el glosario de campos del anexo 4), deben ser distintos de la información del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único (campos 7, 8, 13, 14, 15 y 16 en el glosario de campos del anexo 4).

Si el campo código de tipo de pensión o de otra prestación con pago único (campo 25 en el glosario de campos del anexo 4 ) corresponde a los valores 1, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 o 15, la información del causante (campos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el glosario de campos del anexo 4), deben ser iguales a la información del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único (campos 7, 8, 13, 14, 15 y 16 en el glosario de campos del anexo 4), respectivamente.

Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las entidades pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados cargue periódico.

Si un pensionado tiene más de una pensión con el mismo pagador, por cada una de ellas se debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados cargue periódico.

Para la pensión familiar 

Se deben tener en cuenta los siguientes casos, para el reporte de la información al registro único de afiliados (RUAF):

Caso
Se debe reportar
1. Asignación inicial de la pensión familiar:
Un (1) único registro por la pensión familiar, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, donde los campos con código del 1 al 6 y los campos con código 54 y 55 corresponden al titular causante (el que contribuyó a la pensión) y los demás campos corresponden al titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 16 – familiar.
Donde:
Titular causante: corresponde a la persona que contribuyó a la pensión familiar y no es el titular de la misma.
Titular pensionado: corresponde a la persona titular de la pensión familiar, es decir el que tuvo mayor número de semanas cotizadas.
2. En el caso de fallecimiento del titular pensionado, estando el titular causante vivo y no hay herederos:
  • Reportar el fallecimiento del titular pensionado, en la estructura del archivo de novedades de actualización con la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar, cuya causal es 17 - fallecimiento del titular pensionado de una pensión familiar;
  • Reportar el cambio del titular causante como titular pensionado, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, donde en los campos con código del 1 al 6 y los campos con código 54 y 55 deben corresponder al titular pensionado fallecido y los demás campos corresponden al titular causante que pasó a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 16 – familiar.
  • 3. En el caso de fallecimiento del titular pensionado, estando el titular causante vivo y hay herederos.
    a) Reportar el fallecimiento del titular pensionado, en la estructura del archivo de novedades de actualización con la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar, cuya causal es 17 - fallecimiento del titular pensionado de una pensión familiar;
    b) Reportar el cambio del titular causante como titular pensionado, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, donde en los campos con código del 1 al 6 y los campos con código 54 y 55 deben corresponder al titular pensionado fallecido y los demás campos corresponden al titular causante que pasó a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 16. Familiar y actualizar el campo mesada pensional;
    c) Reportar en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados por cada heredero de la pensión un registro, donde los campos con código del 1 al 6 y los campos con código 54 y 55 deben corresponder al titular pensionado fallecido y los demás campos corresponden a del heredero que pasa a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 18 – sobrevivencia pensión familiar.
    4. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado vivo y no hay herederos:
    a) Reportar en la estructura del archivo de novedades de actualización, la novedad N09 actualizar fecha de fallecimiento del titular causante cuando el titular pensionado está vivo

    Caso
    Se debe reportar
    5. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado vivo y hay herederos:
    a) Reportar en la estructura del archivo de novedades de actualización, la novedad N09 Actualizar fecha de fallecimiento del titular causante cuando el titular pensionado está vivo;
    b) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N04 para actualizar el valor de la mesada pensional del titular pensionado;
    c) Reportar en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, por cada heredero de la pensión un registro, donde los campos con código del 1 al 6, el campo con código 54 debe ir en 0 y en el campo 55 va, por estar vivo y deben corresponder al del titular pensionado. Los demás campos corresponden a del heredero de la pensión que pasa a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 18 – Sobrevivencia pensión Familiar.
    6. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado fallecido y no hay herederos:
    a) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar con causal 16 – Retiro pensión familiar por muerte de ambos titulares.
    7. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado fallecido y hay herederos:
    a) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar con causal de retiro 16 – Retiro pensión familiar por muerte de ambos titulares;
    b) Para los registros de los herederos ya reportados, se debe enviar por cada uno de ellos, la novedad N04 Modificar pago pensión, actualizando el valor de la mesada pensional;
    c) Para el caso de los herederos no reportados, se debe enviar en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados por cada heredero de la pensión un registro, donde los campos con código del 1 al 6, el campo con código 54 debe ir en 0 y en el campo 55 va ,, por estar vivo y deben corresponder al del titular pensionado. Los demás campos corresponden a del heredero de la pensión que pasa a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 18 – Sobrevivencia pensión Familiar.
    8. Cuando hay separación o divorcio de los cónyuges o compañeros permanentes con pensión familiar, ambos titulares no han fallecido. En este caso ambos ex cónyuges se convierten en titulares pensionados.
    a) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N07 Retirar pensión y movimientos con causal de retiro 15 – retiro tipo pensión familiar por separación o divorcio de los cónyuges o compañeros permanentes;
    b) Reportar un registro por cada ex cónyuge o ex compañera permanente, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, en donde los campos con código en el glosario del 1 al 6 son los mismos datos de los campos con código 7, 8, 13, 14, 15 y 16 correspondientemente, los demás campos corresponden al del titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 17 – familiar por separación o divorcio.

    Para que las entidades aseguradoras que tienen a cargo el pago de las pensiones cuya modalidad es renta vitalicia, puedan cumplir con el reporte de la información de las pensiones familiares al RUAF como se establece en este anexo técnico, las Administradoras de los Fondos de Pensiones deben entregarle a las aseguradoras la información del tipo de pensión familiar (16 – familiar, 17 – familiar por separación o divorcio, 18 – Sobrevivencia pensión familiar) y la información de los dos titulares, distinguiendo cuál es titular pensionado y cuál el titular causante.

    1.2.2. Archivo de novedades de actualización pensionados

    El archivo de novedades de actualización de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de actualización.

    Novedad de creación de nuevos pensionados 

    Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente los nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados cargue periódico. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la entidad pagadora de pensiones a donde se traslada, debe reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados cargue periódico.

    Novedades de actualización 

    La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados cargue periódico deberá ser actualizada por las entidades pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.

    De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de pensionados”.

    El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

    Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

    Registro tipo 1 – registro de control


    Código del campo en el glosario del anexo 4
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de Registro
    1
    1 valor que significa que el registro es de control

    1
    22
    Número de identificación del pagador de pensiones
    17
    Ver glosario

    2
    39
    Fecha inicial del período dela información
    10
    AAAA-MM-DD

    3
    40
    Fecha final del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    4
    41
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

    5
    42
    Nombre del archivo (con extensión .TXT)
    36
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

    Registro tipo 2 – Registro de detalle


    Código del campo en el glosario del anexo 4
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    2: valor que significa que el registro es de detalle

    1
    21
    Tipo de identificación del administrador de pensiones
    2
    Ver glosario

    2
    22
    Número de identificación del administrador de pensiones
    17


    3
    23
    Dígito de verificación del administrador de pensiones
    1
    Ver glosario
    NO
    4
    7
    Tipo de identificación del pensionado o beneficiario
    2
    Ver glosario

    5
    8
    Número de identificación del pensionado o beneficiario
    17


    6
    13
    Primer apellido del pensionado o beneficiario
    60
    Ver glosario

    7
    14
    Segundo apellido del pensionado o beneficiario
    60
    Ver glosario
    NO
    8
    15
    Primer nombre del pensionado o beneficiario
    60
    Ver glosario

    9
    16
    Segundo nombre del pensionado o beneficiario
    60
    Ver glosario
    NO
    10

    Código de la novedad
    3
    Ver tabla “códigos de novedades de pensionados”

    11

    Nuevo valor 1

    Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de pensionados” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como ,,
    Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
    NO
    12

    Nuevo valor 2

    13

    Nuevo valor 3

    14

    Nuevo valor 4

    15

    Nuevo valor 5

    16

    Nuevo valor 6

    17

    Nuevo valor 7

    18

    Nuevo valor 8

    19

    Nuevo valor 9

    20

    Nuevo valor 10

    21

    Nuevo valor 11

    22

    Nuevo valor 12

    23

    Nuevo valor 13

    24

    Nuevo valor 14

    25

    Nuevo valor 15

    1.2.2.1. Códigos de novedades de pensionados

    Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para pensionados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

    Cód. Nov.
    Descripción
    Orden de las variables de la novedad
    Observaciones
    N01
    Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario
    9, 10, 11, 12, 13,14, 15, 16, 17, 18
    Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF.
    Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    N02
    Modificación identificación de pensionado o beneficiario
    7, 8
    Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    N03
    Modificar pensión
    19, 20, 25, 26, 27,28, 43, 44, 51
    Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF.
    El campo 51 es obligatorio.
    N04
    Modificar pago pensión
    29, 32, 33, 34, 35,27, 28, 45, 46, 48,49, 51
    Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF.
    Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
    N05
    Modificar datos del causante de la pensión
    1, 2, 3, 4, 5, 6
    Modificar la información del causante de la pensión.
    Los datos básicos modificados de la persona y los asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    N06
    Suspensión del pago de mesada pensional
    30, 31, 27, 28, 51
    Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
    Los campos 30, 31, 27, 28, 51 son obligatorios.
    N07
    Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar
    36, 37, 38, 27,28, 51
    Retirar una pensión en la base de datos RUAF.
    Los campos 36, 37, 27, 28, 51 son obligatorios para todas las causales de retiro.
    El campo 38 es obligatorio cuando la causal de retiro es 8. Retiro pensión por fallecimiento, 17 fallecimiento del titular pensionado
    Cuando la causal de retiro es por traslado de pagador, sustitución, liquidación o fusión, la entidad pagadora de la cual se retira el pensionado debe enviar la novedad de retiro con esta causal y la entidad a la cual se trasladó el pensionado debe enviar el ingreso a dicha entidad en la estructura del archivo maestro de pensionados.
    Cuando la causal de retiro es 9. Por inclusión errónea, la fecha de retiro debe ser igual a la fecha de la resolución.
    N08
    Reactivación del pago de mesada pensional
    30, 31, 27, 28, 51
    Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF. Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
    N09
    Actualizar fecha de fallecimiento del titular causante cuando el titular pensionado está vivo
    1, 2, 3, 4, 5, 6, 51,55
    Todos los campos son obligatorios
    Esta novedad aplica solamente cuando el tipo de pensión es 16, 17, 18

    1.2.3. Archivos de inconsistencias

    La estructura de los archivos de inconsistencias corresponde a las estructuras de los archivos ya sea del Maestro de Pensionados Cargue Periódico o de Novedades de Actualización enviados por las entidades pagadoras de pensiones, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del registro único de afiliados (RUAF), en el siguiente link:

    http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/PAGADORES.pdf 

    Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3º del anexo 7 de la presente resolución.

    Los pagadores de pensiones deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

    2. Glosario de campos del anexo técnico 4

    En el siguiente glosario se relacionan las variables que las entidades pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF), a través de los archivos maestros de pensionados cargue periódico y de novedades de actualización, con sus respectivos valores permitidos.

    Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valor permitido
    0
    Tipo de registro
    1
    N
    1 – Registro de control
    2 – Registro de detalle
    1
    Tipo de identificación del causante
    2
    A
    RC – Registro civil
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carné diplomático
    2
    Número de identificación del causante
    17
    A

    3
    Primer apellido del causante
    60
    A
    Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
    4
    Segundo apellido del causante
    60
    A
    5
    Primer nombre del causante
    60
    A
    6
    Segundo nombre del causante
    60
    A
    7
    Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    2
    A
    RC – Registro civil
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carnet diplomático
    8
    Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    17
    A

    9
    Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    1
    A
    M – Masculino
    F – Femenino
    10
    Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    11
    Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    2
    N
    Tabla departamentos – tabla Divipola (división político. administrativa de Colombia) del DANE.
    12
    Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    3
    N
    Tabla municipios – tabla Divipola (división político. administrativa de Colombia) del DANE
    13
    Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    60
    A
    Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
    14
    Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    60
    A
    15
    Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    60
    A
    16
    Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    60
    A
    17
    Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único
    2
    N
    Tabla departamentos – tabla Divipola (división político. administrativa de Colombia) del DANE
    Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S y corresponderán a EX para departamento y EXT para municipio.
    18
    Municipio residencia del pensionado o beneficiario
    3
    N
    Tabla municipios – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S y corresponderán a EX para departamento y EXT para municipio.

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valor permitido
    19
    Pensionado residente en el exterior
    1
    A
    Aplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior.
    S - Si reside en el exterior
    N - No reside en el exterior
    20
    Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.
    1
    A
    S - El pago se sitúa en el exterior
    N – El pago no se sitúa en el exterior
    21
    Tipo de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
    2
    A
    NI – Número de identificación tributaria
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de Extranjería
    Los campos 21, 22, 23 y 24 corresponden a la entidad que reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas.
    Como ejemplo: La UGPP (La unidad administrativa especial de gestión pensional y contribuciones parafiscales de la protección social, UGPP)
    22
    Número de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
    17
    A

    23
    Dígito de verificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
    1
    N
    0-9
    24
    Razón social de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas
    150
    A

    25
    Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único
    2
    N
    1. Vejez
    2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común
    3. Sobrevivencia temporal riesgo común
    4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
    5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional
    6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional
    7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
    8. Invalidez por riesgo común
    9. Invalidez por Riesgos Laborales
    10. Jubilación
    11. Jubilación para compartir
    12. Sanción
    13. Convencional
    14. Convencional para compartir
    15. Gracia
    16. Familiar
    17. Familiar por separación o divorcio
    18. Sobrevivencia pensión familiar
    20. Devolución de saldos
    21. Indemnización sustitutiva
    22. Auxilio funerario
    23. Indemnización por incapacidad permanente Parcial
    26
    Tipo de pensionado
    2
    N
    1. Pensionado del régimen de prima media con tope máximo de pensión.
    2. Pensionado del régimen de prima media sin tope máximo de pensión.
    3. Pensionado de régimen de Ahorro Individual. No aplica tope máximo de pensión
    4. Pensionado de riesgos laborales. Tope máximo de 20 smlmv.
    5. Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión.
    6. Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión.
    7. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en Salud, con tope máximo de pensión.
    8. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en Salud, sin tope máximo de pensión
    9. Pensionado del fondo de prestaciones sociales del magisterio con tope máximo de pensión. 10 – pensionado del fondo de prestaciones sociales del magisterio sin tope máximo de pensión.
    11. Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión.
    12. Pensionado de entidades con régimen de excepción, sin tope máximo de pensión.
    27
    Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión
    10
    N

    28
    Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión
    10
    F
    AAAA-MM-DD

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valor permitido
    29
    Fecha de inicio de pago pensional
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    30
    Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    31
    Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional
    2
    N
    1. Suspendida por verificación de requisitos-nulidad
    2. Suspendida por no cobro
    3. Suspendida por doble resolución
    4. Reincorporación laboral
    5. Revocatoria de resolución
    6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros.
    7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez
    8. Reactivación –Acreditación de requisitos
    9. Reactivación por cobro
    10. Reactivación por retiro del servicio
    11. Reactivación – Entrega de certificados
    12. Reactivación – Revisión del estado de invalidez
    13. Reactivación por otras causas
    32
    Mesada pensional
    10
    N
    Valor sin decimales, ni puntos.
    En este campo se reporta el valor de la mesada pensional o el valor del pago único como corresponda.
    33
    Porcentaje de ingreso base de liquidación
    7
    N
    Puede ser un valor igual o mayor de cero
    Para los casos de pensiones de sobrevivencia, se debe reportar el porcentaje de la mesada pensional correspondiente a cada beneficiario.
    Ejemplo:
    Valor archivo plano
    Porcentaje

    1.00000
    100%
    0.10000
    10%
    0.01000
    1%
    0.20350
    20.35%
    0.60540
    Valor archivo plano

    1.00000
    34
    Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial
    7
    N
    Ejemplo:
    Valor archivo plano
    Porcentaje

    0.33000
    33%
    0.10000
    10%
    0.05000
    5%
    0.20350
    20.35%
    0.49000
    49%
    35
    Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez
    7
    N
    Ejemplo:
    Valor archivo plano
    Porcentaje

    1.00000
    100%
    0.50010
    50.01%
    0.66000
    66.00%
    0.75000
    75.00%
    0.60540
    60.54%
    36
    Fecha de retiro de la pensión
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    37
    Causa de retiro de la pensión y de movimientos del tipo de pensión familiar
    1
    N
    1. Traslado de pagador
    2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (revisión pensión de invalidez)
    3. Sentencia judicial
    4. Revocatoria
    5. Pensión de sustitución (sobrevivencia)
    6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)
    7. Revocatoria de resolución
    8. Retiro pensión por fallecimiento
    9. Inclusión errónea
    10. Sustitución patronal
    11. Fusión
    12. Liquidación
    13. Por orden de entidades de control
    14. Por solicitud del beneficiario
    15. Retiro pensión familiar por separación o divorcio de los cónyuges o compañeros permanentes
    16. Retiro pensión familiar por muerte de ambos titulares.
    17. Fallecimiento del titular pensionado de una pensión familiar
    18. Fallecimiento del titular causante de una pensión familiar

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valor permitido
    38
    Fecha de fallecimiento
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    39
    Fecha inicial del período de la información
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    40
    Fecha final del período de la información
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    41
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    N

    42
    Nombre del Archivo(Con extensión .TXT)
    50
    A
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”
    43
    Modalidad de pensión
    2
    N
    1. Retiro programado
    2. Retiro programado con renta vitalicia diferida
    3. Renta vitalicia inmediata
    4. Convencional
    5. Convencional para compartir
    6. Anticipada
    7. Sentencia judicial de origen legal o extralegal
    8. Conciliaciones
    9. Régimen General.
    10. Renta temporal cierta con renta vitalicia de diferimiento cierto
    11. Renta temporal variable con renta vitalicia diferida
    12. Retiro programado sin negociación de bono pensional
    13. Renta temporal variable con renta vitalicia inmediata.
    44
    Pensión compartida
    1
    A
    S – El pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
    N – El pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
    45
    Tipo de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas
    2
    A
    NI – Número de identificación tributaria
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de Extranjería
    Si la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas (campos 21, 22, 24), no tiene a cargo otras entidades, los campos 45, 46, 47 deben corresponder a los de la entidad administradora de la pensión (campos 21, 22, 24)
    Un ejemplo: Cajanal EICE entidad en liquidación a la cual UGPP administra los derechos pensionales y prestaciones económicas, por lo tanto en los campos 45, 46, 47 irían los datos correspondientes a Cajanal.
    46
    Número de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas
    17
    A

    47
    Razón social de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas
    150
    A

    48
    Tipo de identificación del pagador de pensión
    2
    A
    NI – Número de identificación tributaria
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de Extranjería
    Los campos 48, 49 y 50 corresponden a la entidad que realiza el pago de la nómina de pensionados.
    Si la entidad administradora (campos 21, 22, 24), no maneja una entidad pagadora de pensión, los campos 48, 49, 50 deben corresponder a los de la entidad administradora de la pensión (campos 21, 22, 24)
    Ejemplo: FOPEP
    49
    Número de identificación del pagador de pensión
    17
    A

    50
    Razón social del pagador de pensión
    150
    A

    51
    Identificador de la pensión en el RUAF
    9
    N
    Número único que identifica la pensión en el RUAF.
    52
    Estado de supervivencia del titular pensionado
    1
    N
    1. Vivo
    2. Fallecido
    53
    Fecha de fallecimiento del titular pensionado
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    54
    Estado de supervivencia del titular causante
    1
    N
    1. Vivo
    2. Fallecido
    55
    Fecha de fallecimiento del titular causante
    10
    F
    AAAA-MM-DD

    ANEXO TÉCNICO 5

    Compensación familiar: subsistema de subsidio familiar

    Las cajas de compensación familiar deben suministrar la información de los afilia- dos y los subsidios al Ministerio de Salud y Protección Social, para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

    Deben enviar los siguientes archivos: a) maestro de afiliados cargue periódico, b) novedades de actualización de afiliaciones y subsidios, c) novedades estado afiliación y al día del aportante y c) maestro de subsidios, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

    El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

    Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

    Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 5.

    1. Estructura y especificación de los archivos.

    1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

    El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

    1.1.1. Maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización de afiliaciones y subsidios, novedades estado afiliación y al día del aportante y maestro de subsidios.

    Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

    Componente del nombre de archivo
    Valores permitidos o formato
    Descripción
    Longitud fija
    Requerido
    Módulo de información
    RUA
    Identificador del módulo de información: RUAF
    3

    Tipo de fuente
    250
    Fuente de la Información – Cajas de Compensación
    3

    Tema de información CMCP
    CNCA
    CNCE
    CMSP
    Información de los siguientes temas:4
    CMCP
    Maestro de afiliados cargue periódico
    CNCA
    Novedades de actualización de afiliaciones y subsidios
    CNCE
    Novedades estado afiliación y al día del aportante
    CMSP
    Maestro de subsidios
    Fecha de corte
    AAAAMMDD
    Corresponde a la fecha del día viernes de la semana
    8

    Tipo de identificación de la entidad reportadora
    NI
    Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información:
    – NI: correspondiente al tipo de identificación
    NIT.
    2

    Número de identificación de la entidad reportadora
    999999999999
    Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
    – Número de NIT
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplo: 000860999123
    12

    Indicador de código
    CO
    Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO
    2

    Código de la entidad
    XXXXXX
    Código de la entidad reportadora.
    Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplos:
    0CCF04
    0CCF07
    0CCF10
    0CCF21
    6

    Extensión del
    archivo
    .TXT
    Extensión del archivo plano.
    4

    Nombres de archivos: maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización de afiliaciones y subsidios, novedades estado afiliación y al día de la portante y maestro de subsidios

    Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
    Reporte de información de las cajas de compensación sobre afiliaciones a la seguridad social.
    RUA250CMCPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt RUA250CNCAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt RUA250CNCEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt RUA250CMSPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
    44

    Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

    1.1.2. Archivos de inconsistencias: maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización de afiliaciones y subsidios, novedades estado afiliación y al día del aportante y maestro de subsidios.

    Componente del nombre de archivo
    Valores permitidos o formato
    Descripción
    Longitud fija
    Requerido
    Módulo de información
    PUB
    Identificador del módulo de información:
    Publicaciones
    3

    Tipo de fuente
    200
    Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social
    3

    Tema de información
    CMCP
    CNCA
    CNCE
    CMSP
    Información de los siguientes temas:
    4
    CMCP
    Maestro de afiliados cargue periódico
    CNCA
    Novedades de actualización de afiliaciones y subsidios
    CNCE
    Novedades estado afiliación y al día del aportante
    CMSP
    Maestro de subsidios
    Fecha de corte
    AAAMMDD
    Corresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.
    Ejemplo: 20141231
    8

    Tipo de identificación de la entidad reportadora
    NI
    Tipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.
    – NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
    2

    Número de identificación de la entidad reportadora
    999999999999
    Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
    – Número de NIT
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplo: 000900474727
    12

    Tipo de identificación de la entidad destino
    NI
    Tipo de identificación de la entidad destino de la información:
    NI: correspondiente al tipo de identificación
    NIT.
    2

    Número de identificación de la entidad destino
    999999999999
    Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
    – Número de NIT
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplo: 000860314055
    12

    Indicador de código
    CO
    Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO
    2

    Código de la entidad
    XXXXXX
    Código de la entidad a quien se reporta las inconsistencias.
    Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplos:
    0CCF02
    0CCF04
    0CCF10
    0CCF24
    6

    Extensión del archivo
    .TXT
    Extensión del archivo plano.
    4

    Nombres de archivos: maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización de afiliaciones y subsidios, novedades estado afiliación y al día del aportante y maestro de subsidios.

    Tipo de archivo
    Nombre de archivo
    Longitud
    Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a las cajas de compensación
    PUB200CMCPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt PUB200CNCAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt PUB200CNCEAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt PUB200CMSPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
    58

    1.2. Estructura de los archivos

    1.2.1. Maestro de afiliados cargue periódico cajas de compensación familiar

    El archivo maestro de afiliados cargue periódico a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo que contienen la información de los afiliados solicitados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.

    Para los cargues periódicos, en esta estructura se reportarán todos los tipos de afiliados (trabajador afiliado dependiente, trabajador afiliado facultativo, afiliado pensionado, afiliado voluntario, afiliado con exención, afiliado por fidelidad) así como todos los miembros de la población cubierta.

    Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna código del campo en el glosario del anexo 5, tanto en el registro tipo 1, como en el registro tipo 2.

    El campo Nº es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo Pisis, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

    Los campos que no llevan ningún valor, y que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

    Registro tipo 1 - Registro de control 


    Código del campo en El glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    1 valor que significa que el registro es de control

    1
    12
    Código caja de compensación familiar
    6
    Ver glosario

    2
    2
    Fecha inicial del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    3
    3
    Fecha final del período dela información
    10
    AAAA-MM-DD

    4
    4
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

    5
    5
    Nombre del archivo (con extensión .TXT)
    44
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

    Registro tipo 2 – Registro de detalle 


    Código del campo del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido. Reporte periódico afiliado
    Oblig.
    Requerido reporte periódico miembro población cubierta
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    2: valor que significa que el registro es de detalle


    1
    1
    Tipo de identificación del afiliado
    2
    Ver glosario


    2
    2
    Número de identificación del afiliado
    17

    SI
    SI
    3
    24
    Tipo de identificación del miembro de la población cubierta
    2
    Ver glosario
    NO

    4
    25
    Número de identificación del miembro de la población cubierta
    17

    NO

    5
    3
    Código género
    1
    Ver glosario


    6
    4
    Fecha de nacimiento
    10
    AAAA-MM-DD


    7
    5
    Primer apellido
    60
    Ver glosario
    Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.


    8
    6
    Segundo apellido
    60
    NO
    NO
    9
    7
    Primer nombre
    60


    10
    8
    Segundo nombre
    60
    NO
    NO


    Código del campo en el glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido. Reporte periódico afiliado
    Oblig.
    Requerido reporte periódico miembro población cubierta
    11
    9
    Departamento residencia
    2
    Ver glosario


    12
    10
    Municipio residencia
    3
    Ver glosario


    13
    11
    Fecha de afiliación
    10
    AAAA-MM-DD


    14
    12
    Código caja de compensación familiar
    6



    15
    13
    Código tipo de afiliado
    1
    Ver glosario

    NO
    16
    14
    Tipo de identificación del aportante
    2
    Ver glosario


    17
    15
    Número de identificación del aportante
    17



    18
    16
    Dígito de verificación del aportante
    1
    Ver glosario
    NO
    NO
    19
    17
    Razón social del aportante
    150
    Ver glosario


    20
    18
    Fecha de vinculación con el aportante
    10
    AAAA-MM-DD

    NO
    21
    19
    Departamento de la ubicación laboral
    2
    Ver glosario

    NO
    22
    20
    Municipio de la ubicación laboral
    3
    Ver glosario

    NO
    23
    22
    Al día
    1
    Ver glosario

    NO
    24
    23
    Código tipo de miembro de la población cubierta
    1
    Ver glosario


    25
    26
    Código condición beneficiario
    1
    Ver glosario
    NO
    NO
    26
    27
    Código tipo relación con afiliado
    1
    Ver glosario
    NO

    Los campos con código 6 (segundo apellido) y 8 (segundo nombre) en el glosario del anexo 5, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

    Si el código del campo 13 (tipo de afiliado) en el glosario del anexo técnico 5, es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado, es decir los códigos de campos 14 (tipo de identificación del aportante) y 15 (número de identificación del aportante) deben corresponder a los códigos de campos 1 (tipo de identificación del afiliado) y 2 (número de identificación del afiliado), respectivamente.

    Si el código del campo 13 (tipo de afiliado) en el glosario del anexo técnico 5, es 3 (afiliado pensionado), los códigos de campos 14 (tipo de identificación del aportante) y 15 (número de identificación del aportante) deben corresponder a la entidad pagadora de la pensión.

    Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados cargue periódico y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

    1.2.2. Archivo maestro de subsidios

    El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los subsidios.

    Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.

    Registro tipo 1 – Registro de control


    Código del campo en el glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    1 valor que significa que el registro es de control

    1
    12
    Código caja de compensación familiar
    6
    Ver glosario

    2
    50
    Fecha inicial del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    3
    51
    Fecha final del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    4
    52
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

     


    Código del campo enel glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    5
    53
    Nombre del archivo (con extensión .TXT)
    44
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

     

    Registro tipo 2 – Registro de detalle 

     


    Código del campo en el glosario del anexo 5Nombre del campoLongitud máximaValores permitidosRequerido afiliadosRequerido no afiliadosRequerido aportantes
    00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
    155Identificador único del subsidio9Ver glosarioSISISI
    212Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSISISI
    350A quien se otorgó el subsidio1Ver glosarioSISISI
    41Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar2Ver glosarioSISINO
    52Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar17 SISINO
    65Primer apellido60Ver glosarioSISINO
    76Segundo apellido60NONONO
    87Primer nombre60SISINO
    98Segundo nombre60NONONO
    1028Fecha de asignación del subsidio10Ver glosarioNONONO
    1129Valor del subsidio10Ver glosarioNONOSI
    1230Código tipo de subsidio2Ver glosarioSISISI
    1331Estado del subsidio1Ver glosarioSISISI
    1432Departamento donde recibe el subsidio2Ver glosarioNOSINO
    1533Municipio donde recibe el subsidio3Ver glosarioNOSINO
    1634Fecha de entrega del último subsidio10Ver glosarioNONOSI
    1738Tipo de identificación del beneficiario2Ver glosarioSISISI
    1839Número de identificación del beneficiario17 SISISI
    1940Código género del beneficiario1Ver glosarioNOSISI
    2041Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAA-MM-DDNOSISI
    2142Primer apellido del beneficiario60Ver glosarioNOSISI
    2243Segundo apellido del beneficiario60NONONO
    2344Primer nombre del beneficiario60NOSISI
    2445Segundo nombre del beneficiario60NONONO
    2546Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2Ver glosarioNONOSI
    2647Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17 NONOSI
    2748Dígito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio1 NONONO
    2849Razón social de la empresa que recibe el subsidio150Ver glosarioNONOSI

     

    Explicación del reporte de subsidios estado de los subsidios

    1 = Otorgado: se refiere al momento en el cual el subsidio es asignado.

    2 = Suspendido: es el período en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del programa.

    3 = Pagado: es cuando el beneficiario recibe efectivamente el subsidio.

    4 = Terminado: se registra este estado cuando se realiza el último pago correspondiente, en aquellos subsidios que tienen un ciclo de pago, como es el caso del subsidio de desempleo.

    5 = Cancelado.

    En el campo valor del subsidio, los valores aceptados serán cero o el valor correspondiente dependiendo del tipo de subsidio.

    El campo 28 (fecha de asignación del subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado, suspendido o cancelado.

    El campo 34 (fecha de entrega del último subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

    1. Subsidio de vivienda

    En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado y 3 = Pagado.

    Para reportar el subsidio de vivienda a través del archivo maestro de subsidios se hará de la siguiente manera:

    — Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador, dado que este es beneficiario del subsidio.

    — El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado y cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto efectivamente entregado al beneficiario. Estos valores deben reportarse una sola vez en el registro que corresponde al afiliado trabajador.

    — Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

    — El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado otorgado.

    — El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado pagado.

    2. Subsidio de desempleo

    En el subsidio de desempleo deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado, 2= Suspendido, 3 = Pagado y 4= Terminado.

    Para reportar el subsidio de desempleo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

    — Se debe enviar un registro por el jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio.

    — El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.

    — Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes la información del beneficiario, que en este caso deberá ser el cónyuge o compañero permanente.

    — El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

    — El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

    3. Subsidio cuota monetaria

    En el subsidio de cuota monetaria deben reportarse los subsidios en estados 2= Suspendido o 3 = Pagado.

    Para reportar el subsidio de cuota monetaria a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

    — Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

    — Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

    — El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que perciban el subsidio.

    — El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

    — El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

    4. Subsidio en especie

    El valor de los subsidios en especie que se debe reportar mensualmente corresponde al valor total de todos los subsidios estipulados en el artículo 5º de la Ley 21 de 1982 y en el artículo 3º, parágrafo 2º de la Ley 789 entregados a cada persona.

    En el subsidio en especie deben reportarse los subsidios en estados 2 = Suspendido o 3 = pagado.

    Para reportar el subsidio en especie a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

    — Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

    Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

    — El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que percibe el subsidio.

    — El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

    — El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

    5. Subsidio de educación

    El valor que corresponde al subsidio de educación es el valor diferencial de acuerdo con la categoría respecto a la tarifa particular. Se deben enviar los subsidios de los servicios de educación formal así como los servicios de la educación no formal. No se incluyen en este reporte los subsidios de educación que se otorgan en especie.

    En el subsidio de educación deben reportarse los subsidios en estados 1 = otorgado, 2= suspendido o 3 = pagado.

    Para reportar el subsidio de educación a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

    a) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio es el afiliado trabajador debe enviar un único registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador;

    b) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio NO es el afiliado trabajador se debe enviar:

    — Un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

    — Por cada beneficiario que percibe el subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

    — El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios del afiliado trabajador.

    — El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

    — El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

    6. Subsidios a los aportantes

    Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a la empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.

    Para reportar el subsidio a los aportantes a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

    — Se debe enviar un registro por cada trabajador por el cual se origina la exención.

    — En el valor del subsidio deberá registrarse el monto de la exención mensual efectivamente causada.

    — El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha en la cual la empresa se hizo acreedora al beneficio de exoneración.

    7. Seguro de desempleo Fosfec

    En el seguro de desempleo Fosfec deben reportarse los subsidios en estados 1= otorgado, 3 = pagado, 4= terminado, 5= cancelado. Para reportarlo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

    — Se debe enviar un registro de la persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información de la persona que recibe el subsidio.

    — El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente a la persona que recibe el subsidio.

    — El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o cancelado.

    — El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

    1.2.3. Archivo de novedades de afiliados y subsidios de compensación familiar

    El archivo de novedades de afiliados y subsidios a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

    Novedades de creación de nuevos afiliados

    Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue inicial.

    Novedades de actualización

    La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

    De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.

    El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

    Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada código de novedad.

    Registro tipo 1 – Registro de control 


    Código del campo en el glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    1 valor que significa que el registro es de control
    SI
    1
    12
    Código caja de compensación familiar
    6
    Ver glosario
    SI
    2
    50
    Fecha inicial del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD
    SI
    3
    51
    Fecha final del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD
    SI
    4
    52
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
    SI
    5
    53
    Nombre del archivo (con extensión .TXT)
    44
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”
    SI

     

    Registro tipo 2 – Registro de detalle 

     


    Código del campo en el glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    Observaciones
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    2: valor que significa que el registro es de detalle
    SI
    Datos del Afiliado trabajador, del beneficiario o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C01.
    Datos del Afiliado trabajador o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C02.
    Datos del afiliado beneficiario como están en la base de datos del RUAF para la novedad
    C10.
    Datos del afiliado trabajador como están en la base de datos del RUAF para las novedades C03, C04, C07 y C08
    1
    12
    Código caja de compensación familiar
    6

    SI
    2
    1
    Tipo de identificación del afiliado
    2
    Ver glosario
    SI
    3
    2
    Número de identificación del afiliado
    17

    SI
    4
    5
    Primer apellido
    60
    Ver glosario
    Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    SI
    5
    6
    Segundo apellido
    60
    NO
    6
    7
    Primer nombre
    60
    SI
    7
    8
    Segundo nombre
    60
    NO
    8

    Código de la novedad
    3
    Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”
    SI

    9

    Nuevo valor 1


    NO
    Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como (,,)
    Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
    10

    Nuevo valor 2


    11

    Nuevo valor 3


    12

    Nuevo valor 4


    13

    Nuevo valor 5


    14

    Nuevo valor 6


    15

    Nuevo valor 7


    16

    Nuevo valor 8


    17

    Nuevo valor 9


    18

    Nuevo valor 10


    19

    Nuevo valor 11


    20

    Nuevo valor 12


    21

    Nuevo valor 13


    22

    Nuevo valor 14


    23

    Nuevo valor 15


    1.2.3.1. Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar

    Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

    Código de novedad
    Descripción
    Orden de las variables de la novedad
    Observaciones
    C01
    Modificar persona
    3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
    Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
    Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    C02
    Modificar identificación de persona
    1, 2
    Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF ya sea afiliado trabajador o un no afiliado para el caso de subsidios. Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    C03
    Modificar afiliación a compensación familiar
    11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 23
    Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF.
    Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios.
    C04
    Retirar afiliación a compensación familiar
    14, 15, 16, 35, 36, 37,58
    Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF de un afiliado trabajador, en los siguientes casos:
    Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16, 35 y 58. El campo 16 no es obligatorio.
    Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 14, 15, 37, 58.
    Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 14, 15, 36, 58.
    Esta novedad retira el afiliado trabajador referenciado con todo su grupo familiar.
    C07
    Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.
    11, 23, 24, 25,26, 27
    Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
    Los campos 24 y 25 son obligatorios.
    C08
    Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.
    24, 25, 36,37, 58
    Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF. Los campos 24, 25, 36 y 58 son obligatorios.
    C09
    Modificar subsidio
    28, 29, 30, 31,32, 33, 34, 38,39, 55
    Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante
    Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios
    C10
    Modificación de identificación del miembro de la población cubierta
    24, 25, 56, 57
    Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF.
    Los campos 24 y 25 son obligatorios
    Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.

    1.2.4. Novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

    El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

    Para las novedades C05 y C06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente los registros para los afiliados trabajadores y que en el mes hayan cambiado el estado respecto al mes anterior.

    La novedad C05 estado de la afiliación solamente debe ser usada para cambiar del estado activo a suspendido o de suspendido a activo.

    El cambio de estado a inactivo se realiza a través de la novedad C04 (retirar afiliación a compensación familiar) que aplica para el afiliado trabajador y a través de la novedad C08 (retirar miembro de población cubierta a la afiliación a compensación familiar) que aplica para los miembros de la población cubierta.

    Registro tipo 1 – Registro de control 


    Código del campo enel glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    1 valor que significa que el registro es de control

    1
    12
    Código caja de compensación familiar
    6
    Ver glosario

    2
    50
    Fecha inicial del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    3
    51
    Fecha final del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    4
    52
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    Sin incluir el registro control

    5
    53
    Nombre del Archivo(Con extensión .TXT)
    44
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

    Registro tipo 2 – Registro de detalle 

     


    Código del campo en el glosario del anexo 5
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    2: valor que significa que el registro es de detalle

    1
    12
    Código caja de compensación familiar
    6


    2
    1
    Tipo de identificación del afiliado
    2
    Ver glosario

    3
    2
    Número de identificación del afiliado
    17


    4
    5
    Primer apellido
    60
    Ver glosario

    5
    6
    Segundo apellido
    60
    NO
    6
    7
    Primer nombre
    60

    7
    8
    Segundo nombre
    60
    NO
    8

    Código de la novedad
    3
    C05 C06

    Sólo pueden ser los códigos C05 o C06.
    9
    21
    Estado de la afiliación
    1
    Ver glosario
    NO
    Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C05.
    10
    14
    Tipo de identificación del aportante
    2
    Ver glosario

    11
    15
    Número de identificación del aportante
    17
    Ver glosario

    12
    16
    Dígito de verificación del aportante
    1
    Ver glosario
    NO
    13
    17
    Razón social del aportante
    150
    Ver glosario

    14
    22
    Al día
    1
    Ver glosario
    NO
    Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C06






    Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se debe enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número de total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

    1.2.5. Archivos de inconsistencias

    La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos, ya sea del maestro de afiliados cargue periódico, maestro de subsidios, novedades de actualización o del estado de afiliación y al día del aportante enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del registro único de afiliados (RUAF), link:

    http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/COMPENSACION.pdf 

    Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3º del anexo 7 de la presente resolución.

    Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

    2. Glosario de campos del anexo técnico 5

    En el siguiente glosario se relacionan las variables que las Cajas de Compensación Familiar deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF), a través de los archivos maestros de pensionados cargue periódico y de novedades de actualización, con sus respectivos valores permitidos.

    Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

     

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valores permitidos
    0
    Tipo de Registro
    1
    N
    1 – Registro de control
    2 – Registro de detalle
    1
    Tipo de identificación del afiliado
    2
    A
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carné diplomático
    2
    Número de identificación del afiliado
    17
    A

    3
    Código género
    1
    A
    M – Masculino
    F – Femenino
    4
    Fecha de nacimiento
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    5
    Primer apellido
    60
    A
    Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
    6
    Segundo apellido
    60
    A
    7
    Primer nombre
    60
    A
    8
    Segundo nombre
    60
    A
    9
    Departamento residencia
    2
    N
    Tabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    10
    Municipio residencia
    3
    N
    Tabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    11
    Fecha de afiliación
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    12
    Código caja de compensación familiar
    6
    A

    13
    Código tipo de afiliado
    1
    N
    1 – Trabajador afiliado dependiente
    2 – Trabajador afiliado facultativo
    3 – Afiliado pensionado
    4 – Afiliado voluntario
    5 – Afiliado con exención
    6 – Afiliado por fidelidad
    14
    Tipo de identificación del aportante
    2
    A
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carné diplomático
    NI – Número de identificación tributaria
    15
    Número de identificación del aportante
    17
    A

    16
    Dígito de verificación del aportante
    1
    N
    0-9
    17
    Razón social del aportante
    150
    A
    Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
    18
    Fecha de vinculación con el aportante
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    19
    Departamento de la ubicación laboral
    2
    N
    Tabla Departamentos – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    20
    Municipio de la ubicación laboral
    3
    N
    Tabla Municipios – Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    21
    Estado de la afiliación
    1
    N
    1. Activo
    2. Inactivo
    3. Suspendido

     

     

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valores permitidos
    22
    Al día
    1
    N
    1. Al día
    2. En mora
    23
    Código tipo de miembro de la población cubierta
    1
    N
    1. Afiliado
    2. Persona a cargo
    3. Cónyuge o compañero (a) permanente
    24
    Tipo de identificación del miembro de la población cubierta
    2
    A
    RC – Registro civil
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carné diplomático
    25
    Número de identificación del miembro de la población cubierta
    17
    A

    26
    Código condición beneficiario
    1
    A
    D – Discapacitado
    E – Estudiante
    27
    Código tipo relación con el afiliado
    1
    N
    1 – Cónyuge o compañero permanente
    2 – Hijo(a)
    3 – Padre o madre
    4 – Hermano(a)
    28
    Fecha de asignación del subsidio
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    29
    Valor del subsidio
    10
    N
    Debe ser igual o mayor que cero y venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
    30
    Código tipo de subsidio
    1
    N
    1 – Subsidio económico (cuota monetaria)
    2 – Subsidio desempleo
    3 – Subsidio educación
    4 – Subsidio vivienda
    5 – Subsidio en especie
    6 – Microcrédito
    7 – Al empleo
    8 – Exención
    9 – Aportes estudiantes
    10 – Aprendices
    11 – Subsidio de desempleo Fosfec
    12 – Subsidio de desempleo Fosfec – empresas (De acuerdo al Decreto 1508 de 2014)
    31
    Estado del subsidio
    1
    N
    1 – Otorgado
    2 – Suspendido
    3 – Pagado
    4 – Terminado
    5 – Cancelado
    32
    Departamento donde recibe el subsidio
    2
    N
    Tabla departamentos – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    33
    Municipio donde recibe el subsidio
    3
    N
    Tabla municipios – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    34
    Fecha de entrega del último subsidio
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    35
    Fecha de desvinculación con el aportante
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    36
    Fecha de retiro del afiliado
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    37
    Fecha de fallecimiento
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    38
    Tipo de identificación del beneficiario
    2
    A
    RC – Registro civil
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carné diplomático
    39
    Número de identificación del beneficiario
    17
    A

    40
    Código género del beneficiario
    1
    A
    M – Masculino
    F – Femenino
    41
    Fecha de nacimiento del beneficiario
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    42
    Primer apellido del beneficiario
    60
    A
    Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
    43
    Segundo apellido del beneficiario
    60
    A
    44
    Primer nombre del beneficiario
    60
    A
    45
    Segundo nombre del beneficiario
    60
    A
    46
    Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio
    2
    A
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carné diplomático
    NI – Número de identificación tributaria

     

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valores permitidos
    47
    Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio
    17
    A

    48
    Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio
    1
    N
    0-9
    49
    Razón social de la empresa que recibe el subsidio
    150
    A
    Nombre de la empresa que recibe el subsidio.
    50
    A quien se otorgó el subsidio
    1
    N
    1 – Afiliado
    2 – No afiliado
    3 – Aportante
    51
    Fecha inicial del período de la información
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    52
    Fecha final del período de la información
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    53
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    N

    54
    Nombre del archivo (con extensión .TXT)
    58
    A
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”
    55
    Identificador único del subsidio
    9
    N
    Corresponde a un número único consecutivo que identifica a cada subsidio, el cual es generado por cada caja de compensación.
    56
    Nuevo tipo de identificación del miembro de la población cubierta
    2
    A
    RC – Registro civil
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    PA – Pasaporte
    CD – Carné diplomático
    57
    Nuevo número de identificación del miembro de la población cubierta
    17
    A

    58
    Causal de retiro
    2
    N
    1 – Desvinculación del trabajador con el aportante
    2 – Fallecimiento
    3 – Traslado del aportante a otra CCF
    4 – Traslado por contrato de cesión 5- Por multiafiliación del aportante
    6 – Por sustitución de la empresa
    7 – Por fusión de la empresa
    8 – Por liquidación de la empresa
    9 – Por sustitución de la administradora
    10 – Por fusión de la administradora
    11 – Por liquidación de la administradora
    12 – Por inclusión errónea
    30 – Otra causa de retiro
    Para los afiliados trabajadores no aplica la causal 30.
    Para los beneficiarios aplican solamente las causales 2, 12 o 30.

    ANEXO TÉCNICO 6

    Programas asistencia social: subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales

    Las administradoras de los programas de asistencia social deben suministrar la información de los vinculados a los programas, al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

    Deben enviar los siguientes archivos: a) maestro de vinculados cargue periódico y b) novedades de actualización, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

    El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

    Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

    Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 6.

    1. Estructura y especificación de los archivos 

    1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

    El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

    1.1.1. Maestro de vinculados cargue periódico y novedades de actualización programas de asistencia social

    Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

    Componente del nombre de archivo
    Valores permitidos o formato
    Descripción
    Longitud fija
    Requerido
    Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: RUAF3

    Componente del nombre de archivo
    Valores permitidos o formato
    Descripción
    Longitud fija
    Requerido
    Tipo de fuente
    250
    Fuente de la información – entidades que asignan subsidios a través de Programas de asistencia social.
    3

    Tema de información
    AMNP
    ANNA
    Información de los siguiente temas:
    4



    AMNP
    Maestro de vinculados cargue periódico
    ANNA
    Novedades de actualización
    Fecha de corte
    AAAAMMDD
    Corresponde a la fecha del último día calendario del período reportado.
    8

    Tipo de identificación de la entidad reportadora
    NI
    Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información:
    – NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
    2

    Número de identificación de la entidad reportadora
    999999999999
    Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
    – Número de NIT
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda, si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplo:
    000860999123
    12

    Indicador de Código
    CO
    Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO
    2

    Código de la Entidad
    XXXXXX
    Código de la entidad reportadora. Número asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social a estas entidades.
    Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplos:
    A00001
    A00002
    0A0010
    6

    Extensión del archivo
    .TXT
    Extensión del archivo plano.
    4

    Nombre de archivos: maestro de vinculados cargue periódico y novedades de actualización

     

    Tipo de archivo
    Nombre de archivo
    Longitud
    Reporte de información de las entidades que asignan subsidios mediante programas de asistencia social.
    RUA250AMNPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
    RUA250ANNAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
    44

     

    Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

    1.1.2. Archivos de inconsistencias: maestro de vinculados cargue periódico y novedades de actualización

    Los archivos cumplen con los siguientes estándares:

    Componente del nombre de archivo
    Valores permitidos o formato
    Descripción
    Longitudfija
    Requerido
    Módulo de información
    PUB
    Identificador del módulo de información: Publicaciones
    3

    Tipo de Fuente
    200
    Fuente de la información – Ministerio de Salud y Protección Social
    3

    Tema de informaciónAMNP
    ANNA
    Información de los siguientes temas:
    4
    AMNP
    Maestro de vinculados cargue periódico
    ANNA
    Novedades de actualización
    Fecha de Corte
    AAAAMMDD
    Corresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.
    Ejemplo: 20141231
    8

    Tipo de identificación de la entidad reportadora
    NI
    Tipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.
    NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
    2

    Número de identificación de la entidad reportadora
    999999999999
    Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social Número de NIT
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplo:
    000900474727
    12

     

    Componente del nombre de archivo
    Valores permitidos o formato
    Descripción
    Longitud fija
    Requerido
    Tipo de identificación de la entidad destino
    NI
    Tipo de identificación de la entidad destino de la información:
    NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
    2

    Número de identificación de la entidad destino
    999999999999
    Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:
    Número de NIT
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.
    Ejemplo:
    000860314055
    12

    Indicador de Código
    CO
    Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO
    2

    Código de la Entidad
    XXXXXX
    Código de la entidad a quien se reportan las inconsistencias.
    Número asignado por Ministerio de Salud y Protección Social
    Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplos:
    0A0001
    0A0002 PASENA PAICBF
    6

    Extensión del archivo
    .TXT

    Extensión del archivo plano.
    4

    Nombre de archivos: maestro de vinculados cargue periódico y novedades de actualización 

     

    Tipo de archivo
    Nombre de archivo
    Longitud
    Publicación de información de inconsistencias de vinculados a programas de asistencia social.
    PUB200AMNPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
    PUB200ANNAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
    58

     

    1.2. Estructuras de los archivos

    1.2.1. Maestro de vinculados cargue periódico a programas de asistencia social

    El archivo maestro de vinculados cargue periódico a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.

    Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna código del campo en el glosario del anexo 6, tanto en el registro tipo 1, como en el registro tipo 2.

    El campo Nº es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo Pisis, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

    Los campos que no llevan ningún valor y que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

    Registro tipo 1 – Registro de control 


    Código del campo en el glosario del anexo 6.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    1 valor que significa que el registro es de control

    1
    16
    Código administradora de programa asistencia social
    6
    Ver glosario

    2
    31
    Fecha inicial del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    3
    32
    Fecha final del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    4
    33
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

    5
    34
    Nombre del archivo (con extensión.TXT)
    44
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

     

    Registro tipo 2 – Registro de detalle

     


    Código del campo en el glosario del anexo 6
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido reporte periódico
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    2: valor que significa que el registro es de detalle

    1
    1
    Tipo de identificación del vinculado
    2
    Ver glosario

    2
    2
    Número de identificación del vinculado
    17


    3
    3
    Código Género
    1
    Ver glosario

    4
    4
    Fecha de Nacimiento
    10
    AAAA-MM-DD

    5
    5
    Departamento Nacimiento
    2
    Ver glosario
    NO
    6
    6
    Municipio Nacimiento
    3
    Ver glosario
    NO
    7
    7
    Primer apellido
    60
    Ver glosario
    Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.

    8
    8
    Segundo apellido
    60
    NO
    9
    9
    Primer nombre
    60

    10
    10
    Segundo nombre
    60
    NO
    11
    11
    Departamento Residencia
    2
    Ver glosario

    12
    12
    Municipio Residencia
    3
    Ver glosario

    13
    13
    Código pertenencia étnica
    2
    Ver glosario
    NO
    14
    14
    Código Grupo de Interés Social
    2
    Ver glosario
    NO
    15
    15
    Fecha de vinculación
    10
    AAAA-MM-DD

    16
    16
    Código administradora de programa asistencia social
    6


    17
    17
    Código del programa
    2
    Ver glosario

    18
    20
    Tipo de beneficio
    1
    Ver glosario

    19
    21
    Tipo de subsidio para empresas
    2
    Ver glosario
    NO
    20
    22
    Valor del beneficio
    10


    21
    23
    Departamento donde recibe el beneficio
    2
    Ver glosario

    22
    24
    Municipio donde recibe el beneficio
    3
    Ver glosario

    23
    25
    Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado *
    2
    Ver glosario
    NO
    24
    26
    Número de identificación empresa donde labora el vinculado
    17

    NO
    25
    27
    Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado
    1
    Ver glosario
    NO
    26
    28
    Razón social empresa donde labora el vinculado *
    150
    Ver glosario
    NO
    27
    29
    Fecha de entrega del último beneficio
    10
    Ver glosario

    28
    31
    Estado del beneficio
    1
    Ver glosario

    Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 6, son obligatorios si el vinculado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

    Los campos con código 25, 26, 28 en el glosario del anexo 6, son obligatorios cuando el campo con código 21 (tipo de subsidio) es para las empresas (microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención).

    Beneficios económicos periódicos (BEPS): respecto a las personas que han tenido acceso al servicio social complementario de beneficios económicos periódicos (BEPS), la administradora del mecanismo BEPS o el tercero que esta contrate, deberá reportar la información de las personas beneficiarias de dichos beneficios al registro único de afiliados (RUAF), en las estructuras definidas en el presente anexo.

    1.2.2. Archivo de novedades de actualización vinculados a programas de asistencia social

    El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

    Novedad de creación de nuevos vinculados 

    Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados cargue periódico a programas de asistencia social.

    Novedades de actualización 

    La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados cargue periódico a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

    De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social”.

    El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

    Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada código de novedad.

    Registro tipo 1 – Registro de control 


    Código del campo en el glosario del anexo 6
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    1 valor que significa que el registro es de control

    1
    16
    Código administradora de programa Asistencia Social
    6
    Ver glosario

    2
    31
    Fecha inicial del período dela información
    10
    AAAA-MM-DD

    3
    32
    Fecha final del período de la información
    10
    AAAA-MM-DD

    4
    33
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

    5
    34
    Nombre del archivo (con extensión .TXT)
    44
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”

    Registro tipo 2 – Registro de detalle 


    Código del campo en el glosario del anexo 6.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Valores permitidos
    Requerido
    0
    0
    Tipo de registro
    1
    2: valor que significa que el registro es de detalle

    1
    16
    Código administradora de programa de Asistencia Social
    6


    2
    1
    Tipo de identificación del vinculado
    2
    Ver glosario

    3
    2
    Número de identificación del vinculado
    17


    4
    7
    Primer apellido
    60
    Ver glosario

    5
    8
    Segundo apellido
    60
    NO
    6
    9
    Primer nombre
    60

    7
    10
    Segundo nombre
    60
    NO
    8

    Código de la novedad
    3
    Ver tabla “códigos de novedades de programas de asistencia social”

    9

    Nuevo valor 1

    Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como (,,)
    Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
    NO
    10

    Nuevo valor 2

    11

    Nuevo valor 3

    12

    Nuevo valor 4

    13

    Nuevo valor 5

    14

    Nuevo valor 6

    15

    Nuevo valor 7

    16

    Nuevo valor 8

    17

    Nuevo valor 9

    18

    Nuevo valor 10

    19

    Nuevo valor 11

    20

    Nuevo valor 12

    21

    Nuevo valor 13

    22

    Nuevo valor 14

    23

    Nuevo valor 15

    1.2.2.1. Códigos de novedades de programas de asistencia social

    Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los vinculados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

     

    Código de novedad
    Descripción
    Orden de las variables de la novedad
    Observaciones
    A01
    Modificar persona
    3, 4, 5, 6, 7,8, 9, 10, 11,12, 13, 14
    Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    A02
    Modificar identificación persona
    1, 2
    Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
    Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
    A03
    Modificar vinculación programa general
    15, 17, 20,
    Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio.
    Para modificar el campo 29 “Fecha de entrega del beneficio” son obligatorios los campos 17, 29 y el nuevo campo 35, el cual constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio y debe venir en formato AAAA-MM-DD.
    21, 22, 23,24, 25, 26,27, 28, 29,
    31, 35
    A04
    Retirar vinculación programa general
    17, 30, 29, 36
    Retirar vinculación de un programa de asistencia social.
    Para el retiro de un beneficio específico, los campos17, 30, 29 y 36 son obligatorios.
    Para el retiro de un vinculado, los campos 17, 30 y 36 son obligatorios, con esta opción se retiran todos los beneficios otorgados a una persona en un programa específico.

    1.2.3. Archivos de inconsistencias 

    La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos ya sea del maestro de vinculados cargue periódico o de novedades de actualización enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del registro único de afiliados (RUAF), link:

    http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/ASISTENCIA.pdf 

    Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, el día 20 calendario siguiente a la fecha de corte de acuerdo a la periodicidad. Para descargar estos archivos se deben usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3º del anexo 7 de esta resolución.

    Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

    2. Glosario de campos del anexo técnico 6

    En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras de los programas de asistencia social deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del registro único de afiliados a la protección social (RUAF), a través del archivo maestro de vinculados cargue periódico y de novedades de actualización, con sus respectivos valores permitidos.

    Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valores permitidos
    0
    Tipo de registro
    1
    N
    1 – Registro de control
    2 – Registro de detalle
    1
    Tipo de identificación del vinculado
    2
    A
    RC – Registro civil
    TI – Tarjeta de identidad
    CC – Cédula de ciudadanía
    CE – Cédula de extranjería
    CD – Carné diplomático
    PA – Pasaporte
    2
    Número de identificación del vinculado
    17
    A

    3
    Código género
    1
    A
    M – Masculino
    F – Femenino
    4
    Fecha de nacimiento
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    5
    Departamento nacimiento
    2
    N
    Tabla departamentos – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE.

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valores permitidos
    6
    Municipio nacimiento
    3
    N
    Tabla municipios – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    7
    Primer apellido
    60
    A
    Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
    8
    Segundo apellido
    60
    A
    9
    Primer nombre
    60
    A
    10
    Segundo nombre
    60
    A
    11
    Departamento residencia
    2
    N
    Tabla departamentos – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    12
    Municipio residencia
    3
    N
    Tabla municipios – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    13
    Código pertenencia étnica
    2
    N
    1 – Indígena
    2 – ROM (gitano)
    3 – Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia)
    4 – Palenquero de San Basilio
    5 – Negro(a), mulato (a), afrocolombiano(a) o afrodescendiente
    6 – Ninguno de los anteriores
    14
    Código grupo poblacional
    2
    N
    1 – Habitante de calle
    2 – Población infantil a cargo del ICBF
    3 – Madres comunitarias
    4 – Creador o gestor cultural Decreto 2283 de 2010
    5 – Población sisbenizada
    6 – Menores desvinculados del conflicto armado
    7 – Población Discapacitada
    8 – Población Desmovilizada
    9 – Víctima del conflicto armado interno
    Ley 1448 de 2012
    10 – Población infantil vulnerable bajo protección diferente al ICBF
    11 – Programa en protección a testigos
    12 – Población en centros psiquiátricos
    13 – Población rural migratoria
    14 – Población reclusa
    15 – Población rural no migratoria
    16 – Población de la tercera edad en protección de ancianatos
    22 – Población carcelaria del Inpec Decreto 2777 de 2010
    31 – Adulto mayor
    32 – Cabeza de familia
    33 – Mujer embarazada
    34 – Mujer lactante
    35 – Trabajador urbano
    36 – Trabajador rural
    38 – Jóvenes vulnerables rurales (Sena)
    39 – Jóvenes vulnerables urbanos (Sena)
    99 – Ninguno de los anteriores
    15
    Fecha de vinculación
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    16
    Código administradora de programa asistencia social
    6
    N
    Código asignado por el Ministerio de Salud y protección social (RUAF).
    Los códigos de las administradoras podrán ser consultados en la página del RUAF.
    17
    Código del programa
    3
    N
    Código asignado por el Ministerio de Salud y protección social (RUAF).
    Los códigos de los programas podrán ser consultados en la página del RUAF.
    20
    Tipo de beneficio
    2
    N
    1 – Económico
    2 – En especie
    3 – Económico y en especie
    4 – Servicios
    5 – Especie y servicios
    6 – Económico y servicios
    7 – No aplica (aplica para registros)
    8 – Económico, servicios y especie
    9 – Subsidio condicionado educación
    10 – Subsidio condicionado nutrición
    11 – Económico vivienda nueva o usada
    12 – Económico construcción en sitio propio
    13 – Económico mejoramiento

    Cód.
    Nombre del campo
    Longitud máxima del campo
    Tipo
    Valores permitidos
    21
    Tipo de subsidio para empresas
    2
    N
    6 – Microcrédito
    7 – Al empleo
    8 – Exención
    9 – Aportes estudiantes
    10 – Aprendices
    22
    Valor del Beneficio
    10
    N
    Debe ser igual o mayor que cero y venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
    23
    Departamento donde recibe el beneficio
    2
    N
    Tabla departamentos – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    24
    Municipio donde recibe el beneficio
    3
    N
    Tabla municipios – tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
    25
    Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado
    2
    A
    NI – Número de identificación tributaria
    26
    Número de identificación empresa donde labora el vinculado
    17
    A

    27
    Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado
    1
    N
    0-9
    28
    Razón social empresa donde labora el vinculado
    150
    A
    Nombre de la empresa donde labora el vinculado.
    29
    Fecha de entrega del último beneficio
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    30
    Fecha de retiro
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    31
    Estado del beneficio
    1
    N
    1 – Otorgado
    2 – Suspendido
    3 – Entregado
    4 – Terminado
    5 – Inscripción (aplica para registros)
    32
    Fecha inicial del período de la información
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    33
    Fecha final del período de la información
    10
    F
    AAAA-MM-DD
    33
    Total de registros relacionados en el archivo
    8
    N

    34
    Nombre del Archivo(Con extensión .TXT)
    58
    A
    Ver tabla “1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo”
    35
    Fecha correcta beneficio
    10
    F
    AAAA-MM-DD En la novedad A03 constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio
    36
    Causal de retiro
    2
    N
    1 – Finalización del programa
    2 – Inclusión errónea
    3 – Por sustitución de la administradora
    4 – Por fusión de la administradora
    5 – Por liquidación de la administradora
    6 – Otra causal

    ANEXO TÉCNICO 7

    Especificaciones técnicas aplicables a los Anexos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del registro único de afiliados (RUAF)

    El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

    1. Características de los archivos planos

    2. Plataforma para el envío de los archivos

    3. Publicación de la información del registro único de afiliados (RUAF).

    4. Seguridad de la información

    5. Mesa de ayuda

    1. Características de los archivos planos

    Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

    a) En el anexo de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A- Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha;

    b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt;

    c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes;

    d) El separador de campos debe ser coma (,) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (,);

    e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1,,dato3;

    f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

    g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permitan valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales;

    h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;

    i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;

    j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios;

    k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen ceros, estos no pueden ser remplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero;

    l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el CR o LF como fin de registro;

    m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

    2. Plataforma para el envío de los archivos

    El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la plataforma de intercambio de información (Pisis) del sistema integral de información de la protección social (Sispro), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones.

    El envío de los archivos al registro único de afiliados (RUAF) a través de la plataforma Pisis, deberá realizarse a partir del 1 de junio de 2015. Para esto, se deberán nombrar los archivos de acuerdo a lo estipulado en los numerales 1.1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo de los anexos técnicos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del registro único de afiliados (RUAF), constitutivos de la presente resolución.

    Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el portal del Sispro, así:

    Registrar entidad:

    http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

    Registrar solicitud de usuario:

    http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx 

    Las entidades deberán realizar el registro de la entidad y el registro de la solicitud de los usuarios a partir del 15 de mayo de 2015.

    La plataforma Pisis recibe los archivos conformados según la estructura de los anexos técnicos determinados en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

    • Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

    • Segunda validación: una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional RUAF y se informa al reportante el resultado.

    Se entenderá cumplida la obligación de este reporte, una vez la segunda validación sea exitosa.

    3. Publicación de la información del registro único de afiliados (RUAF)

    Como resultado del procesamiento de la información reportada por las administradoras al RUAF, se publicarán en el FTPS de este ministerio, los tipos de archivos que a continuación se relacionan.

    Para tener acceso al FTPS y poder descargar los archivos a que refiere este numeral, las administradoras de cada uno de los subsistemas deberán enviar un correo electrónico al especificado en el enlace:

    http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx,

    solicitando un usuario y la clave e indicando nombre de la entidad solicitante, tipo y número de identificación de la entidad, identificación y nombre del representante legal, número telefónico de contacto, dos correos electrónicos institucionales y la identificación y nombres de las personas a las que corresponden dichos correos, a los cuales les será enviada la correspondiente información.

    a) Archivos con los registros consistentes que han subido a la base de datos del RUAF

    La primera semana de cada mes, se dispondrá a cada una de las administradoras de los diferentes subsistemas, un archivo que contendrá la información que ha subido consistentemente a la base de datos del registro único de afiliados (RUAF), con corte al último día del mes anterior.

    Para el caso de los pagadores de pensiones, se dispondrá con periodicidad mensual, por cada pagador de pensión un archivo que contendrá la información de pensionados y las respectivas pensiones, que han subido consistentemente a la base de datos del registro único de afiliados (RUAF) con corte al último día del mes anterior. Para cada una de las pensiones se incluirá un campo que se denomina “Identificador de la pensión en el RUAF”, que permitirá distinguir de manera única una pensión dentro del sistema, el cual deberá ser usado en las correspondientes novedades para modificar una determinada pensión. Para descargar dicho archivo, la entidad deberá realizar el procedimiento establecido en este numeral.

    b) Archivos de inconsistencias

    A partir del 1º de junio de 2015, los archivos de inconsistencias serán dispuestos de acuerdo a la estructura y periodicidades establecidas en los numerales “archivos de inconsistencias” de los anexos del 1 al 6 del registro único de afiliados (RUAF), constitutivos de la presente resolución.

    b) Archivos de inconsistencias de depuración de los datos básicos de identificación de las personas.

    A partir del 15 de junio de 2015, y en la segunda semana de cada trimestre, se dispondrán los archivos de inconsistencias producto de la depuración de la identificación de las personas.

    4. Seguridad de la información

    Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

    A partir de la fecha de inicio indicada en el artículo 7º de esta resolución, para el envío de los anexos del registro único de afiliados (RUAF), a través de la Plataforma de Intercambio de Información (Pisis), las entidades que para la fecha cuenten con la firma digital podrán hacer uso de la misma, pero a partir del 1º de octubre de 2015 será de carácter obligatorio para todas las entidades, la firma digital para este fin.

    5. Mesa de ayuda

    Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de los archivos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx.

    Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma Pisis en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx