RESOLUCIÓN 135 DE FEBRERO 27 DE 2017

 

Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes

RESOLUCIÓN 135 DE 2017

(Febrero 27)

“Por la cual se reglamenta el proceso de inscripción del examen de estado de calidad de la educación superior y se dictan otras disposiciones”.

La Directora General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes,

en uso de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas por la Ley 1324 de 2009, el Decreto 5014 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009 establece que el objeto del Icfes es ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación.

Que el Decreto 3963 de 2009(1) establece en su artículo 3º que “El Icfes, dirigirá y coordinará el diseño, la aplicación, la obtención y análisis de los resultados del examen de estado de calidad de la educación superior, (…)”.

Que el artículo 4º del Decreto 3963 de 2009, a su vez, indica que “Los graduados de programas académicos de pregrado podrán inscribirse de manera independiente para presentar el examen de estado de calidad de la educación superior de conformidad con los términos y procedimientos que el Icfes establezca para dicho efecto. (…)”.

Que la Resolución 187 de 2013 del Icfes reglamentó los procedimientos de registro, inscripción, citación y presentación de exámenes ante el Icfes. No obstante, esa resolución requiere ser modificada para que responda a las nuevas exigencias y procedimientos durante el proceso de inscripción del examen de estado de calidad de la educación superior.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Reglas generales de la inscripción

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto reglamentar el proceso de inscripción al examen de estado de calidad de la educación superior, definir sus etapas y establecer sus reglas generales.

ART. 2º—Definiciones. Para efectos de esta resolución, adóptense las siguientes definiciones:

Inscripción: Conjunto de actividades cuyo cumplimiento permiten a una persona adquirir el derecho y el deber de presentar el examen de estado de calidad de la educación superior.

Examen de estado de calidad de educación superior: Instrumento estandarizado diseñado por el Icfes para la evaluación externa de la calidad de la educación superior. Cuando esta resolución se refiera genéricamente al examen de estado, se entenderá que se refiere tanto al examen Saber Pro como al examen saber TyT, a menos de que se especifique otra cosa.

Examen Icfes Saber Pro: Es el examen de estado de calidad de la educación superior diseñado para los programas académicos profesionales.

Examen Icfes Saber TyT: Es el examen de estado de calidad de la educación superior diseñado para los programas académicos técnicos y tecnológicos.

Inscripción por universidades: Es la inscripción impulsada por una institución de educación superior (Desde ahora IES) para los estudiantes de sus programas académicos.

Inscripción individual: Es la inscripción que pueden hacer quienes estén graduados de programas académicos.

ART. 3º—Responsabilidades en el proceso de inscripción. La inscripción para la presentación del examen es un proceso donde confluyen responsabilidades del examinando, las IES y el Icfes.

ART. 4º—Autorización para el tratamiento de datos. Durante el proceso de inscripción, el Icfes solicitará a cada persona autorización para el tratamiento de sus datos, de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

PAR.—Teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 7º del Decreto 1377 de 2013, la autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse por un medio automatizado.

ART. 5º—Notificaciones por correo electrónico. Teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 67 de la Ley 1437 de 2011, el Icfes podrá utilizar la dirección de correo electrónico aportada por cada inscrito para utilizarla como medio de notificación personal de cualquier procedimiento o información relacionada con el examen.

ART. 6º—Examinandos en condición de discapacidad. El Icfes brindará condiciones especiales el día de la aplicación para la población en condición de discapacidad, siempre y cuando se cuente previamente con la información necesaria sobre la discapacidad. Esta información deberá ser aportada durante el proceso de inscripción por parte del examinando.

El Icfes autorizará el ingreso y uso de los elementos de apoyo necesarios, según la condición de discapacidad, para la presentación del examen.

ART. 7º—Restricción con relación a la fecha del examen. La fecha de aplicación del examen será la señalada en el calendario correspondiente.

Debido al carácter general y masivo del examen; y teniendo en cuenta que este debe adelantarse con base en el principio de igualdad, no se aceptará ninguna petición para realizar el examen en fecha diferente a la señalada en el calendario.

ART. 8º—Restricciones por aplicación. Una persona solo podrá inscribirse a un examen que se vaya a realizar en la misma fecha.

ART. 9º—Certificación mejores resultados. La verificación de mejores resultados de que trata el artículo 2.5.3.4.2.6 del Decreto 1075 de 2015 se hará solo para el examinando que cumpla las siguientes tres (3) condiciones:

1. Que hubiere presentado el examen como estudiante de una institución de educación superior.

2. Que sea la primera vez que presenta el examen para ese programa académico.

3. Que hubiere asistido a la totalidad de las sesiones programadas para su examen.

ART. 10.—Convenios especiales. El Icfes podrá suscribir convenios con cualquier entidad con el objeto de realizar la inscripción al examen de estado de sus estudiantes. Estos convenios podrán establecer reglas particulares para la inscripción. En lo no regulado en el convenio se aplicará lo dispuesto en esta resolución.

ART. 11.—Competencias evaluadas. El Examen de Estado tendrá, por regla general, una prueba de competencias genéricas y una de competencias específicas. Sin embargo, solo se realizará la prueba de competencias genéricas en los siguientes casos:

1. Cuando se presente el examen de estado en el extranjero.

2. Cuando las combinatorias por grupos de referencia solo admitan competencias específicas.

3. Cuando no sea posible generar el cuadernillo de competencias específicas para una persona en particular por cualquier motivo de fuerza mayor o caso fortuito.

4. Cuando la persona se haya inscrito de manera individual.

5. Cuando la persona se encuentre privada de la libertad.

ART. 12.—Abono y devoluciones. No habrá lugar a abonos o devoluciones de los valores cancelados al Icfes por concepto de inscripción, salvo las siguientes excepciones:

1. Abono para período extraordinario: El usuario que pague la tarifa del período ordinario, sin que hubiere registrado la información en el período ordinario, podrá usar el pago como abono para pago de la tarifa extraordinaria. El abono no es transferible entre personas, instituciones ni exámenes.

2. Abono para otro examen: El usuario que por razones de fuerza mayor o caso fortuito no hubiere culminado el proceso de inscripción, o que habiéndose inscrito no hubiera asistido a la aplicación, podrá solicitar el abono de ese valor para ser usado como pago de cualquier examen de estado de los que trata la presente resolución que se realice en la misma o la siguiente vigencia fiscal, con excepción del examen Saber Pro en el exterior.

La solicitud deberá presentarse al Icfes dentro de los quince (15) días siguientes al cierre del registro extraordinario, o de la aplicación, según corresponda.

3. Devolución del exceso: Si un usuario hubiere pagado una tarifa superior a la que le correspondía por concepto de inscripción a las pruebas, podrá solicitar la devolución del exceso dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la finalización del registro extraordinario.

4. Devolución total: Si un usuario hubiere pagado el valor de la tarifa, pero por razones de fuerza mayor o caso fortuito no hubiere culminado su proceso de inscripción, podrá solicitar la devolución del dinero dentro de los quince (15) días siguientes al cierre del registro extraordinario.

PAR.—Vencidos los términos señalados en este artículo, no habrá lugar a abonos ni devoluciones.

CAPÍTULO II

Inscripción por universidades

ART. 13.—Etapas del proceso de inscripción. Las etapas del proceso de inscripción de un estudiante al examen de estado son: 1. Prerregistro. 2. Gestión de estudiantes. 3. Pago, y 4. Registro. Estas etapas son sucesivas y deberán cumplirse en ese orden para considerar que un estudiante está inscrito para presentar el examen de estado.

La plataforma electrónica habilitada para el proceso de inscripción generará instrucciones y pasos específicos en cada una de las etapas, sin perjuicio de las reglas generales que se señalarán a continuación.

1. Etapa de prerregistro: etapa en la cual la IES ingresa información de sus programas académicos, competencias genéricas, competencias específicas y la combinatoria entre estas.

2. Etapa de gestión de estudiantes: Etapa en la cual la IES selecciona a los estudiantes que presentarán el examen y los asocia a uno de los programas académicos previamente elegidos durante el prerregistro. Durante esta etapa, las IES podrán cambiar a un estudiante de un programa académico a otro. Pasada esta etapa, el sistema no permitirá realizar modificaciones en este sentido.

3. Etapa de pago: Etapa en la cual la IES genera los recibos de pago. Esta es autónoma para generar los recibos de pago de manera individual o agrupada. El pago es una etapa que requiere la coordinación entre la IES y sus estudiantes.

4. Etapa de registro de información: Etapa en la cual se diligencia un formulario donde se ingresan datos del examinando. Esta etapa podrá ser realizada por el estudiante o por la IES, caso en el cual requiere la coordinación entre esta y sus estudiantes y, además, que se apliquen las disposiciones sobre datos personales señaladas en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

PAR.—(Nota: Adicionado por la Resolución 488 de 2017 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. 13-A.—(Nota: Adicionado por la Resolución 420 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. 13-B.—(Nota: Adicionado por la Resolución 420 de 2018 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

CAPÍTULO III

Inscripción individual

ART. 14.—Aspirantes y etapas. Los graduados de programas académicos de pregrado podrán inscribirse de manera independiente para presentar el examen de estado de calidad de la educación superior de conformidad con lo señalado en el artículo 4º del Decreto 3963 de 2009.

PAR.—De manera excepcional, una persona podrá inscribirse al examen de manera individual cuando sea requisito para el cumplimiento de algún trámite solicitado por las autoridades administrativas.

ART. 15.—Instrucciones de la inscripción. El calendario de aplicaciones y la plataforma electrónica habilitada para el proceso de inscripción generará las instrucciones para realizar el procedimiento de inscripción en este caso.

CAPÍTULO IV

Aplicación del examen

ART. 16.—Definición. La aplicación del examen es la acción efectiva de presentar el examen en las circunstancias de modo, tiempo y lugar que hubiere definido el Icfes.

ART. 17.—Identificación de los examinandos. El usuario citado al examen deberá asistir el día y hora señalados en la citación y presentará alguno de los siguientes documentos de identidad:

1. Tarjeta de identidad vigente original para menores de 18 años.

2. Cédula de ciudadanía original para mayores de 18 años.

3. Cédula de extranjería original para extranjeros residentes en Colombia.

4. Pasaporte original vigente.

5. Pasaporte original para el caso de los extranjeros no residentes en Colombia.

6. Contraseña.

7. Comprobante de documento en trámite original, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para las personas cuyo documento de identidad se encuentre en trámite por pérdida, o en trámite de cédula por primera vez, caso en el cual se deberá presentar la tarjeta de identidad.

8. Denuncio por hurto de documentos expedida por la autoridad competente o constancia por pérdida de documentos. En este caso el examinando deberá permitir la toma de sus huellas dactilares.

PAR.—Si el examinando no acredita la identidad con alguno de los documentos anteriormente señalados no podrá presentar el examen.

ART. 18.—Toma de reseñas dactilares. El Icfes podrá utilizar cualquier mecanismo tecnológicamente idóneo, durante la aplicación del examen, para verificar o iniciar el proceso de verificación de la identidad de los mayores o menores de edad.

PAR.—Cuando el examinando se presente al sitio de aplicación con la denuncia de la pérdida del documento, con un documento de identidad que no permita identificarlo plenamente o cuando su impresión dactilar no coincida con la huella del índice derecho al momento de la confrontación en el salón, deberá permitir la toma de su impresión decadactilar. Los examinandos a quienes se les haya tomado su impresión decadactilar podrán presentar el examen, previa suscripción del acta correspondiente.

El Icfes, en el curso de las averiguaciones preliminares que adelante para investigar una posible suplantación, podrá solicitar a las personas a quienes se les tomó la impresión decadactilar el envío del documento de identidad, contraseña o cualquier documento que haga sus veces, expedido por la autoridad competente, en donde aparezca registrada su huella dactilar. El plazo y características técnicas para el envío del documento será informado a través de correo electrónico. De no cumplirse esta obligación, el Icfes no publicará los resultados del examinando.

ART. 19.—Controles. El Icfes podrá efectuar controles previos, concomitantes y posteriores a la aplicación del examen. El tipo de controles que puede practicar el Icfes son:

1. Controles previos: Son los que se realizan antes de cada aplicación y tienen por objeto prevenir o evitar la ocurrencia de conductas irregulares por parte de los examinandos.

2. Controles concomitantes: Son todas las medidas de seguridad que se adoptan el día de la aplicación para garantizar el éxito de la misma, proteger los instrumentos utilizados y evitar o minimizar el riesgo de fraude en cualquiera de sus modalidades.

3. Controles posteriores: Son los mecanismos que el Icfes utiliza con posterioridad a la aplicación, a partir de los cuales es posible detectar casos de fraude.

PAR.—Para la realización de los controles, el Icfes podrá contar con la colaboración de cualquiera de los organismos del Estado habilitados para prevenir, evitar y sancionar la comisión de conductas que atenten contra la transparencia, validez y confiabilidad de los exámenes, en los términos de la Resolución 631 de 2015 del Icfes.

PAR. 2º—(Nota: Adicionado por la Resolución 488 de 2017 artículo 3° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. 20.—Reserva del material empleado en el examen. El material empleado en los exámenes es de propiedad del Icfes y su contenido tiene carácter reservado. Se exceptúan los casos de liberación de cuadernillos que haga la entidad.

Al concluir la aplicación, el examinando deberá devolver a las autoridades del Icfes la totalidad del material utilizado en el examen, so pena de las consecuencias administrativas, disciplinarias y penales a que hubiere lugar.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

ART. 21.—Certificado de presentación del examen. Al finalizar el examen, se entregará el certificado de asistencia solamente a las personas que se hubieren inscrito por universidad. Lo anterior para cumplir con el requisito de presentación del examen como requisito adicional de grado de conformidad con lo señalado en el artículo 8º del Decreto 3963 de 2009.

El estudiante debe asistir a todas las sesiones programadas para su examen para poder recibir el certificado de asistencia.

Con posterioridad a la aplicación, y en el calendario fijado por la entidad, el estudiante podrá descargar el mismo certificado desde la página web del Icfes.

ART. 22.—Resultados del examen. Los resultados del examen se publicarán en la página web del Icfes.

ART. 23.—Aplicación de política de protección de datos para el examen de estado. La consulta, reclamo o actualización de los datos personales se realizará a través de los procesos automatizados señalados en la presente resolución. No obstante, cuando la consulta, reclamo o actualización se solicite por un medio diferente al proceso automatizado, y dado el carácter masivo y general de este examen, la solicitud se resolverá teniendo en cuenta que la decisión no implique la variación del calendario del examen en favor del solicitante, cuando el motivo de la solicitud fuere responsabilidad suya.

Lo anterior se regirá por lo dispuesto en la Resolución 278 del 22 de abril de 2016 del Icfes, “Por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos de protección de datos y se implementa la política pública de protección de datos personales”.

ART. 24.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga cualquier resolución contraria, en especial la Resolución 187(sic) en lo que se refiere a la inscripción al examen de estado de calidad de la educación superior.

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a 27 de febrero de 2017.

1 “Por el cual se reglamenta el examen de estado de calidad de la educación superior”.