RESOLUCIÓN 1089 DE 1996 

(Abril 11)

“Por la cual se fijan los parámetros y el procedimiento mediante el cual la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios exime a las empresas de servicios públicos oficiales de contratar auditoría externa de gestión y resultados, en los términos de la LSPD”.

El Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

en ejercicio de las facultades conferidas por las leyes 142 y 143 de 1994 y por el Decreto 548 de 1995, y

CONSIDERANDO:

Que el parágrafo del artículo 51 de la Ley 142 de 1994 o ley de servicios públicos domiciliarios, LSPD, establece:

“A criterio de la superintendencia, las entidades oficiales que presten los servicios públicos de que trata la presente ley quedarán eximidas de contratar este control si demuestran que el control fiscal e interno de que son objeto satisfacen a cabalidad los requerimientos de un control eficiente”;

Que sobre el particular, el literal k) del artículo 6.2 del Decreto 548 de 1995 estableció que corresponde a las superintendencias delegadas del servicio de que se trate:

“Eximir a las entidades oficiales que presten servicios públicos domiciliarios de contratar la auditoría de gestión y resultados con personas privadas especializadas, siempre y cuando demuestren que el control fiscal e interno de que son objeto, satisface a cabalidad los requerimientos de un control eficiente”;

Que en el capítulo B de la Circular 5 del 2 de octubre de 1995 la SSPD expidió las recomendaciones para la implantación de las auditorías externas de gestión y resultados, y orientó la posibilidad que tienen las empresas oficiales de ser eximidas de tal contratación;

Que ante la solicitud de las empresas que poseen sistema de control interno y con el propósito de no incrementar los costos por efecto de la contratación de auditoría externa de gestión y resultados,

RESUELVE:

ART. 1º—Condiciones para la exoneración en la contratación de auditorías externas de gestión y resultados. Cuando una empresa oficial de servicios públicos domiciliarios considere que puede ser eximida de contratar la auditoría externa de gestión y resultados, deberá demostrar conforme a razones comprobables ante la superintendencia y verificables por ésta, los siguientes eventos:

1.1. Que su sistema de control interno tiene la plena y suficiente capacidad para cumplir la función en forma eficiente, eficaz y efectiva, para lo cual tendrá la obligación de remitir a la superintendencia toda la información y documentación con las razones debidamente motivadas y comprobables del caso, a fin de certificar las circunstancias anteriores.

Se entenderá que el sistema de control interno tiene la plena y suficiente capacidad para cumplir la función en forma eficiente, eficaz y efectiva, cuando la entidad vigilada prestadora del servicio de que se trate, demuestre que cuenta con:

a) Planes de gestión aprobados por la unidad de planeamiento o la dirección administrativa que haga sus veces en el respectivo ministerio;

b) Un esquema organizacional adecuado que tenga procesos y procedimientos, así como una estructura orgánica con niveles de autonomía definidos;

c) Un enfoque de autocontrol. Por lo anterior, el sistema de control interno deberá concebirse de forma tal que sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando;

d) Metodologías de administración del recurso humano, en especial de procesos de selección, inducción, y capacitación del mismo;

e) Mecanismos y metodologías de seguimiento y verificación;

f) Mecanismos y metodologías de evaluación;

g) Estructuras y procedimientos que impliquen un óptimo control de legalidad, financiero, operativo, de sistemas y de gestión y resultados, y

h) Sistemas de información y mecanismos de reporte y retroalimentación.

La superintendencia verificará el cumplimiento de los indicadores de gestión, por lo que realizará las visitas y averiguaciones a que haya lugar con el fin de establecer la veracidad de la información suministrada.

1.2. Que el control interno y el control fiscal reúnan condiciones de eficiencia, eficacia y efectividad, según certificación emitida por la entidad prestadora del servicio, y por la contraloría que ejerza dicha función.

Para casos especiales, en el evento de que la función de control fiscal sea confiada por parte de la contraloría respectiva, a empresas privadas colombianas, debe mediar certificación expedida por la contraloría respectiva.

1.3. Que cuente con las partidas presupuestales suficientes destinadas a la capacitación, entrenamiento y formación profesional y técnica permanente de sus funcionarios, y que dicha capacitación obedezca a un programa específico de gestión y resultados.

Este mismo evento será aplicable cuando se haya contratado con una empresa privada colombiana, según las autorizaciones contenidas por la Ley 87 de 1993.

Si el servicio público domiciliario es prestado directamente por el municipio o por el departamento, será la respectiva entidad territorial quien expedirá dicha certificación a través de su sistema u oficina de control interno, o en su defecto, la oficina de planeación.

ART. 2º—Entidades beneficiarias con la exoneración en la contratación de auditorías externas de gestión y resultados. La exoneración en relación con la contratación de auditorías externas de gestión y resultados, es aplicable única y exclusivamente a las entidades oficiales que presten servicios públicos domiciliarios, en los términos en que éstas se encuentran definidas por el artículo 14.5 de la LSPD.

Lo anterior implica que no existe exoneración en relación con prestadores de servicios públicos domiciliarios mixtos o privados, por expresa disposición del legislador.

ART. 3º—Alcance temporal de la exoneración. La superintendencia eximirá de contratar la auditoría externa de gestión y resultados a las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios de carácter oficial, por períodos año calendario fiscal —1º de enero a 31 de diciembre.

ART. 4º—Solicitud de exoneración en la contratación de la auditoría externa de gestión y resultados. La solicitud encaminada a obtener la exoneración en la contratación de la auditoría externa de que trata la LSPD, será presentada por el representante legal de la entidad prestadora de servicios públicos domiciliarios de carácter oficial, en cualquier tiempo.

La superintendencia responderá dentro de los sesenta (60) días hábiles, siguientes contados a partir de la recepción de la solicitud respectiva, previa evaluación de los parámetros que a continuación se señalan, y a través de acto debidamente motivado.

En todo caso el acto administrativo que tenga por objeto exonerar la contratación de una auditoría externa de gestión y resultados, deberá estar precedido inexorablemente de una visita a la entidad vigilada solicitante, con el fin de verificar y comprobar el control interno.

ART. 5º—Anexos de la solicitud de exoneración. La solicitud de exoneración, debe estar acompañada del informe gerencial que demuestre el cumplimiento de los elementos que se enuncian a continuación, los cuales se encuentran establecidos en las disposiciones de las leyes 87 de 1993 y 142 de 1994, de la siguiente forma:

a) Constancia de la unidad de planeamiento o la dirección administrativa que haga sus veces en el respectivo ministerio, sobre la aprobación de los planes de gestión y de las metas correspondientes a los indicadores definidos por la comisión de regulación respectiva;

b) Definición de procedimientos para la ejecución de los procesos;

c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes. En este sentido la entidad vigilada debe contar con procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional;

d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;

e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; así como la relación de las pólizas de seguros, su cobertura y el análisis desde el punto de vista beneficio/costo de dicha cobertura para garantizar que estén protegidos los bienes de la entidad ante posibles riesgos;

f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;

g) El establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de la gestión y de resultados como parte integrante del control interno.

Para lo anterior, la entidad vigilada debe realizar un adecuado seguimiento y evaluación de la gestión organizacional, mediante la aplicación de las metodologías definidas para tal efecto, así como la ejecución de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno;

h) El control interno debe incluir dentro de órbita de aplicación el ejercicio del control de legalidad financiero y de sistemas;

i) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;

j) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control de forma tal que exista calidad y oportunidad en la información;

l) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad;

m) Simplificación y actualización de normas y procedimientos;

o) Que el sistema de control interno ejercido cuente con sus mecanismos de verificación y evaluación;

p) Que exista eficiencia, eficacia y economía en la totalidad de las operaciones de la entidad vigilada. Lo anterior implica el estricto cumplimiento de los indicadores definidos por las comisiones de regulación, y

q) Que exista el comité de coordinación del sistema de control interno de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993.

ART. 6º—Autoevaluación de la capacidad gerencial, como parte del informe gerencial anexo a la solicitud de exoneración. El informe gerencial debe incluir la autoevaluación de la capacidad gerencial en los siguientes aspectos establecidos en el artículo 2º de la Resolución 063 de 1994, expedida por el Departamento Nacional de Planeación:

“a) Medir y promover la calidad y oportunidad de los resultados de las decisiones de la gerencia;

b) Analizar la eficiencia y eficacia de la gerencia en la formulación y ejecución de políticas, programas y proyectos, con el propósito de generar información para corregir procesos e incrementar la probabilidad de éxito en los resultados;

c) Determinar la eficiencia y eficacia de la gerencia una vez concluidos los proyectos, programas o políticas y generar información sobre cumplimiento de metas, calidad, efectos, coberturas e impactos, y

d) Generar información adecuada para la toma de decisiones sobre planeación y asignación de recursos”.

ART. 7º—Requisitos adicionales de la solicitud de exoneración. Son también requisitos que deben acompañar la solicitud:

a) Indicadores de gestión del año anterior incluidos los de eficiencia, economía, eficacia y equidad establecidos en la Resolución 3495 de 1994, manual de control de gestión de la Contraloría General de la República;

b) Informe de auditoría de gestión y resultados del año anterior;

c) Oficio de la contraloría respectiva certificando que el control fiscal satisface a cabalidad los requerimientos de un control fiscal eficiente, en los términos señalados en el artículo 1º de la presente resolución.

ART. 8º—Suspensión de la exoneración. La superintendencia podrá, en cualquier tiempo, de oficio, revocar la exoneración concedida, mediante acto administrativo motivado, cuando acaezcan situaciones que a juicio de la superintendencia, amenacen afectar o afecten la prestación del servicio público domiciliario.

ART. 9º—Obligación de contratar las auditorías externas de gestión y resultados, cuando no medie exoneración por parte de la SSPD. En el caso de que no sean eximidas para adelantar dicha contratación, las empresas deberán proceder a suscribir los respectivos contratos, una vez el acto administrativo que deniega la solicitud se encuentre en firme.

ART. 10.—Autorización previa de la SSPD. Cuando las empresas requieran hacer cambios en estas auditorías, solicitarán la autorización previa de la superintendencia, informándole en forma detallada las razones de dicha decisión.

La superintendencia podrá negar la solicitud mediante resolución motivada.

ART. 11.—Recursos. Contra las decisiones que adopte la superintendencia en desarrollo de las disposiciones de la presente resolución, sólo cabe el recurso de reposición en los términos del artículo 50 del Código Contencioso Administrativo y del artículo 113 de la LSPD.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta del Ministerio de Desarrollo Económico.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 11 de abril de 1996.

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