Secretaría de Educación del Distrito

RESOLUCIÓN 1305 DE 2017

(Julio 27)

“Por la cual se crea el Comité de Comunicaciones y Divulgación de la Secretaría de Educación del Distrito”.

El Secretario de Educación del Distrito (E)

En uso de sus atribuciones legales y en especial los artículos 5º y 46 del Decreto Distrital 330 de 2008, el Decreto 323 de 2017 y

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra la función administrativa al servicio de los intereses generales y que esta debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que en el marco de los principios que orientan la función administrativa, se considera conveniente que la Secretaría cuente con el apoyo del equipo directivo de la entidad en materia de comunicación y divulgación.

Que la Ley 1474 de 2011, contempla dentro de los componentes a implementar y evaluar, los relacionados con: “Mecanismos para la transparencia y el acceso a la información”, así como “Rendición de cuentas” los cuales van directamente relacionados con la definición de los lineamientos que permiten planear la comunicación en la entidad.

Que el artículo 5º, literal I del Decreto 330 de diciembre 29 de 2008, mediante el cual se determinan los objetivos, estructura y funciones de la Secretaría de Educación del Distrito, establece que corresponde al Secretario expedir los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y el desarrollo de las políticas del sector educativo y el artículo 46 de la misma disposición autoriza a la Secretaría para conformar comités asesores.

Que el numeral 4.2.7 del anexo previsto en el artículo primero del Decreto Distrital 652 de 2011, Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, estableció que la entidad distrital debe identificar las necesidades de comunicación de carácter organizacional y externo relacionados con el sistema integrado de gestión. De igual forma, de conformidad con el numeral “5.6 Comunicación”, la entidad y organismo distrital debe poder demostrar un procedimiento de comunicación eficiente, eficaz y efectivo.

Que la Secretaría de Educación del Distrito ha avanzado en la construcción de una política institucional de comunicaciones y plan de comunicaciones; así como en la actualización, implementación, seguimiento y análisis de los procesos y procedimientos asociados a la gestión de las comunicaciones institucionales de acuerdo con la normativa que sobre el tema se ha emitido en el ámbito distrital y nacional para la función pública.

Que los perfiles, medios, canales, formatos, tiempos y audiencias se han transformado en virtud de que las tecnologías de la información y las comunicaciones han tenido una rápida y permanente actualización; y han permeado todos los campos de la vida social, transformado las interacciones entre el Estado y la ciudadanía, en particular desde que se vinculó el uso de la internet y los medios sociales a la gestión pública.

Que la Secretaría de Educación mediante Resolución 820 del 17 de marzo de 2008, creo una instancia estratégica para la gestión de las comunicaciones, comité que una vez expedido el Decreto 330 del 06 de octubre de 2008, no responde a la actual estructura organizacional de la entidad, ni a las funciones asignadas a cada una de las dependencias, siendo necesario hacer compatible la existencia y funcionamiento del Comité de Comunicaciones y Divulgación con los nuevos lineamientos de planeación, implementación y seguimiento de la gestión de la comunicación interna y externa de la Secretaría.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. Crear el Comité de Comunicaciones y Divulgación de la Secretaría de Educación del Distrito, como instancia administrativa con carácter asesor, encargado de orientar la articulación de las estrategias de comunicación internas y externas de la entidad.

ART. 2º—Conformación. El Comité de Comunicaciones y Divulgación de la Secretaria de Educación del Distrito estará conformado por quienes ocupen los siguientes cargos:

a) La (El) Secretaría(o) de Educación del Distrito o su delegado, quien lo preside.

b) El (La) Subsecretario(a) de calidad y pertinencia o su delegado.

c) La (El) Subsecretaria(o) de acceso y permanencia o su delegado.

d) La (El) Subsecretaria(a) de gestión institucional o su delegado.

e) El (La) Subsecretario(a) de Integración Interistitucional o su delegado.

f) La (El) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa.

PAR. 1º—La (El) Secretaría(o) Técnica del Comité de Comunicaciones y Divulgación estará a cargo de la persona designada para tal fin por el comité, para períodos de un (1) año.

PAR. 2º—Serán invitados permanentes las personas que apoyan el proceso de comunicación y divulgación en los despachos de la Secretaria de Educación y las Subsecretarias, así como las personas de la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa, responsables de los procesos de planeación, comunicación digital y edición periodística.

Cuando el Comité de Comunicaciones y Divulgación lo considere conveniente podrá invitar a las sesiones a servidores públicos y contratistas cuya presencia considere necesaria, para que emitan sus conceptos técnicos o profesionales, a fin de ampliar aspectos relacionados con asuntos a tratar en cada sesión.

ART. 3º—Funciones. El Comité de Comunicaciones y Divulgación de la Secretaría de Educación del Distrito asumirá entre otras las siguientes funciones:

a) Aprobar la agenda temática que orientará las comunicaciones y la gestión de divulgación de la entidad.

b) Orientar y hacer seguimiento a las estrategias de comunicación interna y externa que formule la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa.

c) Orientar el tratamiento mediático de los temas internos y externos, de acuerdo con el Plan Sectorial de Educación y el Plan de Desarrollo Distrital.

d) Aprobar la Política de Comunicaciones y el Plan Institucional de Comunicaciones elaborado por la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa, así como sus modificaciones.

e) Hacer seguimiento al cumplimiento de la Política de Comunicaciones y al Plan Institucional de Comunicaciones.

f) Aprobar las políticas que en materia de producción editorial y de publicaciones presente la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa.

g) Aprobar el concepto, la producción y/o creación de: campañas publicitarias, desarrollos de marca, publicaciones (libros y revistas), programas radiales, televisivos, digitales y perfiles en cuentas de redes sociales.

h) Las demás que le sean asignadas, de acuerdo con la naturaleza de la Secretaría de Educación del Distrito.

ART. 4º—Secretario del Comité. La Secretaria Técnica estará a cargo de la persona designada por el Comité de Comunicaciones y Divulgación, por un período de un año, y quien tendrá las siguientes tareas:

a) Elaborar el orden del día.

b) Preparar y/o consolidar la información que requiera el comité para el estudio de los diferentes temas.

c) Convocar a integrantes e invitados a las sesiones del comité.

d) Elaborar y gestionar la aprobación y suscripción de las actas de cada una de las sesiones del comité.

e) Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el comité.

f) Custodiar y mantener el archivo de las actas del comité.

g) Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 5º—(Modificado).* Sesiones. El Comité de Comunicaciones y Divulgación de la Secretaría de Educación del Distrito se reunirá ordinariamente dos veces cada mes, previa convocatoria de quien ejerce la secretaria técnica, igualmente, podrá reunirse extraordinariamente cuando las necesidades así lo requieran. La asistencia al comité es de carácter obligatorio.

PAR. 1º—El (la) Secretario(a) Técnico deberá enviar con no menos de dos (2) días hábiles de antelación a cada sesión una agenda de la reunión y los soportes de los temas a tratar, en la cual especificará los invitados que deben asistir.

A la convocatoria de las sesiones deberá adjuntarse la documentación pertinente de acuerdo con la agenda propuesta, de forma que los temas tratados sean revisados previamente.

PAR. 2º—El Comité deliberará con las dos terceras partes de sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión.

*(Nota: Modificado por la Resolución 979 de 2018 artículo 1° de la Secretaría de Educación del Distrito)

ART. 6º—Actas de las reuniones. Las recomendaciones realizadas por los miembros del comité constarán por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, las actas deberán ser enviadas a cada uno de los miembros por el término de dos (2) días para que puedan realizar observaciones, si no se reciben comentarios se entenderá que están de acuerdo con el contenido del acta.

Las actas deberán ser aprobadas y suscritas por el presidente de la sesión y el secretario en un término no mayor a tres (3) días hábiles a partir de la fecha de envío por parte del (la) Secretaría(o) Técnica del Comité. Los documentos que soporten las decisiones deberán anexarse al acta correspondiente y serán parte integral de la misma.

ART. 7º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 820 del 17 de marzo de 2008.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de julio de 2017.