Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 11272 DE 2018

(Agosto 2)

“Por la cual se aprueba y adopta el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las que le confiere el Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el Archivo General de la Nación, en desarrollo de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, título XI, Conservación de Documentos, en su artículo 46, establece que “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.

Que las entidades del Estado y los sujetos obligados por Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014), deben formular el Programa de Gestión Documental (PGD) como parte de su Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual, el cual deberá contar con los siguientes procesos: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia y Disposición final, y que, transversales a estos, están los procesos de Valoración y Preservación a Largo Plazo, resultado de la implementación del Sistema Integrado de Conservación.

Que para la aplicación e implementación de la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública Nacional, se requiere el cumplimiento de la función archivística.

Que el Acuerdo 006 de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”, define los parámetros para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Conservación.

Que el citado acuerdo, en el artículo 1º dispone que: “La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental”.

Que el artículo 5º de esta misma norma señala que: “Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos. Tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación digital a largo plazo”, indicando para el efecto su estructura y contenido mínimos.

Que igualmente el artículo 11 del citado acuerdo, dispone que: “El SIC deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades de orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

Que en el Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” en su título II “Patrimonio Archivístico”, capítulo I “El Sistema Nacional de Archivos”, artículo 2.8.2.1.4 “Instancias Asesoras. Se establecen las siguientes instancias asesoras en materia de aplicación de la política archivística:

a) En el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012, el cual cumplirá entre otras las funciones de Comité Interno de Archivo”.

Que en el Decreto 2482 de 2012, se dispone en su artículo 1º: “Ámbito de aplicación. El presente decreto se aplica en su integridad a las entidades y organismos de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, organizados en los términos señalados en el artículo 42 de la Ley 489 de 1998.

El contenido del presente decreto les es aplicable a las entidades territoriales en los términos del inciso segundo del artículo 20 de la Ley 489 de 1998.

Así mismo, las entidades autónomas y las sujetas a regímenes especiales en virtud de mandato constitucional o legal, a través su máximo órgano de dirección, adoptarán las políticas de desarrollo administrativo establecidas en el artículo 3º del presente decreto”.

Que en el caso de la Registraduría Nacional del Estado Civil, por tratarse de una Entidad autónoma y sujeta a régimen especial, a través de su máximo órgano de dirección, es decir, del Registrador Nacional del Estado Civil, se adoptó el Comité de Archivo de la entidad dentro de las políticas de desarrollo administrativo, mediante las resoluciones 1332 de 1996, 2464 de 2001 y 8578 de 2013 con las cuales, este fue creado, modificado y actualizado, adecuándolo a la nueva estructura de la entidad, por lo cual no cuenta dentro de su estructura administrativa con un Comité de Desarrollo Administrativo sino con el Comité de Archivo de la Organización Electoral.

Que los archivos de gestión, son aquellos en donde se produce o reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos tratados, la cual es sometida a una continua utilización y consulta por las mismas dependencias u otras que por necesidad requieren de ella, los cuales deben estar organizados de manera adecuada atendiendo lo establecido en las correspondientes tablas de retención documental.

Que el Acuerdo 008 de 2014, establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1º y 3º de la Ley 594 de 2000.

Que la Registraduría Nacional del Estado Civil, debe alinearse con las políticas y lineamentos establecidos en los Acuerdos del Archivo General de la Nación 047 al 050 de 2000, en materia de conservación, custodia y administración de los documentos que en la entidad se generan.

En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobar y adoptar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo con el concepto técnico emitido por el Comité de Archivo, mediante Acta 02 del 19 de julio de 2018, la cual forma parte integrante del presente acto.

ART. 2º—Implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Registraduría Nacional del Estado Civil, como el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, a partir de la publicación del presente acto administrativo, de acuerdo con el contenido allí previsto.

ART. 3º—La Registraduría Nacional del Estado Civil, promoverá la cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de Archivo y Correspondencia, la Secretaría General, la Registraduría Delegada Para el Registro Civil y la Identificación, la Registraduría Delegada en lo Electoral, la Gerencia Administrativa y Financiera, la Gerencia del Talento Humano, la Gerencia de Informática, la Oficina de Control Interno, la Oficina de Planeación, y las demás dependencias, con el fin de adelantar una gestión normalizada, tanto para los documentos físicos como electrónicos.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 2 de agosto de 2018.