Ministerio de Minas y Energía

RESOLUCIÓN 124543 DE 2011 

(Septiembre 23)

“Por la cual se modifica el artículo 9º de la Resolución 182113 de 2007 y se adicionan otros artículos”.

(Nota: Derogado por la Resolución 31348 de 2015 artículo 15 del Ministerio de Minas y Energía)

El Director de Hidrocarburos,

en uso de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas por el Decreto 70 de 2001 y la Resolución 181939 de 2010.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 100 de la Ley 1450 de 2011, señala que el Ministerio de Minas y Energía continuará reglamentando los procedimientos, términos y condiciones operativas y sancionatorias del Sistema de Información de Combustibles Líquidos, Sicom, que se requieran.

Que mediante la Resolución 182113 de 2007, el Ministerio de Minas y Energía estableció los procedimientos, términos y condiciones para el Sistema de Información de Combustibles Líquidos, Sicom.

Que a través de la resolución ibídem se estableció que la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía es la encargada de ejercer el control y la vigilancia de la administración, operación y mantenimiento del Sistema de Información de Combustibles Líquidos, Sicom.

Que el artículo 6º numeral 7º, artículo 11 numeral 7º, artículo 13 numeral 10, artículo 15 numeral 12, artículo 22 numeral 15, artículo 23 numeral 11 y artículo 25 numeral 6, del Decreto 4299 de 2005, señalaron las obligaciones para todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo de registrar la información señalada por la regulación del Sistema de Información de Combustibles Líquidos, Sicom.

Que las autoridades administrativas, en virtud de lo previsto en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política de Colombia, y el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, pueden mediante actos de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades.

Que dado lo anterior, mediante el numeral 5º del artículo 2º de la Resolución 181939 de 2010, “por la cual se efectúan unas delegaciones internas de funciones”, el Ministro de Minas y Energía delegó en el Director de Hidrocarburos, la función de expedir la resolución que señala obligaciones y reportes, relacionados con el Sistema de Información de Combustibles Líquidos, Sicom, en concordancia con la Resolución 182113 de 2007 y sus modificaciones.

Que mediante el artículo 9º de la Resolución 182113 de 2007 se dio a conocer los requisitos a cumplir por los agentes de la cadena de distribución de combustibles para el registro en el Sicom, no previendo posibles casos que implicaran algún tipo de modificación en los datos reportados por primera vez en el anotado módulo de datos generales.

Que en virtud a lo anterior, la dirección de hidrocarburos se vio avocada a aclarar mediante circulares emitidas en los años 2010 y 2011, los diferentes casos que se pudieran presentar en la actividad minorista a través de estación de servicio automotriz y fluvial, las cuales podrían conllevar a realizar cambios en la información inicialmente suministrada por el agente en el módulo de datos generales.

Que de conformidad a lo anterior, se hace necesario modificar el artículo 9º de la Resolución 182113 de 2007, en el sentido de indicar todos los casos que se pueden presentar en el registro de un agente de la cadena de distribución de combustibles en el Sistema de Información de Combustibles Líquidos, Sicom, en beneficio de los agentes de la cadena de distribución de los combustibles líquidos derivados del petróleo y en concordancia con lo establecido en las circulares antes indicadas.

Que por lo anteriormente expuesto, la dirección de hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía,

RESUELVE:

ART. 1º—Modifícase el artículo 9º de la Resolución 182113 de 2007, el cual quedará así.

“ART. 9º—Registro inicial de agente de la cadena de combustibles en el Sicom. Una vez obtenida la resolución de autorización por parte de la dirección de hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, en el caso de los siguientes agentes: importador, refinador, almacenador, distribuidor mayorista, estación de servicio de aviación y marítima, comercializador industrial, gran consumidor con instalación fija y temporal con instalación, y el certificado de conformidad emitido por un organismo certificador en el caso de la estación de servicio automotriz y fluvial, la dirección de hidrocarburos procederá a incluirlos en el listado oficial de agentes de la cadena autorizados y en el listado de estaciones de servicios certificadas, respectivamente, el cual será comunicado al operador del Sicom, o quien haga sus veces, para efectos de creación del código de acceso y su respectivo password o clave de acceso.

Para el efecto, el agente de la cadena de distribución de combustibles incluido en el listado anteriormente referenciado, deberá allegar al operador del Sicom, o quien haga sus veces, copia de los siguientes documentos:

1. Resolución de autorización para los siguientes agentes: importador, refinador, almacenador, distribuidor mayorista, estación de servicio de aviación y marítima, comercializador industrial, gran consumidor con instalación fija y temporal con instalación.

2. Certificado de conformidad para los siguientes agentes: Almacenador, distribuidor mayorista, estación de servicio automotriz, estación de servicio marítima, estación de servicio fluvial, estación de servicio de aviación, y gran consumidor con instalación fija.

3. Póliza de responsabilidad civil extracontractual en el caso de todos los agentes, excepto para el importador. Con respecto al comercializador industrial, se debe aportar la póliza de cada uno de los carrotanques autorizados en la respectiva resolución.

4. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil según el caso, para todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo.

5. Para el caso de la estación de servicio automotriz, estación de servicio marítima, estación de servicio fluvial, gran consumidor con instalación fija y gran consumidor temporal con instalación, se debe anexar el contrato suscrito con el agente que le abastecerá.

6. Copia de la resolución de cupo expedida por la Unidad de Planeación Minero- Energética, UPME, o quien haga sus veces, para el caso de la EDS automotriz y fluvial que se encuentre ubicada en los municipios definidos como zona de frontera.

7. Copia del contrato de cesión suscrito con Ecopetrol S.A., o quien haga sus veces, para el caso de la EDS automotriz y fluvial que se encuentre ubicada en los municipios definidos como zona de frontera.

PAR.—Cualquier cambio de la información reportada en el módulo de datos generales debe ser autorizado por la dirección de hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía. Cuando los datos registrados en el Sicom de una estación de servicio automotriz o fluvial no concuerdan con los datos del operador, bien sea propietario o arrendatario, se deberá verificar a qué caso de los siguientes aplica, y proceder a allegar a la dirección de hidrocarburos los documentos allí indicados, para que a su vez se autorice al SICOM, para cualquier cambio de los datos generales, tales como propiedad de la EDS, nombre de la estación de servicio, EDS, distribuidor mayorista que le abastece y registro de operador arrendatario, según aplique.

Caso 1. Qué hacer cuando el propietario de la EDS, es diferente al operador (quien actuará como distribuidor minorista). Para estos casos se entenderá que existe un contrato de arrendamiento de la EDS, celebrado con el propietario (o documento que haga sus veces). Para el efecto el arrendatario deberá allegar a la dirección de hidrocarburos, copia de los siguientes documentos:

1. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nombre comercial como ha sido registrada por el propietario, dirección, ciudad, departamento, razón social del propietario y NIT.

2. Contrato de arrendamiento suscrito entre el propietario y el operador (arrendatario) debidamente legalizado entre las partes.

3. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil del operador de la EDS (arrendatario), en donde se registre a la EDS que va a operar.

4. Póliza civil extracontractual de la EDS, en los términos señalados en el Decreto 4299 de 2005.

5. Copia del contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (arrendatario) de la EDS debidamente legalizado entre las partes.

Caso 2. Qué hacer cuando el propietario de la EDS, es diferente al operador (quien actuará como distribuidor minorista) y adicionalmente el operador (arrendatario) cambia el nombre comercial de la EDS. Para estos casos se entenderá que existe una autorización expresa del propietario hacia el arrendatario para que pueda realizar dicha modificación. En estos casos el arrendatario deberá allegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos:

1. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nuevo nombre comercial como ha sido registrada por el arrendatario y autorizada por el propietario, dirección, ciudad, departamento, razón social del propietario y NIT.

2. Contrato de arrendamiento suscrito entre el propietario y el operador (arrendatario) debidamente legalizado entre las partes.

3. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil del operador de la EDS (arrendatario) en donde se registre a la EDS que va a operar.

4. Póliza civil extracontractual de la EDS, en los términos señalados en el Decreto 4299 de 2005.

5. Copia del contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (arrendatario) de la EDS debidamente legalizado entre las partes.

6. Documento a través del cual el propietario autoriza al arrendatario a cambiar el nombre comercial de la EDS.

Caso 3. Qué hacer cuando se cambia el propietario (NIT) de la EDS. En estos casos se entenderá que existe una compra de la EDS, y el nuevo propietario deberá hacer llegar a la dirección de hidrocarburos, copia de los siguientes documentos:

1. Oficio de radicación ante la autoridad ambiental, en donde notifique el cambio de propiedad de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de vertimientos o el que haya expedido la autoridad ambiental.

2. Si la EDS se encuentra ubicada en vías nacionales, oficio de radicación ante el Ministerio de Transporte o quien haga sus veces, en donde notifique el cambio de propiedad de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de ubicación de ser el caso.

3. Póliza civil extracontractual de la EDS, en los términos señalados en el Decreto 4299 de 2005.

4. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nombre comercial como ha sido registrado por el propietario, dirección, ciudad, departamento, razón social del nuevo propietario y NIT.

5. Registro mercantil o certificado de existencia y representación legal en donde se registre la EDS.

6. Copia del contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (propietario) de la EDS debidamente legalizado entre las partes.

7. Certificado de libertad y tradición del inmueble en donde se ubica la EDS. Si el inmueble no es de su propiedad, contrato o documento a través del cual el propietario le autoriza la construcción de la EDS.

Caso 4. Qué hacer cuando se cambia el NIT y el nombre comercial de la EDS. En estos casos el nuevo propietario deberá hacer llegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos:

1. Oficio de radicación ante la autoridad ambiental, en donde notifique el cambio de nombre comercial y propiedad de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de vertimientos o el que haya expedido la autoridad ambiental.

2. Si la EDS se encuentra ubicada en vías nacionales, oficio de radicación ante el Ministerio de Transporte o quien haga sus veces, en donde notifique el cambio de nombre comercial y propiedad de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de ubicación de ser el caso.

3. Póliza civil extracontractual de la EDS, en los términos señalados en el Decreto 4299 de 2005.

4. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nuevo nombre comercial como ha sido registrado por el propietario, dirección, ciudad, departamento, razón social del nuevo propietario y NIT.

5. Registro mercantil o certificado de existencia y representación legal en donde se registre la EDS.

6. Copia del contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (propietario) de la EDS debidamente legalizado entre las partes.

7. Certificado de libertad y tradición del inmueble en donde se ubica la EDS. Si el inmueble no es de su propiedad, contrato o documento a través del cual el propietario le autoriza la construcción de la EDS.

Caso 5. Qué hacer para autorizar cambio de distribuidor mayorista. En estos casos el operador deberá hacer llegar a la dirección de hidrocarburos, copia de los siguientes documentos:

1. Copia del contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (propietario o arrendador) de la EDS debidamente legalizado entre las partes.

2. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil del operador de la EDS.

3. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nombre comercial como ha sido registrado por el propietario, dirección, ciudad, departamento, razón social del propietario y NIT.

4. Póliza civil extracontractual de la EDS, en los términos señalados en el Decreto 4299 de 2005.

Caso 6. Qué hacer cuando el propietario retoma la EDS y actúa como operador. Para estos casos se entenderá que el contrato de arrendamiento de la EDS que existía ha sido terminado. Para el efecto el propietario deberá allegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos:

1. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nombre comercial como ha sido registrado por el propietario, dirección, ciudad, departamento, razón social del propietario y NIT.

2. Copia del documento de terminación del contrato de arrendamiento de la EDS suscrito entre el propietario y el arrendatario que entrega la EDS.

3. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil del operador de la EDS (propietario), en donde se registre la EDS.

4. Póliza civil extracontractual de la EDS, en los términos señalados en el Decreto 4299 de 2005.

5. Copia del contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (propietario o arrendador) de la EDS debidamente legalizado entre las partes.

(Nota: Derogado por la Resolución 31348 de 2015 artículo 15 del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 2º—Adiciónase un artículo a la Resolución 182113 de 2007, el cual quedará así:

ART. 22A.—Órdenes de pedido. Es obligación de los agentes de la cadena que hayan realizado órdenes de pedido y una vez el producto sea recibido en sus instalaciones proceder de forma inmediata al cierre de dicho despacho en el Sicom. El Sicom automáticamente realizará el bloqueo en las órdenes de pedido futuras a aquellos agentes que no cumplan con lo aquí establecido.

A partir del 1º de octubre del 2011 los agentes que no cumplan con las señaladas obligaciones, serán objeto de las sanciones señaladas en el Decreto 4299 de 2005 y de los respectivos bloqueos en el Sicom, en concordancia con las facultades establecidas al Ministerio de Minas y Energía en el artículo 100 de la Ley 1450 de 2011”.

(Nota: Derogado por la Resolución 31348 de 2015 artículo 15 del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 3º—Adiciónase un artículo a la Resolución 182113 de 2007, el cual quedará así:

ART. 22B.—Obligatoriedad del registro de la guía única de transporte. Dentro de las obligaciones establecidas a los distribuidores mayoristas en el Decreto 4299 de 2005 y sus decretos modificatorios 1333 de 2007 y 1717 de 2008, se encuentra la de suministrar la guía única de transporte por cada uno de los despachos que efectúe. En ese orden de ideas, para cada uno de los despachos que realice el distribuidor mayorista hacia sus agentes se deberá registrar la guía única de transporte incluyendo los siguientes parámetros:

— Número de guía.

— Fecha de inicio de vigencia.

— Horas y minutos.

— Registro obligatorio del número de factura, acorde con el Decreto 3322 de 2006.

Es de anotar que cuando el distribuidor mayorista despache el producto a sus agentes, deberá proceder inmediatamente a registrarlo en el Sicom como orden despachada”.

(Nota: Derogado por la Resolución 31348 de 2015 artículo 15 del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 4º—Adiciónase un artículo a la Resolución 182113 de 2007, el cual quedará así:

ART. 22C.—Bloqueo de códigos Sicom. En concordancia con las facultades otorgadas al Ministerio de Minas y Energía por el artículo 100 de la Ley 1450 de 2011, el bloqueo automático del código SICOM puede darse con ocasión a la ocurrencia de las siguientes situaciones:

1. Por incumplimiento a lo señalado en el artículo 9º de la presente resolución, con respecto al registro de cambio efectuado en el Sicom. Este bloqueo perdurará hasta tanto el agente corrija la información, aclare la situación generadora del hecho y aporte los documentos requeridos en cada uno de los casos allí previstos.

2. Como consecuencia de las sanciones de suspensión provisional o de cancelación de la autorización y cierre definitivo del establecimiento, señaladas en los artículos 35 y 36 del Decreto 4299 de 2005, respectivamente, el cual será transitorio mientras transcurren los días de la suspensión en el primer caso y definitiva cuando es por cierre definitivo del establecimiento.

3. Como consecuencia del auto de archivo proferido por la DNE por vencimiento de términos para obtener el certificado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes. El bloqueo perdurará hasta tanto se radique nuevamente la solicitud ante esa entidad para obtener el precitado certificado.

4. Por suspensión del certificado de conformidad por parte del organismo de certificación. El bloqueo perdurará hasta tanto el organismo de certificación certifique la renovación del mismo.

5. Por vencimiento del certificado de conformidad. El bloqueo perdurará hasta tanto se radique ante el Sicom el certificado de conformidad vigente.

6. Por vencimiento de la póliza civil extracontractual. El bloqueo perdurará hasta tanto se radique ante el Sicom la póliza vigente.

7. Por no haber presentado ante el Sicom el contrato con el distribuidor mayorista. El bloqueo perdurará hasta tanto se radique ante el Sicom el respectivo contrato debidamente legalizado entre las partes.

8. Por incumplimiento de contrato de cesión suscrito con Ecopetrol S.A., o de la entidad que haga sus veces, en el caso de las EDS automotriz y fluvial, ubicadas en los municipios definidos como zona de frontera”.

(Nota: Derogado por la Resolución 31348 de 2015 artículo 15 del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 5º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de septiembre de 2011.

(Nota: Derogado por la Resolución 31348 de 2015 artículo 15 del Ministerio de Minas y Energía)