RESOLUCIÓN 1166 DE 2002 

(Marzo 14)

“Por la cual se establecen las funciones de los supervisores de proyectos, de contratos de obra y consultoría”.

(Nota: Derogada por la Resolución 1129 de 2004 artículo 7º(sic) del Instituto Nacional de Vías)

La Directora General del Instituto Nacional de Vías,

en ejercicio de sus facultades legales en especial las conferidas en el Decreto 081 de 2000 y la Ley 80 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4º de la Ley 80 de 1993, establece los derechos y deberes de las entidades estatales, para la consecución de sus fines;

Que el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, establece que las entidades estatales tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución de los contratos estatales;

Que se hace necesario establecer las funciones que deben cumplir los supervisores de planta central y regionales, designados para los proyectos y contratos de obra y consultoría que desarrolla la entidad;

Que los contratos de consultoría comprenden interventoría, estudio, diseños, asesorías técnicas y gerencias de proyectos;

Que se requiere que las diferentes dependencias del Instituto Nacional de Vías presten el apoyo necesario a los supervisores designados, para que ejerzan las funciones con eficiencia y eficacia;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Los supervisores de proyectos, de contratos de obra y de consultoría, serán funcionarios del Instituto Nacional de Vías, con tarjeta profesional, debidamente acreditados en la profesión que sea del caso y tendrán las siguientes funciones:

1. Supervisor de proyectos

1.1. Gestionar y efectuar el seguimiento ante la oficina de planeación del Instituto Nacional de Vías, de la inscripción de proyectos en el banco de programas y proyectos de inversión.

1.2. Gestionar y efectuar el seguimiento ante la subdirección financiera de la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal y futuras vigencias, si se requiere.

1.3. Gestionar, efectuar el seguimiento y proporcionar la información técnica y el apoyo necesario a la subdirección del medio ambiente y gestión social para adelantar la gestión predial, social y ambiental que requiera cada proyecto.

1.4. Revisar los estudios, diseños y buscar el apoyo necesario en los temas que no sean de su conocimiento, a través del jefe de la unidad ejecutora y solicitar su actualización en caso que se requiera.

1.5. Definir las condiciones específicas de los pliegos de condiciones, términos de referencia o bases de contratación. Asegurar la inclusión de los componentes ambiental, social, predial, técnico, jurídico y financiero de acuerdo con la integralidad y alcance que requiera cada proyecto.

1.6. Gestionar oportunamente a través de la oficina jurídica la información para la cámara de comercio, en relación con la apertura de licitaciones y concursos públicos que se adelantarán en la entidad.

1.7. Efectuar el seguimiento a los trámites de la resolución de apertura de las licitaciones o concursos públicos.

1.8. Gestionar ante las dependencias respectivas y efectuar el seguimiento de todos los demás trámites contemplados en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 - De la estructura de los procedimientos de selección - reglas para efectuar licitación o concurso.

1.9. Revisar y dar visto bueno al programa de trabajo e inversión presentado por el oferente en su propuesta, para aprobación por parte del jefe de la unidad ejecutora respectiva.

1.10. Efectuar seguimiento de la elaboración, suscripción y legalización de los respectivos contratos que componen el proyecto a su cargo.

1.11. Verificar que se realice oportunamente la designación del supervisor del contrato, después de la suscripción del mismo.

1.12. Elaborar para firma del jefe de la unidad ejecutora o en su ausencia el secretario general técnico, el documento mediante el cual se imparte la orden de iniciación del contrato, previo cumplimiento de los requisitos legales.

1.13. Vigilar que se cumplan las funciones del supervisor del contrato.

1.14. Revisar, refrendar y tramitar ante el jefe de la unidad ejecutora las actas mensuales de obra, actas de ajuste y actas de costos de personal, conforme a lo pactado contractualmente.

1.15. Revisar, refrendar y tramitar las actas de modificación de cantidades de obra y precios no previstos solicitados por el contratista, previo concepto de la interventoría y con el visto bueno del supervisor del contrato.

1.16. Revisar, refrendar y tramitar las actas de modificación de costos de personal, solicitadas por el consultor, previo concepto del supervisor del contrato.

1.17. Revisar, refrendar y tramitar las solicitudes de prórroga en plazo, adición en valor, suspensión y reanudación del respectivo contrato, previo concepto de la interventoría cuando sea del caso y visto bueno del supervisor de contrato, con un plazo mínimo de 30 días antes del vencimiento del mismo.

1.18. Requerir al supervisor del contrato y adelantar acciones que conduzcan a formalizar el trámite de multas o caducidad del contrato, si es del caso, cuando ocurra incumplimiento reiterado por parte del contratista o consultor. Así mismo, gestionar y hacer seguimiento de los actos administrativos mediante los cuales se imponen las sanciones a contratistas o interventores.

1.19. Vigilar el estricto cumplimiento del plan de acción y los programas anuales de caja - PAC.

1.20. Analizar y preparar los conceptos y respuestas relacionadas con la ejecución del contrato, para lo cual deberá apoyarse en las demás dependencias del Instituto Nacional de Vías, de acuerdo con su competencia.

1.21. Efectuar visitas periódicas para evaluar en forma integral el desarrollo del proyecto, previa autorización de comisión por parte del jefe de la respectiva unidad ejecutora.

1.22. Recopilar y mantener bajo su cuidado los documentos generados en la etapa precontractual, así como los generados en desarrollo del contrato, al margen de los documentos que reposan en la oficina jurídica. Una vez designado el supervisor del contrato, remitirle copia de la totalidad de los documentos del mismo y enviar a la oficina jurídica las carpetas que contienen los originales de los contratos y sus antecedentes, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la legalización de los mismos.

1.23. Participar en el recibo final de la obra y la consultoría de acuerdo con lo pactado en los contratos.

1.24. Gestionar, efectuar el seguimiento, solicitar la documentación necesaria y elaborar el proyecto de acta de liquidación de los respectivos contratos, dentro del plazo establecido para ello.

1.25. Colaborar y apoyar a la oficina jurídica aportando la información requerida para atender los procesos iniciados en contra del Instituto Nacional de Vías como consecuencia de la ejecución de los contratos.

1.26. Elaborar y presentar al jefe de la unidad ejecutora, un informe sobre el estado de los proyectos objeto de la supervisión a su cargo, cuando por necesidades del servicio fuere reemplazado por otro funcionario, y hacer entrega del archivo actualizado de los documentos propios del contrato, que cada supervisor de proyecto debe llevar y mantener.

1.27. Realizar todas las demás funciones que le sean asignadas y que no sean contrarias a la naturaleza de su cargo.

2. Supervisores para contratos de obra y consultoría

2.1. Conocer los documentos necesarios generados en la etapa precontractual, que dio origen al contrato de obra y consultoría, a efectos de realizar la supervisión a su cargo.

2.2. Ejercer el control sobre el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales inherentes al contrato supervisado.

2.3. Revisar y ajustar el programa de trabajo e inversión presentado por el contratista, el cual deberá estar avalado por el interventor. Además tramitar por intermedio del supervisor de proyecto, la aprobación correspondiente ante el jefe de la unidad ejecutora respectiva.

2.4. Revisar, refrendar y tramitar las actas de obra y de ajuste previa verificación directa en el sitio de la obra, de las preactas suscritas entre el contratista y el interventor.

2.5. Revisar, refrendar y tramitar para la aprobación respectiva, las actas de modificación de cantidades de obra y de precios no previstos suscritas entre contratista e interventor. En caso de encontrar inexactitudes o imprecisiones, debe informar sobre ellas a la unidad ejecutora correspondiente, a través del supervisor del proyecto.

2.6. Revisar, refrendar y tramitar las actas de costos de personal y gestionar su aprobación por el jefe de la unidad ejecutora, a través del supervisor del proyecto.

2.7. Enviar al supervisor del proyecto la documentación necesaria para el acta de liquidación de contratos, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la suscripción del acta de recibo definitivo.

2.8. Exigir al interventor el cumplimiento de sus funciones de conformidad con el contrato, términos de referencia y la resolución vigente que las reglamenta.

2.9. Exigir al contratista y al consultor la permanencia del personal ofrecido en su propuesta y del equipo e implementos que requiere la ejecución del contrato. Verificar el perfil del personal calificado y proponer, si es del caso, a la unidad ejecutora los cambios necesarios.

2.10. Conceptuar oportunamente, según el caso, sobre las necesidades de suspensión y reanudación de la ejecución de los contratos de obra y de consultoría.

2.11. Efectuar visitas periódicas a la obra objeto de los contratos que supervisa, evaluar el estado de avance y en caso de incumplimiento reiterado, conceptuar para que el supervisor del proyecto adelante las sanciones correspondientes.

2.12. Estudiar las solicitudes, consultas y reclamaciones del contratista y/o consultor y presentar las observaciones que estime convenientes a la unidad ejecutora respectiva.

2.13. Revisar periódicamente y de manera conjunta con el interventor, el cumplimiento del programa de trabajo y de inversiones, la disponibilidad de PAC y proponer los ajustes correspondientes a la unidad ejecutora.

2.14. Revisar que las cantidades de obra relacionadas por el contratista y aceptadas por el interventor, correspondan a las obras ejecutadas y solicitar los documentos que garanticen que se está cumpliendo con las especificaciones técnicas y el control de calidad estipulados en los contratos. Una vez efectuada la anterior revisión, se deberá refrendar el acta de obra y gestionar la aprobación de la misma ante el jefe de la unidad ejecutora, a través del supervisor de proyecto.

2.15. Exigir al contratista y/o consultor según el caso, la presentación de los informes relacionados con el contrato que supervisa cuando lo requiera la planta central.

2.16. Velar por que el interventor esté desarrollando correctamente las actividades relativas al control de calidad de la obra, aplicando los criterios contemplados en las normas y especificaciones estipuladas en el contrato.

2.17. Controlar la correcta inversión del anticipo de conformidad con el plan aprobado por la respectiva unidad ejecutora y vigilar su oportuna amortización de acuerdo con los términos establecidos en el contrato.

2.18. Vigilar que el interventor durante el desarrollo del contrato elabore gradualmente los documentos que deberá presentar en el momento del recibo definitivo.

2.19. Participar en los recibos definitivos de los contratos y suscribir el acta correspondiente.

2.20. Colaborar y apoyar a la oficina jurídica con la información requerida, para atender los procesos iniciados en contra del instituto como consecuencia de la ejecución de los contratos.

2.21. Elaborar y presentar al superior inmediato, un informe sobre el estado de los contratos objeto de la supervisión a su cargo, cuando por necesidades del servicio fuere reemplazado por otro funcionario, y hacer entrega del archivo actualizado de los documentos propios del contrato, que cada supervisor debe llevar y mantener.

2.22. Programar con el contratista y consultor los diferentes comités y asistir a cada uno de ellos.

2.23. Tramitar ante la unidad ejecutora a través del supervisor de proyecto las solicitudes de prórroga en plazo y adición en valor del respectivo contrato con un plazo mínimo de 45 días antes del vencimiento del mismo.

2.24. Los supervisores de los contratos celebrados en las regionales, deben gestionar, efectuar el seguimiento y elaborar el acta de liquidación, dentro del plazo establecido para ello.

2.25. Realizar todas las demás funciones que le sean asignadas y que no sean contrarias a la naturaleza de su cargo.

(Nota: Derogada por la Resolución 1129 de 2004 artículo 7º(sic) del Instituto Nacional de Vías)

ART. 2º—La designación de los supervisores de proyectos se efectuará mediante resolución expedida por los respectivos jefes de las unidades ejecutoras.

(Nota: Derogada por la Resolución 1129 de 2004 artículo 7º(sic) del Instituto Nacional de Vías)

ART. 3º—La designación de los supervisores de contratos que se celebren en planta central y que sean funcionarios de las regionales, se efectuará por medio de resolución expedida por el director regional.

(Nota: Derogada por la Resolución 1129 de 2004 artículo 7º(sic) del Instituto Nacional de Vías)

ART. 4º—La designación de los supervisores de contratos que sean funcionarios de planta central, se efectuará por medio de resolución expedida por el jefe de la unidad ejecutora o secretario general técnico.

(Nota: Derogada por la Resolución 1129 de 2004 artículo 7º(sic) del Instituto Nacional de Vías)

ART. 5º—Los supervisores de contratos de obra y consultoría, celebrados por las regionales serán designados por medio de resolución expedida por el respectivo director regional.

(Nota: Derogada por la Resolución 1129 de 2004 artículo 7º(sic) del Instituto Nacional de Vías)

ART. 7º(sic)—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 5308 del 3 de septiembre de 1997.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de marzo de 2002.

(Nota: Derogada por la Resolución 1129 de 2004 artículo 7º(sic) del Instituto Nacional de Vías)

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