Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 1344 DE 2012

(Junio 4)

“Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y se efectúan modificaciones a la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA”.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 3879 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social)

La Ministra de Salud y Protección Social,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial, las conferidas por el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 1438 de 2011 se adoptaron reformas al sistema general de seguridad social en salud de las que forma parte el nuevo esquema de administración del régimen subsidiado reglamentado por el Decreto 971 de 2011, modificado por los decretos 1700 y 3830 del mismo año, el cual dispone en el parágrafo 2º del artículo 7º que podrán reconocerse novedades de afiliación retroactivas generadas después del primero de abril de 2011 y registradas en la base de datos única de afiliados, BDUA, hasta un (1) año después de la generación de la misma.

Que el inciso final del artículo 8º del Decreto 2280 de 2004 establece que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la base de datos única de afiliados, BDUA, y según lo previsto en el artículo 14 del Decreto 4023 de 2011, la declaración de giro y compensación de cada EPS y EOC, estará constituida por la información de los afiliados que registran las EPS y las EOC en la base de datos única de afiliados, BDUA, por lo que se hace necesario en el régimen contributivo, habilitar novedades de afiliación sobre registros que no hayan sido objeto de compensación excepcional de la que tratan los decretos 4450 de 2005, 4047 de 2006, 3260 de 2007 y 2729 de 2010.

Que adicionalmente el precitado Decreto 4023 de 2011 integró los procesos de afiliación, recaudo, conciliación y compensación en el régimen contributivo, lo que torna innecesario mantener el reporte de información a la base de datos única de afiliados, BDUA, generado en el marco de la Resolución 413 de 2009, que dictó disposiciones orientadas a la actualización en la BDUA teniendo en cuenta las novedades de la planilla integrada de liquidación de aportes, PILA.

Que por Acuerdo 29 de 2011, expedido por la Comisión de Regulación en Salud, CRES, toda la población afiliada al régimen subsidiado deberá recibir el mismo plan de beneficios, modificando así los beneficios a los que tienen derecho las personas que estaban afiliadas al sistema general de seguridad social en salud mediante el esquema de subsidios parciales de que trata el artículo 14 de la Ley 1122 de 2007 y, por ende, el monto de la unidad de pago por capitación que respecto de estas se venía reconociendo, por lo que resulta indispensable actualizar los registros que contienen el valor del subsidio parcial (SP) al subsidio total (ST), en el campo modalidad de subsidio contenido en la base de datos única de afiliados, BDUA.

Que en aras de registrar las novedades de movilidad existentes en los procesos de validación entre los regímenes contributivo y subsidiado se hace necesario habilitar el reporte de este tipo de novedades en la base de datos única de afiliados, BDUA, para los regímenes especiales y de excepción.

Que por todas las consideraciones expuestas, resulta indispensable efectuar modificaciones a la base de datos única de afiliados, BDUA, que como tal permitan:

i) Reconocer novedades de afiliación retroactivas que faciliten el proceso de liquidación mensual de afiliados en el régimen subsidiado de que trata el parágrafo 2º del artículo 7º del Decreto 971 de 2011 modificado por los decretos 1700 y 3830 del mismo año;

ii) Incorporar las novedades sobre registros que no hayan sido objeto de compensación excepcional de la que tratan los decretos 4450 de 2005, 4047 de 2006, 3260 de 2007 y 2729 de 2010 y facilitar de esta forma el proceso de compensación en el régimen contributivo;

iii) Actualización del dato correspondiente a la variable “modalidad de subsidio”;

iv) El reporte de la novedad por movilidad por parte de los regímenes de excepción y especial;

v) Adicionar algunos códigos que identifiquen nuevos tipos de cotizantes de conformidad con la normativa vigente, y

vi) Definir procesos de depuración y control de la información contenida en la base de datos única de afiliados, BDUA.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer los datos mínimos de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, fijar lineamientos de control aplicables al régimen contributivo, al régimen subsidiado, a los regímenes especiales y de excepción, a las entidades de medicina prepagada y planes adicionales de salud, efectuando en lo pertinente, modificaciones a la base de datos única de afiliados, BDUA.

Serán disposiciones de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades obligadas a compensar (EOC), al Distrito Capital de Bogotá, D.C., a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales y de excepción del sector salud, a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—Actualización de la base de datos única de afiliados, BDUA. El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dicha afiliación, en la base de datos única de afiliados, BDUA.

PAR.—La actualización de la base de datos única de afiliados, BDUA, no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 3º—Disposición de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes dispondrán en sus correspondientes bases de datos toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la información como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización en la base de datos única de afiliados, BDUA, a las entidades que administran las afiliaciones de los distintos regímenes.

PAR. 1º—Para efectos del régimen subsidiado, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización en la base de datos única de afiliados, BDUA, a los departamentos, al Distrito Capital, a los municipios, al Inpec y a las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado y elaborará de forma mensual, un archivo consolidado de régimen subsidiado, en el que se incluirán las novedades actualizadas en la base de datos única de afiliados, BDUA, y el cual deberá ser proporcionado por el mencionado administrador a cada entidad.

Adicionalmente, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, entregará mensualmente a este ministerio las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la base de datos única de datos, BDUA.

PAR. 2º—(Nota: Adicionado por la Resolución 5512 de 2013 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 4º—Entrega de novedades de actualización y/o corrección de información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes entregarán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, las novedades de ingresos, y/o un archivo de novedades de actualización y/o corrección de información y/o los archivos relacionados con el proceso de actualización de novedades de traslados o movilidad por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

1. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades en los procesos de actualización de la BDUA.

 

RégimenEntidad que reporta al FosygaTipo de archivosTipo de novedad
ContributivoEPS o EOCR1Novedad de traslado o movilidad
R4Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1
MC y MAMaestro de ingresos y maestro de aportantes
NCNovedades de actualización y/o corrección de información
NRNovedad retroactiva
SubsidiadoEPSSS1Novedad de traslado o movilidad
S4Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1
MSArchivo maestro de ingresos
NSNovedades de actualización y/o corrección de información
NRNovedad retroactiva
MunicipiosNSNovedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS en el periodo a liquidar. (Retiro por muerte (N09) o Novedad de retiro (N13) o novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio o el Inpec (N15)).
ExcepciónFondo del Magisterio, EcopetrolE1Novedad de traslado o movilidad
E4Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en E1
MEArchivo maestro de ingresos
NENovedades de actualización y/o corrección de información
EspecialUniversidades con servicios de saludE1Novedad de traslado o movilidad
E4Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en E1
MEArchivo maestro de ingresos
NENovedades de actualización y/o corrección de información
Medicina prepagada y planes complementarios de saludMPArchivo maestro de ingresos
NPNovedades de actualización y/o corrección de información

 

2. Plazos para la entrega de los archivos al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determinará el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, y de acuerdo con el siguiente calendario:

a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “semana de proceso BDUA”.

b) El segundo día hábil de la “semana de proceso BDUA”, exceptuando la última semana del mes, las EPS, EOC, las EPSS y las entidades de regímenes especiales y de excepción, entregarán los archivos S1, R1, E1 y NR con respuesta por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el siguiente día hábil en los archivos S2, R2 y E2.

c) El último día hábil de cada una de las denominadas “semana proceso BDUA”, exceptuando la última semana del mes, las EPS, EOC, las EPSS, los regímenes especiales y de excepción y las entidades de medicina prepagada y administradoras de planes adicionales de salud, entregarán los archivos S4, R4, E4, MC, MA, NC, MS, NS, ME, NE, MP y NP con respuesta por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el siguiente día hábil, en los archivos correspondientes a los resultados del proceso de actualización de la BDUA.

d) El último día hábil de la última “semana de proceso BDUA” de cada mes, se realizará el proceso de actualización del régimen subsidiado de la BDUA para las entidades territoriales, departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales y el Inpec, con respuesta el siguiente día hábil.

El calendario de presentación de novedades para la actualización de la BDUA, a que refiere el presente numeral, se resume a partir de los tiempos, entidades y archivos a reportar; tal como se describe en el cuadro que se señala a continuación:

Proceso Días Entidades a reportar Archivo a reportar al Fosyga Archivos de respuesta del proceso por Fosyga
Semana de proceso BDUA
(con mínimo cuatro días hábiles)
Segundo día hábil de la semanaRégimen subsidiado
Régimen contributivo
Régimen de excepción y especial
Archivos S1, R1, E1, NRSiguiente día hábil.
Último día hábil de la semanaRégimen subsidiado
Régimen contributivo
Régimen de excepción y especial
Entidades de medicina prepagada, administradoras de planes adicionales de salud
• Archivos S4, R4, E4
• Maestro de ingresos: MS, MC, MA, ME, MP
• Novedades de actualización: NS, NC, NE, NP
Siguiente día hábil.
Los archivos correspondientes a resultados.
Última semana del mes (con mínimo cuatro días hábiles)Último día hábil de la semana de mesRégimen subsidiado:
Las entidades territoriales, los departamentos que tengan a cargo corregimientos y el Inpec.
• Novedades de actualización: (retiros incluyendo retiro por fallecidos y/o anulaciones de ingresos): NSSiguiente día hábil.
Los archivos correspondientes a resultados.

 

PAR. 1º—La información remitida por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes se entenderá entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, una vez sea verificada con la malla validadora y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del citado administrador y acompañada de la comunicación remisoria firmada por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación.

A partir del 1º de noviembre de 2012, se suprimirá la precitada comunicación y los archivos en los cuales conste la información inscrita a través de la página web del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, deberán ser firmados electrónicamente por el representante legal de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes.

PAR. 2º—El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en ningún caso, recibirá archivos maestros de ingresos y/o de novedades de actualización y/o correcciones y/o de novedad de traslados y/o movilidad, en fechas distintas a las señaladas en el numeral 2º del presente artículo ni en horas diferentes a las que para el efecto establezca el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

(Nota: Modificadas las tablas contenidas en los numerales 1 y 2 del presente artículo por la Resolución 5512 de 2013 artículo 2° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 5º—Calidad de datos de afiliación reportada a la BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, por lo tanto, dichas entidades deberán velar por su oportuna actualización y/o corrección de información de conformidad con los principios de la administración de datos, previstos en el artículo 4º de la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación y la respectiva modificación para su correcto registro en la base de datos única de afiliados, BDUA.

PAR. 1º—Las entidades territoriales serán las responsables de la identificación de la población especial cuyo documento de identificación no haya sido expedido por parte de la autoridad competente, por lo tanto para su identificación y correspondiente registro en la base de datos única de afiliados, BDUA, dichas entidades deberán utilizar los tipos y número de documentos para población del régimen subsidiado, previstos en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

PAR. 2º—Tratándose de afiliadas al régimen subsidiado, las entidades territoriales y el Inpec deberán efectuar seguimiento al reporte de las novedades realizadas por parte de las EPS de su jurisdicción, de tal manera que la información sea actualizada correctamente en la base de datos única de afiliados, BDUA.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 6º—Cruce y validación de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, deberán efectuar cruces y validaciones entre sus bases de datos con el fin de que la información consolidada y entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, sea depurada.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, informará a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, los registros que presentan inconsistencias a que haya lugar con el fin de que estas efectúen la respectiva corrección y posteriormente remitan los ajustes de las novedades correspondientes.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, actualizará la base de datos única de afiliados, BDUA, con las novedades que cumplan con las respectivas validaciones, generará y remitirá los archivos de los registros válidos y los inconsistentes con el fin de que las entidades que administran afiliaciones efectúen las respectivas correcciones y posteriormente remitan los ajustes de acuerdo con el calendario definido en el numeral 2º del artículo 4º de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 7º—Reserva en el manejo de los datos. La información presentada en medio físico, magnético, archivos o bases de datos de los sistemas de información administrados por este ministerio, incluida la contenida en la base de datos única de afiliados, BDUA, es de circulación restringida para los terceros totalmente ajenos al ámbito propio en el cual se obtuvo dicha información y deberá ser protegida con la debida reserva, custodia y conservación.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 8º—Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. De conformidad con lo previsto en los artículos 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información necesaria para la operación del sistema de monitoreo y de los sistemas de información del sector salud, serán reportados por el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 9º—Actualización de la modalidad del subsidio en la BDUA. El Ministerio de Salud y Protección Social, a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, procederá a realizar la actualización en la BDUA de los registros que contienen el valor de subsidio parcial (SP) en el campo modalidad del subsidio a subsidio total (ST) con fecha de inicio de la novedad de 1º de enero de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 10.—Procesos de depuración de la información consolidada en la BDUA. Este ministerio podrá definir procesos de depuración y auditoría posteriores al cruce y validación de la información contenida en la base de datos única de afiliados, BDUA, sin perjuicio de los que actualmente existen por parte del administrador fiduciario de los recursos de Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

PAR.—Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, informará a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de pago sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 11.—Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la base de datos única de afiliados, BDUA, constituirá el soporte para el giro de recursos en los regímenes contributivo y subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones no debidos de los recursos del sistema general de seguridad social en salud (SGSSS).

(Nota: Sustituido el anexo técnico por la Resolución 2629 de 2014 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Sustituido el anexo técnico por la Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 12.—Especificaciones técnicas. La oficina de tecnología de la información y la comunicación - TIC de este ministerio, actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones o ajustes al mismo.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 13.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 413 de 2009, 3059 de 2010, 2321, 243 y 297 de 2011 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 4 de junio de 2012.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexo técnico

(Nota: Sustituido el anexo técnico por la Resolución 2629 de 2014 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Modificado por la Resolución 5512 de 2013 artículo 3° del Ministerio de Salud y Protección Social)

El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados para la población especial del régimen subsidiado.

2. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades y/o actualización que de acuerdo con el régimen deben remitir al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, las entidades obligadas a su reporte.

3. Estructura y especificaciones de los archivos para el reporte de la novedad de traslado de EPS o movilidad entre regímenes.

4. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.

5. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados de poblaciones especiales del régimen subsidiado, BDUA, la siguiente tabla:

Tabla 1

Tipos y número de documentos para población especial del régimen subsidiado

Aplica para los afiliados de población especial del régimen subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).

Condición Tipo de documento Longitud máxima Composición del número de identificación
Personas de la tercera edad en protección de ancianatos.AS10Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (alfanumérico). Ej.: 08001S8125
Indígenas mayores de edadAS10Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad.AS10Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4).
Ej.: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad.MS10Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001D0008
Menores de edad a cargo del ICBF.MS10Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 25001A0009
Menores de edad desvinculados del conflicto armado. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF.MS10Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 25001A0009
Indígenas menores de edadMS10Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 080014I8125.
Solo aplica para régimen subsidiado.
Menor de edad recién nacido con edad menor o igual a un (1) mes.MS12Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1).
*Las entidades territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización antes que cumpla el año.
Desplazados menores de edadMS10Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008
*Las entidades territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Desplazados mayores de edadAS10Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008.
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Población reclusa con identificación interna asignada por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - Inpec.MS6Número asignado por el INPEC. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec.
ASNúmero asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec.

 

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada, ya sea: Registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. Tipos y números de documentos para población especial”, para los extranjeros residentes en Colombia se utilizarán los documentos expedidos por la autoridad competente.

2. Estructura y especificaciones técnicas de los archivos maestros y de novedades

2.1. Datos que las entidades deben suministrar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados

Las entidades deberán enviar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:

Tabla 2

Siglas para nombres de archivos

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

Sigla Descripción Longitud
Archivo maestro de ingresos: Afiliados que aún no han sido ingresados en la BDUA
MSMaestro subsidiado2
MCMaestro contributivo2
MEMaestro excepción o especial2
MPMaestro de medicina prepagas, seguros de salud y planes adicionales de salud2
MAArchivo maestro de aportantes2
Archivo de novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados que se encuentran actualizados en BDUA
NSNovedades subsidiado2
NCNovedades contributivo2
NENovedades excepción2
NPNovedades medicina prepagas, seguros de salud y planes adicionales de salud2
NRNovedad retroactiva2
Archivo de novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes
R1, R4Para las EPS del régimen contributivo2
S1, S4Para las EPS del régimen subsidiado2
E1, E4Para las EPS del régimen de excepción y especial2
Complementos para el nombre de los archivos
CodentidadCódigo de la entidad de salud que reporta la información6
DDMMAAAAFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador8
Dpto.Código del departamento según codificación DANE2
Mpio.Código del municipio según codificación DANE3

 

Tabla 3

Nombres de archivos de datos

Régimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Contributivo Maestro de afiliadosMCCODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de aportantesMACODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualizaciónNCCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedad retroactivaNRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario)R1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.R4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
Subsidiado Maestro de afiliados de EPSSMSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización enviado por las EPSS al FosygaNSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de retiro del municipio al FosygaNSDPTOMPIODDMMAAAA15
Archivo de novedad retroactivaNRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario)S1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
Excepción y especial Maestro de afiliadosMECODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de aportantesMACODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualizaciónNECODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario)E1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.E4CODENTIDADDDMMAAAA16
Medicina prepagada, seguros de salud y planes adicionales de salud Maestro de afiliadosMPCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualizaciónNPCODENTIDADDDMMAAAA16

 

2.2. Diseño de los archivos maestros de datos

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada uno de los regímenes: Contributivo, subsidiado, de excepción y especial y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes adicionales de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de campos” de este anexo técnico.

Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se ingresa en la base de datos única de afiliados, BDUA del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, estos afiliados ingresan con estado ACTIVO.

Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

2.2.1. Régimen contributivo

Aplica para las EPS y EOC.

Tabla 4

Estructura del archivo maestro de afiliados del régimen contributivo

Código del
campo
Nombre del campo Longitud
permitida
Valores permitidos Cotizante Beneficiario o adicional
12Código de la entidad6Código de la EPS o EOCXX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 7
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
1
Vacío
X
20Condición del beneficiario mayor de 18 años1D, EVacíoX
Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, RC, CEXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X
Vacío
Vacío

 

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar sólo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).

Si un cotizante es independiente y él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de identificación del aportante” y “Número de identificación del aportante” en el archivo maestro de afiliados.

Tabla 5

Estructura del archivo maestro de aportantes

Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido Obligatorio
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, RC, CEX
22Número de identificación del aportante3-11 X
23Dígito de verificación1Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”, de lo contrario debe ir vacíoX
Vacío
24Nombre o razón social del aportante150Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores.X
25Tipo de aportante11, 2, 3
Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser empleador (1).
X
26Sector del aportante11, 2, 3X
28Actividad económica del aportante4Tabla CIIU revisión 3 DANEX

 

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

2.2.2. Régimen subsidiado

Aplica para las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPSS).

Tabla 6

Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado

Código Nombre del Campo Longitud permitida Valor permitido Obligatorio
12Código de la entidad6Código de la EPSSX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1M, FX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del subsidio2STX

 

2.2.3. Régimen de excepción y especial

Aplica para Ecopetrol, el Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio y universidades con servicio de salud.

Tabla 7

Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial

Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido Cotizante o titular Beneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del régimen de excepciónXX
15Tipo de documento del cotizante o titular2CC, RC, TI, CE, PAVacíoX
16Número de identificación del cotizante o titular3-16 VacíoX
1Tipo de documento del afiliado2CC, RC, TI, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X VacíoX Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X VacíoX Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
18Tipo de afiliado1C, B, TXX
19Parentesco con cotizante o titular11, 2, 3, 4, 5, 7VacíoX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NIXVacío
22Número de identificación del aportante3-11Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el dígito de verificación, para el tipo de documento NIXVacío

 

2.2.4. Medicina prepagada, seguros de salud o planes adicionales de salud.

Tabla 8.

Estructura del archivo maestro de afiliados a medicina prepagada, seguros de salud o planes adicionales de salud

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Asegurado principal Asegurado
beneficiario
12Código de la entidad6Código de la aseguradora o entidad de medicina prepagadaXX
15Tipo de documento del asegurado principal2CC, RC, TI, CE, PA, CDVacíoX
16Número de identificación del asegurado principal3 -16 VacíoX
1Tipo de documento del asegurado2CC, RC, TI, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del asegurado3 -16 XX
3Primer apellido del asegurado20 XX
4Segundo apellido del asegurado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del asegurado20 XX
6Segundo nombre del asegurado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del asegurado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del asegurado1M, FXX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX
18Tipo de asegurado1S, BXX
19Parentesco con asegurado principal11, 2, 3, 4, 5, 7, 8VacíoX
35Número de póliza o contrato plan adicional de salud15 XX
36Fecha de inicio de póliza o contrato plan adicional de salud10Formato DD/MM/AAAAXX
37Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud.11, 2, 3, 4XX

 

2.3. Estructura del archivo de novedades

Aplica para todos los regímenes: contributivo, subsidiado (EPSS, entidades territoriales y el Inpec), regímenes de excepción y especiales, medicina prepagada y seguros de salud.

Novedades de actualización de datos

Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la tabla 9. “Estructura del archivo de novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la tabla 10. “Códigos de novedades”).

Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información.

Tabla 9

Estructura del archivo de novedades

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Contributivo Subsidiado Excepción y especial Medicina prepagada
 Consecutivo de la novedad8Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1)XXXX
12Código de entidad6 XXXX
1Tipo de documento afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, CD, PA, ASXXXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XXXX
3Primer apellido del afiliado20 XXXX
4Segundo apellido del afiliado30 X VacíoX VacíoX VacíoX Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XXXX
6Segundo nombre del afiliado30 X VacíoX VacíoX VacíoX Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXXXX
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEX VacíoXX VacíoX Vacío
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEX VacíoXX VacíoX Vacío
 Código de la novedad3Tabla 10 “Código de Novedad”XXXX
32Fecha inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAA
Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
XXXX
 Nuevo valor 1Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “códigos de novedades”X VacíoX
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 2X VacíoX
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 3X VacíoX
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 4X VacíoX
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 5X VacíoX VacíoX VacíoX Vacío
 Nuevo valor 6X VacíoX VacíoX VacíoX Vacío
 Nuevo valor 7X VacíoX VacíoX VacíoX Vacío

 

Tabla 10

Códigos de novedades

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.

Código de novedad Descripción de la novedad Orden de variables Contributivo Subsidiado Excepción Medicina prepagada Observaciones
N01Actualización o corrección del tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento.1, 2, 7, 33XXXXPara actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado. Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
Si el tipo de actualización obedece a una corrección la novedad puede aplicar también para identificaciones que no están vigentes.
1 = Tipo de documento del afiliado
2 = Número de identificación del afiliado
7 = Fecha de nacimiento del afiliado
33 = Tipo de actualización del documento.
N02Actualización o corrección de nombres del afiliado.5, 6XXXX5 = Primer nombre
6 = Segundo nombre
N03Actualización o corrección de apellidos del afiliado.3, 4XXXX3 = Primer apellido
4 = Segundo apellido
N04Actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de salud.9, 10XX X9 = Departamento de afiliación
10 = Municipio de afiliación
N05Actualización o cambio de segundo cotizante a cotizante principal.15, 16X   15 y 16 = Tipo y número de identificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar.
N06Adición de relación con un aportante o reactivación del afiliado en la misma entidad.17, 21, 22, 28X   Aplica únicamente para cotizantes.
17 = Tipo de cotizante
21 = Tipo de documento del aportante
22 = Número de identificación del aportante
28 = Actividad económica del afiliado.
N07Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario.15, 16, 18, 19, 20X X Aplica cuando:
Un cotizante o titular pasa a ser beneficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad.
Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma entidad de salud.
Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal o titular, y tiene un grupo familiar vigente, esta novedad se glosará.
15, 16 = Tipo y número de documento del cotizante o titular en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado.
18 = Tipo de afiliado: Contributivo (A, B y C), Excepción (B)
19 = Parentesco con el cotizante o titular o cabeza de familia
20 = Solo para Régimen Contributivo, exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 años. (Estudiantes o discapacitados).
N08Actualización o cambio de beneficiario o adicional a cotizante principal.
Actualización o cambio de beneficiario cónyuge a segundo cotizante dentro del mismo grupo familiar.
17, 21, 22, 28X X 17 = Tipo de cotizante. Para regímenes de excepción este campo va vacío.
21 = Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
28 = Actividad económica del afiliado.
N09Retiro por muerte. XXXXRegímenes contributivo y de excepción y especial
• Si el afiliado es cotizante principal o titular, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos beneficiarios y/o adicionales quedarán en estado retirado.
Régimen contributivo:
• Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante este pasa a ser cotizante principal sin grupo familiar.
Régimen subsidiado:
• Esta novedad la reportan: las EPSS, las entidades territoriales y el Inpec, el proceso que le corresponde a cada entidad.
N10Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante.21, 22, 17, 29, 28, 17X   21 = Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
17 = Tipo de cotizante actual
29 = Nueva fecha de vinculación al aportante
28 = Nueva actividad económica
17 = Nuevo tipo de cotizante.
N11Finalización de relación con un aportante.21, 22, 17X   21 = Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
17 = Tipo de cotizante
si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y sólo tiene esta relación con este aportante, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario esta novedad se glosará.
N12Actualización o cambio de condición de beneficiario mayor de 18 años20X   20 = Condición de beneficiario mayor de 18 años
N13Novedad de retiro en BDUA.
(Entidades territoriales y el Inpec)
39 X  39 = Causal de retiro del afiliado por parte del municipio o el Inpec.
N14Actualización o cambio de estado de afiliación14XXX 14 = Estado de afiliación
para el régimen contributivo:
De AC a SU (solo se reporta para cotizantes)
de cualquier estado a RE.
De cualquier estado a DE.
De AC a RX (solo se reporta para cotizantes)
Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
Para el régimen subsidiado y regímenes de excepción y especial: el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado retirado (RE).
Los afiliados que se encuentren actualizados en BDUA con estado Fallecido (AF) no se les permitirán modificar su estado de afiliación.
N15Anulación de ingresos.
(Entidades territoriales y el Inpec)
  X  Esta novedad solamente la reportarán los municipios, los departamentos con corregimientos y el Inpec, en el respectivo proceso de actualización de BDUA.
La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados a la BDUA de manera incorrecta en el municipio o departamento con corregimientos o el Inpec por las EPS en los procesos del mismo mes del reporte.
N16Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RX X   Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
N17Actualización de género del afiliado8XXXX8 = Género del afiliado.
Sólo se podrá realizar dos veces.
N19Actualización de zona de afiliación11XX X11 = Zona de afiliación
N20Actualización de nivel Sisbén31 X  31 = Nivel Sisbén
N21Tipo de población especial del régimen subsidiado30 X  30 = Tipo de población especial del régimen subsidiado
N22Actualización modalidad del subsidio34 X  34 = Modalidad del subsidio (solo ST)
N23Renovación póliza de salud35, 37   X35 = Número de póliza de salud
37 = Tipo de póliza de salud
N24Cancelación póliza de salud35, 37   X35 = Número de póliza de salud
37 = Tipo de póliza de salud

 

Cuando una entidad le presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la Novedad”.

2.4. Estructura del archivo para la actualización de novedad retroactiva

2.4.1. Régimen contributivo

• Contributivo - subsidiado

Esta novedad la podrán solicitar las entidades del régimen contributivo siempre y cuando el periodo solicitado corresponda a una afiliación del régimen subsidiado y no se encuentre compensado ningún día del periodo solicitado en el histórico de afiliados compensados - HAC.

Aplica para cuando un afiliado se encuentra actualmente en el régimen subsidiado y la EPS contributiva quiere solicitar un periodo anterior o retroactivo de esa afiliación subsidiada.

Solo se activa el periodo solicitado y se cierra para la EPS contributiva solicitante y así no se afecte el estado actual de la afiliación reportada en BDUA.

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante Beneficiario
12Código entidad que reporta la novedad6 XX
82Serial BDUA Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUAXX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD
(vacío para cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3 -16(Vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 7
(vacío para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1 o
Vacío
X
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX
Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, PAXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X
Vacío
Vacío
40Fecha de inicio del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la entidad
XX
41Fecha fin del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la entidad
XX

 

2.4.2. Régimen subsidiado

• Régimen subsidiado

Esta novedad la podrán solicitar las entidades del régimen subsidiado siempre y cuando todo el periodo solicitado corresponda a una afiliación de cualquier régimen pero en estado retirado o desafiliado.

Solo se activa el periodo solicitado y se cierra para la EPS subsidiada solicitante y así no se afecte el estado actual de la afiliación reportada en BDUA.

Se verificará con los periodos registrados en el HAC que no existan días reconocidos del periodo solicitado.

Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido
(Ver tabla 2.
“glosario de campos”)
Obligatoriedad
12Código entidad que reporta la novedad6Cómo está actualmente en BDUAX
82Serial BDUA Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUAX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2 , 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del subsidio2STX
40Fecha de inicio del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la entidad
X
41Fecha fin del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la entidad
X

 

Estas novedades no realizan actualizaciones a los datos de afiliaciones ni de identificaciones registrados en la BDUA.

3. Reporte de novedades de traslados entre entidades o movilidad entre regímenes

A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS y/o movilidad entre regímenes remitidas por las entidades: EPS, EPSS, regímenes de excepción y especial.

Dichas novedades se encuentran previamente soportadas en solicitudes y autorizaciones ante las entidades, de acuerdo a las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.

3.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS y/o movilidad entre regímenes

Solicitud de traslado en BDUA: Es la solicitud que realiza la entidad2 para trasladar uno o varios afiliados a la entidad1 que es la que tiene los afiliados actualizados en la BDUA.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento la solicitud de traslado en BDUA. Esta entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud de traslado en BDUA.

Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en BDUA a la entidad1, a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 o E1 según el régimen.

Archivos R1, S1, E1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la entidad2 le desea realizar la solicitud de traslado en BDUA a la entidad1 a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

En el caso en el cual el afiliado se encuentre en BDUA con estado de afiliación retirado o desafiliado, la entidad2 deberá reportar el archivo S1 o E1 según el régimen y la actualización de esta novedad se realizará automáticamente sin surtir el resto del proceso del módulo de traslado.

Archivos R2, S2, E2: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad1 como solicitud del traslado en BDUA.

Archivos R3, S3, E3: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.

Archivos R4, S4, E4: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de la entidad2, enviado por la entidad1 al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Archivos R5, S5, E5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la entidad1.

Archivos R6, S6, E6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad2, los cuales contienen los traslados aprobados por la Entidad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio por cambios en los procesos de actualización de BDUA, la cual ocurre entre la presentación de los archivos R1, S1, E1 y los archivos R4, S4, E4.

Fecha de afiliación a la entidad. Es la fecha reportada por la EPS a la BDUA que corresponde a la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación o traslado ante la entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente.

Semana de proceso BDUA. Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes, y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.

3.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes de afiliados en la BDUA.

Solicitud de traslado en la BDUA de la entidad2 a la entidad1. En la “semana de proceso BDUA” las solicitudes de traslados que cada entidad2 aprobó se remitirán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 o E1 según el régimen.

Actividades a realizar por el administrador fiduciario del Fosyga con los archivos R1, S1, E1.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, remite a la Entidad2, el archivo R3 o S3 o E3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, enviará a la entidad1 el archivo R2 o S2 o E2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la entidad2.

El envío de los archivos R3, S3, E3 y R2, S2, E2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.

3.2.1. Actividades a realizar por la entidad1 con el archivo R2 o S2 o E2

El último día hábil de la “semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “semana de proceso BDUA” del mes, la entidad1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo R4 o S4 o E4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la entidad 2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.

3.2.2. Actividades del administrador fiduciario con los archivos R4, S4 y E4

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el último día de la “semana de proceso BDUA”, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la entidad1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 o E1 según régimen, e informará a la entidad2 en el archivo R5, S5, E5 la respuesta a la solicitud dada por la entidad1 a la solicitud, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4, E4.

Los registros aprobados por la enitdad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad2 en el archivo R6 o S6 o E6, según régimen. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.

3.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslados en BDUA

Este proceso se utiliza para reportar novedades de traslados y/o movilidad realizados en las entidades de acuerdo a las normas vigentes.

La actualización de las novedades de traslado y movilidad remitidas por las entidades y que cumplan con las condiciones de validación se actualizará en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 o E2 según el régimen y que la entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 o E4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad1 en el archivo R4 o S4 o E4 para los registros que resulten glosados.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el administrador fiduciario del Fosyga a los archivos R1, S1, E1 serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en el proceso que se reporta la novedad de traslado por parte de la EPS, hasta tanto no se surta todo el proceso de actualización de traslado en la BDUA. Igualmente, las EPS contributivas no podrán compensar los afiliados que actualmente se encuentran en el módulo de traslados.

El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA se puede aplicar entre las entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en BDUA, con excepción del estado de afiliación fallecido. Para este proceso se debe utilizar los archivos R1 o S1 o E1 según régimen que corresponda.

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3 o E3 o R6 o S6 o E6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el tramité en el siguiente proceso de validación de BDUA.

Este proceso de traslados o movilidad solo aplica cuando las entidades reportan un traslado efectivo realizado por el afiliado ante su entidad, por lo tanto, se precisa que para el reporte de novedades retroactivas se utilizarán las estructuras definidas en el numeral 2.4 de este anexo técnico.

3.4. Estructura de los archivos para el proceso de traslado

3.4.1. Régimen contributivo

Archivo R1

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante Beneficiario
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAXX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX
8Género del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Como está actualmente en BDUAXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo de traslado10, 1, 2XX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD
(vacío para cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3-11(vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2* Datos a actualizados del afiliadoXX
2Número de identificación del afiliado3 - 16* Datos a actualizados del afiliadoXX
3Primer apellido del afiliado20* Datos a actualizados del afiliadoXX
4Segundo apellido del afiliado30* Datos a actualizados del afiliadoX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20* Datos a actualizados del afiliadoXX
6Segundo nombre del afiliado30* Datos a actualizados del afiliadoX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10* Datos a actualizados del afiliadoXX
8Género del afiliado1* Datos a actualizados del afiliadoXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 7
(vacío para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1 o
Vacío
X
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX
Vacío
9Código departamento de afiliación2codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, PAXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X
Vacío
Vacío

Archivo R2

Código de campo Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante Beneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
77Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAXX

 

Archivo R3 y R6

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante Beneficiario
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo de traslado10, 1, 2XX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD
(vacío para cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3-16(vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50XX
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 7
(vacío para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1
Vacío
X
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX
Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, PAXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X
Vacío
Vacío
80Código de glosa traslado6 XX

 

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o R6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas, el afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el trámite en el siguiente proceso de validación de BDUA.

Archivo R4

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante Beneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX
78 o 79Causal de aprobación del traslado
o negación del traslado
21, 3, 4, 7, 10, 11X
Vacío
X
Vacío
1, 5, 7, 8
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X
Vacío
X
Vacío

 

Archivo R5

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante Beneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX
78 o 79Causal de aceptación del traslado
o negación del traslado
21, 3, 4, 7, 10, 11XX
1, 5, 7, 8
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.XX

 

3.4.2. Régimen subsidiado

Archivo S1

Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido
(Ver tabla 2.
“glosario de campos”)
Obligatoriedad
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAX
8Género del afiliado1Como está actualmente en BDUAX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS
*Dato actualizado del afiliado
X
2Número de identificación del afiliado3-16*Dato actualizado del afiliadoX
3Primer apellido del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoX
4Segundo apellido del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX
Vacío
5Primer nombre del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoX
6Segundo nombre del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10*Dato actualizado del afiliadoX
8Género del afiliado1*Dato actualizado del afiliadoX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2 , 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del subsidio2STX

 

Archivo S2

Código de campo Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”)
Requerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAX
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAX

 

Archivo S3 y S6

Código de campo Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Requerido
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1M, FX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30  
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30  
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1M, FX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
13Fecha de afiliación a la EPSS10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,
15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22
X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del subsidio2STX
80Código de glosa traslado6 X

 

Los afiliados que sean devueltos en el archivo S3 o S6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas el registro del afiliado quedará tal cual como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado o movilidad y la entidad que solicita el traslado debe realizar nuevamente el trámite en el siguiente proceso de validación de BDUA.

Archivo S4

Código de campo Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Requerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2 X
2Número de identificación del afiliado3-16 X
81Aprobación o negación del traslado11, 0X
78 o 79Causal de aceptación del traslado
o negación del traslado
21, 4, 7, 10X
Vacío
1, 5, 7
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X
Vacío

 

Archivo S5

Código de campo Nombre del campo Longitud Valor permitido
(ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16  
81Aprobación o negación del traslado11, 0X
78
o 79
Causal de aceptación del traslado
o negación del traslado
21, 4, 7, 10X
1, 5, 7
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X

 

3.4.3. Régimen de excepción y especial:

Archivo E1

Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido Cotizante Beneficiario
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CC, RC, TI, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX
8Género del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
15Tipo de documento del cotizante o titular2CC, RC, TI, CEXX
2Número de identificación cotizante o titular3-16 XX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA
*Dato actualizado del afiliado
XX
2Número de identificación del afiliado3-16*Dato actualizado del afiliadoXX
3Primer apellido del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoXX
4Segundo apellido del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoXX
6Segundo nombre del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10*Dato actualizado del afiliadoXX
8Género del afiliado1*Dato actualizado del afiliadoXX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NIXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío

 

Archivo E2

Código de campo Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Requerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PAX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAX

 

Archivo E3 y E6

Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido Cotizante Beneficiario
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CC, RC, TI, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX
8Género del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
15Tipo de documento del cotizante o titular2CC, RC, TI, CEXX
2Número de identificación cotizante o titular3-16 XX
1Tipo de documento del afiliado2CC, RC, TI, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10 XX
8Género del afiliado1 XX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NIXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4 XVacío
80Código de glosa traslado6 XX

 

Archivo E4

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Requerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PAX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
81Aprobación o negación del Traslado11, 0X
78 o 79Causal de aprobación del traslado o negación del traslado21, 10X
7, 9, 10
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X

Archivo E5

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “glosario de campos”)
Cotizante Beneficiario o adicional
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX
78 o 79
Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 10XX
7, 9, 10
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.XX

 

4. Glosario de campos

En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados, BDUA.

En la columna Código se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable, en la Columna nombre del campo la descripción de la variable, en la columna Longitud del campo el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo, en la columna Valores permitidos se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción y en Régimen se indica a qué régimen (contributivo —C—, subsidiado —S—, excepción —E—, prepagadas o pólizas de salud —P—) es aplicable.

La segunda tabla de este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas con el reporte de información para la actualización de Novedades de traslados de afiliados ante la BDUA.

Tabla 11

Glosario de campos archivos maestros y de novedades

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidos Régimen
1Tipo de documento del afiliado2MSMenor sin documento de identificación expedido por RNEC S  
RCRegistro civil expedido por RNECCSEP
TITarjeta de identidad expedido por RNECCSEP
CCCédula de ciudadanía expedido por RNECCSEP
CECédula de extranjería expedida por el DAS, para mayores de 18 añosCSEP
PAPasaporte solo para menores de 18 años.CSEP
CDCarné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores.C  P
ASAdulto Sin Documento de IdentificaciónS 
2Número de identificación del afiliado3-16MS6NuméricoSolo para población menor identificada por el Inpec. S  
10 o 12AlfanuméricoSólo para población especial, menor de 18 años, no identificados por RNEC. S  
RC8 o 11NuméricoLongitud y tipo de dato permitido para registro civil asignado por la RNEC.CSEP
10Alfanumérico o numérico
TI10Alfanumérico o numéricoLongitud y tipo de dato permitido para tarjeta de identidad asignada por la RNEC.CSEP
11Numérico
CC3-8 o 10NuméricoLongitud y tipo de dato permitido para cédula de ciudadanía asignada por la RNEC.CSEP
CE6AlfanuméricoLongitud y tipo de dato permitido para extranjeros mayores de 18 años residentes en Colombia con cédula de extranjería asignado por el DAS o la entidad designada.CSEP
PA16AlfanuméricoLongitud y tipo de dato permitido para menores de 18 años identificados con pasaporte.CSEP
AS6NuméricoSolo para población mayor de edad identificada por el Inpec S  
10AlfanuméricoSolo para población especial, menor de 18 años, no identificada por RNEC S  
CD9 o 11Alfanumérico C  P
3Primer apellido del afiliado20En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
4Segundo apellido del afiliado30En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
5Primer nombre del afiliado20En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
6Segundo nombre del afiliado30En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAACSEP
8Género Del afiliado1MMasculinoCSEP
FFemeninoCSEP
9Código del departamento de afiliación a salud2Codificación DANECSEP
10Código del municipio de afiliación a salud3Codificación DANECSEP
11Zona de afiliación a salud6UUrbanaCSEP
RRuralCSEP
12Código de la entidad6Código de la ESP o EOC o EPS‘S, códigos de entidades de excepción y especial, entidades de medicina prepagada o planes adicionales de salud.CSEP
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAACSEP
14Estado actual de la afiliación2ACActivoCSEP
RERetiradoCSEP
AFAfiliado fallecidoCSEP
DEDesafiliadoC   
SUSuspendido (incluidos: IH Interrupción por periodo de Huelga o suspensión temporal contrato de trabajo, IS Interrupción por suspensión disciplinaria o licencia no remunerada servicios públicos)C   
RXAfiliación interrumpida por viaje al exteriorC   
15Tipo de documento del cotizante principal.2RCRegistro civil de nacimientoC EP
TITarjeta de identidadC EP
CCCédula de ciudadaníaC EP
CDCarné DiplomáticoC  P
CECédula de extranjería expedida por el DASC EP
PAPasaporteC EP
16Número de identificación del cotizante principal3-16Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2C EP
17Tipo de cotizante21DependienteC   
2Empleada domésticaC   
3IndependienteC   
4Madre comunitaria.C   
10PensionadoC   
11Pensionado por sustituciónC   
12Aprendices del SENA en etapa electivaC   
15Desempleado con subsidio Caja de Compensación FamiliarC   
16Independiente agremiadoC   
17Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBCC   
18Afiliados con requisitos cumplidos para pensiónC   
19Aprendices del SENA en etapa productivaC   
20Estudiantes Régimen Especial (Ley 789/02)C   
21Estudiantes de posgrado en saludC   
44Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes.(Decreto 4691/2011)C   
45Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes.(Decreto 4691/2011)C   
47Trabajador dependiente con Aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones (SGP). ResolucionesC   
48Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011)C   
49Cotizante Aprendiz del SENA en etapa lectiva, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011)C   
50Cotizante Aprendiz del SENA en etapa productiva, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011)C   
18Tipo de afiliado1CCotizanteC E 
BBeneficiarioC EP
AAdicionalC   
TTitular (para Ecopetrol)  E 
SAsegurado   P
19Parentesco con cotizante principal11Cónyuge o compañero(a) permanenteC EP
2Hijo o hijaC EP
3Padre o madre del cotizante o titularC EP
4Segundo grado de consanguinidadC EP
5Tercer grado de consanguinidadC EP
7Padre o madre del cónyugeC EP
8Otros no parientes   P
20Condición del beneficiario mayor de 18 años1DDiscapacidadC   
EEstudianteC   
21Tipo de identificación del aportante2NINúmero de identificación tributariaC E 
CCCédula de ciudadaníaC   
TITarjeta de identidadC   
RCRegistro civilC   
CECédula de extranjeríaC   
22Número de identificación del aportante3-11Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el dígito de verificación, para el tipo de documento NI.C E 
23Dígito de verificación1NuméricoC E 
24Nombre o razón social del aportante150Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (“), comilla sencilla o apóstrofo (‘), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), pipe (|)) y backslash (\).C   
25Tipo de aportante11EmpleadorC   
2Pagador de pensionesC   
3Entidad agrupadoraC   
26Sector del aportante11PúblicoC   
2PrivadoC   
3MixtoC   
28Actividad económica4Según tabla CIIU revisión 3 DANEC E 
29Fecha de vinculación al aportante10Formato DD/MM/AAAAC   
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21Habitante de la calle S  
2Población infantil a cargo del ICBF S  
3Madres comunitarias S  
4Creador o gestor cultural Decreto 2283/2010 S  
5Población sisbenizada S  
6Menores desvinculados del conflicto armado S  
7Población discapacitada S  
8Población desmovilizadas S  
9Población en condiciones de desplazamiento forzado S  
10Población infantil vulnerable bajo protección de instituciones diferentes al ICBF S  
11Programa en protección a testigos S  
12Población en centros psiquiátricos S  
13Población rural migratorio S  
14Población reclusa S  
15Población rural no migratoria S  
16Población de la tercera edad en protección de ancianatos. S  
17Comunidades indígenas S  
18ROM (gitanos) S  
19Negro(a) o mulato(a) o afrocolombiano(a) o afrodescendiente. S  
20Raizal (Población del archipiélago de San Andrés y Providencia) S  
21Palenquero de San Basilio S  
22Población carcelaria del Inpec, Decreto 2777/10 S  
31Nivel Sisbén11Nivel I S  
2Nivel II S  
3Nivel III S  
NNo aplica S  
32Fecha de inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAACSEP
33Tipo de actualización del documento de identidad10Evolución del tipo de documentoCSEP
1Corrección del documento de identidadCSEP
34Modalidad de subsidio2STSubsidio total S  
35Número de póliza o contrato plan adicional de salud - PAS15    P
36Fecha de Inicio de póliza o contrato plan adicional de salud10Formato DD/MM/AAAA   P
37Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud, se reporta el plan de salud con más beneficios.11Medicina prepagada   P
2Seguros privados en salud   P
3Planes complementarios   P
4Servicio de ambulancia   P
39Causal de Retiro reportado por el INPEC o por la entidad territorial11Afiliado no pertenece a EPSS reportada en BDUA S  
2Afiliado no pertenece al Inpec o al municipio reportado en BDUA S  
40Fecha de inicio del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAACS  
41Fecha fin del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAACS  

 

Tabla 12

Glosario de campos archivo de traslado

Código del campo Nombre del campo Longitudes Valores permitidos Régimen
70Número de solicitud de
traslado de la nueva entidad que pide el traslado
8 C  
71Número de aprobación de la enti­dad de la que se retiró el afiliado8 C  
72Código de entidad que solicita el traslado6Código de las EPS o EOC o EPSSCSE
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado6Código de las EPS o EOC o EPSSCSE
76Tipo de traslado10InmediatamenteC  
1Primer día del mes siguiente a la fecha de afiliación.C  
2Primer día del segundo mes siguiente a la fecha de afiliación.C  
77Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita10El administrador fiduciario calcula esta fecha con base en la información enviada por la entidad solicitante en el archivo R1, campos: 13 Fecha de afiliación a la EPS o EOC y 76 Tipo de traslado.C  
78Causales de aceptación del traslado21Afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.CSE
3Si afiliado tiene menos del tiempo mínimo de perma­nencia en la EPS actual y el traslado es por unificación del grupo familiar en otra EPS.C  
4Si afiliado tiene menos del tiempo mínimo de perma­nencia en la EPS actual y el traslado es porque la EPS actual no tiene cobertura geográfica en municipio que se traslada la afiliación.CS 
7Entidad en liquidación Decreto 055/2007.CS 
10Por cumplimiento de un fallo de tutela que exige traslado a otra entidad de salud.CSE
11Si afiliado tiene menos del tiempo mínimo de perma­nencia y el traslado es por fallecimiento del cotizante en la EPS actual.C  
79Causales de negación del traslado21El afiliado tiene menos del tiempo mínimo de perma­nencia en la EPS actual.CS 
5Usuarios con tratamiento médico en curso en la EPS actual.CS 
7La fecha en que se solicita el afiliado no es válida para la EPS actual que lo tiene actualizado en la BDUA.CSE
8Cuando afiliado se encuentra en licencia de maternidad o paternidad o incapacidad por enfermedad general.C  
9Cumple condiciones para continuar en el régimen de excepción.  E
10Cumplimiento fallo de tutela.  E
80Código glosario traslado6Código generado por el FosygaCSE
81Aprobación o negación del traslado11AprobadoCSE
0NegadoCSE
82Serial BDUA Número único asignado por la BDUA a cada afiliadoCSE
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAC  
84Fecha factible de aprobación traslado.10Formato DD/MM/AAAA
Cuando el traslado no es viable por la fecha desde la cual es solicitado el traslado o movilidad del afiliado, se utiliza cuando causal de negación es 7, se deberá indicar cuál sería la fecha en la cual sí sería viable aprobar el traslado
CSC

 

5. Especificaciones técnicas para la remisión de información

5.1. Medios

La información debe presentarse en medio digital. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios aceptados:

a) Disco compacto (CD) y/o DVD

b) Transferencia electrónica.

5.2. Características del formato

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión ‘txt’.

b) Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES (Excepto la Razón Social en el Maestro de Aportantes).

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el Enter como fin de registro.

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“) ni ningún otro carácter especial.

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el carácter slash (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

j) Tener en cuenta que los datos que contengan ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero y viceversa.

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

(Nota: Véase Resolución 3879 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Modificado por la Resolución 5512 de 2013 artículo 3° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Sustituido el anexo técnico por la Resolución 2629 de 2014 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)