Ministerio de Justicia

RESOLUCIÓN 14681 DE 2015 

(Diciembre 31)

“Por la cual se regula la prestación del servicio de biometría en linea para la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos dispuestos en el Decreto-Ley 019 de 2012”.

(Nota: Véase Resolución 417 de 2016 artículo 2° Superintendencia de Notariado y Registro)

El Superintendente de Notariado y Registro

En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en el artículo 11 numerales 2º, 3º y 4º y articulo 23 numerales 2º y 3 º del Decreto 2723 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que al tener que de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014, expedido a través de la Ley 1450 de 2011, se estableció que para el ejercicio de funciones públicas, las entidades públicas y particulares que ejercieran funciones públicas podrían poner a disposición de las demás entidades, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran; la Registraduría Nacional del Estado Civil como responsable de la función de organizar y dirigir el Registro Civil y la identificación de las personas, dispuso de un procedimiento para la prestación del servicio de consulta de información para las autoridades del Estado, estableciendo para ello, la prueba técnica para las consultas de autenticación biometría (sic), que fuera previsto en la Resolución 6167 de 3 de agosto de 2011.

Que al tener que mediante Decreto-Ley 019 de 2012, el Gobierno Nacional, estableció en su artículo 18 que “En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en las que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, esta se hará por medios electrónicos (…)” Negrillas y subrayas fuera de texto, las referidas entidades y particulares deberán contar para adelantar tales trámites, con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que conforme con el parágrafo 2º del mencionado artículo 18 del Decreto-Ley 0019 de 2012, los notarios están obligados a implementar la infraestructura tecnológica para prestar el servicio de identificación biométrica en línea en aquellos trámites en los que, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, se exija la huella dactilar como medio de identificación.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro, a fin de ejercer la inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes, ha impartido las directrices e instrucciones para la eficiente prestación del servicio mediante la expedición de actos administrativos para orientar el ejercicio de la identificación y autenticación biométrica.

Que al tener que los operadores que acreditan el proceso de evaluación y habilitación para acceder a la base de datos biométrica de RNEC en los términos del articulo 15 de la Resolución 6167 de 2011, será, habilitados por la SNR, previa soticitud, para la prestación del servicio en los despachos notariales, se dispuso de un término inicial de entrada en funcionamiento de la biometría en línea en los despachos notariales a nivel nacional.

Que al tener que en el inicio proceso del proceso de transición e implementación del sistema de identificación biométrica en línea, se presentaron inconvenientes de orden técnico y nuevas solicitudes de validación, se estableció como único término para implementar la biometría en línea a nivel nacional, el 31 de diciembre de 2015.

Que en tal orden, la identificación personal del usuario que de conformidad con las disposiciones legales deba hacerse mediante la verificación de la huella dactilar por los medios electrónicos, solo podrá adelantarse en el término dispuesto, con el correspondiente cotejo con los datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y conforme a las tarifas que señalan los derechos notariales, en materia de biometría en línea mediante Decreto 1000 de 2015, que reglamentó la tarifa por la cual se causara.

Que con el objeto de garantizar la prestación adecuada del servicio respecto de todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las notarías del pais, y en los cuales se requiera identificación personal del usuario mediante la verificación de la huella dactilar por los medios electrónicos, la Superintendencia de Notariado y Registro adoptará las medidas necesarias en desarrollo de las competencias que le corresponden, impartiendo las directrices e instrucciones que se requieran para orientar el ejercicio de la actividad notarial, así como para implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación de los servicios de notariado procurando su racionalización y modernización.

En mérito de lo expuesto, el Superintendente de Notariado y Registro

RESUELVE:

ART. 1º—Conforme lo establecido n (sic) el Decreto 019 de 2012, los notarios en ejercicio de sus funciones, en los actos y trámites en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, deberán reemplazar la imposición de la huella dactilar por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, a efectos de cotejar la misma con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en todos las trámites que sea necesaria la verificación de la identidad personal.

ART. 2º—La identificación del usuario mediante la obtención de la huella dactilar por medios electrónicos y la correspondiente confrontación con la base de datos de la Registaduria Nacional del Estado Civil, es un procedimiento obligatorio tanto para los notarios del país como para los usuarios del servicio notarial.

ART. 3º—La identificación personal del usuario que de conformidad con las disposiciones legales deba hacerse mediante la verificación de la huella dactilar por los medios electrónicos solo podrá adelantarse a partir del 1º de enero de 2016, a través de la biometría en línea, que garantice el cotejo con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

PAR.—Excepciones. El notario solo procederá a hacer la correspondiente identificación de acuerdo con lo establecido por el Estatuto Notarial, incluyendo la identificación por fe de vida, sin que medie la verificación contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los siguientes eventos:

a. Cuando se presenten situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, como faltas eléctricas, de conectividad o del sistema, que afecten todo el círculo notarial o se trate de nota de única, en cuyo caso el usuario, luego de haber sido informado por el Notario de tal falla, previa certificación del operador, podrá acceder el procedimiento manual, para lo cual se dejará por el notario el registro respectivo, acompañado de la certificación emitida por el operador del sistema de biometría en línea.

b. En caso de tratarse de un círculo notarial conformado por más de una notaría, donde la falla eléctrica, de conectividad o del sistema, solo se presente en la notaría en la cual se solicita el servicio, el notario deberá previa certificación del operador, informarle al usuario la imposibilidad de adelantar el acto o trámite e indicarle de manera clara y precisa las notarías donde el servicio se está presentando sin inconvenientes, permitiéndole al usuario elegir la notaría de su preferencia para adelantar el acto o trámite respectivo.

c. En los supuestos en que la huella dactilar del usuario no tenga condiciones suficientes para ser confrontada, ya sea por lesiones dermatológicas, ausencia de falanges u otras, o por circunstancias atribuibles a este o a un tercero diferentes de las fallas del sistema, siempre que tales circunstancias, estén debidamente acreditadas por certificación médica que constate dichas patologías, quedando constancia de ello en el acto correspondiente, para lo cual se dejará por el notario el registro respectivo, acompañado de la certificación emitida por el operador del sistema de biometría en linea.

d. En los supuestos de otorgamiento de las escrituras públicas y/o poderes fuera del despacho por parte de los representantes legales de las entidades oficiales.

e. En el caso de diligencias a domicilio o fuera del despacho notarial, esta se hará por el sistema tradicional hasta tanto se adopten los dispositivos técnicos y equipos móviles o inalámbricos, siempre que se acredite la imposibilidad de traslado al despacho notarial.

En estos casos, no se causará la tarifa por el concepto de identificación biométrica.

ART. 4º—Tanto el operador biométrico certificado por la RNEC, como los notarios, deberán sujetarse a lo estatuido por la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en relación a la protección de datos personales de los usuarios que requieren el servicio notarial.

ART. 5º—Para efectos de convalidar la iniciación y ejercer los controles pertinentes, la notaria y operador respectivo, deberá contar previamente con la autorización emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro, en la que especifique la fecha en la que se dará inicio al servicio.

La Superintendencia a través de acto administrativo ratificará a cada notario la posibilidad de prestar y por lo tanto cobrar la tarifa que corresponde al servicio de identificación biométrica en línea.

ART. 6º—Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todo lo que le sea contrario.

Comuníquese publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C. a 31 de diciembre de 2015.

(Nota: Véase Resolución 417 de 2016 artículo 2° Superintendencia de Notariado y Registro)