RESOLUCIÓN 140 DE 2003

 

RESOLUCIÓN 140 DE 2003 

(Enero 31)

“Por la cual se establece la práctica de documentar los procedimientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con una metodología institucional y se establecen las directrices y mecanismos para su mejoramiento continuo”.

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

en ejercicio de la facultad que le confiere los numerales 12 y 15 del artículo 6º del Decreto 1133 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 6º en los numerales 12 y 15 del Decreto 1133 de 1999, le compete al ministro señalar las políticas generales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones y coordinar las actividades de sus dependencias; así como fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por dependencias de la entidad;

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 4º del artículo 1º del Decreto 1115 del 24 de mayo de 2002, le compete a la oficina asesora de planeación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y procedimientos de cada una de las direcciones del ministerio y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación;

Que es necesario contar con procedimientos ágiles, confiables y documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y técnico del Ministerio de Hacienda y Crédito Público dentro de criterios de eficiencia, eficacia y legalidad y que reflejen la práctica real de las actividades de la entidad;

Que para el ejercicio del control interno, se requiere de los manuales de procedimientos debidamente documentados, actualizados y de conocimiento general;

Que el ministerio cuenta con una herramienta informática que permite documentar uniformemente las prácticas de trabajo, facilita su actualización y divulgación tanto al interior de la entidad como al exterior a través de la intranet e internet;

Que es necesario fijar directrices y mecanismos que permitan el mejoramiento continuo de los procedimientos en armonía con la ley, las reglamentaciones y las políticas y planes gubernamentales de modernización, racionalización de la gestión pública y de aplicación de tecnologías que faciliten la gestión de la entidad;

RESUELVE:

ART. 1º—La metodología e instrumentos de apoyo que establezca la oficina asesora de planeación para la documentación y actualización de procedimientos, será de obligatoria aplicación por parte de todas y cada una de las dependencias que conforman el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

PAR.—La oficina asesora de planeación, en coordinación con las áreas del ministerio o entidades que tengan responsabilidad en el tema, tendrá la obligación de capacitar y brindar apoyo a todas las dependencias del ministerio en las metodologías que fije.

ART. 2º—La documentación y actualización de los procedimientos, es de exclusiva responsabilidad de cada dependencia.

ART. 3º—Los procedimientos documentados al igual que su actualización serán publicados por la oficina asesora de planeación en la intranet del ministerio y cuando así se determine, en internet, para consulta y conocimiento de los interesados.

PAR. 1º—Las dependencias del ministerio tendrán la obligación de reportar oportunamente a la oficina asesora de planeación los procedimientos documentados y su actualización, cada vez que ésta se genere, con el fin de efectuar su publicación en la intranet del ministerio.

PAR. 2º—La oficina asesora de planeación diseñará y dará a conocer a las dependencias del ministerio el procedimiento para el reporte y publicación de los documentos.

ART. 4º—Los procedimientos publicados deberán ser aplicados en las dependencias del ministerio por el personal vinculado en los mismos, y su omisión dará lugar a las investigaciones y sanciones disciplinarias del caso.

ART. 5º—El mejoramiento continuo de los procedimientos se adelantará conforme a las siguientes orientaciones:

1. El mejoramiento continuo es la técnica mediante la cual se analizan los procedimientos en términos de su eficiencia, eficacia, celeridad, cumplimiento de las normas, secuencia, requisitos y tecnología, identificando sus debilidades y fortalezas, con el objeto de ajustarlo y modernizarlo para disminuir el impacto negativo de sus debilidades y potenciar sus fortalezas.

2. Los jefes de dependencia serán los responsables directos de la definición y mejoramiento continuo de los procesos y/o procedimientos de su competencia, y cualquier funcionario del área o del ministerio podrá sugerir mejoras a los mismos.

3. La oficina asesora de planeación y la oficina de control interno del ministerio, participarán activamente en el mejoramiento continuo, con el fin de garantizar la formulación de propuestas viables de optimización de los procedimientos, el impacto de éstos en el resto del ministerio y la incorporación de los elementos de control necesarios, antes de su publicación y aplicación.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de enero de 2003.

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