RESOLUCIÓN 11381 DE 2004 

(Diciembre 7)

“Por la cual se distribuyen competencias y se fija el procedimiento para la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas, en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por los literales m), p) y t) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999 y en concordancia con el artículo 578 del Decreto 624 de 1989 y el artículo 7º del Decreto 2685 de 1999,

CONSIDERANDO:

Que es función del director general dirigir, planear, organizar y controlar las operaciones relacionadas con la gestión tributaria, aduanera y cambiaria, así como distribuir entre las diferentes dependencias las funciones y competencias que la ley le otorgue a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, cuando tales competencias no estén asignadas expresamente,

Que es competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinar los formularios oficiales a utilizar por parte de los contribuyentes y usuarios aduaneros, para la declaración y pago de los tributos nacionales que le corresponde administrar,

Que es función del director general crear los comités técnicos necesarios para orientar, asesorar, definir y decidir los criterios de carácter técnico que se requieran para el debido ejercicio de las funciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como señalar sus integrantes y funciones,

Que se hace necesario para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales efectuar una revisión periódica del contenido y forma de los formularios, cartillas e instructivos, con el fin de recoger sugerencias de los usuarios, actualizarlos, y garantizar su concordancia con la normatividad, políticas y requerimientos de información por parte de la entidad.

RESUELVE:

ART. 1º—Distribuir las competencias y fijar el siguiente procedimiento para la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas de la DIAN:

a) La subsecretaría de planeación solicitará las propuestas de creación y modificación de los formularios tributarios y aduaneros, debidamente soportadas, mediante comunicaciones a los niveles central, regional, especial, local y delegado.

b) Las dependencias de la DIAN remitirán a la subsecretaría de planeación las propuestas de creación o modificación de diseño y contenido, con el soporte y en el formato respectivos.

c) La subsecretaría de planeación oficiará a las áreas responsables conforme al artículo 3º de la presente resolución para que se designen los funcionarios que integrarán el grupo de análisis.

d) La subsecretaría de personal elaborará la resolución por medio del cual se comisiona en la subsecretaría de planeación a unos funcionarios, con el fin de integrar el grupo de análisis.

e) El grupo de análisis estudiará y evaluará las propuestas recibidas, su impacto sobre los sistemas, propondrá los nuevos formularios, instructivos y cartillas, y elaborará las actas correspondientes junto con la descripción funcional.

f) Los jefes de las divisiones de liquidación y de fiscalización que la subsecretaría de planeación convoque, efectuarán un control sobre las fórmulas y casillas de los formularios propuestos, actuando como usuarios expertos y haciéndose responsables de la calidad y coherencia de las mismas.

g) El coordinador del grupo de análisis, del respectivo tema, levantará un acta final de las deliberaciones del tema tributario y aduanero.

h) El coordinador del grupo de análisis, del respectivo tema, remitirá a la subsecretaría de planeación copia del acta junto con los contenidos de los formularios, la descripción funcional, instructivos, cartillas y soportes respectivos.

i) La subsecretaría de planeación incluirá las modificaciones aprobadas por el grupo de análisis en los diseños de los formularios, instructivos y cartillas.

j) La subsecretaría de planeación convocará a las subsecretarías comercial y de recursos físicos, a las subdirecciones de comercio exterior, fiscalización tributaria y recaudación, así como a la oficina de estudios económicos, para adelantar una reunión en la que se definan las cantidades a imprimir. Si se considera necesario podrán asistir representantes de otras áreas como invitados. De esta reunión se entregará el acta de propuesta de cantidades a imprimir de los formularios oficiales y cartillas.

k) La subsecretaría de planeación dará traslado del acta de propuesta de cantidades elaborada, a la secretaría general.

l) El subdirector de fiscalización tributaria, el subdirector de comercio exterior y el subdirector de control cambiario respectivamente, colocarán visto bueno a las versiones finales de los formularios, instructivos y cartillas tributarios, aduaneros y cambiarios.

m) El subdirector de fiscalización tributaria y el subdirector de comercio exterior presentarán al comité técnico de formularios respectivo, los diseños finales de los formularios tributarios y aduaneros.

n) El grupo de análisis ajustará el contenido de los formularios, instructivos y cartillas, de acuerdo con las observaciones del comité técnico de formularios correspondiente, y la subsecretaría de planeación incluirá dichas modificaciones en los respectivos diseños.

o) El comité técnico de formularios respectivo, aprobará en su totalidad la versión final de los formularios tributarios y aduaneros, cartillas e instructivos respectivos.

p) La subsecretaría de planeación y Muisca elaborarán las especificaciones técnicas de los formularios.

q) La subsecretaría de planeación enviará a la subsecretaría de recursos físicos las especificaciones técnicas de impresión de los formularios, cartillas e instrucciones con el fin de que se adelante el proceso de contratación respectivo.

r) La subsecretaría de planeación remitirá el diseño final de los formularios con la respectiva ficha técnica a la subsecretaría de control interno, para que verifique la aplicación de los controles respectivos.

s) La subsecretaría de planeación remitirá los diseños de los formularios definitivos a la subsecretaría de recursos físicos para que continúe el proceso de contratación.

t) La oficina jurídica elaborará los proyectos de resolución por medio de las cuales se oficializan los formularios y se establecen las fechas de vigencia de cada uno de ellos.

u) La dirección general proferirá los actos administrativos relacionados con la adopción, prescripción, supresión, eliminación y utilización de los formularios.

PAR. 1º—Las actividades del procedimiento para la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas de la DIAN, serán adelantadas anualmente dentro de las fechas que para el efecto se definan, mediante memorando del director general, que será emitido antes de la 3ª semana de agosto.

PAR. 2º—Cuando por cambios normativos u otra circunstancia de fuerza mayor se requiera la producción de un formulario en tiempos diferentes a los definidos en el memorando mencionado en el parágrafo anterior, se procederá de la siguiente forma:

El área responsable o afectada por el formulario presentará una propuesta de contenido para el mismo y su instructivo, y en coordinación con la subsecretaría de planeación convocará a las otras áreas afectadas para su revisión, siendo indispensable la presencia de la subdirección de recaudación y de la oficina jurídica.

La subsecretaría de planeación elaborará el diseño, el cual será presentado por el área proponente a la dirección de impuestos o a la dirección de aduanas, según corresponda, para su aprobación.

Una vez aprobados el formulario y su instructivo, serán remitidos a la secretaría general para adelantar los trámites de contratación correspondientes.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 2º—Sin perjuicio de las delegaciones que se efectúen, los responsables de la calidad del contenido final y consistencia de los formularios, instructivos y cartillas serán en materia tributaria el subdirector de fiscalización tributaria, en materia aduanera el subdirector de comercio exterior y en materia de cambios el subdirector de control cambiario.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 3º—Conformar el comité técnico de formularios tributarios, el cual estará integrado por los siguientes jefes de área, cuya participación es indelegable:

• Subdirector de fiscalización tributaria.

• Subdirector de recaudación.

• Subdirector de cobranzas.

• Jefe de oficina de estudios económicos.

• Jefe de oficina jurídica.

• Subsecretario de planeación, quien oficiará como secretario del comité.

PAR. 1º—Sin perjuicio de la conformación anterior, el secretario del comité podrá convocar a otras áreas y al proyecto Muisca, en los casos que se considere necesario.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 4º—Conformar el comité técnico de formularios aduaneros, el cual estará integrado por los siguientes jefes de área, cuya participación es indelegable:

• Subdirector de comercio exterior

• Subdirector de fiscalización aduanera

• Subdirector de técnica aduanera

• Subdirector de recaudación

• Jefe de oficina jurídica

• Jefe de oficina de estudios económicos

• Subsecretario de planeación, quien oficiará como secretario del comité.

PAR. 1º—Sin perjuicio de la conformación anterior, el secretario del comité podrá convocar a otras áreas y al proyecto Muisca, en los casos que se considere necesario.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 5º—Conformar el grupo de análisis el cual estará integrado por 11 (once) servidores de la contribución seleccionados por los jefes de área, así:

2 (dos)Subdirección de fiscalización tributaria.
1 (uno)Subdirección de fiscalización aduanera.
1 (uno)Subdirección de control cambiario.
2 (dos)Subdirección de comercio exterior.
1 (uno)Subdirección técnica aduanera.
1 (uno)Subdirección de recaudación.
2 (dos)Oficina jurídica (uno por el tema tributario y uno por el tema aduanero).
1 (uno)Oficina de estudios económicos.

Eventualmente, y con el propósito de garantizar mayores niveles de calidad en el proceso, el grupo de análisis podrá solicitar a las áreas de la entidad la participación de funcionarios expertos en diferentes temas, para asistir a las sesiones de trabajo que se requieran. Los registros de estas actuaciones deberán quedar consignados en las actas.

PAR. 1º—Los servidores que conformen el grupo de análisis de formularios, serán comisionados al despacho de la subsecretaría de planeación por el término de un (1) mes. Sin perjuicio del trabajo inicial que motivó su nombramiento temporal, los funcionarios del grupo deberán reunirse extraordinariamente, cuando así se requiera previa convocatoria de la subsecretaría de planeación.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 6º—El grupo de análisis deberá contar con un coordinador en materia tributaria y un coordinador en materia aduanera, los cuales serán seleccionados de los dos delegados de la subdirección de fiscalización tributaria y de los dos delegados de la subdirección de comercio exterior, respectivamente, por parte de los correspondientes subdirectores.

Los coordinadores tributario y aduanero elaborarán un cronograma de trabajo en coordinación con la subsecretaría de planeación, y harán entrega de los documentos de trabajo y soportes que deban reposar en el archivo de antecedentes que conformará y conservará la subsecretaría de planeación.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 7º—La dirección del proceso de contratación, distribución custodia y producción de los formularios será responsabilidad de la secretaría general. Por su parte la subsecretaría comercial será responsable de elaborar el plan de comercialización, mercadeo y distribución de los formularios y cartillas.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 8º—Compulsar copia de la presente resolución a subdirección de fiscalización tributaria, subdirección de recaudación, subdirección de fiscalización aduanera, subdirección de comercio exterior, subdirección técnica aduanera, subdirección de control cambiario, oficina jurídica, oficina de estudios económicos y subsecretaría de planeación.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

ART. 7º(SIC)—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 8020 del 8 de septiembre de 2004 y la Resolución 3757 del 8 de mayo de 2003, en lo concerniente a formularios, cartillas e instructivos.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 7 de diciembre de 2004.

(Nota: Derogada por la Resolución 10376 de 2006 artículo 5º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)