RESOLUCIÓN 1375 DE 2002 

(Octubre 18)

“Por la cual complementa y aclara la Resolución 890 del 10 de julio de 2002”.

(Nota: Derogada por la Resolución 1149 de 2006 artículo 15 del Ministerio de la Protección Social)

El Ministro de Salud,

en uso de sus facultades legales contenidas en la Ley 100 de 1993 y Ley 715 de 2001, y el Decreto 1152 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que en la implementación de la Resolución 890 de 2002 se han formulado por parte de las entidades obligadas a reportar la información observaciones válidas que constituyen aportes para el logro del objetivo de conformar la base de datos única afiliados;

Que con ocasión de la situación de orden público de algunas zonas del país se deben generar mecanismos transitorios para garantizar el flujo de información relacionada con la afiliación al sector salud;

Que debido a las dificultades que se presentan en el trámite para la obtención de los documentos de identificación de los afiliados,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Complementar y aclarar algunos artículos de la Resolución 890 de 2002 y el anexo técnico que hace parte integral de la misma para lograr su mejor implementación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1149 de 2006 artículo 15 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 2º—El artículo 4º de la Resolución 890 de 2002, se modifica para el régimen subsidiado en el párrafo archivo control de contratos, en el siguiente sentido: la información consolidada de los contratos de su jurisdicción junto con el archivo maestro de afiliados o de novedades deberá ser remitida por los departamentos al encargo fiduciario del Fosyga y no al Ministerio de Salud.

(Nota: Derogada por la Resolución 1149 de 2006 artículo 15 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 3º—Flujo en el régimen subsidiado. El artículo 4º de la Resolución 890 de 2002 se complementa con el parágrafo 1º así: Cuando un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información de que trata la Resolución 890 de 2002 y realizar las validaciones correspondientes, bien sea por motivos de alteración en el orden público u otras causas, las administradoras de régimen subsidiado deberán remitir la información de su población afiliada, directamente al departamento correspondiente, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar la situación al responsable del manejo de la información en el respectivo departamento.

(Nota: Derogada por la Resolución 1149 de 2006 artículo 15 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 4º—(Derogado).* Identificación de los afiliados. El artículo 7º de la Resolución 890 de 2002 quedará así: La identificación única de los afiliados al sistema general de seguridad social en salud será la cédula de ciudadanía para los mayores de edad, la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años a los cuales la Registraduría Nacional del Estado Civil les haya expedido dicho documento y para los menores de 7 años será válido el registro civil o el número único de identificación personal, NUIP; para los extranjeros, será la cédula de extranjería o el pasaporte.

Para poblaciones especiales definidas en los acuerdos 77 y 177 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud afiliadas al régimen subsidiado, se tendrá en cuenta la siguiente tabla:

Régimen subsidiado

CondiciónTipo documentoComposición del número de identificación
Afiliado adulto mayor sin identificaciónASDepartamento + municipio + S + Consecutivo por municipio (4 dígitos) S = Adulto mayor Ej. 05001S0006
Afiliado indígena: grupo étnico IASDepartamento + municipio + I + Consecutivo por municipio (4 dígitos) I = Indígena Ej. 05001I0007
Afiliado indigenteASDepartamento + municipio + D + Consecutivo por municipio (4 dígitos) D = Indigente Ej. 05001D0008
Afiliado menor abandonadoMSDepartamento + municipio + A + Consecutivo por municipio (4 dígitos) A = Menor abandonado Ej. 05001A0009

Se establece un plazo máximo de un año a partir del cumplimiento de los 18 años, para la actualización del documento de identidad de los afiliados.

Se definen de manera temporal los siguientes tipos y números de identificación hasta tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil incorpore en su base de datos de menores de edad la identificación correspondiente según sus parámetros; fecha a partir de la cual tendrán los obligados por la presente resolución tres meses para actualizar sus bases de datos y reportar las novedades al encargo fiduciario del Fosyga.

CondiciónTipo documentoComposición del número de identificación
Si el afiliado es menor de edad sin identificación o recién nacido.MSNúmero de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno.
Si es menor de edad y en registro civil no les han asignado el número complementario.MSFecha de nacimiento seguida del número serial que se encuentra en el documento físico del registro civil, con el siguiente formato:
AAMMDDNROSERIAL (14 posiciones).
Ej: 98121928719594
Para los menores de edad entre los 7 y los 18 años que no posean tarjetas de identidad.RC o NUSeguirá siendo válido como documento de identificación el registro civil de nacimiento (NIP o NUIP).

Las entidades deben garantizar que en la oportunidad en que el afiliado cambie o actualice su documento de identidad, simultáneamente se actualice su información histórica en todos los archivos, incluidos los correspondientes a los procesos de giro y compensación en el régimen contributivo y al reporte de afiliados y sus novedades en el régimen subsidiado, incluyen solo al afiliado con el último tipo y número de documento de identidad reportado por él o por su aportante. Igualmente, las entidades deben notificar a sus afiliados sobre la temporalidad del documento, la obligación de actualizarlo y los problemas de suspensión generados por el incumplimiento de este requisito.

PAR.—Los números de identificación no deben venir con guiones ni ningún otro carácter especial.

*(Nota: Derogado por la Resolución 195 de 2005 artículo 8º del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 1149 de 2006 artículo 15 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 5º—Modificaciones y aclaraciones al anexo técnico. Los siguientes valores definidos en el anexo técnico de la Resolución 890 de 2002 modifican o aclaran así:

• Tabla 1: Nombres de archivos de control, para el régimen subsidiado quedan así:

RégimenNombre del archivoLong. nombreTrámite
Subsidiado afiliadosCSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV22Si la ARS lo reporta al municipio o departamento.
CSDTOMPCIODDMMAAAAV16Si el municipio lo reporta al departamento.
CSDTODDMMAAAAV13Si el departamento lo reporta al Fosyga.
Subsidiado contratosCTCODENTIDADDTOMCPIOD
DMMAAAAV
22Si la ARS lo reporta al municipio o departamento.
CTDTOMPCIODDMMAAAAV16Si el municipio lo reporta al departamento.
CTDTODDMMAAAAV13Si el departamento lo reporta al Fosyga.

• Los nombres de los archivos de control para novedades son los siguientes:

RégimenNombre del archivoLong.Descripción
Contributivo aportantesCNCCODENTIDADDDMMMAAAAV18CNC: Control novedades contributivo.
CNACODENTIDADDDMMAAAAC18CNA: Control novedades aportantes.
CNSCODENTIDADTOMCPIODDMMAAAAV23Si lo remite la ARS al municipio o al departamento CNS: Control novedades subsidiado.
SubsidiadoCNSDTOMCPIODDMMAAAAV17Si lo reporta el municipio al departamento.
CNSDTODDMMAAAAV14Si lo reporta el departamento al Fosyga.
Regímenes de excepción
Prepago y seguros de salud
CNECODENTIDADDDMMAAAAV18CNE: Control novedades régimen excepción.
CNPCODENTIDADDDMMAAAAV118CNC: Control novedades prepago y seguros de salud.

• Tabla 2. Diseño de registros de control, el campo número de archivo, se debe llamar número de registro y corresponde a un consecutivo por archivo de los registros enviados al encargo fiduciario del Fosyga, siempre debe comenzar en 1 y terminar con el número de registros enviados.

• Tabla 2. Diseño de registros de control, el campo nombre del archivo, no debe llevar la extensión “txt”. Ejemplo: Un registro de control para el archivo de novedades en contributivo de la EPS666 del mes de agosto de 2002, tendría la siguiente estructura:

1, EPS666, 01/08/2002, 31/08/2002, 2,15, MCEPS00625092002,,,

• Tabla 4. Maestro de contributivo, para los campos tipo de identificado del cotizante, del cónyuge y del aportante incluir los valores RC y MS así:

1Tipo de identificación del cotizante2CC, CE, PA, TI, NU, RC, MSXNull
12Tipo de identificación del cónyuge2CC, CE, PA, TI, NU, RC, MSXNull
31Tipo de identificación del aportante2CC, CE, PA, TI, NI, NU, RC, MSXNull

• Tabla 4. Maestro de contributivo, incluir al final de tabla el campo 43 actividad económica con longitud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así:

43Actividad económica3Tabla CIIU revisión 3 DANEX NullNull

El campo 43 sólo aplica a los cotizantes independientes.

• Tabla 5. Maestro de aportantes cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante. El valor que debe reportar en el maestro de aportantes para el campo 35. Tipo de aportante debe ser 1. Empleador.

• Tabla 5. Maestro de aportantes, los valores que debe tomar el campo 31. Tipo de identificación son:

31Tipo de identificación2CC, CE, NI, PA, TI, NU, RCXNull

• Tabla 5: Maestro de aportantes, incluir al final el campo número 43. Actividad económica con longitud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así:

43Actividad económica3Tabla CIIU revisión 3 DANE.
• En la tabla 7: Maestro de subsidiado, la longitud del campo 17 número de ficha Sisbén es 14.

17Número de ficha Sisbén14
• Tabla 8: Maestro de contratos, incluir al comienzo de la tabla los campos consecutivos, 20 código de departamento y 21 código del municipio; luego la tabla 8 queda así:

CódigoDatoLongitudValor permitido
 Consecutivo  
20Código del departamento2Tabla DANE
21Código del municipio3Tabla DANE
23Código de ARS6 
50Nº del contrato ente territorial4 
51Acto administrativo1A, R, O, N
52Nº acto administrativo6 
53Tipo de contrato2CO, MR, AM, MI, FO, RP, OT
54Fecha del contrato10Formato DD/MM/AAAA
55Duración (meses)2 
56Número de afiliados7 

• Tabla 10: Maestro de medicina prepagada, se incluyen los campos 1, tipo de identificación del asegurado. 2. Número de identificación del asegurado, 10. tipo de afiliado. Además, la longitud del campo 57 número de la póliza o contrato debe ser 20 y para los campos 58 y 59, inicio y fin de vigencia de la póliza o contrato, la longitud es de 10 posiciones y el formato es de fecha “DD/MM/AAAA” luego la tabla 10 queda así:

Tabla 10. Maestro medicina prepagada o seguros de salud.

CódigoDatoLong.Valor permitido (ver glosario)AfiliadoAseguradoObservación
23Código de la entidad6    
1Tipo de identificación asegurado2CC, CE, PA, TI, RC, NU, MSXNull 
2Número de identificación asegura asegurado.16 XNull 
1Tipo de identificación afiliado2CC, CE, PA, TI, RC, NU, MSXX 
2Número de identificación afiliado16 XX 
3Primer apellido20 XX 
4Segundo Apellido20 XX 
5Primer nombre20 XX 
6Segundo nombre20 XX 
7Fecha de nacimiento10Formato DD/MM/AAAAXX 
8Sexo1M, FXX 
10Tipo de afiliado1S, BXX 
25Fecha de afiliación a la aseguradora o entidad de medicina prepagada10Formato DD/MM/AAAAXX 
57Número de póliza o contrato20 XX 
58Inicio vigencia póliza o contrato10Formato DD/MM/AAAAXX 
59Fin vigencia póliza o contrato10Formato DD/MM/AAAAXXSi es fecha abierta, dejar en blanco este campo.
60Tipo de póliza o contrato11, 2, 3XX 

Tabla 11. Nombres de archivos de novedades, para el régimen subsidiado quedan así:

RégimenNombre del archivoLong. NombreTrámite
Subsidiado novedadesNSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAA21Si la ARS lo reporta al municipio o departamento.
NSDTOMCPIODDMMAAAA15Si el municipio lo reporta al departamento.
NSDTODDMMAAAA12Si el departamento lo reporta al Fosyga.

• Tabla 12. Códigos de novedades. La descripción de la novedad N15 queda: contratos de continuidad o traslados en régimen subsidiado y los campos que modifica en su orden son: 23, 50, 53 y 54.

• Tabla 13. Estructura archivo de novedades. Cuando el reporte es novedades de aportante, el campo nombre del aportante tiene una longitud máxima de 40 posiciones.

• Tabla 13. Estructura archivo de novedades y en general donde se refiera al campo consecutivo, éste debe ser consecutivo por archivo.

• Tabla 13. Estructura archivo de novedades, la longitud de los nuevos valores corresponde a las longitudes de los campos afectados por la novedad.

• Tabla 14. Glosario. Incluir en el campo 10. Tipo de afiliado incluir el valor S = Asegurado.

10Tipo de afiliado1C, B, A, F, O, S

• Tabla 14. Glosario. Incluir en el campo 11. Relación con cotizante o cabeza de familia incluir los valores: 8. Otros miembros parientes y 0 para otros miembros no parientes; que sólo aplican para el régimen subsidiado. En el campo 17 número de ficha Sisbén la longitud es 14 posiciones.

1111Cónyuge o compañero (a) permanente.
 Relación cotizante o cabeza de familia. 2Hijo (a)
3Padre o madre
4Segundo grado de consanguinidad
5Tercer grado de consanguinidad
6Menor de 12 años sin consanguinidad
7Padre o madre del cónyuge
8Otros miembros parientes
   0Otros miembros no parientes
17Número de ficha Sisbén14  

• Tabla 14. Glosario, en el campo 27 los estados aplican para todos los regímenes y se deben adecuar según sus características, así por ejemplo:

AC = En régimen contributivo es el afiliado vigente y al día en sus aportes. En régimen subsidiado es el afiliado incluido en contratos en seguros de salud es el afiliado con póliza vigente.

SU = En contributivo, afiliación vigente con mora no mayor a 3 meses.

En subsidiado con paso temporal al régimen contributivo no mayor a 6 meses.

RE = Es un estado que aplica para todos los regímenes de acuerdo con las causales de retiro. Por ejemplo en contributivo, por retiro de su aportante, en subsidiado por cambio en el nivel Sisbén a uno no permitido para este régimen o por paso al régimen contributivo entre otros.

• Tabla 14. Glosario. Incluir el campo número 43. Actividad económica, cuyos valores se deben extraer de la tabla CIIU revisión 3 expedida por el DANE.

Cuando el valor de un campo no se encuentra definido dentro de los valores permitidos o no aplique, este campo no debe llevar ningún valor es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como coma, coma (,,).

(Nota: Derogada por la Resolución 1149 de 2006 artículo 15 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 6º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica o aclara la Resolución 890 sólo en los apartes mencionados en la presente resolución.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de octubre de 2002.

(Nota: Derogada por la Resolución 1149 de 2006 artículo 15 del Ministerio de la Protección Social)

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