Ministerio de Educación Nacional

RESOLUCIÓN 14675 DE 2017

(Julio 27)

“Por la cual se adopta la metodología para el cálculo de la provisión contable respecto de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales que se adelanten en contra del Ministerio de Educación Nacional, y se deroga la Resolución 12221 de 2016”.

La Ministra de Educación Nacional,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 41 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 5012 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 1º de la Ley 448 de 1998, la nación, las entidades territoriales y las entidades descentralizadas de cualquier orden, deberán incluir en sus presupuestos de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones contingentes a su cargo, de conformidad con las disposiciones de la ley orgánica del presupuesto.

Que las obligaciones indicadas en el considerando anterior son aquellas obligaciones pecuniarias sometidas a condición, es decir, que su origen está sujeto a la ocurrencia de un hecho futuro e incierto. En tal sentido, las obligaciones que surjan de procesos judiciales, tribunales de arbitramento y conciliaciones en donde una entidad del Estado sea parte, adquieren esta cualificación de contingente, por cuanto, su nacimiento depende de la expedición de fallos o laudos condenatorios, o suscripción de conciliaciones que impliquen para la entidad, el pago de indemnizaciones a terceros.

Que en atención a lo dispuesto en el capítulo V del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 de 2007 por parte de la Contaduría General de la Nación, las entidades estatales deberán llevar el registro contable de las cuantías de los procesos adelantados en su contra, en cuentas de orden o dentro del balance dependiendo del estado del proceso.

Que con fundamento en el artículo 15 de la Ley 790 de 2002, la sección 1, capítulo 4, título 3, parte 2, libro 2 del Decreto 1069 del 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, reglamenta el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado “eKOGUI”, y en ese sentido, en el artículo 2.2.3.4.1.10 numerales 4º y 5º del precitado decreto, se consagran como obligaciones del apoderado de la respectiva entidad pública: “Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado” e “Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin”.

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado mediante la Circular Externa 23 del 11 de diciembre de 2015, estableció una metodología de reconocido valor técnico que debía ser utilizada por las diferentes entidades públicas del orden nacional, para calcular la provisión contable respecto de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en los cuales sea parte, la cual fue adoptada por el Ministerio de Educación Nacional mediante la Resolución 12221 de 2016.

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado mediante la Circular Externa 09 del 17 de noviembre de 2016, indicó que la metodología establecida en la Circular 23 de 2015, al no encontrarse ajustada al nuevo marco normativo señalado por la Contaduría, debía ser revocada, razón por la cual, se puso a disposición de las entidades públicas del orden nacional una nueva metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable, que fue adoptada por la Agencia mediante Resolución 353 de 2016.

Que en atención a lo anteriormente expuesto, es necesario que el Ministerio de Educación Nacional derogue la Resolución 12221 de 2016 y proceda a adoptar la nueva metodología para el cálculo de la provisión contable basada en la precitada Resolución 353 de 2016, a fin de poder realizar la estimación de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales de acuerdo a los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y al Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar la metodología de reconocido valor técnico, para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales que se adelanten en contra del Ministerio de Educación Nacional, basada en la metodología adoptada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ART. 2º—Definiciones. Para efectos de aplicar la presente resolución, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:

1. Provisión contable: pasivos a cargo del Ministerio de Educación Nacional que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía o vencimiento.

2. Calificación del riesgo procesal: determinación del riesgo de pérdida de un proceso en contra de la entidad mediante la aplicación de una metodología técnica. La calificación del riesgo procesal es responsabilidad del apoderado de cada proceso.

3. Probabilidad de pérdida de un proceso: valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad.

4. Pretensiones determinadas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente definido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

5. Pretensiones indeterminadas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente definido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

6. Pretensiones que incluyen prestaciones periódicas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones que se reciben de manera periódica.

7. Tasa da condena esperada de pretensiones: valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.

8. Tasa de descuento: factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento del registro, de los títulos “TES” cero cupón a 5 años en pesos que publica el Banco de la República.

9. Demanda: Toda petición formulada ante un despacho judicial o arbitral el cual se constituye en el primer acto que inicia la relación procesal.

ART. 3º—Metodología para cálculo de la provisión contable. Tras la contestación de la demanda se debe realizar el registro contable. En el evento en el que se profiera una sentencia, o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida, se deberá actualizar dicha provisión contable. En todos los casos, deberán ser los apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y, junto con la subdirección financiera, determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos elementos.

La metodología consta de cuatro etapas en los que debe actuar el apoderado del proceso y la Subdirección Financiera del Ministerio de Educación Nacional. Estas etapas son:

1. Determinar el valor de las pretensiones.

2. Ajustar el valor de las pretensiones.

3. Calcular la probabilidad de pérdida de la demanda mediante la calificación del riesgo de la condena, y

4. Registrar el valor de las pretensiones.

PAR.—La metodología para la determinación de la provisión contable relacionada con los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, excluye:

1. Los procesos en los cuales el Ministerio de Educación Nacional actúe en calidad de demandante.

2. Aquellos en donde no hay pretensiones económicas que generen erogación.

3. Las conciliaciones judiciales.

4. Los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia.

ART. 4º—Determinación del valor de las pretensiones. La determinación del valor de las pretensiones está a cargo del apoderado del proceso. A continuación, se presentan los diferentes tipos de pretensiones y la forma en que los apoderados deben calcular el valor total. En todos los casos, con independencia de si es posible determinar o no dicho valor, se debe garantizar que la información obtenida sea comunicada en forma oportuna a la subdirección financiera.

1. Pretensiones determinadas: el apoderado del proceso debe definir el valor total de las pretensiones del demandante sumando todas las pretensiones de la demanda.

2. Pretensiones indeterminadas: de ser posible, el apoderado del proceso debe aproximar el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando dichas pretensiones tengan y puedan generar una erogación económica para la entidad.

3. Pretensiones periódicas laborales: el apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados, para lo cual se toma como referencia, para el inicio del cálculo: la fecha indicada por el demandante desde la cual se adeuda la pretensión solicitada y como fecha final la estimada para el pago.

ART. 5º—Ajustes del valor de las pretensiones. Para ajustar el valor de las pretensiones, este se debe indexar, luego efectuar la tasación real y, por último, con base en la duración estimada del proceso, actualizar su valor.

PAR. 1º—Con el fin de indexar el valor de las pretensiones de la demanda a la fecha actual, se debe dividir el Índice de precios al consumidor “IPC” certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) para el mes inmediatamente anterior a la fecha de actualización, entre el IPC certificado por el DANE para el mes en el cual se presentó la demanda, el resultado se debe multiplicar por el valor de las pretensiones que se pretenden actualizar, y este resultado corresponde al valor indexado de las pretensiones de la demanda. La ecuación es la siguiente:

FORMULA-A
 

PAR. 2º—Para hacer la tasación real de las pretensiones, se debe multiplicar el valor de las pretensiones indexadas, por el valor resultante de la relación condena/pretensión del proceso. Esta relación se calcula mediante la división del valor histórico de las condenas entre el valor histórico de pretensiones en procesos de la misma tipología o por la disminución o aumento porcentual, cuando las pretensiones están sobreestimadas o subestimadas por el actor, según sea el caso y el valor que se obtiene al realizar el anterior procedimiento corresponde a la pretensión ajustada.

Para este procedimiento, se debe tener en cuenta la siguiente ecuación:

Tasación real pretensiones = Valor pretensiones indexadas x % relación condena/ pretensión.

PAR. 3º—En caso de no contar con bases estadísticas para realizar el cálculo, se deberá estimar, con base en la experiencia del apoderado, el valor que efectivamente tendría que pagar el Ministerio de Educación Nacional en caso de ser condenado y utilizar este monto como referencia para los registros contables.

PAR. 4º—El apoderado debe calcular la duración estimada del proceso judicial o arbitral, desde la fecha de admisión de la demanda, y proyectar el valor que deberá pagar la entidad en la fecha estimada de finalización del mismo, utilizado como base el valor obtenido anteriormente, el cual deberá ser actualizado mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

FORMULA-B
 

ART. 6º—Cálculo de la probabilidad de pérdida de un proceso. Para cada proceso, apoderado debe calificar el nivel de los riesgos que a continuación se describen, teniendo en cuenta los siguientes niveles: i) Alto, ii) Medio Alto, iii) Medio Bajo, o iv) Bajo:

1. Riesgos de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y de derecho expuestas por el demandante.

2. Riesgos de pérdida del proceso asociados a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda.

3. Presencia de riesgos procesales y extraprocesales.

4. Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.

PAR.—Una vez realizada esta calificación, se obtiene la probabilidad de pérdida del proceso.

ART. 7º—Registro del valor de las pretensiones. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el apoderado deberá realizar el registro del proceso en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado “e-KOGUI”, así como en la base de control de procesos suministrada por la oficina asesora jurídica del Ministerio de Educación Nacional, como se indica a continuación:

1. Si la probabilidad de pérdida se califica como ALTA (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable.

2. Si la probabilidad de pérdida se califica como MEDIA (superior al 25% e inferior al 50%), el apoderado registrará el valor “0” en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, pero en la base de control de procesos deberá registrar el valor de la pretensión ajustada, y comunicará dicho valor a la subdirección financiera para que sea registrado como cuenta de orden.

3. Si la probabilidad de pérdida se califica como BAJA (entre el 10% y el 25%), el apoderado registrará el valor “0” en el Sistema Único de Gestión e Información de la actividad litigiosa del Estado, pero en la base de control de procesos deberá registrar el valor de la pretensión ajustada y comunicará dicho valor a la subdirección financiera para que sea registrado como cuenta de orden.

4. Si la probabilidad de pérdida se califica como remota (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor “0” tanto en el Sistema Único de Gestión e Información de la actividad litigiosa del Estado, como en la base de control de procesos. Dado que la probabilidad es remota, la subdirección financiera no deberá registrar esta información.

ART. 8º—Reglas adicionales. Adicionalmente a lo definido en los artículos precedentes, para determinar los valores a provisionar se deberá tener en cuenta las siguientes indicaciones:

1. Los procesos judiciales cuyas pretensiones son de carácter indeterminado, se estimarán económicamente a juicio de un experto en aquellos casos en que resulte necesario realizarlo. En los casos en los cuales no sea posible su cálculo, deberá ingresarse el valor de “0” en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información en la Actividad Litigiosa del Estado “eKOGUI”, en la base de control de procesos y reflejarse como nota a los estados financieros.

2. Todo proceso que se pierda por el Ministerio de Educación Nacional en primera instancia, se deberá provisionar por el valor de la condena y el mismo será registrado por el apoderado en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información de la actividad litigiosa del Estado “eKOGUI” y en la base de control de procesos, independiente de la calificación del riesgo.

3. Si el proceso se gana en primera o segunda instancia, y el demandante apela o interpone un recurso extraordinario, se debe mantener el resultado del procedimiento indicado en el cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente.

4. En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado del Ministerio de Educación Nacional debe hacer el mismo ejercicio de manera independiente, teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general. En el presente caso, el valor de la provisión contable nunca se suma con lo estimado por otras entidades.

5. No se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, y en dicho evento deberá ingresarse el valor “0” en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información de la actividad litigiosa del Estado y en la base de control de procesos.

ART. 9º—Provisión contable para conciliaciones extrajudiciales. Una vez exista un acuerdo conciliatorio, el apoderado del proceso deberá valorar el riesgo de que el acuerdo sea aprobado judicialmente y registrar contablemente el valor del acuerdo a lo aprobado en sede del comité de conciliación.

ART. 10.—Información a la subdirección financiera. Una vez finalizado el proceso, el apoderado del proceso deberá informar a la subdirección financiera sobre el valor a registrar como un pasivo real en los estados financieros de esta entidad.

ART. 11.—Ajuste al registro financiero. En caso de que el valor de la pretensión ajustada de un proceso judicial, implique que se refleje un resultado negativo en los estados financieros a causa de dicha provisión, teniendo en cuenta que se trata de una contingencia en la cual no existe certeza de su resultado, esta se registrará como cuenta de orden, y deberá reflejarse como nota a los estados financieros.

ART. 12.—Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 12221 de 2016.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de julio de 2017.