RESOLUCIÓN 122 DE 2004 

(Enero 30)

“Por la cual se establece el reglamento interno para la contratación del instituto”.

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2007 artículo 2º del Instituto Geográfico Agustín Codazzi)

El Director General del Instituto Geográfico Agustín Codazzi,

en uso de sus facultades legales y en especial de las previstas en el Decreto 2113 de 1992, la Ley 80 de 1993 y el artículo 1º del Acuerdo 1º expedido por la junta directiva de la entidad el 1º de febrero de 1994,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer el siguiente reglamento interno de contratación estatal en el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”.

1. Generalidades.

1.1. Del campo de aplicación.

El presente estatuto se aplica a la contratación que realice el instituto sin perjuicio de las normas legales que rige los contratos.

1.2. De la prelación de las normas.

La prelación de las normas en la aplicación de este reglamento será en primer lugar la Constitución Política de Colombia, en segundo lugar las disposiciones de la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios, normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan; en tercer lugar esta resolución y por último los manuales de procedimientos, las disposiciones comerciales y luego las civiles.

1.3. Del expediente.

De toda contratación se formará un expediente que contenga un solo ejemplar de los diferentes documentos que se vayan produciendo.

Todos los documentos deberán ser preferiblemente originales y encontrarse sin tachaduras ni enmendaduras.

El expediente reposará en el archivo satélite de la oficina asesora jurídica si se trata de contratos con formalidades plenas del nivel central, en la división administrativa si se trata de contratos sin formalidades plenas (órdenes del nivel central) y en el despacho del abogado de la dirección territorial para todos los contratos que se tramiten allí.

Los responsables del archivo de los documentos relacionados con la actividad contractual, deben buscar la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los documentos y contratos estatales, por un período mínimo de cinco años, a partir de la fecha de liquidación, cuando esta se requiera, o a partir del último pago.

1.4. De la interventoría.

Todo contrato que celebre el instituto requerirá control y vigilancia sobre su ejecución; para tal evento se designará un interventor quien deberá cumplir con las funciones que en el contrato se indiquen y las consignadas en el manual de interventoría del instituto.

2. De la competencia.

2.1. De la competencia para celebrar contratos.

El director general del instituto es la autoridad competente para ordenar y dirigir licitaciones, escoger contratista y celebrar contratos.

El funcionario delegado deberá ejercer directamente la facultad otorgada y no podrá subdelegarla.

2.2. De los informes sobre ejercicio de las delegaciones y sus consecuencias.

Los funcionarios del nivel central y territorial, a quienes se les haya delegado la competencia de adjudicar y/o suscribir contratos, rendirán al director general del instituto, en los primeros 5 días hábiles de cada trimestre calendario, un informe del uso de la facultad que se les ha delegado y de la ejecución de los contratos en el trimestre inmediatamente anterior.

3. Procedimientos precontractuales.

Todo procedimiento contractual deberá reflejar los programas a corto y mediano plazo del instituto materializados en:

• Programa anual de contratación (plan de inversión, plan de adquisiciones o compras).

En todo contrato, excepto los de urgencia manifiesta, debe haber:

• Evaluación de conveniencia y oportunidad.

• Presupuesto - certificado de disponibilidad presupuestal.

• Pliego de condiciones o términos de referencia.

• Selección del contratista.

3.1. Programa anual de contratación (plan de inversión, plan de adquisiciones o compras).

De conformidad con el plan de desarrollo del instituto y la asignación presupuestal para el año respectivo, la secretaría general, subdirecciones, oficinas y direcciones territoriales, deberán proyectar y entregar a la división administrativa antes del 15 de enero del año fiscal, el plan de inversión y el plan de compras para cada una de las dependencias, de acuerdo con la distribución presupuestal a ellas asignada.

La división administrativa consolidará y conformará el programa anual de contratación (plan de inversión, plan de adquisiciones o compras), el cual será sometido a la aprobación del director general, aprobación que debe surtirse antes del 30 de enero del respectivo año.

3.2. Estudios previos.

Antes de iniciar cualquier trámite contractual, la secretaría general, subdirección, oficina o dirección territorial interesada en el objeto contractual, efectuará los estudios que analizarán la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación, para lo cual tendrá en cuenta:

• La definición de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

• La definición técnica de la forma en que puede satisfacer la necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño.

• Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución.

• El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.

• El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

Ese análisis de conveniencia y oportunidad debe consignarse por escrito.

3.3. Presupuesto - certificado de disponibilidad presupuestal, CDP.

El presupuesto es un estimativo del valor total de los bienes o servicios por contratar, preparado por la dependencia interesada en la contratación, con base en el cual se solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal.

No se podrá iniciar el trámite para celebrar contrato alguno sin que se disponga del certificado de disponibilidad presupuestal y/o de la autorización para comprometer vigencias futuras cuando se requiera.

3.4. Del pliego de condiciones o términos de referencia.

Es el documento que contiene los requisitos técnicos, económicos, financieros y jurídicos que el instituto requiere para adelantar una determinada contratación.

Para elaborar los pliegos de condiciones o términos de referencia, siempre se deben tener en cuenta los estudios y análisis previos a la apertura de la respectiva licitación o concurso o proceso de selección para contratación directa.

3.4.1. Los pliegos de condiciones o términos de referencia, deberán señalar como mínimo los siguientes elementos:

3.4.1.1. El precio del pliego.

3.4.1.2. Fecha, hora y lugar de apertura.

3.4.1.3. Fecha hasta la cual se recibe inscripción de oferentes.

3.4.1.4. Fecha, sitio y hora hasta la cual se reciben las propuestas.

3.4.1.5. Consulta del pliego de condiciones o términos de referencia.

3.4.1.6. Objeto del contrato.

3.4.1.7. Presupuesto oficial.

3.4.1.8. Posibilidad de presentar ofertas parciales, conjuntas y alternativas y/o adjudicar parcialmente.

3.4.1.9. Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos.

3.4.1.10. Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los mismos.

En el pliego o términos de referencia se debe indicar que la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera del oferente serán objeto de verificación de cumplimiento pero no de calificación.

Igualmente, se señalarán los factores a evaluar y la distribución de los puntajes en cada uno de ellos. Para lo cual se tendrán en cuenta entre otros:

Estudio técnico: es el análisis de las calidades, cantidades, características y especificaciones técnicas ofrecidas en las propuestas, frente a lo requerido en pliego o términos. Contemplará aspectos como calidad, equipos, garantías, suministro de repuestos, mantenimiento, plazo de entrega, superación de condiciones mínimas exigidas y demás que se consideren necesarios y relevantes para la adecuada selección.

Aprobarán la evaluación técnica únicamente los proponentes cuyos puntajes sean iguales o superiores al 60% del puntaje máximo de calificación señalado para el factor técnico.

Estudio económico: es el análisis de precios y costos ofrecidos. Se debe indicar que no se hará evaluación económica a las propuestas que en la evaluación técnica se determine que no cumple con las exigencias del pliego.

Para la contratación que tenga por objeto la prestación de servicios especializados, se hará uso de factores de calificación destinados a valorar primordialmente los aspectos técnicos de la oferta, así como la experiencia relevante del oferente en el campo de que se trate.

3.4.1.11. Criterios de desempate.

3.4.1.12. Plazo de evaluación.

3.4.1.13. Plazo de adjudicación.

3.4.1.14. Plazo para suscribir el contrato.

3.4.1.15. Plazo para la ejecución de la obra, entrega de los bienes o prestación de servicios.

3.4.1.16. Condiciones y forma de pago del contrato.

3.4.1.17. Regulación jurídica del contrato.

3.4.1.18. Solicitud para que el oferente precise el valor de los bienes, obras o servicios objeto de su propuesta; precios y moneda de la propuesta; costos directos e indirectos; formas de reajuste y demás aspectos relacionados con el precio en general.

3.4.1.19. Las calidades de las personas que pueden participar en el proceso de licitación, concurso o contratación directa.

3.4.1.20. Posibilidad de pactar cláusula de actualización de precios.

3.4.1.21. Declaratoria de desierta.

3.4.1.22. Posibilidad de convocar y realizar audiencia.

3.4.1.23. Modificación y aclaraciones.

3.4.1.24. Señalar los documentos que el oferente debe aportar.

3.5. Selección del contratista.

De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, los procedimientos para seleccionar el contratista serán:

• Por contratación directa.

• Por licitación o concurso.

En el manual de procedimientos de contratación se establecerá el trámite a seguir en cada caso.

4. Contratos interadministrativos.

Previo a la firma de un contrato interadministrativo debe obtenerse la aprobación de la oficina asesora jurídica y de la dependencia que pueda estar interesada en el contrato, quien verificará si la entidad puede asumir las obligaciones y derechos previstos en ese contrato, si los valores están de acuerdo con las obligaciones y determinará la conveniencia para el instituto.

5. Del directorio de oferentes.

El instituto conformará un directorio de oferentes, al cual podrán ingresar libre y gratuitamente todas las personas que tengan interés en contratar con el instituto.

6. Declaratoria de desierta de la licitación o concurso o contratación directa.

La declaratoria de desierta de procesos de contratación de la sede central, le corresponderá al director general mediante acto administrativo motivado y contendrá las razones de la decisión. Para los procesos de contratación directa de las direcciones territoriales le corresponderá a los respectivos directores territoriales.

Procede cuando existen motivos que impidan la escogencia objetiva, o no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste a los pliegos de condiciones o términos de referencia.

En caso de declaratoria de desierta se dará aplicación a la normatividad que rija el asunto.

7. De la forma, contenido y celebración del contrato estatal.

La forma de los contratos dependerá de su valor y serán sin formalidades plenas (órdenes) aquellos que se ajusten a lo previsto en el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993, de conformidad con el presupuesto del instituto vigente al momento de su celebración. Los demás tendrán las formalidades plenas.

8. Garantías.

8.1. Garantías para contratos sin formalidades plenas (órdenes).

• Anticipo o pago anticipado, equivalente al 100% del valor dado en esa calidad.

Término: vigencia del contrato y dos (2) meses más.

• Cumplimiento: equivalente al 10% del valor de la orden.

Término: vigencia del contrato y dos (2) meses más.

• Salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones: equivalente como mínimo al 5% del valor del contrato.

Término: vigencia del contrato y tres (3) años más.

• Estabilidad de la obra: equivalente al 10% del valor final del contrato.

Término: mínimo cinco (5) años contados desde la entrega definitiva de la obra.

• Correcto funcionamiento de los equipos: equivalente como mínimo al 20% del valor final del contrato.

Término: mínimo seis (6) meses contados a partir de la entrega total de los bienes.

• Calidad de los bienes o servicios: la secretaría general determinará su necesidad y en caso afirmativo determinará el porcentaje y término.

8.2. Garantías para contratos con formalidades plenas.

• Anticipo o pago anticipado, equivalente al 100% del valor dado en esa calidad.

Término: vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.

• Cumplimiento: equivalente como mínimo al 10% del valor del contrato y en ningún caso inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria.

Término: vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.

• Salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones: equivalente como mínimo al 10% del valor del contrato.

Término: vigencia del contrato y tres (3) años más.

• Estabilidad de la obra: equivalente como mínimo al 20% del valor final del contrato.

Término: mínimo cinco (5) años contados desde la entrega definitiva de la obra.

• Correcto funcionamiento de los equipos y calidad de los bienes o servicios: equivalente como mínimo al 50% del valor final del contrato.

Término: salvo las excepciones determinadas por el ordenador del gasto, será mínimo de doce (12) meses contados desde la entrega total de los bienes o servicios.

9. Ejecución del contrato estatal.

La ejecución del contrato debe ser verificada permanentemente por el interventor. Este la certificará cuando el contratista cumpla a cabalidad y en la debida oportunidad el objeto del contrato.

9.1. En los contratos de prestación de servicios, se entiende por ejecución, que el servicio se desarrolle según el cronograma de actividades establecido para el contrato o lo pactado en este y que el interventor apruebe los avances de ejecución del contrato.

9.2. Para los contratos de compraventa y suministros se entiende que se ejecuta a cabalidad, si el contratista entrega los elementos o bienes objeto del contrato con las características y especificaciones pactadas dentro del término previsto para tal efecto.

9.3. Para los demás contratos, la ejecución se califica con actas o conceptos (según el caso) del respectivo interventor, quien además, para los pagos, emite un acta de interventoría de cumplimiento a satisfacción del objeto contratado.

10. Situaciones que pueden presentarse durante la ejecución de los contratos.

10.1. Modificaciones.

Son susceptibles de modificar todas las cláusulas, menos las cláusulas excepcionales al derecho común pactadas en el contrato tales como: modificación e interpretación unilateral, terminación unilateral, caducidad y reversión.

Tampoco podrán modificarse las cláusulas que constituyen determinaciones legales como: inexistencia de vínculo laboral, responsabilidad del contratista, perfeccionamiento, publicación e impuestos, requisitos de ejecución, liquidación del contrato.

10.1.1. Modificación por mutuo acuerdo.

Procede cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas por el ordenador del gasto y que la justifiquen.

10.1.2. Modificaciones unilaterales.

Las modificaciones unilaterales se efectuarán mediante acto administrativo expedido por el director general, el cual debe ser motivado y soportado en los documentos y razones que debe aportar el ordenador del gasto y el interventor, donde se expliquen los motivos que originan y hacen necesaria la modificación.

10.2. Adiciones.

Procede cuando se presenten una o varias de las siguientes necesidades:

• Ampliar la vigencia del contrato.

• Prorrogar el término de ejecución.

• Adicionar el valor.

• Adicionar el objeto contractual.

• Agregar una nueva cláusula.

La solicitud de adición puede provenir del contratista o del ordenador del gasto o del interventor; en todo caso se requiere una argumentación detallada y soportada debidamente, que explique la pertinencia y necesidad de la adición.

El interventor del contrato siempre deberá conceptuar sobre las adiciones que se pretendan efectuar al respectivo contrato.

10.3. Otrosí de aclaración.

Procede cuando se hace necesario aclarar alguna de las cláusulas del contrato.

La solicitud de un otrosí de aclaración se tramita conforme lo señalado en el numeral 10.2.

10.4. Suspensión temporal del contrato.

Procede por circunstancias debidamente comprobadas que afecten la ejecución del contrato.

La solicitud de suspensión puede provenir del contratista o del ordenador del gasto o del interventor; en todo caso se requiere una argumentación detallada y soportada debidamente, que explique la pertinencia y necesidad de la suspensión.

El interventor del contrato siempre deberá conceptuar sobre las suspensiones que se pretendan efectuar al respectivo contrato.

El acta de suspensión será suscrita por el ordenador del gasto y el contratista y debe efectuarse el reparto respectivo.

Si en el acta de suspensión se fijó día exacto para el levantamiento de la misma, llegado dicho día se procederá a suscribir el acta de levantamiento.

Si la suspensión depende de que subsistan ciertas circunstancias, el interventor del contrato debe estar atento a la permanencia o no de las mismas e informar al ordenador del gasto la fecha en la cual se debe levantar la suspensión, para ello será necesario suscribir un acta por quienes suscribieron la suspensión de la cual se hará reparto.

10.5. Incumplimiento y sus consecuencias.

El incumplimiento a cualquiera de las obligaciones contractuales debe ser informado oportunamente por el interventor a la oficina asesora jurídica, y deberá aportar informes del desarrollo de ejecución y de su gestión como interventor, de conformidad con lo dispuesto en el manual de procedimientos de interventoría.

La oficina asesora jurídica, proyectará el acto administrativo pertinente (caducidad, incumplimiento parcial, efectividad de las pólizas) que será suscrito por el director general.

Ejecutoriado cualquier acto sancionatorio la oficina asesora jurídica solicitará la respectiva publicación de conformidad con lo previsto en el artículo 31 de la Ley 80 de 1993.

10.6. Terminación anticipada.

De mutuo acuerdo las partes intervinientes del contrato pueden darlo por terminado anticipadamente. Para tal efecto se requiere que obre la solicitud justificada de tal terminación y el concepto aprobatorio del interventor.

11. Liquidación del contrato estatal.

Se rige por lo dispuesto en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 y consiste en la verificación del cumplimiento o no de lo estipulado en el contrato por parte del interventor y el contratista, su cuantía, y en fin la determinación de si las partes cumplieron las obligaciones y en qué medida, para establecer si quedaron a paz y salvo o si por el contrario existe un saldo y a cargo de quién. El acta de liquidación será firmada por el interventor, el contratista y el ordenador del gasto.

12. Controversias contractuales.

En todas las controversias surgidas como consecuencia de cualquier procedimiento contractual, el interventor del respectivo contrato informará de tal hecho a la oficina asesora jurídica, quien determinará el procedimiento a seguir y las dependencias que se encargarán de atenderlo.

(Nota: Derogado por la Resolución 60 de 2007 artículo 2º del Instituto Geográfico Agustín Codazzi)

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 699 del 9 de septiembre de 1998 y todas las demás disposiciones que la adicionen o modifiquen y las que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C, a 30 de enero de 2004.

(Nota: Derogado por la Resolución 60 de 2007 artículo 2º del Instituto Geográfico Agustín Codazzi)

________________________________