Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”

RESOLUCIÓN 1154 DE 2017

(Octubre 6)

“Por la cual se adoptan los instrumentos archivísticos, Programa de Gestión Documental (PGD), Plan Institucional de Archivos (Pinar) y el Documento del Sistema Integrado de Conservación (SIC)”.

El Director General del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”,

en uso de sus facultades legales y en especial las concedidas por el numeral 12 del artículo 14 del Decreto 2113 de 1992 y numeral 1 del artículo 6º del Decreto 208 de 2004

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, a las cuales se deben sujetar las entidades de la administración pública en sus diferentes niveles.

Que mediante Decreto 1080 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. En su artículo 2.8.2.5.8 señala que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:

a) El cuadro de clasificación documental (CCD)

b) La tabla de retención documental (TRD)

c) El programa de gestión documental (PGD)

d) Plan institucional de archivos de la entidad (Pinar)

e) El Inventario documental.

f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

g) Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales.

h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i) Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Que en consecuencia, en su artículo 2.8.2.5.11. Aprobación del programa de gestión documental. El programa de gestión documental (PGD) debe ser aprobado por el comité de desarrollo administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el comité interno de archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces.

Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”. Señala que los sujetos obligados deberán adoptar un programa de gestión documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.

Que el artículo 17 de la referida ley establece que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar entre otros que se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el programa de gestión documental de la entidad.

Que el Acuerdo 6 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del título XI Conservación de documentos de la Ley 594 de 2000”. En su artículo 11 establece sobre la aprobación sistema integrado de conservación (SIC).

Que el sistema integrado de conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el comité de desarrollo administrativo en las entidades del orden nacional cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.

Que la Resolución 307 de 2014 del IGAC, “por la cual se crea el comité institucional de desarrollo administrativo y se dictan otras disposiciones”, señala dentro de sus funciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”, el aprobar el programa de gestión documental conforme al artículo 11 de Decreto 2609 del 2012.

Que los instrumentos archivísticos, programa de gestión documental (PGD), plan institucional de archivos (Pinar) y el documento del sistema integrado de conservación (SIC), fueron presentados al comité institucional de desarrollo administrativo en sesión del 29 de agosto de 2017.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar los instrumentos archivísticos del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”:

1. Programa de gestión documental (PGD),

2. Plan Institucional de archivos (Pinar) y

3. Documento del sistema integrado de conservación (SIC).

Como instrumentos reguladores de la política de gestión documental del IGAC, los cuales hacen parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en el programa de gestión documental (PGD), plan institucional de archivos (Pinar) y el documento del sistema integrado de conservación (SIC), deben ser atendidos en todas las dependencias del nivel central, las direcciones territoriales y las unidades operativas de catastro.

Será responsabilidad de los servidores del instituto atender las recomendaciones, metodologías, normas y lineamientos en materia de gestión documental que prevén estos instrumentos archivísticos.

ART. 3º—Actualización. Los documentos aprobados mediante la presente resolución podrán ser actualizados y modificados, de conformidad con las normas legales vigentes y siguiendo el procedimiento fijado para la adopción.

ART. 4ºImplementación, seguimiento y control. La secretaría general, a través del GIT gestión documental, realizará seguimiento continuo, teniendo en cuenta el esquema de visitas de seguimiento, monitoreo y análisis permanente a la implementación del programa de gestión documental (PGD), el plan institucional de archivos (Pinar) y el documento del sistema integrado de conservación (SIC) en la sede central y direcciones territoriales.

PAR.—El proceso de implementación, seguimiento y control se efectuará en coordinación con la oficina de control interno.

ART. 5ºPublicación. Publíquese la presente resolución en el Diario Oficial y en la página web del Instituto.

ART. 6º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 6 de octubre de 2017.

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