Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 11235 DE 2016

(Octubre 10)

“Por la cual se establece el procedimiento de reparto notarial en la SNR”.

(Nota: Derogada por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de las facultades legales y en especial de las que le confiere el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008, el artículo 1º del Decreto 2742 de 2008; y el artículo 11 numerales 2º, 3º y 19 del Decreto 2723 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016 establece que “Los actos de la nación, los departamentos y municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se asignarán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento de asignación, de modo que la administración no establezca privilegios en favor de ningún notario”, y que “cada una de las entidades sometidas al régimen establecido en la presente disposición será responsable de dar cumplimiento al procedimiento y dar asignación de los actos de escrituración en el círculo notarial que corresponda en orden ascendente. Si versa sobre inmuebles deberá tener en cuenta la ubicación de los mismos. La Superintendencia de Notariado y Registro adelantará la vigilancia respectiva”.

Que en este mismo sentido, el parágrafo 1º del artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 del 2016 señala que “En las ciudades en las que haya más de un círculo registral, la asignación de los actos escriturarios deberá efectuarse, en tratándose de inmuebles, en las notarías que se ubiquen dentro de la comprensión territorial del círculo registral correspondiente”.

Que igualmente, el parágrafo 2º del artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 del 2016 precisa que “Con observancia del inciso segundo del artículo 44 de la Ley 1537 de 2012, el trámite especial de reparto notarial para los actos que involucren la constitución de propiedad horizontal, constitución a levantamiento de gravámenes, adquisición o transferencia del derecho de propiedad y adquisición o transferencia de inmuebles definidos como vivienda de interés social y prioritaria donde comparezcan las entidades financieras del Estado de orden nacional que otorguen o que otorgaron el crédito para la adquisición de vivienda, será reglamentado por la Superintendencia de Notariado y Registro, quien tendrá en cuenta para la asignación la ubicación del inmueble y en su labor de control y vigilancia aplicará el criterio de equidad a fin de no otorgar privilegios a ningún notaría”.

Que en materia de sistema de reparto y matrícula inmobiliaria la Ley 1183 de 2008 dispuso en su artículo 15 que “Las actos que deban celebrarse mediante escritura pública en los términos previstos en esta ley, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro establecerá el procedimiento de reparto, de modo que no se impongan cargas excesivas ni desproporcionadas a cargo de ningún notario”, y que “Adicionalmente, y si es del caso, el registrador de la oficina de registro de instrumentos públicos deberá asignar el folio a los folios en el evento de que el inmueble objeto de posesión o prescripción, carezca de matrícula inmobiliaria, con base en el plano y certificación catastrales correspondientes”.

Que en materia de reparto el artículo 1º del Decreto 2742 de 2008, estableció que “Los poseedores materiales de inmuebles urbanos de estratos uno y dos que carezcan de título inscrito, podrán solicitar ante notario donde se encuentre localizado el inmueble, el otorgamiento de escritura pública de declaración de la calidad de poseedores regulares de dichos bienes a fin de quedar habilitados para adquirir su dominio por prescripción ordinaria, teniendo en cuenta, el siguiente procedimiento en caso de que en el municipio haya una o más notarías”, que “Cuando exista una sola notaría en el lugar donde se encuentra ubicado el inmueble: el interesado, presentará ante el respectivo notario, la solicitud correspondiente de acuerdo con lo establecido en los artículos 5º y 6º de la Ley 1183 de 2008” y que “Cuando exista más de una notaría en el lugar donde se encuentra ubicado el inmueble: el interesado presentará ante la oficina de registro de instrumentos públicos del lugar donde esté ubicado el inmueble o de la Superintendencia de Notariado y Registro para el caso en que los inmuebles se encuentren ubicados en la ciudad de Bogotá, la correspondiente solicitud, para proceder al reparto de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1183 de 2008”.

Que en cumplimiento del artículo 1º del Decreto 2742 de 2008 la Superintendencia de Notariado y Registro ha establecido un formulario único para el trámite de la solicitud de declaratoria de posesión regular de vivienda de interés social ubicada en zonas urbanas.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro acata el procedimiento establecido en el artículo 9º de la Ley 1183 de 2008, en el sentido de la aplicación a la inscripción de la declaración de posesión regular aplicándose, solamente para la inscripción de la declaración de la posesión regular, excluyéndose de manera perentoria respecto de la posesión adquirida mediante violencia, engaño, testaferrato, desplazamiento forzado o que recaiga sobre inmuebles situados en zonas de protección ambiental o de alto riesgo o desarrollos no autorizados por las autoridades de planeación.

Que efectuado el reparto y/o presentada la solicitud ante el notario correspondiente según sea el caso, este deberá dentro del transcurso de los ocho días (8) hábiles siguientes, revisar que el contenido de la misma se encuentre acorde con lo preceptuado con la Ley 1183 de 2008.

Que el artículo 3º de la Resolución 7769 del 2016 de la Superintendencia de Notariado y Registro indica: “Responsables de administrar el procedimiento de asignación. Cada una de las entidades sometidas al régimen establecido en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, modificado por el artículo 13 de la Ley 1796 de 2016, será responsable de ejecutar el procedimiento de asignación, en estricto cumplimiento de los parámetros establecidos en la presente resolución.

Para tal efecto, deberán disponer de los mecanismos manuales o tecnológicos que permitan desarrollar el proceso y llevar un control minucioso de cada una de las asignaciones de minutas, en el círculo notarial respectivo. En el evento en que en un acto de escrituración intervengan dos o más entidades sometidas a reporta, las mismas deberán concertar sobre cuál de ellas efectuará la asignación”.

Que el artículo 6º de la mencionada Resolución 7769 del 2016 establece las categorías por las cuales se deben clasificar las solicitudes de reparto notarial, entre ellas, la categoría séptima que corresponde a “Los actos referidos a la declaración de posesión regular de inmuebles urbanos de estratos uno (1) y dos (2) que carezcan de título inscrita (…)”.

Que de conformidad con la Ley 1183 y el Decreto 2742 del año 2008 los actos establecidos en la categoría séptima según el artículo 6º de la Resolución 7769 del 2016 son competencia de reparto de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Que en cumplimiento de la Ley 1796 de 2016, es deber de la Superintendencia de Notariado y Registro establecer el procedimiento interno por medio de un acto administrativo.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto

RESUELVE:

ART. 1º—El reparto. El reparto es un procedimiento de carácter administrativo, reglamentado por la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del cual, mediante el cumplimiento de los trámites que el mismo determina, se asigna a un notario una minuta clasificada dentro de las condiciones establecidas por la Resolución 7769 de 2016.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 2º—Solicitudes que deben ser sometidas a reparto notarial en la SNR. Cuando en el círculo notarial de que se trate exista más de una notaría, los actos que deban celebrarse por escritura pública deberán someterse al reparto en el lugar que ordena el artículo 3º de la presente resolución, siempre y cuando:

a) Intervenga la Superintendencia de Notariado y Registro.

b) Se pretenda suscribir los actos referidos a la declaración de posesión regular que contempla la Ley 1183 de 2008.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 3º—Administración. La administración general del reparto, su ejecución y publicación estará a cargo de la dirección de administración notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro, para los notarios del Círculo de Bogotá, D.C., y en las demás ciudades del país en cuyo círculo notarial exista más de una notaría, por las oficinas de registro de instrumentos públicos, a la cual se circunscribe el correspondiente círculo notarial.

En los círculos notariales donde no haya oficina de registro de instrumentos públicos, el reparto se realizará en el círculo registral dentro de cuya comprensión territorial se ubiquen las notarías de que se trate.

PAR.—El reparto de solicitudes que correspondan al Círculo Notarial de Medellín, se efectuará bajo la responsabilidad de la oficina principal de registro de instrumentos públicos de la zona norte.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 4º—Horario y sitio de entrega de las solicitudes. Para efectos de su radicación, estudio y clasificación, las minutas o solicitudes se radicarán de lunes a viernes dentro del respectivo horario laboral, así;

— Las de Bogotá, D.C., en la dirección de administración notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

— En las oficinas de registro de instrumentos públicos, en el despacho de su titular, de 8:00 a.m. a 12:00 m.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 5º—Formato único de solicitud para la declaración de posesión regular. La solicitud del reparto notarial se formulará a través del formato que para el efecto establezca la Superintendencia de Notariado y Registro, y contendrá los siguientes requisitos:

— Determinación de la oficina que realizará el reparto notarial y fecha de la solicitud.

— Nombre del interesado con indicación de su documento de identificación y estado civil.

— Nombre e identificación del cónyuge o compañero permanente, según corresponda.

— Identificación del inmueble: Ciudad, estrato, nomenclatura y folio de matrícula.

— Relación de documentos anexos:

PAR.—Utilización del formato único de solicitud para la declaración de posesión regular: La Superintendencia de Notariado y Registro a través del anexo que forma parte integral de este acto administrativo, ha determinado las características del formulario único de solicitud de reparto notarial para la declaración de posesión regular, que será de obligatorio diligenciamiento para los interesados.

Para los trámites donde intervenga la Superintendencia de Notariado y Registro se deberá presentar una solicitud escrita, que tendrá los datos que se encuentran en el artículo 9º de la Resolución 7769 de 2016.

El funcionario encargado del reparto examinará que no presente borrones, repisados o enmendaduras y si los tuviere, que se encuentren salvados por el peticionario, de modo que su lectura no dé lugar a confusiones.

Sin estos requisitos, la solicitud o formato se rechazará de plano y se devolverá al interesado sin trámite alguno.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 6º—Día y hora para realizar el reparto. La diligencia de reparto se llevará a cabo, siempre y cuando hayan solicitudes radicadas, de lunes a viernes a las 3:30 p.m. en la dirección de administración notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro; y en las oficinas de registro de instrumentos públicos, a las 2:30 p.m.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 7º—Procedimiento del reparto. Para la asignación de las solicitudes se procederá así:

a) Radicación. Las solicitudes se radicarán en orden consecutivo anual. La constancia de su recibo se entregará al interesado en el que se consigne, denominación de la oficina de reparto correspondiente, la fecha, hora, número de su radicación, número de recibo, la denominación de (los) acto(s) o contrato(s), la cuantía si la tuviere, los nombres de los otorgantes, la categoría en que quedó clasificada y el usuario del sistema responsable de la radicación.

PAR.—El procedimiento siguiente de la radicación, se llevará a cabo de conformidad con la Resolución 7769 de 2016.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 8º—Acta de reparto. De cada diligencia de reparto se levantará un acta numerada en forma consecutiva anual, que será foliada y legajada en orden cronológico.

Tal documento será firmado por el (la) director(a) de administración notarial o el (la) registrador(a) de instrumentos públicos, según sea el caso.

En el mismo día de la diligencia o a más tardar al día siguiente hábil, el resultado del reparto se publicará en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Copia del acta de reparto con sus anexos, se conservarán en archivo especial, igualmente foliadas y organizadas por cada vigencia anual.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 9º—Ajustes al aplicativo de reparto notarial. La oficina de tecnologías de la información de la Superintendencia de Notariado y Registro, ejercerá las acciones pertinentes a efectos de ajustar el aplicativo de reparto notarial a los términos y disposiciones de que trata este acto administrativo y la Resolución 7769 de 2016, tanto en el nivel central —Dirección de Administración Notarial—, como en las demás oficinas de registro de instrumentos públicos del país que adelanten esta diligencia.

PAR.—El reparto notarial se llevará a cabo de forma manual, basta que estén dispuestos los sistemas de información con la normatividad vigente.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 10.—Complementación. En los demás aspectos no regulados por la presente resolución se dará aplicación a lo previsto en la Resolución 7769 de 2016.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 11.—Divulgación y publicación. Copia de la presente resolución será fijada en lugar visible para el público de las notarías y de las oficinas de registro de instrumentos públicos, y en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro, para conocimiento de la ciudadanía en general.

(Nota: Derogado por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 12.—Vigencia. Esta resolución regirá a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de octubre de 2016.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

(Nota: Derogada por la Resolución 8198 de 2017 artículo 33 de la Superintendencia de Notariado y Registro)