Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 121 DE 2014

(Junio 20)

“Por la cual se adiciona la Resolución 484 del 24 de enero de 2013”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

En uso de las facultades legales y, en especial las dispuestas en los numerales 22 y 25 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 484 del 24 de enero de 2013, se determinaron las directrices del uso de los equipos de cómputo y el manejo de la información; del uso, instalación y desinstalación de software; del uso del servicio de correo electrónico institucional; del uso institucional de servicios web y de la conexión a Internet en la Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN);

Que es necesario establecer lineamientos adicionales a los ya impartidos, para efectos del trámite eficiente de las comunicaciones vía correo electrónico, que garanticen una atención oportuna a las solicitudes, peticiones o consultas cuando las mismas se dirigen a varios destinatarios,

RESUELVE:

ART. 1º—Adiciónense las siguientes definiciones al artículo 1º de la Resolución 484 del 24 de enero de 2013, así:

“Correo electrónico personal institucional: es el correo electrónico institucional cuyo titular es nominativo para un único ‘usuario interno’. Se identifica con la primera letra del nombre del usuario, seguida de su apellido y de la letra inicial de su segundo apellido, según los criterios técnicos definidos por la entidad. No podrá existir en la Entidad un correo electrónico personal institucional con dos o más usuarios internos responsables.

Buzón corporativo de correo electrónico: es el correo electrónico institucional cuyo nombre identifica al área o dependencia organizacional y cuyo titular y administrador es el jefe de la misma.

La delegación de la administración del buzón, deberá ser notificada oficialmente y en ningún caso recaerá en más de un ‘usuario interno’”.

ART. 2º—Adiciónese el siguiente numeral al artículo 7º de la Resolución 484 del 24 de enero de 2013:

“4. Lineamientos para el trámite de solicitudes, consultas o peticiones, remitidas a través del correo electrónico: las solicitudes, consultas o peticiones, remitidas por usuarios externos o internos a través del correo electrónico institucional, se deben atender teniendo en cuenta los aspectos que se relacionan a continuación:

a) Cuando el campo destinatario “para” contenga más de una cuenta de correo, los responsables de dar trámite a las solicitudes, consultas o peticiones, según el caso, serán únicamente los titulares de las tres primeras cuentas de correo electrónico personal institucional o de los buzones corporativos de correo electrónico, según corresponda.

En ningún caso están obligados a realizar o gestionar algún trámite sobre el asunto del correo los ‘usuarios internos’ cuyas cuentas de correo personal o buzones corporativos, sean incluidas en el campo “copia” de la herramienta de correo;

b) Si la solicitud, consulta o petición es recibida en los términos del literal a), por un ‘usuario interno’ que no tiene competencia para resolver el asunto, deberá reenviarlo al funcionario competente y remitir copia a la cuenta de correo electrónico de quien originó el mensaje descrito en el campo “De”. Adicionalmente deberá radicarlo en el servicio informático electrónico institucional previsto para este fin - “PQSR y denuncias”, indicando el nombre del ‘usuario interno’ al que se reenvió el correo.

La remisión al funcionario competente debe realizarse en forma obligatoria, independientemente de que en el correo inicial ya estuviera citado el competente en el campo “para”;

c) Si en el servicio informático electrónico de PQSR y denuncias, se radica una misma solicitud más de una vez, corresponde al coordinador general del PQSR y denuncias del nivel central, unificar y remitir al(a los) funcionario(s) competente(s) la atención de la misma;

d) Si la petición llega a un buzón corporativo de correo electrónico, corresponde al administrador del mismo, su inclusión en el sistema PQSR y denuncias;

e) Las listas de distribución sólo podrán incluirse en el campo “con copia” de la herramienta de correo institucional”.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 20 de junio de 2014.