Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 130-000191 DE 2016

(Febrero 12)

“Por la cual se adoptan los términos y condiciones de uso del sistema mecanizado de valoración de criterios para la selección de auxiliares de la justicia y el aviso de privacidad que regula el tratamiento de sus datos personales”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias,

CONSIDERANDO:

1. Que el artículo 67 de la Ley 1116 de 2006 dispone que el juez del concurso es el encargado de designar al auxiliar de la justicia, el cual debe ser escogido de la lista elaborada por la Superintendencia de Sociedades, así como de removerlo del cargo por el acaecimiento de las causales previstas en las normas vigentes.

2. Que el Decreto 2130 de 2015 reglamentó las actuaciones de los auxiliares de la justicia, para garantizar que se conduzcan dentro de los más altos niveles de diligencia, sujetos a principios y valores judicialmente exigibles.

3. Que el artículo 2.2.2.11.3.1 del Decreto 2130 de 2015 establece la exigencia de disponer de un sistema de información mecanizado para la selección de auxiliares de la justicia. Por medio de esta herramienta, la Superintendencia de Sociedades administra y procesa la información consignada en los perfiles de los auxiliares inscritos en la lista elaborada y administrada por la entidad.

4. Que el artículo 2.2.2.11.2.5.1 del Decreto 2130 de 2015 dispone que los aspirantes a ser inscritos como auxiliares de la justicia en la lista elaborada y administrada por la Superintendencia de Sociedades, deben diligenciar y remitir el formato electrónico de hoja de vida y el formulario electrónico de inscripción dentro de las fechas que se dispongan para las convocatorias públicas que se realicen para conformar la mencionada lista.

5. Que la información que está consignada en el formato electrónico de hoja de vida y en el formulario electrónico de inscripción conforma el perfil de los aspirantes a ser inscritos en la lista y de los auxiliares registrados en ella, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.11.5.1 del Decreto 2130 de 2015.

6. Que el numeral 2º del artículo 4º de la Resolución 100-000083 de 2016 establece que es un deber especial de los auxiliares de la justicia que integran la lista mantener actualizada su información en el sistema mecanizado de valoración de criterios para el apoyo en la selección y designación de auxiliares de la justicia.

7. Que el numeral 15 del artículo 8º del Decreto 1023 de 2012 faculta al Superintendente de Sociedades para expedir los actos administrativos que le corresponden como jefe del organismo,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptase los términos y condiciones que rigen el uso del sistema mecanizado de valoración de criterios para la selección de auxiliares de la justicia, serán los siguientes:

Cláusula primera. Descripción general. El presente documento establece los términos y condiciones de uso, (en adelante, los “Términos y condiciones”), a los cuales se deben sujetar los aspirantes y los auxiliares inscritos en la lista de auxiliares de la justicia elaborada y administrada por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, los “Usuarios”), al momento de hacer uso del sistema mecanizado de valoración de criterios para la selección de auxiliares de la justicia (en adelante, el “Sistema”).

“El simple uso del Sistema implicará la manifestación tácita de los usuarios en el sentido de que conocen y aceptan los Términos y condiciones. Los usuarios deberán sujetarse a las reglas establecidas en este documento, de manera que no podrán usar el sistema en contravención a lo que aquí se dispone.

“Los Términos y condiciones han sido diseñados para facilitarle a los usuarios el empleo del sistema.

Cláusula segunda. Capacidad de los usuarios. Los usuarios declaran que tienen la capacidad legal para sujetarse a las reglas previstas en los términos y condiciones.

Cláusula tercera. Perfil. El perfil de los usuarios se configura con la información que estos suministran y está consignada en el formato electrónico de hoja de vida y en el formulario electrónico de inscripción. Los usuarios son los titulares de la información que añadan a su perfil. Por lo tanto, tienen el derecho de modificarla, eliminarla o actualizarla.

“Clausula cuarta. Procedimiento de inscripción. Los aspirantes a ser inscritos como auxiliares de la justicia en la lista elaborada y administrada por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “Lista”), deben diligenciar, en su totalidad, el formato electrónico de hoja de vida y el formulario electrónico de inscripción y suministrar la documentación y los soportes que el sistema les exige, de conformidad con los requisitos establecidos en el Decreto 2130 de 2015 (en adelante, la “Información”).

“Cuando el aspirante haya completado la Información, el Sistema le asignará un número de inscripción.

Cláusula quinta. Actualización. Los usuarios tienen el deber de mantener actualizada en el sistema la información de su perfil, para lo cual podrán solicitar al grupo de registro de especialistas que les sea habilitado el acceso de manera temporal.

Cláusula sexta. Prohibición. Se prohíbe cualquier reproducción total o parcial del contenido, de los vínculos o de las imágenes que aparecen en el sistema, así como la aplicación de procesos de ingeniería inversa o de cualquier otro tipo, desarrollados con el propósito de descubrir el código fuente de todos ellos. Está prohibida también, la transmisión, transformación, inclusión, modificación, venta, copia, publicación, distribución, comercialización o cualquier otra forma onerosa o gratuita de explotación del sistema. La transgresión de esta prohibición, dará lugar a las acciones legales pertinentes.

“Los usuarios aceptan que no están autorizados para eliminar o alterar el diseño, el contenido o las medidas de seguridad que integran el sistema.

Cláusula séptima. Derechos de propiedad intelectual. Son derechos de propiedad intelectual todos los derivados de patentes de invención, modelos de utilidad, know-how, derechos de autor, diseños industriales, signos distintivos o cualquier otro tipo de derecho que recaiga sobre invenciones, diseños, signos distintivos, obras del intelecto, incluidos los textos, el software, o cualquier desarrollo realizado por la superintendencia con ocasión de la estructuración y puesta en marcha del sistema (en adelante, “Derechos de propiedad intelectual”).

Cláusula octava. Propiedad. El sistema, los derechos de propiedad intelectual que recaen sobre éste, su contenido escrito, auditivo y gráfico, sus nuevas versiones, las actualizaciones y mejoras, así como los folletos y manuales de usuario (en adelante, el “Contenido”), son de propiedad única y exclusiva de la superintendencia. Así mismo, será de propiedad de la superintendencia la explotación de los derechos de propiedad intelectual. De acuerdo con lo anterior, la aceptación de los términos y condiciones y el uso del sistema por parte de los usuarios, no conllevan la transmisión de la propiedad del sistema, de los derechos de propiedad intelectual ni del contenido.

Cláusula novena. Licenciamiento. La superintendencia no les concede a los usuarios licencia o autorización de uso sobre sus derechos de propiedad intelectual o sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con el Sistema o con el contenido. Los usos autorizados son los estrictamente dispuestos en los términos y condiciones.

Cláusula décima. Evaluación de información, documentos y soportes. La superintendencia tendrá acceso a la Información que esté disponible en los perfiles de los usuarios y la podrá revisar, corroborar, archivar, compilar, reproducir y usar con el propósito de verificar que los usuarios cumplan con la totalidad de los requisitos establecidos en la ley para formar parte de la lista.

Cláusula undécima. Deberes de los usuarios. Son deberes de los usuarios, en relación con el uso y la seguridad del sistema, los siguientes:

a) Suministrar información autorizada, relevante, pertinente, verdadera y que no conduzca a engaño.

b) Administrar un solo perfil.

c) No obtener, a través del sistema, información de otros usuarios o contenido de la superintendencia, ni acceder a este de cualquier modo que no esté autorizado o que contravenga la ley.

d) No transmitir virus o códigos malintencionados al sistema.

e) No alojar contenido que por sus características, tales como formato o extensión, puedan crear dificultades a la operación del sistema.

f) No utilizar el sistema para perpetrar actos ilícitos o engañosos.

g) Mantener su información actualizada y completa.

h) No compartir su usuario o contraseña con terceros o permitir el ingreso de estos a su perfil.

i) No alojar contenidos ni realizar ninguna acción en el Sistema que infrinja o viole los derechos de terceros o la ley.

Cláusula duodécima. Responsabilidad. Los usuarios acceden el sistema bajo su propia responsabilidad. La superintendencia no será responsable por la información que los usuarios suministren a través del sistema y tampoco lo será en relación con las acciones indebidas, ilícitas o malintencionadas de los usuarios o de terceros.

Clausula décimo tercera. Seguridad. La superintendencia tomará todas las medidas que sean razonablemente necesarias para que el sistema se ejecute y opere de manera segura. No estarán permitidos la evasión de las medidas seguridad y el acceso no autorizado a los contenidos, al código fuente, a las bases de datos o a los servicios del sistema.

Cláusula décimo cuarta. Sanciones. Si los usuarios infringen cualquiera de las disposiciones establecidas en estos términos y condiciones, provocan que el sistema se vea expuesto a riesgos o contingencias u ocasionan daños a terceros o a la superintendencia, la entidad podrá negarles el acceso y el uso del sistema de manera temporal o definitiva. La superintendencia podrá retirar cualquier contenido o información que se aloje en el sistema cuando considere que transgrede los términos y condiciones.

Cláusula décimo quinta. Naturaleza. El uso del sistema y la administración del perfil le corresponden al usuario de manera exclusiva. El usuario declara que es el único autorizado para acceder al sistema y suministrar la información y no podrá delegar o subcontratar a terceros o ser sustituido para adelantar dicha actividad.

Cláusula décimo sexta. Gratuidad. El uso del sistema es gratuito.

Cláusula décimo séptima. Modificaciones. La Superintendencia se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones en cualquier momento. Los Usuarios deberán consultar periódicamente este documento para verificar y conocer cualquier cambio realizado. Sin perjuicio de lo anterior, la Superintendencia podrá informar a los Usuarios, a través del grupo de registro de especialistas, sobre cambios que sufran los términos y condiciones y en el sistema.

Cláusula décimo octava. Contacto. La Superintendencia ha dispuesto del correo grupodeespecialistas@supersociedades.gov.co para recibir cualquier comunicación relacionada con los términos y condiciones y con el sistema”.

ART. 2º—Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 del 2008 y las demás normas mediante las cuales se ha establecido el régimen de protección de datos personales, los términos del aviso de privacidad serán los siguientes:

“Aviso de privacidad

“De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “Superintendencia” o el “Responsable del tratamiento”) se hace responsable de cualquier operación o conjunto de operaciones, tales como la recolección y el almacenamiento (en adelante, el “Tratamiento”), que realice sobre cualquier información vinculada o que pueda relacionarse (en adelante, los “Datos personales”) con los aspirantes y los auxiliares inscritos en la lista de auxiliares de la justicia elaborada y administrada por la superintendencia (en adelante, los “Usuarios”), y que sea suministrada por estos, en su condición de titulares, al momento de hacer uso del sistema mecanizado de valoración de criterios para la selección de auxiliares de la justicia (en adelante, el “Sistema”).

Cláusula primera. Derechos de los usuarios. Son derechos de los usuarios, en relación con la protección de sus datos personales, los siguientes:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido.

b) Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante, “SIC”), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adiciones o completen, una vez se hayan agotado los procedimientos regulados en las clausulas quinta y sexta de este aviso.

d) Solicitar la supresión de datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, los derechos y las garantías constitucionales y legales. La supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

e) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Cláusula segunda. Autorización. De conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización del titular de los Datos Personales cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales. Por lo tanto, la superintendencia está relevada del deber legal de obtener la autorización de los usuarios para el tratamiento de los datos personales.

Cláusula tercera. Tratamiento. La superintendencia usará los datos personales que sean suministrados por parte de los usuarios dentro de los siguientes procesos:

a) Evaluación y verificación. De conformidad con lo establecido en el Decreto 2130 de 2015, la Superintendencia debe verificar que los usuarios cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en la ley para formar parte de la lista de auxiliares de la justicia elaborada y administrada por la entidad (en adelante, la “Lista”).

b) Selección y designación de auxiliares. De conformidad con lo establecido en el Decreto 2130 de 2015, el Sistema administrará y procesará la información consignada en los perfiles de los usuarios, con el objeto de suministrar un listado conformado por los auxiliares mejor calificados, que sirva como base para el proceso de selección de los liquidadores, promotores y agentes interventores.

Cláusula cuarta. Finalidades. Las finalidades del tratamiento que la superintendencia les dará a los datos personales de los usuarios se describen a continuación:

a) “Finalidad general. El tratamiento que la superintendencia le dará a los datos personales de los usuarios se circunscribirá al cumplimiento a las finalidades establecidas en la Ley 1116 de 2006 y las normas que la reglamenten, incluido el Decreto 2130 de 2015.

b) “Finalidades especiales. De manera particular, las finalidades del tratamiento de los datos personales de los Usuarios son las siguientes:

i. “Conformar la lista.

ii. “Verificar la idoneidad y la buena conducta de los Usuarios.

iii. “Evaluar la documentación y los soportes que acrediten que las personas naturales que aspiran a estar inscritas en la Lista o que forman parten de ella, cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos.

iv. “Evaluar la documentación y los soportes que acrediten que las personas jurídicas que aspiran a estar inscritas en la Lista o que forman parte de ella, cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos. Esta finalidad únicamente será aplicable a entidades sujetas a intervención.

v. “Corroborar que la información suministrada por los Usuarios es veraz y completa y que no conduce a engaño o falsedad.

vi. “Determinar el grado de formación académica y la experiencia profesional de los Usuarios.

vii. “Verificar que los Usuarios hayan aprobado el curso de formación académica en insolvencia e intervención.

viii. “Atender los criterios de elaboración de la Lista con base en la información suministrada por los Usuarios y, de esta manera, proceder a clasificar a los Usuarios de acuerdo con los siguientes criterios:

— “Las categorías (“A”, “B” y “C”).

— “El cargo para el cual se postularon (liquidador, promotor o agente interventor).

— “La jurisdicción en la cual están inscritos.

ix. “Establecer la experiencia específica de los usuarios en algún sector de la economía.

x. “Identificar el nivel de infraestructura técnica y administrativa, así como el grupo de profesionales con que cuentan los Usuarios.

xi. “Verificar si los usuarios están incursos en alguna situación que conlleve un conflicto de interés.

xii. “Validar que los usuarios son personas con plena capacidad legal.

xiii. “Determinar, en relación con las personas jurídicas, los siguientes elementos:

— “Que se encuentran debidamente constituidas y que su objeto social contempla como una de sus actividades la de asesoría y consultoría en los procesos de intervención.

— “Que la persona natural que en su nombre desarrollará las funciones de agente interventor cumple con todos los requisitos que le son exigibles a las personas naturales que aspiran a conformar la lista.

— “Que tienen un vínculo con la persona natural que en su nombre desarrollará las funciones de agente interventor.

xiv. “Comprobar que los usuarios no tengan antecedentes penales, fiscales o disciplinarios con ocasión de conductas relacionadas con las actividades propias de los auxiliares de la justicia y de los cargos de liquidador, promotor o agente interventor.

xv. “Verificar y conservar los resultados de los exámenes elaborados y administrados por la superintendencia.

xvi. “Administrar y procesar la información de los usuarios con el propósito de apoyar el proceso de selección de los auxiliares de la justicia, mediante la producción de un listado conformado por los auxiliares mejor calificados para adelantar los procesos de reorganización, liquidación o intervención de conformidad con los criterios establecidos en el artículo 2.2.2.11.3.1 del Decreto 2130 de 2015.

xvii. “Determinar los honorarios que le corresponden a los usuarios de conformidad con el proceso para el que sean seleccionados.

Cláusula quinta. Rectificación y supresión de información. Los usuarios son los responsables de actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales así como la totalidad de la información que hayan suministrado a través del sistema.

“Los usuarios que aspiren a ser inscritos en la lista, podrán acceder en cualquier momento al sistema mientras la convocatoria pública que se realice para conformar la mencionada lista se encuentre abierta. Los usuarios que hubieren sido inscritos como auxiliares en la lista, podrán acceder al Sistema mediante la solicitud de un usuario y una contraseña de carácter temporal que le será suministrada por la superintendencia dentro de los diez días hábiles contados a partir de la fecha de la solicitud.

Cláusula sexta. Consultas. Los usuarios que aspiren a ser inscritos en la lista, podrán acceder en cualquier momento al sistema mientras la convocatoria se encuentre abierta. Los usuarios que hubieren sido inscritos como auxiliares en la lista, podrán acceder al sistema mediante la solicitud de un usuario y una contraseña de carácter temporal que le será suministrada por la superintendencia dentro de los diez días hábiles(2)(sic) contados a partir de la fecha de la solicitud.

Cláusula séptima. Aceptación. Los usuarios se comprometen a aceptar lo dispuesto en el presente aviso de privacidad. Si los Usuarios no aceptan el contenido de este aviso de privacidad, deberán abstenerse de suministrar datos de carácter personal a la superintendencia a través del sistema.

Cláusula octava. Modificación. La superintendencia se reserva el derecho a modificar el aviso de privacidad con el propósito de adaptarlo a las normas legales vigentes.

Cláusula novena. Contacto. La superintendencia ha dispuesto del correo grupodeespecialistas@supersociedades.gov.co para recibir cualquier comunicación relacionada con este aviso”.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y regula íntegramente las materias contenidas en ella.

Publíquese y cúmplase.