RESOLUCIÓN 107 DE 2005 

(Abril 19)

“Por medio de la cual se crea el sistema de gestión de la calidad para la Procuraduría General de la Nación”.

El Procurador General de la Nación,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 7º y 41 del artículo 7º del Decreto-Ley 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que es función del Procurador General de la Nación, “Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley” y ”Expedir los planes indicativos y de acción de la entidad, así como los manuales de control interno de gestión, de funciones y requisitos específicos y de procedimientos”.

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Que para poder garantizar la efectiva aplicación de los principios constitucionales anteriormente mencionados, se hace necesario contar con un sistema de gestión de la calidad que haga posible la optimización oportuna y continuada de los procesos y procedimientos al interior de la Procuraduría General de la Nación y la utilización racional de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la entidad, a fin de poder garantizar el cumplimiento satisfactorio de las tareas misionales a cargo de la entidad;

Que en ese orden de ideas, se debe determinar y desarrollar un sistema de gestión de la calidad, moderno, ágil, actual y confiable, que permita adaptar los procesos y procedimientos institucionales a las exigencias de la Constitución y de la ley y a las expectativas de la comunidad,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación del sistema de gestión de la calidad. Créase el sistema de gestión de la calidad en la Procuraduría General de la Nación, como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección y la evaluación del desempeño de la entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios y el desarrollo de las actividades que constitucional y legalmente le competen. El sistema de gestión de la calidad adoptado en la Procuraduría General de la Nación está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la entidad, y apunta a la satisfacción plena de las expectativas y necesidades de los usuarios.

ART. 2º—Obligación. El sistema de gestión de la calidad a que se refiere la presente resolución se desarrollará y pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en toda la Procuraduría General de la Nación.

ART. 3º—Autoridad. La oficina de planeación tendrá la responsabilidad de desarrollar, aplicar, mantener, revisar y perfeccionar el sistema de gestión de la calidad que se establezca en la entidad.

ART. 4º—Características del sistema. El sistema se desarrollará en forma integral, confiable y oportuna en todas las dependencias del nivel central, regional y provincial de la Procuraduría General de la Nación y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la entidad, a efectos de garantizar la satisfacción de las necesidades de los usuarios y la excelencia en los servicios a cargo de la entidad.

PAR.—Se aplicarán las normas técnicas que para el efecto sean aprobadas por la autoridad competente para la Procuraduría General de la Nación en concordancia con los parámetros legales existentes y los estándares internacionales, sobre las que se efectuará capacitación a todos los servidores de la entidad.

ART. 5º—Complementario. El sistema de la gestión de la calidad será complementario del sistema de control interno en cada uno de sus componentes definidos por la ley.

ART. 6º—Implementación. Para dar cumplimiento a la presente resolución, la Procuraduría General de la Nación deberá como mínimo:

a) Tipificar el perfil de los usuarios o destinatarios de los servicios que presta la Procuraduría General de la Nación en cumplimiento de sus misiones institucionales, así como también el perfil de los proveedores potenciales de los insumos, bienes y servicios que requiere la entidad para su funcionamiento;

b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas, problemas e inconformidades relacionados con las prestaciones de los servicios y el cumplimiento de las funciones asignadas;

c) Identificar y priorizar los procesos misionales o estratégicos de la entidad y evaluar de manera continua su funcionamiento y desarrollo en aras de establecer los ajustes, correctivos o modificaciones que deban adoptarse en aras de garantizar la eficiencia, la eficacia, la celeridad y la economía de los mismos;

d) Determinar los criterios y métodos necesarios para la medición de los resultados de la gestión a cargo de cada una de las dependencias y áreas misionales de la Procuraduría General de la Nación y desarrollar los mecanismos e instrumentos que permitan medir en forma continua los resultados de las acciones adelantadas por la entidad;

e) Identificar y evaluar, con la activa participación de los servidores públicos vinculados a la Procuraduría General de la Nación, aquellos factores externos y los riesgos de mayor ocurrencia que puedan llegar a incidir de manera negativa en los resultados de la gestión de la Procuraduría General de la Nación y proponer la adopción de ajustes y correctivos que se estimen necesarios;

f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la entidad, incluyendo todos los puntos tanto de gestión como de control, lo cual involucra, entre otros, la elaboración de organigramas, flujogramas, funciogramas, indicadores de gestión y demás instrumentos que se estimen necesarios para la adecuada organización de los servicios, la medición de la calidad de los mismos, la identificación de los niveles de satisfacción ciudadana y la reducción de los tiempos de respuesta;

g) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de los procesos misionales y de apoyo;

h) Implantar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados, de acuerdo con la Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000 “por medio de la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continuo de los procedimientos de la Procuraduría General de la Nación”, o las normas que la modifiquen.

ART. 7º—El sistema de gestión de la calidad se fundamentará en el diseño de indicadores que permitan medir variables de eficiencia, eficacia y efectividad; así como el seguimiento por parte del ciudadano, para lo cual tendrán la divulgación y difusión que sean necesarias.

ART. 8º—Funcionamiento. El sistema de gestión de la calidad debe permitir además:

a) Detectar y corregir oportunamente las desviaciones de los procesos y procedimientos;

b) Controlar los procesos para evitar la duplicidad de las funciones, las peticiones por incumplimiento de las quejas, reclamos, denuncias y demandas;

c) Registrar de forma ordenada y precisa las estadísticas de las desviaciones detectadas y las acciones correctivas adoptadas;

d) Asegurar los procedimientos, metodologías y requisitos a los exigidos por normas técnicas internacionales sobre la gestión de la calidad.

PAR.—En ningún caso la resolución que expida el sistema de gestión de la calidad podrá alterar ni desarrollará temas relativos a la estructura y funciones de la Procuraduría General de la Nación.

ART. 9º—Certificación de calidad. Una vez implantado el sistema de gestión de la calidad y cuando se considere pertinente, la Procuraduría General de la Nación podrá certificar su sistema de gestión de la calidad con base en la norma técnica colombiana, expedidas para la entidad por el organismo nacional para la normalización técnica de conformidad con el Decreto 2269 de 1963 que regula la materia.

ART. 10.—Apoyo. Durante el desarrollo del sistema de que trata la presente resolución, la Procuraduría General de la Nación, de manera preferente, celebrará convenios interadministrativos con otras entidades públicas y excepcionalmente podrá contratar a personas naturales o jurídicas del sector privado, para efectos de obtener asesoría, capacitación y acompañamiento en el proceso de implantación y certificación de la calidad cuando las conveniencias institucionales lo aconsejen.

ART. 11.—Divulgación y capacitación. Las tareas de divulgación y capacitación relacionadas con el sistema de gestión de la calidad, estarán a cargo del instituto de estudios del Ministerio Público y de la oficina de planeación de la entidad, quienes de manera mancomunada realizarán los cursos, seminarios y demás actividades a que haya lugar, en torno al tema de la gestión de la calidad y el mejoramiento continuo de la Procuraduría General de la Nación.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas aquellas disposiciones internas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de abril de 2005.

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