Fiscalía General de la Nación

RESOLUCIÓN 1344 DE 2014 

(Julio 31)

“Por medio de la cual se organiza administrativamente la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo y se dictan otras disposiciones”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de las facultades otorgadas por el Decreto-Ley 16 del 9 de enero de 2014, en especial de las contenidas en los numerales 1º, 19, 21 y el parágrafo del artículo 4º, y

CONSIDERANDO:

Que la Fiscalía General de la Nación fue objeto de un proceso de modernización y actualización, tanto en su estructura como en sus procedimientos internos, el cual se materializó en los Decretos-Ley 16 y 017 de 2014;

Que el artículo 10 del Decreto-Ley 16 de 2014 determina las funciones de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, entre ellas asesorar al Fiscal General en la definición de políticas, estrategias, planes, programas y proyectos de comunicación interna y externa;

Que se hace necesario organizar administrativamente la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo y desarrollar su estructura para garantizar una gestión armónica e integral;

Que para el desarrollo y la prestación efectiva de las funciones asignadas a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo también se estima pertinente establecer la estructura de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo tanto en el nivel central como en las diferentes seccionales;

Que en virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO UNO

De la organización de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo

ART. 1º—Para el adecuado cumplimiento de sus funciones la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo estará conformada por los siguientes grupos, los cuales dependerán jerárquica y funcionalmente del director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo:

• Despacho del director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

• Grupo de comunicaciones internas.

• Grupo de comunicaciones externas.

• Grupo de protocolo.

• Grupo de producción y divulgación.

• Grupo de asistencia administrativa.

ART. 2º—Despacho del director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. Corresponde al despacho del director dirigir, articular, controlar y evaluar todos los procesos que se adopten en esta dirección.

ART. 3º—El grupo de comunicaciones internas, realizará las siguientes actividades generales:

1. Apoyar la implementación de las políticas establecidas por el Fiscal General de la Nación para el manejo de la comunicación interna de la entidad.

2. Proponer y ejecutar estrategias dirigidas a fortalecer la comunicación institucional.

3. Recibir y seleccionar información de interés general de las diferentes dependencias de la entidad para divulgarla a través de los canales internos de comunicación.

4. Realizar el cubrimiento periodístico de eventos institucionales que sean asignados por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

5. Participar en la formulación conceptual de campañas internas.

6. Liderar y orientar proyectos de señalización institucional que asigne el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. Para ello, se deberá conservar el adecuado uso de la identidad visual.

7. Revisar los contenidos de impresos y en general de las publicaciones institucionales.

8. Liderar la formulación, ejecución y seguimiento de planes operativos, indicadores de gestión, procedimientos y demás actividades relacionadas con el sistema de gestión integral que le correspondan a la dirección nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

9. Realizar y conservar un archivo en formato digital con soportes que evidencien el manejo de la comunicación interna.

10. Presentar los informes que sean requeridos por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

11. Las demás que le sean asignadas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

ART. 4º—El grupo de comunicaciones externas, realizará las siguientes actividades generales:

1. Apoyar la implementación de las políticas establecidas por el Fiscal General de la Nación para el manejo de la información pública en la entidad.

2. Dar a conocer y ejecutar el plan de medios de la entidad de acuerdo con las necesidades de divulgación institucional, salvaguardar la imagen de la entidad y el análisis de monitoreo de medios.

3. Realizar cubrimiento de fuentes (áreas misionales) para redactar boletines y comunicados de prensa que puedan ser divulgados a los medios de comunicación.

4. Proporcionar al grupo administrativo de esta dirección la información requerida para actualizar la base de datos de periodistas, directores de medios y líderes de opinión del país.

5. Recibir, atender y gestionar los requerimientos que realicen los medios de comunicación.

6. Organizar ruedas de prensa y declaraciones de los voceros autorizados de la entidad a los medios de comunicación.

7. Realizar el cubrimiento periodístico de operativos y hechos noticiosos que produce la entidad.

8. Elaborar informes periodísticos para los productos institucionales como los programas de televisión y de radio, la revista y los mensajes institucionales o cualquier otro producto de comunicación de la entidad.

9. Participar en el diseño y ejecución de campañas institucionales sobre los servicios que presta la entidad a la ciudadanía y que sean divulgadas en medios de comunicación externos.

10. Realizar y conservar un archivo en formato digital con soportes que evidencien el manejo de la comunicación externa.

11. Presentar los informes que sean requeridos por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

12. Las demás que le sean asignadas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

ART. 5º—El grupo de protocolo, realizará las siguientes actividades generales:

1. Dar a conocer y apoyar la implementación del manual de protocolo institucional.

2. Realizar el protocolo de los eventos a los que asistan el Fiscal y el Vicefiscal General de la Nación, así como aquellos que organice el despacho del fiscal general y los que sean delegados por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

3. Organizar los eventos y capacitaciones de la dirección nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

4. Preparar a los voceros de la entidad para fortalecer su relación con los medios de comunicación y contribuir con el mejoramiento de la imagen institucional.

5. Realizar y conservar un archivo en formato digital con soportes que evidencien el manejo del protocolo de los eventos.

6. Presentar los informes que sean requeridos por el director nacional de Comunicaciones Prensa y Protocolo.

7. Las demás que le sean asignadas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

ART. 6º—El grupo de producción y divulgación realizará las siguientes actividades generales:

1. Implementar el manual de identidad visual y salvaguardar su buen uso.

2. Realizar el registro fotográfico, de audio y video de las actividades institucionales, designadas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

3. Editar la información de video y audio que se suministra a los periodistas, así como el material visual y sonoro que solicite el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

4. Enviar por correo electrónico a los medios de comunicación los boletines, los comunicados de prensa, audios, videos y fotografías de hechos de interés para la entidad.

5. Administrar el funcionamiento y los contenidos de las pantallas informativas.

6. Diseñar la imagen de los eventos de la Fiscalía General de la Nación que sean asignados por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

7. Diagramar impresos, publicaciones y demás piezas de comunicación asignadas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

8. Velar por el cumplimiento de la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.

9. Administrar los contenidos del portal web institucional y publicar los boletines, comunicados de prensa, multimedia y hechos noticiosos que sean de interés público y que sean asignados por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

10. Publicar en la intranet las noticias de actualidad institucional, campañas internas y piezas digitales.

11. Traducir al idioma inglés las noticias que se publican en la página web de la entidad.

12. Administrar los contenidos de las redes sociales institucionales.

13. Enviar por correo electrónico mensajes masivos a los funcionarios con información de interés general.

14. Realizar y conservar un archivo en formato digital con soportes que evidencien la producción y divulgación de información de la dirección nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

15. Presentar los informes que sean requeridos por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

16. Las demás que le sean asignadas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

ART. 7º—El grupo de asistencia administrativa realizará las siguientes actividades generales:

1. Elaborar, en coordinación con la subdirección de gestión contractual, los estudios previos de las contrataciones que requiera la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, así como el proyecto de documentos contractuales a cargo de la dirección.

2. Supervisar los contratos relacionados con las actividades de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo y liquidarlos en coordinación con la subdirección de gestión contractual.

3. Realizar la ejecución del plan anual de adquisiciones asignados por la subdirección financiera y la subdirección de planeación a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, para el cumplimiento de su gestión.

4. Responder los derechos de petición que correspondan a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

5. Realizar y conservar un archivo físico anual con los soportes de la contratación de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

6. Presentar los informes que sean requeridos por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

7. Asistir a la dirección nacional en el manejo de la agenda del director, así como en los temas de correspondencia y archivo.

8. Realizar la distribución nacional de publicaciones que se generen en la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

9. Apoyar labores de organización de eventos asignados por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

10. Conformar, administrar, actualizar y mantener disponible una base de datos para los funcionarios de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. La base de datos debe contener el directorio institucional, un listado de periodistas, de directores de medios y líderes de opinión del país.

11. Levantar las actas de reuniones que se realicen en la dependencia, previa asignación del director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

12. Presentar los informes que sean requeridos por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

13. Las demás que le sean asignadas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

ART. 8º—La Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo realizará acompañamiento al Fiscal y Vicefiscal General de la Nación en temas de relaciones públicas.

La Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo manejará la imagen del Fiscal y Vicefiscal General de la Nación.

ART. 9º—La Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, en desarrollo de lo dispuesto en este acto administrativo y conforme a las funciones previstas en el artículo 10 del Decreto-Ley 16 de 2014, señalará lineamientos, establecerá procedimientos, implementará políticas y estrategias de comunicación internas y externas que estime pertinentes para el cumplimiento de sus funciones.

ART. 10.—Dirección de Comunicaciones, Prensa y Protocolo en el nivel seccional. Estará integrada por los servidores de esta dirección en las direcciones seccionales donde el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo lo determine. A estos servidores les corresponde cumplir, en el nivel seccional, todas las actividades que le competen a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, conforme a las instrucciones impartidas por el director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

PAR. 1º—La autorización de situaciones administrativas de los servidores adscritos a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, que prestan sus servicios en las direcciones seccionales serán autorizadas por el director seccional del lugar donde cumplen las funciones, previa notificación al director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. No obstante, cuando se trate de situaciones administrativas que generen separación del cargo, por más de tres (3) días, será necesario el visto bueno del director nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo.

ART. 11.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de julio de 2014.