Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios

RESOLUCIÓN 12 de 2012 

(Julio 10)

“Por medio de la cual se adopta de manera transitoria el manual de contratación de la UPRA”.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

La Directora General de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el Decreto 4145 de 2011 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamentos en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que mediante Decreto 4145 de 2011 se crea la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA, y se dictan otras disposiciones.

Que el numeral 15 del artículo 11 del Decreto 4145 de 2011 establece como función del Director General: “Ordenar los gastos y suscribir los contratos de la UPRA, por delegación del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, que se requieran para el cumplimiento de sus funciones con cargo al presupuesto asignado y con sujeción a lo dispuesto en la ley”.

Que dentro de las funciones atribuidas por el Decreto 4145 de 2011 a la Secretaría General de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA, se encuentra la de dirigir los procesos relacionados con el talento humano y la gestión contractual, así como la administración de los recursos físicos, financieros y tecnológicos requeridos para el desarrollo de la misión de la unidad, conforme a las disposiciones vigentes.

Que mediante Decreto 4146 de 2011, se establece la planta de personal de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios.

Que la planta de personal de la UPRA se encuentra en proceso y tramite de reestructuración.

Que mediante Resolución 351 de 2011, se delegó en el Director (a) General de la Unidad Administrativa Especial, código 15, grado 23 las siguientes funciones: i. La planificación, dirección y coordinación de los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos que se adelanten de conformidad con las reglas establecidas en el estatuto general de la contratación pública. ii. Celebración, modificación, terminación y liquidación de los contratos que se deriven del numeral anterior. iii. Expedición de acto de justificación, celebración, modificación, terminación y liquidación de contratación directa, con limitación de cuantía.

Que en este sentido el artículo 8.1.11. del Decreto Reglamentario 734 de 2012, establece que las entidades estatales sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública deberán contar con un manual de contratación.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptese transitoriamente el manual de contratación de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA, cuyo documento anexo hace parte integral de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

ART. 2º—Comuníquese y envíese copia de la presente resolución a los funcionarios y/o contratistas, para su conocimiento y aplicación inmediata.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de julio de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN DE TIERRAS RURALES, ADECUACIÓN DE TIERRAS Y USOS AGROPECUARIOS, UPRA

(Julio 2012)

Contenido

1. Aspectos normativos

2. Consideraciones generales

3. Proceso contractual

3.1 Etapa precontractual

3.1.1 Planeación de la contratación

3.1.2 Estudios y documentos previos

3.1.3 Normas y principios aplicables a la contratación estatal

3.1.4 Delegación y desconcentración

3.1.5 Procesos de selección

3.2 Etapa contractual

3.2.1 Suscripción, perfeccionamiento, requisitos de legalización y ejecución del contrato.

3.2.2 Clases de convenios celebrados por la UPRA

3.2.3 Modificaciones

3.2.4 Suspensión del contrato o convenio

3.2.5 Cesión del contrato o convenio

3.2.6 Terminación anticipada de contratos o convenios

3.2.7 Sanciones por incumplimiento

3.2.8 Multas

3.2.9 Clausula penal pecuniaria

3.2.10 Garantías

3.2.11 Otras disposiciones

4. Etapa poscontractual

4.3.1 Liquidación del contrato

1. Aspectos normativos.

De conformidad con el Decreto 4145 de 2011, la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA, es una unidad administrativa especial de carácter técnico y especializado, sin personería jurídica, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con autonomía presupuestal, administrativa, financiera y técnica, y su objetivo es orientar la política de gestión del territorio para usos agropecuarios, para lo cual, planificará, producirá lineamientos, indicadores y criterios técnicos para la toma de decisiones sobre el ordenamiento social de la propiedad de la tierra rural, el uso eficiente del suelo para fines agropecuarios, la adecuación de tierras, el mercado de tierras rurales, y el seguimiento y evaluación de las políticas públicas en estas materias.

El presente manual, se fundamenta en principios constitucionales y legales que rigen la actividad contractual y la función administrativa, el cual incluye las modalidades de selección, los factores que la determinan, los requisitos, y demás condiciones generales para la contratación, de tal manera que se garanticen los fines que busca la UPRA, de manera ágil y eficiente, acogiendo los ofrecimientos más favorables, y el aprovechamiento de los recursos públicos, la selección de contratistas idóneos, y en general, protegiendo los derechos de la UPRA, los contratistas y aquellos terceros que intervengan.

Así mismo, tiene como finalidad ser una herramienta de consulta y guía para los servidores públicos, colaboradores y/o contratistas, bajo el marco normativo de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012, Ley 1474 de 2011 y las demás normas vigentes en la materia.

Cada una de las actuaciones de quienes intervengan en el proceso de contratación estatal, se desarrollaran con arreglo a los principios de transparencia, economía y celeridad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, frente a lo cual le son aplicables el respectivo régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

2. Consideraciones generales.

A. Objetivo

El objetivo principal del presente manual, es regular los trámites internos de la contratación, precisar la responsabilidad de cada uno de los funcionarios que intervienen en ellos y unificar los trámites de la contratación de la unidad, garantizando la adquisición de bienes, la prestación de servicios y la ejecución de obras, que satisfagan en forma oportuna, idónea y con calidad las necesidades y requerimiento de la UPRA, en el marco de la normatividad estatal vigente.

B. Finalidad

Unificar los procesos y los métodos de trabajo de la unidad para facilitar el cumplimiento de los objetivos de la UPRA, teniendo en cuenta los principios que rigen la función administrativa, consagrados en la Constitución Política.

C. Alcance

El presente manual se aplicará a todas aquellas actividades relacionadas con la contratación de la UPRA, cuyos procedimientos serán de obligatorio cumplimiento para todas y cada una de sus dependencias.

3. Proceso contractual.

El proceso de contratación consta de las siguientes tres (3) etapas:

3.1. Etapa precontractual.

En esta etapa se efectúan las siguientes actividades:

3.1.1. Planeación de la contratación.

Puede ser entendida como la estructuración secuencial y cronológica de aquellas actividades involucradas en el proceso de contratación desde la etapa de concepción del contrato hasta su etapa de ejecución.

En cumplimiento del principio de planeación, el objetivo del plan de contratación es proyectar las necesidades de bienes y servicios de la UPRA, que se requieren para lograr la misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del Estado.

El plan de contratación contendrá, previa construcción del objeto del bien o servicio a adquirir y la estimación del presupuesto que se destinará para dichos fines, la modalidad de selección por medio de la cual se llevará a cabo la escogencia del contratista. Todos los bienes, servicios u obras a contratar deben ser concordantes con la definición de los respectivos rubros que integran el presupuesto de la entidad, de acuerdo con la naturaleza y el objeto contractual.

3.1.2. Estudios y documentos previos.

Todo procedimiento de contratación que realice la unidad requiere de la elaboración de los estudios previos y proyectos requeridos para determinar la necesidad, el beneficio, la factibilidad, las condiciones de mercado, los trámites, los costos y los riesgos de lo que se busca con la respectiva contratación, por lo que el objetivo de los estudios previos se traduce en la consecución de resultados confiables acerca del objeto contractual.

De conformidad con el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, los estudios previos de la unidad, deberán como mínimo contener los siguientes aspectos:

a. La descripción de la necesidad que la UPRA pretende satisfacer con la contratación.

b. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

c. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección

d. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

e. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

f. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

g. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

h. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el Estado colombiano en los términos del artículo 8.1 .17 del presente decreto.

Los elementos mínimos previstos se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la unidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, la UPRA, con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.

Para estos efectos, se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones o de la suscripción del contrato, según el caso, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección, los que se harán públicos por la entidad, en los procesos por convocatoria pública, mediante su publicación en el sistema electrónico para la contratación pública, Secop, destacando de manera clara las modificaciones introducidas. En todo caso, permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección.

Cuando el objeto de la contratación involucre diseño y construcción, la unidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. Lo anterior sin perjuicio, de lo establecido en el numeral 4 del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012 para el concurso de méritos y el contrato.

Los aspectos antes enunciados, no serán aplicables para la mínima cuantía cuya regulación se encuentra en el Capítulo V del Título III del Decreto 734 de 2012.

• Pliego de condiciones

Es el documento estructural del proceso de selección, que contiene el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que permitan la selección objetiva del ofrecimiento más favorable para la entidad en los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos. Este acto administrativo también contiene las condiciones del contrato a celebrar.

Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos según sea el caso.

2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

La información a que se refiere el numeral 1, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

En lo concerniente al deber de publicación en el Secop debe seguirse por parte de la UPRA, lo establecido por el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.

3.1.3. Normas y principios aplicables a la contratación estatal.

De conformidad con lo establecido en los artículos 1º y 2º de la Ley 80 de 1993 y por la naturaleza jurídica de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA, salvo las excepciones que se establezcan, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012, y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

Adicionalmente, forma parte del marco legal el estatuto orgánico del presupuesto y demás normas relacionadas con la ejecución del presupuesto.

En cada uno de los procesos de contratación, la UPRA, deberá tener en cuenta los principios y procedimientos establecidos en las normas vigentes, en especial en lo que tiene que ver con la planeación de los procesos contractuales, con el fin de eliminar y mitigar los riesgos frente a contratistas y a terceros.

3.1.4. Delegación y desconcentración.

De conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales, podrán delegar total o parcialmente, la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes.

De conformidad con lo señalado en la Resolución 351 de 2011, mediante la cual el Ministro de Agricultura Rural y Desarrollo Rural delegó en la Dirección General de la UPRA, las siguientes funciones:

1. La planificación, dirección y coordinación de los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos que se adelanten de conformidad con las reglas establecidas en el estatuto general de la contratación pública.

2. Celebración, modificación, terminación y liquidación de los contratos que se deriven del numeral anterior.

3. Expedición de acto de justificación, celebración, modificación, terminación y liquidación de contratación directa.

Así mismo, de conformidad con el artículo 11 numeral 15 del Decreto 4145 de 2011, la Dirección General de la UPRA, tiene como una de sus funciones la de ordenar los gastos y suscribir los contratos de la UPRA, por delegación del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural que se requieran para el cumplimiento de sus funciones con cargo al presupuesto asignado y con sujeción a lo dispuesto en la ley.

Comité de contratación

Mediante Resolución 6 de junio 1 de 2012, la dirección general de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA, creó el comité de contratación como una instancia de recomendación para la ordenación del gasto y la definición de los lineamientos que regirán la actividad precontractual y contractual de la unidad.

El mencionado comité está integrado por el Director (a) General o su delegado, quien actuará como presidente, y el Secretario (a) General, quien actuará como secretario (a) técnico.

La secretaría técnica del comité de contratación puede ser asumida, en cualquier momento por el Director (a) General de la UPRA.

De igual manera, la secretaría técnica del comité de contratación puede ser coordinada, previa designación expresa del Director (a) General de la UPRA, por el funcionario y/o contratista, que estime pertinente.

En el comité de contratación tendrán participación con voz y voto, los funcionarios y/o contratistas que tengan relación con los temas a tratar previa comunicación del Director (a) General o su delegado.

3.1.5. Procesos de selección.

La UPRA seleccionará los contratistas mediante las modalidades de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y el Decreto 734 de 2012, así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan.

• Licitación pública

La licitación pública consiste en la convocatoria pública que hace la UPRA para que, en igualdad de oportunidades, participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el Capítulo 1 del Título II del Decreto 734 de 2012.

• Selección abreviada

Es la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Conforme a lo señalado en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, así como por lo señalado en el artículo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, la UPRA realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:

a) Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

b) Contratación de menor cuantía, para lo cual se debe tener en cuenta las cuantías establecidas por la UPRA, de conformidad con el presupuesto que se le asigne en cada vigencia.

c) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

d) La enajenación de bienes del estado, con excepción de aquellos que se refiere la Ley 226 de 1995.

e) Productos de origen o destinación agropecuarios, que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.

f) Los actos y contratos que tengan por objeto directo, actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, con excepción de los contratos que artículo enunciativo (sic) identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

• Concurso de méritos

Esta modalidad de selección está consagrada en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 3.3.1.1 al 3.5.5.1 del Decreto 734 de 2012, cuando se requiera contratar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así como aquellos de arquitectura y que corresponden a aquellos “que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la interventoría, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos”.

En la selección de consultores la UPRA podrá utilizar el sistema de concurso abierto o concurso con precalificación.

• Contratación directa

De acuerdo a lo establecido en el artículo 4º numeral 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Capítulo IV Sección II del Decreto 734 de 2012, la modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos:

a) Urgencia manifiesta;

b) Contratación de empréstitos;

c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior pública o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o contratación abreviada de acuerdo con lo dispuesto por los numerales 1 y 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

En aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad.

En aquellos casos en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal.

Estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades estatales;

d) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;

e) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;

f) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;

g) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

De conformidad con el artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012, cuando la UPRA haga uso de la modalidad de selección de contratación directa, la unidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá:

a) El señalamiento de la causal que se invoca.

b) La determinación del objeto a contratar.

c) El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

d) La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

No se requiere acto administrativo motivado para la celebración de los siguientes contratos:

• Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de conformidad con lo establecido por el parágrafo 2º del artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012.

• Contratos de empréstito.

• Contratos bajo urgencia manifiesta.

Para la celebración de contratos bajo la modalidad directa, la UPRA deberá tener en cuenta lo establecido por el artículo 3.4.7.1 del Decreto 734 de 2012, en lo que respecta a las restricciones que para esta modalidad se presentan en período electoral.

3.2. Etapa contractual.

Esta etapa comprende la elaboración y perfeccionamiento del contrato, la constitución y aprobación de la garantía, la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.

3.2.1. Suscripción, perfeccionamiento, requisitos de legalización y ejecución del contrato.

• Suscripción del contrato

El adjudicatario deberá suscribir los contratos estatales dentro del término establecido en el pliego de condiciones o en los actos administrativos que modifiquen de forma justificada el cronograma, de lo contrario, la UPRA podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, en caso de que esta se hubiese solicitado.

Las garantías deberán tramitarse de acuerdo con la normatividad vigente, en especial conforme a lo establecido en el Título V del Decreto 734 de 2012.

• Perfeccionamiento y legalización

De conformidad con el artículo 8.1.16 del Decreto 734 de 2012, para la legalización del contrato se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte de la entidad contratante cuando a ello haya lugar de acuerdo con la ley orgánica de presupuesto y sus disposiciones complementarias.

Para el perfeccionamiento del respectivo contrato estatal, se deben cumplir con los requisitos de legalización del mismo, por tanto, la omisión de cualquiera de los requisitos previstos en las disposiciones legales, salvo excepciones consignadas en la misma, determina que el contrato no se forma, que no produce efecto alguno.

Para la contratación de mínima cuantía, con base en lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1450 de 2011, se debe surtir el procedimiento de tal norma, una vez esto. la entidad seleccionará mediante comunicación de aceptación de oferta, la propuesta más económica, siempre y cuando cumpla con las condiciones mínimas establecidas, cuya aceptación y la respectiva oferta, para todos los efectos constituyen el contrato celebrado.

• Ejecución del contrato

Para la ejecución del contrato se requerirá la aprobación de la garantía, por parte de la Director (a) General y/o Secretario (a) General y de la existencia de la disponibilidad presupuestal correspondientes, dando aplicación a lo establecido en el artículo 8.1.16 del Decreto 734 de 2012, así como lo manifestado por el artículo 41 de la Ley 80 de 1993.

3.2.2. Clases de convenios.

• Convenios de asociación entre entidades públicas

De conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, son aquellos por medio de los cuales la UPRA podrá asociarse con entidades públicas, con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se encuentren a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Por convenio administrativo podemos entender, aquel negocio jurídico en el cual están presentes dos entidades públicas en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos negociales.

El contrato interadministrativo, por su parte, es también celebrado entre dos entidades públicas con capacidad de tener relaciones interadministrativas, con la particularidad de que el contrato es negocio jurídico generador de obligaciones al cual acuden las partes con diversidad de intereses En el contrato, se pueden identificar contratante y contratista, y el segundo, aunque persona pública, tiene intereses y está en un mercado de forma similar a como lo hace el particular.

• Convenios de asociación con particulares

De acuerdo a lo manifestado por el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, la UPRA podrá, con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones, que les asigna a aquellas la ley.

Los convenios de asociación, se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, en ellos se determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes.

Cuando en virtud de dichos convenios de asociación, surjan personas jurídicas sin ánimo de lucro, estas se sujetarán a las disposiciones previstas en el código civil para las asociaciones civiles de utilidad común.

• Convenios de ciencia y tecnología

En virtud de lo establecido por los Decretos 393 y 591 de 1991, y la Ley 1286 de 2009, la UPRA podrá celebrar convenios de ciencia y tecnología para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías; podrá celebrar con los particulares convenios especiales de cooperación, que no darán lugar al nacimiento de una nueva persona jurídica.

• Convenios con organismos internacionales

Para esta clase de convenios se debe seguir lo descrito en el artículo 3.6.1 del Decreto 734 de 2012, así como lo manifestado en el artículo 20 de la Ley 80 de 1993. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes vinculados a estas operaciones en los acuerdos celebrados, o sus reglamentos, según el caso. En caso contrario, los contratos o convenios que se celebren en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con recursos de origen nacional se someterán a los procedimientos establecidos en el estatuto general de la contratación pública.

En el evento en que el monto del aporte de fuente nacional o internacional se modifique por las partes, o cuando la ejecución efectiva de los aportes no se realice en los términos inicialmente pactados, las entidades estatales deberán modificar los contratos o convenios, de tal manera que se dé cumplimiento a lo establecido en el inciso anterior. Cuando las modificaciones en los aportes se generen como consecuencia internacional, el mismo seguirá sometido a las reglas establecida s en el momento de su suscripción.

Los recursos que se generen en desarrollo de los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales a los cuales hace referencia el inciso 1º del presente artículo no computarán para efectos de determinar los porcentajes allí dispuestos.

Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, así como aquellos a los que se refiere el inciso 2º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, se ejecutarán de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales marco y complementarios, y en los convenios celebrados, o sus reglamentos, según sea el caso, incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes vinculados a tales operaciones en dichos documentos, sin que a ellos les sea aplicable el porcentaje señalado en el inciso primero del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007. En los demás casos, los contratos o convenios en ejecución al momento de entrar en vigencia la Ley 1150 de 2007 continuarán rigiéndose por las normas vigentes al momento de su celebración hasta su liquidación, sin que sea posible adicionarlos ni prorrogarlos.

Los contratos con personas extranjeras de derecho público se celebrarán y ejecutarán según se acuerde entre las partes.

Los convenios mencionados, deberán tener relación directa con el objeto del organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional que se contemple en su reglamento o norma de creación.

3.2.3. Modificaciones.

Si durante la ejecución del contrato o el convenio, se presentan situaciones que afecten situaciones contractuales inicialmente pactadas que ameriten su prórroga o adición, el interventor o supervisor deberán justificar la necesidad, durante la vigencia del contrato, allegando la documentación soporte para el trámite respectivo.

3.2.4. Suspensión del contrato o convenio.

Si durante el desarrollo del contrato o del convenio, se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal ejecución, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional la suspensión del mismo.

En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía.

3.2.5. Cesión del contrato o convenio.

Se da cuando el contratista o la entidad ejecutora transfieren su posición contractual a otra u otras personas, cesión que requiere aprobación del ordenador del gasto.

La cesión también operará cuando en cabeza del contratista o ejecutor, durante el periodo de ejecución del contrato, sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad, en cualquier caso, el cesionario deberá demostrar iguales o superiores capacidades, calidades y habilidades a las del contratista y/o ejecutor cedente.

3.2.6. Terminación anticipada de contratos o convenios.

El contrato o convenio puede darse por terminado por las partes, cuando las partes así lo acuerden, atendiendo la autonomía de la voluntad, que se constituye en vinculante para las partes del contrato.

3.2.7. Sanciones por incumplimiento.

El incumplimiento por parte del contratista o la entidad ejecutora, puede ser total o parcial, respecto del objeto y de las obligaciones del contrato o convenio.

El supervisor está en el obligación de requerir al contratista o a la entidad ejecutora, por escrito, para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones inicialmente pactadas e informar los términos previstos en el manual de supervisión, cuando los requerimientos no hayan sido atendidos en forma oportuna, con el fin de determinar las sanciones de acuerdo con la ley y lo pactado en el contrato o convenio.

El procedimiento para la declaratoria de incumplimiento, la imposición de multas, se ceñirá a lo previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

3.2.8. Multas.

Procede su imposición, en los casos en que el contratista o entidad ejecutora, realice en forma tardía el cumplimiento de sus obligaciones o las incumpla parcialmente. La cuantía de la multa se estipula en los contratos o convenios marco y podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al contratista o la entidad ejecutora sin perjuicio de que la entidad pueda hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, las garantías y declarar la caducidad, según el caso.

3.2.9. Cláusula penal pecuniaria.

En caso de incumplimiento de la obligaciones por parte del contratista, este deberá pagar a la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA, a título de pena, la suma establecida en el contrato, y su valor se imputará al pago de los perjuicios causados.

3.2.10. Garantías.

En lo que tiene que ver con la cobertura del riesgo en para los contratos regidos por la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, y para el caso particular de la UPRA, aquellos mecanismos a través de los cuales los contratistas o ejecutores garantizan el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la unidad.

El contratista deberá constituir la garantía de cumplimiento y/o demás pólizas a que haya lugar según la naturaleza y cuantía del contrato, de conformidad con las reglas que regulen la materia y lo consagrado en el Título V del Decreto 734 de 2012.

3.2.11. Otras disposiciones.

Para la celebración de los convenios mencionados, se tendrá en cuenta además lo siguiente:

• Estudio sobre conveniencia y oportunidad de suscripción.

• Cuantificación de los aportes de cada una de las partes, cuando a ello hubiere lugar.

• Obligaciones de la partes.

• Designación expresa del servidor público que va a actuar como supervisor del mismo.

• Indicación si el convenio requiere de interventoría.

• Señalamiento si el convenio tendrá un comité administrativo y/o comité técnico, señalando de forma expresa las funciones del mismo.

• Mencionar si el convenio estará sometido a algún tipo de plan operativo, señalando el contenido de dicho plan.

• Causales de terminación o disolución.

• Indicación de los ejecutores de los convenios.

4. Etapa poscontractual.

4.1. Liquidación del contrato.

Esta etapa hace referencia al subproceso de liquidación del contrato. Vencido el plazo de ejecución de las obligaciones contractuales, la UPRA procederá a la liquidación del contrato, conforme a lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. De conformidad con el artículo 217 del Decreto 19 de 2012, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

En consonancia con las disposiciones mencionadas, la UPRA efectuará la liquidación de los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo o que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten.

En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien en representación de la UPRA efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

En las actas de liquidación de los contratos, podrán incluirse los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)