RESOLUCIÓN 111 DE 2007 

(Abril 27)

“Por la cual se establece el sistema integrado de gestión en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, y se integran los comités de calidad y coordinación de control interno”.

La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico,

en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial de las conferidas en los artículos 23 y 78 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 y en el artículo 5º del Decreto Distrital 552 de 2006 y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 209, estableció: “la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en las entidades públicas en los términos que la ley señale”.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que con respecto a la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993, señaló que para el ejercicio del mismo se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos del sistema de control interno de la entidad, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz.

Que la norma antes mencionada en su artículo 6º contempló que “el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que el Decreto 1826 de 1994 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993”, establece que se deberán constituir comités del sistema de control interno, como órganos de coordinación y asesoría del director correspondiente, los cuales se organizarán mediante resolución del respectivo representante de la entidad.

Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005” en su artículo 19 establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado decreto.

Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su artículo 34 numeral 31 establece entre los deberes de todo servidor público: “adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoria interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.

Que el consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno, mediante la Circular 3 del 27 de septiembre de 2005, imparte lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre los sistemas de gestión de calidad y del modelo estándar de control interno, indicando por lo tanto, que el comité de coordinación de control interno puede asumir las veces del comité de calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos sistemas.

Que la Ley 872 de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en su artículo 3º, establece que dicho sistema es complementario con el sistema de control interno y de desarrollo administrativo.

Que el Decreto 4110 de 2004, en su artículo 1º, adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.

Que el Acuerdo 122 de 2004, adopta para Bogotá, D.C., el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003.

Que el Decreto Distrital 387 de 2004, reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 y en su parte considerativa puntualiza lo ordenado por la Ley 872 de 2003 sobre la complementariedad de los sistemas de gestión de calidad, control interno y desarrollo administrativo.

Que la Ley 99 de 1993, en su artículo 65 establece que corresponde en materia ambiental a los municipios y distritos elaborar y adoptar planes, programas y proyectos ambientales y dictar normas para el control, la preservación y la defensa del patrimonio ecológico. Así mismo, en el artículo 68 señala que los departamentos, municipios y distritos elaborarán sus planes, programas y proyectos de desarrollo, en lo relacionado con el medio ambiente y los recursos naturales renovables, con la asesoría y bajo la coordinación de las autoridades ambientales, quienes se encargarán de armonizarlos.

Que el Acuerdo 19 de 1996 expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., adoptó el estatuto general de protección ambiental del Distrito Capital y dictó normas básicas para garantizar la preservación y defensa del patrimonio ecológico, los recursos naturales y el medio ambiente, y en el artículo 4º define el sistema ambiental del Distrito Capital, SIAC, como el conjunto de orientaciones, normas, actividades, recursos, programas e instituciones que regulan la gestión ambiental del Distrito Capital.

Que el Decreto 61 de 2003 adopta el plan de gestión ambiental del Distrito Capital y en el parágrafo del artículo 11, señala que las entidades distritales podrán formar parte del SIAC mediante la inclusión de sus proyectos de gestión ambiental dentro del plan de acción trianual y la concertación del correspondiente plan institucional de gestión ambiental, PIGA, con el DAMA.

Que mediante el Acuerdo 257 de 2006, se creó la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, cuya estructura interna y funciones fueron determinadas en el Decreto 552 del 29 de diciembre de 2006, el cual estableció además que la entidad tiene por objeto orientar y liderar la formulación de políticas de desarrollo económico de las actividades comerciales, empresariales y de turismo del Distrito Capital, conducentes a la creación o revitalización de empresas, a la generación de empleo y de nuevos ingresos para los ciudadanos y ciudadanas en el Distrito Capital”.

Que mediante la Resolución 79 de marzo 14 de 2007 por la cual se dispuso la adopción del modelo estándar de control interno MECI 1000: 2005 se designó al jefe de la oficina asesora de planeación y sistemas como instancia responsable del impulso, construcción y consolidación del sistema de calidad en la Secretaría de Desarrollo Económico, Industria y Turismo”.

Que es necesario establecer en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, un sistema integrado de gestión como una herramienta administrativa que recoja de manera articulada los requerimientos de los sistemas de gestión de calidad, control interno, desarrollo administrativo y gestión ambiental y la normatividad que los regula con el propósito fundamental de garantizar el logro de los objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, el mejoramiento de la función pública y de los servicios a cargo de la entidad, circunstancia que conlleva a la derogatoria de la Resolución 79 del 14 de marzo de 2007.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el sistema integrado de gestión y designar al jefe de la oficina asesora de planeación y sistemas como instancia responsable del impulso, construcción y consolidación del mencionado sistema en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Las políticas del sistema integrado de gestión están determinadas por la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004, el modelo estándar de control interno 1000:2005, el sistema de gestión de calidad creado por la Ley 872 de 2003, adoptado para Bogotá, D.C., mediante el Acuerdo 122 de 2004, y por las demás normas que en el proceso de ejecución adopte la Secretaría de Desarrollo Económico.

ART. 2º—Objetivos. Mediante el sistema integrado de gestión, se implementarán y ejecutarán en la secretaría los sistemas de control interno, desarrollo administrativo, gestión de la calidad y el plan institucional de gestión ambiental con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad de la gestión pública y la optimización de los recursos.

ART. 3º—La responsabilidad de establecer y desarrollar el sistema integrado de gestión es responsabilidad de la secretaría de desarrollo económico como la máxima autoridad de la entidad, de los directores y jefes de cada dependencia, así como de los demás servidores públicos de la entidad.

ART. 4º—Crear los siguientes equipos de trabajo, para efectos de garantizar una implementación adecuada del sistema: directivo, operativo y evaluador.

ART. 5º—Equipo directivo o comité del sistema integrado de gestión. El equipo directivo actuará como comité del sistema integrado de gestión, el cual integra y fusiona el comité de coordinación de control interno, el comité del sistema de gestión de calidad y el comité de coordinación del plan institucional de gestión ambiental. Este comité se integrará por:

— El/Ia secretaria(o) de despacho, quien lo presidirá.

— El/la subsecretaria(o) de despacho.

— Los/las directores(as) de las direcciones que conforman la secretaría.

— El/la jefe de control interno o quien haga sus veces.

— El/la jefe de la oficina asesora jurídica.

— El/la jefe de la oficina asesora de planeación y sistemas.

La secretaría técnica del comité será ejercida por la oficina asesora de planeación y sistemas.

PAR. 1º—El jefe de la oficina asesora de control interno o quien haga sus veces asistirá al comité en calidad de veedor; en los casos relacionados con control interno, distintos a la implementación del sistema, hará las veces de secretario técnico, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.

PAR. 2º—A las sesiones del comité integrado de gestión podrán ser invitados los servidores o contratistas de otras áreas y niveles de acuerdo con el tema a analizar.

ART. 6º—El comité del sistema integrado de gestión tendrá las siguientes funciones:

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, y perfeccionamiento y sostenibilidad del sistema integrado de gestión.

2. Evaluar la consistencia y validez del diagnóstico del sistema integrado de gestión.

3. Aprobar y evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

4. Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implantación del sistema de gestión de calidad, del sistema de desarrollo administrativo, del sistema de control interno y del sistema de gestión ambiental.

5. Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión, así como con la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de la entidad, mediante:

a) La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad, acerca de la importancia del sistema integrado de gestión y de satisfacer tanto los requisitos legales como del cliente.

b) La determinación y difusión de las políticas del sistema integrado de gestión.

c) La seguridad de que se establecen y se desarrollan los objetivos del sistema integrado de gestión de la secretaría.

d) La realización de las revisiones de calidad del sistema por parte de la dirección.

e) El aseguramiento de la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación y sostenibilidad del sistema integrado de gestión.

6. Fomentar en la secretaría la cultura de la mejora continua.

7. Aprobar el plan de auditorías.

8. Evaluar el estado y avance del sistema integrado de gestión con base en los informes o encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios y beneficiarios.

9. Determinar la viabilidad y conveniencia de certificar o no los procesos de la secretaría que considere pertinentes.

10. Expedir el reglamento del comité del sistema integrado de gestión.

ART. 7º—El comité sesionará cada dos meses y cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria del secretario técnico. Las decisiones se tomarán por la mayoría absoluta. La participación en el comité es indelegable y de cada sesión se dejará un acta suscrita por el secretario o secretaria de desarrollo y el secretario técnico del comité.

ART. 8º—Delegar en el jefe de la oficina asesora de planeación la representación de la secretaría para el desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad y control interno, también lo será para el sistema integrado de gestión y tendrá los siguientes roles y responsabilidades:

1. Ser el soporte principal del secretario o secretaria para el impulso, construcción y consolidación del sistema integrado de gestión.

2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión de la secretaría atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.

3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación del sistema integrado de gestión.

4. Someter a consideración del comité del sistema integrado de gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación y desempeño del sistema integrado de gestión y cualquier necesidad de mejora.

5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el equipo operativo de gestores del sistema integrado de gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

6. Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión.

7. Coordinar y dirigir las actividades del equipo operativo del sistema integrado de gestión.

8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

9. Representar a la secretaría frente a organismos externos en los asuntos relativos al sistema integrado de gestión.

10. Convocar las reuniones del comité del sistema integrado de gestión.

11. Ejercer la secretaría técnica del comité del sistema integrado de gestión.

ART. 9º—Equipo operativo. El equipo operativo estará conformado por los servidores públicos, representantes de las distintas dependencias y disciplinas académicas que conforman la secretaría de desarrollo económico, delegados por sus jefes, por escrito, para atender lo referente a los diferentes sistemas que se integran, conocidos como gestores del sistema integrado de gestión, la conformación del equipo será presentada y aprobada en el primer comité del sistema integrado de gestión. El equipo operativo cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

1. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión bajo las orientaciones del representante de la dirección y en coordinación con los gestores de la oficina asesora de planeación.

2. Ser el soporte principal y mantener informado a su jefe inmediato sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión.

3. Divulgar y capacitar a los servidores de su dependencia en el sistema integrado de gestión, bajo las directrices del representante de la alta dirección.

4. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el representante de la alta dirección durante el desarrollo, implementación y mantenimiento del sistema integrado de gestión.

5. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el sistema integrado de gestión, al representante de la alta dirección, para su evaluación y aplicación.

6. Establecer y coordinar las necesidades y expectativas de los destinatarios o beneficiarios del sistema en todos los niveles de la entidad.

7. Fomentar en la secretaría la cultura de la mejora continua y difundir los principios del sistema integrado de gestión.

8. Promover la estandarización y el mejoramiento continuo de los procesos de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de manuales de procedimientos.

9. Prevenir la improvisación y las interpretaciones diversas en la ejecución de los procesos y procedimientos de la entidad y asegurar que los mismos se pongan en práctica bajo el nuevo enfoque de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005.

10. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión de la secretaría.

11. Informar al representante de la alta dirección sobre las necesidades de capacitación de los diferentes subsistemas que conforman el sistema integrado de gestión.

12. Colaborar y apoyar a los gestores de calidad de la oficina de planeación en todo lo referente al proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión.

ART. 10.—Equipo evaluador. El equipo evaluador estará conformado por el jefe de control interno o quien haga sus veces y los servidores públicos de su oficina. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión y se apoyará en los auditores de calidad de la secretaría, cuando así lo requiera.

ART. 11.—La presente resolución rige a partir de su fecha de su publicación y deroga la Resolución 79 de marzo 14 de 2007.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de abril de 2007.

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