RESOLUCIÓN 1149 DE 2008 

(Marzo 14)

“Por la cual se crea el comité de adiciones y prórrogas para los contratos y/o convenios suscritos por el Instituto Nacional de Vías, Invías”.

El Director General del Instituto Nacional de Vías,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 7º, numeral 7.14 del Decreto 2056 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los representantes legales de las entidades de la rama ejecutiva del poder público y de la administración pública pueden crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos de trabajo interno, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, determinando las tareas que deberán cumplir, las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento;

Que el Decreto 2056 de 2003, por el cual se modifica la estructura del Instituto Nacional de Vías y se dictan otras disposiciones, en su artículo 7º, numeral 7.14 determinó como función del director general del instituto, crear y organizar con carácter permanente o transitorio, comités, grupos de trabajo que se requieran dentro de la organización, para garantizar su funcionamiento;

Que en cumplimiento de las labores de seguimiento y control que le corresponden al representante legal del instituto o su delegado y con el fin de actuar con transparencia, objetividad, eficiencia y eficacia, fines de la contratación estatal, y brindar un mayor soporte en materia jurídica, técnica y económica, se hace necesario crear y organizar un comité de adiciones y prórrogas que analice, estudie y apruebe o impruebe las solicitudes presentadas por los contratistas, interventores, supervisores o las unidades ejecutoras de la entidad, relacionadas con adiciones y prórrogas a los contratos y/o convenios suscritos por el Instituto Nacional de Vías;

Que para llevar a cabo lo anterior, es necesario establecer una metodología, para adicionar y/o prorrogar los contratos y/o convenios, garantizando las inversiones de los recursos destinados;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité de adiciones y prórrogas, para el trámite de solicitudes de adición y/o prórroga de los contratos y/o convenios, suscritos por el Instituto Nacional de Vías.

PAR. 1º—Solo se adicionarán y/o prorrogarán los contratos y/o convenios que presenten un avance físico, de ejecución y/o de inversión igual o superior a lo programado para la respectiva vigencia y que no presenten atrasos significativos, para lo cual, cuando se trate de contratos y/o convenios de obra o interventoría, se debe anexar el acta de modificación de cantidades de obra y la reprogramación de inversiones correspondientes (formatos SGT FR-010 y SGRT FR-009 del manual de interventoría).

PAR. 2º—Cuando los contratos y/o convenios celebrados por el Invías requieran modificaciones que la unidad ejecutora, en forma motivada, considere importantes o sustanciales para el desarrollo del proyecto, por la especificidad del tema o complejidad del mismo, deberá solicitarse ante el comité la autorización correspondiente, para lo cual se adelantará el procedimiento establecido en esta resolución para las adiciones y prórrogas, previa justificación y solicitud al secretario general competente por parte de la unidad ejecutora.

ART. 2º—El comité de adiciones y prórrogas estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. El secretario general técnico o la secretaria general administrativa del Instituto Nacional de Vías, de conformidad a la competencia del asunto a tratar, quien lo coordinará. Su asistencia será indelegable.

2. El subdirector de la unidad ejecutora correspondiente, según el contrato o convenio de que se trate. Su asistencia será indelegable.

3. El supervisor del proyecto, con voz pero sin voto.

4. (Modificado).* Dos (2) personas que designe el director de la entidad.

(Nota: Modificado Resolución 199 de 2013 artículo 3° del Instituto Nacional de Vías)

*(Nota: Modificado el numeral 4 del presente artículo por la Resolución 3453 de 2013 artículo 2° del Instituto Nacional de Vías)

PAR. 1º—El secretario general técnico o secretario general administrativo, según el asunto, designará un funcionario de su dependencia para que ejerza las funciones de secretario del comité y levante el acta correspondiente de cada sesión, en la cual constará la decisión adoptada. Copia de dicha acta será parte integral de los documentos que se remitan a la oficina asesora jurídica para el trámite de adición y/o prórroga de los contratos y/o convenios. El original del acta reposará en los archivos de cada una de las secretarías.

PAR. 2º—El comité será citado por la secretaría general respectiva con un mínimo de cinco (5) días hábiles de anticipación a la celebración del comité, para el cual los supervisores deben enviar la documentación soporte con un mínimo de tres (3) días hábiles de antelación a la fecha de citación para el respectivo trámite, con el fin que se adelanten las revisiones y análisis y ajustes correspondientes.

(Nota: Modificado por la Resolución 1740 de 2012 artículo 1° del Instituto Nacional de Vías)

(Nota: Recobra vigencia en su totalidad por Resolución 199 de 2013 artículo 2° del Instituto Nacional de Vías)

ART. 3º—El comité tendrá la función de:

Estudiar, analizar, aprobar o improbar las solicitudes relacionadas con la adición y/o prórroga de contratos y/o convenios suscritos por el Instituto Nacional de Vías, que le presenten a su consideración los interventores, supervisores, contratistas y unidades ejecutoras respectivas en los formatos establecidos para el efecto.

PAR.—De acuerdo con el manual de interventoría del instituto, para los contratos y/o convenios de obra o interventoría, el comité deberá verificar en su estudio, que con el formato de solicitud de adición y prórrogas, se acompañen, entre otros, los siguientes documentos:

• Cuando se trate de adiciones, el acta de modificación y la reprogramación de inversiones correspondientes.

• Para el caso de las prórrogas, la reprogramación de inversiones correspondiente.

• Cuando se trate de solicitud y/o prórroga de un contrato y/o convenio de interventoría, el acta de modificación de costos.

Para los contratos y/o convenios distintos a los antes señalados, se anexarán los documentos que soporten la necesidad de la adición y/o prórroga.

ART. 4º—Ninguna prórroga o adición de contratos y/o convenios, independientemente de su valor, podrá formalizarse sin haber sido aprobada por el comité de que trata la presente resolución, para lo cual la oficina asesora jurídica requerirá de una copia del acta de comité para tramitar la prórroga o adición según el caso.

La documentación requerida para el trámite de las prórrogas o adiciones de contratos y/o convenios deberá ser diligenciada por los contratistas, interventores y supervisores de la unidad ejecutora, con una antelación mínima de quince (15) días calendario antes del vencimiento del plazo de los contratos.

Para los contratos y/o convenios de obra e interventoría se fija el siguiente procedimiento:

1. El interventor estudiará, analizará y justificará la solicitud de adición y/o prórroga y de considerarla viable, junto con el supervisor del contrato, diligenciará el formato establecido para ello en el manual de interventoría del instituto (formato SGT FR-019 “solicitud de adición y/o prórroga”, acorde con el instructivo SGT IN-011), en el cual, entre otros aspectos, emitirán concepto sobre la necesidad de la solicitud.

2. Revisada y verificada la solicitud y sus soportes y la disponibilidad de recursos para la adición, el supervisor del contrato solicitará al supervisor del proyecto el trámite del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).

3. Una vez aprobado el formato SGT FR-019 por el jefe de la unidad ejecutora, este presentará la solicitud a consideración del comité, para su estudio y decisión.

ART. 5º—El Instituto Nacional de Vías se abstendrá de aprobar la adición o prórroga de los contratos y/o convenios que presenten los siguientes casos:

1. Cuando se presente un estado crítico injustificable para la entidad en términos de avance físico, de inversión y/o ejecución.

2. Cuando los contratistas manifiesten su intención de no adicionar o prorrogar el respectivo contrato.

3. Cuando se esté adelantando contra el contratista un proceso de sanción por hechos de incumplimiento del contrato y/o convenio objeto de la solicitud de adición y/o prórroga. No obstante, por la magnitud e importancia de un proyecto específico, el comité, en decisión motivada, podrá evaluar la viabilidad de adicionar o prorrogar un contrato y/o convenio en estas circunstancias, sin perjuicio de las sanciones a que pueda hacerse acreedor el contratista.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de marzo de 2008.

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