Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 10690 DE 2015 

(Septiembre 23)

“Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para el acceso a la base de datos dispuesta por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para uso de los particulares autorizados por la ley, en el proceso de autenticación biométrica”.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 266 de la Constitución Política modificado por el artículo 15 del Acto Legislativo 1 de 2003, el artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, el artículo 25 del Decreto 1010 de 2000 y el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política modificado por el Acto Legislativo 1 del 3 de julio de 2003, en concordancia con el Decreto-Ley 2241 de 1986 y el Decreto-Ley 1010 de 2000, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil ejercer, entre otras, la función de organizar y dirigir el Registro Civil y la Identificación de los colombianos, así como las elecciones.

Que la Registraduría Nacional del Estado Civil formuló desde el año de 1994, un plan integral de modernización tecnológica (PMT), que incluyó la modernización de los sistemas de identificación ciudadana, registro civil y electoral, con el fin de mejorar la gestión institucional y garantizar una mayor transparencia administrativa.

Que el Gobierno Nacional, sancionó y promulgo la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”.

Que el parágrafo 2º del artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, establece que:

“La Registraduría Nacional del Estado Civil, permitirá el acceso a la información alfanumérica, biográfica y biométrica que soliciten las administradoras del sistema de seguridad social integral en pensiones, salud y riesgos laborales, para que adelanten las acciones estrictamente relacionadas con el cumplimiento de su objetivo misional. Los particulares que desarrollen las actividades del artículo 335 de la Constitución Política y los demás que autorice la ley, podrán acceder a las réplicas de las bases de datos de identificación de la registraduría y consultar en línea minucias dactilares, utilizando infraestructura propia o a través de un aliado tecnológico certificado por la registraduría. Para ello deberán previamente cubrir los costos que anualmente indique la registraduría, por concepto de administración, soporte, mantenimiento de las aplicaciones de las actualizaciones de las bases de datos” (resaltado fuera de texto).

Que el Registrador Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 6128 del 8 de octubre de 2007, creó el comité para la fijación de tarifas y precios por los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el objeto de estudiar y proponer para la aprobación y adopción por parte del Registrador Nacional del Estado Civil, el valor de las tarifas y precios por los servicios que presta la entidad.

Que mediante Resolución 4890 del 17 de junio de 2011 se modificaron las funciones del comité para la fijación de tarifas y precios de los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, adicionando en el artículo 1º, las funciones de “b) Presentar oportunamente al Registrador Nacional del Estado Civil el estudio correspondiente al sistema para la determinación de los costos asociados a la reproducción para el acceso a los datos y las bases de datos que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como los que se generen para procesamientos o filtros especiales adicionales a la información publicada en las bases de datos de la entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 y demás normas concordantes y pertinentes. c) Verificar el efectivo cumplimiento de lo dispuesto en las leyes 1163 de 2007 y 1450 de 2011 y demás disposiciones que regulan la prestación de los servicios de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

Que conforme a la promulgación de la Ley 1753 de 2015, la registraduría nacional mediante Resolución 665 del 1º de septiembre de 2015, determinó los costos asociados a la consulta de la base de datos dispuesta para uso de los particulares en los procesos de autenticación biométrica.

Que el Registrador Nacional del Estado Civil expidió la Resolución 3341 del 16 de abril de 2013, “por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para el acceso de entidades públicas a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

Que el Registrador Nacional del Estado Civil expidió las resoluciones 3632 del 23 de abril de 2013 y 14247 del 27 de diciembre de 2013, por medio de las cuales se da alcance, modifica y aclara la Resolución 3341 de 2013.

Que para la prestación del servicio de autenticación biométrica a los particulares descritos en el parágrafo II del artículo 159 de la Ley 1753 de 2015 y los demás que autorice la ley, se acogerán los anexos de la Resolución 3341 del 16 de abril de 2013, los cuales respectivamente detallan el procedimiento para realización de la prueba técnica que deben presentar las entidades interesadas en acceder a la base de datos para los procesos de autenticación biométrica, así como, el que detalla la infraestructura tecnológica que deben implementar.

Que los servicios para el acceso y consulta a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil se deben prestar en condiciones de calidad, eficiencia, seguridad, desempeño, contingencia, auditoría, concurrencia, integridad, debiendo tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil, como los particulares autorizados por la ley, garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva, así como, no permitir el uso indebido de la información al tenor de lo previsto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y Decreto 1377 de 2013 relacionadas con la protección de datos personales, y las políticas de seguridad informática establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que con fundamento en lo anterior los particulares autorizados por la ley que deseen consultar la base de datos dispuesta por la Registraduría Nacional del Estado Civil para el proceso de autenticación biométrica, deberán cumplir con los requerimientos descritos mediante el presente acto.

Que acogiendo las recomendaciones señaladas por el comité para la fijación de las tarifas y precios por los servicios que presta la entidad y los pronunciamientos de las áreas misionales y de apoyo técnico, este despacho,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto, campo de aplicación y definiciones

ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto reglamentar las condiciones y procedimientos a seguir por parte de los particulares a los que se refiere el artículo 159, parágrafo 2º de la Ley 1753 de 2015 y los demás que autorice la ley, para la consulta de la base de datos dispuesta por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los procesos de autenticación biométrica.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 2º—Definiciones. Con el fin de poner a disposición la información de los datos y las bases de datos que produce y administra la entidad, se precisan los siguientes términos:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Acceso a datos web: Está relacionado con el medio de acceso para realizar las consultas vía web; entendiéndose como tal, el uso de Internet.

Consulta vía web: Es el servicio que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil para acceder vía web a la información contenida en las bases de datos.

Autenticación biométrica: Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de las huellas dactilares.

Infraestructura tecnológica: Hace referencia al software y hardware que los particulares autorizados por la ley o el tercero autorizado por éstos, deben disponer para prestar el servicio de autenticación biométrica.

Infraestructura propia: Se refiere al hardware y software que deberán proveer los particulares autorizados por la Ley, o el tercero autorizado por estos, acorde con lo descrito en el anexo denominado “Plataforma tecnológica para el proceso de autenticación biométrica”, los cuales serán instalados en un data center que cumpla, homologue o supere las especificaciones de la Norma ANSI-TIA 942 “TIER 3”.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO II

Acceso a la información de las bases de datos

ART. 3º—Autorización y disposición para el acceso a la información de la base de datos para procesos de autenticación biométrica de la entidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil, en cumplimiento a lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, autorizará y pondrá a disposición de los particulares que desarrollen las actividades del artículo 335 de la Constitución Política y los demás que autorice la ley, la base de datos para procesos de autenticación biométrica. Dicha disposición estará sujeta al ejercicio de las funciones que cumple el particular y para las cuales fue autorizado por la registraduría, a la debida prestación del servicio y a la observancia de las condiciones técnicas requeridas, garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso relacionados con la protección de datos personales, el derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva y dato sensible.

PAR.—La Registraduría Nacional del Estado Civil, bajo ninguna circunstancia cede total o parcialmente los datos y las bases de datos que produce y administra.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 4º—Servicio de acceso a la información de la base de datos para autenticación biométrica. Los particulares autorizados por la ley interesados en acceder y consultar los datos incorporados en la base de datos de la información biométrica que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán presentar solicitud escrita, indicando el tipo y finalidad de los datos requeridos, el propósito y las razones en que se fundamenta la necesidad sobre dicha información, las cuales deben estar relacionadas con la función o servicio que legalmente desarrollan.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 5º—Plataforma de comunicaciones y seguridad informática. Los particulares autorizados por la ley, interesados en acceder y consultar los datos incorporados en la base de datos de la información biométrica, deberán proveer el canal de comunicaciones, así como, la infraestructura de seguridad informática requeridas para el servicio, descritas en el anexo técnico 2 Versión 2.0 de la Resolución 3341 de 2013, denominado “Plataforma tecnológica para el proceso de autenticación biométrica”.

Los particulares autorizados por la ley que suscriban contratos para el acceso a la base de datos biométrica, deben mantener o establecer políticas de seguridad de la información acorde a los estándares internacionales, ajustados a la normatividad vigente en Colombia para asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 6º—Acceso a la información. La Registraduría Nacional del Estado Civil, permitirá el acceso y la consulta de la base de datos para procesos de autenticación biométrica, dentro de los treinta (30) días siguientes al cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente acto y previa suscripción y legalización del contrato respectivo.

La registraduría delegada para el registro civil y la identificación a través del grupo de acceso a la información y protección de datos personales o quien haga sus veces, solicitará la facturación a la dirección financiera, quien a través del grupo de recaudos la generará en concordancia con los costos vigentes. La Registraduría Nacional del Estado Civil prestará el servicio una vez se haya informado por parte de la dirección financiera - Grupo recaudos, el ingreso de los recursos por este concepto a la cuenta del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil que se defina para este fin.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 7º—Vigencia del acceso a la información. A los particulares autorizados por la ley, se les permitirá el acceso y consulta a la base de datos para procesos de autenticación biométrica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, siempre y cuando subsistan las condiciones técnicas y legales que dieron lugar a la autorización. El plazo de acceso y consulta será estipulado de común acuerdo por las partes en el contrato que se suscriba.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO III

Procedimiento para el acceso y consulta de los datos y la base de datos de información biométrica

ART. 8º—Solicitud de acceso y consulta a la base de datos para el proceso de autenticación biométrica. Los particulares autorizados por la ley, interesados en acceder y consultar los datos y la base de datos de información biométrica que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán elevar solicitud escrita a la Registraduría Nacional del Estado Civil, a través de la secretaría general, indicando el tipo de información requerida, el propósito, alcance y las razones en que se fundamenta la necesidad sobre dicha información, las cuales deben estar relacionadas con el objeto de las funciones legales que desarrollan y certificar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 9º—Reuniones de carácter técnico. Recibida la solicitud de acceso a la base de datos biométrica elevada por los particulares autorizados por la ley, la registraduría delegada para el registro civil y la identificación y de requerirse el apoyo de la gerencia de informática, realizarán las reuniones aclaratorias al proceso de autenticación biométrica y sobre la prueba técnica que debe presentar la entidad particular, o el tercero autorizado por ésta.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 10.—Presentación y evaluación de la prueba técnica. Los particulares autorizados por la ley, o el tercero autorizado por estos presentarán la prueba técnica, en las fechas establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil quien realizará la evaluación de la misma, con el fin de medir la seguridad, funcionalidad, desempeño, eficiencia, calidad del servicio y de acceso, y demás aspectos que debe cumplir la plataforma tecnológica.

La prueba técnica se llevará a cabo en las condiciones establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, contenidas en el documento técnico de “Requerimientos y condiciones para el diseño y especificación del servicio de autenticación biométrica”, anexo 1 de la Resolución 3341 de 2013.

PAR.—Cuando una entidad particular autorizada por la ley postule como aliado tecnológico a un tercero ya certificado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, no será necesaria la presentación de una nueva prueba, salvo que la registraduría la estime necesaria.

Los niveles de servicio y disponibilidad de la infraestructura tecnológica, serán responsabilidad del particular autorizado por la ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 11.—Certificación de la prueba técnica. La registraduría delegada para el registro civil y la identificación, certificará por escrito, el resultado de la prueba técnica presentada por los particulares autorizados por la ley, o el tercero autorizado por estos.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 12.—Modalidad de acceso a la base de datos biométrica. Los particulares autorizados por la ley que requieran el servicio de autenticación biométrica, podrán acceder a la base de datos de información biométrica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, implementando su propia infraestructura, previa presentación y aprobación de la prueba técnica referida en el artículo 10 de la presente resolución, para acceder directamente o a través de un aliado tecnológico certificado por la registraduría.

Los particulares autorizados por la ley o el tercero autorizado por estas, deberán instalar en un data center que cumpla, homologue o supere, las especificaciones de la Norma ANSI-TIA 942-TIER 3, bajo su cuenta y riesgo, la plataforma tecnológica completa (sistema de almacenamiento, hardware, software y licenciamiento) definida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Las especificaciones técnicas de la plataforma tecnológica completa que deberán proveer los particulares autorizados por la ley o el tercero autorizado por esta, así como los lineamientos para el esquema de comunicaciones, serán informados a los particulares autorizados por la ley que han presentado la prueba técnica satisfactoriamente. .

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 13.—Diseño y configuración de la infraestructura tecnológica. Los particulares autorizados por la ley, o el tercero autorizado por éstos, diseñarán y administrarán su propia plataforma tecnológica para las capas de matcher, webservice de consumo e interfaz de usuario, que permitirán interactuar con la base de datos para autenticación biométrica, conservando las librerías y características evaluadas en la prueba técnica, garantizando la trazabilidad de todas las operaciones realizadas.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 14.—Mantenimiento y soporte técnico de la plataforma tecnológica. Todas las actividades referentes al mantenimiento y soporte técnico de la plataforma tecnológica instalada por los particulares autorizados por la ley o del tercero autorizado por estos, para el proceso de autenticación biométrica, estarán a cargo de los mismos, lo cual es de obligatorio cumplimiento con el fin de mantener la información segura y actualizada, evitando futuros reclamos de los titulares de la información.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 15.—Administración del software. El particular autorizado por la ley para acceder a la información biométrica que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, realizará la administración de la base de datos, el software y de los aplicativos dispuestos por ella, para garantizar el acceso y la utilización de la información. La Registraduría Nacional del Estado Civil mantendrá el debido control, aseguramiento y custodia de la información incorporada en la base de datos dispuesta para autenticación biométrica, mediante las herramientas de seguridad y auditoria descritas en el anexo técnico 2 versión 2.0 de la Resolución 3341 de 2013 o el que lo actualice, modifique o remplace, denominado “Plataforma tecnológica para el proceso de autenticación biométrica”.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO IV

Disposiciones generales

ART. 16.—Trámite de las peticiones. Las peticiones presentadas por los particulares autorizados por la ley para el acceso a la información descrita en la presente resolución, serán tramitadas a través de la secretaría general de la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien remitirá a la registraduría delegada para el registro civil y la identificación, para su revisión, análisis y viabilidad, teniendo en cuenta las consideraciones y el objeto social del particular.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 17.—Solicitud de información o documentos faltantes. Si la Información o los documentos aportados por los particulares autorizados por la ley; o si de la prueba técnica, se desprende que el peticionario no cumple con lo requerido o la documentación no es suficiente para decidir la solicitud, la Registraduría Nacional del Estado Civil requerirá con toda precisión y en forma escrita por una sola vez, el aporte de los documentos o aspectos faltantes. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos en la Ley 1755 de 2015 para que el solicitante atienda el respectivo requerimiento. Desde el momento en que el allegue lo requerido comenzarán a correr los términos, de conformidad con lo establecido en la citada ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 18.—Desistimiento. Al tenor de lo previsto en el artículo 17 la Ley 1755 de 2015 se entenderá que la entidad solicitante ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 19.—Confidencialidad de la información. La información que reposa en los archivos y en las bases de datos de la Entidad, se considera sensible y goza de reserva legal, por consiguiente se deberán respetar estos derechos comprometiéndose la entidad solicitante a utilizar dicha información de forma exclusiva para los fines autorizados por la Registraduría Nacional del Estado Civil, con observancia de la Constitución Política de Colombia; del artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013, así como las demás disposiciones civiles que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas referidas a la protección de los datos personales y al derecho a la intimidad.

Los interesados deberán garantizar la reserva, legalidad, integridad, seguridad, libertad, confidencialidad, transparencia, acceso y circulación restringida y demás principios que la ley establezca para el debido tratamiento de la información, para lo cual la Registraduría Nacional del Estado Civil exigirá la suscripción de compromisos de confidencialidad y no divulgación de la información.

Está totalmente prohibido revelar, divulgar, exhibir, mostrar, hacer circular, compilar, sustraer, ofrecer, vender, intercambiar, captar, interceptar, modificar, recolectar, almacenar, replicar, complementar o crear bases de datos con la información dada a conocer por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para el proceso de autenticación biométrica.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 20.—Propiedad intelectual y licenciamiento. Los archivos y las bases de datos que contienen la información de los colombianos son propiedad exclusiva de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Igualmente, la estructura e información contenida en el código de barras de los documentos de identidad, gozan de protección legal, en virtud del registro efectuado ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor en el libro 11 tomo 99 partida 454.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 21.—Verificación de la confidencialidad y uso de la información. Los particulares autorizados por la ley, usuarios de la información o sus aliados tecnológicos, no permitirán el uso indebido o la comercialización de la información a la cual se les permita el acceso y deberán garantizar el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva, la Registraduría Nacional del Estado Civil, verificará el cumplimiento de las reglas de confidencialidad y el uso de la información y la aplicación de los respectivos mecanismos de seguridad establecidos por la Registraduría Nacional del Estado Civil, de conformidad con lo señalado para cada caso en el contrato respectivo.

Normatividad aplicable: en lo previsto en esta resolución, se aplicaran las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sus modificaciones, adiciones o normas que le reemplacen, y demás normatividad aplicable, así como la legislación y regulación vigente en la materia de protección de datos, hábeas data, y acceso a la información.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 22.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a los 23 días de septiembre de 2015.

Publíquese y cúmplase.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)