RESOLUCIÓN 12481 DE 2007 

(Octubre 24)

“Por la cual se suprime un grupo interno de trabajo, se crea un grupo interno de trabajo y se le asigna código”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 17, 19 literales w) y cc), y 42 del Decreto 1071 de 1999 y el artículo 29 del Decreto 1072 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con la Ley 594 de 2000, la entidad tiene el deber de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y ser la responsable de su organización y prestación de servicios archivísticos;

Que en cumplimiento a lo anterior, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro del nuevo esquema de gestión implementará un modelo de administración documental tendiente a optimizar el almacenamiento físico de los documentos recibidos y generados en el cumplimiento de la misión institucional, para lo cual viene adelantando procesos de organización documental, buscando ante todo la unificación y automatización de los archivos centrales en una sola sede;

Que en aras de garantizar a la entidad y a los usuarios del servicio un óptimo manejo de los archivos y con el fin de cumplir los cometidos institucionales en que se debe desarrollar la función administrativa, establecidos en el artículo 209 de la Carta Política, se requiere suprimir de la estructura interna un grupo interno de trabajo y crear uno nuevo para velar por los archivos centrales de los niveles administrativos de la organización y atender los servicios inherentes a su manejo;

Que mediante la Resolución 5701 del 23 de julio de 1999, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales adoptó la codificación de las áreas, administraciones y dependencias, siendo necesario asignar código al grupo interno de trabajo creado por el presente acto administrativo,

RESUELVE:

ART. 1º—Suprimir de la estructura interna de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el grupo interno de trabajo de archivo, de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, creado mediante el artículo 18 de la Resolución 157 del 9 de agosto de 1999.

ART. 2º—Crear el grupo interno de trabajo centro nacional de administración documental, en la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para el cumplimiento de las siguientes funciones:

1. Administrar los depósitos que conforman el centro nacional de administración documental.

2. Recepcionar los documentos físicos correspondientes a envíos masivos de las áreas técnicas y las entidades recaudadoras (Formularios de declaraciones, recibos de pago y otros), así como los documentos que hayan cumplido su término y deban reposar en el centro nacional de administración documental.

3. Organizar, almacenar, conservar y custodiar adecuadamente los documentos de archivo, remitidos por las dependencias de la entidad, y prestar los servicios archivísticos a que haya lugar.

4. Llevar el registro e inventario de todos los documentos físicos que ingresen al centro nacional de administración documental.

5. Adelantar programas de escaneo y reprografía de archivos, de conformidad con las normas legales vigentes y los procedimientos establecidos.

6. Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos, físicos, medios de almacenamiento de imágenes generados en el centro o entregados por otras dependencias y que reposan en el centro nacional de administración documental.

7. Aplicar el procedimiento para las transferencias de documentos de los archivos de las administraciones y del nivel central al centro nacional de administración documental.

8. Aplicar programas de selección para eliminación y/o conservación de los documentos que reposan en el centro nacional de administración documental, de acuerdo con las tablas de retención documental.

9. Realizar los traslados de documentos al archivo histórico de la entidad o al Archivo General de la Nación.

10. Facilitar la consulta de los documentos que reposen en esa dependencia y expedir copias físicas o virtuales, certificaciones sobre la información que reposa en el archivo a nivel interno y externo, en cumplimiento de las normas y procedimientos definidos para este tipo de servicio.

11. Establecer los procedimientos de consulta y condiciones de acceso a los documentos de archivo para los usuarios internos y externos.

12. Proyectar los manuales y demás herramientas que garanticen el desarrollo adecuado de las actividades del área a nivel nacional, de acuerdo con las directrices señaladas por la secretaría general y el comité nacional de archivos.

13. Ejecutar el plan operativo del área bajo los parámetros de la división, proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo y propugnar por la eficiente y correcta aplicación del sistema de control interno en el grupo de trabajo.

14. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato, acordes con la naturaleza de la dependencia.

ART. 3º—El jefe del grupo interno de trabajo creado mediante la presente resolución, tendrá derecho a percibir la prima de dirección a que se refiere el artículo 29 del Decreto 1072 de 1999.

ART. 4º—Una vez designado el coordinador del grupo interno de trabajo, quien se desempeñe en la jefatura de la respectiva dependencia, delegará las funciones necesarias en el servidor de la contribución designado para que cumpla con dichas responsabilidades.

ART. 5º—Adicionar el siguiente código a la tabla de codificación única para los grupos internos de trabajo de los niveles central, regional y administraciones, establecida por el artículo 10 de la Resolución 5701 de 1999:

Grupos internos de trabajo del nivel central, regionales y administracionesNCDRAEIAEAAIAAIAADADI
318Centro nacional de administración documental        

Convenciones:

La casilla señalada con el símbolo • indica la existencia de la dependencia en los diferentes niveles de la estructura de la entidad, así:

NC = Nivel central DR = Dirección regional

AEI = Admon. especial de impuestos AEA = Admon. especial de aduanas

AIA = Admon. impuestos y aduanas AI = Admon. impuestos

AA = Admon. aduanas DA = Admon. delegada de aduanas

DI = Admon. delegada de impuestos

ART. 6º—Compulsar copia de la presente resolución a la secretaría general, a las subsecretarías de personal, planeación y recursos físicos y a la oficina de servicios informáticos.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Resolución 157 de 9 agosto de 1999 y la Resolución 5701 de 23 de julio de 1999.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de octubre de 2007.