Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 13525 DE 2016

(Diciembre 7)

“Por la cual se reglamenta el procedimiento para la devolución de dineros por no procedencia del registro o no expedición de certificados, pagos en excesos y/o pago de lo no debido por concepto de la función registral en la Superintendencia de Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014 y lo regulado en el artículo 21 del Decreto 2280 de 2008,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 12 Decreto 2723 de 2014, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos hacen parte de la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Que el artículo 21 del Decreto 2280 de 2008 dispone que cuando el documento presentado no se pueda registrar, el interesado podrá solicitar la devolución o el reintegro de los valores pagados a la oficina de registro recaudadora de los dineros, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la ejecutoria del acto o providencia que niega el registro. Igual término se aplicará para la devolución de dineros cuando se presenten pagos en exceso, o pagos de lo no debido, el cual se contará a partir de la fecha de desanotación del documento, y que tratándose de la no expedición de certificados, el término para solicitar el reintegro de los dineros será de un (1) mes a partir de la fecha de desanotación de la solicitud.

Que mediante Resolución 4907 del 30 de junio de 2009, esta Superintendencia reglamentó el procedimiento de expedición de copias, las consultas de los índices de propietarios e inmuebles, la devolución de dineros cobrados en exceso, los recaudos adicionales en las oficinas de registro de instrumentos públicos y se dictaron otras disposiciones.

Que la Ley 1579 de 2012, en su artículo 92, dispone que los registradores de instrumentos públicos son los responsables del funcionamiento técnico y administrativo de las respectivas oficinas de instrumentos públicos.

Que el artículo 93 ibídem dispone que los registradores de instrumentos públicos son los responsables del proceso de registro y de la no inscripción, sin justa causa, de los instrumentos públicos sujetos a registro, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda atribuirse a los funcionarios que intervienen en el proceso registral.

Que el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, por el cual se expidió el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, en el artículo 2.9.1.2.1 establece que las entidades y órganos ejecutores del SIIF Nación, como lo es la Superintendencia de Notariado y Registro, efectuarán el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada en el mismo.

Que el artículo 2.9.1.2.3 ibídem dispone que todo pago que se haga a beneficiario final en las cuentas registradas por las entidades usuarias del SIIF Nación se hará de conformidad con el acto administrativo que lo ordena. Los usuarios que intervinieron en el mismo serán responsables por las imprecisiones e inexactitudes de la información registrada.

Que el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014 establece que son funciones del despacho del Superintendente expedir instrucciones, circulares y otros actos administrativos relacionados con los servicios públicos notarial y registral.

Que de acuerdo con las políticas del Gobierno nacional, la inclusión de nuevas tecnologías y los sistemas de información financieros, ajustados a las nuevas normas Nacionales e Internacionales contables, es necesario modificar el procedimiento de devolución de dineros señalado en la Resolución 4907 del 2009, con la finalidad de velar por la correcta prestación del servicio público registral en aras de propender por la eficacia y eficiencia en la función registral para el beneficio del usuario.

Por lo expuesto, en uso de sus facultades legales este despacho

RESUELVE:

ART. 1º—Trámite. Para la devolución o reintegro al usuario de los dineros pagados por concepto de derechos de registro cuando el documento no reúna los requisitos legales de registro, o la liquidación fuere mayor a la establecida en la tarifa legal, o porque se paguen valores no debidos por concepto de la función registral, o no se expida el certificado correspondiente, o la devolución de dineros se origine por fallas técnicas en transacciones realizadas en medios electrónicos, se procederá así:

La solicitud debe ser presentada en un término no superior a los cuatro meses como lo señala el artículo 21 del Decreto 2280 de 2008, y debe contener los requisitos mínimos estipulados en el artículo 16 de la Ley 1755 de 2015, por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así:

a) Solicitud escrita formulada al menos por uno de los intervinientes en el título o documento sujeto a registro, quien deberá acreditar el pago, o su apoderado, o el representante legal debidamente acreditado en caso de personas jurídicas. En el caso de los certificados se hará la devolución a nombre del solicitante. Esta solicitud debe ir acompañada de la fotocopia de la cédula de ciudadanía y el recibo de caja original;

b) El registrador de instrumentos públicos ordenará la devolución y el pago de los dineros mediante resolución motivada, que contendrá las razones de hecho y de derecho que la fundamenten;

c) Cuando la devolución de dineros se origine por transacciones realizadas en medios electrónicos en las oficinas de registro de instrumentos públicos o en la ventanilla única de registro (VUR) ubicada en las notarías, la dirección administrativa y financiera certificará el ingreso de los recursos a las cuentas de la Superintendencia de Notariado y Registro, para que el registrador aplique el procedimiento correspondiente vigente;

d) Cuando la devolución de dineros se origine por certificados de tradición no expedidos en transacciones realizadas en medios electrónicos, la secretaría general expedirá el acto administrativo en el cual se ordena la devolución correspondiente.

PAR.—De conformidad con el artículo 9º del Decreto 19 de 2012 “Ley Antitrámites”, cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.

ART. 2º—Del Pago. Las sumas a pagar al usuario por la devolución de dineros, previo el cumplimiento del procedimiento administrativo establecido en el artículo 1º de esta resolución y cumplidos los requisitos de ley, se efectuará de la siguiente manera:

El registrador de instrumentos públicos, o el coordinador del grupo de gestión tecnológica y administrativa, donde exista este cargo, debe enviar vía correo electrónico a la dirección administrativa y financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, una copia de la resolución en la cual se ordena la devolución de dineros, y los documentos soporte correspondientes establecidos en el procedimiento vigente, con el fin de que la devolución sea realizada mediante abono en cuenta.

ART. 3º—Plazo. El procedimiento de devoluciones de dinero de la Superintendencia de Notariado y Registro deberá surtirse en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud elevada por el usuario hasta la ubicación de los dineros en el beneficiario final.

ART. 4º—Del Procedimiento. La Superintendencia de Notariado y Registro actualizará el procedimiento para las devoluciones de dinero que se den en cumplimiento de la función registral, en el cual se señalará cada una de las actividades a desarrollar para el trámite de la devolución.

ART. 5º—Envíese copia del presente acto administrativo a los señores registradores de instrumentos públicos de todo el país para lo de su competencia.

ART. 6º—Derogatoria. Esta resolución deroga parcialmente la Resolución 4907 del 30 de junio de 2009, en su capítulo III “devoluciones de dinero al público” y las demás disposiciones que le sean contrarias.

ART. 7º—Vigencia. Este acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición y se publicará en la página web de la entidad y en el Diario Oficial.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de diciembre de 2016.