Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

RESOLUCIÓN 1088 DE 2016 

(Junio 10)

“Por la cual se aprueban las tablas de valoración documental (TVD) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se determina su implementación y aplicación”

El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

en el ejercicio de sus facultades constitucionales, legales, reglamentarias, en especial las que le confieren el artículo 209 de la Constitución Política, la Ley 489 de 1998, el Decreto 2618 de 2012,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 74 de la Constitución Política y la Ley 57 de 1985, “por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales” consagran el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos públicos, las cuales exigen la adopción de sistemas adecuados que garanticen su conservación.

Que literal a) del artículo 2º de la Ley 80 de 1989, “por la cual se crea el Archivo

General de la Nación y se dictan otras disposiciones”, impone, entre otras, a cargo de esa entidad las funciones de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, señala la obligatoriedad de las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental (TRD).

Que el Acuerdo 39 del 31 de octubre de 2002, del consejo directivo del Archivo

General de la Nación, regula el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado, en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental (TRD), en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Que el artículo 3º del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado”, consagra que la gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a estas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacio Preciado, y las respectivas entidades públicas.

Que mediante el Decreto 2618 de 2012, fue modificada la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, ello en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1341 de 2009, “por la cual se definen principios y conceptos sobre la Sociedad de la Información y la Organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones generales”.

Que en desarrollo del Decreto 2618 de 2012, se expidió la Resolución 787 de 2014, “por la cual se crean los grupos internos de trabajo, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se asignan funciones”, entre otros, el grupo gestión de la información, al cual se le asigna entre sus funciones, las siguientes:

“1. Apoyar a la subdirección administrativa y de gestión humana en la coordinación del proceso de gestión documental de la entidad, acorde con las etapas de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración establecidas en el mismo”. “12. Determinar los valores primarios y secundarios de la documentación administrada por la entidad, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo, y determinar su destino final para eliminación o conservación temporal o definitiva”.

Que el artículo 8º del Acuerdo 4 de 15 de marzo de 2013 del archivo general de la Nación, “por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, establece que las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.

Que tanto las tablas de valoración documental como el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final, tienen relevancia para las entidades del Estado, en tanto, (i). Permiten planificar y adelantar acciones para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fase. (ii). Sirven de guía para realizar transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente garantizando el derecho a la información, (iii). Favorecen una adecuada selección documental, por cuanto señalan los tiempos y criterios para adelantar esta etapa, así como también para el proceso de eliminación de documentos, (vi). Permiten identificar asuntos o series que tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas y fusionadas, entre otras.

Que tal como consta en el acta del 17 de febrero de 2016, ante el Comité del Modelo Integrado de Gestión (CMIG) del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones fue presentado por parte del Grupo de Gestión de la Información el informe que contiene los listados de Tablas de Valoración Documental, su contenido histórico y los argumentos que sustentan su implementación y aplicación en el Ministerio/Fondo, frente a lo cual el citado comité emitió concepto favorable.

Que de acuerdo con lo mencionado y en cumplimiento de la normatividad aplicable al caso, se hace necesario para el Ministerio/Fondo determinar la aprobación, implementación y aplicación de las tablas de valoración documental.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobar las tablas de valoración documental (TVD) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las cuales serán implementadas y aplicadas a través del grupo de gestión de la información de la entidad, con el fin de apoyar los programas y procesos documentales para la toma de decisiones en los aspectos administrativos y técnicos de estas entidades, cuyo listado se adjunta y forma parte integral de la presente resolución.

PAR.—Para efectos de la implementación y aplicación de las tablas de valoración documental (TVD) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, deberá tenerse en cuenta el uso de los códigos que para el trámite de correspondencia han sido definidos por estas.

ART. 2º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de junio de 2016.