Departamento para la Prosperidad Social

RESOLUCIÓN 1267 DE 2012 

(Junio 13)

“Por la cual se adopta el reglamento operativo de activos para la prosperidad”.

(Nota: Derogado por la Resolución 1758 de 2012 artículo 2° del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social)

El Director General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social,

en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por las leyes 489 de 1998 y 1448 de 2011 y el numeral 12 del artículo 10 del Decreto 4155 de noviembre 3 de 2011,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con la Constitución Política, Colombia es un Estado social de derecho fundado en el respeto de la dignidad humana, en la solidaridad de las personas que integran la República con prevalencia del interés general. Dentro de los fines del Estado colombiano está el de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consignados. Establece así mismo que el Estado protegerá especialmente a aquellas personas que por su condición económica, física y mental se encontraren en condiciones de desigualdad manifiesta;

Que la Corte Constitucional en la Sentencia 543 de 2001 entre otras, ha delimitado el alcance del artículo 355 de la Constitución Política Colombiana indicando que la prohibición de los auxilios y donaciones, no significa la extinción de la función benéfica del Estado y no viola la Carta Magna cuando el Estado otorga estímulos, subsidios económicos, ayudas, incentivos, en cumplimiento de deberes y principios de origen constitucional que describen actividades públicas de carácter irrenunciable;

Que es un objetivo del plan nacional de desarrollo la superación de la pobreza extrema y la consolidación de la paz en todo el territorio nacional, la seguridad y la plena vigencia de los derechos humanos y la protección de las víctimas del conflicto, los desplazados, atendiendo, entre otros, la necesidad de protección y garantía de los derechos fundamentales reconocidos por nuestra Carta Política en este ámbito y por la jurisdicción constitucional en sus fallos;

Que de conformidad con el artículo 1º del Decreto 4155 de 2011 se transforma el establecimiento público Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social como organismo principal de la administración pública del sector administrativo de inclusión social y reconciliación;

Que según lo establecido en el artículo 2º del Decreto 4155 del 3 de noviembre de 2011, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS), tiene como objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley, formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes generales, programas y proyectos para la superación de la pobreza, la inclusión social, la reconciliación, la recuperación de territorios, la atención y reparación a víctimas de la violencia, la atención a grupos vulnerables, población discapacitada y la reintegración social y económica y la atención y reparación a víctimas de la violencia a las que se refiere el artículo 3º de la Ley 1448 de 2011, las cuales desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos competentes;

Que de acuerdo con el numeral 14 del artículo 4º del Decreto 4155 de 2011 son funciones del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social constituir y/o participar con otras personas jurídicas de derecho público o privado, asociaciones, fundaciones o entidades que apoyen o promuevan el cumplimiento de las funciones o fines inherentes al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, así como destinar recursos de su presupuesto para tales efectos;

Que de acuerdo con el parágrafo del artículo 40 del Decreto 4155 de 2011, la entidad reglamentará internamente los procedimientos de recibo, almacenamiento, distribución y control sobre los activos en especie recibidos en calidad de donación con destino a la población beneficiaria del DPS;

Que la Contraloría General de la República en el informe final de la auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular correspondiente a la vigencia 2010, realizada a Acción Social, hoy DPS, determinó en el hallazgo 35 que los bienes recibidos por la entidad en calidad de donación no fueron reflejados en la cuentas del balance;

Que mediante conceptos 20116-155493 del 7 de julio de 2011 y 20117-156358 del 23 de agosto de 2011, la Contaduría General de la Nación determinó que los bienes entregados por la DIAN como donación a Acción Social, hoy DPS, para atender los programas dirigidos a los sectores pobres y vulnerables de la población, deben reconocerse en la cuenta 1510 “Inventarios - Mercancías en existencia”;

Que como consecuencia de lo anterior, el director del DPS ordenó mediante la Circular 2 del 29 de noviembre de 2011 mantener el registro de los bienes recibidos de la DIAN o de otras entidades en la cuenta de “Inventarios - Mercancías en existencia” del balance general de la entidad y que para tal efecto la entidad realizará los ajustes a las políticas, procesos y procedimientos a que haya lugar;

Que mediante Resolución 45 de enero 6 de 2012, expedida por el director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social se creó el grupo de trabajo activos para la prosperidad adscrito a la dirección de inclusión productiva y sostenibilidad, encargado de garantizar que los bienes en especie recibidos en calidad de donación, de origen nacional o internacional, sean orientados a los proyectos misionales estratégicos que desarrolla el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social;

Que los decretos 2685 de 1999 y 1012 de 2004 facultan a Acción Social, hoy DPS, para recibir activos en especie en calidad de donación de origen internacional como ayuda humanitaria a través de la modalidad de “entregas urgentes”;

Que mediante la Resolución 68 de febrero 3 de 2012 se creó y reglamentó el comité de activos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS), encargado de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos generales para la gestión, administración, monitoreo y evaluación de los activos en especie recibidos por el DPS en calidad de donación con destino a la población beneficiaria;

Que el comité de activos 1 de 2012 aprobó el proyecto del reglamento operativo de activos para la prosperidad, por lo que,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptese el siguiente reglamento operativo de activos para la prosperidad:

“Reglamento operativo de activos para la prosperidad del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS)

ART. 1º—Objetivo. El grupo de trabajo activos para la prosperidad tendrá como objetivo gestionar activos en especie para contribuir al mejoramiento de las condiciones sociales y económicas de la población beneficiaria de los planes, programas, estrategias y proyectos del DPS.

ART. 2º—Alcance. Los activos en especie recibidos en calidad de donación se destinarán a apoyar las iniciativas de inclusión social y reconciliación que promuevan el potencial productivo de los beneficiarios para el desarrollo de capacidades, generación de oportunidades y acceso a activos.

ART. 3º—Activos en especie objeto de donación. Serán objeto de donación todos aquellos activos en especie demandados por las direcciones técnicas del DPS y que contribuyan a la promoción de negocios inclusivos, tales como materias primas, insumos, equipos, maquinaria, vehículos, materiales y herramientas.

PAR. 1º—En todo caso el DPS se reserva la facultad de aceptar los bienes ofrecidos, previa evaluación de su conveniencia para el desarrollo de su misión institucional. No serán objeto de trámite los ofrecimientos de donación de bienes inmuebles.

PAR. 2º—Los elementos objeto de donación deben corresponder a lo relacionado en el ofrecimiento y estar clasificados y embalados en unidades que faciliten su verificación, conteo y registro.

ART. 4º—Beneficiarios de los activos en especie. La población beneficiaria de los activos en especie será la que identifique directamente los grupos de trabajo de las direcciones técnicas del DPS.

ART. 5º—Identificación de demanda. Para identificar la demanda y articular la entrega de los activos en especie a la población beneficiaria se suscribirán acuerdos de servicio entre los grupos de trabajo de las direcciones técnicas del DPS. En desarrollo de dichos acuerdos se llevarán a cabo mesas de trabajo con el fin de: a) Identificar la población beneficiaria, la demanda de activos y el canal de distribución; b) Elaborar planes de recibo y entrega de los activos, y c) definir el mecanismo de monitoreo del acuerdo suscrito y de evaluación de la intervención.

ART. 6º—Focalización de activos en especie. Para atender la demanda identificada, el grupo de trabajo activos para la prosperidad gestionará activos en especie provenientes de donantes de carácter nacional e internacional, tales como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y otras personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, los cuales serán registrados en el sistema de información con base en el formulario de donantes. Los activos en especie provenientes de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se entenderán aceptados con la notificación del acto administrativo. La aceptación de las ofertas de otros donantes será puesta a consideración del comité de activos.

La propuesta de asignación de los activos gestionados por el grupo de trabajo activos para la prosperidad se someterá a aprobación del comité de activos, según el siguiente procedimiento:

1. Registro en el sistema de información de los datos del donante, de los bienes en especie a recibir en calidad de donación y de los canales de distribución.

2. Elaboración de la propuesta de asignación con información sobre los donantes, los bienes en especie, los canales de distribución y la justificación correspondiente de las partes interesadas del DPS.

3. Presentación de la propuesta de asignación por parte del coordinador del grupo de trabajo activos para la prosperidad, ante el comité de activos.

4. Aprobación o desaprobación de la propuesta de asignación por parte del comité de activos.

5. Actualización del sistema de información con la asignación aprobada.

PAR. 1º—La propuesta de asignaciones incluirá, además, almacenajes, reasignaciones y revocatorias cuando sea necesario.

PAR. 2º—El acta del comité de activos constituye el acto administrativo mediante el cual el DPS dispone el destino de los activos en especie recibidos en calidad de donación.

ART. 7º—Canal de distribución de los activos en especie. La distribución de los activos en especie para la población beneficiaria se realizará a través de entidades que cuenten con contrato o acuerdo de cooperación vigentes con las direcciones técnicas del DPS. Estas entidades serán donatarias de los activos en especie entregados por el DPS, como entidad donante, con destinación específica a la población beneficiaria.

ART. 8º—Recibo y entrega de activos en especie. Una vez aprobada la propuesta de asignación de los activos en especie a recibir en calidad de donación, el grupo de trabajo activos para la prosperidad deberá expedir las cartas para la firma del subdirector autorizando a los responsables para el recibo de los activos en especie y las actas para la entrega a los canales de distribución.

1. El responsable del DPS autorizado para el recibo de los bienes del donante y su entrega al canal de distribución adelantará las siguientes actividades:

a) Coordinar con el donante de los activos en especie, las almacenadoras, el canal de distribución y el representante de la subdirección de operaciones, la fecha y hora para el recibo y la entrega de los activos de manera simultánea;

b) Advertir al canal de distribución que el retiro debe efectuarse dentro de los plazos establecidos y registrar la evidencia de dicha notificación;

c) Realizar el conteo físico de cada uno de los elementos a recibir en presencia del donante, del canal de distribución y del representante de la subdirección de operaciones, con el fin de verificar las cantidades y el estado de los mismos;

d) Entregar los activos en especie al representante legal del canal de distribución o al tercero autorizado por este de manera escrita;

e) Dejar constancia en el acta de entrega al canal de distribución que los elementos son recibidos a satisfacción y en el mismo estado en que fueron entregados por parte del donante y que el DPS no se hace responsable de los vicios ocultos, daños e imperfectos de los mismos, ante el canal de distribución o la población beneficiaria;

f) Suscribir las actas de recibo del donante y de entrega al canal de distribución sin tachones, enmendaduras o correcciones. Las observaciones y las diferencias en las cantidades realmente recibidas deben coincidir tanto en las actas de recibo del donante como en las actas entregadas al canal de distribución.

2. No se recibirán los activos en especie cuando:

a) Existan diferencias entre las características físicas evidenciadas y la información descrita en los actos administrativos de donación expedidos por la DIAN y/o cartas de ofrecimiento de los donantes particulares nacionales o internacionales;

b) No estén contemplados en las resoluciones de la DIAN o cartas de ofrecimiento del donante;

c) Cuando no se presente el canal de distribución.

PAR. 1º—En caso de que el canal de distribución no se presente se suspenderá el recibo de los activos en especie y se informará al grupo de trabajo activos para la prosperidad para que proceda a su reasignación.

PAR. 2º—El DPS a través del grupo de trabajo activos para la prosperidad, podrá contratar un operador logístico que suministre los servicios de transporte, almacenaje, alistamiento y entrega de los activos a los canales de distribución.

ART. 9º—Legalización de activos en especie recibidos en calidad de donación. El recibo y entrega de los activos se legalizará en el sistema de información, previa verificación y validación de los documentos que soportan las operaciones. La información registrada en el sistema de información será consolidada para generar los informes requeridos por las instancias competentes.

Para los casos en donde se presenten diferencias o inconsistencias de fondo en las descripciones, cantidades, valores unitarios y totales referidos en el numeral 2º del artículo 8º, se documentarán y registrarán los movimientos de revocatoria en las propuestas de asignación para consideración y aprobación por parte del comité de activos.

ART. 10.—Manejo y control de inventarios. La subdirección de operaciones del DPS será responsable de verificar y validar el conteo de los activos en especie de registrar las entradas y salidas de inventario en el sistema de información de los inventarios, de realizar las conciliaciones pertinentes con el GT de activos para la prosperidad y con la DIAN y/o demás entidades donantes antes del cierre mensual del sistema de información de inventarios y de reportar la respectiva información conciliada a la subdirección financiera - GT contabilidad para su oportuno registro contable. Adicionalmente la subdirección financiera - GT contabilidad conciliará mensualmente los saldos contables con los saldos reportados por la subdirección de operaciones.

PAR.—Cuando se trate de donaciones que deban ser certificadas por el contador del DPS para el beneficio tributario de que trata el estatuto tributario, se requiere el soporte de las entregas a la población beneficiaria debidamente suscrito o validado por el director de inclusión productiva y sostenibilidad. Si el donante es una persona o entidad privada se requiere adicionalmente, la factura de compraventa de los bienes objeto de donación o el soporte legal que permita identificar los bienes y el valor de cada uno de ellos.

ART. 11.—Activos en especie de origen internacional. Las donaciones provenientes de una entidad extranjera de cualquier orden, de un organismo internacional, de una organización no gubernamental extranjera o de una persona natural residente en el exterior. podrán gestionarse de conformidad con el Decreto 1012 de 2004, mediante el cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), autoriza sin trámite previo alguno, la entrega directa al importador con exención de pago de impuestos y aranceles.

Para el trámite de las donaciones de activos en especie de origen internacional, se deberá tener en cuenta:

1. Oferta de la donación: El posible donante internacional deberá diligenciar el formulario de donantes con información donde manifieste la intención de realizar la donación, la información general de la entidad o del donante particular, la relación de los bienes ofrecidos con su descripción y especificaciones, cantidad por cada ítem y valor no comercial.

2. Aceptación de la donación: Las ofertas recibidas se pondrán a consideración del comité de activos y de ser aceptadas se remitirá al donante comunicación suscrita por el subdirector general del DPS solicitando el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Consignar el documento de transporte (BL/AWB) exclusivamente a nombre del DPS;

b) Obtener los vistos buenos requeridos para el ingreso al país, según la naturaleza de los bienes, previo envío de la donación;

c) Anexar certificado de donación y factura no comercial (para efectos contables, se debe especificar que se trata de una donación y que no tiene fines comerciales), los cuales deben ser apostillados por la autoridad competente en el país de origen;

d) Anexar carta de exoneración dirigida al DPS donde el donante se compromete a asumir los costos de envío de la donación que contempla el embarque, seguros y transporte aéreo o marítimo y otros relacionados con la importación, previamente convenidos;

e) Enviar los activos en especie ofrecidos de acuerdo con los cronogramas y procedimientos establecidos para ello por el grupo de trabajo activos para la prosperidad.

El DPS no se responsabiliza de la mercancía que sea enviada desde el lugar de origen sin el previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este reglamento.

3. Trámite en puerto: Una vez ingresen los activos en especie objeto de donación al país, el DPS otorgará poderes al agente aduanero seleccionado para la nacionalización de la donación y demás trámites logísticos. El trámite de la nacionalización y entrega al canal de distribución deberá estar acompañado por un funcionario de la subdirección de operaciones. En el plan de entrega o acuerdo se definirá quién debe asumir los gastos que se originen en el puerto, por la intermediación del agente aduanero por el transporte y almacenaje una vez retirados del puerto.

PAR. 1º—En todo caso los activos en especie objeto de donaciones internacionales serán aquellos que demanden las direcciones técnicas del DPS de acuerdo con lo señalado en el artículo 3º del presente reglamento.

PAR. 2º—El DPS acordará con la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia - APC Colombia, los mecanismos de coordinación para canalizar la oferta de activos en especie en calidad de donación de origen internacional, con destino a la población beneficiaria del DPS.

ART. 12.—Almacenaje. En los casos en que se determine por parte del comité de activos el almacenaje de los bienes recibidos en calidad de donación mientras se define su destinatario final, la subdirección de operaciones se encargará de su administración y manejo de acuerdo con la normatividad vigente.

ART. 13.—Obligaciones de los canales de distribución que reciben activos en especie en calidad de donación. Las entidades que actúen como canales de distribución se obligan a:

1. Efectuar el recibo de los activos en especie dentro de los términos convenidos o plazos establecidos, así como asumir los costos para el transpone y almacenaje a que hubiere lugar.

2. Hacer entrega real y material de los activos en especie a la población beneficiaria final en términos de igualdad y solidaridad, sin favoritismo ni proselitismo alguno.

3. Efectuar las entregas a la población beneficiaria según el convenio y/o acuerdo y el plan de entregas definidos con los grupos de trabajo de las direcciones técnicas del DPS.

4. No comercializar, vender o dar una utilización diferente a los activos en especie recibidos en calidad de donación.

5. Efectuar el registro administrativo de los participantes o beneficiarios de los activos en especie, según lo acordado con los grupos de trabajo de las direcciones técnicas del DPS.

6. Mantener en sus archivos el acta de recibo y entrega a satisfacción y los demás documentos que soporten el adecuado uso de la donación.

PAR. 1º—El canal de distribución que reciba activos en especie en calidad de donación y que incumpla cualquiera de las obligaciones contenidas en el presente artículo, no podrá acceder a futuras asignaciones, sin perjuicio de las acciones administrativas y judiciales correspondientes en el sistema de información se dejará la constancia respectiva.

PAR. 2º—Cuando se identifiquen casos de incumplimiento a los compromisos adquiridos por los canales de distribución o se reciban denuncias relacionadas con el inadecuado uso o distribución de los activos en especie donados, el grupo de trabajo activos para la prosperidad trasladará y/o elevará las denuncias ante las dependencias y entes competentes.

ART. 14.—Información y archivo. La información y los soportes de las operaciones del grupo de trabajo activos para la prosperidad se gestionarán a través del sistema de información y del sistema de gestión documental con el cumplimiento de los procedimientos establecidos por el DPS.

ART. 15.—Monitoreo y evaluación. Para garantizar la entrega efectiva de los activos en especie recibidos en calidad de donación con destino a la población beneficiaria, se observará lo siguiente:

Monitoreo al canal de distribución:

a) Vinculación contractual o de cooperación con el DPS;

b) Cumplimiento de plan de entrega y plazos;

c) Entrega a satisfacción a la población.

Evaluación:

a) Puntos de control en identificación, focalización y entrega;

b) Desarrollo de contratos y/o acuerdos;

c) Contribución a los objetivos estratégicos del DPS;

d) Indicadores de gestión y resultados.

ART. 16.—Responsabilidades generales. De acuerdo con las normas legales vigentes serán disciplinaria, penal, civil y fiscalmente responsables los servidores públicos del DPS que incumplan con lo previsto en el presente reglamento”.

(Nota: Derogado por la Resolución 1758 de 2012 artículo 2° del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social)

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 2847 del 24 de julio de 2007, la Resolución 7044 del 10 de septiembre de 2010, la Resolución 69 de noviembre 29 de 2011 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

13 de junio de 2012.

(Nota: Derogado por la Resolución 1758 de 2012 artículo 2° del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social)