RESOLUCIÓN 1165 DE 2005 

(Agosto 10)

“Por la cual se crea el Comité de Seguros del Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y demás Unidades Ejecutoras”.

El Ministro de Defensa Nacional,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en particular las que le han sido conferidas por los artículos 211, 216 y 217 de la Constitución Política de Colombia; la Ley 42 de 1993, la Ley 80 de 1993, la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1512 de 2000, artículo 8º numeral 12, en concordancia con el artículo 2º del Decreto 49 de 2003.

CONSIDERANDO:

Que el Ministerio de Defensa Nacional desarrolla su función administrativa con sujeción a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros;

Que la Ley 42 de 1993 impone, a las entidades de derecho público, la obligación de asegurar sus fondos, valores, bienes o gestión, oportunamente y en la cuantía requerida. Que igualmente, dada la alta vulnerabilidad a que están expuestos los militares en servicio activo, procede la obligación de asegurarlos;

Que, con fecha 23 de febrero de 2005, se expidió la Circular 885 emanada del despacho del Ministro de Defensa Nacional, por la cual se fijan políticas y mecanismos sobre los que se estructuran las opciones para el manejo de las pólizas de seguros que contratan el Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras;

Que la circular en comento dispuso la creación de un comité de seguros, al cual se le asignan las funciones como instancia decisiva en materia de seguros;

Que se hace necesario regular las condiciones referidas a la constitución y funcionamiento de dicho comité;

Que conforme lo dispone el Decreto 1512 de 2000 en su artículo 8º, numeral 12, el Ministro de Defensa Nacional, está facultado para crear unidades de apoyo a la gestión institucional;

Que en mérito a lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación del comité de seguros. Créase el comité de seguros del Ministerio de Defensa Nacional.

ART. 2º—Integración del comité de seguros. El comité de seguros estará integrado por los servidores públicos que, en ejercicio del cargo, desempeñen las funciones de:

Unidad ejecutoraDesignado
Por el comando general de las Fuerzas MilitaresEl jefe de la subjefatura administrativa
Por la Armada NacionalEl jefe de operaciones logísticas
Por la Fuerza Aérea ColombianaEl jefe operaciones logísticas
Por el Ejército NacionalEl director logístico
Por la gestión generalSecretario general director administrativo coordinador de grupo contratación estatal o quien haga sus veces
Por la dirección de Sanidad MilitarSubdirector administrativo y financiero

Quienes ostenten los cargos enunciados podrán ser reemplazados en sus faltas temporales por quienes les sustituyan en el desempeño de sus funciones y al igual que a los titulares, les asiste poder de decisión.

PAR. —En el evento en que las unidades ejecutoras por factor de competencia tengan asignado el manejo de los seguros en diferentes áreas o dependencias, los funcionarios responsables de las mismas podrán hacer parte del enunciado comité, caso en el cual debe comunicarse lo pertinente a la secretaría general del ministerio.

ART. 3º—Presidencia del comité de seguros. El comité de seguros será presidido por el secretario general del Ministerio de Defensa Nacional y, en sus ausencias, actuará como tal, el director administrativo.

ART. 4º—Secretaría técnica y funciones. La secretaría técnica del comité de seguros será ejercida por quien ostente el cargo de director administrativo del Ministerio de Defensa Nacional; no obstante, cuando este obre como presidente, la secretaría técnica será ejercida por el coordinador del grupo de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o quien haga sus veces.

Funciones de la secretaría técnica:

1. Elaborar las actas de las sesiones de comité.

2. Convocar a las sesiones ordinarias o extraordinarias, según sea el caso.

3. Estructurar la agenda de sesiones, según las prioridades identificadas por sus integrantes.

ART. 5º—Sesiones. Las sesiones del comité pueden ser ordinarias o extraordinarias.

Ordinarias: Una vez por mes, o cuando sea convocado por la mayoría calificada de sus integrantes.

Extraordinarias: Cuando lo acrediten las necesidades, para lo cual deberá citarse por lo menos con tres días hábiles de antelación, a menos que se trate de asuntos por definir sobre condiciones de fuerza mayor, urgencia o inminencia; en este caso se citarán con un día de antelación si las condiciones lo permiten o, en su defecto, el mismo día de la sesión cuando la premura lo imponga.

ART. 6º—Recomendaciones. Las recomendaciones del comité se adoptarán por mayoría calificada.

ART. 7º—De las funciones. Son funciones del comité de seguros.

Función general:

Velar porque se cumplan las políticas y se establezcan los controles necesarios en la administración de los programas de seguros.

Funciones específicas:

• Participar en el diseño de los programas de capacitación al interior de la institución.

• Preparar esquemas que permitan hacer seguimiento a las recomendaciones para la reducción de los riesgos.

• Recopilar en su totalidad la información sobre los bienes a asegurar con sus respectivos valores de reposición a nuevo. Así mismo de la totalidad de los funcionarios (cargos) a cubrir de acuerdo con el ramo a contratar (manejo global, responsabilidad civil servidores públicos).

• Efectuar el seguimiento para realizar las diferentes actualizaciones de bienes y valores asegurados cuando se presente adquisición de bienes o los den de baja, en las pólizas de seguro.

• Proponer las gestiones necesarias para la consecución de recursos con el fin de surtir el trámite del proceso de selección y realizar el pago de las pólizas de seguro.

Funciones técnicas del comité de seguros

• Proponer esquemas de seguimiento a efectos de que las dependencias competentes verifiquen que los bienes del estado se encuentren debidamente asegurados y en su totalidad, de acuerdo con la normatividad expresada en la Circular Ministerial 885 del 23 de febrero de 2005.

• Identificar alternativas para que se garantice un permanente seguimiento para que las adquisiciones y/o bajas de los bienes sean reportados oportunamente a la compañía de seguros.

• Proponer mecanismos de información sobre la importancia de asegurar los bienes y del procedimiento para efectuar reclamaciones.

• Proponer alternativas para capacitación del personal en materia de seguros, tanto para la suscripción de pólizas como para la administración de riesgos y manejo de siniestros.

• Proponer políticas para establecer coberturas adecuadas para la protección de los bienes asegurables.

• Revisar, ajustar y conceptuar sobre los pliegos de condiciones o términos de referencia que serán utilizados para la selección de compañías de seguros y corredores de seguros.

• Recomendar mecanismos para que se garantice una debida evaluación de las propuestas.

• Sugerir metodologías para que se identifiquen acciones orientadas al reporte oportuno de toda pérdida o daño.

• Sugerir mecanismos orientados a garantizar unidad de criterio en materia de seguros.

• Diseñar esquemas de seguimiento para que se adopten las medidas necesarias que garanticen la unificación de vigencias y ramos.

• Conceptuar sobre asuntos referidos a los seguros y corredores.

• Recomendar acciones de control y seguimiento para que no se expidan pólizas sin el conocimiento del comité y del corredor de seguros.

ART. 8º—Invitados. A las sesiones del comité de seguros se invitará, según los temas a tratar, a los jefes de planeación, jefes financieros, jefes jurídicos y otros funcionarios o asesores de las unidades ejecutoras y de la gestión general.

A las sesiones deberá asistir el corredor o intermediario de seguros, quien cuenta con funciones de asesoría especializada en materia de seguros a menos que se trate de decidir sobre asuntos que incidan en el contrato de corretaje o asesoría, caso en el cual se prescindirá de su asistencia.

ART. 9º—Derogatoria. La presente resolución deroga toda disposición que le sea contraria.

ART. 10.—Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de agosto de 2005.

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