Centro Nacional de Memoria Histórica

RESOLUCIÓN 119 DE 2014

(Julio 24)

“Por la cual se adopta el manual integrado de gestión para el centro nacional de memoria histórica”.

El Director General del Centro de Memoria Histórica,

en uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente, las consagradas en los artículos 145 y 146 de la Ley 1448 de 2011 y los artículos 5º y 9º del Decreto 4803 de 2011, y

CONSIDERANDO QUE:

La Constitución Política en su artículo 209, establece: “la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”. A su vez, el artículo 269 de la Constitución Política establece, entre otros aspectos, que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”.

Es de precisar que el artículo 6º de la Ley 87 de 1993 estableció que la responsabilidad del sistema de control interno recae en el representante legal o máximo directivo de cada entidad, sin perjuicio de que la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, sean responsabilidad de los jefes de cada una de las dependencias de las entidades y organismos.

Es de resaltar que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, impone como deber “Adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoría interna de que trata a Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.

Ahora bien, el artículo 1º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 estableció la obligación de adoptar el MECI 1000:2005.

De otra parte el Decreto 943 de 2014, actualizó el modelo estándar de control interno (MECI), que se implementará a través del manual técnico del modelo estándar de control interno, el cual es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.

El manual técnico del MECI establece que la misión y la visión, así como las políticas de operación sean adoptadas y divulgadas con soporte en un acto administrativo, y que el manual de operaciones o su equivalente (Manual de procedimientos. Manual de calidad) esté disponible como documento de consulta.

A su vez el artículo 1º de la Ley 872 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y, en otras entidades prestadoras de servicios, establece la creación del sistema de gestión de la calidad, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de las funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.

De otra parte, el Decreto 4110 de diciembre 9 de 2004 adoptó la norma técnica de la calidad en la gestión pública (NTCGP) 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2º de la Ley 872 de 2003.

La referida norma técnica de calidad de la gestión pública, (NTCGP) 1000:2004, en su capítulo 4, sistema de gestión de la calidad, numeral 4.2.2, señala que “La entidad debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya: a) el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluido los detalles y la justificación de cualquier exclusión, b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, (...) y e) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad”.

El Decreto 4485 de 2009 actualiza la norma técnica de calidad en la gestión pública, en su artículo 1º, y establece las generalidades y los requisitos mininos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2º de la Ley 872 de 2003.

De otro lado mediante la Resolución 196 del 2 de octubre de 2013, el Centro Nacional de Memoria Histórica estableció el sistema integrado de gestión del Centro Nacional de Memoria Histórica, adoptó los sistemas de control interno, calidad, gestión documental, capacitación, desarrollo administrativo, creó los equipos de trabajo institucional para su implementación, y dispuso que el representante de la alta dirección para el sistema integrado de gestión y para el desarrollo, implementación y mejoramiento del modelo estándar de control interno (MECI) sea el asesor de planeación.

En atención a los fundamentos constitucionales, legales y reglamentados expuestos, se hace necesario adoptar la misión, visión, objetivos estratégicos de la entidad, la política de calidad y la planificación del sistema integrado de gestión del Centro Nacional de Memoria Histórica, con el fin de orientar el quehacer de la entidad.

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción. Adoptar en todas sus partes el manual integrado de gestión para el Centro Nacional de Memoria Histórica, el cual contiene la misión, visión, objetivos estratégicos de la entidad, la política de calidad y la planificación del sistema integrado de gestión. Este documento hace parte del anexo de la presente resolución.

ART. 2º—Objeto y alcance. El manual integrado de gestión del Centro Nacional de Memoria Histórica tiene como propósito permitir a todos los servidores públicos de la entidad y a la población beneficiaría, conocer el direccionamiento estratégico de la entidad, la articulación entre los procesos y los elementos de una gestión que incorpora el mejoramiento continuo.

ART. 3º—Modificación al manual. Toda actualización al manual integrado de gestión deberá ser aprobada por el representante de la alta dirección para el sistema integrado de gestión y para el desarrollo, implementación y mejoramiento del modelo estándar de control interno (MECI).

PAR.—Los líderes de los procesos presentarán y solicitarán a la oficina de planeación o su equivalente las modificaciones y actualizaciones al manual integrado de gestión del Centro de Memoria Histórica.

ART. 4º—Responsables de su aplicación. La responsabilidad y compromiso de implementar, mantener, revisar el manual estará a cargo de todos los funcionarios de la entidad.

ART. 5º—Publicidad y difusión. El representante de la alta dirección ante, con el apoyo del área de comunicaciones de la entidad, será el responsable de difusión amplia del “Manual integrado de gestión del Centro Nacional de Memoria”, el cual se pondrá a disposición de los funcionarios de la institución a través de los sistemas de comunicación, consulta y publicidad disponibles para el efecto.

ART. 6º—Obligatoriedad. El manual adoptado mediante el presente acto administrativo será de obligatorio.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga expresamente las resoluciones 67 del 12 de abril de 2013 y 154 del 8 de abril de 2013, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de julio de 2014.

Nota: El manual adoptado en la presente resolución, el cual no fue promulgado en el Diario Oficial, puede ser consultado en el Centro Nacional de Memoria Histórica.