Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial

RESOLUCIÓN 110 DE 2015

(Marzo 17)

“Por la cual se establecen los mecanismos para la creación, modificación, actualización y seguimiento al plan anual de adquisiciones”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial,

en ejercicio de las facultades legales establecidas en el numeral 14 del artículo 11 del Decreto 4161 del 3 de noviembre de 2011 y en cumplimiento a lo establecido artículo 1º del Decreto 4836 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la elaboración del plan anual de adquisiciones es el primer eslabón de una cadena de actuaciones que realiza la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, tendiente a una eficiente administración de sus recursos, a través una planeación estratégica que permita suplir las necesidades de la entidad, dando aplicabilidad, tanto a las normas contractuales como presupuestales. Así las cosas, el plan anual de adquisiciones de la entidad, es el programa detallado que involucra todas las modalidades de contratación que se ejecutarán durante el ejercicio presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 y posteriores, evidenciando la planeación realizada frente al cubrimiento de sus necesidades, en cuanto a la adquisición de bienes, servicios u obras que requiere contratar la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, para el cabal cumplimiento de sus funciones y objetivos, de acuerdo con las apropiaciones presupuestales, independientemente del rubro que se afecte.

Los objetivos fundamentales del plan anual de adquisiciones, serán los siguientes:

• Contar con una herramienta de planeación, control y retroalimentación que genere la debida información, para la toma de decisiones frente a los procesos de adquisición de bienes y/o servicios que requiera la entidad.

• Informar a la ciudadanía en general sobre los procesos de contratación que se adelantarán, evidenciado su objeto, presupuesto, modalidad de selección y cronograma.

• Garantizar los principios de transparencia, economía, eficacia, eficiencia, publicidad y responsabilidad, por los cuales se rige la contratación pública, permitiendo una mayor pluralidad de oferentes.

Mediante lo enunciado anteriormente, la entidad da cumplimiento a lo establecido en el estatuto de contratación pública, en particular las que le confieren el artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política y la Ley 80 de 1993, la Ley 590 de 2000, la Ley 816 de 2003, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1450 de 2011, la Ley 1474 de 2011, el Decreto-Ley 019 de 2012 y a la Circular Externa 2 de 16 de agosto de 2013 de Colombia Compra Eficiente, sus decretos reglamentarios, y demás normas contractuales vigentes, como a sus procesos y procedimientos internos.

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

CAPÍTULO PRIMERO

Del comité de adquisiciones

ART. 1º—Creación. Por el cual se crea al interior de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial el Comité de Adquisiciones, como instancia asesora que apoya al ordenador del gasto, encargado principalmente de conocer y emitir recomendaciones sobre la distribución interna de los rubros presupuestales, inversión y funcionamiento;

ART. 2º—Composición. El comité de adquisiciones será conformado por:

— El director general o quien este delegue

— Los asesores de la dirección general

— El secretario general o quien este delegue

— El jefe de la oficina asesora de planeación y gestión de la información

— El jefe de la oficina asesora jurídica.

Actuarán con voz, pero sin voto, previa invitación del comité los demás servidores o colaboradores que hayan participado en la consolidación de la información del plan de adquisiciones. Para este efecto la secretaria general o la autoridad delegataria indicarán con base en el orden del día propuesto, quienes harán parte de este comité.

ART. 3º—Funcionamiento. El comité de adquisiciones se regirá por las siguientes reglas:

1. Podrá sesionar con la asistencia de la mayoría de sus miembros.

2. Sus decisiones y determinaciones se tomarán por consenso.

3. La secretaria general presidirá el comité de adquisiciones y en su ausencia el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Gestión de la Información.

4. Actuará como secretario técnico un profesional de la oficina asesora de planeación y gestión de la información.

5. Podrá invitarse a sus sesiones a los asesores externos, a los funcionarios y contratistas que considere conveniente.

6. Las sesiones del comité de adquisiciones se convocarán a solicitud de cualquiera de sus miembros o cuando las necesidades así lo exijan.

7. La oficina asesora jurídica, será la encargada de hacer el seguimiento semestral (junio y diciembre) al plan anual de adquisiciones, mediante la preparación y presentación de informes, los cuales serán avalados por el comité de adquisiciones.

ART. 4º—Funciones del comité de adquisiciones. Son funciones del comité de adquisiciones:

1. Revisar, aprobar o desaprobar las solicitudes de adquisición de bienes, elementos, o la contratación de personal con cargo a los recursos de inversión y de funcionamiento asignados a la unidad.

2. Los demás temas sobre los procesos de selección y/o contratación de la UACT que a juicio de sus miembros deban tratarse de manera especial.

3. Presentar ante comité directivo el plan de adquisiciones.

ART. 5º—Del secretario técnico del comité de adquisiciones. La secretaría técnica del comité de adquisiciones será ejercida por un profesional de la oficina asesora de planeación y gestión de la información. Este será postulado por el (la) jefe de la oficina asesora de planeación y gestión de la información y sometido a aprobación por parte del comité.

Son funciones de la secretaría técnica:

1. Preparar y remitir a todas las dependencias de la UACT el formato de recolección de las necesidades y requerimientos, el cual debe ser diligenciado y remitido a la OAPGI.

2. Una vez se cuente con la información de cada una de las dependencias de la UACT, el secretario técnico del comité se encargará de consolidar y depurar la información.

3. Enviar al jefe de la oficina asesora de planeación y gestión de la información el formato para su remisión a todas las dependencias, direcciones y grupos de trabajo que conforman la UACT.

4. Efectuar la recolección y consolidación de los requerimientos de elementos, bienes o servicios manifestados por las dependencias, direcciones y grupos de trabajo que conforman la UACT.

5. Presentar ante el comité de adquisiciones la consolidación del plan de adquisiciones.

6. Preparar el documento para publicación en la página web de la entidad del plan anual de adquisiciones.

7. Efectuar las modificaciones al plan de adquisiciones de acuerdo a las necesidades planteadas y autorizadas por el director general de la UACT.

8. Mantener actualizado el plan anual de adquisiciones.

ART. 6º—Reserva. En aras de salvaguardar los principios de transparencia, la información relacionada con el análisis, aclaración, distribución y asignación de recursos no podrán ser revelados a particulares, servidores públicos ni a los demás colaboradores de la entidad sin excepción alguna, ya que se entienden como documentos internos de trabajo, actos de trámite y no constituyen decisiones administrativas definitivas.

El incumplimiento de este deber acarreará sanciones disciplinarias y las demás a que haya lugar.

Por consiguiente, las sesiones del comité de adquisiciones deberán realizarse a puerta cerrada y no podrán ser interrumpidas bajo ninguna circunstancia, ni se permitirá el ingreso de personas o funcionarios ajenos al mismo.

CAPÍTULO SEGUNDO

Creación, modificación, actualización y seguimiento del plan anual de adquisiciones

ART. 7º—Procedimientos. Se establecen los siguientes procedimientos para la recolección de la información tendiente a conformar el plan de adquisiciones de la unidad administrativa especial para la consolidación territorial, su consolidación y posterior publicación en medio electrónico:

1. La oficina asesora de planeación y gestión de la información entregará a todas las dependencias, direcciones, y grupos de trabajo de la unidad administrativa especial para la consolidación territorial (UACT), en la primera quincena del mes de noviembre de cada vigencia, los formatos de solicitud de adquisición de elementos y contratación para la siguiente vigencia, los cuales deberán ser entregados a la secretaria general debidamente diligenciados en la última semana del mes de noviembre.

2. La secretaria general de la unidad entregará a la oficina asesora de planeación y gestión de la información todas las solicitudes de adquisición y contratación para su respectiva consolidación, en la primera semana del mes de diciembre.

3. Se reunirá el comité de adquisiciones en la primera quincena del mes de enero de cada vigencia para revisión del plan de adquisiciones que presentará la oficina asesora de planeación y gestión de la información.

4. Se presentará en el último comité de dirección del mes de enero de cada vigencia el plan de adquisiciones para su aprobación.

5. La oficina asesora de planeación y gestión de la información enviará el plan anual de adquisiciones para su publicación en la página web a más tardar el día 31 de enero de la vigencia a la que pertenece el plan anual de adquisiciones de acuerdo con la Circular 2 de 16 de agosto de 2013 de Colombia Compra Eficiente.

ART. 8º—Modificación o actualización del plan de adquisiciones. Se establece el siguiente procedimiento para la modificación o actualización del plan anual de adquisiciones de la UACT:

1. Cualquier solicitud de modificación al plan anual de adquisiciones deberá ser remitido al coordinador del grupo interno de trabajo de presupuesto, incluyendo la justificación sustentando por qué no se requieren los recursos asignados en primera instancia y por qué se requieren esos recursos en un nuevo rubro presupuestal, además dicho documento deberá contar con el visto bueno del jefe de la oficina asesora de planeación y gestión de la información.

2. Una vez se cuente con el visto bueno del jefe de la oficina asesora de planeación y gestión de la información se procederá a actualizar el plan anual de adquisiciones y será remitido para firma del director general y publicado en la página web de la UACT.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de marzo de 2015.