Ministerio de Educación Nacional

RESOLUCIÓN 12729 DE 2017

(Junio 28)

“Por medio de la cual se derogan las resoluciones 3328 de 2012 y 16550 de 2015 y se adopta el reglamento interno del comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional”.

La Ministra de Educación Nacional,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las establecidas en el artículo 65 b) de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, la Ley 640 de 2001, la Ley 1285 de 2009, y el Decreto 1069 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 658 de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y reglamentado por el Decreto Nacional 1716 de 2009, compilado por el Decreto 1069 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho”, dispuso que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y de los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto 1069 de 2015, el comité de conciliación y defensa judicial es una instancia administrativa de creación legal que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre la prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses de la entidad, que igualmente decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro método alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigente, evitando lesionar el patrimonio público.

Que las actuaciones del comité de conciliación y defensa judicial están orientadas por los principios que gobiernan la función administrativa, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y en el artículo 3º de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que en dicho marco, las actuaciones del comité de conciliación y defensa judicial deben procurar la efectividad y respeto de los derechos y garantías de las personas, en especial el poder acceder a una pronta administración de justicia, empleando una técnica, racional y eficiente de los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos.

Que el Decreto 1069 de 2015, en el artículo 2.2.4.3.1.2.5, prevé que una de las funciones del comité de conciliación y defensa judicial es diseñar políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad: determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y los demás mecanismos alternativos de solución de conflictos.

Que mediante Resolución 3328 del 30 de marzo de 2012 se reestructuró el comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional. Acto que a su turno fue modificado parcialmente por la Resolución 16550 del 6 de octubre de 2015.

Que se hace indispensable actualizar el reglamento conforme a la normativa vigente e incluir disposiciones necesarias para mejorar la eficiencia y efectividad de la operatividad del comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, es función de los comités de conciliación darse su propio reglamento.

Que los miembros del comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional, en sesión del 21 de abril de 2017, aprobaron el presente reglamento.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Naturaleza. El comité de conciliación y defensa judicial es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses públicos a cargo del Ministerio de Educación Nacional, que decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

ART. 2º—Principios rectores. Los miembros del comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional y los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obran con base en los principios que gobiernan la función administrativa, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y en el artículo 3º de la Ley 1437 de 2011 con el propósito de proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ART. 3º—Funciones. El comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional cumplirá con las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, en el artículo 142 del CPACA o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

ART. 4º—Conformación. El comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional estará integrado por los siguientes funcionarios de carácter permanente:

Concurriendo con voz y voto:

1. El Ministro de Educación Nacional, o su delegado, quien lo presidirá.

2. El ordenador del gasto.

3. El jefe de la oficina asesora jurídica.

4. El subdirector de talento humano.

5. El subdirector de contratación.

Concurriendo con derecho a voz:

1. La secretaría técnica del comité.

2. El jefe de control interno quien participará en calidad de observador en las sesiones del comité de conciliación y defensa judicial.

3. El abogado asignado para elaborar y presentar la ficha técnica.

PAR. 1º—El Ministerio de Educación Nacional cuenta con tres (3) ordenadores del gasto: i) el secretario general, ii) el viceministro de educación superior y el iii) viceministro de educación preescolar básica y media. Cada uno de ellos será convocado a las sesiones en las que se vayan a adoptar decisiones sobre casos que sean de su competencia en virtud de las funciones asignadas a la dependencia a cargo y las que le hayan sido delegadas.

PAR. 2º—La participación de los miembros es indelegable, salvo la excepción prevista en el inciso 2º del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 1069 de 2015.

PAR. 3º—Serán invitados ocasionales los funcionarios, contratistas o cualquier tercero que por tener relación con el asunto a tratar se citen a la respectiva sesión, por intermedio de la secretaría técnica.

PAR. 4º—El comité de conciliación y defensa judicial podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien tendrá la facultad de asistir con derecho a voz y con voto en los términos del numeral 3º del artículo 6º del Decreto 4085 de noviembre de 2011 y el artículo 4º del Acuerdo 1 del 24 de mayo del 2013, emitido por el consejo directivo de la mencionada agencia.

PAR. 5º—Con el fin de establecer y mejorar la coordinación interinstitucional en la defensa jurídica del Estado y, generar la creación y socialización del conocimiento, coordinación, análisis y evaluación transversal de los asuntos de defensa jurídica de especial impacto o relevancia para el sector educativo, el comité de conciliación y defensa judicial podrá invitar a sus sesiones al subcomité sectorial de defensa jurídica del sector educativo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3º numeral 5º de la Resolución 16605 de 2015, “Por la cual se crea es (sic) subcomité sectorial de defensa jurídica del sector educativo, como parte del comité sectorial de desarrollo administrativo del Ministerio de Educación Nacional”.

ART. 5º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité será ejercida por un profesional del derecho de la oficina asesora jurídica que designe el comité de conciliación y defensa judicial, quien tendrá a su cargo las funciones contenidas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

PAR. 1º—En ejercicio de la facultad contemplada en el numeral 6º del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, el comité de conciliación y defensa judicial del Ministerio de Educación Nacional le asigna a la secretaría técnica la función de suscribir excusas dirigidas a despachos judiciales o procuradurías cuando por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito el asunto no se haya podido debatir y decidir en sesión de comité antes de la fecha de celebración de la respectiva audiencia o cuando la citación no cumpla con los términos y condiciones mínimos establecidas en la ley.

PAR. 2º—En el evento en que la secretaría técnica del comité de conciliación y defensa judicial, deba ausentarse durante el desarrollo de la sesión o por razones de fuerza mayor no pueda asistir a la misma será ocupada por quien designen los miembros del comité, dejándose constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULO II

Trámite de impedimentos y recusaciones y ausencias de los miembros

ART. 6º—Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones, a los miembros del comité de conciliación y defensa judicial les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012 y el artículo 40 de la Ley 734 de 2002 - código disciplinario único, o en las normas que las modifiquen o sustituyan y demás normas concordantes.

ART. 7º—Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del comité de conciliación y defensa judicial se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento a que se refiere el artículo anterior, o las demás que la ley fijare, o fuere recusado, deberá informarlo al comité de conciliación y defensa judicial, previo a la iniciación de la deliberación del respectivo asunto sometido a consideración, manifestando en forma clara las razones del impedimento.

Al inicio de la sesión los demás miembros del comité decidirán por mayoría simple sobre la procedencia o no de la causal de impedimento o de recusación y, de ello, se dejará constancia en el acta respectiva. En caso de aceptarse el impedimento o la recusación, el miembro deberá retirarse del recinto mientras se discute sobre el asunto respecto del cual se declaró impedido o fue recusado y el comité sesionará con los demás miembros.

ART. 8º—Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del comité de conciliación y defensa judicial no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo enviando la respectiva excusa a la secretaría técnica del comité antes del inicio de la respectiva sesión. En caso de ausencia sin justificación se remitirá el asunto a la secretaría general del Ministerio de Educación Nacional en su calidad de coordinadora de la aplicación del régimen disciplinario.

ART. 9º—Recomposición del quórum. En caso de inasistencia de los miembros del comité y como consecuencia de ello no se pueda sesionar por falta de quórum deliberatorio y decisorio, la secretaría técnica convocará a una nueva sesión.

Como consecuencia ello, y de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 1069 de 2016 y el artículo 18 de la presente resolución, si alguno de los servidores que a continuación se consagra presenta excusa de inasistencia y el quórum para deliberar y decidir para esta segunda sesión no puede conformarse, este se podrá recomponer de la siguiente manera: i) ante la ausencia de uno de los ordenadores del gasto, se convocará otro ordenador de los existentes en el ministerio, ii) ante la ausencia de los subdirectores de contratación o de talento humano, estos serán remplazados por el subdirector de inspección y vigilancia de la educación superior y, iii) ante la ausencia del jefe de la oficina asesora jurídica se convocará a quien ejerza la coordinación del grupo de asuntos contenciosos del ministerio.

Para efectos de lo previsto anteriormente, la secretaría técnica deberá de nuevo hacer la convocatoria, incluyendo a los servidores con quienes se hará la respectiva recomposición del quórum, en los términos previstos en el inciso 1º del artículo 13 de esta resolución.

En el evento en que el Ministro de Educación Nacional o su delegado, quien actúa como presidente del comité de conciliación y defensa judicial, deba ausentarse durante el desarrollo de alguna sesión o por razones de fuerza mayor no pueda asistir a la misma o en caso de impedimento o recusación, la presidencia del comité será ocupada preferentemente por el jefe de la oficina asesora jurídica, y ante la inasistencia de este, por el ordenador del gasto, dejándose constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULO III

Funcionamiento del comité

ART. 10.—Recepción de casos para someter a comité de conciliación y defensa judicial. Todos los asuntos que deban ser presentados a consideración del comité de conciliación y defensa judicial se radicarán ante la secretaría técnica, dentro del día siguiente a su recibo por parte del abogado asignado. Serán de responsabilidad del abogado respectivo las consecuencias jurídicas que se deriven de la no presentación oportuna de los casos ante el comité.

ART. 11.—Fichas técnicas. El abogado a cargo del asunto elaborará fichas técnicas de análisis de casos en sede prejudicial y judicial, donde realizará:

1. Estudio de la procedencia de la conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos.

2. Estudio para determinar la procedencia de la acción de repetición.

3. Informes de los apoderados sobre la no viabilidad de los llamamientos en garantía de servidores públicos, en procesos de indemnización de perjuicios.

PAR. 1º—La veracidad, calidad y fidelidad de la información consignada en las respectivas fichas e informes es responsabilidad del abogado que tiene a su cargo el asunto, quien deberá hacer un análisis completo sobre:

1. El expediente de la solicitud de conciliación o del proceso, con el objeto de presentar al comité de conciliación y defensa judicial la realidad procesal más actualizada.

2. La ocurrencia o no de la caducidad de las acciones o prescripciones de los derechos, analizando claramente los hechos acreditados en el expediente, las normas involucradas y los pronunciamientos que respecto de casos similares hayan dictado la jurisprudencia y la doctrina.

3. La competencia del comité de conciliación y defensa judicial para resolver el asunto y si los hechos y pretensiones analizadas son conforme a la ley transigibles, desistibles o conciliables.

4. Los argumentos técnicos y jurídicos aportados por el área técnica respectiva o por otras entidades.

5. Finalmente, deberá hacer una recomendación sustentada en el análisis del caso.

PAR. 2º—Es responsabilidad de los abogados a cargo del asunto cumplir los términos fijados por la secretaría técnica para la presentación de fichas.

Con excepción de las fichas para análisis en sesiones extraordinarias, estas deberán ser entregadas con la carpeta del proceso a la secretaría técnica del comité al menos 15 días antes de la celebración de la sesión del comité de conciliación y defensa judicial, en medio impreso y por mensaje de correo electrónico.

La secretaría técnica revisará que las fichas cumplan con los parámetros establecidos en la presente resolución.

En el evento en que la ficha no cumpla con dichos parámetros, la secretaría técnica solicitará al respectivo abogado la adición, corrección o complementación de la misma. El abogado deberá efectuar los ajustes o correcciones de acuerdo con las observaciones formuladas y dentro del término otorgado.

En caso de deficiencias probatorias, la secretaría técnica informará de tal hecho al comité de conciliación y defensa judicial durante la sesión, previo a su presentación por parte del abogado.

Los apoderados deberán dar cumplimiento a las decisiones del comité de conciliación y defensa judicial y expresar claramente en las respectivas audiencias las recomendaciones y posición jurídica establecida por aquel para el caso concreto.

ART. 12.—Mesas de estudios. La secretaría técnica podrá convocar a mesas de estudios a diferentes funcionarios de la entidad o de otras entidades, incluidos los miembros del comité de conciliación y defensa judicial o sus delegados, con el fin de analizar asuntos jurídicos, técnicos, financieros y operativos relacionados con temas radicados para presentar ante el comité.

Con la convocatoria se adjuntará el proyecto de ficha técnica respectiva, en aras de que el tema sea preparado por los participantes con la anticipación y el rigor debido.

ART. 13.—Convocatoria. De manera ordinaria la secretaría técnica del comité de conciliación y defensa judicial convocará a los miembros por cualquier medio de trasmisión de mensajes de datos, con al menos veinticuatro (24) horas de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión.

Con la convocatoria se deberá remitir a cada miembro del comité:

1. El orden del día.

2. Los documentos ejecutivos, proformas, fichas técnicas, ayudas o conceptos que efectúe el abogado que conoce del caso.

ART. 14.—Sesiones ordinarias. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto 1069 de 2015, el comité de conciliación y defensa judicial se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

El comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes.

Podrá sesionar en reuniones presenciales y no presenciales. Las presenciales son aquellas en las cuales participan de manera física y directa los miembros, con comparecencia en el lugar designado para deliberar y decidir, de acuerdo con la convocatoria. Las no presenciales son aquellas en las cuales los miembros participan emitiendo su voto por cualquier medio de trasmisión de mensajes de datos dentro del plazo que se señale en la citación.

ART. 15.—Sesiones extraordinarias. El comité de conciliación y defensa judicial se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente su presidente, el jefe de la oficina asesora jurídica o al menos dos (2) de sus miembros con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule la secretaría técnica.

ART. 16.—Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el presidente del comité del comité (sic) de conciliación y defensa judicial instalará la sesión.

A continuación, la secretaría técnica del comité informará al presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del comité por parte del presidente.

Los abogados que tienen a cargo el estudio de los casos harán una presentación verbal de su concepto escrito al comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los funcionarios y apoderados de la entidad.

Efectuada la deliberación, la secretaría técnica procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del comité, la secretaría técnica informará al presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el presidente a levantar la sesión.

ART. 17.—Suspensión de las sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma, se señalará y se remitirá citación con la fecha y hora de reanudación.

ART. 18.—Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El comité de conciliación y defensa judicial deliberará y decidirá por mayoría simple con mínimo tres (3) de sus miembros con voz y voto entre los cuales, deberá participar el ordenador del gasto. En caso de empate, se someterá el asunto a nueva votación, y en caso de persistir, el presidente del comité tendrá la función de decidir el desempate.

PAR.—En caso de inasistencia del ordenador del gasto se aplazará la sesión por una sola vez, y se convocará la siguiente sesión donde se procederá a deliberar y decidir por mayoría simple con mínimo tres (3) de sus miembros con voz y voto independientemente de cuáles miembros compongan el quórum.

ART. 19.—Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del comité de conciliación y defensa judicial que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de los miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el acta o en documento separado, a solicitud del disidente.

ART. 20.—Actas. Las actas de las sesiones del comité de conciliación y defensa judicial serán elaboradas por la secretaría técnica conforme a las disposiciones vigentes.

Las actas serán suscritas por el secretario y por el presidente del comité y estarán conformadas por la totalidad de documentos ejecutivos, proformas, fichas técnicas, ayudas o conceptos, matrices y demás material probatorio que se utilizó para el estudio de cada uno de los casos. Las mismas reposarán en el respectivo archivo de la entidad.

Una vez el comité se pronuncie sobre las solicitudes, la expedición de constancias y certificaciones serán suscritas por la secretaría técnica, de acuerdo con las necesidades.

El archivo del comité y el de su secretaría técnica reposarán en el área de gestión documental de este ministerio. Los documentos emanados y relacionados con las funciones del comité serán archivados digitalmente en una plataforma donde puedan almacenarse y consultarse.

CAPÍTULO IV

Disposiciones finales

ART. 21.—Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto 1069 de 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad.

ART. 22.—Derogatorias. La presente resolución deroga en su integridad las resoluciones 3328 del 30 de marzo de 2012 y 16550 del 6 de octubre de 2015.

ART. 23.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de junio de 2017.