RESOLUCIÓN 1173 DE 2008 

(Septiembre 15)

“Por la cual se crea el comité antitrámites y atención efectiva al ciudadano y de gobierno en línea en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República”.

El Director General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial de las conferidas en los artículos 78 y 115 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 1807 del 21 de noviembre de 2005, el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, Fonprecon, conformó el grupo interno antitrámites y atención efectiva al ciudadano, GIIA, acto administrativo modificado posteriormente por la Resolución 773 del 22 de mayo de 2006;

Que el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008 establece los lineamientos generales para la implementación de la estrategia de gobierno en línea, en consonancia con el artículo 6º de la Ley 1151 de 2007 con la cual se adoptó el Plan Nacional de Desarrollo;

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, el programa agenda de conectividad elaboró el “manual para la implementación de la estrategia de gobierno en línea”, el cual fue publicado el 28 de mayo de 2008;

Que el artículo 7º del Decreto 1151 de 2008 determina que los lineamientos establecidos en el “manual para la implementación de la estrategia de gobierno en línea” son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades que conforman la administración pública, en los términos de los artículos 2º de la Ley 962 de 2005 y 39 de la Ley 489 de 1998, y deberán seguirse por los demás organismos y Ramas del Estado, de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 6º de la Ley 489 de 1998, con el fin de garantizar la armonía y articulación en el desarrollo de la estrategia de gobierno en línea;

Que el “Manual para la implementación de la estrategia de gobierno en línea” establece que, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, las entidades públicas deberán adelantar acciones de preparación preliminar, entre las cuales se señala la creación de un comité de gobierno en línea en la entidad;

Que de acuerdo con lo anterior, se hace necesaria la creación de un comité de gobierno en línea del fondo de previsión social del Congreso de la República, con el objeto de garantizar la adecuada implementación de la estrategia de gobierno en línea por parte de la institución;

Que el Boletín 2 de divulgación de la política antitrámites expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, en mayo de 2008 recomendó integrar el comité de gobierno el línea con el grupo interno antitrámites y de atención efectiva al ciudadano, GIAA, con el fin de facilitar una gestión integral de la política de gobierno en línea y de racionalización de trámites;

Que en mérito de lo expuesto

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité antitrámites y atención efectiva al ciudadano y de gobierno en línea en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.

ART. 2º—Objetivo del comité. El objetivo del comité antitrámites y atención efectiva al ciudadano y de gobierno en línea del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República es facilitar la gestión integral de las políticas de racionalización de trámites, gobierno electrónico y garantizar la adecuada implementación de la estrategia de gobierno en línea por parte de la entidad, de manera que contribuya a la construcción de un Estado eficiente, transparente, participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación.

ART. 3º—Conformación del comité antitrámites y de gobierno en línea. El comité antitrámites y atención efectiva al ciudadano y de gobierno en línea del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República estará integrado por:

3.1. El secretario general de la entidad quien lo presidirá.

3.2. El jefe de la oficina asesora de planeación y sistemas.

3.3. El jefe de la división de prestaciones económicas.

3.4. Un representante del grupo de control interno.

3.5. Un funcionario del nivel profesional adscrito a la oficina asesora de planeación y sistemas quien hará las veces de secretario técnico.

PAR.—El representante de la dirección en el sistema de gestión de calidad y el jefe de la oficina asesora jurídica, serán invitados permanentes del comité antitrámites y de gobierno en línea.

ART. 4º—Funciones. Serán funciones del comité antitrámites y de atención efectiva al ciudadano y de gobierno en línea, las siguientes:

4.1. Analizar los trámites de la entidad, con el objeto de proceder a su racionalización, simplificación o automatización.

4.2. Definir un plan de acción, de acuerdo con el número de trámites vigentes en la entidad, para el levantamiento o revisión de la información contenida en la hoja de vida de los mismos.

4.3. Efectuar el seguimiento al plan de acción y verificar los datos ingresados al sistema para garantizar la calidad en la información.

4.4. Propender por el cumplimiento del proceso de aprobación de trámites y presentar al Departamento Administrativo de la Función Pública las novedades y los proyectos de trámites nuevos de la entidad.

4.5. Propender por la utilización de la mejor tecnología en función de la divulgación de los trámites y servicios de la entidad en beneficio de los usuarios.

4.6. Ser la instancia responsable del liderazgo, planeación e impulso de la estrategia de gobierno en línea en la entidad y canal de comunicación con la institución responsable de coordinar la estrategia de gobierno electrónico, con la comisión interinstitucional de políticas y de gestión de la información para la administración pública, Coinfo y de los demás grupos de trabajo relacionados con la transformación y modernización de la administración pública, apoyados en el aprovechamiento de la tecnología.

4.7. Proponer mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el gobierno en línea, como la Ley 962 de 2005, la Ley 1151 de 2007, el Decreto 1151 de 2008 y aquellas normas que los modifiquen, adicionen o deroguen.

4.8. Liderar, bajo los lineamientos de la estrategia de gobierno en línea, la elaboración del diagnóstico y la formulación y seguimiento al plan de acción de gobierno en línea de la entidad.

4.9. Acompañar a los diversos grupos conformados en la entidad, relacionados con servicio al ciudadano, racionalización y simplificación de trámites, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones que estos grupos adelanten.

4.10. Identificar las barreras normativas para la provisión de trámites y servicios en línea y propender por el levantamiento de dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos.

4.11. Proponer lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, direcciones o programas de la entidad), política de uso aceptable de los servicios de red y de Internet, política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad del sitio web, entre otros.

4.12. Proponer mecanismos de implementación para el esquema de vinculación de la entidad a la intranet gubernamental y cada uno de sus componentes.

4.13. Proponer incentivos o estímulos para el uso de los servicios de gobierno en línea por parte de los ciudadanos, las empresas y la entidad misma.

4.14. Adelantar investigaciones de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios de gobierno en línea de la entidad.

4.15. Propender la participación de funcionarios de la entidad en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institución responsable de coordinar la implementación de la estrategia de gobierno en línea.

ART. 5º—Reuniones del comité. El comité antitrámites y atención efectiva al ciudadano y de gobierno en línea de Fonprecon, realizará reuniones bimestrales para hacer seguimiento a la implementación de la estrategia por parte de la Entidad, las cuales serán convocadas con por lo menos tres (3) días de anticipación. Las reuniones de carácter extraordinario del comité podrán ser convocadas cuando las circunstancias así lo ameriten. A las convocatorias de reunión se adjuntará la documentación pertinente de acuerdo con la agenda propuesta y todo lo tratado en las sesiones del comité constará en actas.

PAR.—Las reuniones sólo se aplazarán por decisión de la dirección general cuando al menos la mitad de los miembros comuniquen por escrito al presidente del comité, las razones que justifican el aplazamiento, con al menos dos (2) días de anticipación.

ART. 6º—Responsabilidades de los miembros del comité. Los miembros del comité deberán:

6.1. Asistir de manera regular a las reuniones del comité, así como a las reuniones extraordinarias que sean convocadas en caso de así requerirse.

6.2. Trabajar conjuntamente para llevar adelante el plan de acción de las políticas antitrámites y atención al ciudadano y de gobierno en línea establecido.

6.3. Apoyar desde sus respectivas dependencias los procesos que se definan bajo su competencia, relacionados con la ejecución de la política antitrámites y de atención efectiva al ciudadano y la implementación de la estrategia de gobierno en línea.

6.4. Apoyar la ejecución de las actividades del comité definidas en el plan de acción de gobierno en línea, de acuerdo con sus competencias.

6.5. Participar, al menos una vez al semestre, en el reporte del avance y resultados de la gestión del comité al representante legal de la entidad.

ART. 7º—Responsabilidades del presidente del comité. El presidente del comité en su condición de líder antitrámites y de gobierno en línea en Fonprecon, deberá:

7.1. Servir de canal de comunicación con el programa agenda de conectividad del Ministerio de Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces.

7.2. Gestionar y coordinar las acciones tendientes al cumplimiento del objeto del comité.

7.3. Orientar, coordinar y hacer seguimiento a las acciones de cada dependencia miembro, relacionadas con la política antitrámites y de atención efectiva al ciudadano y la estrategia de gobierno en línea en la entidad.

7.4. Promover la participación activa de los integrantes del comité.

7.5. Convocar, con el apoyo administrativo de la secretaría técnica, a los miembros del comité a sesiones ordinarias y extraordinarias y cursar invitación a las personas que deban participar en las mismas.

7.6. Coordinar, al menos una vez al semestre, el reporte del avance y resultados de la gestión del comité al representante legal de la entidad.

7.7. Someter a consideración del representante legal de la entidad, el informe que incluya el resultado de la gestión del comité ante el programa agenda de conectividad del Ministerio de Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces, y garantizar su publicación en el sitio web de la entidad.

7.8. Llevar la representación de la entidad en la reunión de líderes de las entidades que integran el sector, con el fin de articular y realizar seguimiento a la estrategia sectorial de gobierno en línea.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 1807 de 2005 y 0773 de 2006.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de septiembre de 2008.

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