Ministerio de Defensa Nacional

RESOLUCIÓN 133 DE 2018

(Enero 15)

“Por medio de la cual se emite la política de administración de riesgos que pueden dar lugar a pérdidas de bienes públicos del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras que son asegurables, se crea el comité para su administración y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Defensa Nacional,

en ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998 y el numeral 7 del artículo 2º del Decreto 4890 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 610 de 2000, consagra:

“ART. 3º—(...) se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación. conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales”, (subrayado fuera de texto).

Que conforme al deber de mantener asegurados los bienes públicos bajo responsabilidad de cada delegatario del Ministerio de Defensa Nacional como ordenador de gasto, las diferentes Unidades ejecutoras y de dependencias solicitaron al ministerio adelantar el proceso licitatorio para contratar las pólizas que conforman el programa de seguros que cubre los bienes e intereses patrimoniales y las personas que prestan sus servicios al Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras dentro y fuera del territorio nacional, a través de pólizas de seguros generales, patrimoniales, de vida grupo y de hospitalización y cirugía con cobertura en el exterior para los funcionarios en comisión, publicándose la Licitación Pública 01/2014-RO-MDN-UGG-CGFM-EJC-ARC-FAC-DGSM- DIMAR, y como resultado de la adjudicación se suscribió el anexo técnico número 1 al Contrato de Seguros contenido en las pólizas de Todo Riesgo Daño Material, Maquinaria y Equipo, Manejo Global para Entidades Estatales, Transporte de Mercancías y Transporte de Valores con una vigencia comprendida entre las 00:00 horas del 29 de diciembre de 2014 y hasta las 24:00 horas del 31 de julio de 2018.

Que la mencionada póliza fue revocada por las aseguradoras integrantes de la Unión Temporal, según consta en comunicación radicada 73983 del 25 de octubre de 2016, obligando al inicio de un nuevo proceso licitatorio para contratar los mencionados ramos de seguros antes del cumplimiento del término de revocatoria.

Que al ser responsabilidad de cada una de las unidades ejecutoras velar por “la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos”, estas solicitaron al Ministerio iniciar la estructuración de un proceso licitatorio que condujera a la contratación de las pólizas revocadas, por lo que se adelantó la Licitación Pública 16/2016-2016-MDN-UGG-CGFM-EJC-ARC-FAC-DGSM-DIMAR, que fue adjudicada a la Unión Temporal QBE Seguros S.A.- La Previsora S.A. Compañía de Seguros - Allianz Seguros S.A. - Mapfre Seguros Generales de Colombia S.A. - AIG Seguros Colombia S.A., suscribiéndose el anexo técnico al contrato de seguros contenido en las pólizas de todo riesgo daño material, maquinaria y equipo, manejo global para entidades estatales, transporte de valores y transporte de mercancías, con una vigencia comprendida entre las 00:00 horas del 23 de febrero de 2017 y hasta las 24:00 horas del 31 de agosto de 2017.

Que por comunicación radicada S-2017-3102 del 4 de mayo de 2017, la Unión Temporal QBE Seguros S.A. - La Previsora S.A. Compañía de Seguros - Allianz Seguros S.A. - Mapfre Seguros Generales de Colombia S.A. - AIG Seguros Colombia S.A. dio aviso de no prórroga de las pólizas contratadas con ocasión de la Licitación Pública 16/2016-MDN-UGG-CGFM-EJC-ARC-FAC-DGSM-DIMAR, conllevando al inicio de un nuevo proceso contractual, la Licitación Pública 13/2017-2016-MDN-UGG-CGFM-EJC-ARC-FAC-DGSM-DIMAR, proceso que fue adjudicado a la Unión Temporal QBE Seguros S.A. - La Previsora S.A. Compañía de Seguros - Allianz Seguros S.A. - Mapfre Seguros Generales de Colombia S.A. - AIG Seguros Colombia S.A. - AXA Colpatria Seguros S.A. para una vigencia comprendida entre el 1 de septiembre de 2018 y hasta el 31 de julio de 2018.

Que mediante comunicación del 8 de noviembre de 2017 con radicado S-2017-8390, la Unión Temporal QBE Seguros S.A. - La Previsora S.A. Compañía de Seguros - Allianz Seguros S.A. - Mapfre Seguros Generales de Colombia S.A. - AIG Seguros Colombia S.A. - AXA Colpatria Seguros S.A., notifica a la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa la decisión de revocación de la póliza de Todo Riesgo Daño Material, la cual se hace efectiva a partir del 8 de marzo de 2018.

Que es responsabilidad de cada una de las unidades ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, así como de sus servidores públicos, velar por la adecuada y correcta conservación, administración, custodia y disposición de los bienes públicos asignados para el ejercicio de la misión.

Que los diferentes eventos de revocatoria de las pólizas de todo riesgo daño material se han causado en virtud del incremento de la siniestralidad en las unidades ejecutoras y Dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, siendo los principales motivos que han dado origen a los siniestros los eventos de descarga eléctrica, vientos y lluvias fuertes, incendio y/o rayo, explosión, y sobrevoltaje, entre otros.

Que por lo anteriormente expuesto, se hace necesario dictar política de administración de riesgos que pueden dar lugar a pérdidas de bienes públicos del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras que son asegurables y crear el Comité para su administración, el cual será responsable de definir estrategias para la optimización de los recursos físicos, humanos y financieros que conduzcan al tratamiento de los riesgos y disminución de los daños de los bienes asegurables que han soportado las diferentes unidades ejecutoras.

RESUELVE:

ART. 1º—Las unidades ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional tendrán, como política de administración de riesgos y prevención de pérdidas de bienes asegurables del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras, los siguientes parámetros:

1. Establecer planes de mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.

2. Priorizar la inclusión de los recursos necesarios en los anteproyectos y proyectos de presupuesto, para la implementación de los planes de mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento, adecuación y aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.

3. Emitir planes de mejoramiento para los eventos en que sea necesaria la recuperación de infraestructura, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, con el fin de garantizar su disponibilidad y adecuado aseguramiento de acuerdo a los recursos disponibles.

4. Adoptar todas aquellas medidas o acciones que sean posibles y que tengan como objetivo la salvaguarda de los bienes asegurables a cargo de cada unidad ejecutora.

5. Crear y mantener en funcionamiento comités de administración de riesgos y prevención de pérdidas de bienes asegurables en cada unidad ejecutora.

6. Establecer un plan de contingencia en caso de presentarse un daño o pérdida, para garantizar la reanudación de las actividades en el menor tiempo posible.

7. Hacer seguimiento a los planes de mantenimiento y mejoramiento adoptados.

ART. 2º—Créase el comité de administración del riesgos y prevención de pérdidas de bienes asegurables del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras, el cual estará integrado así:

1. El viceministro para la estrategia y planeación, quien lo presidirá.

2. El secretario general del Ministerio de Defensa Nacional.

3. El jefe de estado mayor conjunto de las Fuerzas Militares.

4. El segundo comandante del Ejército Nacional.

5. El segundo comandante de la Armada Nacional.

6. El segundo comandante y jefe de estado mayor aéreo de la Fuerza Aérea Colombiana.

7. El director general marítimo.

8. El Director administrativo del Ministerio de Defensa Nacional.

9. El director de planeación y presupuestación del Ministerio de Defensa Nacional.

10. El director de asuntos legales del Ministerio de Defensa Nacional.

11. El director de finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

12. El director de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional, quien será el secretario técnico del comité.

13. Un representante del corredor de seguros del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras, y asistirá con voz, pero sin voto.

PAR.—Podrán ser invitados a las reuniones del comité los servidores públicos que se estimen necesarios para el desarrollo de la sesión. Los invitados asistirán a las reuniones con voz pero sin voto.

ART. 3º—El comité de administración del riesgo y prevención de pérdidas de bienes asegurables del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras, se reunirá bimestralmente, podrá sesionar con la presencia de la mitad más uno de sus miembros y tendrá las siguientes funciones:

1. Coordinar y optimizar esfuerzos para reducir las pérdidas de bienes asegurables del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras.

2. Analizar las causas de las pérdidas de bienes asegurables del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras y hacer seguimiento a la adopción de planes de tratamiento y soluciones costo-beneficio por parte de las unidades ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional.

3. Hacer seguimiento a la ejecución de las propuestas de optimización de los recursos por parte de las unidades ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de mitigar la probabilidad de ocurrencia de siniestros sobre sus bienes asegurables.

ART. 4º—En cada unidad ejecutora del Ministerio de Defensa Nacional, deberá conformarse un comité de administración del riesgo y prevención de pérdidas de bienes asegurables el cual se reunirá como mínimo una vez al mes y tendrá las siguientes funciones:

1. Determinar las acciones necesarias para reducir la siniestralidad que presenta la unidad ejecutora.

2. Realizar de manera periódica el seguimiento al Plan de Mantenimiento de los bienes a cargo de la unidad ejecutora, incluido cuando se trate de bienes inmuebles la revisión y mejora de la infraestructura.

3. Coordinar con las dependencias que correspondan, la verificación de las zonas adyacentes a las construcciones y/o edificaciones a cargo de la unidad ejecutora para identificar la existencia del riesgo o circunstancias que puedan agravar la condición del mismo y establecer un plan de acción para minimizarlo.

4. Programar visitas de inspección a los bienes que presenten o hayan presentado en los dos (2) últimos años mayor índice de siniestralidad para identificar la (s) causa(s) dieron origen o puedan generar el suceso y proponer acciones conducentes a evitar la probabilidad de ocurrencia, así como verificar en estas visitas el estado de sistemas de protección contra rayo y puestas a tierra en los equipos de comunicación instalados en los cerros o sitios en donde se encuentran instalados los mismos.

5. Hacer seguimiento a los planes para la implementación de nuevos depósitos de explosivos y municiones tipo para el caso de las unidades ejecutoras en que aplique.

6. Estructurar un programa de administración del riesgo y prevención de pérdidas de bienes asegurables de la unidad ejecutora, que incluya entre otros temas para las unidades que aplique las buenas prácticas en la instalación de sistemas de protección contra rayo y puestas a tierra en los cerros o sitios en donde se encuentran instalados equipos de comunicación.

7. Gestionar la inclusión de los recursos necesarios en los anteproyectos y proyectos de presupuesto, para la implementación de los planes de mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento, adecuación y aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles a cargo de la unidad ejecutora.

8. Las demás que correspondan a la naturaleza del comité.

PAR.—De las sesiones del comité se levantará acta que será presentada en las sesiones del comité de administración del riesgo y prevención de pérdidas de bienes asegurables del Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras para el respectivo seguimiento.

ART. 5º—La oficina de control interno del Ministerio de Defensa Nacional, así como las dependencias de la Inspección General en el Comando General de las Fuerzas Militares y en los comandos de fuerza, harán seguimiento al cumplimiento de lo previsto en la presente resolución.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de enero de 2018.