Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 11630 DE 2018

(Agosto 8)

“Por la cual se adopta el procedimiento para la destrucción de documentos de identidad no reclamados por el titular”.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 266 de la Constitución Política, el artículo 25 del Decreto-Ley 1010 de 2000 y 26 del Decreto-Ley 2241 de 1986

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política corresponde al Registrador Nacional la dirección y organización de la identificación de las personas.

Que toda persona tiene derecho a que se le reconozca su personalidad jurídica, como lo consagra el artículo 14 de la Constitución Política, el Pacto Internacional de los Derechos Civiles y Políticos, aprobado por el Estado Colombiano mediante la Ley 74 de 1968 y la Convención Americana sobre Derechos Humanos aprobada mediante la Ley 16 de 1972.

Que de acuerdo con el artículo 1º de la Ley 39 de 1961, los colombianos mayores de edad “solo podrán identificarse con la cédula de ciudadanía laminada, en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales”.

Que mediante Sentencia T-042 de 2008 la Corte Constitucional ha señalado que “la cédula de ciudadanía representa en nuestra organización jurídica, un instrumento de vastos alcances en el orden social, en la medida en la que se considera idónea para identificar cabalmente a las personas, acreditar la ciudadanía y viabilizar el ejercicio de los derechos civiles y políticos”.

Que de acuerdo con lo establecido en el numeral 11 del artículo 26 del Decreto-Ley 2241 de 1986 hacen parte de las funciones del Registrador Nacional del Estado Civil: “Dictar las medidas relativas a la preparación, tramitación, expedición de duplicados, rectificación, altas, bajas y cancelaciones de cédulas y tarjetas de identidad”.

Que el numeral 1 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000 señala que el Registrador Nacional del Estado Civil tiene a su cargo “Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la identificación de las personas”.

Que el numeral 7 del artículo 38 del Decreto 1010 de 2000 establece como función de la Registraduría Delegada para el registro civil y la identificación “Elaborar, conjuntamente con los directores de área, proyectos para el mejoramiento y desarrollo tecnológico de las funciones de todo el proceso que comprende la identificación ciudadana”.

Que de conformidad con del artículo 39 del Decreto 1010 de 2000 al Director Nacional de Identificación, le corresponde dentro de sus funciones, “vigilar y coordinar la prestación permanente del servicio de identificación ciudadana del país”; así como, “coadyuvar en la formulación de las políticas en el área de identificación de las personas, ejecutarlas y elaborar procedimientos que garanticen una labor eficaz en el proceso de cedulación en el país”.

Que de acuerdo con el literal d) del artículo 4º de la Ley 594 de 2000 “Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos”. De tal forma que, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil la guarda y custodia de los documentos de identificación por ella expedidos, en cumplimiento de su función legal y constitucional.

Que se han evidenciado numerosos casos de suplantación de identidad, que no solo afectan a terceras personas en su buen nombre, patrimonio, habeas data y en general en diversos ámbitos de la vida, sino que generan riesgos administrativos, civiles, financieros, comerciales y electorales a la sociedad en general.

Que corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en su calidad de entidad encargada de la dirección y organización de la identificación de las personas, contrarrestar los riesgos y los costos administrativos que se generan al mantener la custodia indefinida de las cédulas de ciudadanía que no han sido reclamadas por los titulares.

Que de conformidad con el artículo 3º del Decreto 1694 de 1971 la tarjeta de identidad pierde validez al haber alcanzado el titular la mayoría de edad.

Que si bien es cierto nuestro ordenamiento constitucional le confiere a los colombianos una amplia gama de derechos y garantías, también es indiscutible que generan una serie de deberes y obligaciones, con el objeto de lograr una convivencia social conforme a los valores y principios contenidos en las normas superiores, imperativo constitucional que debe entenderse no como una negación o restricción de las garantías que le asisten a las personas y a los ciudadanos, sino como una contribución para la obtención de los fines esenciales del Estado, a través de los cuales se les imponen ciertas conductas, comportamientos o prestaciones de carácter público con fundamento en la Constitución y la ley.

Que el colombiano que solicita el documento de identidad está en el deber de reclamarlo dentro de un plazo razonable de un año máximo desde su producción, pues no es conveniente que el documento permanezca indefinidamente en el tiempo bajo la custodia de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

OBJETO  

ART. 1º—La presente resolución tiene por objeto adoptar el procedimiento administrativo para la destrucción de tarjetas de identidad vencidas y cédulas de ciudadanía que no fueren reclamadas oportunamente por el titular.

PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN  

DE CÉDULAS DE CIUDADANÍA  

ART. 2º—El titular de la cédula de ciudadanía tendrá un plazo máximo de un (1) año para reclamarla, contado a partir de la fecha de su producción. En caso de no ser reclamada durante este término, el documento será devuelto a las oficinas centrales para ser destruido.

De requerirlo nuevamente, el titular deberá presentar una nueva solicitud y cancelar el valor del respectivo trámite.

ART. 3º—Dentro de los 10 primeros días de cada mes los responsables de las registradurías del Estado Civil a nivel nacional, los consulados en el exterior y la oficina de agilizaciones y OPADI, identificarán las cédulas de ciudadanía que se encuentren en el inventario de documentos pendientes por entregar, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año.

La fecha de producción de las cédulas de ciudadanía, podrá ser verificada al respaldo de los documentos de identificación, como se indica a continuación:

Resolución 11630 de agosto 8 de 2018 i1
 

FECHA DE PRODUCCIÓN
AÑO: 2015
MES: 11 (NOVIEMBRE)
DÍA: 30

ART. 4º—Una vez identificados los documentos, se agruparán las cédulas de ciudadanía que la respectiva oficina devolverá al nivel central, se elaborará una relación de envío en medio físico y magnético (hoja excel), en la cual incluirán los siguientes datos: NUIP, Nombres y apellidos, número de preparación, tipo de documento (C.C. o T.I.), municipio y departamento.

Se dejará copia del archivo magnético (hoja excel) con el detalle de los documentos que serán devueltos al nivel central para consulta en la respectiva Registraduría del Estado Civil.

ART. 5º—Los responsables de las diferentes registradurías del Estado Civil a nivel nacional, los Consulados en el exterior y la OPADI, deberán realizar la respectiva descarga de los documentos devueltos al nivel central a través de la herramienta logística de entrega portal WEB HLED, ingresando al módulo de entrega de documentos, opción: excepción/transferido oficinas centrales.

PAR.—Los consulados descargarán los documentos en la herramienta SITAC.

ART. 6º—Las cédulas de ciudadanía devueltas, deberán ser enviadas a la Coordinación de Producción y Envío de oficinas centrales en la ciudad de Bogotá D.C., para su destrucción.

Una vez se reciban las cédulas de ciudadanía en la Coordinación de Producción y Envío no se devolverán a las registradurías del Estado Civil, Consulados en el exterior y OPADI.

ART. 7º—La Coordinación de Producción y Envío grabará la información de los documentos devueltos, verificando nuevamente la fecha de producción de los mismos, para su posterior destrucción.

La Coordinación de Producción y Envío procederá a la destrucción de las cédulas y generará un acta con la información de todos los documentos destruidos.

PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN  

DE LAS TARJETAS DE IDENTIDAD  

ART. 8º—La tarjeta de identidad azul biométrica exhibe en el reverso del documento la fecha de vencimiento, la cual indica el momento en que expira su validez al haber alcanzado el titular la mayoría edad.

La fecha de vencimiento de las tarjetas de identidad, podrá ser verificada al reverso del documento, como se indica a continuación:

Resolución 11630 de agosto 8 de 2018 i2
 

ART. 9º—Las tarjetas de identidad que no hayan sido reclamadas por el titular y se encuentren vencidas deberán ser remitidas a la Coordinación de Producción y Envío para su destrucción.

ART. 10.—Los responsables de las registradurías del Estado Civil a nivel nacional, consulados en exterior y OPADI, identificarán las tarjetas de identidad que se encuentren vencidas, elaborarán una relación de envío en medio físico y magnético (hoja Excel), en la cual incluirán los siguientes datos: NUIP, nombres y apellidos, número de preparación, tipo de documento (C.C. o T.I.), municipio y departamento.

Este procedimiento deberá adelantarse con periodicidad mensual en los primeros diez días de cada mes.

Se dejará copia del archivo magnético (hoja excel) con el detalle de los documentos que serán devueltos al nivel central para consulta en la respectiva Registraduría del Estado Civil.

ART. 11.—Se deberá realizar la respectiva descarga en la herramienta HLED ingresando al módulo de entrega de documentos, opción: excepción documento / retirado mayoría de edad.

PAR.—Los consulados descargarán los documentos en la herramienta SITAC

ART. 12.—La Coordinación de Producción y Envío grabará la información de las tarjetas de identidad devueltas, verificando nuevamente la fecha de vencimiento, para su posterior destrucción.

La Coordinación de Producción y Envío procederá a la destrucción de las tarjetas y generará un acta con la información de todos los documentos destruidos.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de agosto de 2018.