Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 12660 DE 2015 

(Octubre 22)

“Por la cual se implementan las políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Fondo Rotatorio”.

El Registrador Nacional del Estado Civil

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, numeral 1º del artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, el artículo 25 del Decreto-Ley 1010 de 2000, los artículos 16 y 19, numeral 1º del Decreto 1716 de 2009, artículos 2.2.4.3.1.2.2 y 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 1º del artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, determina que es obligación del Registrador Nacional del Estado Civil, dirigir el funcionamiento de todas las dependencias de la entidad.

Que le corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil dirigir las labores administrativas y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil de conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Decreto-Ley 1010 de 2000.

Que las políticas de prevención del daño antijurídico constituyen un objetivo estratégico, para el cumplimiento de la función pública asignada a la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio, en aras de la protección del erario, los principios fundantes de nuestro Estado social de derecho, los derechos, libertades y obligaciones del conglomerado y, la actividad litigiosa.

Que el Comité de conciliación y defensa judicial de la Registraduría Nacional del Estado Civil aprobó en sesión del 30 de octubre de 2014, el Manual de prevención de políticas del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio.

Que mediante Resolución 15240 del 31 de octubre 2014 el Registrador Nacional del Estado Civil adoptó el Manual de políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio.

Que el Comité de conciliación y defensa judicial de la Registraduría Nacional del Estado Civil en sesión del 9 de diciembre de 2014, decidió que las áreas encargadas de la estructuración de la implementación de las políticas públicas, serían: Registraduría delegada para el registro civil y la identificación, Registraduría delegada en lo electoral, gerencia de talento humano y oficina jurídica y designarían los funcionarios responsables para presentar el proyecto de implementación.

Que los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial en los términos de los artículos 16 y 19 numeral 1º del Decreto 1716 de 2009 y los artículos 2.2.4.3.1.2.2 y 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, por mayoría aprobaron la implementación de las políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Fondo Rotatorio.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Implementar las políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio.

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Plan de ejecución - gestión de actividades y mecanismos de implementación - políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio/Resolución Nº de 2015Gerencia de talento humano- Pág. 7
Causas primarias o subcausasMetasPlan de ejecución por áreaMecanismo(s) de implementaciónCronograma de gradualidad en su implementaciónFuncionario(s) designado(s)Plan de financiaciónPresupuesto estimadoEstrategias de divulgaciónMonitoreo y evaluación
Indicador de gestión. Mecanismos de implementación).Indicador de resultados. (Causas).Indicador de impacto
Falta de información veraz que integran los planes y programas en cumplimiento de la política de desarrollo del talento humano establecida en la Resolución 2195 del 2009/4/16 e incumplimiento del requisito 4.2.3 Control de documentos de la norma NTC-ISO 9001:2008Fortalecer la utilización de las bases de datos, para la administración de personalActualización de los procedimientos para el programa de bienestar social y para el sistema de gestión y de seguridad social en el trabajo (SG-SST)Aplicación de los procesos y procedimientos formulados por la oficina de planeación que hacen parte del sistema de gestión de calidad así:
◌ Procedimiento DP-PDE-MPI-001, elaboración de metodologías.
◌ Utilización del instructivo I-PDE-MPI-005, elaboración de los documentos de los procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad y del MECI de la RNEC.
◌ Documentos del sistema de gestión de calidad, norma NTCGP 1000:2009
◌ Manual de calidad, MPDE-PGI-001
Fecha inicio: 2015-10-01
Fecha final: 2015-11-30
Profesional especializado con funciones de coordinador de desarrollo integral y profesionales universitarios, responsables de las actividades en el área.Con el recurso humano vinculado y herramienta tecnológica propiaRecursos de normal funcionamiento◌ Buzón gerencia del talento humano.
◌ Sitio web de la entidad.
◌ Intranet de la entidad.
A través de la realización de auditorías internas y externas de calidad y de las auditorías de gestión lideradas por la oficina de control interno, con la verificación y cumplimiento de los documentos que integran el sistema de gestión de calidad de la RNEC.Número de procedimientos implementadosDisminución en el número de peticiones y/o reclamaciones de los servidores o ex servidores
Falta de información veraz que integran los planes y programas en cumplimiento de la política de desarrollo del talento humano establecida en la Resolución 2195 del 2009/04/16 e incumplimiento del requisito 4.2.3 control de documentos de la norma NTC-ISO 9001:2008Ofrecer capacitación◌ Capacitación de los servidores del nivel central y parte del desconcentrado en ejecución del proyecto de inversión relacionado con los procesos misionales de la entidad, que en su eje temático abarcaría un curso de ofimática básica, curso MECI y SGC y seminario de protección de datos personales, aproximadamente para 482 servidores.
◌ Capacitación de los servidores de la entidad tomando como base las necesidades reportadas por el nivel central y desconcentrado para los ejes temáticos como la Excelencia en el Servicio, que será dictado por el SENA en la ciudad de Bogotá, para 60 servidores.
Ejecución plus del proyecto de inversión denominado “Capacitación, inducción y reinducción de los procesos misionales de la Registraduría a nivel nacional”, por intermedio de la institución educativa seleccionada.Fecha Inicio: 2015-10-01
Fecha Final: 2015-11-30
Profesional especializado con funciones de coordinador de desarrollo integral y profesionales universitarios, responsables de las actividades en el área.Recursos propios por intermedio del Fondo Rotatorio de la RNEC, por presupuesto apropiado por el DNP.$ 700,000,000Políticas Operativas a través de circulares divulgadas por medio electrónico y por la intranet de la entidad.◌ Indicador de eficacia: Cumplimiento del PIFC: (Nº de actividades realizadas / Nº De actividades programadas) x 100◌ Indicador de eficiencia:
Evaluación eventos de capacitación: (Número de servidores(as) que califican por encima de 3.5 / número de servidores(as) encuestados(as)) x 100.
◌ Indicador de efectividad: Impacto de las capacitaciones en el desempeño laboral de los servidores: (Número de servidores con nivel de porcentaje alto en conocimientos adquiridos/número de servidores que recibieron capacitaciones en el semestre) x 100.
◌ Formato evaluación del impacto de capacitación F-GTH-PTH-010.
Falta de información veraz que integran los planes y programas en cumplimiento de la política de desarrollo del talento humano establecida en la Resolución 2195 del 2009/04/16 e incumplimiento del requisito 4.2.3 control de documentos de la norma NTC-ISO 9001:2008Implementación de la carrera administrativa◌ Revisar y adoptar el Manual específico de funciones y competencias laborales.
◌ Identificar y definir la oferta pública de empleos de carrera-OPEC, así como cargar la información en el aplicativo correspondiente y continuar con la revisión de los documentos que soportan la inscripción, actualización y/o cancelación en el registro público de carrera.
◌ Ajustar la metodología de evaluación del desempeño laboral-EDL y los instrumentos de aplicación.
◌ Con relación al Manual de funciones y competencias laborales, se llevarán a cabo los ajustes solicitados por parte de la oficina de jurídica para los cargos de directivos y asesores; y su posterior adopción. Para los ejes temáticos se tiene previsto realizar la revisión de los demás cargos, dado que los de directivos y asesores ya han sido revisados.
◌ Con respecto a la oferta pública de empleos, se planteará como propuesta incluir en la OPEC los núcleos de conocimiento y las disciplinas académicas además de las áreas de conocimientos que ya se encuentran en el Manual de funciones y competencias laborales, como insumo para el concurso público de méritos. Teniendo en cuenta lo anterior, se revisarán los requisitos de estudio y se enviará a revisión por parte de las instancias pertinentes. De ser aprobada dicha propuesta, será necesario hacer la inclusión en el Manual de funciones y competencias laborales. Se presentará ante el consejo superior de la carrera el resultado obtenido de la prueba piloto realizada en la Registraduría Distrital. Posteriormente, se dará inicio a la utilización del aplicativo del RPC por parte de las delegaciones, iniciando con la Registraduría Distrital. Teniendo en cuenta las directrices correspondientes, se dará inicio a las capacitaciones respectivas.
◌ La propuesta de reglamentación de la evaluación del desempeño laboral y periodo de prueba, junto con la prueba piloto realizada en la delegación de Cundinamarca se presentarán al consejo superior de la carrera para su revisión y adopción, con el fin de comenzar con las capacitaciones correspondientes.
Fecha Inicio: 2015-10-01
Fecha Final: 2015-11-30
◌ Consejo superior de la carrera
◌ Coordinación de carrera administrativa especial
◌ Gerencia de talento humano
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, designó el presupuesto de ejecución para toda la vigencia 2015, donde estas tres (3) actividades se encuentran dentro de las siete propuestas en el plan estratégico y cuyos recursos fueron apropiados desde el comienzo del 2015.N/A◌ Buzón gerencia del talento humano.
◌ Sitio web de la entidad.
◌ Intranet de la entidad.
Indicador de eficacia para los procesos de vinculación y permanencia: Carrera administrativa (Nº de actividades realizadas/ Total de actividades planeadas)* 100Porcentaje de implementaciónIngreso, permanencia y el retiro

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Plan de ejecución - gestión de actividades y mecanismos de implementación-políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio/Resolución Nº de 2015Registraduría delegada para el registro civil y la identificación Pág.
Causas primarias o subcausasMetasPlan de ejecución por áreaMecanismo(s) de implementaciónCronograma de gradualidad en su implementaciónFuncionario(s) designado(s)Plan de financiaciónPresupuesto estimadoEstrategias de divulgaciónMonitoreo y evaluación
 Indicador de gestión. (Mecanismos de implementación).Indicador de resultados. (Causas).Indicador de impacto
Desactualización y obsolencia de los procesos y procesos detectados mediante el proceso de auditoría interna de calidad, liderada por la oficina de control interno.Actualización de los procesos y procedimientosA manera histórica, el proceso de revisión y actualización de los procedimientos, viene ejecutándose desde la vigencia 2013, con un grupo de supernumerarios asignados a la Registraduría Delegada para tal fin.
Para la vigencia 2014 y ante la necesidad de continuar con la actividad de revisión y actualización de los procedimientos, se estableció la estrategia de fraccionarlos en 2 fases, iniciando por el sitio central y concluyendo por el nivel desconcentrado.
Desde esa vigencia y con corte al 18 de septiembre de 2015, se han aprobado y publicado 18 procedimientos, se han declarado obsoletos 21.
Como plan de ejecución al 31 de diciembre de 2015, se tiene previsto continuar con el proceso de revisión, actualización, declaración de obsolescencia o traslado de 34 procedimiento pertenecientes al sitio central del macroproceso de identificación, para la culminación de los 73 procedimientos a nivel central.
Finalmente, se tiene previsto realizar el proceso de actualización, declaración de obsolescencia o traslados de los 14 procedimientos del nivel desconcentrado relacionados con el macroproceso de identificación.
* Se hace revisión conjunta con cada uno de los coordinadores de los grupos de trabajo del macroproceso de identificación.
* Se procede por parte del coordinador a actualizar, declara obsoleto o trasladar el procedimiento por competencia. * Una vez tomada la decisión se procede hacer revisión metodológica y envió a la oficina planeación para su respectiva aprobación y publicación.
* De requerirse ajustes por parte de la oficina de planeación, se realizan y se vuelven a enviar.
* Una vez estén de conformidad, se procede a imprimir y recoger firmas, escanear en formato PDF y enviar para su respectiva publicación a la oficina de planeación.
Junio de 2013 a diciembre de 2015Registraduría delegada para el registro civil y la identificación, oficina de planeación.Recurso humano y administrativo propioRecursos de normal funcionamientoCorreos electrónicos, oficios de socialización y la intranet de la entidad* 18 procedimientos aprobados y publicados en la intranet.
* 21 procedimientos declarados obsoletos y publicados en la intranet
Número de procedimientos implementadosDisminución en el número de peticiones y/o reclamaciones de los ciudadanos
Tiempos extensos para la expedición de tramitesConsolidación de trámites y procedimientos.La Registraduría delegada en conjunto con la gerencia de informática desde inicios de la vigencia 2015, implementa un nuevo esquema de solicitud de duplicados de cédula de ciudadanía, el cual reduce los tiempos de entrega del documento, denominado “Duplicado web” la cual esta implementado desde el 2 de septiembre de 2015, iniciando en las 5 principales capitales del país (Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla y Bucaramanga)Activar en el módulo de administración del aplicativo, las oficinas a implementar.Septiembre a diciembre de 2015Registraduría delegada para el registro civil y la identificación y gerencia de informáticaRecurso humano y administrativoRecursos de normal funcionamientoPor intermedio de la página web de la entidad5 OficinasReducción de tiempos de esperaSatisfacción usuarios
Obsolescencia tecnológica de la plataforma de los sistemas de identificación y registro civilMejoramiento en la utilización de los recursos tecnológicos.Desde el proceso de planeación y concepción establecida para el nuevo plan nacional del desarrollo “Todos por un país nuevo, paz, equidad y educación”, se orientó a implementar los siguientes dos productos que permitirá al macroproceso prestar el servicio misional de identificación de una manera eficiente y efectiva.
1. Renovación tecnológica de los sistemas misionales de identificación y registro civil
2. Gestión y acceso óptimo de la información
La anterior implementación, se presenta por fases, teniendo para la primera fase denominada “Ambiente web de los servicios misionales”, en el entendido que el impacto del proyecto debe recaer en la prestación del servicio misional que constituye el primer frente del sistema, el cual compone el insumo de la cadena de producción que se realiza en oficinas centrales, es decir, las solicitudes de documentos de identificación, tarjetas de identidad y cédulas de ciudanía, tramitados en línea y puestos en un servidor de correo para cargue al sistema y registros civiles, validados en línea e incorporados automáticamente sin intermediación manual de acopio y cargue a las base de datos del sistema.
De igual forma, es necesaria la implementación de herramientas de seguridad y auditoria que garanticen el control sobre los datos y bases de datos que componen el sistema nacional de identificación.
• Desarrollo en ambiente web actual SIRC con nuevas funcionalidades.
• Instalar alta disponibilidad para el entorno web (servidores de aplicaciones, bases de datos, correo, balanceadores de carga) y elementos de seguridad respectivos.
• Dotar de conectividad a la totalidad de los municipios
* Implementación de herramientas de seguridad
enero a diciembre de 2016Registraduría delegada para el registro civil y la identificación y gerencia de informáticaSolicitud de recursos por gastos de funcionamiento, mediante comunicado RDRCI-156 del 25 de marzo de 2015124 mil millones de pesosComunicaciones internasNúmero de registradurías que implementaron las nuevas herramientas tecnológicasPruebas de vulnerabilidad a las herramientas tecnológicasControl de datos
Artículo 18 del Decreto 19 de 2012, artículo 159 de la Ley 1753 de 2015 y Decreto 213 del Código electoralEstablecer mecanismos de colaboración armónica, entre los diferentes entes que conforman al EstadoPara el proceso de autenticación biométrica, se emitió la Resolución 3341 de 2013, por la cual la Registraduría Nacional del Estado Civil reglamenta las condiciones y el procedimiento para el acceso de entidades públicas a los datos y las bases de datos de la información que produce y administra la entidad. Así mismo se generaron el anexo técnico Nº 1 que determina la prueba técnica para el certificado de biometría y el Anexo técnico Nº 2 que establece los requerimientos mínimos en infraestructura.
Actualmente existen 6 convenios suscritos.
Se tiene por interesados de entidades públicas para suscripción de convenios 9, la cual esta puede ser dinámica dependiendo del interados (sic).
Las entidades interesadas solicitan la suscripción de convenio interadministrativo para consultar los procesos biométricos. Se realizan las reuniones pertinentes para explicar el proceso biométrico y los requisitos mínimos. Después se realiza la prueba técnica del anexo técnico Nº 1 y una vez avalado por la Registraduría, se realizan los trámites pertinentes con secretaría general para la celebración del convenio interadministrativo. Después de celebrado el convenio y cumplido con los requisitos del anexo técnico Nº 2 se realiza lo pertinente para la ejecución del convenio.2011 al 2015Registraduría delegada para el registro civil y la identificación. Gerencia de informática.Recurso humano y administrativoRecursos de normal funcionamientoUna vez se celebre el convenio. La coordinación de prensa y publicaciones por intermedio de la página web de la entidad se divulga la ejecución del convenioConveniosNúmero de convenios implementadosUna vez suscritos e implementados se evaluarán
Necesidades de capacitación a nivel nacional para las variables normativas, tecnológicas, funcionales que apliquen a los procesos misionales de la entidad, para una buena prestación del servicio por parte de la entidad.Capacitación a los funcionarios y las entidades.◌ Capacitación de los servidores del nivel central y parte del desconcentrado en ejecución del proyecto de inversión relacionado con los procesos misionales de la entidad, que en su eje temático abarcaría un curso de ofimática básica, curso MECI y SGC y seminario de protección de datos personales, aproximadamente para 482 servidores.
◌ Capacitación de los servidores de la entidad tomando como base las necesidades reportadas por el nivel central y desconcentrado para los ejes temáticos como la excelencia en el servicio, que será dictado por el SENA en la ciudad de Bogotá, para 60 servidores.
Ejecución plus del proyecto de inversión denominado “Capacitación, inducción y reinducción de los procesos misionales de la Registraduría a nivel nacional”, por intermedio de la institución educativa seleccionada.Fecha inicio: 2015-10-01
Fecha final: 2015-11-30
Profesional especializado con funciones de coordinador de desarrollo integral y profesionales universitarios, responsables de las actividades en el área.Recursos propios por intermedio del Fondo Rotatorio de la RNEC, por presupuesto apropiado por el DNP.$ 700.000.000Políticas operativas a través de circulares divulgadas por medio electrónico y por la Intranet de la entidad.◌ Indicador de eficacia: cumplimiento del PIFC (Nº De actividades realizadas / Nº de actividades programadas) x 100◌ Indicador de eficiencia: Evaluación eventos de capacitación: (Número de servidores(as) que califican por encima de 3.5 / Número de servidores(as) encuestados(as)) x 100.◌ Indicador de efectividad: Impacto de las capacitaciones en el desempeño laboral de los servidores: (Número de servidores con nivel de porcentaje alto en conocimientos adquiridos / Número de servidores que recibieron capacitaciones en el semestre) x 100.
◌ Formato evaluación del impacto de capacitación F-GTH-PTH-010.

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Plan de ejecución - gestión de actividades y mecanismos de implementación-políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio/Resolución Nº de 2015Registraduría delegada para el registro civil y la identificación Pág.
Causas primarias o subcausasMetasPlan de ejecución por áreaMecanismo(s) de implementaciónCronograma de gradualidad en su implementaciónFuncionario(s) designado(s)Plan de financiaciónPresupuesto estimadoEstrategias de divulgaciónMonitoreo y evaluación
 Indicador de gestión. (Mecanismos de implementación).Indicador de resultados. (Causas).Indicador de impacto
Verificación constante de la estructura funcional del macroproceso de identificaciónFortalecimiento y coordinación de las instancias responsables de gestionar estos procesosLa Registraduría delegada en conjunto con sus direcciones han estado evaluando las nuevas funciones asignadas al macroproceso y las actuales en funcionamiento, conllevando a la reorganización de algunos grupos de trabajo— Creación del grupo de acceso a la información y protección de datos personales, encamidos (sic) al cumplimiento de la normatividad asignada a la Registraduría Nacional del Estado Civil.
— Supresión del grupo de trabajo de tarjeta de identidad y reasignación de las funciones en los diferentes grupos de la Dirección Nacional de Identificación.
— Creación del grupo de validación y producción de registro civil, con el objeto de ejercer un control al proceso de inscripción de registro civil.
Finalmente, no se tiene programada la afectación o creación de algún grupo del macroproceso de identificación.
Nov-Dic 2015Registraduría delegada para el registro civil y la identificación.Recurso humano y administrativoRecursos de normal funcionamientoActos administrativosVerificacionesNúmero de verificacionesSatisfacción usuarios

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Plan de ejecución - gestión de actividades y mecanismos de implementación- políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio/Resolución Nº de 2015Registraduría delegada en lo electoral Pág. Nº
Causas primarias o subcausasMetasPlan de ejecución por áreaMecanismo(s) de implementaciónCronograma de gradualidad en su implementaciónFuncionario(s) designado(s)Plan de financiaciónPresupuesto estimadoEstrategias de divulgaciónMonitoreo y evaluación
Indicador de gestión (Mecanismos de implementación)Indicador de resultados. (Causas)Indicador de impacto
El desempeño y buena utilización del material electoral por la ciudadanía, en los diferentes certámenes electorales en el país, es un proceso de constante actualización. Cada evento electoral tiene sus particularidades y los documentos electorales deben responder a ese contexto y a sus necesidades propias. De las anteriores experiencias se pretende mejorar el diseño tanto de las tarjetas electorales, como del resto de documentos que se utilizan en el proceso con el fin de dar claridad al electorado.Mejoramiento en el diseño de las tarjetas electoralesLas tarjetas electorales han sido objeto de modificaciones que asegurarán claridad al electoral a la hora de ejercer su deber ciudadano. A la fecha, se encuentran en fase de desarrollo los cambios a realizarse en las mismas, en tanto que se siguen adelantando acciones y pruebas que muestren efectividad en la claridad de los diferentes documentos electorales, previendo una buena utilización de los mismos por parte de la ciudadanía. Diferenciación de tarjetas electorales por colores neutros en las próximas elecciones de autoridades locales del 25 de octubre de 2015, con el fin que los jurados de votación y demás comisiones escrutadoras no cometan errores (ej. alcaldía - color gris, gobernador - color dorado, concejo - color morado, asamblea - color naranja y jal - color azul). Adicionalmente, a través de la Resolución 8971 del 25 de agosto de 2015, el Registrador Nacional del Estado Civil resuelve vincular a la tarjeta electoral de corporación un cuadernillo electoral, para que los electores tengan mayor claridad frente a los nombres de los candidatos y a las organizaciones políticas que representan.Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.Octubre 2014 -noviembre 2015Registraduría delegada en lo electoral - dirección de gestión electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosContratos - Ej. Contrato 059 de 2015 (UT Disproel 2015) Valor impresos y publicaciones: 72.230.177.335 (dentro de este presupuesto se encuentra en valor de las tarjetas electorales, cuadernillos, cartillas, sobres, formularios entre otros).Publicación página web. Capacitación de funcionarios y capacitación de jurados de votación con material didáctico.Se han realizado efectivamente acciones con el fin de mejorar el diseño de las tarjetas electorales y los cuadernillos que se vinculan a las mismas (R. 8971/2015).Diseño final de la tarjeta electoral a utilizar en las elecciones de autoridades locales de 2015, publicadas en la página web de la entidad.Mediano plazo - años electorales
En tanto que en las elecciones de autoridades locales celebradas en el año 2011 se encontraba recién promulgada la Ley 1475 de 2011, su aplicación se dio de manera gradual en el proceso eleccionario de la época. A la fecha, de acuerdo con la experiencia y con la necesidad de cumplir con los preceptos legales vigentes, se deben tomar las medidas para que toda la ciudadanía conozca de los procedimientos para la inscripción de candidaturas.Elaboración de instructivos y listas de chequeo para inscripción de candidatosExpedición de la Circular 111 del 26 de mayo de 2015 (interna) e instructivo de inscripción de candidatos publicado en la página web de la entidad (publicada e en general). Expedición de la Circular 277 de 27 de octubre de 2014, en la cual se establecen las directrices en lo que respecta al procedimiento de registro de comités de inscripción de grupos significativos de ciudadanos y Resolución 13331 del 11 de septiembre de 2014 por la cual se establece el calendario electoral para los comicios a desarrollarse el próximo 25 de octubre de 2015. La información fue publicada debidamente en la página web de la entidad, para que la ciudadanía la conociera.Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.Octubre 2014 -noviembre 2015Registraduría delegada en lo electoral - dirección de gestión electoral/dirección de censo electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosContratos - Ej. Contrato 059 de 2015 (UT Disproel 2015) Valor impresos y publicaciones: 72.230.177.335 (dentro de este presupuesto se encuentra en valor de las tarjetas electorales, cuadernillos, cartillas, sobres, formularios entre otros).Publicación página web. Capacitación de funcionarios y capacitación de jurados de votación con material didáctico.Cumplimiento de la normatividad y demás actos administrativo de la entidad con el fin de poner en conocimiento a la ciudadanía del proceso electoral.Material elaborado para cumplir con el objetivo: Instructivos, cartillas y cuadernillos, entre otros.Mediano plazo - años electorales
En tanto que en las elecciones de autoridades locales celebradas en el año 2011 se encontraba recién promulgada la Ley 1475 de 2011, su aplicación se dio de manera gradual en el proceso eleccionario de la época. A la fecha, es pertinente dar aplicación a los requisitos consagrados en la normatividad estatutaria vigente para la inscripción de candidaturas por grupos significativos de ciudadanos.Capacitar a los funcionarios y candidatos para la inscripción de los grupos significativos de ciudadanosLas jornadas de capacitación de funcionarios se desarrollarán en el marco del riguroso proceso de selección de capacitadores que se viene adelantando desde la RDE (Circular 11 del 21 de enero de 2015 RDE). Se debe hacer alusión a la Circular 277 de 27 de octubre de 2014, en la cual se establecen las directrices en el procedimiento de registro de comités de inscripción de grupos significativos de ciudadanos. Implementación del ciclo de capacitación interna en materia electoral en la dirección de gestión electoral, mediante memorando 452 de la dirección de gestión electoral.
Adicionalmente, como parte de este ciclo de capacitaciones la entidad ha organizado la participación de funcionarios de todo el país en la participación del diplomado en conocimientos básicos electorales y funciones electorales del registrador, a través de un convenio suscrito con el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario. Toda la información se encontró publicada a través de la página web de la entidad para que la ciudadanía conociera de las particularidades en la inscripción de grupos significativos de ciudadanos.
Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.octubre 2014 - noviembre 2015Registraduría delegada en lo electoral - dirección de gestión electoral/dirección de censo electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosPresupuesto indeterminable en tanto que se encuentra dentro de las funciones generales y específicas de los diferentes funcionarios que ejecutan las actividades de capacitación.Comunicaciones por correo certificado, correo electrónico, información publicada a los funcionarios internamente por la plataforma Intranet, y en la página web oficial, etc.Publicidad que se le dio al instructivo de inscripción de candidatos por grupos significativos de ciudadanos.Se capacitaron específicamente en la materia 32 personas para ser enlaces departamentales de la entidad en el país, alrededor de 140 instructores y un porcentaje significativo de la RNEC a nivel nacional en conocimientos básicos electorales. 307 grupos significativos de ciudadanos se inscribieron y presentaron firmas para las elecciones del 25 de octubre de 2015.Mediano plazo - años electorales
Las capacitaciones de los jurados de votación en los diferentes comicios que se desarrollan en el país representan el ejercicio de una de las funciones primordiales de la entidad, en desarrollo de su misión institucional. Esta labor se actualiza paralelamente con las novedades que trae cada evento electoral y con el contexto del país, en aras de garantizar un ejemplar ejercicio de la sociedad civil que actúa como máxima autoridad electoral en la mesa de votación donde ejerce sus funciones.Capacitar jurados de votaciónUna vez surtido el trámite de capacitación de funcionarios, se efectuaran las capacitaciones respectivas a los jurados de votación designados, con una antelación que oscila entre dos (2) y un (1) mes antes de la fecha de las elecciones a realizarse. Al respecto se expidieron las circulares 167 y 174 de la Registraduría delegada en lo electoral, fijando las fechas de capacitación de jurados a nivel nacional. Adicionalmente, la entidad contrató con Cooperen una parte de la capacitación que se realizará a los ciudadanos que ejercerán las funciones de jurado de votación en las próximas elecciones del 25 de octubre de 2015.Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.septiembre 2015 - noviembre 2015Registraduría delegada en lo electoral - dirección de gestión electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosPresupuesto destinado para viáticos, gastos de viaje, etc. de los funcionarios que deben desplazarse a diferentes ciudades del país y Contrato 079 de 2015 (Fundación Cooperen) Valor total: $ 641.801.123 pesos colombianos, el cual tiene por objeto capacitar a los instructores y jurados de votación.Publicación página web. Capacitación de funcionarios y capacitación de jurados de votación con material didáctico.Capacitación a 800 mil personas que prestarán las funciones de jurados de votación en las elecciones de autoridades locales en 2015.Se capacitaron específicamente en la materia 32 personas para ser enlaces departamentales de la entidad en el país, alrededor de 140 instructores y un porcentaje significativo de la RNEC a nivel nacional en conocimientos básicos electorales. En todo el país se capacitarán alrededor de 800 mil jurados de votación para la jornada electoral del 25 de octubre de 2015.Mediano plazo - años electorales
De las capacitaciones de los funcionarios que posteriormente replicarán la información que se concerte y se instruya desde el nivel central al nivel desconcentrado, depende el éxito en el tránsito de la información. La entidad requiere capacitación específica en el tema electoral.Capacitar a los funcionarios y entidades, en el área misionalLas jornadas de capacitación de funcionarios se desarrollarán en el marco del riguroso proceso de selección de capacitadores que se viene adelantando desde la RDE (Circ. 11 de ene. 21/2015 RDE). Se debe hacer alusión a la Circular 277 de 27 de octubre de 2014, en la cual se establecen las directrices en el procedimiento de registro de comités de inscripción de grupos significativos de ciudadanos. Implementación del ciclo de capacitación interna en materia electoral en la dirección de gestión electoral, mediante memorando 452 de la dirección de gestión electoral.
Adicionalmente, como parte de este ciclo de capacitaciones la entidad ha organizado la participación de funcionarios de todo el país en la participación del diplomado en conocimientos básicos electorales y funciones electorales del registrador, a través de un convenio suscrito con el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario. El registrador delegado en lo electoral visitó diversas delegaciones departamentales de la entidad en el país brindando capacitación en los temas electorales, en el marco de las elecciones del 25 de octubre de 2015. Se realizó capacitación vía streaming a todos los funcionarios de la entidad.
Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.Octubre 2014 -noviembre 2015Registraduría delegada en lo electoral - dirección de gestión electoral/dirección de censo electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosContratos - Ej. Contrato 021 de 2015 (Universidad del Rosario) el cual tiene por objeto capacitar a los funcionarios de la entidad en los temas básicos electorales y servidores de la entidad que dentro de sus funciones capacitan en temas específicos a otros funcionarios de las diferentes dependencias tanto el nivel central, como desconcrentrado (sic).Comunicaciones por correo certificado, correo electrónico, información publicada a los funcionarios internamente por la plataforma Intranet, y en la página web oficial, etc.Cumplimiento de las directrices otorgadas por la RNEC a nivel nacional para capacitar a los funcionarios y capacitaciones internas dentro de las áreas de la entidad.Se capacitaron específicamente en la materia 32 personas para ser enlaces departamentales de la entidad en el país, alrededor de 140 instructores y un porcentaje significativo de la RNEC a nivel nacional en conocimientos básicos electorales.Mediano plazo - años electorales

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Plan de ejecución - gestión de actividades y mecanismos de implementación- políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio/Resolución Nº de 2015Registraduría delegada en lo electoral Pág. Nº
Causas primarias o subcausasMetasPlan de ejecución por áreaMecanismo(s) de implementaciónCronograma de gradualidad en su implementaciónFuncionario(s) designado(s)Plan de financiaciónPresupuesto estimadoEstrategias de divulgaciónMonitoreo y evaluación
Indicador de gestión (Mecanismos de implementación)Indicador de resultados. (Causas)Indicador de impacto
Los anteriores debates electorales en los que se han implementado recursos tecnológicos, tales como la biometría y la inscripción automatizada de cédulas de ciudadanía han demostrado que además de la celeridad en los trámites, han dotado aún más de transparencias las jornadas democráticas en el país. Esta aplicación se debe hacer de forma gradual y está íntimamente ligada con el presupuesto que se adjudique por parte de la Nación para efectos de implementarlos.Mejoramiento y uso de los recursos tecnológicosImplementación de los equipos de biometría en los procesos electorales, implementación de inscripción automatizada de cédulas ciudadanía en puestos de votación en el país, plan de comunicaciones en desarrollo de elecciones, etc. De acuerdo con el presupuesto que se tenga destinado por el Min. Hacienda para el desarrollo de cada proceso electoral.Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.Octubre 2014 -noviembre 2015Dirección de censo electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosContratos - Ej. Contrato 059 de 2015 (UT Disproel 2015) Valor remuneración de servicios técnicos: 5.211.197.748 (dentro de este presupuesto se encuentra la biometría, herramientas de inscripción de cédulas, etc.)Informes técnicos, resoluciones, circulares, oficios, etc.Utilización efectiva de los recursos tecnológicos en aras de dotar de transparencia los debates electorales.Implementación de biometría, herramientas de inscripción automatizada de cédulas de ciudadanía para elecciones del 25 de octubre de 2015.Mediano plazo - años electorales
Los problemas que genera un censo desactualizado son principalmente que las decisiones que se toman en las elecciones deben estar impregnadas de representación efectiva de los votantes que hacen parte de las circunscripciones electorales en las que ejercen su derecho al sufragio. La actualización y depuración del censo siempre ha sido una prioridad para la RNEC y se plantean medidas para que su actualización represente cada vez en mayor medida la opinión de los residentes en las diferentes circunscripciones electorales del país. Esta labor se debe ejecutar de la mano con el Consejo Nacional Electoral, a quien le compete resolver los casos de trashumancia aparente en los distintos comicios.Depurar el censo electoralEl censo electoral se encuentra en constante depuración desde la dirección de censo electoral, con el objetivo de tener actualizada la información de votantes en el país. La entidad realizó contratación con terceros expertos en la materia, con el fin de tener un censo actualizado en tiempo real (IDC).Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.Octubre 2014 -noviembre 2015Dirección de censo electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosContratos - Ej. Contrato 044 de 2015 (Unión Temporal IDC 2015) por el cual se contrató la adquisición de los bienes y servicios necesarios para llevar a cabo el período de inscripción de cédulas (Elementos para el kit de inscripción de cédulas y otros servicios), el soporte, mantenimiento y actualización del sistema de información de censo electoral. Valor total: $ 41.703.668.097 Pesos colombianos.Informes técnicos, resoluciones, circulares, oficios, etc.Constante actualización y depuración del censo electoral, de la mano del contratista perito.Cierre y producción definitiva del censo electoral (un mes antes de cada elección, de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política).Mediano plazo - años electorales
Las directrices que se otorguen desde el nivel central al resto del país deben ser suficientes y claras con respecto a cómo se debe reaccionar ante situaciones de constante repetición en los distintos debates electorales. Por más casos especiales que se presenten durante las jornadas democráticas, hay casos que se vuelven reiterativos y el nivel central debe procurar dar claridad frente a esos temas.Fortalecimiento y coordinación de las instancias responsables de gestionar procesosDesarrollo de criterios unánimes y uniformes entre las instancias responsables a nivel institucional. Al respecto desde el nivel central se brindan las directrices que deben implementar las diferentes dependencias de la entidad en el nivel desconcentrado, con el fin que el actuar de la entidad sea uniforme.Capacitaciones. Seminarios. Conferencias. Adopción de protocolos. Resoluciones. Circulares. Memorandos. Actos administrativos en general.Octubre 2014 -noviembre 2015Registraduría delegada en lo electoral - dirección de gestión electoral/dirección de censo electoralRecursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicosPresupuesto indeterminable en tanto que se encuentra dentro de las funciones generales y específicas de los diferentes funcionarios que ejecutan las actividades de capacitación.Resoluciones, circulares, oficios y en general todo tipo de comunicaciones, etc.Cumplimiento de las funciones normativas a su cargoPromulgación de un sinnúmero de actos administrativos en los cuales se contienen directrices específicas para el nivel desconcentrado del país.Mediano plazo - años electorales

I.2-12660
Plan de ejecución - gestión de actividades y mecanismos de implementación- políticas públicas de prevención del daño antijurídico de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio/Resolución Nº de 2015Oficina jurídica Pág.
Causas primarias o subcausasMetasPlan de ejecución por áreaMecanismo(s) de implementaciónCronograma de gradualidad en su implementaciónFuncionario(s) designado(s)Plan de financiaciónPresupuesto estimadoEstrategias de divulgaciónMonitoreo y evaluación
Indicador de gestión. Mecanismos de implementación).Indicador de resultados. (Causas).Indicador de impacto
Desactualización por parte de los apoderados judiciales de los mecanismos de defensa técnica.Capacitar a los apoderados judiciales que representan la Registraduría Nacional del Estado Civil.Se realizarán varias capacitaciones dirigidas a los apoderados judiciales de la entidad. Estas capacitaciones tendrán el fin de actualizar al funcionario público para que ejerza la defensa técnica de una manera eficaz y oportuna.Obligaciones contenidas en los contratos Nº 8, 10 y 14 de prestación de servicios.Septiembre 24 de 2015. Hora: 9 a.m. a 12 m. Capacitación: “Aplicación de la Ley 1564 de 2012 o Código General del Proceso en los procesos contenciosos administrativos”. A cargo de: Clara Inés Tarquino Daza.
Octubre 1º de 2015. Hora: 3 p.m. a 5 p.m. Capacitación: “Técnicas de inspección judicial respecto de cuestiones relacionadas con la seguridad de la información”. A cargo de: Andrés Guzmán Caballero.
Octubre 15 de 2015. Hora: 9 a.m. a 12 m. Capacitación: “Los recursos en el Código de Procedimiento Penal, el control de legalidad de la prueba en el procedimiento penal y objeción a testigo y peritaje dentro del anterior procedimiento”. A cargo de: Luis Fernando Manrique.
Septiembre 24 de 2015. Hora: 9 a.m. a 12 m. Capacitación: “Aplicación de la Ley 1564 de 2012 o Código General del Proceso en los procesos contenciosos administrativos”. A cargo de: Clara Inés Tarquino Daza.
Octubre 1º de 2015. Hora: 3 p.m. a 5 p.m. Capacitación: “Técnicas de inspección judicial respecto de cuestiones relacionadas con la seguridad de la información”. A cargo de: Andrés Guzmán Caballero.
Octubre 15 de 2015. Hora: 9 a.m. a 12 m. Capacitación: “Los recursos en el Código de Procedimiento Penal, el control de legalidad de la prueba en el procedimiento penal y objeción a testigo y peritaje dentro del anterior procedimiento”. A cargo de: Luis Fernando Manrique.
Grupo: Defensa judicialNo se necesita un plan de financiación para ninguna de estas capacitaciones, toda vez que se utilizará los auditorios de la RNEC y el contratista externo tiene dominio del tema por lo cual no se hace necesario contratar personal externo para esta labor.No se necesita un plan de financiación para ninguna de estas capacitaciones, toda vez que las mismas se generan a partir del cumplimiento de las obligaciones de los contratistas externos de la entidad.Se realizó oficios invitando a las diferentes dependencias de la entidadInformes de actividades entregados por los contratistas en donde se refleje las capacitaciones desarrolladas a los apoderados judiciales en lo que refiere a la defensa técnica de la entidad.Número de apoderados judiciales de la RNEC capacitados / Número total de apoderados judiciales de la RNEC *100Número de apoderados judiciales capacitados / Número de apoderados judiciales totales *100
Posible incumplimiento de los términos judiciales.Fortalecer el seguimiento interno y control de la información de los procesos judiciales, en el nivel central y desconcentrado y la actualización de los procesos y procedimientos.Se continuará con el control estricto de los términos en los procesos judiciales a través del seguimiento de páginas web y visitas a despachos judiciales.Circular 361 del 25 de abril de 2011. Envío oportuno de información y seguimiento permanente a los procesos judiciales.Los grupos de defensa judicial, tutelas y contratos, los últimos 8 días de cada mes realizan un control de los procesos que hay a favor y en contra de la entidad a nivel nacional. Los informes los deberá reportar cada delegación por correo electrónico o en físico los primeros 5 días de cada mes y los grupos anteriormente mencionados realizarán un consolidado y serán los encargados de reportar a la jefatura cualquier irregularidad que afecte sustancialmente los intereses de la entidad.Grupo: defensa judicial, contratos y tutelasNo se necesita un plan de financiación puesto que existe el personal necesario para hacer la visita a los despachos judiciales y los gastos que se generan de esta meta se costearán a través de caja menor, todo debidamente soportado.No se necesita un plan de financiación puesto que esta meta forma parte de la oficina jurídica y los gastos que generen los procesos judiciales se costearán a través de caja menor todo debidamente soportado.La oficina jurídica a través de circulares comunicó a nivel central y desconcentrado las políticas de control de los procesos judiciales.Cumplimiento de la Circular 361 del 25 de abril de 2011Número de reportes enviados a tiempo según Resolución 361 de 2011 / Número total de reportes de las 32 delegaciones.Verificación del informe consolidado de la atención de los procesos judiciales
Obtención de herramientas tecnológicas para facilitar el monitoreo y proyección de memoriales para cada uno de los apoderados judiciales de la entidad.Mejoramiento tecnológico para facilitar el actuar de los apoderados judicialesCada apoderado continuará con la facilidad de acceder a la página web de la rama judicial para hacer seguimiento a los procesos, así como la consulta de jurisprudencia para ejercer la defensa técnica de la entidad.Las delegaciones y oficinas centrales cuentan con el acceso a internet para facilitar las actuaciones de los apoderados judiciales, igualmente el grupo de defensa judicial cuenta con la información reportada por las delegaciones vía e-mail para hacer el respectivo seguimiento.La oficina jurídica estará al pendiente de todas las solicitudes enviadas por las aéreas judiciales en aras de garantizar la obtención de las herramientas tecnológicas necesarias para facilitar el actuar de los apoderados judiciales.Oficina jurídica- defensa judicialLa entidad cuenta con el personal idóneo y las herramientas tecnológicas necesarias para satisfacer las necesidades presentadas por lo cual no genera un costo adicional para la RNEC.La entidad cuenta con la herramienta tecnológica por lo cual no genera un costo adicional.Las asesorías y seguimientos se continuarán haciendo de oficinas centrales a las delegaciones por correo electrónico con la frecuencia que se amerite dependiendo de la necesidad manifestada.Solicitudes remitidas a la gerencia de informática/ solicitudes resueltas por la gerencia de informática *10Número de solicitudes solucionadas resueltas/ Número de solicitudes presentadas por el nivel desconcentrado en lo que refiere al aplicativo *100El correcto funcionamiento de la red para evitar contratiempos a la hora de la consulta de procesos por la página de la rama judicial.
Unificación de jurisprudencia y conceptos para la adecuada defensa jurídica de la entidadActualizar permanentemente la relatoría de la oficina jurídica en la intranet, (jurisprudencia- conceptos).Se llevará a cabo la actualización de la relatoría con el apoyo de cada una de los coordinadores que integran el macroproceso de gestión jurídica, para que puedan ser utilizados como precedentes en casos similares, o estudiados por los diferentes apoderados judiciales de los procesos a nivel nacional, para ejercer la defensa técnica de la entidad.Actualizar permanentemente en la intranet los conceptos y jurisprudencia para la consulta a nivel desconcentrado y delegaciones.Cada grupo de oficina jurídica (Tutelas, contratos y defensa judicial) seleccionará un funcionario que será el encargado de pasar a la jefatura aquellas actualizaciones que considera importantes para los apoderados judiciales. Esto se realizará los 5 últimos días de cada mes.Grupo: tutelas- contratos- defensa judicialLa entidad cuenta con la herramienta tecnológica necesaria para subir la relatoría a la intranet. Todos los grupos que componen la oficina jurídica cuentan con el personal idóneo para esta labor.La entidad cuenta con la herramienta tecnológica por lo cual no genera un costo adicional.La entidad cuenta con una plataforma exclusiva para los funcionarios de la RNEC. Por medio de la intranet, gestión jurídica - relatoría, se continuará publicando todos los conceptos y jurisprudencia de mayor relevancia para los apoderado judicialesVerificación de la actualización de la herramienta denominada “Relatoría”Reporte emitido por la gerencia de informática del número de consultas realizadas a la herramienta “Relatoría”Utilización de la herramienta “Relatoría”

ART. 2º—Comunicar a las dependencias encargadas de la implementación de las políticas públicas el presente acto administrativo, para su ejecución, monitoreo y evaluación.

ART. 3º—De la vigencia. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D.C., a 22 de octubre de 2015.

Publíquese y cúmplase.