RESOLUCIÓN 1408 DE 2002 

(Octubre 25)

“Por la cual se definen los formatos para el giro de recursos por aportes de miembros adicionales del grupo familiar y los formatos para la autoliquidación de aportes de afiliados de los regímenes de excepción y de los regímenes especiales, con relaciones laborales o ingresos adicionales sobre los cuales estén obligados a cotizar al sistema general de seguridad social en salud, SGSSS”.

(Nota: Derogada a partir del 31 de marzo de 2014 por la Resolución 5510 de 2013 artículo 11 del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Ministro de Salud,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el artículo 54 del Decreto 1283 de 1996 y los artículos 2º, 7º y 14 del Decreto 1703 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2º del Decreto 1703 de 6 de agosto de 2002, establece dentro de su campo de aplicación que el mismo se aplica a las entidades promotoras de salud EPS y demás entidades obligadas a compensar EOC, a los aportantes y en general a todas las personas naturales o jurídicas que participan del proceso de afiliación y pago de cotizaciones en el régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud y a los regímenes excepcionados y especiales, cuando haya lugar;

Que el artículo 7º del Decreto 1703 de 6 de agosto de 2002, sobre afiliación de miembros adicionales del grupo familiar, establece que a partir de su vigencia, los cotizantes dependientes de que trata el artículo 40 del Decreto 806 de 1998, sólo podrán ser inscritos o continuar como afiliados adicionales siempre que el cotizante cancele directamente y en forma mensual anticipada a la entidad promotora de salud, un aporte equivalente en términos de las unidades de pago por capitación definidas por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con la tabla definida en el artículo 7º del Decreto 1703 de 6 de agosto de 2002;

Que según el artículo 7º del Decreto 1703 de 6 de agosto de 2002, la EPS apropiará el valor de una UPC correspondiente al grupo etareo del afiliado adicional, el valor correspondiente a las actividades de promoción y prevención, girará a la subcuenta de solidaridad del Fosyga el 10% de la sumatoria de las UPC adicionales y de promoción y prevención de la enfermedad y cuando se reciban sumas superiores a la UPC del afiliado cotizante, el valor restante se girará a la subcuenta de compensación del Fosyga a través del proceso de compensación;

Que el artículo 14 del Decreto 1703 de 6 agosto de 2002, sobre regímenes de excepción, establece que cuando una persona afiliada como cotizante o beneficiario a un régimen de excepción tenga una relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al sistema general de seguridad social en salud, su empleador o administrador de pensiones, o ella misma o su contratante si se trata de un trabajador independiente, deberán efectuar la respectiva cotización al Fosyga en los formularios que para tal efecto defina el Ministerio de Salud;

Que de acuerdo con lo estipulado en el artículo 54 del Decreto 1283 de 1996, los formatos y demás soportes y documentos que se utilicen para el envío de la información derivada de las disposiciones que reglamenten el proceso de compensación, serán establecidas mediante resolución del Ministerio de Salud,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el formulario para el giro de aportes por miembros adicionales del grupo familiar A1 y su instructivo, que se presentará como anexo de las declaraciones de giro y compensación, a partir de la vigencia del Decreto 1703 de 6 de agosto de 2002; los cuales forman parte integrante de la presente resolución.

ART. 2º—Adoptar el formulario de autoliquidación y pago de aportes G1 de los afiliados cotizantes o beneficiarios de los regímenes de excepción que tengan una relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al sistema, y sus correspondientes instructivos los cuales entrarán a regir a partir de la fecha y forman parte integrante de la presente resolución.

PAR. 1º—Los formularios deberán diligenciarse íntegramente por los empleadores o administradores de pensiones que tengan trabajadores o pensionados, afiliados en calidad de cotizantes o beneficiarios a un régimen excepcionado o a un régimen especial, o por los trabajadores independientes cuando corresponda. En caso de no diligenciarlos completamente, se entenderá como no presentados.

PAR. 2º—Para los efectos de la obligación del diligenciamiento de los formularios de autoliquidación y pago de aportes G1 se entenderán por régimen de excepción las Fuerzas Militares, la Policía Nacional, fondo de prestaciones sociales del magisterio, Ecopetrol y régimen especiales, las universidades públicas que se acogieron a la Ley 647 de 2001.

ART. 3º—El administrador fiduciario del Fosyga recaudará en cuentas independientes de los demás recursos del fondo de solidaridad y garantía los recursos por concepto de cotizaciones sobre los ingresos adicionales de estos afiliados a los regímenes de excepción.

PAR. 1º—Las cuentas en que se recauden estos aportes, serán las que defina el Fosyga.

PAR. 2º—La fecha límite de pago de estos aportes, será la establecida en los artículos 20, 21 y 24 del Decreto 1406 de 1999, según el tipo de aportante.

ART. 4º—La dirección general de financiamiento y gestión de recursos definirá mediante un mecanismo genérico, las especificaciones técnicas de los medios magnéticos que soportarán los formatos adoptados mediante la presente resolución.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 25 de octubre de 2002.

NOTA: Los formatos pueden ser consultados en el Ministerio de Salud.

(Nota: Derogada a partir del 31 de marzo de 2014 por la Resolución 5510 de 2013 artículo 11 del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexos

Dirección general de funcionamiento y gestión de los recursos

Fondo de Solidaridad y Garantía

Instrucciones para el diligenciamiento del formulario de auto liquidación y pago de aportes afiliados régimen de excepción

Formato G1

Tema. Recaudo de directo de aportes de afiliados a regímenes de excepción al sistema general de seguridad social en salud.

Nombre de proforma. Formulario de autoliquidación de aportes directa Fosyga

Objetivo. Permitir el recaudo de aportes al sistema general de seguridad social en salud de los afiliados (cotizantes o beneficiarios) de los regímenes de excepción, con relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales estén obligados a cotizar al SGSSS. Será utilizado por los empleadores, administradoras de fondos de pensiones o directamente por el afiliado si es un trabajador independiente, cuando se presenten las circunstancias referidas en el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002.

Tipo de entidad a la que aplica. Aportantes y administradoras del sistema general de seguridad social en salud.

Instructivo. Este formato será utilizado en medio físico y medio magnético por los trabajadores independientes, los pequeños y grandes aportantes, cuya obligación consiste en presentar una autoliquidación de aportes y realizar el pago de cotizaciones al sistema general de seguridad social en salud por períodos mensuales de afiliados (cotizantes o beneficiarios) de los regímenes de excepción, con relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales estén obligados a cotizar al SGSSS.

De otra parte, los trabajadores independientes, los pequeños y grandes aportantes cuando por razón de su ubicación geográfica, de las características particulares de su objeto social o actividad económica o de la imposibilidad de disponer o acceder a un computador, no puedan cumplir con la presentación de la autoliquidación en medios computacionales, podrán hacerlo en este formulario.

1. Nombre o razón social. Escriba los apellidos y nombres o la razón social del aportante.

2. Tipo y número de documento. En el formulario físico, marque con una X el tipo de documento de identidad del aportante según sea el caso: NI para número de identificación tributaria, CC para cédula de ciudadanía y CE para cédula de extranjería, PA para pasaporte, TI para tarjeta de identidad, RM para registro mercantil, UN para número de único de identificación personal y RC para registro civil.

3. Clase de aportante. En el formulario físico, marque con una X la clase de aportante, así:

Grande: Aquellos que a partir del 1º de enero de 1997, tienen cuarenta (40) o más trabajadores a su servicio; o los que a partir del 1º de enero de 1998 tengan veinte (20) o más trabajadores a su servicio.

Pequeño: Aquellos que no tengan el número de trabajadores previsto anteriormente. Los trabajadores independientes se asimilan a pequeños aportantes.

4. Dirección correspondencia, ciudad, departamento, teléfono y fax. Escriba la dirección, ciudad y departamento donde desea el aportante que se le envíe la correspondencia, señalando el respectivo código asignado por el DANE. Así mismo, escriba su número telefónico y el del fax.

5. Período de cotización. Escriba el año y el mes al que corresponde la autoliquidación de aportes que se está presentando. El período a cotizar corresponde al mismo mes en que se realiza el pago. Recuerde que cancela las cotizaciones mes anticipado. El ingreso base de cotización corresponde al salario devengado en el mes inmediatamente anterior (L. 100/93, art. 202, D. 1406 y 2236/99).

6. Corrección. Marque con una “X” si se trata de una corrección a una autoliquidación presentada anteriormente. Escriba el mes y año del período sujeto a corrección, la fecha en la cual se pagó dicho período e indique el número de la planilla a corregir, si lo hay, y el número de radicación de la autoliquidación o corrección sujeta a modificación. En esta autoliquidación, solamente se incluyen aquellos afiliados que son objeto de modificación y los valores a registrar corresponderán a la diferencia entre el valor liquidado inicialmente y el valor correcto.

7. Forma de presentación. En el formulario físico, señale con X una de las siguientes opciones, según la forma de presentar la autoliquidación:

Consolidado: Cuando el aportante tenga más de veinte (20) sucursales, o cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola autoliquidación de aportes en donde incluye la totalidad de los afiliados de todas sus sucursales. En este evento, el aportante deberá informar tal decisión a la administradora con no menos de dos meses de anterioridad.

Sucursal: Cuando el aportante decida presentar la autoliquidación por cada sucursal. En este caso, indique el código asignado por la empresa aportante a la respectiva sucursal.

Único: Cuando el aportante no tenga más de veinte (20) sucursales, o no cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola autoliquidación, evento en el cual los plazos para el pago son iguales a los establecidos para la presentación por sucursal.

Para estos efectos, se entiende como sucursal, la definida en el código de comercio

8. Número de afiliados. Escriba el número de afiliados que se presenta en la autoliquidación y el régimen de excepción al que pertenece.

Ecopetrol, Fuerzas Militares, Policía Nacional, magisterio o universidades públicas.

B. Liquidación detallada de aportes

9. Documento de identidad, tipo y número. Escriba según el caso, el tipo de documento de identidad que corresponda a cada afiliado, así: NI para número de identificación tributaria, CC para cédula de ciudadanía y CE para cédula de extranjería, PA para pasaporte, TI para tarjeta de identidad, RM para registro mercantil, UN para número de único de Identificación personal y RC para registro Civil, indicando el número del documento de identidad.

10. Primer y segundo apellidos y nombres. En la columna correspondiente, escriba los apellidos y nombres de los afiliados que se relacionan en la autoliquidación de aportes, tal como aparece en el respectivo documento de identidad.

11. Novedades. Escriba una X para informar la(s) novedad(es) presentada(s) del respectivo afiliado en el período declarado, de acuerdo a la siguiente clasificación:

Novedades permanentes

ING. Ingreso: Cuando se trata de la vinculación de un trabajador a la empresa aportante.

RET. Retiro: Cuando un trabajador se desvincula de la empresa aportante.

VSP. Variación de salario: Cuando se modifica el salario básico del trabajador por factores tales como convención colectiva de trabajo, ascenso, promoción y otros.

Novedades transitorias

VST: Variación transitoria del salario: Cuando se presente una variación temporal del ingreso base de cotización frente al salario básico, por conceptos tales como: horas extras, recargos nocturnos, primas y bonificaciones, retroactividad y todos aquellos otros ingresos que de acuerdo con las normas vigentes constituyan salario.

SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada: Cuando se presente variación en el monto de su cotización por concepto de licencia no remunerada y/o suspensión del contrato de trabajo.

IGE: Incapacidad general: Cuando el trabajador afiliado presentó una incapacidad por riesgo común.

LMA: Licencia de maternidad: Cuando el trabajador afiliado presentó una licencia de maternidad.

VAC: Vacaciones: Cuando el afiliado haya disfrutado durante el período reportado de un descanso remunerado por vacaciones.

12. Días cotizados. Escriba el número de días efectivamente remunerados durante el período, los cuales no pueden ser superiores a 30. Incluye días de incapacidad, licencia de maternidad y vacaciones.

13. Salario básico. Escriba los ingresos que constituyen de manera permanente el salario básico. Se entiende como tal, el monto total de los ingresos constitutivos de salario que de manera permanente conforman la remuneración fija del afiliado. Cuando se presente una variación de este salario, se debe reportar el nuevo, marcando con una “X” la respectiva novedad.

14. Ingreso base de cotización. Escriba en esta columna el salario devengado por el trabajador durante el respectivo período, aproximando al múltiplo de mil más cercano. Decreto 2236 de 1999.

El IBC durante la incapacidad por enfermedad general corresponderá al 66.6% del IBC del mes anterior (salario fijo) o al 66.6% del IBC promedio del año anterior o fracción si fuere menor (salario variable), según el artículo 228 de la Ley 50 de 1990; Durante la licencia de maternidad el IBC será el 100% del IBC del mes anterior (salario fijo) o el 100% del IBC promedio del año anterior o fracción si fuere menor (salario variable), según el artículo 236 de la Ley 50 de 1990.

El IBC en períodos de vacaciones será el salario correspondiente al período inmediatamente anterior a aquel en que disfruta dichas vacaciones. No debe ser superior al ingreso mensual y por lo tanto por autoliquidación, no se deben reportar más de 30 días de cotización.

15. Cotización obligatoria. Escriba el valor del aporte liquidado sobre el ingreso base de cotización, según la tarifa establecida para el sistema general de salud (12% del IBC), aproximando al múltiplo de cien más cercano.

16. Valor subcuenta de solidaridad. Escriba el valor correspondiente a un punto porcentual del ingreso base de cotización, IBC, de cada afiliado.

17. Valor subcuenta de promoción y prevención. Escriba el valor correspondiente al porcentaje vigente del ingreso base de cotización de cada afiliado cotizante, definido por el CNSSS para la subcuenta de promoción y prevención del Fondo de Solidaridad y Garantía.

18. Total aportes del período declarado. Escriba el valor correspondiente a la sumatoria de las cotizaciones liquidadas en la columna 15.

19. Más intereses de mora. Escriba el valor de los intereses de mora liquidados hasta la fecha de pago según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios. Dicho cálculo se efectúa sobre la sumatoria de los valores registrados en los renglón 19 a., 19 b., y 19 c. (total de intereses de mora por subcuenta), una vez deducido el saldo a favor de períodos anteriores, cuando éste exista.

Indique el número de meses a los cuales corresponden los intereses liquidados.

19 a. Intereses de mora subcuenta de compensación. Escriba el valor de los intereses de mora liquidados, sobre el valor a consignar subcuenta de compensación de la casilla 24, hasta la fecha de pago según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios.

19 b. Intereses de mora subcuenta de solidaridad. Escriba el valor de los intereses de mora liquidados, sobre el valor a consignar subcuenta de solidaridad de la casilla 22, hasta la fecha de pago según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios.

19 c. Intereses de mora subcuenta de promoción y prevención. Escriba el valor de los intereses de mora liquidados, sobre el valor a consignar subcuenta de promoción y prevención de la casilla 23, hasta la fecha de pago según tarifa que rige para el impuesto de renta y complementarios correspondientes a la subcuenta de promoción y prevención.

20. Aportes más intereses de mora. Registre el siguiente resultado. Renglón 18 más Renglón 19.

21. Saldo a favor período anterior. Escriba el saldo a favor del aportante originado por:

a) Excesos en las cotizaciones pagadas a la respectiva administradora. En este evento se deberá indicar el número planilla o de radicación de la autoliquidación de corrección o comunicación que soporta dicha deducción.

22. Valor a consignar subcuenta de solidaridad. Escriba el valor correspondiente a la sumatoria de las cotizaciones liquidadas en la columna 16 más el valor de la casilla 19b.

23. Valor a consignar subcuenta de promoción y prevención. Escriba el valor correspondiente a la sumatoria de las cotizaciones liquidadas en la columna 17 más el valor de la casilla 19c.

24. Valor a consignar subcuenta de compensación. Escriba el valor correspondiente a la diferencia entre la sumatoria de las cotizaciones liquidadas en la columna 15 menos la sumatoria de la subcuenta de solidaridad columna 16 menos la sumatoria de la subcuenta de promoción y prevención columna 17 más los intereses de mora de la casilla 19a.

25. Total a pagar. Escriba el valor que resulta de la sumatoria de los renglones 22, 23 y 24.

Anexo: El formato G1 no puede presentar tachones y enmendaduras, en este evento el encargo fiduciario de los recursos del Fosyga procederá de acuerdo con lo establecido en parágrafo primero del artículo segundo de la resolución por la cual se definen los formatos para el giro de recursos por aportes de miembros adicionales del grupo familiar y los formatos para la autoliquidación de aportes de afiliados de los regímenes de excepción y de los regímenes especiales, con relaciones laborales o ingresos adicionales sobre los cuales estén obligados a cotizar al sistema general de seguridad social en salud, SGSSS.

Dirección general de financiamiento y gestión de recursos

Fondo de Solidaridad y Garantía

Instrucciones para el diligenciamiento del formulario de aportes por miembros adicionales del grupo familiar

Formato A1

1. Identificación de la EPS

En la parte superior izquierda del formulario y los anexos, se debe colocar la identificación de la EPS; razón social, dirección del domicilio principal y teléfono/fax.

1.1. Código. Escriba el número de código correspondiente a la EPS asignado por la Superintendencia Nacional de Salud.

1.2. Número de la declaración. Corresponde al número de consecutivo interno asignado por la EPS a cada uno de los formularios de declaración de giro y compensación presentados al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, sin consideración del tipo de declaración en el que se incluyen los miembros adicionales del grupo familiar. Este número debe ser coincidente con los números asignados a los demás formatos anexos, los cuales deben presentarse de acuerdo con la periodicidad y las fechas fijadas.

1.3. Dirección domicilio principal

1.4. Teléfono/fax

2. Períodos

2.1. Período de compensación. Escriba el mes y el año por el cual se compensa.

2.2. Fecha de la declaración. Escriba el día, mes y año en que se presenta la declaración.

3. Liquidación de aportes por afiliados miembros adicionales al grupo familiar en la compensación. Esta información identifica, respecto del total de afiliados adicionales a la EPS, aquellos afiliados, cuya aporte ha sido íntegro, identificado y efectivamente recaudado, por los cuales la entidad promotora de salud tiene derecho a recibir unidad de pago por capitación en el mes que presente la declaración.

3.1. Grupo etareo. Informa los rangos de edad de conformidad con lo aprobado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

3.2. Número de cotizantes. Se deben incluir sólo los afiliados cuyas aportes han sido identificadas y corresponden en forma integra al valor de UPC establecido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con la tabla definida en artículo séptimo del Decreto 1703 de 2002, sus adiciones o modificaciones.

Nota 1: Se incluyen también los morosos que se ponen al día. La entidad promotora de salud deberá mantener disponible en su base de datos la información sobre la movilidad de sus afiliados.

3.3. Estructura de costo. En esta columna se registra la estructura de costo aprobada por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

3.4. Valor UPC. En esta casilla se debe anotar el valor de la UPC vigente en el mes por el cual se compensa, definida por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

3.5. Número de UPC a pagar. En esta columna se registra la estructura de UPC definida en el artículo séptimo del Decreto 1703 del 6 de agosto de 2002.

3.6. Valor total UPC. Tome el valor correspondiente a cada casilla de la columna 3.4 (valor UPC), multiplíquelo por la casilla respectiva de la columna 3.5 (número de UPC a pagar).

3.7. Valor UPC a girar al Fosyga subcuenta de compensación. Anote en cada casilla de esta columna la diferencia de los datos de las casillas 3.6 (valor total UPC) y 3.4 (valor UPC).

3.8. Aporte en promoción. En esta casilla se anota el monto que resulta de aplicar el valor definido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud para promoción y prevención

3.9. 10% Solidaridad a girar al Fosyga subcuenta de solidaridad. En esta casilla se registra el monto que resulta de multiplicar el resultado de la suma de los valores de las casillas correspondientes de las columnas 3.6 y 3.8 por el 10% definido como aporte a la subcuenta de solidaridad en el numeral 5º del artículo 2º, Decreto 47 de 2000 y artículo 7º del Decreto 1703 de 2002.

4. Consignaciones

En esta parte del formulario la EPS debe registrar las fechas de consignación y los valores consignados en cada una de las subcuentas del Fosyga.

4.1. Solidaridad: Traslade el valor que corresponde a la sumatoria de las casillas de la columna 3.9 al valor de solidaridad por afiliados adicionales de acuerdo con lo establecido en el numeral 5º del artículo 2º Decreto 47 de 2000.

4.2. Compensación: Traslade el valor que corresponde a la sumatoria de las casillas de la columna 3.7, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7º, Decreto 1703 de 2002.

5. Firma representante legal: En este espacio firma la persona que representa legalmente la EPS.

6. Nombre: En este espacio se escribe en forma legible, el nombre del representante legal de la EPS.

Anexo: El formato A1 no puede presentar tachones y enmendaduras, en este evento el encargo fiduciario de los recursos del Fosyga procederá de acuerdo con lo establecido en el instructivo para el formato D2.

(Nota: Derogada a partir del 31 de marzo de 2014 por la Resolución 5510 de 2013 artículo 11 del Ministerio de Salud y Protección Social)

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