Empresa de Renovación Urbana

RESOLUCIÓN 125 DE 2009 

(Diciembre 23)

“Por la cual se establece el sistema integrado de gestión (SIG) de la Empresa de Renovación Urbana, se crean y reglamentan los equipos de trabajo institucional, se definen sus roles y responsabilidades en el diseño, implementación y evaluación del sistema integrado de gestión”.

El Gerente General de la Empresa de Renovación Urbana,

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 31 del Acuerdo 01 de 2004; en el artículo 2º, numerales 2º, 3º, 16, y 18 del Acuerdo 03 de 2004; en el artículo 2º, numerales 5º, 7º y 8º del Acuerdo 06 de 2008 y,

CONSIDERANDO:

Que el Congreso de la República ha establecido diversos mecanismos de gestión, evaluación y mejoramiento de la administración pública, entre ellos:

— La Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado colombiano, y en el artículo 6º prevé: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”.

— La Ley 99 de 1993 establece, en su artículo 65, que corresponde en materia ambiental a los municipios y distritos elaborar y adoptar planes, programas y proyectos ambientales y dictar normas para el control, la preservación y la defensa del patrimonio ecológico; y en el artículo 68, señala que los departamentos, municipios y distritos elaborarán sus planes, programas y proyectos de desarrollo, en lo relacionado con el medio ambiente y los recursos naturales renovables, con la asesoría y bajo la coordinación de las autoridades ambientales, quienes se encargarán de armonizarlos.

— La Ley 489 de 1998, en los capítulos IV y VI dictó normas sobre el sistema de desarrollo administrativo y el sistema nacional de control interno.

— La Ley 872 de diciembre 30 de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en su artículo 3º, establece que dicho sistema es complementario con el sistema de control interno y de desarrollo administrativo.

Que las citadas leyes han sido objeto de reglamentación por parte del Gobierno Nacional, mediante las siguientes disposiciones:

— Decreto Nacional 1599 de 2005 adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, determinando las generalidades y estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de control interno en las entidades y los agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993; determina en el artículo 2º que el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.

— Decretos nacionales 1826 de 1994 y 2145 de 1999 establecen las funciones del comité de coordinación del sistema de control interno.

— Decreto Nacional 3622 de octubre 10 de 2005, adopta las políticas de desarrollo administrativo y reglamenta lo referente al sistema de desarrollo administrativo.

— Decreto Nacional 4110 de 2004, adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.

— La Resolución 2013 de 1986, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, reglamentó la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo (comité paritario de salud ocupacional - Copaso), de todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores, están obligadas a conformar un comité paritario de salud ocupacional.

Que a nivel territorial, en el Distrito Capital las referidas disposiciones legales han tenido el siguiente desarrollo:

— Mediante la Resolución 043 de 2005, se creó el comité de coordinación de control interno de la Empresa de Renovación Urbana.

— Mediante Resolución 070 de 2005, fue creado el comité de calidad de la Empresa de Renovación Urbana.

— Mediante la Resolución 081 de 2005, la Empresa de Renovación Urbana, adoptó el modelo estándar de control interno MECI 1000-2005.

— Mediante Resolución 024 de 2007, se designa al asesor en planeación como único responsable de establecer, desarrollar y mantener el sistema de control interno y el sistema de gestión de calidad en la Empresa de Renovación Urbana.

— Mediante Resolución 047 de 2007 se unificó el equipo de implementación para MECI y SGC.

— Por el Acuerdo 19 de 1996 se adoptó el estatuto general de protección ambiental del Distrito Capital y dictaron normas básicas para garantizar la preservación y defensa del patrimonio ecológico, los recursos naturales y el medio ambiente, definiendo en su artículo 4º. El sistema ambiental del Distrito Capital SIAC, como el conjunto de orientaciones, normas, actividades, recursos, programas e instituciones que regulan la gestión ambiental del Distrito Capital.

— Mediante Decreto Distrital 456 de 2008, se reformó el plan de gestión ambiental del Distrito (PGA).

— Mediante Resolución 038 de 2006, se creó el comité de coordinación del plan institucional de gestión ambiental (PIGA) de la Empresa de Renovación Urbana.

— El Decreto 509 de 2009 adopta el plan de acción cuatrienal ambiental PACA y en su artículo 5º numerales 1º y 2º establece el alcance y formulación solo para las entidades ejecutoras principales del sistema ambiental del Distrito Capital (SIAC).

— El Decreto 332 de 2004 artículo 7º, establece que se adoptarán planes de emergencia en donde se definirán políticas, sistemas de organización y procedimientos generales aplicables a enfrentar de manera adecuada las situaciones de calamidad, desastre o emergencia que estén de acuerdo con los parámetros e instrucciones de la dirección de prevención y atención de emergencias - DPAE.

— Mediante Resolución 004 de 2009 la dirección de prevención y atención de emergencias, adoptó la versión actualizada del plan de emergencias de Bogotá, el cual establece los parámetros e instrucciones y se define políticas, sistemas de organización y procedimientos interinstitucionales para la administración de emergencias en Bogotá, D.C.”.

— Por la Directiva 004 de 2005 de la Secretaría General se impartieron orientaciones y directrices para la estructuración e implementación del sistema de gestión de calidad en las entidades y organismos distritales.

Que el consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno mediante Circular 3 del 27 de septiembre de 2005, impartió lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre el sistema de gestión de calidad y el modelo estándar de control interno, fundamentándose en ello para indicar que el comité de coordinación de control interno puede asumir las veces del comité de calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos sistemas.

Que la Circular Conjunta de la Veeduría Distrital y la Secretaría General 018 de 2006 sobre la compatibilidad de los sistemas de gestión de calidad y control interno, estableció lineamientos para su implementación.

Que la Empresa de Renovación Urbana en la búsqueda de articulación de los diferentes componentes de gestión administrativa previstos en la normatividad citada, mediante la Resolución 047 de 2007 unificó el equipo de implementación para MECI y SGC.

Que mediante la Directiva 05 de 2005 el Alcalde Mayor estableció “Las políticas generales de tecnologías de información y comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital”, disponiendo en su numeral 4.3., lo relacionado con el tema de seguridad y control de la información: “Debido a la creciente utilización de las TIC, que generan beneficios para las entidades del Distrito en el mejoramiento para el cumplimiento de su misión y la prestación de servicios a la ciudadanía, se hace evidente la exposición a ciertos riesgos que deben minimizarse para garantizar la seguridad de la información en aspectos tales como disponibilidad, confiabilidad, accesibilidad e integridad de la misma”.

Que el artículo 1º del Decreto Distrital 514 de 2006, estableció que toda entidad pública del nivel distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos “SIGA”, estipula que el sistema interno de gestión documental y archivos forma parte del sistema de información administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas como el de gestión de calidad y el modelo estándar de control interno, entre otros.

Que mediante Resolución 071 de 2005, se conformó el comité de archivos de la Empresa de Renovación Urbana.

Que mediante Resolución 047 de 2009, se conformó el comité de seguridad de la información de la Empresa de Renovación Urbana y se definieron sus funciones.

Que mediante Resolución 042 de 2005, se creó el comité técnico para la identificación y estructuración de las líneas de negocios de la ERU.

Que no obstante lo anterior, se hace necesario involucrar y articular los componentes de gestión ambiental, desarrollo administrativo, seguridad de la información y el subsistema de gestión documental y archivo “SIGA” en el desarrollo del sistema integrado de gestión de la Empresa de Renovación Urbana, y de igual manera establecer la creación de comités técnicos que faciliten su operacionalización, integralidad y efectividad en la gestión de la entidad.

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer en la Empresa de Renovación Urbana un sistema integrado de gestión (SIG), entendido este como el conjunto articulado de herramientas de gestión —sistemas de gestión de calidad, de control interno, de desarrollo administrativo, de gestión documental y de gestión ambiental (PIGA, PIRE)— que permita a la Empresa de Renovación Urbana el logro de sus objetivos y metas institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la entidad.

ART. 2º—Principios. Son principios del sistema integrado de gestión los principios propios de los sistemas de gestión de calidad, de control interno, de desarrollo administrativo, de gestión documental y de gestión ambiental, en especial, el enfoque al cliente, la participación activa de los servidores públicos, el enfoque basado en procesos, el trabajo en equipo, la transparencia, el autocontrol, la autogestión y la autorregulación.

ART. 3º—Objetivos del sistema integrado de gestión. Orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de la norma del sistema de gestión de calidad, del modelo estándar de control interno, del sistema de desarrollo administrativo, de gestión documental y del plan institucional de gestión ambiental (sistema de gestión ambiental), con la dirección estratégica de la Empresa de Renovación Urbana con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimización de recursos y procesos.

ART. 4º—Políticas. Son políticas del sistema integrado de gestión las consagradas en la norma técnica de gestión de calidad, en el modelo estándar de control interno, en el sistema de desarrollo administrativo, subsistema de gestión documental y archivos (SIGA), plan institucional de gestión ambiental (sistema de gestión ambiental), seguridad de los activos de información y las que en ejecución de su implementación adopte la Empresa de Renovación Urbana.

ART. 5º—Responsabilidad. El establecimiento y desarrollo del sistema integrado de gestión será responsabilidad del gerente general como la máxima autoridad de la Empresa de Renovación Urbana, y de los directores y jefes de cada dependencia, así como de los demás servidores públicos y trabajadores oficiales de la entidad.

ART. 6º—Equipos de trabajo institucional. Crear en la Empresa de Renovación Urbana los siguientes tres (3) equipos de trabajo institucional: equipo directivo, equipo operativo y equipo evaluador, cuya conformación, roles y responsabilidades en el diseño, implementación y evaluación del sistema integrado de gestión, serán los previstos en los artículos siguientes:

ART. 7º—Equipo directivo. Está conformado por los servidores públicos del nivel directivo de la Empresa de Renovación Urbana.

El equipo directivo actuará como comité del sistema integrado de gestión, comité este que a través de la presente resolución, integra y fusiona el comité de coordinación de control interno, el comité del sistema de gestión de calidad, la unificación equipo MECI y calidad, el comité de coordinación del plan institucional de gestión ambiental, el comité de archivo, el comité de seguridad de la información, y el comité técnico para la identificación y estructuración de las líneas de negocios de la ERU, que fueron establecidos mediante resoluciones 043 de 2005, 070 de 2005, 047 de 2007, 038 de 2006, 071 de 2005, 047 de 2009, y 042 de 2005 respectivamente, comités que desaparecen en virtud de la presente resolución. En los temas que se consideren pertinentes, el comité del sistema integrado de gestión contará con el soporte de los comités técnicos que se conformarán de acuerdo con el artículo décimo cuarto de la presente resolución.

ART. 8º—Composición del comité del sistema integrado de gestión. El comité del sistema integrado de gestión, está conformado por:

a) El (la) gerente general, quien lo presidirá

b) El (la) director (a) de gestión corporativa y de control interno disciplinario

c) El (la) director (a) jurídico

d) El (la) director (a) técnico

e) El (la) director (a) financiero

f) El (la) director (a) comercial

g) El (la) jefe de la oficina asesora de planeación.

h) El (la) jefe de la oficina asesora de comunicaciones

i) El (la) asesor (a) de control interno, con voz pero sin voto.

ART. 9º—El comité del sistema integrado de gestión tendrá a su cargo los siguientes roles y responsabilidades:

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, y perfeccionamiento y sostenibilidad del sistema integrado de gestión.

2. Evaluar la consistencia y validez del diagnóstico del sistema integrado de gestión.

3. Aprobar y evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

4. Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implantación del sistema de gestión de calidad, del sistema de desarrollo administrativo, del subsistema interno de gestión documental y archivos, del sistema de control interno y del sistema de gestión ambiental.

5. Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante:

a) La comunicación a los servidores públicos, trabajadores oficiales y particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad, acerca de la importancia del sistema integrado de gestión y de satisfacer tanto los requisitos legales como del cliente.

b) La determinación y difusión de las políticas del sistema integrado de gestión.

c) La seguridad de que se establecen los objetivos del sistema integrado de gestión de la Empresa de Renovación Urbana.

d) La realización de las revisiones de calidad del sistema por la dirección.

e) El aseguramiento de la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación y sostenibilidad del sistema integrado de gestión.

6. Fomentar en la Empresa de Renovación Urbana la cultura de la mejora continua.

7. Aprobar los programas de evaluación Independiente (auditorías y evaluaciones a los diferentes componentes del SIG).

8. Asegurar la existencia de un direccionamiento y apoyo gerencial para soportar la administración y desarrollo de iniciativas sobre seguridad de la información, su adecuada utilización y el mantenimiento de políticas de seguridad en la entidad.

9. Normalizar la gestión documental de la Empresa de Renovación Urbana para la organización, racionalización y mejoramiento de su producción documental, la administración de sus archivos de gestión y central, y la construcción del subsistema Interno de gestión documental y archivo “SIGA”.

10. Evaluar el estado y avance del sistema integrado de gestión con base en los informes o encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios y beneficiarios.

11. Determinar la viabilidad y conveniencia de certificar o no los procesos de la Empresa de Renovación Urbana que considere pertinentes.

12. Prevenir y minimizar los posibles impactos ambientales que se derivan de las actividades propias de la Empresa de Renovación Urbana, promoviendo el manejo adecuado de los recursos naturales.

ART. 10.—Funcionamiento del comité del sistema integrado de gestión. Para el cumplimiento de sus roles y responsabilidades el comité del sistema integrado de gestión actuará bajo los siguientes lineamientos.

1. Reuniones del comité del sistema integrado de gestión. El comité sesionará, de manera ordinaria cada dos meses, y extraordinaria, cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria del (la) jefe (a) de la oficina asesora de planeación.

2. Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité del sistema integrado de gestión la ejercerá el representante de la alta dirección para la implementación del sistema de gestión de calidad, actualmente, el (la) jefe (a) de la oficina asesora de planeación.

No obstante, en los temas inherentes al sistema de control interno, distintos a la implementación del MECI, la secretaría técnica estará a cargo del asesor (a) de control interno, para lo cual se establecerán las agendas específicas.

3. Quórum. Constituye quórum para deliberación en la sesión del comité la asistencia de la mitad más uno del total de sus miembros. Constituye quórum decisorio el voto de la mitad más uno de los miembros asistentes al comité.

4. Invitados. A las reuniones del comité del sistema integrado de gestión podrán asistir otros servidores o contratistas de otras áreas y niveles de la Empresa de Renovación Urbana, cuando se considere conveniente y de conformidad con la agenda establecida por invitación cursada a través de la secretaría técnica.

5. Inasistencia. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro permanente del comité del sistema integrado de gestión, no pueda asistir, deberá comunicarlo a la secretaría técnica del comité con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse en la información, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y compromisos adquiridos.

Los miembros permanentes no podrán delegar su participación en el comité del sistema integrado de gestión, salvo el gerente general, quien delegará su participación en el director de gestión corporativa y control interno disciplinario.

6. Actas. Todo lo tratado en las sesiones del comité, constará en actas, las cuales se numerarán consecutivamente y serán suscritas por el gerente general o su delegado, y el secretario técnico respectivo. El archivo y custodia de las actas estará a cargo de la correspondiente secretaría técnica del comité, según el tema que en ellas se trate.

ART. 11.—Equipo operativo o de gestores. El equipo operativo estará conformado por los servidores públicos y trabajadores oficiales, representantes de las distintas dependencias que conforman la Empresa de Renovación Urbana, delegados por sus jefes, por escrito, para atender lo referente a los diferentes sistemas que se integran, conocidos como gestores del sistema integrado de gestión, equipo que cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

1. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión bajo las orientaciones del representante de la alta dirección y en coordinación con los gestores de la oficina asesora de planeación.

2. Ser el soporte principal y mantener informado a su jefe inmediato sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión.

3. Divulgar y capacitar a los servidores de su dependencia en el sistema integrado de gestión, bajo las directrices del representante de la alta dirección.

4. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el Representante de la alta dirección durante el desarrollo, implementación y mantenimiento del sistema integrado de gestión.

5. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el sistema integrado de gestión, al representante de la alta dirección, para su evaluación y aplicación.

7. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

8. Fomentar en la Empresa de Renovación Urbana la cultura de la mejora continua y difundir los principios del sistema integrado de gestión.

9. Ejecutar, bajo la coordinación de su jefe inmediato, a través de los subcomités de autoevaluación y con el apoyo de sus compañeros de dependencia, cada una de las actividades tendientes a cumplir con la estructuración e implementación del sistema integrado de gestión de la Empresa de Renovación Urbana.

10. Servir de facilitadores para el desarrollo de proyectos de seguridad de la información.

11. Promover la estandarización y el mejoramiento continuo de los procesos de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de manuales de procedimientos.

12. Prevenir la improvisación y las interpretaciones diversas en la ejecución de los procesos y procedimientos de la entidad y asegurar que los mismos se pongan en práctica bajo el nuevo enfoque de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005.

13. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión de la Empresa de Renovación Urbana.

14. Informar al representante de la alta dirección sobre las necesidades de capacitación de los diferentes subsistemas que conforman el sistema integrado de gestión.

15. Colaborar y apoyar a los gestores de la oficina asesora de planeación en todo lo referente al proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del sistema integrado de gestión.

16. Difundir los impactos ambientales que se generen durante la ejecución de sus procesos y promover las acciones de mitigación o prevención de los mismos, fomentando el compromiso hacia la conservación del medio ambiente.

ART. 12.—Equipo evaluador. El equipo evaluador estará conformado por el (la) asesor (a) de control interno y los servidores públicos que este designe. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión y se apoyará en los auditores de calidad de la Empresa de Renovación Urbana, cuando así lo requiera.

ART. 13.—Representante de la alta dirección. El (la) jefe (a) de la oficina asesora de planeación, como representante de la alta dirección para el desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades:

1. Ser el soporte principal del gerente general para el impulso, construcción y consolidación del sistema integrado de gestión.

2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión de la Empresa de Renovación Urbana atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.

3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación del sistema integrado de gestión.

4. Someter a consideración del comité del sistema integrado de gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación y desempeño del sistema integrado de gestión y cualquier necesidad de mejora.

5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el equipo técnico de gestores del sistema integrado de gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

6. Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión.

7. Coordinar y dirigir las actividades del equipo operativo del sistema integrado de gestión.

8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

9. Representar a la Empresa de Renovación Urbana frente a organismos externos en los asuntos relativos al sistema integrado de gestión.

10. Convocar las reuniones del comité del sistema integrado de gestión.

11. Ejercer la secretaría técnica del comité del sistema integrado de gestión.

PAR.—El representante de la alta dirección para el sistema integrado de gestión para el ejercicio de sus roles y responsabilidades, se apoyará en los servidores de la oficina asesora de planeación, quienes cumplirán los siguientes roles y responsabilidades:

1. Levantar y llevar las memorias del proceso de planeación, desarrollo e implementación del sistema integrado de gestión.

2. Coordinar al equipo operativo en todo lo relacionado con el sistema integrado de gestión.

3. Velar por el cumplimiento del sistema integrado de gestión.

4. Brindar asesoría al equipo operativo del sistema integrado de gestión en todo lo relacionado con el sistema.

5. Las demás que el jefe de la oficina asesora de planeación y/o el comité del sistema integrado de gestión determinen.

ART. 14.—Comités técnicos. Para el adecuado desarrollo y funcionamiento del sistema integrado de gestión se conformarán comités técnicos en los temas que se considere necesario y actuarán bajo la coordinación del comité del sistema integrado de gestión. Los comités técnicos establecerán su propio reglamento.

ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las resoluciones 043 de 2005, 070 de 2005, 047 de 2007, 038 de 2006, 071 de 2005, 047 de 2009 y 042 de 2005.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a los 23 días del mes de diciembre de 2009.