Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil

RESOLUCIÓN 1355 DE 2018

(Mayo 15)

“Por medio de la cual se modifica la Resolución 3128 de octubre 6 de 2017 que adoptó el manual de contratación de la aeronáutica civil (Aerocivil) y se reglamenta el comité de contratación”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil,

en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que le confieren el Decreto 260 de 2004, las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, y demás disposiciones concordantes, y

CONSIDERANDO:

1. Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

2. Que el artículo 38 de la Ley 489 de 1998 dispone que integran la Rama Ejecutiva del poder público en el orden nacional, entre otros organismos, las unidades administrativas especiales con personería jurídica.

3. Que el Presidente de la República expidió el Decreto 260 del 28 de enero de 2004 modificado por el Decreto 823 de 2017, “por el cual se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, (Aerocivil), y se dictan otras disposiciones”.

4. Que el artículo 1º del referido Decreto 260 de 2004, dispone que “La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil), es una entidad especializada de carácter técnico adscrita al Ministerio de Transporte, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente (...)”.

5. Que el artículo 9º numerales 4º y 14 del Decreto 260 de 2004, le asignan al director general entre otras funciones las siguientes: “Expedir los reglamentos y demás disposiciones necesarias para el desarrollo de la aviación civil y del modo de transporte aéreo”, así como “Dirigir la marcha organizacional de la institución, conformar las áreas de gestión, grupos de trabajo y asignar el personal teniendo en cuenta la estructura y las necesidades de servicio”.

6. Que, para el cumplimiento de los fines previstos en el estatuto de contratación administrativa, al director general de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, entre otras funciones, le compete la dirección general, control y vigilancia de los contratos suscritos por la entidad, conforme a lo previsto en los artículos 3º, 4º, 14 y numerales 1º y 5º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993.

7. Que mediante Resolución 3128 de octubre 6 de 2017, se adoptó el manual de contratación de la Aerocivil, el cual estableció en el capítulo II los siguientes comités:

• Comité de contratación (num. 2.2).

• Comité asesor evaluador (num. 2.3).

• Comité de adiciones, modificaciones o prórrogas (num. 2.4).

8. Que se hace necesario modificar el manual de contratación, con el fin de unificar en un solo comité, dentro del marco de los principios de eficiencia administrativa y economía, para dar cumplimiento a los fines de la contratación administrativa.

9. Que, en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Comité de contratación. Establecer el comité de contratación como instancia asesora y única en materia contractual.

ART. 2º—Integración. El comité de contratación estará integrado por los funcionarios que a continuación se relacionan:

1. El director general o el funcionario que este delegue.

2. El secretario general, quien lo presidirá.

3. El jefe de la oficina asesora jurídica.

4. El director administrativo.

5. El jefe de la oficina asesora de planeación.

6. El director financiero.

7. El secretario de sistemas operacionales o el secretario de seguridad operacional y de la aviación civil, cuando los asuntos sean de las áreas a su cargo.

PAR. 1º—Actuará como secretario técnico el director administrativo, quien deberá verificar el cumplimiento de esta resolución.

PAR. 2º—El jefe de la oficina de control interno deberá asistir como invitado permanente con voz y sin voto.

PAR. 3º—El jefe de la dependencia que presenta la solicitud correspondiente, deberá asistir a las reuniones del comité, con voz, en calidad de invitado, con el propósito de ampliar o aclarar aspectos relativos a la misma.

PAR. 4º—Cuando la ordenación del gasto esté delegada en un funcionario diferente a los indicados en el presente artículo, deberán asistir a la respectiva sesión.

ART. 3º—Funciones. El comité de contratación tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Asesorar al director general y demás funcionarios delegados en materia contractual.

2. Realizar seguimiento al plan anual de adquisiciones y sus modificaciones.

3. Establecer las directrices para el trámite de los procesos de contratación de la Aerocivil en los niveles central y regional.

4. Proponer ajustes y en general efectuar todas aquellas recomendaciones tendientes a garantizar la eficiencia, eficacia y oportunidad en el trámite de los procesos de contratación.

5. Analizar y efectuar las recomendaciones sobre los mecanismos de selección y contratación utilizados, estudios previos, pliegos de condiciones y en general sobre los procesos de selección.

6. Analizar las evaluaciones jurídica, técnica y económica presentadas por las dependencias solicitantes de la contratación y competentes, en desarrollo de los procesos de contratación, con el fin de formular sus recomendaciones para dar continuidad al proceso contractual.

7. Recomendar al ordenador del gasto la decisión a adoptar para lo de su competencia.

8. Revisar las modificaciones a las evaluaciones jurídica, técnica y financiera, generadas con ocasión de las observaciones presentadas por los oferentes a la calificación realizada por la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil (Aerocivil).

9. Evaluar las solicitudes de cesión de los contratos de que trata el artículo cuarto de la presente resolución.

10. Aprobar las revocatorias directas que se susciten en el proceso precontractual.

11. Analizar y formular las recomendaciones al ordenador del gasto, respecto de las solicitudes de modificaciones, adiciones y prórrogas de los contratos, presentadas por las dependencias solicitantes, con base en el procedimiento establecido para el efecto.

12. Las demás que le asigne el director general de la Aerocivil.

PAR. 1º—Para cada proceso de contratación se contará con evaluadores técnicos, jurídicos y financieros, los cuales serán designados por el jefe de la dependencia solicitante, el jefe de la oficina asesora jurídica y el director financiero quienes se lo comunicarán antes de publicar el proyecto de pliego, al coordinador del grupo de procesos precontractuales para dar continuidad al proceso contractual.

PAR. 2º—Las observaciones que se presenten al proyecto de pliego de condiciones deberán ser resueltas así:

• Las observaciones de carácter técnico deberán ser resueltas por el comité técnico que haya sido previamente designado por el jefe de la dependencia solicitante de la contratación.

• Las observaciones de carácter financiero, serán resueltas por el verificador financiero, previa designación por parte del director financiero.

• Las observaciones de carácter jurídico serán resueltas por el abogado responsable del proceso designado por el jefe de la oficina jurídica.

La aceptación o rechazo de la observación debe estar debidamente justificada, por el responsable de la misma.

ART. 4º—Competencia. Serán sometidos a consideración del comité de contratación los siguientes asuntos del nivel central:

1. Los procesos de contratación, cuyo valor sea superior a la mínima cuantía de la entidad, expresada en salarios mínimos legales mensuales vigentes, o cuando el ordenador del gasto así lo determine, mediante convocatoria del comité para tal efecto.

2. Las adiciones, prórrogas o modificaciones de contratos suscritos por la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil (Aerocivil) sin límite de cuantía.

3. Los convenios y contratos interadministrativos independientemente de su cuantía.

4. Las solicitudes de contratación junto con los estudios y documentos previos para contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, sin importar la cuantía, serán siempre sometidos a la aprobación del comité de contratación de la Aerocivil, en el cual se analizará la conveniencia de la contratación efectuando las recomendaciones y ajustes que consideren pertinentes.

ART. 5º—Sesiones y convocatoria. El comité sesionará ordinaria y extraordinariamente, así:

1. Reuniones ordinarias: El secretario técnico convocará a reuniones ordinarias por lo menos dos (2) veces al mes con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, mediante comunicación escrita o correo electrónico, indicando el orden del día y anexando los documentos que serán analizados en la sesión.

2. Reuniones extraordinarias: El secretario técnico convocará a reuniones extraordinarias cuando las circunstancias así lo ameriten, previa solicitud escrita y justificada de la dependencia solicitante.

PAR. 1º—Las sesiones del comité de contratación podrán realizarse en forma virtual a través de los medios de comunicación dispuestos en la entidad para tal fin.

PAR. 2º—El jefe de la oficina asesora jurídica y el director financiero expresarán su concepto jurídico y financiero según corresponda, para cada tema sometido en cada sesión del comité.

PAR. 3º—El jefe de la dependencia solicitante deberá presentar ante el comité de contratación, como mínimo la siguiente información, sin perjuicio de la información adicional que solicite el comité:

1. Justificación o necesidad del bien o servicio.

2. Disponibilidad presupuestal.

3. Descripción de los aspectos técnicos señalados en los pliegos de condiciones.

4. Manifestación expresa de contar con permisos, licencias y/o autorizaciones respectivas, así como la adquisición de bienes o predios requeridos.

5. Criterios de calificación, en caso de proceso de selección.

PAR. 4º—La responsabilidad de las peticiones sometidas a consideración del comité recae en el jefe de la dependencia solicitante, quien asumirá la responsabilidad por lo consignado en dichas solicitudes.

PAR. 5º—Es responsabilidad de la dependencia solicitante presentar al comité, con ocho (8) días calendario de antelación, las peticiones para su estudio acompañadas de todos los documentos y soportes técnicos necesarios que las sustenten.

ART. 6º—Quórum. El comité de contratación deliberará y adoptará sus decisiones con la presencia de cuatro (4) de sus miembros con derecho a voto.

ART. 7º—Actas. De las recomendaciones y aprobaciones efectuadas en las sesiones del comité de contratación, se dejará constancia en acta suscrita por los miembros del comité.

PAR.—Los miembros del comité y los invitados firmarán la lista de asistencia que hará parte integral de las actas de comité, con el fin de aprobar lo debatido en cada sesión.

ART. 8º—Funciones del presidente. Son funciones del presidente las siguientes:

1. Presidir las sesiones y dirigir las intervenciones.

2. Integrar subcomisiones especiales para el estudio de asuntos de competencia del Comité, cuando lo estime conveniente.

3. Solicitar el estudio y análisis de contrataciones cuando lo estime necesario.

ART. 9º—Funciones de la secretaría técnica. La secretaría técnica tendrá las siguientes funciones:

1. Citar a los miembros del comité de contratación a sesiones ordinarias o extraordinarias.

2. Coordinar las actividades de apoyo necesarias para la realización de las sesiones del comité de contratación.

3. Elaborar y archivar las actas de las sesiones del comité de contratación.

4. Comunicar las decisiones del comité, cuando a ello hubiera lugar y realizar el seguimiento al cumplimiento de las mismas.

5. Recibir y radicar los asuntos de competencia del comité.

ART. 10.—Direcciones regionales. A nivel regional, corresponde a los directores regionales conformar un comité asesor evaluador, el cual debe cumplir con las funciones establecidas en el artículo 11 de esta resolución, convocando para ello a los funcionarios y colaboradores que representen a las áreas jurídica, financiera y técnica, observando que tengan la capacidad e idoneidad requerida.

ART. 11.—Funciones del comité asesor evaluador en las direcciones regionales.

1. Evaluar y verificar las ofertas de los procesos de selección que adelante, con estricto apego a la Constitución, la ley, las normas que integran el sistema de compras públicas, los pliegos de condiciones, invitaciones, sus adendas y los estudios y documentos previos correspondientes al proceso de selección, incluyendo las respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de pliego y/o al pliego de condiciones definitivo.

2. Formular los requerimientos, aclaraciones y explicaciones necesarias a los proponentes, a fin de aclarar sus ofrecimientos cuando sea del caso.

3. Presentar los informes de evaluación debidamente suscritos por cada una de sus áreas evaluadoras y responder por su contenido en los términos de la normativa aplicable.

4. Resolver las observaciones presentadas por los proponentes y demás interesados frente al informe de evaluación de las propuestas y presentar informe debidamente suscrito.

5. Asistir a las audiencias de revisión de oferta económica, de subasta y de evaluación de oferta económica y adjudicación en los casos previstos en la ley.

6. Recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, según la evaluación.

7. Apoyar y asistir en la respuesta y atención de quejas, peticiones, reclamos, demandas, solicitudes de revocatoria directa y demás solicitudes presentadas con posterioridad a la finalización del proceso de selección y en relación con el mismo, incluyendo respuestas a otras entidades públicas y órganos de control.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones del manual de contratación adoptado mediante Resolución 3128 del 6 de octubre de 2017 que le sean contrarias.

ART. 13.—Las demás disposiciones del manual de contratación adoptado mediante Resolución 3128 del 6 de octubre de 2017, que no se modifican continúan vigentes.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de mayo de 2018.