Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial

RESOLUCIÓN 114 DE 2015 

(Marzo 19)

“Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 14 del artículo 8º del Decreto 4161 de 2011, en concordancia con el artículo 16 de la Ley 1712 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dictó la Ley General de Archivos, la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial requiere contar con un Programa de Gestión Documental, PGD, que normalice los procesos que aplican a la administración de los documentos encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la información producida y recibida por la entidad.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el artículo 26 del Decreto 2578 de 2012, “por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”, consagra la obligación que tienen las entidades vigiladas por el Estado de contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y las normas que regulen a cada sector, así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.

Que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2609 de 2012, “por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011”, estableció la metodología para la elaboración, aprobación e implementación del programa de gestión documental, y en su artículo 10 señala la obligatoriedad de todas las entidades del Estado de formular un programa de gestión documental a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan estratégico institucional y del plan de acción anual;

Que la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, especialmente en su artículo 16, señala la obligación que corresponde a las entidades públicas de adoptar un programa de gestión documental.

Que el programa de gestión documental ilustra de manera detallada los pasos que deben seguirse en la gestión de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico), que permitan la adecuada producción, recepción, distribución, trámite, organización, clasificación, consulta, conservación y disposición final, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración, el servicio al ciudadano y como fuente de consulta e historia de la entidad, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” y las normas complementarias establecidas por el Archivo General de la Nación.

Que el programa de gestión documental de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, fue aprobado por el comité institucional de desarrollo administrativo en sesión del 17 de marzo de 2015;

Que para garantizar la adecuada organización y conservación del patrimonio documental de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, se hace necesario la adopción e implementación del programa de gestión documental.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—(Modificado).* Adopción. Adoptar el programa de gestión documental, el cual será de obligatoria observancia y aplicación para todas las dependencias de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, documento que hace parte integral del presente acto administrativo.

*(Nota: Modificado por la Resolución 599 de 2015 artículo 1° de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial)

ART. 2º—(Modificado).* Responsabilidad. La aplicación obligatoria del programa de gestión documental estará bajo la responsabilidad directa de los líderes de cada uno de los procesos de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, y su implementación será responsabilidad de secretaría general a través del grupo de gestión documental de la entidad, quien a su vez efectuará el respectivo seguimiento en coordinación con el grupo de control interno.

*(Nota: Modificado por la Resolución 599 de 2015 artículo 2° de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial)

ART. 3º—Actualización. El programa de gestión documental se revisará y actualizará cada vez que las circunstancias lo exijan o cuando la modificación sea motivada por razones normativas, cambios administrativos o modificación de procesos.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y revoca las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de marzo de 2015.

NOTA: El anexo correspondiente al programa adoptado en la presente resolución, el cual no fue promulgado en el Diario Oficial, puede ser consultado en la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial.