Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 107 DE 2013

(Junio 12)

“Por medio de la cual se establece la forma, contenido y términos para la expedición de los certificados al proveedor, por parte de las sociedades de comercialización internacional”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales consagradas en el numeral 12 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008 y, en especial el artículo 1º del Decreto 2685 de 1999 modificado por el artículo 1º del Decreto 380 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 1º del Decreto 2685 de 1999 adicionado por el artículo 1º del Decreto 380 de 2012 establece que el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinará la forma, contenido y términos del certificado al proveedor, CP, el cual se debe presentar a través de los servicios informáticos electrónicos.

Que el artículo 40-5 del Decreto 2685 de 1999, adicionado por el artículo 2º del Decreto 380 de 2012, establece la obligación a las sociedades de comercialización Internacional de expedir en debida forma los certificados al proveedor.

En mérito de lo expuesto, el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales.

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. El contenido de la presente resolución aplica para expedición de los certificados al proveedor, por parte de las sociedades de comercialización internacional en cumplimiento de lo establecido en el artículo 40-5 del Decreto 2685 de 1999, adicionado por el artículo 2º del Decreto 380 de 2012, tanto para el documento inicial, como las modificaciones o anulaciones del mismo.

ART. 2º—Formato y forma de expedición. El certificado al proveedor inicial o de modificación deberá expedirse en el formato 640, prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para tal efecto.

La información requerida para expedir el certificado al proveedor se presentará a través del servicio informático electrónico de presentación de información por envío de archivos. Una vez se informe a través del portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la recepción exitosa de la información, el representante legal o la persona debidamente autorizada para cumplir con esta obligación, debe proceder a firmar electrónicamente el documento.

La obligación de expedir el certificado al proveedor, se entiende cumplida cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del servicio informático informe que fue emitido satisfactoriamente, debiendo entregar una copia del mismo al proveedor.

La información que contiene el certificado al proveedor, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el Anexo 1, el cual hace parte integral de esta resolución.

ART. 3º—Término para la expedición del certificado al proveedor. El certificado al proveedor debe ser expedido por la sociedad de comercialización internacional, al momento en que se reciba la mercancía y se expida por parte del proveedor la factura o documento equivalente en los términos establecidos en la normatividad vigente; siempre que se cumplan en su conjunto las dos condiciones, independiente de cual de los dos eventos ocurra primero.

ART. 4º—Modificación del certificado al proveedor, CP. Se entiende que un certificado al proveedor se modifica cuando la sociedad de comercialización internacional devuelve al proveedor parte de la mercancía. La modificación de los certificados al proveedor debe realizarse a través de los servicios informáticos electrónicos expidiéndose un nuevo certificado en el formato 640 “certificado al proveedor” bajo el concepto modificación.

El certificado al proveedor modificado de conformidad con el parágrafo del artículo 40-6 del Decreto 2685 de 1999 adicionado por el Decreto 380 de 2012 deberá expedirse a más tardar al día siguiente a que el proveedor recibe de la sociedad de comercialización internacional la mercancía objeto de devolución parcial. En todo caso, la devolución parcial de las mercancías deberá efectuarse antes de la exportación final de las mercancías o del vencimiento del término establecido para realizar la exportación, lo que suceda primero.

ART. 5º—Anulación del certificado al proveedor, CP. Se entiende que un certificado al proveedor se anula cuando la sociedad de comercialización internacional devuelve al proveedor la totalidad de la mercancía. La anulación del certificado al proveedor de que trata el parágrafo del artículo 40-6 del Decreto 2685 de 1999 adicionado por el Decreto 380 de 2012, deberá efectuarse a través de los servicios informáticos electrónicos. La anulación del certificado, debe realizarse el día en que el proveedor recibe de la sociedad de comercialización internacional la mercancía objeto de devolución total. En todo caso, la devolución de las mercancías deberá efectuarse antes de la exportación final de las mercancías o del vencimiento del término establecido para realizar la exportación, lo que suceda primero.

ART. 6º—Procedimiento previo a la expedición del certificado al proveedor a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de expedir el certificado al proveedor en forma virtual deberán cumplir en forma previa el siguiente procedimiento:

a) Estar inscrito en el RUT como usuario aduanero en la calidad de sociedad de comercialización internacional.

b) El representante legal de la sociedad de comercialización internacional o la persona autorizada para cumplir esta obligación, deben figurar en el registro único tributario RUT de dicha sociedad, así mismo deben tener su propio RUT con la responsabilidad de “Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros”.

c) Adelantar, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para expedir el certificado y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ART. 7º—Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la expedición del certificado al proveedor como se refiere la presente reso­lución en forma virtual, la subdirección de gestión de tecnología y telecomunicaciones o la dependencia que haga sus veces, deberá establecer que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de generar el certificado al proveedor, así lo dará a conocer mediante comunicado. en este evento la sociedad de comercialización internacional, podrá cumplir con el respectivo deber legal al día siguiente de restablecido el servicio sin que ello implique extemporaneidad.

PAR.—Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a expedir virtualmente el certificado al proveedor, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.

En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la expedición del certificado al proveedor a través de los servicios informáticos electrónicos los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante; los daños en el mecanismo de firma con certificado digital; el olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar; el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el registro único tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de uno nuevo.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución entra a regir a partir de los quince (15) días comunes siguientes a su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase,

Dada en Bogotá, D.C., a los 12 de junio de 2013.

Anexo 1

Especificaciones técnicas

Certificados al proveedor

Formato 640 - Versión 1

Objetivo

Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta la información de certificados al proveedor.

Especificaciones técnicas

El formato de certificados al proveedor, debe enviarse en archivo XML que cumpla las siguientes especificaciones:

1. Estándar del nombre de los archivos.

El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml

cc: Concepto (Nuevo = 01)

mmmmm: Formato (Certificados al proveedor = 00640)

vv: Versión del formato (Versión = 01)

aaaa: Año de envío.

cccccccc: Consecutivo de envío por año.

2. Formato del archivo.

El correspondiente a la información de certificados al proveedor, contiene un documento XML, que está compuesto por dos elementos complejos: Encabezado y contenido, las cuales se deben enviar en el orden enunciado.

Encabezado
Contenido información 1
Contenido información 2
...
Contenido información N

1. El documento debe cumplir con la especificación XML 1.0 Tercera edición.

2. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino No. 1: “ISO-8859-1”.

3. El archivo debe contener un documento XML bien formado y válido de acuerdo al esquema XSD que incluye en esta especificación técnica.

4. El archivo debe contener un único elemento raíz llamado “mas”, que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los registros.

2.1. Formato del encabezado.

El encabezado del archivo viene en el elemento “Cab” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:

EtiquetaDenominación casillaTipoLongitud campoValidacionesObservaciones
AnoAño de envíoint4 Formato AAAA
Cod CptConceptoint2 1 = Nuevo
FormatoCódigo del formatoint5 Certificados al proveedor = 640
VersiónVersión del formatoint2 Versión = 1
Num envíoNúmero de envíoint8Debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIANConsecutivo de envío por año.
Fec envíoFecha de envíodatetime14Debe ser la fecha calendario.Formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS
Fec inicialFecha inicialdate10Debe ser la fecha calendario del inicio de período que se está declarando.Los registros corresponden mínimo a esta fecha inicial. Formato AAAA-MM-DD
Fec finalFecha finaldate10Debe ser la fecha calendario final del período que se está declarando.Los registros corresponden máximo a esta fecha final. Formato AAAA-MM-DD
Valor totalValor totalDouble20Corresponde a la sumatoria de la casilla “tdoc” (Tipo de Documento) de los registros reportados. 
Cant regCantidad de registrosint4Se enviarán archivos con máximo 5.000 registros; si se deben reportar más de 5.000 registros se fraccionará la información en archivos de 5.000 registros o menos. La cantidad de registros está medida por el número de elementos “cp” que contenga el archivo.Cantidad de registros reportados en el contenido.

2.3. Formato de contenido.

En el contenido del archivo de la información correspondiente de certificado al proveedor, se deben incluir tantos registros como se informó en la cabecera en el campo “Cantidad de registros”.

El contenido del archivo viene en el elemento “cp” y se deben incluir los siguientes datos para cada transacción reportada.

AtributoDenominación casillaTipoLongitudCriterios
cptoCódigo conceptoint2Siempre debe diligenciarse.
De acuerdo a la tabla:
1. Inicial
2. Modificación
tdocTipo de documentoint2Siempre debe diligenciarse.
Debe utilizarse para el efecto la tabla “Tipos de documento identificación”.
ndocNúmero de identificaciónstring20Siempre debe diligenciarse.
Debe contener valores numéricos.
No debe incluir ni puntos ni comas, ni guiones o espacios en blanco.
apl1Primer apellidostring50En caso de ser una persona natural siempre debe diligenciarse.
apl2Segundo apellidostring50En caso de ser una persona natural y si se conoce debe diligenciarse.
nom1Primer nombrestring50En caso de ser una persona natural siempre debe diligenciarse.
nom2Otros nombresstring50En caso de ser una persona natural y si se conoce debe diligenciarse.
razsocRazón socialstring450En caso de ser una persona jurídica siempre debe diligenciarse.
nforantNúmero de formulario anteriorstring13Debe contener valores numéricos.
fecfantFecha formulario anteriordate10Formato AAAA-MM-DD.
cantfacCantidad de facturasint3Siempre debe diligenciarse.
vtconsValor total consolidadodecimal19.6Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta diecinueve cifras enteras y seis decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
vtexenValor total exención IVAdecimal19.6Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta diecinueve cifras enteras y seis decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
flimexpFecha límite exportación mercancíasdate10Siempre debe diligenciarse.
Formato AAAA-MM-DD.
nitemsNúmero de Ítemsint4Siempre debe diligenciarse.

Al elemento principal “cp” se pueden agregar elementos secundarios llamado “cphoja2”, los cuales contienen la información de la relación de mercancías nacionales o servicios intermedios de la producción-Sip. Este elemento debe contener los siguientes atributos:

AtributoDenominación casillaTipoLongitudCriterios
nfactNúmero de factura de compraString20Debe contener valores numéricos y/o alfanuméricos sin caracteres especiales.
El separador del prefijo y en consecutivo de la factura es el guion (-).
ffacFecha facturadate10Formato AAAA-MM-DD.
resfacResolución facturaciónstring20Debe contener valores numéricos.
fresFecha resolucióndate10Formato AAAA-MM-DD.
tipoTipo de producto o servicioint1Siempre debe diligenciarse.
Debe utilizarse para el efecto la tabla “Tipos de producto o servicio”.
subpSubpartida arancelariastring10Debe corresponder a una subpartida
válida de diez (10) dígitos.
descDescripción de la mercancía o SIPstring450Siempre debe diligenciarse.
cunfiCantidad unidades físicasdecimal19.6Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta diecinueve cifras enteras y seis decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
unfiUnidad físicastring4Siempre debe diligenciarse.
Debe utilizarse para el efecto la tabla “Códigos unidades físicas”.
cuncoCantidad unidades comercialesdecimal19.6Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta diecinueve cifras enteras y seis decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
uncoUnidad comercialstring4Siempre debe diligenciarse.
Debe utilizarse para el efecto la tabla “Códigos unidades comerciales”.
vuniValor unitariodecimal19.6Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta diecinueve cifras enteras y seis decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
vtotalValor totaldecimal19.6Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta diecinueve cifras enteras y seis decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
tivaTarifa IVA (Exenta)decimal3.2Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta tres cifras enteras y dos decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
vexenValor exención IVAdecimal19.6Siempre debe diligenciarse.
Puede contener hasta diecinueve cifras enteras y seis decimales. Utilice punto (.) como separador decimal.
codinsCódigo insumoint5Siempre debe diligenciarse.

3. Validaciones.

3.1. Validaciones generales.

1. El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado y estos campos deben estar correctamente diligenciados.

2. La información del contenido del archivo debe corresponder al esquema XSD entregado.

3. Los atributos que registran valores numéricos, se reportan con valores numéricos positivos, sin signos ni puntuaciones, según lo reportado por el informante o en su defecto con cero (0).

4. Los campos que corresponden a fechas, deben contener fechas válidas en cuanto a año, mes, y día.

3.2. Validaciones del encabezado.

1. Los campos concepto, formato y versión, deben venir diligenciados con los valores estipulados en las especificaciones técnicas,

2.Año de envío, debe ser el año calendario.

3. Número de envío, debe corresponder al número consecutivo para este formato.

4.Fecha de envío, debe ser la fecha calendario, en formato AAAA-MM-DDTHH: MM:SS.

4. Esquema XSD

A continuación se incluye el esquema XSD para esta especificación técnica.

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<xs:documentation>Elemento que encapsula la información del formulario F640 v1 Certificado al

Proveedor. </xs:documentation>

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<xs:documentation>Concepto</xs:documentation>

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<xs:documentation>Tipo de Documento</xs:documentation>

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<xs:documentation>Número de Identificación</xs:documentation>

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<xs:documentation>Primer Apellido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Segundo Apellido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Primer Nombre</xs:documentation>

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<xs:documentation>Segundo Nombre</xs:documentation>

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<xs:documentation>Razón Social</xs:documentation>

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<xs:documentation>Número de Formulario Anterior</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha Formulario Anterior</xs:documentation>

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<xs:documentation>Cantidad de Facturas</xs:documentation>

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<xs:documentation>Valor Total Consolidado</xs:documentation>

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<xs:documentation>Valor Total Exención Iva</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha Límite Exportación Mercancías</xs:documentation>

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<xs:documentation>Elemento raiz del xml de carga masiva</xs:documentation>

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<xs:documentation>Elemento que contiene la relación de mercancias nacionales o servicios intermedios de la producción - Sip</xs:documentation>

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<xs:documentation>Número de Factura de Compra</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha Factura</xs:documentation>

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<xs:documentation>Resolución Facturación</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha Resolución</xs:documentation>

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<xs:documentation>Subpartida Arancelaria</xs:documentation>

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<xs:documentation>Cantidad Unidades Físicas</xs:documentation>

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<xs:documentation>Unidad Física</xs:documentation>

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<xs:documentation>Valor Total</xs:documentation>

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