RESOLUCIÓN 1303 DE 2005 

(Mayo 11)

“Por la cual se adopta el contenido del formulario único o planilla integrada de liquidación de aportes”.

En ejercicio de sus facultades legales y en desarrollo de lo señalado en los decretos 3667 de 2004 y 187 de 2005, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2º del Decreto-Ley 205 de 2003,

(Nota: Derogada por la Resolución 634 de 2006 artículo 5º del Ministerio de la Protección Social)

RESUELVE:

ART. 1º—(Modificado).* Adóptase el siguiente diseño y contenido para el formulario único o integrado para la autoliquidación y pago de aportes al sistema de seguridad social integral y de aportes parafiscales o planilla integrada de liquidación de aportes. El sistema está conformado por los siguientes archivos:

1. Información del formulario integrado electrónico.

Este archivo contiene la información completa del formulario integrado electrónico para todo el sistema de seguridad social y parafiscales. Consta de 3 tipos de registros:

1.1. Encabezado o datos del aportante. Incluye la información general de quien hace los pagos. Contiene un único registro por formulario integrado.

1.2. Liquidación detallada de aportes. Consta de un registro por cada una de las personas empleadas o dependientes del aportante, incluidos en el formulario integrado. La información se ha organizado en varios grupos de acuerdo con la naturaleza de los datos:

— Variables de novedades generales.

— Variables de autoliquidación sistema general de pensiones.

— Variables de autoliquidación sistema general de salud.

— Variables de autoliquidación sistema general de riesgos profesionales.

— Variables de autoliquidación de otros aportes parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación familiar).

1.3. Totales. Adicionalmente, el formulario integrado considera varios registros que totalizan por cada administrador, los valores correspondientes a los aportes. Estos registros son:

Registro tipo 3: Total aportes del período a pensiones por administradora, un registro por administradora de pensiones.

Registro tipo 4: Total aportes del período a salud por administradora, un registro por EPS, EOC O responsable de un régimen exceptuado.

Registro tipo 5: Total aportes del período a riesgos profesionales por administradora, un registro por ARP.

Registro tipo 6: Total aportes del período a cajas de compensación familiar por administradora - CCF, un registro por caja.

Registro tipo 7: Total aportes período al SENA, un registro por cada concepto de pago al SENA.

Registro tipo 8: Total aportes período al ICBF, un registro por cada concepto pagado al ICBF.

Registro tipo 9: Total aportes período a la ESAP, un registro por aportante.

Registro tipo 10: Total aportes período al Ministerio de Educación Nacional, un registro por aportante.

Registro tipo 11: Total a pagar durante el período, con un único registro por cada administradora y el total general.

2. Archivos de salida.

Los archivos de salida sirven para reportar la información a los diferentes actores del sistema. En los casos de salud, pensiones y riesgos profesionales, estos archivos corresponden a las actualizaciones realizadas a los archivos especificados señalados en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del mismo año.

2.1. Archivo de salida para pensiones.

Este archivo genera la información correspondiente a cada administradora de pensiones con un registro por cada aportante con los datos obtenidos del formulario. Consta de varios tipos de registro:

Registro tipo 1. Encabezado, datos del aportante.

Registro tipo 2. Corresponde a la liquidación detallada de aportes, de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada empleado.

Registro tipo 3. Utilizado para reportar totales de la autoliquidación.

2.2. Archivo de salida para salud.

Este archivo genera la información correspondiente a cada EPS, EOC O administradora de un régimen exceptuado, con un registro por cada aportante con los datos obtenidos del formulario integrado. Consta de varios tipos de registro:

Registro tipo 1. Encabezado, datos del aportante.

Registro tipo 2. Corresponde a la liquidación detallada de aportes, de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada empleado.

Registro tipo 3. Utilizado para reportar totales de la autoliquidación.

2.3. Archivos de salida para riesgos profesionales.

Este archivo genera la información correspondiente a cada ARP, con un registro por cada aportante con los datos obtenidos del formulario. Consta de varios tipos de registro:

Registro tipo 1. Encabezado, datos del aportante.

Registro tipo 2. Corresponde a la liquidación detallada de aportes, de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada empleado.

Registro tipo 3. Utilizado para reportar totales de la autoliquidación.

2.4. Archivos de salida para cajas de compensación familiar, SENA e ICBF.

Este archivo genera la información correspondiente a los aportes por cada CCF, SENA e ICBF con los datos obtenidos del formulario. Consta de varios tipos de registro:

Registro tipo 1. Encabezado, datos del aportante.

Registro tipo 2. Corresponde a la liquidación detallada de aportes, de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada empleado.

Registro tipo 3. Utilizado para reportar totales de la autoliquidación por aportante.

2.5. Archivos de salida para la ESAP.

Este archivo genera la información correspondiente a los aportes pagados a la ESAP con los datos obtenidos del formulario integrado. Consta de un único registro.

2.6. Archivos de salida para el Ministerio de Educación.

Este archivo genera la información correspondiente a los aportes pagados al Ministerio de Educación Nacional con los datos obtenidos del formulario integrado. Consta de un único registro.

2.7. Archivo con los datos básicos del aportante.

Este archivo contiene la información general del aportante, que se solicita al momento del registro del mismo en el sistema.

Salvo los datos de identificación y nombre, podrá ser actualizada mensualmente, al inicio de la sesión de creación del formulario integrado. Estos datos servirán para alimentar los archivos de salida anteriormente señalados.

1. Archivo número 1. Información del formulario integrado.

1.1. Registro tipo 1: Datos generales del aportante.

Es el registro de encabezado del archivo magnético. En él se envían los datos básicos que identifican al aportante que está remitiendo los datos de autoliquidación de aportes. En cada archivo que se envíe solo debe existir un registro de este tipo y debe ser el primero.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registroObligatorio, debe ser 01
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
32008207ANombre o razón social del aportanteObligatorio y se comparará con el campo previamente registrado en el archivo de datos generales del aportante
42208209ATipo documento del aportanteObligatorio y se comparará con el campo previamente registrado en el archivo de datos generales del aportante
516210225ANúmero de identificación del aportanteObligatorio y se comparará con el campo previamente registrado en el archivo de datos generales del aportante
61226226NDígito de verificación aportanteEn blanco si no existe. Se valida solamente si el tipo de documento es NI (número de identificación tributaria) en cuyo caso DEBE existir
71227227AForma de presentaciónObligatorio, validado contra la siguiente lista: “U” (Único), “C” (Consolidado); “S” (Sucursal)
810228237ACódigo de la sucursal del aportanteEs obligatorio si la forma de presentación es “S”
940238277ANombre de la sucursalEs obligatorio si la forma de presentación es “S”. Si la sucursal no tiene nombre, coloque su código
106278283ACódigo de la ARP a la cual el aportante se afilia o cuando se traslada a otra ARPCódigo válido
116284289NPeríodo que se está autoliquidando para los sistemas de pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación, SENA e ICBF año y mes (aaaamm)Obligatorio. Formato de fecha válido. Mayor a junio de 2005
126290295NPeríodo autoliquidado para salud año y mes (aaaamm)Obligatorio formato de fecha válido. Mayor a junio de 2005
1310296305ANúmero de radicación de la autoliquidación (Equivale al número de formulario)Asignado por el sistema. Debe ser único por operador de información
148306313NFecha de pago (aaaammdd)Asignado por el sistema a partir de la fecha del día
155314318NNº total de empleadosObligatorio, mayor a 0. Se debe validar que sea igual al número de registros del detalle del pago (Tipo de registro 1.2)
1612319330NValor total de la nóminaObligatorio, mayor a 0
172331332NCódigo del operador de informaciónAsignado por el sistema
Total 332    

1.2. Registro tipo 2: Liquidación detallada de aportes.

En este tipo de registro se reportan las novedades y liquidación, para los diferentes regímenes del sistema de la protección social, de cada uno de los trabajadores. Debe existir por lo menos un registro por cada empleado.

1.2.1. Variables de novedades generales.

NumLongPosPosTipoDescripciónValidaciones Generales
  IniFin   
1212NTipo de RegistroObligatorio
En este caso será 02
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001 por cada tipo de registroObligatorio
Verificacián de la secuencia ascendente
Por cada aportante inicia en 00001
3289ATipo documento del empleadoObligatorio, que corresponda a:
NI = Número de identificación tributaria
CC = Cédula de ciudadanía
NU = Número único de identificación personal
CE = Cédula de extranjería
TI = Tarjeta de identidad
RC = Registro civil
PA = Pasaporte
4161025ANúmero de identificación del empleadoObligatorio
512626NDígito Chequeo EmpleadoSe valida solamente si el tipo de documento es NI (número de identificación tributaria)
622728NTipo cotizanteObligatorio
1 Dependiente
2 Empleada Doméstica
3 Independiente
4 Madre comunitaria con cobertura familiar
5 Madre comunitaria sin cobertura familiar
10 Pensionado
11 Pensionado por sustitución o por sobrevivencia
12 Aprendices del SENA
13 Ex Empleado público; con reconocimiento sin Vinculación.
14 Ex Empleado público, vinculado con empleador privado 15 Desempleado con subsidio de Caja de Compensación Familiar 16 Independiente agremiado
15 Desempleado con subsidio de caja de compensación familiar
16 Independiente agremiado
7202948APrimer apellidoObligatorio
8304978ASegundo apellido 
9207998APrimer nombreObligatorio
103099128ASegundo nombre 

Novedades. Se debe registrar una “X” en la novedad(es) a reportar.

111129129AING: IngresoPuede ser un blanco o “X”
121130130ARET: RetiroPuede ser un blanco o “X”
131131131ATDE: Traslado desde otra EPS, EOC o responsable de régimen exceptuadoPuede ser un blanco o “X”
141132132ATAE: Traslado a otra EPS, EOC o régimen exceptuadoPuede ser un blanco o “X”
151133133ATDP: Traslado desde otra administradora de pensionesPuede ser un blanco o “X”
161134134ATAP: Traslado a otra administradora de pensionesPuede ser un blanco o “X”
171135135AVSP: Variación permanente de salarioPuede ser un blanco o “X”
181136136AVTE: Cambio tarifa especialPuede ser un blanco o “X”
191137137AVST: Variación transitoria del salarioPuede ser un blanco o “X”
201138138ASLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remuneradaPuede ser un blanco o “X”
211139139AIGE: Incapacidad generalPuede ser un blanco o “X”
221140140ALMA: Licencia de maternidadPuede ser un blanco o “X”
231141141AVAC: VacacionesPuede ser un blanco o “X”
241142142AAVP: Aporte voluntarioPuede ser un blanco o “X”
251143143AVCT: Variación centros de trabajoPuede ser un blanco o “X”
262144145NIRP: Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad profesional. Para esta novedad se debe registrar el número de díasPuede ser un blanco o el número de días (entre 01 y 30)
276146151ACódigo de la administradora de pensiones a la cual pertenece el afiliadoObligatorio, debe ser un código válido
286152157ACódigo de la administradora de pensiones a la cual se traslada el afiliadoObligatorio si la novedad es traslado a otra administradora de pensiones
296158163ACódigo EPS, EOC o responsable de régimen exceptuado a la cual pertenece el afiliadoObligatorio, debe ser un código válido
306164169ACódigo EPS, EOC o responsable de régimen exceptuado a la cual se traslada el afiliadoObligatorio si la novedad es traslado a otra EPS, EOC O exceptuados
316170175ACódigo CCF a la cual pertenece el afiliadoEs opcional para independientes, si viene debe ser un código válido
322176177NNº de días cotizados a pensión. Sirve también para las CCF cuando la novedad es un retiro o un ingresoObligatorio entre 1 y 30. Si menor a 30, debe haber marcado una “X” en alguna novedad: ING, RET, TDE, TAE
332178179NNº de días cotizados a saludObligatorio
342180181NNº de días cotizados a riesgos profesionalesOpcional para independientes
359182190NSalario básico (sin centavos)Obligatorio, sin comas ni puntos no inferior a 1 SMMLV
369191199NIngreso base cotización pensión (aproximado al múltiplo de mil más cercano)Obligatorio
379200208NIngreso base cotización salud (aproximación al múltiplo de mil más cercano)Obligatorio
389209217NIngreso base cotización riesgos profesionales (aproximado al múltiplo de mil más cercano) 
399218226NIngreso base cotización cajas de compensación familiar (aproximado al múltiplo de mil más cercano)Obligatorio si hay afiliación a una CCF. No puede ser menor que 0
409227235NIngreso base cotización de referencia. Es el IBC que se reportaría si el trabajador hubiera laborado el mes completo y a partir del cual con la aplicación de las novedades, se obtiene el IBC para cada uno de los riesgos (aproximado al múltiplo de mil más cercano)Menor o igual a 25 salarios mínimos mensuales. No puede ser menor que 0

1.2.2. Variables de autoliquidación sistema general de pensiones.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
416236241NTarifa en decimales, este campo maneja la tarifa general o la de alto riesgo vejez. Ejemplo: 15% general o 25% si se trata de alto riesgo vejez, estos valores deberán registrarse como 0.15 ó 0.25Obligatorio
429242250NAporte cotización obligatoria (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Obligatorio, mayor que 0. Se verifica que corresponda al IBC de pensiones * Tarifa.
439251259NAporte voluntario del afiliado (aproximado al múltiplo de cien más cercano). En el régimen de prima media será cero (0)Es opcional. En el régimen de prima media será cero (0). No puede ser menor que 0
449260268NCotización voluntaria aportante (aproximado al múltiplo de cien más cercano). En el régimen de prima media será cero (0)Es opcional. En el régimen de prima media será cero (0). No puede ser menor que 0
459269277NTotal cotización. Sumatoria de los campos: Aporte cotización obligatoria, más aporte voluntario del afiliado más cotización voluntaria aportanteEs un campo calculado por el sistema
469278286NAportes a fondo de solidaridad pensional: Aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Debe ser calculado por el sistema cuando aplique. No puede ser menor que 0
479287295NValor no retenido por aportes voluntarios. En el régimen de prima media será cero (0)Es opcional. En el régimen de prima media será cero (0). Si viene un aporte voluntario del afiliado, debe ser mayor a 0. No puede ser menor que 0

1.2.3. Variables de autoliquidación sistema general de salud.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
486296301NTarifa para aportes, en decimales. Ejemplo: 0.12Debe existir
499302310NCotización obligatoria (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Obligatorio, mayor a 0
509311319NValor de la UPC adicionalCuando aplique. No puede ser menor que 0
5115320334ANº de autorización de la incapacidad E.G. cuando se reporte esa novedadEs opcional pero será obligatorio si marca la novedad respectiva con X
529335343NValor de la incapacidad E.G. cuando se reporte esa novedadEs opcional pero será obligatorio si marca la novedad respectiva con X. No puede ser menor que 0
5315344358ANº de autorización de la licencia de maternidad cuando se reporte esa novedadEs opcional pero será obligatorio si marca la novedad respectiva con X
549359367NValor de la licencia de maternidad, cuando se reporte esa novedadEs opcional pero será obligatorio si marca la novedad respectiva con X. No puede ser menor que 0

1.2.3. (sic) Variables de autoliquidación sistema general de riesgos profesionales.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
559368376NTarifa del centro de trabajo, en decimales. Ejemplo: 0.00522Debe existir cuando exista código de ARP
569377385NCentro de trabajo código CTDebe existir cuando exista código de ARP
579386394NCotización obligatoria (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Debe existir cuando exista código de ARP. No puede ser menor que 0

1.2.5. Variables de pago parafiscales (Cajas de compensación familiar, SENA e ICBF).

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
586395400NTarifa para aportes CCF, en decimales. Ejemplo: 4%, deberá registrarse como 0.04Es opcional si el aportante es independiente. Datos válidos 4%, 2%, 0.6%, 0 (0.04, 0.02, 0.006, 0)
599401409NValor aporte caja de compensación familiar IBC de CCF * Tarifa para aportes CCFEs opcional si el aportante es independiente. Es calculado por el sistema y en este caso no puede ser menor que 0
606410415NTarifa para aportes SENA, en decimales. Ejemplo: 2% o 0.5%, deberá registrarse como 0.02 ó 0.005No aplica para independientes
619416424NValor a pagar aportes parafiscales SENA. Para aportes hechos por los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, distrital y municipal y empleadores del sector privado es: (IBC de CCF * Tarifa de aportes SENA). En este caso, la tarifa del SENA es del 2%. Para aportes hechos por la Nación, los departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los municipios: (IBC de CCF * 0.5%). En este caso, la tarifa del SENA es del 0.5%No aplica para independientes. Es calculado por el sistema. Se validan las condiciones de la fórmula
626425430NTarifa para aportes ICBF, en decimales. Ejemplo: 3%, deberá registrarse como 0.03No aplica para independientes
639431439NValor aporte parafiscal del ICBF (IBC de CCF * Tarifa de aportes ICBF), para el caso general la tarifa de aportes ICBF es del 3%No aplica para independientes. Es calculado por el sistema. Se validan las condiciones de la fórmula
646440445NTarifa para aportes ESAP, en decimales. Ejemplo: 0.5%, deberá registrarse como 0.005. Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los municipiosNo aplica para independientes
659446454NValor aporte a la ESAP. Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los municipios. Valor aporte ESAP = (IBC de CCF * Tarifa de la ESAP). En este caso, la tarifa general es del 0.5%No aplica para independientes. Es calculado por el sistema. Se validan las condiciones de la fórmula
666455460NTarifa para aportes Ministerio de Educación, en decimales. Ejemplo: 1% deberá registrarse como 0.01. Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los municipios 
679461469NValor aportes al Ministerio de Educación (escuelas industriales e institutos tecnológicos). Solo aplica para los aportes hechos por la Nación, los departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los municipios. Valor aporte Ministerio de Educación (IBC de CCF * Tarifa del Ministerio de Educación). En este caso la tarifa general de educación es del 1%No aplica para independientes. Es calculado por el sistema. Se validan las condiciones de la fórmula
Total 469    

1.3. Registro tipo 3: Total aportes del período a pensiones por administradora

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador a pensiones, a cada una de las administradoras, por el período liquidado.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 03Que sea igual a 03
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
36813ACódigo administradora de pensionesEs obligatorio, debe ser válido
4161429NNúmero de identificación (NIT) de la administradora de pensionesObligatorio, es cargado por el sistema
513030NDígito de verificación de la administradora de pensionesObligatorio
6103140NValor total cotizaciones obligatorias reportadasEs calculado por el sistema
7104150NValor total cotizaciones voluntarias realizadas por los afiliadosEs calculado por el sistema
8105160NValor total cotizaciones voluntarias realizadas por el aportanteEs calculado por el sistema
9106170NValor total aporte fondo de solidaridad pensional: aporte de solidaridad y subcuenta de subsistenciaEs calculado por el sistema
1047174NNúmero de días de mora liquidados (cuando exista mora en el pago)Es calculado por el sistema, de acuerdo con las fechas estipuladas acorde con la clase de aportante y forma de presentación
11107584NValor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Es calculado por el sistema, según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios
12108594NValor intereses de mora sobre el valor total aporte fondo de solidaridad pensional (aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia)Es calculado por el sistema, según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios
131095104NTotal a pagar a la administradora. Valor total cotizaciones obligatorias reportadas + Valor total cotizaciones voluntarias afiliados + Valor total cotizaciones voluntarias aportante + Valor total aporte fondo de solidaridad pensional (aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia) + Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado + Valor intereses de mora sobre el valor total aporte fondo de solidaridad pensional (aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia)Es calculado por el sistema
146105110NTotal afiliados por aportante (por administradora)Es calculado por el sistema
Total 110    

1.4. Registro tipo 4: Total aportes del período a salud por administradora.

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador a salud, a cada una de las administradoras (EPS, EOC y exceptuadas), por el período liquidado.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 04Obligatorio, debe ser 04
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001 por cada tipo de registroObligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
36813ACódigo administradora —EPS, EOC o responsable de régimen exceptuado— (dado por la Supersalud)Obligatorio. Que sea código válido
4161429NNúmero de identificación de la EPS, EOC o administradora de un régimen exceptuado (NIT)Obligatorio, es cargado por el sistema
513030NDígito de verificación de la EPS, EOC o responsable de régimen exceptuadoObligatorio
6103140NValor total cotizaciones obligatorias aportadas a esa administradoraEs calculado por el sistema
7104150NValor total UPC adicionales aportadas a esa administradoraEs calculado por el sistema
8155165ANúmero de la autorización de pago de las incapacidades 
9106675NValor total de las incapacidades pagadasEs calculado por el sistema
10157690ANúmero de autorizaciones de descuento de las licencias de maternidad 
111091100NValor total de las licencias de maternidad pagadasEs calculado por el sistema
1210101110NValor neto aportes cotización. Se calcula como el total cotizaciones obligatorias menos incapacidades y licencias de maternidad pagadasEs calculado por el sistema
134111114NNúmero de días de mora liquidados (cuando exista mora en el pago)Es calculado por el sistema, de acuerdo con las fechas estipuladas acorde con la clase de aportante y forma de presentación
1410115124NValor intereses de mora, cotizaciones obligatorias (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Es calculado por el sistema, según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios
1510125134NValor intereses de mora, UPC adicionalesEs calculado por el sistema, según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios
1610135144NSubtotal aportes cotización. Se calcula como valor neto aportes cotización más valor intereses de mora cotizaciones obligatoriasEs calculado por el sistema
1710145154NSubtotal aportes UPC adicionales. Se calcula como valor total UPC adicionales más valor intereses de mora UPC adicionalesEs calculado por el sistema
1810155164ANº de radicación de la autoliquidación inicial objeto de saldo a favor del empleadorOpcional
1910165174NValor del saldo a favor del período anterior cotización obligatoriaOpcional
2010175184NValor del saldo a favor del período anterior: UPC adicionalOpcional
2110185194NTotal a pagar por cotización obligatoria. Se calcula como subtotal aportes cotización menos saldo a favor cotización del período anteriorEs calculado por el sistema
2210195204NTotal a pagar por UPC adicional. Se calcula como subtotal aportes UPC adicionales menos saldo a favor cotización del período anterior UPC adicionalEs calculado por el sistema
2310205214NTotal a pagar a la administradora. Es el total a pagar por cotización obligatoria más total a pagar por UPC adicionalEs calculado por el sistema
2410215224NValor Fondo de Solidaridad y Garantía en SaludCampo calculado por el sistema (se calcula 1% del total del IBC de salud)
256225230NTotal afiliados del aportante (por administradora)Es calculado por el sistema
Total 230    

1.5. Registro tipo 5: Total aportes del período a riesgos profesionales por administradora.

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador a riesgos profesionales, a cada una de las administradoras, por el período liquidado.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 05Que sea 05
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
36813ACódigo ARP (dado por la Superbancaria)Obligatorio, que exista
4161429NNúmero de identificación (NIT) de la ARPObligatorio, es cargado por el sistema
513030NDígito de verificación de la ARPObligatorio, es cargado por el sistema
6103140NValor total cotizaciones obligatorias reportadas a esa administradoraEs calculado por el sistema
7154155ANúmero de la autorización de pago de las incapacidades 
8105665NValor total de las incapacidades pagadas 
9106675NValor aportes pagados a otros riesgos. Es el valor pagado por cotización a los sistemas de salud y pensiones cuando el trabajador se encuentra en incapacidad temporal por un evento de origen profesional 
10107685NValor neto aportes cotización. Se calcula como valor total cotizaciones obligatorias menos valor total incapacidades pagadas y menos valor aportes pagados a otros riesgosEs calculado por el sistema
1148689NNúmero de días de mora liquidados (cuando exista mora en el pago)Es calculado por el sistema, de acuerdo con las fechas estipuladas acorde con la clase de aportante y forma de presentación
12109099NValor intereses de mora sobre las cotizaciones obligatorias (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Es calculado por el sistema, según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios
1310100109NSubtotal aportes cotización. Se calcula como valor neto aportes cotización más valor intereses de moraEs calculado por el sistema
1410110119ANº de radicación de la autoliquidación inicial objeto de saldo a favor del empleador 
1510120129NValor del saldo a favor del período anterior 
1610130139NTotal a pagar a la administradora. Se calcula como subtotal aportes cotización menos valor del saldo a favor del período anteriorEs calculado por el sistema
1710140149NFondo de Solidaridad Riesgos Profesionales (se calcula 1% del recaudo por cotizaciones a cargo de los empleadores)Es calculado por el sistema
186150155NTotal afiliados por aportante (por administradora)Es calculado por el sistema
Total 155    

1.6. Registro tipo 6: Total aportes del período a cajas de compensación familiar por administradora.

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador, a la(s) caja(s) de compensación familiar por el período liquidado.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 06Que sea 06
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
36813ACódigo CCF (dado por la Supersubsidio)Obligatorio, que exista
4161429NNúmero de identificación (NIT) de la CCFObligatorio, es cargado por el sistema
513030NDígito de verificación de la CCFObligatorio, es cargado por el sistema
6103140NValor aporte a esa cajaEs calculado por el sistema
744144NNúmero de días de mora liquidados (cuando exista mora en el pago)Es calculado por el sistema
8104554NValor intereses de mora sobre el aporteEs calculado por el sistema
9105564NTotal a pagar a la caja (Valor aporte a la caja + Valor intereses mora)Es calculado por el sistema
1066570NTotal afiliados por aportante (por administradora)Es calculado por el sistema
Total 70    

1.7. Registro tipo 7: Total aportes período al SENA.

Este archivo podrá tener varios registros, uno por cada tipo de concepto pagado por el aportante al SENA por el período liquidado. Este tipo de registro no aplica para independientes.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 07Obligatorio. Que sea 07
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
316823NNúmero de identificación (NIT) del SENAObligatorio, es cargado por el sistema
412424NDígito de verificación del SENAObligatorio, es cargado por el sistema
522526ATipo de concepto para el SENA: 01 Valor del aporte parafiscal 02 Valor fondo industria de la construcción. Aplica solamente para las empresas del sector de la construcción solamente cuando están realizando obras en el período 03 Valor por concepto de monetización. Para los empleadores que optan por cancelar un valor que reemplaza la obligación de contratar aprendices. A excepción de los empleadores de la construcciónValidar el tipo de concepto
6102736NValor a pagar por conceptoMayor que cero cuando exista
743740NNúmero de días de mora liquidados. Solo cuando exista moraEs calculado por el sistema
8104150NValor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Es calculado por el sistema
9105160NTotal a pagar por concepto. Es igual a: Valor a pagar por concepto + Valor intereses de moraEs calculado por el sistema
1066166NNúmero de personas por ese conceptoEs calculado por el sistema
Total 66    

1.8. Registro tipo 8: Total aportes período al ICBF.

Este archivo podrá tener varios registros, uno por cada tipo de concepto pagado por el aportante al ICBF por el período liquidado. Este tipo de registro no aplica para independientes.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 08Obligatorio. Que sea 08
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
316823NNúmero de identificación (NIT) del ICBFObligatorio, es cargado por el sistema
412424NDígito de verificación del ICBFObligatorio, es cargado por el sistema
522526ACódigo del concepto para el ICBF: 01 Valor aportes corrientes 02 Valor liquidaciones 03 Valor pagarés 04 Valor acuerdos de pago 05 Valor resoluciónObligatorio. Validará el tipo de concepto
6102736NValor pagado por conceptoMayor que cero cuando exista
743740NNúmero de días de mora liquidados (solo cuando exista mora en el pago)Es calculado por el sistema
8104150NValor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Es calculado por el sistema
9105160NTotal a pagar por concepto. Es igual a: Valor a pagar por concepto + Valor intereses de moraEs calculado por el sistema
1066166NNúmero de personas por ese conceptoEs calculado por el sistema
Total 66    

1.9. Registro tipo 9: Total aportes período a la ESAP.

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador, a la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP). Este tipo de registro solo aplica para las entidades obligadas a efectuarlo. No aplica para independientes.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 09Obligatorio, que sea 09
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
316823NNúmero de identificación (NIT) de ESAPObligatorio, es cargado por el sistema
412424NDígito de verificación de la ESAPObligatorio, es cargado por el sistema
5102534NValor a pagarEs calculado por el sistema
643538NNúmero de días de mora liquidados (solo cuando exista mora en el pago)Es calculado por el sistema
7103948NValor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Es calculado por el sistema
8104958NTotal a pagar. Es igual a: Valor a pagar + Valor intereses de moraEs calculado por el sistema
Total 58    

1.10. Registro tipo 10: Total aportes período al Ministerio de Educación.

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador, al Ministerio de Educación destinados para las escuelas industriales e institutos tecnológicos.

Este tipo de registro solo aplica para aquellas entidades obligadas a efectuarlo. No aplica para independientes.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 10El tipo de registro “10”, cuando exista
2537NSecuencia, en este caso inicia en 00001Obligatorio. Verificación de la secuencia ascendente. Por cada aportante inicia en 00001
316823NNúmero de identificación (NIT) de MineducaciónObligatorio, es cargado por el sistema
412424NDígito de verificación del MineducaciónObligatorio, es cargado por el sistema
5102534NValor a pagarEs calculado por el sistema
643538NNúmero de días de mora liquidados (solo cuando exista mora en el pago)Es calculado por el sistema
7103948NValor intereses de mora (aproximado al múltiplo de cien más cercano)Es calculado por el sistema
8104958NTotal a pagar. Es igual a: Valor a pagar + Valor intereses de moraEs calculado por el sistema
Total 58    

1.11. Registro total por pagar durante el período.

Este único registro contiene el valor total a pagar por cada aportante a cada uno de los elementos estructurales del sistema en el período liquidado, sirviendo como total de control.

Núm.Long.Pos. Ini.Pos. Fin.TipoDescripciónValidaciones generales
1212NTipo de registro. En este caso será 11Obligatorio. Que sea “11”
210312NTotal a pagar a pensionesCalculado por el sistema
3101322NTotal a pagar a saludCalculado por el sistema
4102332NTotal a pagar a riesgos profesionalesCalculado por el sistema
5103342NTotal a pagar a cajas de compensaciónCalculado por el sistema
6104352NTotal a pagar al SENACalculado por el sistema
7105362NTotal a pagar al ICBFCalculado por el sistema
8106372NTotal a pagar a la ESAPCalculado por el sistema
9107382NTotal a pagar al Ministerio de Educación (por concepto de aportes a las escuelas industriales e institutos técnicos)Calculado por el sistema
10108392NGran total a pagar. Como la suma de los totales a pagar de: Pensiones + Salud + Riesgos profesionales + Cajas de compensación + SENA + ICBF + ESAP + Ministerio de EducaciónCalculado por el sistema
111093102NNúmero de administradora de pensiones reportadasCalculado por el sistema
1210103112NNúmero de EPS, EOC O exceptuados reportadasCalculado por el sistema
1310113122NNúmero de ARP reportadasCalculado por el sistema
1410123132NNúmero de CCF reportadasCalculado por el sistema
Total 132    

2. Archivos de salida.

En algunas de las descripciones de las tablas correspondientes a los archivos de salida, se encuentran mencionados unos campos, que no corresponden a los archivos de entrada del formulario integrado de liquidación de aportes. Para facilitar la implementación del formulario integrado, se mantuvieron las denominaciones y descripciones de dichos campos, tal y como se han señalado en los archivos de salida o formularios actuales de la autoliquidación de aportes.

Archivo número 2.1 - Salida para pensiones

Este archivo corresponde a la actualización realizada a los archivos señalados en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del mismo año, que indica las especificaciones de las salidas que los aportantes remitirán a las entidades administradoras del sistema general de pensiones.

Registro tipo-1

Es el registro de encabezado del archivo. En él se envían los datos básicos que identifican al aportante que está enviando el archivo a la administradora correspondiente. En cada archivo que se envíe solo debe existir un registro tipo-1 y debe ser el primero.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NNúmero del registro (00000 en este caso)
2166NTipo de registro (“1” en este caso)
3278NCódigo de formato. En este caso será 02
440948ARazón social de la entidad administradora
5164964NNúmero de identificación tributaria administradora de pensiones
616565NDígito de verificación
720066265ANombre o razón social del aportante
82266267ATipo identificación del aportante
916268283ANúmero de identificación del aportante
101284284NDígito de verificación aportante
111285285AClase de aportante “P” (Pequeño), “G” (Grande), “I” Independiente
1240286325ADirección correspondencia
1315326340ACiudad o municipio
144341344NCódigo DANE ciudad o municipio
1515345359ADepartamento
162360361NCódigo DANE departamento
1710362371ATeléfono
1810372381AFax
1960382441ACorreo electrónico
206442447NPeríodo cotizado: (aaaamm) año y mes
211448448ACorrección. Marque con una “X” si se trata de una corrección a una autoliquidación presentada anteriormente. No aplica
226449454NPeríodo a corregir (aaaamm) año y mes. Se diligencia si el campo anterior fue utilizado, de lo contrario debe estar en blanco. No aplica
238455462NFecha de pago (aaaammdd) año, mes y día
2410463472ANº Formulario a corregir. No aplica
2510473482ANº Radicación de la autoliquidación
261483483AForma de presentación: U = Único; C = Consolidado; S = Sucursal
2710484493ACódigo de la sucursal (solo se llena si la casilla anterior es S)
2840494533ANombre de la sucursal
295534538NNº total de empleados
305539543NNº de afiliados a la administradora
312544545NCódigo del operador
Total545    

Registro tipo-2

Este se utiliza para enviar la información de la sección “liquidación detallada de aportes” de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada empleado relacionado.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NSecuencia, en este caso inicia en 00001
2166NTipo de registro (siempre será registro tipo 2)
3278ATipo identificación del empleado
416924ANº de identificación del empleado
512525NDígito verificación empleado
622627NTipo de cotizante: 1 Dependiente 2 Empleada doméstica 3 Independiente 4 Madre comunitaria con cobertura familiar 5 Madre comunitaria sin cobertura familiar 10 Pensionado 11 Pensionado por sustitución o por sobrevivencia 12 Aprendices del SENA 13 Ex empleado público, con reconocimiento sin vinculación 14 Ex empleado público, vinculado con empleador privado 15 Desempleado con subsidio de caja de compensación familiar 16 Independiente agremiado
7202847APrimer apellido
8304877ASegundo apellido
9207897APrimer nombre
103098127ASegundo nombre

Novedades. Para cada uno de los siguientes campos se debe marcar con x según la novedad, de lo contrario dejar en blanco.

111128128AING: Ingreso
121129129ARET: Retiro
131130130ATDA: Traslado de otra administradora de pensiones (TDP)
141131131ATAA: Retiro a otra a administradora de pensiones (TAP)
151132132AVSP: Variación de salario
161133133AVTE: Cambio tarifa especial
171134134AVST: Variación transitoria del salario
181135135ASLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada
191136136AIGE: Incapacidad general
201137137ALMA: Licencia de maternidad
211138138AVAC: Vacaciones
221139139AAVP: Aporte voluntario
232140141NCampo 14: Días cotizados
249142150NCampo 15: Salario básico
259151159NCampo 16: Valor neto novedades
269160168NCampo 17: Ingreso base cotización (aprox. al múltiplo de mil más cercano)
276169174NCampo 18: Tarifa. En decimales
289175183NCampo 19: Cotización obligatoria (aprox. al múltiplo de cien más cercano)
299184192NCampo 20A: Cotización voluntaria afiliado (aproximando al múltiplo de cien más cercano). Para el régimen de prima media es cero (0)
309193201NCampo 20B: Cotización voluntaria aportante (aproximando al múltiplo de cien más cercano). Para el régimen de prima media es cero (0)
319202210NCampo 21: Total cotización. Sumatoria de los campos 19, 20A y 20B
329211219NCampo 22: Fondo de solidaridad pensional (aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia) (aproximado al múltiplo de cien más cercano)
339220228NCampo 23: Valor no retenido por aportes voluntarios. Para el régimen de prima media es cero (0)
Total228    

Registro tipo-3

Utilizado para reportar la información correspondiente “autoliquidación aportes del período”. Para cada renglón utilizado se debe elaborar un registro tipo 3 como se describe a continuación.

Para el renglón 31: Total aportes del período declarado:

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00031: Total de aportes del período declarado
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: Ingreso base cotización. Este campo será cero (0)
4101726NCampo 19: Cotización obligatoria. Sumatoria de este campo. Debe ser mayor a 0
5102736NCampo 20A: Cotización voluntaria afiliado. Sumatoria de este campo
6103746NCampo 20B: Cotización voluntaria aportante. Sumatoria de este campo
7104756NCampo 21: Total cotización. Sumatoria de este campo. Debe ser mayor a 0
8105766NCampo 22: Fondo de solidaridad pensional (aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia). Sumatoria este campo. Debe ser mayor a 0
Total66    

Para el renglón 36: Más interés de mora

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00036: Más intereses de mora
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: Ingreso base cotización. Por condiciones del formato, se utilizará para colocar el número de días de mora liquidado
4101726NCampo 19: Cotización obligatoria. Este campo será cero (0)
5102736NCampo 20A: Cotización voluntaria afiliado. Este campo es cero (0)
6103746NCampo 20B: Cotización voluntaria aportante. Este campo es cero (0)
7104756NCampo 21: Total cotización. Liquidación mora sobre el valor del renglón 31 de este campo
8105766NCampo 22: Fondo de solidaridad pensional (aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia). Liquidación mora sobre el valor del renglón 31 campo 22
Total66    

Para el renglón 39: Total a pagar

NúmeroLongitudPos. IniPosición FinalTipo CampoDescripción
1515NPara el renglón 00039: Total a pagar
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: Ingreso base cotización. Este campo será cero (0)
4101726NCampo 19: Cotización obligatoria. Este campo es cero (0)
5102736NCampo 20: Cotización voluntaria afiliado. Este campo es cero (0)
6103746NCampo 20: Cotización voluntaria aportante. Este campo es cero (0)
7104756NCampo 21: Total cotización. Renglón 31 más 36
8105766NCampo 22: Fondo de solidaridad pensional (aporte de solidaridad y subcuenta de subsistencia). Renglón 31 más 36
Total66    

Archivo número 2.2 - Salida para salud

Este archivo corresponde a la actualización de lo señalado en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del mismo año, que indica las especificaciones de las salidas que los aportantes remitirán a las entidades administradoras del sistema general de salud.

Registro tipo-1

Es el registro de encabezado del archivo. En él se envían los datos básicos que identifican al aportante que está enviando el archivo a la administradora correspondiente. En cada archivo que se envíe solo debe existir un registro tipo-1 y debe ser el primero.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NNúmero del registro (00000 en este caso)
2166NTipo de registro (“1” en este caso)
3278NCódigo de formato. En este caso será 03
440948ARazón social de la entidad administrativa
5164964NNúmero de identificación (NIT) de la EPS, EOC o exceptuados
616565NDígito de verificación EPS, EOC o exceptuados
720066265ANombre o razón social del aportante
82266267ATipo documento del aportante
916268283ANúmero de Identificación del aportante
101284284NDígito de verificación aportante
111285285AClase de aportante “P” (Pequeño) “G” (Grande) “I” (Independiente)
1240286325ADirección correspondencia
1315326340ACiudad o municipio
144341344NCódigo ciudad o municipio
1515345359ADepartamento
162360361NCódigo departamento
1710362371ATeléfono
1810372381AFax
1960382441ACorreo electrónico
206442447NPeríodo cotizado: (aaaamm) año y mes
2140448487ANueva ARP. Razón social
226488493ACódigo de la nueva ARP
231494494ACorrección. Marque con una “X” si se trata de una corrección a una autoliquidación presentada anteriormente. No aplica
246495500NPeríodo a corregir (aaaamm) año y mes. Se diligencia si el campo anterior fue utilizado, de lo contrario debe estar en blanco. No aplica
258501508NFecha de pago (aaaammdd) año, mes y día
2610509518ANº de formulario a corregir. No aplica
2710519528ANº de radicación
281529529AForma de presentación (U = Único; C = Consolidado; S = Sucursal)
2910530539ACódigo de la sucursal (solo se llena si en casilla anterior seleccionó S)
3040540579ANombre de la sucursal
315580584NNº total de trabajadores
325585589NNº total de afiliados
332590591NCódigo del operador
Total591    

Registro tipo-2

Este se utiliza para enviar la información de la sección “liquidación detallada de aportes” de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada trabajador o empleado.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NSecuencia, en este caso inicia en 00001
2166NTipo de registro (siempre será registro tipo 2)
3278ATipo documento del empleado
416924ANº de identificación del empleado
512525NDígito de verificación del empleado
622627NTipo de cotizante: 1 Dependiente: 2 Empleada doméstica: 3 Independiente: 4 Madre comunitaria con cobertura familiar: 5 Madre comunitaria sin cobertura familiar: 10 Pensionado: 11 Pensionado por sustitución o por sobrevivencia: 12 Aprendices del SENA: 13 Ex empleado público, con reconocimiento sin vinculación: 14 Ex empleado público, vinculado con empleador privado: 15 Desempleado con subsidio de caja de compensación familiar: 16 Independiente agremiado
7202847APrimer apellido
8304877ASegundo apellido
9207897APrimer nombre
103098127ASegundo nombre

Novedades. Para cada uno de los siguientes campos se debe marcar con x según la novedad, de lo contrario dejar en blanco.

111128128AING: Ingreso
121129129ARET: Retiro
131130130ATDA: Traslado de otra administradora (TDE)
141131131ATAA: Traslado a otra administradora (TAE)
151132132AVSP: Variación de salario
161133133AVST: Variación transitoria del salario
171134134ASLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencias no remuneradas
181135135AIGE: Incapacidad general
191136136ALMA: Licencia de maternidad
201137137AVAC: Vacaciones
212138139NCampo 14: Días cotizados
229140148NCampo 15: Salario básico (sin centavos)
239149157NCampo 16: Valor neto novedades
249158166NCampo 17: Ingreso base cotización (aprox. al múltiplo de mil más cercano)
259167175NCampo 24: Cotización obligatoria
2615176190ACampo 25: Nº de autorización de la incapacidad E.G. obligatorio cuando esté diligenciado el campo respectivo
279191199NCampo 25: Valor de la incapacidad E.G.
2815200214ACampo 26: Nº de autorización de la licencia de maternidad obligatorio cuando esté diligenciado el campo respectivo
299215223NCampo 26: Valor de la licencia de maternidad obligatorio cuando esté diligenciado el campo respectivo
309224232NCampo 27: Valor de la UPC adicional. Obligatorio cuando esté diligenciado el campo respectivo
Total232    

Registro tipo-3

Utilizado para reportar la información correspondiente “autoliquidación aportes del período”. Para cada renglón utilizado se debe elaborar un registro tipo 3 como se describe a continuación:

Para el renglón 31: Total aportes del período declarado

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00031: Total de aportes del período declarado
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: Ingreso base de cotización. Sumatoria campo
4101726NCampo 24: Cotización obligatoria. Sumatoria campo
5102736NCampo 25: Valor de incapacidades E.G. Sumatoria campo
6103746NCampo 26: Valor de las licencias de maternidad. Sumatoria campo
7104756NCampo 27: UPC adicional. Sumatoria campo
Total56    

Para el renglón 32: Menos: Incapacidades pagadas

1515NPara el renglón 00032: Menos incapacidades pagadas
2166NTipo de registro (siempre será 3)
315721APor condiciones del formato, el campo 17 del renglón 32 se utilizará para colocar el número de autorización de incapacidades de EPS, EOC O exceptuados. Si no hay descuento se deja en blanco
4102231NCampo 24: Cotización obligatoria: Valor total de las incapacidades pagadas
5103241NCampo 25: Valor de incapacidades E.G. será cero (0)
6104251NCampo 26: Valor de las licencias de maternidad será cero (0)
7105261NCampo 27: UPC adicional. Será cero (0)
Total61    

Para el renglón 33: Menos: Licencias de maternidad pagadas:

1515NPara el renglón 00033: Menos licencias de maternidad pagada
2166NTipo de registro (siempre será 3)
315721APor condiciones del formato, el campo 17 del renglón 33 se utiliza para el Nº de autorización de licencias de maternidad EPS, EOC o exceptuados. Si no hay descuento deje en blanco
4102231NCampo 24: Cotización obligatoria. Valor total de las licencias de maternidad pagadas
5103241NCampo 25: Valor de incapacidades E.G. será cero (0)
6104251NCampo 26: Valor de las licencias de maternidad (en este caso será 0)
7105261NCampo 27: UPC adicional (en este caso será 0)
Total61    

Para el renglón 35: Valor aportes netos

1515NPara el renglón 00035: Valor aportes netos
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: Ingreso base de cotización. Será cero (0)
4101726NCampo 24: Cotización obligatoria. Suma renglón 31 al 33 de este campo
5102736NCampo 25: Valor de incapacidades E.G. será cero (0)
6103746NCampo 26: Valor de las licencias de maternidad. Será cero (0)
7104756NCampo 27: UPC adicional. Igual renglón 31 de este campo
Total56    

Para el renglón 36: más interés de mora

1515NPara el renglón 00036: Más intereses de mora
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: Ingreso base cotización. Por condiciones del formato, se utilizará para colocar el número de días de mora liquidado
4101726NCampo 24: Cotiz. Oblig. Intereses de mora sobre valor renglón 35 campo 24
5102736NCampo 25: Valor de incapacidades E.G. será cero (0)
6103746NCampo 26: Valor de las licencias de maternidad. Será cero (0)
7104756NCampo 27: UPC adicional. Intereses de mora sobre valor renglón 35 campo 27
Total56    

Para el renglón 37: aportes más interés de mora

1515NPara el renglón 00037: aporte más intereses de mora
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: ingreso base de cotización. Será cero (0)
4101726NCampo 24: cotización obligatoria. Suma renglón 35 y 36 de este campo
5102736NCampo 25: valor de incapacidades E.G. será cero (0)
6103746NCampo 26: valor de las licencias de maternidad. Será cero (0)
7104756NCampo 27: UPC adicional. Suma renglón 35 y 36 de este campo
Total56    

Para el renglón 38: menos saldo a favor del período anterior

1515NPara el renglón 00038: menos saldo a favor período anterior
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NPor condiciones del formato, el campo 17 del renglón 38. Se utilizará para colocar el número de radicación. Solo para este renglón
4101726NCampo 24: cotización obligatoria. Valor del saldo a favor del período anterior
5102736NCampo 25: valor de incapacidades E.G. será cero (0)
6103746NCampo 26: valor de las licencias de maternidad. Será cero (0)
7104756NCampo 27: UPC adicional. Valor del saldo a favor del período anterior
Total56    

Para el renglón 39: total a pagar

1515NPara el renglón 00039: total a pagar
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: ingreso base de cotización. Será cero (0)
4101726NCampo 24: cotización obligatoria. Renglón 37 menos 38 de este campo
5102736NCampo 25: valor de incapacidades E.G. Será cero (0). En este campo se debe reportar el total a pagar por el Fondo de Solidaridad y Garantía Salud
6103746NCampo 26: valor de las licencias de maternidad Será cero (0)
7104756NCampo 27: UPC adicional. Renglón 37 menos 38 de este campo
Total56    

Archivo número 2.3 - Salida para riesgos profesionales

Este archivo corresponde a la actualización de lo señalado en la Circular Externa Conjunta SB 027 SNS 036 de 1997, modificada parcialmente por la Circular Externa Conjunta SB 049 SNS 040 del mismo año, que indica las especificaciones de las salidas que los aportantes remitirán a las entidades administradoras del sistema general de riesgos profesionales.

Registro tipo-1

Es el registro de encabezado del archivo. En él se envían los datos básicos que identifican al aportante que está enviando el archivo a la administradora correspondiente. En cada archivo que se envíe solo debe existir un registro tipo-1 y debe ser el primero.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NNúmero del registro (00000 en este caso)
2166NTipo de registro (“1” en este caso)
3278NCódigo de formato. En este caso será 04
440948ARazón social de la entidad administradora
5164964NNúmero de identificación tributaria ARP
616565NDígito de verificación ARP
720066265ANombre o razón social del aportante
82266267ATipo identificación del aportante
916268283ANúmero de identificación del aportante
101284284NDígito de verificación aportante
111285285AClase de aportante “P” (Pequeño) ”G” (Grande) ”I” (Independiente)
1240286325ADirección correspondencia
1315326340ACiudad o municipio
144341344NCódigo ciudad o municipio
1515345359ADepartamento
162360361NCódigo departamento
1710362371ATeléfono
1810372381AFax
1960382441ACorreo electrónico
206442447NPeríodo cotizado: (aaaamm) año y mes
211448448ACorrección. Marque con una “X” si se trata de una corrección a una autoliquidación presentada anteriormente. No aplica
226449454NPeríodo a corregir (aaaamm) año y mes. Se diligencia si el campo anterior fue utilizado, de lo contrario debe estar en blanco. No aplica
238455462NFecha de pago (aaaammdd) año, mes y día
2410463472ANº de formulario a corregir. No aplica
2510473482ANº de radicación
261483483AForma de presentación: U = Único; C = Consolidado; S = Sucursal
2710484493ACódigo de la sucursal (solo se llena si la casilla anterior es S)
2840494533ANombre de la sucursal
295534538NNº total de empleados
302539540NCódigo del operado
Total540    

Registro tipo-2

Este se utiliza para enviar la información de la sección “liquidación detallada de aportes” de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada empleado.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NSecuencia, en este caso inicia en 00001
2166NTipo de registro (siempre será registro tipo 2)
3278ATipo documento del empleado
416924ANº de identificación del empleado
512525NDígito de verificación empleado
622627NTipo de cotizante: 1. Dependiente, 2. Empleada doméstica, 3. Independiente, 4. Madre comunitaria con cobertura familiar, 5. Madre comunitaria sin cobertura familiar, 10. Pensionado, 11. Pensionado por sustitución o sobrevivencia, 12. Aprendices del SENA, 13. Ex empleado público, con reconocimiento sin vinculación, 14. Ex empleado público, vinculado con empleador privado, 15. Desempleado con subsidio de caja de compensación familiar, 16. Independiente agremiado.
7202847APrimer apellido
8304877ASegundo apellido
9207897APrimer nombre
103098127ASegundo nombre

Novedades. Para cada uno de los siguientes campos se debe marcar con x según la novedad, de lo contrario dejar en blanco.

111128128AING: ingreso
121129129ARET: retiro
131130130AVSP: variación de salario
141131131AVTE: variación de tarifa especial
151132132AVST: variación transitoria del salario
161133133ASLN: suspensión temporal del contrato de trabajo y licencias no remuneradas
171134134AIGE: incapacidad general
181135135ALMA: licencia de maternidad
191136136AVAC: vacaciones
201137137AVCT: varios centros de trabajo
212138139NIRP: Incap. por accidente trabajo o enferm. profesional (número de días)
229140148NCampo 14: días cotizados
239149157NCampo 15: salario básico
249158166NCampo 16: valor neto de las novedades
259167175NCampo 17: ingreso base de cotiz. (aprox. al múltiplo de mil más cercano)
269176184NCampo 28: centro de trabajo tarifa
279185193NCampo 28: centro de trabajo código CT
289194202NCampo 29: cotización obligatoria
299203211ACampo 30: código de la nueva administradora EPS, EOC o exceptuados
309212220ACampo 30: código de la nueva administradora de pensiones
319221229NIngreso base de cotización de referencia
Total229    

Registro tipo-3

Utilizado para reportar la información correspondiente “autoliquidación aportes del período”. Para cada renglón utilizado se debe elaborar un registro tipo 3 como se describe a continuación:

Para el renglón 31: total aportes del período declarado:

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00031: total de aportes del período declarado
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716ACampo 17: ingreso base cotización. Será cero (0)
4101726NCampo 29: cotización obligatoria. Sumatoria de este campo
Total26    

Para el renglón 32: menos incapacidades pagadas

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00032: menos incapacidades pagadas
2166NTipo de registro (siempre será 3)
315721ACampo 17: ingreso base cotización. Por condiciones del formato, utilizará para colocar el número de autorización de las incapacidades ARP
4102231NCampo 29: cotización obligatoria. Valor de las incapacidades pagadas
Total31    

Para el renglón 34: menos cotizaciones pagadas a otros riesgos

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00034: menos cotizaciones pagadas a otros riesgos
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716ACampo 17: ingreso base cotización. Será cero (0)
4101726NCampo 29: cotización obligatoria. Vr. cotizaciones pagadas a otros riesgos
Total26    

Para el renglón 35: valor aportes netos

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00035: valor aportes netos
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: ingreso base de cotización. Será cero (0)
4101726NCampo 29: cotización obligatoria. Renglón 31 menos 32 menos 34
Total26    

Para el renglón 36: más interés de mora

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00036: más intereses de mora
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: ingreso base cotización. Será cero (0)
4101726NCampo 29: cotización obligatoria. Intereses de mora sobre el valor renglón 35 campo 29
Total26    

Para el renglón 37: aportes más intereses por mora

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00037: aporte más intereses de mora
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: ingreso base cotización. Por condiciones del formato, se utilizará para colocar el número de días de mora liquidado
4101726NCampo 29: cotización obligatoria. Renglón 35 más 36 de este campo
Total26    

Para el renglón 38: menos saldo a favor período anterior

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00038: menos saldo a favor período anterior
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716ACampo 17: ingreso base cotización. Por condiciones del formato, utilizará para colocar el número de comunicación o radicación de este descuento
4101726NCampo 29: cotización obligatoria. Valor del saldo a favor del período anterior
Total26    

Para el renglón 39: total a pagar

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1515NPara el renglón 00039: total a pagar
2166NTipo de registro (siempre será 3)
310716NCampo 17: ingreso base de cotización. Será cero (0). En este campo se debe reportar el total a pagar por el fondo de solidaridad
4101726NCampo 29: cotización obligatoria. Renglón 37 menos 38 de este campo
Total26    

Archivo 2.4 - Salida para cajas de compensación, SENA e ICBF

Este archivo corresponde a las salidas para estas entidades e indica las especificaciones de las salidas que los aportantes remitirán a las cajas de compensación familiar, el SENA, el ICBF.

Se generará un registro tipo 1 para cada una de las entidades administradoras con la información de sus aportantes.

Se generarán registros tipo 2 con la información de los empleados a cada una de las entidades.

Registro tipo-1

Es el registro de encabezado del archivo de los pagos parafiscales. En él se envían los datos básicos que identifican al aportante que está enviando la información correspondiente. En cada archivo que se envíe solo debe existir un registro tipo-1 y debe ser el primero.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1111NTipo de registro (“1” en este caso)
240241ARazón social de la entidad administradora
3164257NNIT entidad administradora (CCF, SENA, ICBF)
415858NDígito verificación del NIT de la entidad administradora
565964ACódigo administradora
620065264ANombre o razón social del aportante
72265266ATipo identificación aportante
816267282ANúmero de identificación del aportante
91283283NDígito de verificación aportante
106284289NPeríodo cotizado: (aaaamm) año y mes
118290297NFecha de pago (aaaammdd) año, mes y día
1210298307ANº de radicación
131308308AForma de presentación (U = Único; C = Consolidado; S = Sucursal)
1410309318ACódigo de la sucursal dado por el aportante. Solo si la forma de presentación de la autoliquidación es “S”
1540319358ANombre de la sucursal
1610359368NValor total de la nómina
175369373NNº total de afiliados
183374376NDías de mora
192377378NCódigo del operador
Total378    

Registro tipo-2

Este se utiliza para enviar la información de la sección “Liquidación detallada de aportes” de cada uno de los trabajadores. Debe existir un registro por cada empleado.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1111NTipo de registro (siempre será registro tipo 2)
2526NSecuencia, en este caso inicia en 00001
3278ATipo documento del empleado
416924ANº de identificación del empleado
512525NDígito de verificación empleado
622627NTipo de cotizante: 1. Dependiente, 2. Empleada doméstica, 3. Independiente, 4. Madre comunitaria con cobertura familiar, 5. Madre comunitaria sin cobertura familiar, 10. Pensionado, 11. Pensionado por sustitución o sobrevivencia, 12. Aprendices del SENA, 13. Ex empleado público, con reconocimiento sin vinculación, 14. Ex empleado público, vinculado con empleador privado, 15. Desempleado con subsidio de caja de compensación familiar, 16. Independiente agremiado.
7202847APrimer apellido
8304877ASegundo apellido
9207897APrimer nombre
103098127ASegundo nombre
116128133NTarifa para aportes CCF, en decimales. Ejemplo: 4%, deberá registrarse como 0.04
129134142NValor aporte
139143151NIngreso base de cotización para las cajas de compensación
143152154NNúmero de días trabajados

Novedades: Colocar ´X´ según lo señalado en el tipo de registro 1.2.1

151155155AIngreso
161156156ARetiro
171157157AVariación permanente de salario
181158158AVariación transitoria de salario
191159159ASuspensión temporal del contrato de trabajo
201160160AIncapacidad general
211161161ALicencia de maternidad
221162162AVacaciones
231163163AIncapacidad por accidente de trabajo
Total163    

Registro tipo-3

Utilizado para reportar la información correspondiente los totales de la “Autoliquidación aportes del período”. Para cada concepto de pago por aportante, según la administradora.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1111NTipo de registro (siempre será 3)
2223ATipo de concepto. En todos los casos, el código 01 corresponde al aporte del valor parafiscal. Adicionalmente para el SENA e ICBF se tendrán en cuenta las definiciones de tipos de concepto respectivas
310413NValor a pagar por concepto
431416NDías de mora
5101726NValor de los intereses de mora
6102736NValor total a pagar por concepto. Es igual a: valor a pagar por concepto + valor intereses de mora
Total36    

Archivo 2.5 - Salida para la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador, a la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP).

Contiene un único tipo de registro.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1616NConsecutivo, iniciando en 1
240746ARazón social
3164762NNIT ESAP
416363NDígito verificación del NIT de la ESAP
520064263ANombre o razón social del aportante
62264265ATipo identificación aportante
716266281ANúmero de identificación del aportante
81282282NDígito de verificación aportante
96283288NPeríodo cotizado: (aaaamm) año y mes
108289296NFecha de pago (aaaammdd) año, mes y día
1110297306ANº de radicación
121307307AForma de presentación (U = Único; C = Consolidado; S = Sucursal)
1310308317ACódigo de la sucursal dado por el aportante. Solo si la forma de presentación de la autoliquidación es “S”
1440318357ANombre de la sucursal
1510358367NValor total de la nómina
165368372NNº total de trabajadores
1710373382NValor aporte
183383385NDías de mora
1910386395NValor de los intereses de mora
2010396405NValor total a pagar. Es igual a: valor aportes + valor intereses de mora
212406407NCódigo del operador
Total407    

Archivo 2.6 - Salida para el Ministerio de Educación

Este tipo de registro se utilizará para reportar el total de liquidación de aportes del empleador, al Ministerio de Educación Nacional.

Contiene un único tipo de registro.

NúmeroLongitudPos. Ini.Posición finalTipo campoDescripción
1616NConsecutivo, iniciando en 1
240746ARazón social
3164762NNIT Mineducación
416363NDígito verificación
54064103ANombre o razón social del aportante
62104105ATipo identificación aportante
716106121ANúmero de identificación del aportante
81122122NDígito de verificación aportante
96123128NPeríodo cotizado: (aaaamm) año y mes
108129136NFecha de pago (aaaammdd) año, mes y día
1110137146ANº de radicación
121147147AForma de presentación (U = Único; C = Consolidado; S = Sucursal)
1310148157ACódigo de la sucursal dado por el aportante. Solo si la forma de presentación de la autoliquidación es “S”
1440158197ANombre de la sucursal
1510198207NValor total de la nómina
165208212NNº total de trabajadores
1710213222NValor aporte
183223225NDías de mora
1910226235NValor de los intereses de mora
2010236245NValor total a pagar. Es igual a: valor aportes + valor intereses de mora
212246247NCódigo del operador
Total247    

Archivo 2.7 Datos generales del aportante

Este archivo contiene en un solo tipo de registro, la información básica del aportante que podrá ser actualizada periódicamente y reportado a las administradoras a las cuales esté vinculado el respectivo aportante.

Núm.Long.Pos. Ini.Posición finalTipo campoDescripciónValidación
12001200ANombre o razón social del aportanteObligatorio
22201202ATipo documento del aportanteObligatorio, validado contra la siguiente lista: NI = Número de identificación tributaria; CC = Cédula de ciudadanía; NU = Número único de identificación personal; CE = Cédula de extranjería; TI = Tarjeta de identidad; RC = Registro civil; PA = Pasaporte.
316203218ANúmero de identificación del aportanteObligatorio
41219219NDígito de verificaciónObligatorio
640230269ANombre de la sucursalSi la sucursal no tiene nombre, coloque su código
71270270AClase de aportanteObligatorio ”P” (Pequeño) ”G” (Grande) ”I” (Independiente)
81271271N(1) Pública, (2) Privada (3) MixtaObligatorio
91272272ATipo persona: (N) Natural; Jurídica (J)Obligatorio
101273273AForma de presentación: “U” (Único), “C” (Consolidado); “S” (Sucursal)Obligatorio
1140274313ADirección correspondenciaObligatorio
123314316NCódigo ciudad o municipioObligatorio
132317318NCódigo departamentoObligatorio
144319322NCódigo DANE de la actividad económicaObligatorio, según la tabla CIIU revisión 3ª del DANE
1510323332ATeléfonoObligatorio
1610333342AFax 
1760343402ADirección de correo electrónico (E-mail) 
1816403418NNúmero de identificación del representante legalObligatorio
191419419ADígito de verificación representante legal 
202420421ATipo identificación representante legalObligatorio
2120422441APrimer apellido del representante legalObligatorio
2230442471ASegundo apellido del representante legal 
2320472491APrimer nombre del representante legalObligatorio
2430492521ASegundo nombre del representante legal 
258522529NFecha inicio concordato, reestructuración, liquidación o cese de actividades (No hay pago de nómina ni pagos. Año, mes, día (aaaammdd))Opcional, si viene validar formato
261530530NTipo de acción: 1. concordato; 2. reestructuración; 3. liquidación; 4. Cese de actividadesOpcional, pero si viene validar tipo: (1 a 4)
278531538NFecha en que terminó actividades comerciales, (a partir de la cual el aportante no se encuentra obligado a efectuar aportes) año, mes y día (aaaammdd)Opcional, si viene validar formato
282539540NCódigo del operadorAsignado por el sistema
296541546NPeríodo de pagoObligatorio. Año, mes (AAAAMM)
Total546     

*(Nota: Modificado por la Resolución 2310 de 2005 artículo 1º del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 634 de 2006 artículo 5º del Ministerio de la Protección Social)

ART. 2º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 11 de mayo de 2005.

(Nota: Derogada por la Resolución 634 de 2006 artículo 5º del Ministerio de la Protección Social)

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